Hoofdlijnen 2017 - 2020

Vilans, J. Mast, H.Treffers

Vastgesteld mei 2017

Postbus 8228, 3503 RE Utrecht

Telefoon: (030) 789 22324

Contact via: m.versteeg@vilans.nl

Inhoud

1. Inleiding ................................................................................... 4

2. Doel en plannen Stichting .............................................................. 5

3. Projectstructuur ......................................................................... 7

4. Advies en implementatie............................................................... 8

5. ICT: kennis, training en borging ...................................................... 9

6. Vertalingen en documentatie ........................................................ 10

7. Richtlijnen en standaarden ........................................................... 11

8. Communicatie ........................................................................... 12

9. Dataverzameling en toegang ......................................................... 13

10. Validatie ................................................................................. 14

11. Aanvullende activiteiten 2017-2020 ................................................ 16

1. Inleiding

‘De klant staat, net als voorheen, centraal. Maar het Omaha System helpt de medewerkers om het

beter te verwoorden’.

Opleidingsfunctionaris Carintreggeland

Het Omaha System is een classificatie voor de openbare en maatschappelijke gezondheidszorg. Het biedt

eenheid van taal voor het maken van transparante zorgplannen.

In 2014 heeft Vilans, in opdracht van de Stichting Omaha System Support, in nauwe samenwerking met het

veld, een plan opgesteld om het Omaha System te implementeren in de thuiszorg en zo

wijkverpleegkundigen te ondersteunen bij het professionaliseren van hun werk. De Stichting Omaha

System Support startte haar werk, voor een periode van twee jaar, met financiële ondersteuning van het

ministerie van VWS. Met de bij Stichting Omaha System Support aangesloten zorgorganisaties, ICT-

leveranciers en scholingsbureaus is het Omaha System uitgegroeid tot het meest gebruikte

classificatiesysteem voor de thuiszorg in Nederland.

Een greep uit de resultaten:

Op dit moment (mei 2017) zijn 75 zorgorganisaties, 22 scholingsbureaus, 22 ICT-leveranciers en enkele

scholen aangesloten bij de Stichting Omaha System Support. 75% van de extramurale zorgorganisaties

in Nederland hebben gekozen voor het Omaha System.

In opdracht van de Stichting ondersteunt en certificeert Vilans ICT-bedrijven bij het inbouwen van het

Omaha System in hun elektronische cliëntendossier (ECD).

Ook zijn scholingsbureaus getraind en is hun scholingsmateriaal beoordeeld. Er zijn verbindingen met

het onderwijs gezocht.

Er is materiaal ontwikkeld om de implementatie van het Omaha System te ondersteunen. Dit

materiaal is voor bij de Stichting aangesloten organisaties vrij beschikbaar.

Er zijn een groot aantal voorbeeld-zorgplannen ontwikkeld met een werkgroep van professionals

werkzaam in bij de Stichting aangesloten organisaties.

De website, bijeenkomsten voor bij de Stichting aangesloten organisaties en de publiek beschikbare

nieuwsbrieven bieden informatie.

Ook zijn er enkele intramurale zorgorganisaties bezig met de implementatie van Omaha System. De

Stichting verspreidt de kennis en de ervaring.

De bij de Stichting aangesloten organisaties kozen, op de ledenvergadering van najaar 2016, voor een

doorstart van voorlopig drie jaar (2017 – 2020) gefinancierd door ledenbijdragen.

2. Doel en plannen Stichting

'Veel minder papier en alles bij de hand op mijn iPad. Ik vind dat het werken met het Omaha System

en het ECD onze organisatie een professionele uitstraling geeft’.

Wijkverpleegkundige Thebe

Doelstelling van de Stichting Omaha System Support is professionalisering van de maatschappelijke

gezondheidszorg door:

bevorderen, faciliteren en borgen van ‘eenheid van taal’ in de maatschappelijke gezondheidszorg via

het Omaha System.

versterken van de rol van professionals in de maatschappelijke gezondheidszorg door kennis te

ontwikkelen over werken met een classificatie en de implementatie daarvan te bevorderen.

Hoofdlijnen 2017 - 2020

Ook de komende drie jaar staan deze doelen centraal. De Stichting richt zich op de volgende activiteiten.

1. Opslag en het beheer van de data organiseren.

De Stichting wil inzicht krijgen en ondersteunen in de wijze waarop organisaties de (Omaha System)

data zo kunnen verzamelen dat ze gebruikt kunnen om kennis te ontwikkelen, onderzoek te doen en

benchmarking te organiseren. Er zal geëxperimenteerd worden met het werken met data, zowel

lokaal als landelijk.

2. Een werkwijze voor validatie organiseren.

De kwaliteit van het werken met het Omaha System bewaken, versterken en borgen, zodat het een

basis vormt voor de verdere professionalisering van de wijkverpleging.

3. Een voorstel ontwikkelen voor een onderzoeksprogramma.

4. Blijven ondersteunen van organisaties bij de implementatie.

5. Gebruik van het Omaha System bevorderen in:

De eerste lijn (gericht op overdracht en communicatie met huisartsen);

Ziekenhuizen (gericht op de overdracht);

Verpleeghuizen;

Onderwijs.

6. Verbinden met landelijke stakeholders.

3. Projectstructuur

De Stichting Omaha System Support wordt door Vilans ondersteund bij de uitvoer van haar plannen. In

overleg met de Stichting vastgestelde activiteiten worden ingevuld en uitgevoerd (zie hoofdstuk vier).

Vanuit Vilans zijn een projectteam met een onderwijskundige, adviseurs met een verpleegkundige

achtergrond en een projectleider betrokken. Vilans rapporteert aan de Stichting over haar activiteiten.

De Stichting en Vilans werken aan plannen voor de komende jaren. Bestuurders van de aangesloten

organisaties worden geïnformeerd en geraadpleegd over de prioriteiten, belangrijke besluiten en de

plannen voor het vervolgactiviteiten van de Stichting.

Het bestuur van de Stichting wordt gevormd door:

Inge Borghuis, voorzitter, bestuurder bij Amstelring.

Mariëtte Keyser, bestuurder Vivium Zorggroep.

Maarten van Rixtel, bestuurder Sensire & bestuurder van ActiZ.

Dick Herfst, voorzitter Raad van Bestuur ZZG zorggroep.

Peter Bruininks, directeur shared service center Espria.

Karen Cox, directeur Fontys Hogeschool Mens en Gezondheid.

4. Advies en implementatie

‘Binnen het Omaha System komt de eigen regie van de cliënt en het participatiemodel mooi naar

voren. Hierdoor kun je completer naar een cliënt kijken’.

Docent ID College

In opdracht van de Stichting ondersteunt Vilans bij de implementatie van het Omaha System, onderhoudt

contacten met stakeholders, zorgt voor uitwisseling van kennis en verzamelt vragen en ervaringen van en

voor bij de Stichting aangesloten organisaties. Dit zal de komende jaren zo blijven. Wel zal de nadruk

meer komen liggen op het versterken van een valide en betrouwbare manier van werken met het Omaha

System (zie hoofdstuk negen). Daarnaast zal het aanbod mogelijk meer onderscheiden worden in aanbod

voor ‘koplopers’ en ‘volgers’.

Activiteiten de komende periode:

Bijeenkomsten organiseren waarin de aangesloten organisaties hun kennis delen en waarin nieuwe

ontwikkelingen besproken worden (twee per jaar).

Contact onderhouden met bij de Stichting aangesloten organisaties.

Ondersteuning en aanbod ontwikkelen voor intramurale organisaties, het huidige materiaal uitbreiden

voor deze doelgroep.

Mogelijk uitbreiden van het aanbod naar andere domeinen.

5. ICT: kennis, training en borging

‘De meerwaarde van de Stichting vind ik de ondersteuning bij vragen en het actief helpen om

oplossingen te vinden.’

Opleidingsfunctionaris Carintreggeland

De Stichting heeft zich de afgelopen jaren gericht op het adviseren en certificeren van ICT-bedrijven die

het Omaha System inbouwen in hun ECD’s. Vanaf 2017 richt de Stichting zich op aanbod om de kwaliteit

hiervan te bestendigen en up to date te houden. Er zal contact worden onderhouden met de ICT-bedrijven

hierover.

Er zijn 22 ICT-leveranciers aangesloten bij de Stichting, waarvan er nu acht gecertificeerd zijn. ICT-

bedrijven zijn betrokken bij bijeenkomsten, bijvoorbeeld door hun cliëntenportals te demonstreren.

Activiteiten komende periode

Up-to-date houden van FAQ’s en andere informatie voor ICT-leveranciers op de website.

Validatie ook bij ICT-bedrijven agenderen en bespreken.

Doorgaan met certificeren en onze bevindingen daarover vastleggen.

Contact onderhouden met ICT-leveranciers.

Het huidige certificeringsgmodel doorontwikkelen naar een volgende versie.

Nieuwe producten geschikt (laten) maken voor inbouwen in ECD.

6. Vertalingen en documentatie

'De meerwaarde van het Omaha System vind ik dat je snel tot de kern komt waarin iemand een

zelfzorgtekort heeft.’

Teamleider de Koperhorst

De Stichting implementeert het Omaha System als standaard en bewaakt juist gebruik van de

terminologie. Hiervoor zijn de Engelse introductie en de users guide zijn vertaald in het boekje ‘Het

Omaha System, een introductie’ en ‘Het Omaha System, gids voor gebruik’1. Voor updates van

terminologie en voor het geschikt maken daarvan voor gebruik in ECD’s, heeft de Stichting contact met de

auteur(s).

Activiteiten komende periode

Het beheer van het Omaha System terminologie zal voortgezet worden. Als formele bron worden de

hierboven genoemde vertalingen aangehouden. Eventuele updates beoordelen is specialistisch werk dat in

opdracht van de Stichting moet worden uitgevoerd door mensen die de historie van de eerdere

vertaalrondes kennen. De Stichting zal erop toezien dat updates tijdig uitgevoerd worden. Bij de Stichting

aangesloten organisaties zullen geïnformeerd worden.

1 Beide boeken zijn een gevalideerde vertaling van ‘The Omaha System, A Key to Practice’, Karen S. Martin, 2005. De vertaling van

de boeken is gedaan door Nicole Koster en Jeroen Harmsen.

7. Richtlijnen en standaarden

‘Docenten worden blij van het systeem. Dit gaat over de praktijk. Daar genieten mensen van. Ze

zeggen: Daar wil ik graag mee werken. Hier kan ik onderwijs mee geven.’

Docent ID College

In opdracht van de Stichting zijn samen met een gebruikersgroep, met vertegenwoordigers van bij de

Stichting aangesloten organisaties, voorbeeld-zorgplannen ontwikkeld. Deze plannen leggen een relatie

tussen inhoudelijke kennis en Omaha-terminologie. Het gebruik ervan stimuleert het gebruik van het

Omaha System. Het werken met de voorbeeld-zorgplannen bevordert evidence based werken, het vergroot

de effectiviteit van interventies en het verhoogt de deskundigheid van verpleegkundigen en verzorgenden.

Activiteiten komende periode

Het ontwikkelen en het up to date houden van voorbeeld-zorgplannen zal voortgezet worden.

Met de gebruikersgroep zullen afspraken gemaakt worden over het vervolg. O.a. over borging van het

ontwikkelproces en bijstelling van de huidige voorbeeld-zorgplannen. Er zullen voorbeeldplannen op

andere zorginhoudelijke thema’s gemaakt worden.

In afstemming met gebruikers en met ICT-bedrijven zal de mogelijkheid om de voorbeeld-zorgplannen in

te bouwen in het ECD, ontwikkeld en aangeboden worden. Er zullen, op basis van behoefte mogelijkheden

ontwikkeld worden om instrumenten te koppelen aan acties in het Omaha System, bijvoorbeeld een

koppeling met de Vilans KICK-protocollen.

8. Communicatie

'Er wordt kritischer gekeken of het zelfzorgtekort iets is waar wij als professional iets mee moeten of

dat het iets van de cliënt of zijn netwerk is. Het helpt de zorgteams om beter het netwerk in te

schakelen. Het helpt de zorg om te ontzorgen.’

Teamleider de Koperhorst

De communicatie met de bij de Stichting aangesloten organisaties verloopt via nieuwsbrieven,

bijeenkomsten, informatie en ervaringsverhalen op de website, social media en artikelen in tijdschriften.

Er is de mogelijkheid om vragen te stellen telefonisch of online.

Activiteiten komende periode

Bovenstaande activiteiten zullen voortgezet worden.

De opbrengsten van en ervaringen met het werken met het Omaha System blijven zichtbaar in via de

website, social media, de nieuwsbrief en in artikelen in vakbladen.

De website wordt geactualiseerd en aangepast. Er komt meer nadruk op verbinden en op interactie

zowel voor nieuwe als reeds bij de Stichting aangesloten organisaties.

Er wordt informatie verstrekt door middel van factsheets.

Er zal een bijeenkomst worden georganiseerd om de behoefte van bij de Stichting aangesloten

organisaties in kaart te brengen.

Planning van bijeenkomst voor bij de Stichting aangesloten organisaties om hen te informeren of

plannen van de Stichting voor de komende jaren.

Er zullen bijeenkomsten en trainingen georganiseerd worden voor het brengen en uitwisselen van

kennis en ervaringen.

9. Dataverzameling en toegang

‘Het Omaha System is zeer uitgebreid en tegelijkertijd compact per gebied. Dit zorgt ervoor dat je

zeer gedetailleerd kunt omschrijven waar precies dat gemis aan zelfredzaamheid uit bestaat.’

Wijkverpleegkundige Thebe

In september 2015 is de Stichting samen met ActiZ gestart met een verkenning van dataopslag en

databeheer. In het voorjaar van 2016 is een vervolgplan opgesteld met drie opties. De opties zijn door het

bestuur voorgelegd aan de bij de Stichting aangesloten organisaties.

Er is een pilot opgezet om bij de Stichting aangesloten organisaties, die al langer werken met Omaha

System, te steunen om eigen onderzoeksvragen te formuleren en te onderzoeken met data van hun eigen

zorgorganisatie.

Activiteiten komende periode

De Stichting zal aangesloten organisaties stimuleren en zo mogelijk adviseren data veilig en volgens de

richtlijnen op te slaan en beheren. Bovengenoemde pilot(s) zullen voortgezet worden. De Stichting zal

ondersteunen bij het formuleren van (onderzoeks)vragen. Ze zal, in afstemming met ICT-bedrijven,

ondersteunen in het proces van het genereren van valide data en het maken van rapportages. Zowel voor

lokaal als landelijk gebruik.

Indien mogelijk zal met landelijke partijen (NICTIZ, ActiZ, V&VN) gewerkt worden aan een

toekomstbestendig plan voor dataverzameling en -beheer.

10. Validatie

‘Het Omaha System geeft de mogelijkheid om de zorgverlening goed te ondersteunen en om het hele

zorgteam te betrekken bij het zorgproces. Ook de mantelzorger krijgt een goede plek in het plan’.

Opleidingsfunctionaris Carintreggeland

De afgelopen twee en een half jaar is kennis ontwikkeld en opgebouwd rond het werken met het Omaha

System. Vanuit de bij de Stichting aangesloten organisaties komt het verzoek om, naast de ingezette

‘eenheid van taal’, als Stichting ook ondersteuning te bieden op ‘eenheid van werken’. Zodat het Omaha

System op een juiste (valide) manier gebruikt wordt. Gehanteerde criteria zijn het gebruik van de juiste

termen en juiste samenhang tussen de onderdelen van het Omaha System.

Valideren heeft als doel de kwaliteit of waarde van een product of dienst zichtbaar te maken en daarmee

een handvat te bieden voor mogelijke kwaliteitsverbetering (Vilans 2016).

Activiteiten komende periode

In september 2016 heeft de Stichting een voorstel voor het werken aan validatie vastgesteld. Er zal op

drie hoofdlijnen gewerkt worden aan validatie:

1. Procesmatig

Door het verder invullen van de criteria en het opzetten van een werkwijze om de criteria te

monitoren.

Door onze doorlopende diensten en producten - zoals de hulpmiddelen op de website, de

ondersteuning bij implementatie en de trainingen - eenmaal per jaar te evalueren met het

projectteam en een vertegenwoordiging van de gebruikers.

2. Inhoudelijk

Door het aanvullen van de voorbeeldplannen.

Met behulp van de ‘gids voor de praktijk’.

Door een zelfevaluatietool te ontwikkelen en te testen.

Door de koppeling van protocollen en instrumenten aan het Omaha System te ondersteunen.

Door het onderbouwen van de werkwijze ‘klinisch redeneren’: we ontwikkelen een handleiding op

basis van ervaringen, het basisboek van Karen Martin en haar workshop en het boek ‘Klinisch

redeneren en werken met classificaties’2 voor het onderwijs.

3. Structuur

Door het toetsen van scholing(sbureaus) op eenheid van taal en eenheid van werken.

Door het effect van train-de-trainer bijeenkomsten, workshops, sessies op de kennisdeel-dagen,

presentaties en bijdragen aan symposia te versterken en verder te onderbouwen.

2 Klinisch redeneren en verpleegkundige classificaties (externe link), van Haaren, Mast, Graaf-Waar, Martijn, 2017

11. Aanvullende activiteiten 2017-2020

‘Het Omaha System heeft de veilige zorg in zich, dus je bent af van een hoop extra lijstjes’.

Teamleider de Koperhorst

Er zijn wensen van bij de Stichting aangesloten organisaties waarvan de uitvoering afhankelijk is van de

financiële ruimte. Dit zal eind 2017 op hoofdlijnen duidelijk zijn. Keuzes zullen gemaakt worden in

overleg met de Stichting.

1. Verbreden van het gebruik van het Omaha System

Verdere uitbouw werken met Omaha System intramuraal

De intramurale zorg heeft een andere teamsamenstelling en andere verantwoordelijkheden dan de

thuiszorg.

Overdracht met huisarts en ziekenhuizen versterken

Om het Omaha System goed te verankeren is het van belang om de vragen van zorgprofessionals,

huisartsen en ziekenhuizen te inventariseren rond het uitwisselen van gegevens. Hierbij moet helder zijn

aan welke eisen dit moet voldoen. Samenwerking met partijen als V&VN, ActiZ en het Nederlands

Huisartsen Genootschap (NHG) is van belang.

2. Versterken kennis over Omaha system binnen het onderwijs

Er is verkend op welke manieren scholen binnen het huidige curriculum aandacht besteden aan het

werken met classificaties. Dit is nog minimaal. Het blijkt moeilijk om het Omaha system te laten landen in

het huidige systeem van het onderwijs.

Hbo-opleidingen

Er zijn enkele train-de-trainer bijeenkomsten georganiseerd met de Christelijke Hogeschool Ede. Er is

contact gelegd met Hogeschool InHolland, Avans-plus, Hogeschool Zuyd en Hogeschool Leiden. Er is een

boek geschreven dat dient als basis-lesmateriaal. De Stichting wil nieuwe strategieën aanboren om het

onderwijs te interesseren in het werken met classificaties waaronder het Omaha System.

ROC’ s

In twee regio’s is geprobeerd samenwerking op te zetten met het ROC en een hogeschool. Dit is tot nu toe

niet gelukt. Wel zijn gastlessen gegeven bij het ROC A 12, het ROC van Amsterdam. Enkele ROC ’s hebben

zich aangesloten bij de Stichting.

3. Opzet onderzoeksprogramma

De hoeveelheid Omaha System data biedt mogelijkheden voor analyses, kennisontwikkeling en onderzoek

op lokaal en landelijk niveau. Hiervoor zou een onderzoeksprogramma ontwikkeld kunnen worden.

Wanneer dit kan hangt af van de validering en implementatie van het Omaha System in de hele VVT-

sector.

4. Mapping

Er is grote behoefte aan het koppelen van gegevens aan de achterkant van systemen om samenwerking en

afstemming tussen sectoren, organisaties en professionals te vergemakkelijken. Daarvoor is mapping

nodig: het systematisch vergelijken van termen om de mate van overeenkomst of verschil te bepalen. Dit

is een complex proces waarin de Stichting een verbindende rol wil spelen.

Ontwikkelingen:

Het Zorginstituut heeft de Stichting gevraagd om een mapping uit te voeren tussen Omaha en de

AWBZ-brede Zorgregistratie (AZR). Deze opdracht is juli 2015 afgerond.

Mapping tussen het Omaha System en de kernset van V&VN.

SnoMed (een internationaal, medisch terminologiestelsel) lijkt de keuze van zorgorganisaties te

worden als centrale referentieterminologie voor mapping tussen systemen. De Stichting zal in overleg

met de board in de VS en met de Nederlandse beheerder kijken hoe wij kunnen bijdragen aan deze

mapping.

Verkenning mogelijkheden van het nieuw mapping-instrument van het Zorginstituut Nederland (ZiN).