Born digital-

de praktijk

Het Nieuwe Instituut

‘Klein beginnen, groot eindigen’

Praktijkmiddag Born Digital

Utrecht, 18-06-2015

Born digital-

de praktijk

Het Nieuwe Instituut

Waar we zijn

Wat kom je tegen?

Duurzaamheid

Hoe te doen?

Hoe gaan we er komen?

WAAR WE ZIJN

WAAR WE ZIJN

• al een jaar of 15 komen er digitale dragers mee met papieren archieven: floppies, diskettes, ZIP-schijven, CD’s, DVDs’. Zijn meest niet digitaal gearchiveerd, dragers deels onleesbaar.

• tot nu één grote born digital acquisitie

• acquisitie meest met 15-30 jaar vertraging

• 2008-2009 eerste inspanning voor een e-Depot

WAAR WE ZIJN

Bureauenquête (2008)

WAAR WE ZIJN

Bureauenquête (2008)

Selectie / schoning projectdossiers• verschilt erg per bureau• meest nog gericht op papieren archief• 2 x helder geregeld, 1 x minimaal geregeld, 1 x

niet geregeld

WAAR WE ZIJN

Bureauenquête (2008)

Aandacht voor digitaal archiefbeheer• wisselend• veilige opslag heeft meestal

aandacht• geen aandacht digitale

duurzaamheid, soms problemen hiermee, worden ad hoc opgelost

• historie gebruikte hardware, besturingssystemen en software niet gedocumenteerd; meest wel op hoofdlijnen bekend

• bestanden voor communicatie en uitwisseling vaak in een duurzaam bestandsformaat aanwezig

WAAR WE ZIJN

2015

Situatie bij Het Nieuwe Instituut• opslag, nog niet veilig• beschrijven en ontsluiten via Adlib

Archieven (net als papieren archieven)

• nog geen digitale beheertool• born digital beleid in ontwikkeling• born digital acquisities 2015-2016• preservation beleid in

ontwikkeling• traject naar een e-depot

voorziening

WAT KOM JE TEGEN

PROCES VAN DE

ARCHITECT

schetsen

voorlopig ontwerp

definitief ontwerp

bestek

werktekenen

WAT KOM JE TEGEN

analoog

WAT KOM JE TEGEN

In papieren archieven is meest een herkenbare ordening aanwezig of af te leiden. Ordenen en beschrijven meestal niet problematisch.

WAT KOM JE TEGEN

Archief = documentaire neerslag van de taakuitvoering van een organisatie ….

..maar de archiefordening niet altijd …

WAT KOM JE TEGEN

digitaal

Digitale archieven soms wel, soms niet geordend op basis van de taakuitvoering / proces.

Beschrijven en beheren nu net als bij papieren archieven.

WAT KOM JE TEGEN

digitaal

WAT KOM JE TEGEN

digitaal

WAT KOM JE TEGEN

digitaal

WAT KOM JE TEGEN

acquisitieproblemen

• Niet alle series / categorieën documenten zijn in beeld bij de acquisitie > doorvragen / checklist

• Er is niet voor alle series / categorieën documenten bereidheid tot overdracht (bijv. mail, administratieve dossiers)

WAT KOM JE TEGEN

ordeningsprobleem

Archiefvormer • gebrekkige ordening• gebrek aan metadata• onvoldoende (ontstaans)context• betrouwbaarheid onvoldoende

noodzaak

geautomatiseerde

verwerking

Beheersysteem instelling

• onvoldoende goede metadata

Content en Context metadata

WAT KOM JE TEGEN

selectie probleem

Archiefvormer • identicifactieprobleem; inhoud en

ontstaanscontext onvoldoende

duidelijk• wat selecteren? (uitgangspunten

waardering en selectie helder krijgen)

• selectie en digitale duurzaamheid (duurzame bestandsformaten aanwezig?)

Instelling• belang goede collectievorming

selectie overdracht

opname

WAT KOM JE TEGEN

problemen

… en verder …

• versies• dubbelen• status: ontwerpidee of beslisstuk /

bespreekstuk (stukken voor bespreking en communcatie selecteren, zijn vaak ook in duurzaam bestandsformaat: mijlpaaldocumenten)

WAT KOM JE TEGEN

problemen

… en verder …• Leesbaarheid

DUURZAAMHEID EN DIGITAL

PRESERVATION

DUURZAAMHEID EN DIGITAL

PRESERVATION

wat bepaalt duurzaamheid?

• hardware, besturingsysteem, software

• software: Prorietary, de facto standaarden en officiële standaarden

DUURZAAMHEID EN DIGITAL

PRESERVATION

eisen aan een archiefdocument

• betrouwbaar• authentiek• integer• bruikbaar (leesbaar), vindbaar

DUURZAAMHEID EN DIGITAL

PRESERVATION

de bewantwoording

/strategieën

• migreren• emuleren

• bitstream preservation (basis)

Informatieverlies (tolerantie):• Behoud meest kenmerkende

eigenschappen

(afgeleide collectiebeleid)

HOE TE DOEN?

Hoe te doen: WorkflowPre-ingest

• Selecteren en identificeren

• Controle ordening• Controle / overzicht bestandsformaten• Aanwezigheid dubbelen en versies• Contract en auteursrecht en gebruiksrecht• Gereed maken

Ingest• Onttrekken en opnemen context- en content metadata• Fixity check• File identification en file characterisation (technische en prerservation metadata onttrekken)• Veilige opslag bestanden

Beheer• Beheer• Preservation management (migraties etc.), incl. raadpleeg exemplaren• Data management (t.b.v. beheer, preservation management, zoeken, opvragen en raadplegen)• Opslag (veilig)

Access• Zoeken• Vinden• Representeren

Hoe te doen: Functies

4-1.

2

MANAGEMENT

Ingest

Data Management

SIP

AIPDIP

queries

result setsAccess

PRODUCER

CONSUMER

Descriptive Info

AIP

orders

Descriptive Info

Archival Storage

Administration

Preservation Planning

OAIS model

HOE GAAN WE ER KOMEN?

HOE GAAN WE ER KOMEN?

keuzes en acties

• vormgeven waardering en selectie

• born digital collectievorming: wat, hoeveel

• wat actief preserveren, waarom, voor wie?

• preservation strategy: welke? (migreren, emuleren of ook anders); eenvoudig of veelomvattend

• wat moet je e-Depot kunnen?

(functionaliteit)

HOE GAAN WE ER KOMEN?

gebruiker

• verwachtingen, wensen, behoeften: welke documenten in welke bestandsformaten raadpleegbaar?

• wat raadpleegbaar voor de thuisgebruiker, wat specifiek raadpleegbaar voor de onderzoeker?

• mogelijkheden: welke documenten kunnen nu en straks in welke bestandsformaat gelezen worden in welke browsers en viewers > technology watch

HOE GAAN WE ER KOMEN?

alles duidelijk?

Processen inrichten

Richten Inrichten Managen Verrichten

Functionele eisen e-Depot

Wat je systeem moet kunnen

Informatie-architctuur • Open• Zou er uit kunnen zien als: ….

CIS instelling A

CIS instelling B

CIS instelling C

eDepot instelling A

CIS instelling A

CIS instelling B

CIS instelling C

Gezamenlijk eDepot

Collectiemanagement Digital Preservation Management

Intellectueel document Digitaal object

Dom

ein

Dom

ein

Digital Preservation Beleid

Het Nieuwe Instituut

‘Klein begonnen, groot geëindigd’