Handleiding Digitaal Doorstroomdossier voor het MBO

Handleiding

Digitaal Doorstroomdossier voor het MBO

Versie: 1.1 Utrecht, februari 2011 Platform Midden Nederland

Handleiding DDD voor het MBO versie 1.1

2

Ten geleide

Beste gebruiker, deelnemer en/of belanghebbende van het Digitaal Doorstroomdossier (DDD), Voor u ligt de eerste versie van de handleiding DDD voor het MBO. Het gebruik van het DDD wijst zo veel mogelijk voor zich. Toch willen we de eerste versie van het DDD ondersteunen met een handleiding om het proces inzichtelijk te maken. De digitale webbased versie van het doorstroomdossier, een aparte applicatie, die verbonden is met Intergrip, biedt een aantal voordelen ten opzichte van de papieren versie, te weten:

-‐ NAW-‐gegevens worden geautomatiseerd overgenomen vanuit Intergrip; -‐ Invullen van het DDD gaat daardoor sneller, maar ook omdat er diverse rolmenu’s zijn

opgenomen; -‐ Leerlingen die zich voor twee of meer opleidingen aanmelden, vullen slechts het gedeelte

over de vervolgopleiding opnieuw in. Ook de mentor hoeft dan niet alles opnieuw in te vullen.

-‐ Zowel in het DDD als in Intergrip is het mogelijk te zien welke leerlingen al een DDD hebben ingevuld en welke niet;

-‐ Managementgegevens kunnen op ieder moment snel opgevraagd worden door PMN; -‐ Altijd de meest actuele versie -‐ In de toekomst zullen er verschillende versies beschikbaar komen voor verschillende

doelgroepen. Wij wensen u veel succes met het gebruik van het DDD. Projectteam DDD Chris Lammertse, projectleider techniek Marga Tubbing, projectleider proces en communicatie


3

Inhoud

Ten geleide ..............................................................................................................................................2

1. Inleiding...........................................................................................................................................4

2. (6 en 12) MBO behandelt doorstroomdossier ................................................................................5

3. (7) MBO verstrekt activatiecode aan leerling..................................................................................7

4. (9) Leerling vult deel A in.................................................................................................................8

5. (10) Decaan/mentor vult deel B in ................................................................................................14

6. (11) Leerling controleert en verstuurt dossier naar de vervolgopleiding......................................17

7. (13, 14 en 15) Ondersteunende (deel)processen..........................................................................19

Bijlagen:

1. Mail activatie aan leerling (te gebruiken als voorbeeld brief), mail account aan leerling en mail activatie aan mentor/brief

2. Activatiecode’s (niet gepubliceerd via Internet) 3. Privacyreglement


4

4.

1. Inleiding

Het proces DDD wordt opgestart door het vmbo of mbo. Deze handleiding beschrijft de opstart door het mbo. De opstart door het vmbo wordt in een separate handleiding (zie www.doorstroomdossier.nl/handleiding) beschreven. Voor zover mogelijk zijn de processen overeenkomstig. In onderstaand figuur zijn de verschillende deelprocessen weergegeven.

Overzicht proces

Eén van de voordelen van het DDD is de eenmalige opslag van gegevens. De NAW-‐gegevens van leerlingen worden, op basis van hun BSN (of onderwijsnummer) opgeslagen in een database en van daaruit beveiligd getransporteerd naar de verschillende applicaties. Intergrip maakt eveneens gebruik van deze database. Het DDD is getest op de Windows Internet Explorer (IE 7, 8 en 9), Mozilla Firefox (versie 3) en Google Chrome (versie 8). Op IE versie 6 komen af en toe rare fouten tevoorschijn door andere instellingen op de computer. Mochten deze fouten zich voordoen (bijvoorbeeld de knoppen vorige en volgende zijn niet zichtbaar bij de mentor), dan moet men de browser opwaarderen naar een nieuwere versie. In de volgende hoofdstukken wordt een onderscheid gemaakt tussen het DDD en het dossier. Hiermee wordt bedoeld dat het DDD de volledige applicatie betreft en het dossier het feitelijk doorstroomdossier met o.a. de delen A (leerlingdeel) en B. Wat betreft deel B wordt alleen de rol van mentor benoemd. De toeleidende school bepaalt of dit een administratief medewerker, de decaan of de mentor betreft. In deze versie van het DDD wordt geen onderscheid gemaakt tussen school (mentor) of bedrijf. Leerlingen die werken kunnen wel een e-‐mailadres van iemand van hun werk opgeven. Deze persoon vult dan hetzelfde deel B in als een mentor van het vmbo. Van de zes deelprocessen in de middelste procesbalk balk worden in deze handleiding het laatste deelprocessen (nummer 6 en 12) en het eerste deelproces (nummer 7) uitgebreid behandeld. Vervolgens worden kort de deelprocessen 9, 10 en 11 beschreven, respectievelijk het invullen door de leerling van deel A, de mentor/bedrijf deel B en het versturen van het dossier naar het MBO. Ten slotte worden de ondersteunende deelprocessen 13 t/m 15 beschreven.


5

2. (6 en 12) MBO behandelt doorstroomdossier

De gebruiker MBO heeft twee mogelijkheden om bij het DDD in te loggen: • via Intergrip 2011 www.intergrip.nl/2011 en vervolgens de knop ‘DDD’ • direct in het DDD via www.doorstroomdossier.nl.

Inloggen

Voor beide systemen is de gebruikersnaam en het wachtwoord gelijk. Voor het aanmaken van accounts zie deelproces 13. Bij eventuele problemen kan men klikken op de button helpdesk en een mail verzenden. Na het inloggen komt men in het dasboard MBO. Het dashboard bestaat uit een aantal zoekmogelijkheden, filter-‐ en sorteerfuncties. Via de knop “print” wordt een dossier geopend, dat vervolgens geprint, opgeslagen of gemaild kan worden. Aansluitend wordt het dossier afgehandeld.

LET OP: na een bepaalde periode leidt een niet afgehandeld dossier tot een signaal bij PMN! In navolgend stroomschema is een en ander verkort weergegeven. Signaalmail wordt verstuurd naar de door het MBO opgegeven personen. Automatisch doorverwijzen naar bijvoorbeeld intakers is in deze versie van het DDD (nog) niet beschikbaar.


6

Deelproces 6 en 12


7

3. (7) MBO verstrekt activatiecode aan leerling

De meeste doorstromende leerlingen binnen RMC regio 19 staan reeds in Intergrip en kunnen een dossier gaan invullen. Leerlingen van scholen die niet deelnemen aan Intergrip of leerlingen die een aantal jaren gewerkt hebben, krijgen een toegang tot het DDD via het MBO.

Deelproces 7

Er zijn twee mogelijkheden om een leerling een account te verstrekken:

• door in het DDD het mailadres van de leerling in te voeren • door de activeringscode, de link naar het DDD en een stukje toelichting in een eigen brief van het

MBO te plakken. De activatiecode’s staan in bijlage 4 (niet gepubliceerd via Internet).

De eerste mogelijkheid is beschikbaar via het dashboard van het DDD en door te klikken op “account uitgifte”. De tweede mogelijkheid staat verder als voorbeeld benoemd in de bijlagen.

Figuur 1activatie via mail


8

4. (9) Leerling vult deel A in

De leerling gebruikt de brief/mail om in te loggen op www.doorstroomdossier.nl. In onderstaande afbeelding staat het proces verder beschreven.

Deelproces 9

Een aantal aspecten worden navolgend beschreven.


9

Bij eventuele problemen gebruikt de leerling de link op het startscherm om de helpdesk te contacten.

Helpdesk link

NB: Op bovenstaand inlogscherm zijn alle mbo’s opgenomen die gebruik maken van het DDD. Door te klikken op de verschillende logo’s van die mbo’s, wordt de website van het betreffende mbo geopend. Nadat de leerling de eerste keer is ingelogd, krijgt hij de navolgende tekst te lezen:


10

Helptekst en nieuw dossier

Vervolgens klikt de leerling op “nieuw dossier” en kan hij/zij het dossier gaan invullen. Vervolgens komt de leerling in het eerste scherm. Het DDD is navolgend (kloksgewijs) opgebouwd: Links bovenin, op de groene balk, kan de leerling zijn voortgang zien wat betreft het invullen van zijn dossier.

Overzicht pagina

Tevens kan hij vanuit de groene balk terug gaan naar de verschillende (reeds ingevulde) stappen/pagina’s.


11

Rechts bovenin kan de leerling wisselen tussen zijn overzichtsscherm (Mijn Digitaal Doorstroomdossier), het (eerste) helpscherm en gecontroleerd uitloggen (reeds ingevulde gegevens worden bewaard en hij/zij kan op een later moment doorgaan). Het overzichtsscherm wordt verderop uitgelegd. Het helpscherm is een combinatie van de initiële helptekst en het contactformulier voor de helpdesk. Rechts bevindt zich het contactformulier voor de helpdesk. De leerling kan met een vraag, fout of wijziging de helpdesk benaderen. Indien het e-‐mailadres van de leerling juist is ingevuld, krijgt de leerling een antwoord of terugkoppeling. De leerling kan het mailadres direct aanpassen, dan wel in één van de volgende stappen. Midden onder en boven bevinden zich de knoppen vorige en volgende pagina. Door het klikken op de knoppen wordt de inhoud van de pagina bewaard. LET OP: In deze versie van het DDD blijven de gegevens van de pagina niet bewaard, indien de leerling de knoppen vooruit en terug van zijn webbrowser gebruikt! Raad de leerling aan deze niet te gebruiken. Bij trigger door MBO (deelproces 7 t/m 12): Op de laatste pagina van deel A geeft de leerling aan of en naar welke mentor/bedrijf het dossier verstuurd moet worden. Bij trigger door VMBO (deelproces 1 t/m 6): Op de laatste pagina van deel A geeft de leerling aan naar welke mentor het dossier verstuurd moet worden.

Versturen deel A

LET OP: Bij trigger VMBO (deelproces 1 t/m 6) kan de leerling alleen kiezen uit de namen en mailadressen van decanen/mentoren, die reeds een account in Intergrip hebben! Het is dus van belang dat de vmbo-‐school zorgt dat de e-‐mailadressen van de mentoren kloppen c.q volledig zijn. In een volgende paragraaf wordt verder uitgelegd op welke wijze het account van de decaan/mentor werkt.


12

De leerling ziet vervolgens onderstaand scherm en door te klikken op “stoppen” (of “mijn digitaal doorstroomdossier) komt hij in het overzichtsscherm.

Deel A verstuurd

Het overzichtsscherm is navolgend opgebouwd (zie volgende pagina): Links bovenin kan de leerling een nieuw dossier invullen. LET OP: Het nieuwe dossier neemt gegevens over uit het oude dossier! Alleen het gedeelte over de vervolgopleiding moet de leerling opnieuw invullen. In het midden staan de navolgde kolommen van reeds ingevulde dossiers en de voortgang van deze dossiers: In de volgende paragrafen wordt een aantal handelingen/betekenissen verder uitgelegd. In de linker kolom staat de naam van het mbo en opleiding. In de kolom deel A staat een groen vinkje (deel A volledig ingevuld) of de tekst “klik hier om deel A af te maken”.

Overzichtsscherm leerling

In de kolom ‘Deel B’ kan staan:

• een streepje (dan moet de leerling deel A nog afmaken); • “je mentor kan nu deel B invullen”; • een groen vinkje, dat deel B is ingevuld.


13

In de kolom ‘Akkoord’ staat;

• leeg veld (dat moet deel A/B nog worden ingevuld); • “klik hier om de akkoordverklaring in te vullen” • het icoontje dat de akkoordverklaring is ingevuld en het dossier verstuurd is naar de

vervolgopleiding.

In de rechter kolom staat:

• “klik hier om deel A af te maken” (dat betekent dat het dossier nog niet volledig in ingevuld); • het icoontje van een document. Door daar op te klikken kan de leerling het dossier printen

en/of opslaan (op bijvoorbeeld de harde schijf of een USB-‐stick).

LET OP! De leerling kan het dossier pas printen en/of opslaan, nadat alle stappen zijn doorlopen c.q. de akkoordverklaring is ingevuld.


14

5. (10) Decaan/mentor vult deel B in

Zoals reeds eerder aangegeven ontvangt de betreffende decaan/mentor een activatiemail, nadat deel A door een leerling is ingevuld. De decaan/mentor kan inloggen op www.doorstroomdossier.nl met zijn gebruikersnaam en wachtwoord of hij doet dit via de activatielink.

Deelproces 10

Nadat de mentor is ingelogd ziet hij zijn dashboard (overzichtsscherm). De pagina is als volgt opgebouwd (zie volgende bladzijde): Links bovenin kan de mentor zoeken op leerling of filteren op klas. Mbv de knop dashboard gaat de mentor naar het overzichtsscherm. Met de knop ‘help’ krijgt de mentor de helptekst te zien van de leerling en kan hij eventueel een vraag stellen aan de helpdesk. Met de ‘knop’ uitloggen kan men gecontroleerd uitloggen. In de kolommen staan de (gefilterde) klassen, namen van de leerling en de vervolgopleiding.


15

Daarna volgt in kolom deel A een groen vinkje (deel A volledig ingevuld) of de tekst “de leerling is deel A aan het invullen”. Bij deel B staat een streepje of de tekst “klik hier om deel B af te maken” (wordt hieronder uitgelegd). Bij akkoord is te zien of de leerling het formulier geaccordeerd heeft en verstuurd naar de vervolgopleiding. Nadat de leerling het dossier verstuurd heeft, kan het gehele dossier eventueel geprint en/of opgeslagen worden in het (eigen school) leerlingdossier.

Dashboard mentor

De mentor klikt op “klik hier om deel B af te maken” en ziet aansluitend onderstaand scherm. In het middengedeelte vult de mentor verder deel B in. LET OP: Indien reeds een deel B van een leerling is ingevuld, worden de meeste reeds ingevulde gegevens van die betreffende leerling overgenomen! Links bovenin kan de mentor surfen door deel A van de leerling. Indien deel B gedeeltelijk is ingevuld kan dit via de rechter groene balk.

Overzicht pagina mentor


16

Rechts is te zien welke leerling en vervolgopleiding het dossier betreft. Tevens kan een vraag gesteld worden aan de helpdesk. Midden onder en boven bevinden zich de knoppen vorige en volgende pagina. Door het klikken op de knoppen wordt tevens de inhoud van de pagina bewaard. LET OP: In deze versie van het DDD blijven de gegevens van de pagina niet bewaard, indien de decaan/mentor de knoppen vooruit en terug van zijn webbrowser gebruikt! Als laatste geeft de mentor zijn akkoord.

Akkoord mentor deel B

De mentor krijgt onderstaande melding.

Deel B verstuurd

Aansluitend wordt een signaalmail verstuurd naar de leerling en is het ingevulde deel B zichtbaar voor de leerling. In het dashboard van de mentor is een groen vinkje te zien bij deel B. Ten slotte kan de mentor in het dashboard volgen of de leerling het dossier verstuurt naar de vervolgopleiding. Eventueel kan het dossier geprint en/of opgeslagen worden in het (eigen school) leerlingendossier.


17

6. (11) Leerling controleert en verstuurt dossier naar de vervolgopleiding

De leerling ontvangt een signaalmail, nadat deel B door de mentor is ingevuld. In het overzichtsscherm klikt de leerling op de akkoordverklaring en krijgt aansluitend onderstaand scherm te zien.

Akkoord leerling en versturen dossier

Leerlingen die jonger dan 18 jaar zijn, moeten het dossier aan hun ouders/verzorgers/wettelijke vertegenwoordiger laten zien. Ook ouders moeten zich akkoord verklaren dat de gegevens in het dossier naar de vervolgopleiding worden gestuurd. Eventueel kan de leerling deel A aanpassen. In dat geval verstuurt de leerling wederom deel A naar de mentor. LET OP: de leerling kan een aangepast deel A (met ingevuld deel B) niet zonder een hernieuwd akkoord van de mentor versturen naar de vervolgopleiding! Als de leerling en/of zijn ouders niet akkoord gaan met de gegevens van de mentor in deel B, moet(en) hij (zij) contact opnemen met de mentor.


18

Deelproces 11

Ten slotte kan de leerling in zijn overzichtsscherm controleren of zijn dossier verstuurd is en eventueel zijn dossier printen en of opslaan op zijn harde schijf of USB stick.


19

7. (13, 14 en 15) Ondersteunende (deel)processen

De ondersteunende deelprocessen worden hier kort beschreven en deze zijn: Deelproces 13: aanmaken accounts mentoren/intakers De leerling moet een keuze kunnen maken uit een lijst van mentoren van school. Daarnaast moet een mentor deel B van het dossier invullen en tot op zekere hoogte de voortgang bewaken. Daarnaast kan het MBO een intaker toevoegen aan werkproces door een account aan te maken in Intergrip.

Mentor account aanmaken

In Intergrip (tabblad overig, pagina “nieuwe gebruiker”) is het mogelijk nieuwe gebruikers aan te maken. Vervolgens krijgt de toekomstig gebruiker via het opgegeven e-‐mailadres, zijn gebruikersnaam en wachtwoord toegestuurd. LET OP: soms komt de mail aan in de SPAM-‐box. Eventueel moet deze gecontroleerd worden! De handleiding Intergrip en de bijbehorende powerpoint is beschikbaar via Intergrip/HELP of de helpdesk. Deelproces 14: workflow en rapportage De workflow is zichtbaar via het overzichtsscherm van de leerling en het dashboard van de mentor. Platform Midden Nederland krijgt de beschikking over een workflow rapportage die vooral inzichtelijk maakt of een bepaalde (nog vast te stellen) tijd verstreken is tussen het invullen van deel A, deel B en de behandeling (lees opening of transporteren) door de vervolgopleiding. Daarnaast krijgt PMN inzicht in de accounts en aantallen dossiers per school en vervolgopleiding. Andere rapportages moeten opgevraagd (en gemaakt) worden door tussenkomst van de helpdesk. Deelproces 15: Helpdesk en beheer Er is veel aandacht besteedt aan het geautomatiseerd ondersteunen van de leerling en de mentor. Vragen kunnen via het formulier in het DDD gesteld worden en zullen tzt tot een veel voorkomende vragenlijst leiden (FAQ). De lijst wordt zsm gepubliceerd.


20

Helpdeskformulier

Daarnaast kunnen fouten en of verbetervoorstellen middels het helpdeskformulier gemeld worden. Tijdens kantooruren is de telefonische helpdesk bemand. Vooral in de beginfase zijn extra medewerkers beschikbaar om vragen te beantwoorden. Een trainingsomgeving is beschikbaar op www.doorstroomdossier.nl/demo. Het is raadzaam bij gepland gebruik vooraf de helpdesk te informeren, zodat zeker gesteld is dat de omgeving beschikbaar is. Let op: e-‐mailadresadress etc. werken op het demo-‐account. U kunt eventueel het e-‐mailadres (van de leerling) aanpassen. Het dossier wordt daadwerkelijk verstuurd naar het demo-‐account van het MBO, inclusief signaalmail In bijlage 3 is een recent modelprivacy reglement opgenomen. Het is noodzakelijk dat iedere school een privacyreglement heeft en dat het DDD hierin is opgenomen. Het DDD moet vooraf besproken worden met leerlingen en ouders/verzorgers.

Handleiding Digitaal Doorstroomdossier voor het MBO

Documents

Transcript of Handleiding Digitaal Doorstroomdossier voor het MBO