Meeting als evenement

Meeting als EvenementMeeting als Evenement

Eric Van CauwenbergeVoorzitter Toerisme Brakel vzw

Info: [email protected]

Eric Van Cauwenberge

InhoudInhoud

Definitie van een evenementIndeling evenementenWie organiseert?Soorten ondernemingenMICEWat is een meeting?Wat is een congresVraag en aanbod in de meetingsector


InhoudInhoud

Planningsproces evenementHet plannen van een meetingHet congres van Toerisme BrakelHospitalityHospitality op congressenAccommodatie & locatieKeuze van leveranciers


InhoudInhoud



Een evenement is een speciaal georganiseerde gebeurtenis, show, stunt, concert, reis, festival, sportorganisatie, toernooi, incentive enz.

Met de bedoeling goodwill en bewustwording te kweken of kennis over te brengen voor een onderneming, een overheid, een instelling, een idee, een product en/of een dienst.

Definitie van een evenementDefinitie van een evenement


Een andere zeer belangrijke doelstelling is het scheppen van een beleving en/of ervaring

Bij een welomschreven doelgroepHet evenement kan internationaal, nationaal,

regionaal of lokaal zijnHet evenement trekt dikwijls de grote massa aan,

of de specifieke doelgroep (op uitnodiging) of trekt de aandacht van de media



Het evenement kan slaan op competitieve elementen, voor het goede doel zijn, commercieel zijn, sociaal zijn of just for fun

De onderneming, de instelling, de organisatie, de overheid (= organisatoren) kunnen dit zelf organiseren of een gespecialiseerd evenementenbureau aanspreken



InhoudInhoud



Indeling evenementenIndeling evenementen


InhoudInhoud



Wie organiseert? Wie organiseert?

De privésector met winstoogmerken kan zijn: ondernemingen die evenementen gebruiken voor marketing- en verkoopdoelstellingen, hotels en vakantieoorden die evenementen gebruiken voor imagoverbetering en als attractiemiddel.



Non-profit instellingen en vrijwilligers die evenementen gebruiken als verwerving van inkomsten of als ondersteuning van bepaalde concrete doelstellingen, ideeën en diverse gemeenschapsinstellingen en informele groepen met algemeen maatschappelijke bedoelingen



Overheidsinstellingen (nationaal, regionaal, lokaal) of gemengde privaatpublieke groepen zoals vrijetijdsinstellingen en sociale instellingen, die evenementen gebruiken als ondersteuning van emancipatie, ideeën, aanmoediging tot sporten, gezondheidsverbetering en sociale integratie



Economische en toeristische instellingen die evenementen organiseren ter stimulatie van tewerkstelling, het verwerven van inkomsten en citymarketing.

Kunst- en culturele instellingen die evenementen gebruiken ter verwerving van erkenning, bewustwording en het stimuleren van deelname


InhoudInhoud



Soorten ondernemingenSoorten ondernemingen

Incentives (reis) bureaus: een incentive reis is een veelvoorkomend middel tot beloning en motivatie van leidend personeel voor verbeterde prestaties bij het behalen van doelstellingen

Het blijft een groeiende behoefte naar het vinden van nieuwe bestemmingen en het scheppen van meer beklijvende programma’s



Corporate “gastvrijheid” bureaus: exploiteren grote sporten cultuurevenementen in functie van de verbetering van de relaties van de opdrachtgever met zijn klanten en potentiële klanten.

Drink, recepties, banketten, dans- en muziekavonden

Formele presentaties en korte toespraken maken de boodschap van de opdrachtgever duidelijk



Evenementen productiebureaus: facilitaire ondernemingen die o.a. podiums leveren, instaan voor licht en klank, speciale effecten, catering, vertaaldiensten, bewaking verzorgen. Ze worden ingeschakeld via een evenementenbureau.

Transportbureaus behandelen de bagage op de “grond”. Ze transporteren de bagage van de luchthaven naar de verblijfplaats en terug naar de luchthaven



Evenementenbureaus die evenementen concipiëren en plannen, eventueel de uitvoering coördineren in opdracht van een klant

Ze werken samen met een reeks leveranciersEvenementenbureaus: organiseren evenementen

om den brode voor hun klanten Soms organiseren zij een eigen evenement.



Organisatiebureaus van beurzenVakbeurzen publieksbeurzen en gemengde

beurzenWorkshops, waarbij men als doel heeft het

(toeristisch) aanbod van een regio of land in contact te brengen met de binnenlandse of buitenlandse vraag

.



Nogal wat “beurzen” hebben een conferentie randprogramma, als toegevoegde waarde voor die specifieke beurs

Soms gaat een organisator van conferenties zelf een bijhorende beurs organiseren.



Promotionele organen: voeren promotie voor bestemmingen

Kunnen partners zijn van evenementenbureaus alhoewel niets hen belet zelf evenementen op te zetten

Bestemmingsmanagement bureaus (Destination Management Company): behandelen alle logistieke problemen van inkomende groepen


InhoudInhoud



MICEMICE

De meeting gerelateerde evenementen ook soms MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions) genoemd

Het gaat hier over de volledige vergadersector van algemene vergaderingen, jaarmeetings, congressen, conventies

Nogal wat opvoedkundige evenementen kunnen hier ook ondergebracht worden


InhoudInhoud



Wat is een meeting?Wat is een meeting?

Een evenement waar de primaire activiteit van de aanwezigen het bijwonen is:

Van educatieve sessiesHet deelnemen aan vergaderingen en/of

discussiesHet socialiseren (netwerken)


InhoudInhoud



Wat is een congres?Wat is een congres?

Het regelmatig samenkomen van grote groepen individuen, meestal om een bepaald onderwerp te bespreken

De frequentie is meestal van tevoren bepaald (zowel meerjarig als jaarlijks)

Internationale congressen zijn meestal meerjarigSoms is het een vergadering of bijeenkomst van

de leden van een organisatie of afgevaardigden of vertegenwoordigers van ledenorganisaties


Meetings volgens Europa


InhoudInhoud



De vraag- en aanbodrelatie in de De vraag- en aanbodrelatie in de meetingsector meetingsector


De vraagzijdeDe vraagzijde

De vraagzijde bestaat uit enerzijds bedrijven en anderzijds de verenigingen.Zij kunnen actief zijn op lokaal, nationaal of zelfs internationaal vlak en zo hunimpact op de vergadersector bepalen



De vraagzijde: bedrijven en de verenigingenLokaal, nationaal of zelfs internationaal vlak en zo

hun impact op de vergadersector bepalen: hoe groter de actieradius, hoe omvangrijker en economisch belangrijker de meetings en/of congressen zullen zijn

Een bedrijf of vereniging kan intern beschikken over een meeting planner (of dienst). Deze treedt dan rechtstreeks in contact met de aanbodzijde



De vraagzijde: bedrijven en verenigingenOfwel wordt een beroep gedaan op een externe

professional. Zo’n PCO (Professional Congress Organiser) treedt dan op als tussenpersoon

Vanuit het standpunt van de aanbodzijde wordt de PCO ook als een vrager beschouwd m.n. het is een potentiële klant voor de diensten die zij aanbieden


De aanbodzijdeDe aanbodzijde

De aanbodzijde bestaat uit een reeks gespecialiseerde leveranciers van allerlei diensten en/of accommodatie. Deze aanbieders kunnen in een aantal groepen ondergebracht worden


CongresinfrastructuurCongresinfrastructuur

Aanbod seminarie- en congrescentra, evenementen- en tentoonstellingshallen, hotels

Auditoria van universiteiten en hogescholenMeestal in grotere steden.Varieert inzake

opvangcapaciteit (uitgedrukt in personen) en technische voorzieningen (o.m. parking, vestiaire, vertaalmogelijkheden, audiovisuele middelen)

Supplementair tentoonstellingsruimten en/of catering


LogiesinfrastructuurLogiesinfrastructuur

Normaal wordt een hotel als logiesvorm verkozenDie zijn soms geïntegreerd in het

congresgebouwencomplexCommerciële vakantiedorpen (zoals Center Parcs,

SunParks) en inrichtingen voor sociaal toerisme (Ysermonde) beschikken over de mogelijkheden om gecombineerde logies- en vergaderinfrastructuren aan te bieden


TransportbedrijvenTransportbedrijven

Overbruggen tussen thuis en gastland.Normaal het vliegtuig doch nu zijn snelle

treinverbindingen (TGV, Eurostar, Thalys) een alternatief

Transfermogelijkheden naar het congrescentrum (kleine busjes of taxi’s gebeuren) of met openbaar vervoer (bv. metro)

Voor excursies of avondprogramma’s doet men meestal een beroep op lokale busmaatschappijen


CateringCatering

Restaurants, bars of cafetaria’s, maar ook professionele aanbieders van cocktailparty’s, buffetten, enz. horen in deze groep thuis

Cateraars zijn in de meeting- en congresbranche zeer actief aangezien netwerking belangrijk is. Verzorgde lunches, diners en recepties bieden de mogelijkheid daartoe


Vertalen-tolken-reproducerenVertalen-tolken-reproduceren

Tolken zorgen voor de simultaanvertaling tijdens de zittingen van (internationale) congressen

Heel wat documenten zijn meertalig waarvoor men een beroep kan doen op deze gespecialiseerde leveranciers

Snelle vermenigvuldiging en/of uitgave van de congrespapers, de resoluties en de verslagen

Veel congrespapers nu via elektronische dragers of via een toegangslink op het internet


HospitalityHospitality

HostessesReceptionistenFotografen en dergelijkeOrganisaties die inschrijven en o.a. de badges

vervaardigenPR-diensten (nevenprogramma’s)


Technische ondersteuningTechnische ondersteuning

Bewakingsfirma’sFirma’s voor audiovisuele installatiesRelatiegeschenkenFirma’s voor standenbouwPlantendiensten en bloemistenBieden hun diensten in deze sector aan


Het organisatiekaderHet organisatiekader

Vraag en aanbod werken samen via een bepaald systeem van tussenpersonen en procedures


Tussen vraag en aanbod staan een Tussen vraag en aanbod staan een aantal instellingen die bemiddelenaantal instellingen die bemiddelen

• Bedrijven met specialisatie in het organiseren (of daarbij behulpzaam zijn) van congressen

• Instellingen die bestemmingen promoten


Congresbureaus (CVB’s)Congresbureaus (CVB’s)

Promoten hun bestemming als ideale locatie: meetings, congressen, incentives, evenementen, teambuilding op nationaal en internationaal niveau

Leden zijn hoofdzakelijk leveranciers van die markt: hotels met vergaderaccommodatie, evenementenbureaus enz.

Stimuleert het vergaderen of het organiseren van congressen op allerlei manieren, assisteert bij de voorbereiding en uitvoering



Schrijven “bidbook”. Info verstrekken, diensten verzorgen: vergaderplaats, logies, registratie van en info voor de bezoekers, gespecialiseerd personeel

Actief hun bestemming aanbieden en verkopen. Voor hun klanten kunnen ze voor het echte organisatiewerk beroep doen op een PCO.

Dikwijls zijn dit non-profit instellingen die afhangen van steun van de overheid



Congresbureaus:- Brussel International (BITC), Antwerp Convention bureau, Meeting in Brugge, Gent Congres - + Limburg Congresbureau, Toerisme Knokke-Heist en Oostende

Actief op het vlak van destination marketing: Promotie voor hun stad of regio als bestemming Overkoepeling: Belgian Convention Bureau

Flanders Brussels (onderdeel van Toerisme Vlaanderen)


D(estination)M(anagement)C(ompagny)D(estination)M(anagement)C(ompagny)

Locaties en/of accommodatieSociale randprogramma’sVerblijfsmogelijkheden (aanbod en/of reservatie

en/of onderhandelen)Transportdiensten en contacten met andere

leveranciersSamenstellen van specifieke programma’s

naargelang de aard van het evenement


P(rofessional)C(ongres)O(rganiser)P(rofessional)C(ongres)O(rganiser)

Onafhankelijke bedrijven: tegen betaling een conferentie en/of meeting op professionele basis organiseren of daaraan meewerken

Deskundige adviseur: het vaststellen en realiseren van de doelstellingen, tussenpersoon bij de onderhandelingen met leveranciers

Diensten: administratie, organisatie en logistiek, financieel advies, locatie, de registratie, sprekers, IT ondersteuning, sponsoring


Wisselwerking CVB-PCOWisselwerking CVB-PCO

Congresbureau zoekt klantenProspectie: brengt het congresbureau in contact met

meetingplanners. Bedrijven als verenigingen zijn, die zowel intern als extern werken

Het congresbureau zal vragen naar de specifieke behoeften van de klant

Gewapend met deze gegevens: beroep doen op de diensten van een PCO voor het specifieke organisatiewerk


Wisselwerking CVB-PCOWisselwerking CVB-PCO

PCO zoekt leveranciers: accommodatie en andere nuttige diensten

Verzamelt alle gegevens om aan de meetingplanner een voorstel te kunnen doen, die dan evalueert

Schakelfunctie of projectmanager(het organiseren)Adviseur: communicatie, marketing, public relations,

verzekeringen, fiscaliteit, innovatieve programma’s


InhoudInhoud



PlanningsprocesPlanningsproces


InhoudInhoud



Het plannen van een meetingHet plannen van een meeting

Planning is een proces:Het ontwerp van het concept (doelstelling,

doelgroep, naamkeuze)Het tijdstip, de locatie- en/of accommodatiekeuzeHet organisatiecomitéHet programmeren van de meetingHet onvoorzieneHet uitvoerenDe evaluatie



Het programmeren van de meeting met o.a.: Aankomst van de verantwoordelijke staf

(coördinatie) Aankomst van de sprekers en vips Aankomst en registratie van de deelnemer Patroon van de meeting Programmatieschema (sprekers en andere

activiteiten)



Eventuele ruimten voor ministanden en/of tentoonstelling

Catering Budget Transport van de materialen De keuze van de leveranciers PR



Marketing Sponsors De betrokken partijen Financiën Verzekeringen


InhoudInhoud



Het congres van Toerisme BrakelHet congres van Toerisme Brakel



Aanleiding: 35-jarig bestaan - aandenkenVijfjaarlijkse activiteitThema: “evenement als toeristische attractie”Idee: mijzelf en met die vraag naar partnersVormend en netwerkingIn samenwerking met Toerisme Vlaamse ArdennenOpening toeristisch seizoenBudgetuitbreiding (eigen budget-beperkt)



Groter draagvlak qua publiekOp uitnodiging (papier en e-mail)Tijdstip maart (ontstaan in maart ‘76)Datumkeuze: accommodatie beschikbaarKeuze accommodatie: beperktErvaring via nieuwjaarsreceptieComité: leden van beide vzw’sVergaderen met partners



Aandenken: tas (eigen aan de vzw) met Brakelse producten

Partners: Stella Matutina – Sponsors – gemeentebestuur = schrijven

Programmatie: i.v.m. het themaPresentaties rond het themaCases en expertiseRelaties aanspreken (tijdig)Toerisme Vlaanderen



Ontvangst personaliteiten – sprekers – deelnemersRegistratie en doorverwijzenUitreiken map met o.a. programma, deelnemerslijstKoffie, thee, frisdranken aanbiedenStimuleren om te gaan zittenIn pauze doorverwijzenStimuleren om tijdig weer te beginnenBriefing personeel



Parkeerproblematiek: met politieAandacht nevenprogrammatieStandjes van partnersPersstandInrichten accommodatie – ter plaatse bekijkenOnthaal – presentaties – pauze -receptie –

geschenkpakkettenTiming=probleem



Theaterstijl verschillende rijen stoelen, parallel geplaatst en gericht naar het podium, is het best geschikt is voor formele presentaties. De focus ligt op de spreker



Cabaretstijl - maakt ook gebruik van ronde tafels. Het aantal personen per tafel kan verschillen.



Leveranciers voor receptie – relatiegeschenken – panelen – geluid e.d.

Keuze presentator: bekende mediafiguurOpening seizoen: partnerSlottoespraak: gelegenheidssprekerSponsors: leveranciers van de inhoud

geschenktassenUitgeverij Die Keure



Inhoud tas: Brakelse producten – bier – kaas - bierbrand – mineraal water - documentatie



Uitnodiging: papier – e-mail – op te stellen adressenbestand: met partners



Promotie: op uitnodiging – persmededelingSponsoring: beperkt – projectfinanciering

Provincie Oost-Vlaanderen: geweigerdMaterialen ophalen: te plannenKlaarmaken tassen: te plannenOpstelling: dag ervoorDebriefing na afloopToegangscode voor de presentaties



De modale organisator ligt wakker van de no-shows op het evenement

Dit zijn de gasten die niet opdagen zonder enige vorm van verontschuldiging (30%)

Complicaties voor de organisator voor o.a. tafelschikking, groepsindeling en catering (verspilling van voedsel en dit in de huidige tijdsgeest)

Hoe is dit te voorkomen?


InhoudInhoud




Gasten op een evenement moeten optimaal onthaald worden

De organisator ofwel eigen mensen of bij een leverancier het nodige en vaardige personeel inhuren de zgn. hostesses en/of hosts of andere vormen van onthaalpersoneel

De nodige vaardigheden bezitten zoals vlot zijn, een paar vreemde talen spreken, open houding, hulpvaardigheid uitstralen



Kledij moet aangepast zijn aan de stijl en/of het thema van het evenement

Taken: ontvangst genodigden, begeleiding, opluistering (bij meeting of conventie)

Totaalentertainment (bar bemannen, fotoshots, spelbegeleiding)

Zorgen voor het mooie plaatje



Een professioneel systeem van inschrijven en dit bevestigen is een vorm van gastvrijheid en draagt bij tot de uitstraling van het evenement

Een uitgebreide briefing is hier onmisbaar zodat dit ingehuurde personeel het imago uitstraalt dat men als organisator aan het evenement wil geven


InhoudInhoud



Hospitality op congressenHospitality op congressen

Het onthaal op grote congressen kan een eindeloze bron van ergernis betekenen

Zorg voor extra onthaalmedewerkers en een voldoende kleine afbakening van de beginletters

Vergeet de sanitaire voorzieningen niet bij de ingang (mensen komen van ver en hadden een lange reistijd)

Dit is een belangrijk aspect van de stijl van dit soort evenementen


InhoudInhoud



Accommodatie & locatieAccommodatie & locatie

Een essentieel onderdeel van het evenement is het karakter van de omgeving, lay-out en het imago dat geassocieerd wordt met de locatie, de gebruikte materialen, het uiterlijk van signalisatie, podia, geluidsapparatuur, accommodatie e.d

Al deze elementen dragen bij tot het “belevingskarakter”, het imago van het evenement en bepalen de context en de sfeer waarin alle activiteiten zich afspelen



De plaats kan zeer belangrijk zijn, rekening houdend met transportmogelijkheden en de beschikbaarheid van aangepaste infrastructuur

Die laatste vereiste kan bijzonder groot zijn bij een grootpubliekevenement

Ook de aan- en afvoer van de nodige materialen, uitrusting moeten kunnen georganiseerd worden



Meetingpoint.be geeft een overzicht met zoeksysteem om de nodige zalen, hallen, feestzalen te vinden

De brochure “Offical Meeting Guide to Flanders & Brussels” die gratis kan besteld worden bij Meetingpoint

Meetingpoint is een onderdeel van het Belgium Convention Bureau Flanders-Brussels (Toerisme Vlaanderen)



Zij heeft tevens een zoeksysteem voor leveranciers van allerlei evenementdiensten

Evenplanner.be plaatst op de website een overzicht onder de naam: locaties – feestzalen en locaties (overzicht met o.a. feest- en eventlocaties)

Het BITC (Brussels Internationaal Toerisme en Congres) promoot Brussel



Er zijn wel een aantal aandachtspunten bij het keuren van accommodatie en/of locatie:

Wat is de eerste indruk bij een plaatsbezoek? Gebruik al de zintuigen

Hoe ziet de locatie en/of accommodatie eruit? Past de faam van de accommodatie met mijn doelstellingen?

Is er voldoende kwalitatieve capaciteit voorhanden, ook eventueel voor een zittend publiek?



Valt de kostprijs binnen het budget van de organisator?Hoe ziet de omgeving eruit? Is ze voldoende attractief?Is de ligging min of meer centraal voor de te

verwachten doelgroep?Is de omgeving stil, ligt de inrichting onder een

aanvliegroute van vliegtuigen, hoe zit het met akoestiek?



Hoe “ruikt” het er bij de eerste indruk? Fris, verzuurd, vies enz.

Is er een soort groenvoorziening?Zijn er voldoende propere sanitaire voorzieningen?Hoe zit het met de ingangen? Attractief, uitnodigend,

proper? Zijn er voldoende nooduitgangen?Is er voldoende aanbod van goed uitgeruste en

veilige parkings?



Is de site vlot bereikbaar met diverse vervoersmiddelen? Is er bewegwijzering naartoe?

Is er een mogelijkheid tot opruimen aangeboden?Zijn alle nutsvoorzieningen voorhanden? Is de

stroomvoorziening voldoende sterk genoeg voor hoge belastingen? Zijn deze installaties nog recent gekeurd?



Zijn er voldoende brandblussers, is er een vast systeem voor brandbestrijding?

Zijn er voldoende rookkoepels? Is er noodverlichting aanwezig?

Is de site toegankelijk voor mindervaliden en andere kwetsbare groepen?

Kan men er vlot laden en lossen? Zijn de binnenruimten vlot bereikbaar voor uitrusting?



Zijn er communicatieve diensten voorhanden?Zijn er podia, lichtinstallaties, kleedkamers,

ontvangstruimten, decoratiemateriaal, decors, mengtafels, vestiaireruimte, afvalstapelruimten, airconditioning, verwarming beschikbaar? Is de isolatie voldoende om geen geluidsoverlast te veroorzaken?

Zijn er keukens aanwezig en zo ja in welke staat?



Biedt de locatie catering aan, ga dan eerst zelf proeven. Hoe zien de installaties eruit? Worden viparrangementen aangeboden?

Is er voldoende en deskundig personeel beschikbaar vanwege de site?

Heeft de site een veiligheidsplan? Is een milieuvergunning voorhanden, zo ja welk type? Heeft de site een eigen verzamel- en verwerkingssysteem van afval



Controleer het meubilair, de vloeren, de muren, de tapijten, de decoratie enz. Bestaat er een gedetailleerd siteplan?

Is er logiescapaciteit in de directe omgeving?Is de site gebonden aan vaste leveranciers,

bijvoorbeeld een verplichte cateraar?Is de site geschikt als openluchtlocatie? Hoe zit het

met de ondergrond en de aanwezige nutsvoorzieningen?



Is die site bereikbaar met diverse vervoermiddelen?

Gingen er reeds gelijkaardige evenementen door?En denk eraan voldoende op voorhand te

reserveren, zeker als grote capaciteit vereist is!Wat met bewegwijzing naar de evenementlocatie?

Die is wel belangrijk als het over publieke evenementen gaat.


InhoudInhoud



Keuze van leveranciersKeuze van leveranciers

Eens een locatie en/of accommodatie geboekt is kan de logistieke coördinator aan de slag. Hij zal dan een onderzoek doen naar alle speciale vereisten en een aangepast plan logistiek opstellen

Hij kan dan ook tijdig de nodige toeleveranciers contacteren, offerteaanvragen versturen, offertes onderzoeken, onderhandelingen aanvatten enz.



RendEvenement bouwde www.rendevenement.pmg.be

RendEvenement publiceert quasi jaarlijks een P@rtnergids;

Eventplanner bouwde: www.eventplanner.be/bedrijvengids/leveranciers.php



Eventonline: www.eventonline.be/details.asp?language=nl&productID=49010 geeft een uitgebreid overzicht van allerhande leveranciers, samengebracht in groepen

Evenementen startpagina met http://evenementen.startpagina is een verzamelpagina met o.a. ook bepaalde leveranciers


Lees alles hierover in dit boek van Eric Van Cauwenberge – uitgegeven door die Keure B&E

Meeting als evenement

Education

Transcript of Meeting als evenement