Ict Sd05 I Scan Project Sabine Rotthier

I-Scan ProjectHogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve

I-Scan ProjectE-government met en voor uw org@nisatie

Sabine Rotthier, Hogeschool Gent

in samenwerking met

26/02/2008I-Scan ProjectHogeschool Gent i.s.m. VVSG & Corve

AanloopOnderzoek Hogeschool Gent door Sabine Rotthier, Elke Boudry en Filip De Rynck in het kader van Steunpunt Bestuurlijke Organisatie Vlaanderen:▫ “E-government bij lokale overheden: een verkennend onderzoek” (2005)▫ “Diffusie van ICT in kleine Vlaamse gemeenten” (2005-2006)▫ De I-scan in enkele Vlaamse gemeenten als pilootcase (2006-2007)

Uit onderzoek blijkt dat gemeenten▫ vaak worstelen met de inzet van ICT binnen hun organisatie. ▫ vaak onvoldoende kennis bezitten om voor zichzelf een duidelijk

beeld te vormen waar ze met hun ICT-beleid naartoe moeten. ▫ problemen al te vaak ad hoc aanpakken▫ een goed doordachte en gedragen strategie ontbreken.

Met andere woorden, een eigen ICT- en eGovernment beleid op poten zetten blijkt in de praktijk een moeilijke uitdaging.


Het I-Scan traject: 3 stappen1. Intake gesprek met enkele belangrijke personen uit de organisatie

ter kennismaking met de organisatie.2. Workshop (8 uur) met een mix van +- 12 mensen uit de organisatie

(ICT-ers en niet ICT-ers/ managers en uitvoerenden). ▫ Individueel invullen van de O-scan▫ A.d.h.v. stellingen discussiëren over organisatiegebonden

aandachtsgebieden gerelateerd aan ICT▫ Besproken aandachtsgebieden zijn gebaseerd op

kwaliteitsmodellen zoals INK en CAF:~ Leiderschap~ Medewerkers (algemeen en I-professional)~ Beleid en Strategie~ Processen~ Middelen (gegeven, toepassingen en infrastructuur)

▫ Resulteert in twee profielschetsen: Organisatie- & ICT-scan3. Rapportering


De I-scan: 5 ontwikkelingsfasen

Fase 1: Activiteit georiënteerdFase 2: Proces georiënteerdFase 3: Systeem georiënteerdFase 4: Keten georiënteerdFase 5: Transformatie georiënteerd


Fase 1: Activiteit georiënteerdDiensten zijn eilandjesAutomatisering van takenToepassingen werken naast elkaarGeen gegevensuitwisseling over diensten heenICT-dienst = technische helpdeskProblemen worden pas opgelost wanneer ze zich voordoen

Voorbeeld stelling Strategie en Beleid fase 1: De keuzes op vlak van ICT zijn gebaseerd op persoonlijk initiatief van de medewerkers van de dienst.


Fase 2: Proces georiënteerdProcessen krijgen vormToepassingen worden op elkaar afgestemdDiensten wisselen onderling gegevens uitFocus op primaire processen

Primaire processen zijn de basisprocessen van de organisatie. Ze vormen de bestaansreden van de organisatie. Voorbeelden: zalenbeheer, dienstverlening loketten, subsidies, ruimtelijke ordening, klachtenbeheer, handhaving,begraafplaatsen, inspectie & toezicht …

Voorbeeld stelling medewerkers fase 2: De medewerkers begrijpen welke mogelijkheden ICT biedt bij het optimaliseren van hun primaire processen.


Fase 3: Systeem georiënteerdICT ingezet om de organisatie beter te kunnen sturenGegevens doordacht beheerd: éénmalige invoer, meervoudig gebruikAlle relevante processen zijn beschreven; niet enkel primaire processen, maar ook ondersteuningsprocessenManagementinformatie beschikbaar voor sturingGemeentebrede, gedragen visie op ICT

Voorbeeld stelling leiderschap fase 3: De visie op ICT is gefocust op het verbeteren van de bedrijfsvoering en staat expliciet op de agenda van het managementteam.


Fase 4: Keten georiënteerdSamenwerking met ketenpartnersAuthentieke gegevensbronnen staan centraalOverleg en afspraken over gebruik gegevensGemeente niet enkel afnemer, wel actieve schakel

Voorbeeld stelling Toepassingen fase 4: Door de gehele gemeentelijke organisatie zijn de toegepaste softwaresystemen uniform, up-to-date en passend bij de softwaresystemen van de partners in de keten.


Fase 5: Transformatie georiënteerdBurger als klant beheert eigen gegevensKlant hoeft niet meer te weten welke dienst / overheidsniveau iets voor hem doet

Voorbeeld stelling gegevens fase 5: Klanten en leveranciers beheren hun gegevens in digitale kluizen.


Voorbeeld ICT-profielschets


Resultaten voor de gemeenteInzicht krijgen in ontwikkelingsniveau op vlak van ICTAantonen van knelpunten & sterktes en zwaktesAfstemming tot stand brengen tussen organisatie en ICTVergroten van het draagvlak voor ICTFormuleren van aanbevelingen

→ Basis voor ICT-beleidsplanBij herhaling na x aantal jaar: zicht op evolutie

De methodiek van de I-Scan maakt het mogelijk om op een gestructureerde manier de stand van zaken inzake ICT in kaart te brengen en duidelijke krijtlijnen voor de toekomst uit te tekenen. Op die manier slaagt de organisatie er zelf in om haar ICT-beleid te ontdoen van de mystificatie die vaak rond technologie hangt.


I-Scan ProjectIn samenwerking met VVSG en Corve zal de Hogeschool Gent over een periode van 2 jaar 50 scans uitvoeren in Vlaamse gemeenten (cofinanciering Vlaamse overheid en deelnemende gemeente).

September 2007: start I-Scan project in Vlaanderen▫ Vertaling van het instrument naar de Vlaamse context▫ Uitvoering scan bij inmiddels 5 gemeenten▫ Nog 22 gemeenten gepland t.e.m. september 2008▫ Nog 23 plaatsen vrij vanaf oktober 2008

Meer info: ▫ www.iscan.be▫ [email protected], ▫ [email protected],▫ [email protected]


Enkele eerste overkoepelende vaststellingen

Niet enkel kleine gemeenten ploeteren bij het ontwikkelen van eGovernment.De secretaris dient een goed zicht te hebben op de organisatie en de processen binnen de organisatie (inclusief raakvlakken tussen de diensten). Kennis van de organisatie primeert op technologische kennis.Interne communicatie over lopende en toekomstige ICT-projecten is vaak een struikelblok.Gemeenten zijn nog in een zoektocht naar het invulling geven vanhet managementteam. Inzet van ICT komt hier in de meeste gemeenten nauwelijks aan bod. De organisatiecultuur beïnvloedt sterk het hele ontwikkelingsproces van eGovernment. De knelpunten zetten zich hier door.


Enkele reacties als afsluiter“We zijn een beetje met de neus op de feiten gedrukt. Maar met deze I-Scan kunnen we nu écht aan de slag. Hiermee kunnen we naar buiten stappen. En ook naar het bestuur. Hier is écht iets gebeurd!”“Met dank voor de vlugge afwerking en de professionele aanpak.Voor mij is het rapport een trigger om de organisatieontwikkeling nieuw leven in te blazen.”“Ikzelf vind dit rapport de ideale leidraad voor de uitstippeling van het ICT-beleid doorheen de komende maanden/jaren…”“Als nieuwe werknemer is het ook zéér handig dat de tekortkomingen niet alleen door mij naar boven worden gehaald, maar dat die ook nog allemaal eens terug te vinden zijn in dit rapport.”

Ict Sd05 I Scan Project Sabine Rotthier

Documents

Transcript of Ict Sd05 I Scan Project Sabine Rotthier