“Help, mijn ERP verzuipt mijn onderneming.”“

Tijd voor actie!

“

Herkenbaar?

Agenda

Introductie mr. drs. Hans van der Perk en Aljosja Beije

MSc.

De presentatie:

14:30 – 15:00 : over mislukte ERP implementaties, processen,

bits en bites, een gereedschapskist en hoe dat allemaal met

elkaar te maken heeft…

15:00 – 15:30 : juridische aspecten.

15:30 – 16:00 : “je wordt niet ongelukkig van wat je overkomt,

maar hoe je er mee omgaat” – een case study.

Even voorstellen: mr. drs. Hans van der Perk

Studie: fiscaal recht, informaticarecht, bestuurlijke

informatiekunde.

10 jaar ervaring in ICT Belastingdienst.

15 jaar ervaring als advocaat in ICT.

5 jaar partner middelgroot kantoor ( 70 adv) nu 6 jaar

zelfstandig.

Even voorstellen: Aljosja Beije MSc.

Studie: Kwantitatieve Bedrijfseconomie.

Verschillende (management)posities in ICT, Finance en

Logistiek.

“Grenzeloze” ervaring opgedaan binnen bedrijven als

GE, Kuehne + Nagel, Nokia en van Gansewinkel Groep.

Sinds 2008 zelfstandig en gespecialiseerd in corporate-

en it-recovery.

Medeoprichter BeSCOPE Consultancy en ONS

Rijnmond.

Wat is ERP?

Enterprise Resource Planning:

Betreft de automatisering van de kern van uw onderneming en

dus uw primaire processen.

Alle gegevens binnen één en dezelfde database.

Periferie is loonadministratie/douanesysteem/webportals/APS

etc.

Veel koppelingen met periferie.

Inrichting aan de hand van sjablonen en parameters.

Maar… prijzig maatwerk vaak nodig, met alle gevolgen van dien.

Een ERP project in nood…

Waar hebben we het dan over?

ICT?

Project management?

Bedrijfsprocessen?

Boekhouding, planning & control?

Contracten?

Personeel?

Klanten & leveranciers?

Kortom: uw bedrijf…en de toekomst daarvan!

Het kader:

Een ERP implementatie van €250.000 loopt volledig uit de hand.

Geleden schade: €1.850.000 over 5 jaar!

Een Nederlandse multinational, met een omzet van ruim €50 miljoen

en 600 man personeel overleeft een tweede mislukte ERP

implementatie niet.

De lijst is indrukwekkend: UWV, VVD, Defensie, Coca-Cola, Samas,

Free Record Shop, Rijksoverheid.

Bij banken gaan de alarmbellen af bij het horen van de woorden

“financiering” en “ERP implementatie”.

De ERP thermometer:

Verkouden:

Issuelijst wordt steeds langer.

Toename veranderingsverzoeken.

Lichte verhoging:Tussentijdse opleverdata worden niet gehaald.

Afnemend enthousiasme bij key-users.

De eerste discussies over meerwerk(facturen).

Griep:Stuurgroep bijeenkomsten worden steeds grimmiger.

Facturen van de software leverancier blijven onbetaald.

Ontbrekende of onbetrouwbare managementinformatie.

Zeer hoge koorts:Stokkende facturatie en dus cash-flow.

Dalende leveringsbetrouwbaarheid.

Klagende afnemers.

Explosieve stijging in het gebruik van lijstjes en rapporten in MsExcel en MsWord.

Succes heeft vele ouders, maar mislukking is

een wees…

Problemen zijn vaak te herleiden tot:

slechte of ontbrekende afspraken over: scope, geld, tijd, product en

kwaliteit;

slecht risico- en projectmanagement.

Onbekendheid met de branche.

Onwil/vrees om elkaar aan te spreken.

Technologie is zelden een faalfactor.

Toepassen (laatste) project- en ontwikkelingsmethodieken geen

garantie voor succes.

Hoe heeft uw organisatie gepresteerd in het project?

De gereedschapskist:

Het Disaster Recovery Plan : van een koe worst maken en

omgekeerd.

Time-out en de “voorraad opnemen”.

Het dossier.

De demo.

Contractanalyse: “ist” versus “soll”.

Selectieve betaling.

De schadestaat.

De ingebrekestelling.

Dit alles met het doel om er samen uit te komen!

De time-out:

Het moment om de “voorraad” op te nemen:

Waar staan we?

Waar willen we naartoe…en willen we dat nog steeds?

Waar wil de leverancier naartoe?

Wat is belangrijk en wat is urgent?

Wat zijn onze leermomenten?

Time out? Ben je gek! Ik zit midden in de $h*t!

Better the devil you know…

Liever een versie 0.5 waarvan je weet waaraan het schort dan een versie 0.8 die

wemelt van de onbekende bugs.

Beter géén nieuwe releases of aanpassingen meer accepteren (laat staan installeren).

Work-arounds.

Don’t automate, oblitorate!

Contractanalyse: “ist” versus “soll”

Wat zou de software volgens het contract functioneel en

technisch moeten kunnen?

Input:

Demo cases waarin tekortkomingen duidelijk naar voren komen.

Het dossier.

Objectiviteit moet voorop staan, dus trek het uit de

emotionele sfeer.

De schadestaat:

Op welke punten is er tekortgeschoten?

De omvang van de schade: directe en indirecte schade.

Directe schade : P * Q

Indirecte schade…open voor interpretatie.

Reken jezelf niet “rijk” maar wees objectief.

De ingebrekestelling: de ultieme lakmoesproef!

Het is uw recht!!!

Moet goed onderbouwd zijn en de leverancier een

redelijke kans geven de problemen te herstellen.

De ingebrekestelling ontbreekt…niet bij voorbaat

kansloos.

Ingebrekestelling

Ratio: leverancier moet wel weten wat er in uw ogen

verkeerd is gegaan EN wanneer dat moet zijn hersteld.

Schriftelijk.

Redelijke termijn voor herstel.

Wat is mbt IGS overeengekomen?

Wordt vaak vergeten.

Is toch volkomen helder wat IT nog moet doen?!

Overdaad niet mogelijk!

Slikken, schikken of procederen?

Hoe wordt er door de leverancier op de ingebrekestelling

gereageerd?

Andere factoren die een rol spelen:

Geleden schade.

Onbetaalde facturen van de software leverancier.

Prestatie eigen organisatie.

Continuïteit van uw bedrijf.

Algemene voorwaarden.

Impact van de missende functionaliteit.

Alternatieven?

Gereedschapskist (1) : de opties

Op basis van staza, overeenkomst en analyse:

In gebreke stellen.

Betaling opschorten.

Nakoming vorderen.

Geheel of gedeeltelijk ontbinden.

Schadevergoeding eisen.

Schikken (wederzijds verlagen van verplichtingen).

Niets doen.

Gereedschapskist (2) : nakomen

Klant heeft recht op de overeengekomen prestatie.

Afdwingen door:

Goed overleg : win/win is altijd beter dan win/lose.

Boze brief.

Kort geding:

Als nakoming mogelijk is.

En relatief eenvoudig.

En gebrek is goed te beschrijven.

En gebrek staat in redelijkheid vast.

Voorbeeld.

Gereedschapskist (3) : ontbinden

Verzuim nodig. Een “poort”.

Na ingebrekestelling, tenzij:

Expliciet een fatale termijn is overeengekomen en overschreden.

Nakoming niet mogelijk.

Leverancier zegt niet na te zullen komen.

Voortdurende stroom klachten (is toepassing

redelijkheid/billijkheid).

Gevolg ontbinding:

Ontvangen prestaties teruggeven.

Als niet mogelijk dan redelijke vergoeding.

Gereedschapskist (4) : de schadevergoeding (I)

“Poort” van verzuim.

Aanvullend of vervangend.

Al dan niet in combinatie met ontbinding.

Geleden en te lijden schade.

Terughoudendheid gewenst.

Strenge toets door rechter.

Veelal exoneraties in contract.

Gereedschapskist (5) : de schadevergoeding (II)

Exoneraties.

Garanties.

Opzet of grove schuld.

Eigen schuld.

Ook redelijkheid en billijkheid.

Gereedschapskist (6) : het bewijs

Eigen testen/testresultaten.

Eigen verklaringen (personeel en/of derden).

Eigen deskundige.

Test onder waarneming deurwaarder.

“mailtjes” van leverancier.

Voorlopig deskundigenbericht.

Voorlopig getuigenverhoor.

De case (I) : in den beginne

Klant is een logistiek dienstverlener (3PL).

Leverancier een partij met ruim 40 jaar ervaring in de logistiek.

Echter, beschikt niet over een standaardoplossing voor 3PLs.

Project is een combinatie van bestaande oplossingen, maatwerk en volledige nieuwbouw.

Contract getekend in juli 2009.

Go-live 1 januari 2010.

2 januari, de chaos is compleet!

De case (II) : samen de schouders eronder

Projectmanager leverancier wordt vervangen door een

“crisismanager”.

Betaling wordt, met wederzijds goedvinden, opgeschort.

Begin mei 2010 staat er een versie 0.5 met een kop en

staart.

Leverancier vindt dat ze “klaar” zijn; de crisismanager

maakt nu plaats voor de financieel directeur die betaling

sommeert.

Klant weigert te betalen zolang niet alles geleverd is en

zijn cash-flow nog steeds niet op orde is.

De case (III) : het begint met een telefoontje…

Via een gemeenschappelijke relatie wordt klant in contact gebracht met een deskundige die al vaker met dit bijltje heeft gehakt.

Kennis van zaken is natuurlijk belangrijk, maar er moet ook een “klik” zijn.

“En wat komt meneer Beije dan precies doen?”

In september 2010 volgt een tweede sommatie tot betaling.

Spanningen zijn ondertussen hoog opgelopen bij de klant: anarchie dreigt en Douane eist volledige compliance met nieuwe wetgeving per 1-1-2012.

De case (IV) : en dan wordt het juridisch…

De moeder van alle vragen: wat is overeengekomen?

Niet alleen getekend document, maar ook:Algemene voorwaarden

Voorgeschiedenis

Mailtjes

Verslagen

Aanpassingen

Branche gebruiken

Uitleg: gerechtvaardigde verwachtingen over en weer. (Haviltex)

Neem de tijd om dit in kaart te brengen.

Ga niet in debat zonder deugdelijke info.

De case (V) : slikken, schikken of procederen

Wat is overeengekomen?

Resultaat of inspanning?

Opleverdata? Testtraject? Milestones?

Hoe heeft de klant zelf geacteerd?

Met redelijkheid analyseren en communiceren.

Wees voorzichtig met “mailtje zus en mailtje zo”.

De case (VI) : staza

Leverancier start procedure tot betaling.

Klant stelt reconventionele vordering in: ontbinden +

schadestaat.

Rechtbank benoemt deskundige.

Deskundige onderzoekt en rapporteert.

Klant is door rechtbank in het gelijk gesteld.

Schadestaat van bijna €2 miljoen wordt deze week

ingediend.

Leverancier heeft hoger beroep aangetekend.

To be continued…

Slot

Vragen?

Dank voor uw geduld.