1

HRM Lectoren Congres 18 november 2016

Bottom-up organisatieverandering in de ouderenzorg: organiseren van verandervermogen

Onderzoeker: Anneke Offereins

Lectoraat Organiseren van verandering in het publieke domein

Hogeschool Utrecht

Praktijkreferent: Ineke Botter

Teammanager

BrabantZorg

Trends in HRM: pechvogels, hoogvliegers en de middenmoot

Inhoud

1. Aanleiding en doelstelling onderzoek

2. Longitudinaal reflectief actieonderzoek

3. Kleinschalige bottom-up veranderinterventie (sociale innovatie door BrabantZorg)

4. Grootschalige bottom-up veranderinterventie

5. Bevindingen & conclusies: succesfactoren en belemmeringen

Aanleiding en doelstelling

onderzoek

Een weeffout in onze manier van

organiseren

Efficintie

Standaardisatie

Regels en procedures

Controle en beheersbaarheid

6

Basis gelegd door A. Smith, F. Taylor, H.

Ford en vele anderen

Organiseren door bewerkingen/functies te

isoleren en te groeperen

Scheiding tussen DENKEN/DOEN

Splitsing van D/O/E/N & D/E/N/K/E/N

Waar komen we vandaan?

De traditionele principes

http://nl.wikipedia.org/wiki/Adam_Smithhttp://nl.wikipedia.org/wiki/Henry_Fordhttp://nl.wikipedia.org/wiki/Frederick_Taylor

clint

Willen

(motivatie)

Kunnen

(competenties en

kwaliteiten

Gelegenheden

(kansen krijgen)

Medewerker

Organisatie

Team

Terug naar de bedoeling: Zelf- en samenredzaamheid organiseren gebeurt in relatie tussen clint en medewerker

Bron: Appelbaum e.a., 2000; Hart & Buiting, 2012

Systeemwereld

Wereld van de professionals

Doelstelling onderzoek

Opdracht ActiZ 2011:

Verander de organisatie van onderop en bouw aan een nieuw zorgorganisatiemodel dat leidt tot betere zorg en meer werkplezier

Handreiking met leerervaringen 2013

Doelstelling onderzoek:

Hoe kun je van onderop de organisatie van de ouderenzorg van onderop veranderen t.b.v. betere zorgkwaliteit en meer werkplezier en wat zijn de slaag- en faalfactoren?

Longitudinaal reflectief

actieonderzoek Onderzoeksmethoden

Onderzoeksmethoden

Longitudinaal reflectief actieonderzoek: Sociaal onderzoek waarbij sociale systemen niet alleen onderzocht worden,

maar tegelijkertijd ook wordt gezocht naar oplossingen van problemen om te komen tot sociale verandering (Reflectief-onderzoeksmatig handelen als kenmerk van de professionele docent, Ponte, 2000, VELON-tijdschrift, Vol. 21, No. 1, p.14-25)

2011 2012: kleinschalige veranderinterventie

Nulmeting en nameting kwantitatief m.b.v. benchmark en kwalitatief m.b.v. interviews

Inzet docenten en studenten

2012 2015: grootschalige veranderinterventie

Conferentie deelnemers sociale innovatie (april 2015)

Onderzoek Interventies

Empirisch

Toegepast wetenschappelijk

Diagnostisch Evaluatief

D

O

V E

Wetenschappelijk

Verklarend/toetsend Beschrijvend

Conceptueel ond. Theoretisch ond.

Exploratief

Oplossingsrichtingen Nieuwe theorie of beschrijving

Onderzoeksmethoden

Opmerking 1: Wetenschappelijk onderzoek is pas fundamenteel als de uitkomst een nieuwe theorie of beschrijving is en deze via een

wetenschappelijke onderzoeksmethode tot stand is gekomen. Opmerking 2: Zoals weergegeven in de figuur kan binnen de interventiecyclus wetenschappelijk onderzoek plaatsvinden.

Onderzoeksmethoden

Rol HU: van opzet tot uitvoering experiment: Ontwikkeling verandermethodiek

Procesbegeleiding

Expertrol

Monitoring

Van actieve procesbegeleiding naar rol op achtergrond

Continu observeren en vastleggen van het proces en weer aanpassen: Procesobservaties

Video-opnames

Visualiseren dromen en nieuw zorgorganisatiemodel

Dimensies van het veranderproces (Achterbergh, Vriens en Doorewaard, 2010)

VERANDERING

Sociale dimensie

Functionele dimensie

Infrastructurele dimensie

ONTWERP

BEGELEIDING

Reflectief actieonderzoek: integrale aanpak langs 3 dimensies

Fase 1

Creatief en dromen

Fase 3

Implementatie

Fase 4

Monitoring, meting

en

vervolgactiviteiten

Februari Mei 2011

Januari 2012 Augustus 2012

September 2012 September 2013

Fase 2

Ontwerp

Juni - december 2011

Unfreeze change- refreeze

DOVE-cyclus

Hoe kom je daar?

Inrichting begeleiding veranderproces opschaling

Procesbegeleiding in duos i.s.m. teammanager

Train-the-trainer

Teammanager neemt geleidelijk in coachrol proces over

Training teammanagers

Kleinschalige

veranderinterventie

Registratie:Bij start dienst

dossier lezen en

registreren in Caress op

2 pcs inzusterpost

Looproute 1 V

Afdeling Viool

Looproute 2 V

Looproute 3 V

Looproute 4 V

Looproute 1 S

Looproute 2 S

Looproute 3 S

Looproute 4 S

Afdeling Sering

TM TM

planning

Nachtdienst

Huishoudelijke dienst

Activiteitenbegeleiding

Behandelaars

1Inhuizing: TM en CCp-er leggen soms huisbezoek af

afspraken en wensen in

zorgdossier bij bezoek aan V&S Zorgdossier en

rapportage in Caress

5

2

7

6

4

TMs: 1TM aansturing Viool & Korenbloem

1TM aansturing Sering, Tuinkamer

oplossen Verstoringen

3

t Middegaaltje Passiebloem

Bin

nen

kan

t

Buitenkant

TM TM

Inhuizing:

huisbezoek door CCP-er

samenspelscan tbv

vaststellen behoeften en wensen

afspraken

vastgelegd in zorgmenukaart

Zorgteam 1 Zorgteam 2 Zorgteam 4

Buitenkant:

Samenwerking

in de wijk

Vroeg in contact

met nieuwe

Bewoners

Aanjaagfunctie

productontwik-

keling en innovatie

Zorgmenukaart

12

3

4

5

7

6

Binnenkant

Vaste groep

clinten, ca.12

Zelforganiserend

Zelf roosteren

Alle benodigde

disciplines in 1

team: zorg, AB

en HD

max. 8-9 med.

Nachtdienst

Registratie:

Dossier lezen

via iPad op kamer van

de clint, samen met

Clint registreren.

Aansluiting op

flatscreen TV

Behandelaars

Coachen teams

Morgenzon Aazicht

Zorgteam 3

TM

Bewoners Dn Boogerd

Zorgteam

Familie en sociaal

netwerk

Nachtdienst Behandelaars

2

1Inhuizing: Clint komt op bezoek CCP-er legt

huisbezoek af Afspraken en

wensen in zorgdossier i.o.m. familie , arts en

CCP-er Zorgdossier en

rapportage in Caress 4

5

3

6

RvB

Locatiegroep

Team Team

X X X X.

X X

Specialisaties

7Inhuizing:

Clint komt op bezoek ter kennismaking

CCP-er legt huisbezoek

af voor portret bewoner en afspraken

Afspraken en

rolverdeling familie en team ahv samenspelscan

Afspraken in zorgdossier, onderdeel van n digitaal platform,

toegankelijk voor familie

TM

Bewoners Dn Boogerd

Zorgteam

Familie

en

sociaal

netwerk

Nachtdienst Behandelaars

1

3

4

Familienet:

2

RvB

Locatiegroep

Team Team

X X X X.

X X

Specialisaties

5

3

Beleving door clinten en familie

Het doel en de aanpak

Resultaten in cijfers Beleving door medewerkers

Bestemming kiezen

Creatieve traject

Ontwerptraject

Route uitstippelen Avonturen

belevenRealisatietraject

Evaluatie en

doorontwikkelen

Een nieuwe reis plannen

1

2

3

4

veranderen

ontwerpen

Doel bereikt?

1

2011 2013:

Rendement pilots niet

verslechterd gedurende

experiment

Verzuim sterk gedaald

5

6 8

Familienet:

Toepassing

van nieuwe

technologie

iPads

Nieuwe organisatiemodellen

7

Familieparticipatie

Kleinschalige

zelforganiserende teams

Geen functies, wel

kwaliteiten

Pilotafdeling 2011 2013

Dn Boogerd 7,3 8,3

Viool & Sering 6,5 7,8

Katwijk 7 7,3

Pilotafdeling 2011 2013

Dn Boogerd 6,7 8,3

Viool & Sering 8,6 7,5

Katwijk 7,4 8,5 2011 2013:

Meer aandacht

Betere inspraak en dialoog

Meer rust, vaker zelfde gezichten

Gebouw vraagt om vernieuwing

2011 2013:

Meer zelfvertrouwen en trots

Eigen initiatief

Ruimte voor creativiteit

Betere samenwerking

Resultaten: inzet technologie

4

Resultaten in praktijk

Tuin

opgeknapt

3

Belevings-

gerichte

zorg

Zelf

organiseren,

zelfroosteren

Kleine wooneenheden

met dorpsgevoel &

gebruik iPads

Clint en familie de regie

Kwaliteiten en creativiteit

benutten

De dromen

2

http://www.canstockphoto.nl/file_view.php?id=5192094http://www.canstockphoto.nl/file_view.php?id=0154881http://www.canstockphoto.nl/file_view.php?id=7290813

Grootschalige

veranderinterventie

2011:

Start Experiment ActiZ-HU-BZ met 3 pilots:

- Viool & Sering - Dn Boogerd - Katwijk

2012:

Start opschaling op 4 locaties:

- Ruwaard - De Wilberthof - Simeonshof - Joachim & Anna (TM en H&F) Trainingen voor procesbegeleiders en TMs Promotieteam sociale innovatie Kracht van Aandacht

2013:

Presentatie handreiking Sociale innovatie: samenwerken aan goede zorg, op reis met de clint als kompas

Trainingen voor procesbegeleiders en TMs

Intervisie bijeenkomsten

2014:

Verbreding naar Thuiszorg: start 2 teams in Oss

Presentatie thuiszorg team Schadewijk over zelf organiserend werken

Intervisie bijeenkomsten en kennisdeling

Observaties en inzichten gedeeld met RvB

2015:

21 teams op 12 locaties bezig (geweest) met sociale innovatie:

- Ruwaard - De Wilberthof - Simeonshof - Joachim & Anna (TM en H&F) - St. Jan - St. Antonius - Aatrium - Thuiszorg Oss (2 teams) - Odendael (Lavendel) - Katwijk (zorg, H&F) - St. Petrus - De Wellen & expertise (PG, in opstart) Werkconferentie Organisatieverandering van onderop: leerervaringen delen

Sociale innovatie BrabantZorg 2011 - 2015

2016: programma zelforganisatie voor hele organisatie

Resultaten

Zelfverzekerd en trots

Meer aandacht en

rust

Inzet ICT

Werkplezier

Clint gedraagt zich

anders

Efficinter werken

Teammanager laat los

Lager ziekteverzuim

Jezelf en daardoor

clint beter kennen

Kleinschalige zelf organiserende

teams succesvoller

Bevindingen & conclusies:

Succesfactoren en belemmeringen

Wat waren succesfactoren?

Duidelijke verwachtingen en doelen

Routines doorbroken Kleine teams met afgebakende

verantwoordelijkheid Zelforganisatie: roosteren,

overleggen en keuzes maken Eigenaarschap Betrekken clinten en familie Rol procesbegeleider Rol leidinggevende Disruptieve verandering bij Baron

van Mnchhausen probleem*

Fruytier, 1994; Offereins & Ten Have, 2016

Zelforganisatie reduceert complexiteit (en bevrijdt!)

Registratie:

Bij start dienst

dossier lezen en

registreren

in Caress op

2 pcs in

zusterpost

Looproute 1 V

Afdeling Viool

Looproute 2 V

Looproute 3 V

Looproute 4 V

Looproute 1 S

Looproute 2 S

Looproute 3 S

Looproute 4 S

Afdeling Sering

TM TM

planning

Nachtdienst

Huishoudelijke dienst

Activiteitenbegeleiding

Behandelaars

1Inhuizing: TM en CCp-er

leggen soms

huisbezoek af

afspraken en

wensen in

zorgdossier bij

bezoek aan V&S

Zorgdossier en

rapportage in Caress

5

2

7

6

4

TMs:

1TM aansturing

Viool & Korenbloem

1TM aansturing

Sering, Tuinkamer

oplossen

Verstoringen

3

t Middegaaltje Passiebloem

Bin

nen

kan

t

Buitenkant

TM TM

Inhuizing:

huisbezoek door

CCP-er

samenspelscan tbv

vaststellen behoeften

en wensen

afspraken

vastgelegd in

zorgmenukaart

Zorgteam 1 Zorgteam 2 Zorgteam 4

Buitenkant:

Samenwerking

in de wijk

Vroeg in contact

met nieuwe

Bewoners

Aanjaagfunctie

productontwik-

keling en innovatie

Zorgmenukaart

12

3

4

5

7

6

Binnenkant

Vaste groep

clinten, ca.12

Zelforganiserend

Zelf roosteren

Alle benodigde

disciplines in 1

team: zorg, AB

en HD

max. 8-9 med.

Nachtdienst

Registratie:

Dossier lezen

via iPad op kamer van

de clint, samen met

Clint registreren.

Aansluiting op

flatscreen TV

Behandelaars

Coachen teams

Morgenzon Aazicht

Zorgteam 3

Van: Naar:

Wat waren belemmeringen?

Te snel / te groot opgeschaald Verwachtingen vooraf niet helder Onduidelijke doelen Focus op praktische zaken Routine en werkpatronen niet

doorbroken Duurde langer, motivatie ebt weg Rol leidinggevende Rol procesbegeleiders Geen stabiele teams Gemengde groepen Baron van Mnchhausen probleem

bleef in stand

Verklaring: sterk oog voor proceskant, minder voor organisatiekant

(Organisatorische) interventies en condities ontbraken om veranderproces tot succes te maken

Aan echte belemmering niet gewerkt

Daardoor bleven hirarchie en routines in stand

Innovatiekracht beperkt (praktische zaken)

Leermogelijkheden klein

Afhankelijkheid externe begeleider groot

Veranderproces traag zonder gewenste resultaten

Veranderproces

Organisatie

Uitdagend werk met leermogelijkheden

Zinloos werk

Uitdagend werk

Saai werk

Slopend werk regelc

apaciteit

taakvereisten

laag

hoog

hoog laag Stress-

risicos

Leermoge-

lijkheden

Job-demand model van Karasek (1979)

Veranderingen &

verbeteringen realiseren

Verander-vermogen

ontwikkelen

Concrete veranderingen, resultaten

boeken & successen vieren

Verandering

Openstaan voor verandering en

hiervoor de (organiserende)

vaardigheden ontwikkelen

Veranderbaar

Veranderen van onderop betekent:

organiseren van verandervermogen

Zelf organisatie

Bovenstroom

Onderstroom

Aanpak van onderop: zelforganisatie van teams als instrument voor

verandering

Versterken van het verandervermogen van

medewerkers

door zelforganisatie en leren

Aanpak en begeleiding van

organisatorische condities

Aanpak en begeleiding van het

veranderproces

Vertrekpunt: Scheiding van denken

en doen Ingesleten routines Te weinig klantgericht

Resultaat: Zelf organisatie Eigenaarschap Flexibel en

veranderbaar Klant centraal

Van onderop veranderen, vraagt actieve rol van bovenaf

Verminder organisatiecomplexiteit Stem team af op (groepen) bewoners Met teams die de klus gaan klaren Zelforganisatie gn doel, maar middel Creer regelruimte n regelcapaciteit Klein waar het kan, groot als het moet Samenwerken op basis van vertrouwen Verbinding aan lange termijn doelen (kaders) Betekenisvol werk met leermogelijkheden Staf/ondersteuning ten dienste van de zorg Lef, vertrouwen, plezier en geduld!

Bedankt voor uw aandacht!

Wat zijn de observaties van de praktijkreferent?