Instructie eindrapportage IAB4 - aanjaagprojecten Bij de start van de aanjaagprojecten heeft elke penvoerder een handleiding ontvangen met daarin de voorwaarden over o.m. het voeren van de projectadministratie en de opstelling van de eindrapportage, met onderbouwende gegevens. In oktober 2010 heeft een tussenrapportage plaatsgevonden. Op grond daarvan is een aantal zaken geconstateerd die met het oog op de eindafrekening aandacht vergen. Doel is immers een zo soepel mogelijk verlopend eindafrekeningstraject. Onderstaand worden de belangrijkste punten (nog eens) aangegeven. U wordt verzocht daarmee rekening te houden. Daarnaast heeft de Provincie Noord-Brabant – als financier van de aanjaagprojecten – nog een aantal aanvullende voorwaarden ten aanzien van de eindafrekening. Ook deze zijn opgenomen in voorliggend document. 1 Personele kosten De waardering van de aan het project besteedde uren kan op drie manieren plaatsvinden: � tegen bruto loonkosten Uitgangspunt is het bruto maandsalaris van de betrokken medewerk(st)ers zoals vermeld op de salarisstrook. Het uurtarief bedraagt 1,20% van het bruto maandsalaris. Benodigde bewijsstukken: - urenstaat. De uren die aan het project zijn besteed, moeten inzichtelijk worden gemaakt in

aparte urenstaten. Daarin is per medewerk(st)er per maand/datum een overzicht gegeven van de gerealiseerde uren gedurende de projectperiode. Het totaal aantal uren per medewerk(st)er wordt ingevuld in het format van de eindrapportage van de betreffende partner.

- loonfiche van de maand januari van de betrokken medewerk(st)ers die bij de uitvoering van het project betrokken zijn

- de berekening van het uurtarief; let op dat er aansluiting bestaat met de salarisstaat. � tegen integraal uurtarief In het integrale uurtarief zijn de salariskosten (bruto jaarloon, inclusief premies en verzekeringen omgerekend naar kosten per uur) van de betrokken medewerk(st)er per uur, verhoogd met een percentage overige bedrijfskosten. Deze methodiek kan worden gebruikt wanneer ten tijde van de indiening van de projectaanvraag voor het aanjaagproject deze al in de organisatie werd gebruikt. Het bewijs van de opbouw van het tarief dient te worden gecertificeerd door een accountant; veelal is dit in de jaarrekening vastgelegd. Voor de Aanjaagprojecten strekt het tot aanbeveling de tarieven te baseren op de goedgekeurde jaarrekening over 2009. Zodoende hoeven geen extra kosten te worden gemaakt, c.q. wordt het proces van vaststelling van de tarieven niet vertraagd. Benodigde bewijsstukken: - urenstaat: een uitdraai uit de sluitende urenregistratiesystematiek van de gemaakte uren op

het project in de referentieperiode én een beschrijving van de interne validatie van de geregistreerde uren.

- loonfiche van de maand januari, zoals hierboven vermeld, van de betrokken medewerk(st)ers die bij de uitvoering van het project betrokken zijn

- de berekening van het gehanteerde integrale tarief.

� tegen een vast tarief In geval bovenstaande tariefstructuren niet van toepassing zijn op een of meerdere partners, dienen deze hun uren te waarderen tegen een vast uurtarief van € 35. Dit is aan de orde ingeval er geen verloning plaatsvindt (bijvoorbeeld ZZP’er). Benodigde bewijsstukken: - urenstaat, zoals genoemd bij brutoloonkosten. NB: de uren die medewerk(st)ers van projectpartners maken ten behoeve van het goedgekeurde

project kunnen alleen gewaardeerd worden tegen één van bovengenoemde tarieven. Het is niet mogelijk dat de uren van projectpartners door de penvoerder worden opgevoerd tegen een extern commercieel tarief. In de afspraken tussen de projectpartners moet daarmee terdege rekening worden gehouden. Projectpartner houdt dan ook in dat geen commerciële tarieven in rekening gebracht kunnen worden bij de penvoerder.

2 Overheadkosten Alléén in het geval dat de partner de geleverde uren inbrengt tegen bruto loonkosten, mag een flat rate van 20% voor de gemaakte overheadkosten worden opgevoerd. Het gedeclareerde bedrag aan loonkosten mag tegen het genoemde percentage worden gewaardeerd. Bewijsstukken zijn dan ook niet nodig. 3 Externe ondersteuning Indien het voor de realisatie van het project noodzakelijk is om externe kosten te maken (leveringen of diensten) en deze kosten zijn opgenomen in de goedgekeurde begroting, kunnen deze worden opgevoerd in de rapportages c.q. eindafrekening. Van belang is dat de aanbestedingsregels in acht worden genomen. Het bewijs daartoe dient in alle gevallen te worden overgelegd. Daarnaast is het van belang om in de rapportages de volgende gegevens te verstrekken: - kopie van de betreffende factuur, waarbij bij voorkeur duidelijk blijkt dat deze op het project

betrekking heeft - kopie van het betreffende betalingsbewijs. Dat kan zijn het bankafschrift, waarop het bedrag

van de factuur duidelijk is vermeld. Ingeval van een batch-verwerking dient te worden aangeleverd: eerste pagina van de batch, de pagina waarop het bedrag van de factuur is vermeld en de laatste pagina met het totaalbedrag van de batch, die overeenkomt met het bedrag op het bankafschrift.

Let op: facturatie tussen projectpartners onderling is niet toegestaan. 4 Reis- en verblijfskosten

Reis- en verblijfkosten gerelateerd aan het aanjaagproject alsmede kosten van deelneming aan

leerbijeenkomsten en wetenschappelijk symposia binnen de Europese Unie worden als subsidiabel aangemerkt.

Reis- en verblijfkosten voor binnen- en buitenlandse reizen zijn subsidiabel, mits aantoonbaar

gemaakt kan worden dat deze redelijk en noodzakelijk waren en mits ze nog niet in een integraal uurtarief zijn inbegrepen.

Bij de berekening van deze kosten dient het normaal zakelijk gebruik als uitgangspunt. In geval van

reis- en verblijfkosten in het buitenland worden de vergoedingen gebaseerd op basis van het meest

economische gebruik. De hoogte van de in aanmerking komende kosten wordt daarbij afgestemd om het gebruik van de trein (kosten eerste klas). Indien de afstand meer dan 400 km bedraagt, worden

de reiskosten afgestemd op het gebruik van het vliegtuig. In geval van reizen per vliegtuig zullen de

maximale kosten niet hoger mogen zijn dan de kosten van een economy class ticket. Bij gebruik van

de auto komen alleen de kosten van een vergelijkbaar eerste klas treinticket in aanmerking.

Kosten van een verblijf in het buitenland worden berekend op basis van een maximaal € 190 all in per

dag. 5 Promotie en publiciteit Noodzakelijke kosten voor het onder de aandacht brengen van de resultaten van het aanjaagproject zijn subsidiabel. In alle uitingen dient evenwel melding gemaakt te worden van de medefinanciering door de Provincie Noord-Brabant (paragraaf 8.2). Van deze kosten dienen facturen en betaalbewijzen overgelegd te worden. 6 Niet-verrekenbare BTW Ingeval een van de partners niet BTW-plichtig is en derhalve geen recht op vooraftrek BTW heeft, is de in rekening gebrachte en betaalde BTW op diensten en producten, noodzakelijk voor de uitvoering van het project (bijv. externe ondersteuning), eveneens subsidiabel. Deze BTW wordt niet apart opgevoerd, maar bij de betreffende uitgavencategorie. Afrekening van het project In de subsidieregeling is aangegeven dat voor de aanjaagprojecten geen accountantsverklaring hoeft te worden aangeleverd. Ter zekerheid van de financier is derhalve gesteld dat bij de eindafrekening een kopie van de externe facturen en betaalbewijzen moet worden gevoegd, alsook urenstaten en onderbouwingen voor de berekening van integrale kostprijstarieven en loonkostentarieven. In aanvulling op deze voorwaarde heeft de Provincie Noord-Brabant tevens als voorwaarde gesteld dat elke projectpartner een zogenaamde bestuursverklaring moet afgeven. Daarin verklaart de directeur c.q. het bestuur van elke partnerorganisatie dat de in het kader van het aanjaagproject opgevoerde kosten (door diens organisatie) daadwerkelijk zijn gemaakt en in overeenstemming zijn met de regels, zoals gesteld in de subsidieregeling. Een format voor de bestuursverklaring is als bijlage beschikbaar.