Grip op aanwezigheid Iedereen bij de les - MBO Amersfoort ... · de Wet tegemoetkoming...

Grip op aanwezigheidIedereen bij de les

Handboek Aan- en afwezigheidsregistratie en verzuimaanpak mbo 2010/2011

1. Inleiding 3 2. Uitgangspunt 5

3. Wettelijke kaders 7

3.1 Wetgeving 7

3.2 Definities van verzuim 7

3.3 Melden en registreren van verzuim 9

3.4 Betrokkenen en verantwoordelijkheden 10

4. Protocol registratie van aan- en afwezigheid 13

4.1 Protocol aan- en afwezigheidsregistratie 13

4.2 Registratie van aan- en afwezigheid tijdens BPV 15

4.3 Uitwerking protocol ongeoorloofd verzuim 17

4.4 Uitwerking protocol geoorloofd verzuim 21

Bijlagen: Bijlage 1 Wetsartikelen en richtlijnen voor het verlenen van extra verlof 25

Bijlage 2 Melden van verzuim aan het Digitaal Verzuimloket van DUO 26

Bijlage 3 Formulier Melding Verzuim door SLB-er/mentor/coördinator leerlingzaken 27

Bijlage 4 Standaardbrieven aan deelnemers/ouders 30

Inhoudsopgave

2

In Nederland geldt de leer- en kwalificatieplicht. Dit houdt in dat jongeren tot 18 jaar onderwijs moeten volgen totdat zij minimaal een diploma op mbo niveau 2, havo of vwo hebben gehaald. Met een diploma op zak hebben onze deelnemers een betere startpositie op de arbeidsmarkt of goede kansen op doorstroom naar een vervolgopleiding in het hbo. Het is daarom van het groot-ste belang dat onze deelnemers, zeker zolang ze leer- of kwalificatieplichtig zijn, ook daadwerke-lijk naar school gaan.

Verzuim wordt gezien als een signaal van onderliggende problematiek en een mogelijke voorlo-per van dreigende uitval: voortijdig schoolverlaten (VSV)1. Voor een aantal deelnemers is meer ondersteuning nodig omdat zij door persoonlijke problemen vastlopen in hun studie. Bijvoor-beeld als ze thuis problemen hebben, verslaafd zijn of als ze schulden hebben. Verzuim leidt voor de deelnemer tot achterstand en vertraging in het onderwijsproces. Preventie van verzuim en daarmee van VSV is van groot belang om deelnemers met een beroepsopleiding succesvol te laten zijn op de arbeidsmarkt.

Verzuimaanpak kan alleen succesvol zijn als het een structurele aanpak wordt, die consequent door iedereen wordt gedragen (daarom de titel Iedereen bij de les). Verzuimbestrijding start met de wil en overtuiging van alle betrokkenen om er wat aan te doen. Deelnemers kunnen daarin ook een actieve rol spelen. Onderzoek laat zien dat inbreng van deelnemers die meer inhoudt dan ‘aanwezig zijn en je houden aan de regels’, de betrokkenheid en motivatie van deelnemers en de kwaliteit van het onderwijs ten goede komt en de kans op voortijdig schoolverlaten verkleint. Aandacht en zorg voor deelnemers die dreigen uit te vallen zijn hier sleutelwoorden. Onze inzet is dat deelnemers met minimaal een startkwalificatie onze scholen verlaten. Daarnaast wil Ama-rantis de deelnemers meer geven dan alleen een opleiding of het leren van een vak. Maatschap-pelijke betrokkenheid, feedback geven en krijgen, respect voor elkaar en je plek vinden in de samenleving, is minstens zo belangrijk.

Met een sluitende aan- en afwezigheidsregistratie bij alle opleidingsteams wordt gestreefd naar verbetering van de bedrijfsvoering in de aanpak van de schooluitval. Amarantis Onderwijsgroep wil een organisatie zijn die mensen stimuleert mee te werken aan een betere leer- en leefomge-ving (rentmeesterschap), open staat voor de belevings- en gedachtewereld van de ander (ver-draagzaamheid) en die doet wat ze zegt en zegt wat ze doet (integriteit). De aandacht voor de aanwezigheid van individuele deelnemers en deelnemers (humaniteit) stimuleert tot participatie en maatschappelijke betrokkenheid (dienstbaarheid).

1 VSV-er: is iedere jongere tussen de 12 en 23 jaar die zonder startkwalificatieniveau het onderwijs verlaat

1. Inleiding

3

Doel

Onderwijsinstellingen zijn verplicht om de wet op de leer- en kwalificatieplicht na te leven en mel-ding te maken van verzuim. De verplichting melding te maken van verzuim geldt ook voor deelne-mers van 18-23 jaar (BOL én BBL) zonder startkwalificatie. Binnen Amarantis Onderwijsgroep is er voor gekozen geen onderscheid te maken tussen deelnemers met of zonder startkwalificatie. We streven naar het succesvol afronden van de opleiding van álle deelnemers en willen alle deel-nemers daarbij waar nodig ondersteunen. Voor deelnemers met startkwalificatie worden om deze reden dezelfde procedures en protocollen gevolgd, met uitzondering van de landelijke vereisten wat betreft de melding aan het digitale verzuimloket.

Het hoofddoel van dit handboek aan- en afwezigheidsregistratie is het verbeteren van de aan- en afwezigheidsregistratie ten behoeve van: • demonitoringvandeelnemersendesturingophetvoorkomenvanvoortijdigschoolverlaten;• onderbouwingvandebekostigingsgegevensvoorDUO(DienstUitvoeringOnderwijs)2;• verantwoordingnaarInspectie,gemeenten/VSVenanderestakeholders.

Het handboek is bedoeld als naslagwerk voor alle medewerkers in het mbo die met het registreren van aan- en afwezigheid en met de aanpak van verzuim te maken hebben. Dit zijn in de eerste plaats de leraren, die verzuim als eersten signaleren, maar ook de (studie)loopbaanbegeleiders, mentoren en verzuimcoördinatoren. Om te komen tot een sluitende aanpak is het een voorwaarde dat alle leraren consequent de aan- en afwezigheid van de deelnemers/deelnemers registreren.

In dit handboek is het verzuimprotocol beschreven dat door het College van Bestuur van Amaran-tis Onderwijsgroep is vastgesteld. De afspraak is dat alle teams in het mbo werken volgens het verzuimprotocol. Daarnaast is er ruimte om rekening te houden met de specifieke aard van op-leidingen, deelnemers en teams. Deze ruimte kan nooit in strijd zijn met het protocol. Het handboek kan door teams worden aangevuld met beschrijvingen van eigen procedures en processen, zoals de te zijner tijd beschikbaar gestelde werkinstructies met betrekking tot het gebruik van aan- en afwezigheidsregistratiesystemen.

Verantwoordelijk voor dit handboek

Dit handboek valt onder de verantwoordelijkheid van het College van Bestuur en is in beheer bij de Raad van Portefeuillehouders Onderwijs.

2 Voorheen IBG en Cfi

4

2. Uitgangspunt

Visie op verzuim en aanpak van verzuim

Uit onderzoek3 blijkt dat VSV veelal een gevolg is van meerdere problemen. Een van de conclusies van het onderzoek is dat bij aanpak van VSV en verzuim er sprake moet zijn van duidelijke regels, binding en contact tussen de deelnemer en de school (leraar). De kwaliteit van het onderwijs, de sfeer op school en de binding die een deelnemer heeft met de school, zijn belangrijk om voortij-dig schoolverlaters te voorkomen. De aanpak van verzuim beperkt zich dus niet tot protocollen over de aan- en afwezigheid. We richten ons op een integrale aanpak van verzuim, gericht op een goede bedrijfsvoering én op de kwaliteit van het onderwijs. Dit biedt een grotere kans op succes. Dit betekent dat alle medewerkers het verzuimprotocol kennen en dat iedereen stuurt op de ver-mindering van het verzuim en daarmee het aantal voortijdig schoolverlaters. Scholen geven goed onderwijs en zorgen voor een goede sfeer op school.

De visie op aanpak van verzuim bij Amarantis Onderwijsgroep is:• Dedeelnemervoeltverbondenheidmetendoordeschoolenweetzichgezien;• Verzuimiseensignaalenvraagtomdirectenpersoonlijkcontact;• Verzuimvraagtomeenbredeaanpakmetmeerderepartners.

Amarantis Onderwijsgroep wil een effectieve aanpak van verzuim hanteren. Een functionele en persoonlijke band tussen de deelnemer en de leraar of school is daarbij leidend. Het besef van ver-antwoordelijkheid van de deelnemer voor zijn eigen leerproces wordt vooral bereikt door heldere gesprekken, waarin de deelnemer bewust wordt gemaakt van de gevolgen van verzuim voor hem-/haarzelf en de voortgang van zijn/haar opleiding.

In dit verband is ook een belangrijke rol weggelegd voor de ouders. De ouders worden betrokken bij de aanpak van het voortijdig schoolverlaten. Ouders worden geïnformeerd over verstuurde brieven en worden nadrukkelijk ook uitgenodigd voor gesprekken over verzuim. Dit geldt niet al-leen voor deelnemers onder de 18 jaar, maar ook voor deelnemers die ouder zijn dan 18 jaar, tenzij een deelnemer nadrukkelijk heeft aangegeven niet in te stemmen met informatieoverdracht naar de ouders/verzorgers (zie Deelnemerstatuut artikel 3.2)4 .

3 WRR: “Vertrouwen in de school”(www.wrr.nl)4 Art 3.2: Informatie over deelnemers wordt ook na de 18e verjaardag van de deelnemers aan de ouders/verzor-

gers verstrekt, tenzij de deelnemer expliciet aangeeft dat hij dat niet wil.

5

Uitgangspunten aanpak verzuim

• Directenpersoonlijkcontactisbelangrijk.• Eenvastonderdeelvandeaanpakvanverzuimzijnverzuimgesprekken, waarin duidelijke afspraken worden gemaakt en vastgelegd.• Destudieloopbaanbegeleider/mentorisdespilbijdeaanpakvanverzuim.• HetHandboekaan-enafwezigheidsregistratiemetprotocollen,proceduresenandere afspraken, wordt consequent gehanteerd.• ErzijnduidelijkeregelsdiegeldenvooralledeelnemersvanAmarantisOnderwijsgroep, die zijn vastgelegd in studiegidsen en de Onderwijsovereenkomst en gecommuniceerd met de deelnemers.• Alleactiviteitennaaraanleidingvanverzuimwordenvastgelegdinhet deelnemervolgsysteem.• Verzuimbeleidenborginginprocessenisopgenomeninhetkwaliteitssysteem van Amarantis Onderwijsgroep en van de groepsdirecties.

6

3.1 Wetgeving

Verzuim wordt op meerdere plaatsen in wet- en regelgeving genoemd: 1. deLeerplichtwet1969(Leerplichtwet); 2. deWeteducatieenberoepsonderwijs(WEB); 3. deWetstudiefinanciering2000(WSF); 4. deWettegemoetkomingonderwijsbijdrageenschoolkosten(WTOS); 5. de uitvoeringsregeling bestrijding voortijdig schoolverlaten en regionale melden coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten (aangeduid als RMC-wet).

Leerplicht, kwalificatieplicht en het behalen van een startkwalificatie (‘RMC-wet’)Iedere jongere heeft recht op onderwijs en heeft tegelijkertijd een leerplicht. Jongeren hebben onderwijs nodig om zich te ontwikkelen en te ontplooien om later meer kans op werk te hebben. Iedere jongere is leerplichtig vanaf de 1e schooldag van de maand na de 5e verjaardag tot aan het einde van het schooljaar waarin de jongere 16 jaar is geworden (art. 3 Leerplichtwet).Sinds 1 augustus 2007 geldt de kwalificatieplicht. Dit houdt in dat alle jongeren wettelijk verplicht zijn onderwijs te blijven volgen totdat zijn een startkwalificatie hebben behaald of totdat zij de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt. Een startkwalificatie is een havo of vwo-diploma of een mbo diploma niveau 2 BOL of BBL. De kwalificatieplicht is daarmee een verlenging van de leerplicht. Instellingen zijn verplicht deelnemers te melden die volgens wettelijke termen verzuimen.

Als een jongere 18 jaar is geworden en nog geen startkwalificatie heeft, moeten de gemeente en de school zich inspannen om hem of haar alsnog een startkwalificatie te laten halen. De gemeente is dit wettelijk verplicht totdat de jongere 23 jaar is geworden. Jongeren tussen de 18 en 23 jaar vallennietmeeronderdeleerplichtenkwalificatieplicht;wélonderdezogenoemdeRMC-wet.Elke jongere boven de 18 jaar die een opleiding zonder een startkwalificatie verlaat, wordt daarom geregistreerd, begeleid en gestimuleerd om alsnog tenminste een MBO2-diploma te halen tot hij /zij 23 jaar is.

UitzonderingenDe verplichting tot het behalen van een startkwalificatie geldt niet ten aanzien van jongeren die in het bezit zijn van een getuigschrift of een schooldiploma van het Praktijkonderwijs. Ook voor leerlingen van het REC III onderwijs (voor Zeer Moeilijk Lerende Kinderen) en voor leerlingen van het Speciaal Onderwijs voor Meervoudig Gehandicapte leerlingen geldt de verplichting tot het behalen van de startkwalificatie niet.

3.2 Definities van verzuim

Het begrip schoolverzuim kan op verschillende manieren worden geïnterpreteerd. In de Leer-plichtwet wordt onderscheid gemaakt tussen geoorloofd en ongeoorloofd schoolverzuim:

1. Geoorloofd schoolverzuim is verzuim met een geldige reden, zoals ziekte of vrijstelling van les- schoolbezoek (na toestemming van de directeur of leerplichtambtenaar, zie hiervoor bijlage 1).

3. Wettelijke kaders

7

2. Ongeoorloofd schoolverzuim is verzuim zonder geldige reden. Instellingen zijn verplicht dit verzuim te melden via het Digitaal Verzuimloket van DUO5 aan de juiste gemeente (leerplicht/RMC)

Zwangerschap van deelnemers valt onder geoorloofd schoolverzuim. Het is verzuim met een gel-dige reden. Instellingen maken met zwangere deelnemers en tienermoeders, afhankelijk van de situatie, individuele afspraken om te voorkomen dat zij voortijdig de school verlaten.

Bij ongeoorloofd schoolverzuim wordt onderscheid gemaakt tussen:Absoluut verzuim: Van absoluut verzuim is sprake als een leerplichtige of kwalificatieplichtige jongere niet bij een instelling of onderwijsinstelling staat ingeschreven. Relatief verzuim: Van relatief verzuim is sprake als een jongere wel bij een instelling staat ingeschreven en les6- en praktijktijd verzuimt zonder geldige reden. Binnen deze categorie wordt onderscheid gemaakt tussen: • Luxeverzuim:eenleerplichtigejongereblijftzondertoestemmingvandeinstellingweg, vanwegeextravakantieoffamiliebezoek; • Signaalverzuim(ookwelproblematischverzuimgenoemd):hetverzuimismogelijkeen uiting van achterliggende problematiek, waardoor de jongere niet goed functioneert op de instelling. Het kan hierbij gaan om een of meer achterliggende oorzaken, zoals problemen met leren op de instelling, gepest worden, motivatieproblemen, sociaal- emotionele problemen, gedragsproblemen, gezinsproblemen en gezondheidsproblemen. • Telaatkomen:regelmatigtelaatkomenbijaanvangvandeles. • Patrooninverzuim:regelmatigterugkerendverzuim.

Dreigend verzuim Naast bovenstaand onderscheid is het gangbaar om ook dreigend verzuim als categorie te onder-scheiden. ‘Regelmatig ziek zijn zonder duidelijke reden’ hoort hierbij. Er is vaak (nog) geen sprake van ernstig verzuim, maar het risico bestaat dat het verzuim toeneemt/verergert. Het kan dan voor de deelnemer steeds moeilijker worden om naar de instelling te gaan. Wordt in dergelijke gevallen de situatie nader onderzocht, dan blijkt soms dat ogenschijnlijk ge-oorloofd verzuim, zoals ziekte, toch signaalverzuim is. In dit kader wordt ook wel de term verbor-gen verzuim gehanteerd. Alle instellingen hebben hiermee te maken en zijn gebaat bij een goede registratie en aanpak van dit verzuimgedrag.

De instelling volgt voor het vastleggen van ziekte als signaalverzuim de richtlijn van de GGD: - eendeelnemerislangdurigziek:meerdantweeweken; - eendeelnemerisvaakziek:binnendriemaandendriekeerziek; - een deelnemer heeft een opvallend ziekteverzuimpatroon, bijvoorbeeld elke maandagochtend.

Het protocol richt zich op alle bovengenoemde vormen van verzuim, met uitzondering van absoluut verzuim.

5 DUO: Dienst Uitvoering Onderwijs. 6 Hiermee wordt IIVO bedoeld: In Instellingstijd Verzorgd Onderwijs.

8

3.3 Melden en registreren van verzuimVolgens de wet moet ongeoorloofd verzuim (=verzuim zonder geldige reden) van de leer- en kwali-ficatieplichtige deelnemer via het landelijke Digitaal Verzuimloket van DUO worden gemeld aan de leerplichtambtenaar.

Deelnemers tussen de 16-18 jaar zonder startkwalificatieIndien een deelnemer zonder geldige reden gedurende een periode van vier opeenvolgende lesweken in totaal zestien uren van de les- en praktijktijd heeft verzuimd, is de instelling verplicht dit onverwijld te melden, zo mogelijk onder opgave van de reden die ten grondslag ligt aan het verzuim (Leerplichtwet, artikel 21a, lid 2). Deze melding doet de instelling aan het landelijke Digitaal Verzuimloket van DUO.

Tevens is een instelling verplicht een melding te doen:-wanneerersprakeisvanregelmatigtelaatkomen;- wanneer er sprake is van zorgelijk ziek zijn zonder geldige reden.

Instellingen moeten eerder tot melding overgaan als ze vermoeden dat de door de instelling getroffen maatregelen onvoldoende effect hebben.

De instelling moet de leerplichtambtenaar op de hoogte brengen van (vermoedelijk) achterlig-gende problemen.

Deelnemers tussen de 18-23 jaar zonder startkwalificatieDe instellingen zijn verplicht de deelnemers die volgens de wettelijke termen (zie hiervoor onder het kopje “voortijdig schoolverlaten”) verzuimen en/of het onderwijs zonder startkwalificatie verlaten te melden via het Digtitaal Verzuimloket van DUO aan de woongemeente/RMC.

Deelnemers vanaf 18 jaar die onder de WTOS of WSF vallenWanneer een deelnemer die onder de WTOS of WSF valt tenminste vier weken zonder geldige reden afwezig is, zoekt de instelling uiterlijk de 3e dag na afloop van vier weken contact met de deelne-mer om te informeren naar de reden van afwezigheid.

Als de deelnemer tot uiterlijk de 5e dag na afloop van acht weken afwezigheid weg is gebleven zonder geldige reden, wordt een bericht van afwezigheid door de instelling verzonden naar DUO - IB-Groep met het MA-formulier (melding afwezigheid scholier/student). Deze regeling geldt niet voor deelnemers die vallen onder de prestatiebeurs voor mbo (dit is niveau 3 en 4). Is de deelne-mer inmiddels weer aanwezig dan meldt de instelling dit ook.

Een afschrift van de gegevens die verstrekt zijn over de deelnemer aan DUO - IB-Groep wordt door de instelling ook opgestuurd naar de deelnemer met de vermelding dat de melding gevolgen kan hebben voor de studiefinanciering of tegemoetkoming in de onderwijsbijdrage en schoolkosten. De instelling geeft ook aan wat de deelnemer kan doen als hij het niet eens met de melding van zijn afwezigheid.

9

Voortijdig schoolverlatersInstellingen zijn verplicht de deelnemer (jonger dan 23 jaar en zonder startkwalificatie te mel-den), die het onderwijs gedurende een aaneengesloten periode van tenminste vier weken zonder geldige reden niet meer volgt (WEB, artikel 8.3.1). Dit zijn volgens de wet de voortijdig school-verlaters. Een eventuele uitschrijving moet binnen 7 dagen worden gemeld (Leerplichtwet artikel 18.1), zodat de afdeling leerplicht van de woongemeente kan controleren of de deelnemer al dan niet onderwijs volgt.

Melden en registreren van verzuim tijdens BPVIn de Beroepspraktijkvorming (BPV) gelden dezelfde wettelijke vereisten met betrekking tot ver-zuim als in reguliere lesweken, zoals hiervoor beschreven.

3.4 Betrokkenen en verantwoordelijkheden7

Deelnemers• zijnmedeverantwoordelijkvoorhungedragopschoolenhetbezoekenvandelessen.

Ouders• zijnverantwoordelijkvoordeopvoeding,hetwelzijnenhetgedragvanhunkinderen. Op grond van de Leerplichtwet moeten zij er op toezien dat hun kind bij een school is ingeschreven én de school bezoekt. Ouders en deelnemers zijn dus primair zelf verantwoordelijk voor naleving van de leer- en kwalificatieplicht.

Scholen• zijnsinds1augustus2009verplichtwettelijkongeoorloofdverzuimonverwijldtemelden via het digitaal verzuimloket. • zijnverplichtschorsingenverwijderingmetredenendirecttemeldenaandeinspectie en de leerplichtambtenaar.• moetengemeentenalleinformatiegevenoverin-enuitschrijvingen(eneventuelenieuwe bestemming) van deelnemers die de gemeente nodig heeft voor uitvoering van de wet .• moetenmeervoudigeproblemenbijdeelnemerssignalerenendoorgevenaandebetrokken professionals, betrokken professionals in de 2e en 3e lijn inschakelen, bijvoorbeeld in de Zorg- en Advies Teams (ZAT’s).• mogeneenleerplichtigeofstartkwalificatieplichtigeleerlingpasuitschrijvennadateen andere school de leerling heeft aangenomen. Tot het moment van overstap naar de andere school of instelling volgt de leerling een (alternatief) programma op de school. Ingeval alle procedures van herplaatsing, aanmelding en dergelijke van een leerling zonder startkwalificatie zijn doorlopen en de school, de hulpverleners en de leerplichtambtenaar geen andere school hebben kunnen vinden, wordt de school na een periode van 8 weken ontheven van zijn inspanningsverplichting en verantwoordelijkheid om met de betreffende leerling verder te gaan.

7 Uit: Aanval op schooluitval van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

10

Docenten en mentoren• zijnopschoolvaakdeeerstendiespijbelenenverzuimkunnensignaleren.Daaromishet essentieel dat zij goed op de hoogte zijn van de verzuimaanpak op hun school en de bij- behorende acties uitvoeren.

Inspectie van het Onderwijs• zieteroptoedatscholenzichaandewet-enregelgevinghouden.Daaromonderzoekten beoordeelt de Inspectie thematisch het meldgedrag en de daarbij horende registratie van verzuim en VSV van scholen op basis van de indicatoren van het Waarderingskader. Dit gebeurt omdat het melden van verzuim cruciaal is in de aanval op schooluitval en het melden sinds 1 augustus 2009 verplicht is.

Het Ministerie van OC&W overweegt het toezicht op de naleving van de Leerplichtwet door scholen te beleggen bij de Inspectie van het Onderwijs. De inspectie zal de bevoegdheid krijgen om een bestuurlijke boete op te leggen aan scholen die hun verzuimbeleid niet op orde hebben (zie brief van de minister en de staatssecretaris aan Tweede Kamer d.d. 18 februari 2010, Voortijdig school-verlaten: cijfers en beleid).

Het College van B&W• isverantwoordelijkvoorhettoezichtopdenalevingvandeLeerplichtwetenvoordeuit- voering van de RMC-regelgeving. Gemeenten werken hiervoor samen in 39 regio’s en be- noemen uit hun midden één contactgemeente die een coördinerende rol vervult. Op lokaal niveau maakt de gemeente afspraken met het onderwijsveld, de provincie, Bureau Jeugdzorg en andere betrokken instellingen over de inzet en de werkwijze van de verschillende partners in de verzuimketen en de jeugdketen.

11

De leerplichtambtenaar / RMC-coördinator• heeftalstaak,naeenverzuimmelding,eersteenonderzoekintestellenendeoudersende deelnemer te bewegen alsnog hun verplichtingen na te komen. Als dit niet tot resultaat leidt, heeft de leerplichtambtenaar de mogelijkheid een proces-verbaal op te stellen en stuurt dit naar de officier van justitie. De leerplichtambtenaar heeft ook de bevoegdheid om een proces- verbaal op te stellen tegen het hoofd van de school als deze het verzuim niet meldt. • vervulteenmaatschappelijkezorgtaak.Hetgrootstegedeeltevandetijdzijnleerplicht ambtenaren actief bezig een oplossing te vinden voor problemen die de studieloopbaan van een deelnemer in gevaar kunnen brengen.

Schoolmaatschappelijk werk• biedthulpaandeelnemers,oudersen/ofleerkrachten,meestalindeschool;signaleert potentieel verzuim (preventie) en geeft hulp bij achterliggende problemen. Als andere hulp nodig is om de problemen op te kunnen lossen, wordt bekeken welke hulpverlening of instantie hiervoor geschikt is en wordt doorverwezen.

Overige hulpverlening• anderehulpverleningsinstellingeninderegionaleketenkomeninbeeldwanneersprake is van achterliggende problemen waarvoor extra zorg nodig is.

De politie• kaneendeelnemerdieonderschool/praktijktijdnietopschoolmaaropeenopenbareplekis, naar school terugbrengen. De politie meldt het aan de leerplichtambtenaar als blijkt dat er van schoolverzuim sprake is. Wanneer hiertoe aanleiding is stelt de politie ook Bureau Jeugdzorg op de hoogte van het contact met de deelnemer.

12

4.1 Protocol aan- en afwezigheidregistratie

Op basis van wettelijke vereisten en eigen keuzes van Amarantis Onderwijsgroep is een protocol opgesteld voor de registratie van de aan- en afwezigheid en de aanpak van verzuim. De eigen keuzes hebben betrekking op de volgende punten:

1. De aan- en afwezigheidsregistratie geldt voor alle deelnemers, BOL én BBL, ongeacht startkwalificatie, ongeacht leeftijd (in verband met bekostigingsregels). 2. Hetprotocolverzuimgeldtvooralledeelnemerstot23jaar;erisgeenonderscheid gemaakt tussen leerlingen (met en zonder startkwalificatie) 18- en 18+. Hierover zijn ook afspraken gemaakt met Regionale Meld- en Coördinatiepunten en de afdelingen onderwijs van de betrokken gemeenten. 3. In de wet staat dat deelnemers moeten worden gemeld die regelmatig te laat komen. Binnen Amarantis ligt de grens bij 10 keer in 4 weken. Zodra deelnemers vaker dan 10 keer te laat zijn gekomen wordt dit gemeld aan het Digitaal Verzuimloket van DUO. Onder te laat komen wordt verstaan dat een leerling meer dan 10 minuten later dan verwacht aanwezig is. 4. Wettelijk is vastgelegd dat onverwijld moet worden gemeld na 16 uur afwezigheid binnen vierweken;binnenAmarantisOnderwijsgroepgaathethieroverklokuren,waarbijeenles met een omvang van minimaal 40 minuten als 1 klokuur wordt berekend (dit betekent dus dat lessen van 30 minuten als een halve klokuur tellen).

Uitgangspunt is het zogeheten startbestand. Dit is een lijst of bestand, waaruit blijkt welke deelnemers bij aanvang van een onderwijsactiviteit (IIVO) aanwezig moeten zijn. Dit startbestand is afkomstig uit een registratiesysteem en is gebaseerd op de roosters. De inputbronnen voor het registratiesysteem is (op dagelijkse basis): het basisrooster, roosterwijzigingen, ziek- en beter-meldingen en de vooraf verleende geoorloofde afwezigheid.

De registratie van aan- en afwezigheid tijdens de BPV is in paragraaf 4.2 beschreven.

In het hiernavolgende stroomschema is het protocol voor de aan- en afwezigheidsregistratie opgenomen en wordt de registratie en aanpak van verzuim in één schema uitgewerkt. In paragraaf 4.3 (ongeoorloofd verzuim) en 4.4 (geoorloofd verzuim) worden diverse onderdelen verder uitgewerkt.

Van belang is dat iedere stap schriftelijk wordt vastgelegd in het betreffende deelnemerdossier.

4. Protocol registratie van aan- en afwezigheid

13

Aanw

ezig

heid

sreg

istr

atie

in d

eeln

emer

vol

gsys

teem

(DV

S)

Is d

eeln

emer

aan

wez

ig?

Regi

stra

tie

in D

VS

Toes

tem

min

gve

rlof

/ v

rijs

telli

ng

Ziek

te

OF

Max

imaa

l 10

scho

olda

gen

Cont

act i

.v.m

.si

tuat

ie +

maa

twer

kst

udie

prog

ram

ma

Brie

f 2: O

ffici

eel

gesp

rek

met

deel

nem

er /

oud

er

Betr

ekke

n 2e

lijn

Deel

nem

ers

zond

erst

artk

wa-

lifica

tie

mel

den

bij

digi

taal

ve

rzui

mlo

ket

Ziek

te a

lssi

gnaa

l ver

zuim

JA

Geoo

rloo

fdOn

geoo

rloo

fd

Cont

act

deel

nem

er /

oud

erDe

elne

mer

herv

at o

nder

wijs

Betr

ekke

n 2e

lijn

Her

vat o

nder

wijs

Datu

m m

elde

n bi

j DU

O

Mbo

niv

eau

1 en

2: B

ij 4

wek

en 1

00%

afw

ezig

heid

. U

iter

lijk

5e w

erkd

ag n

a 8e

wee

k m

eldi

ng D

UO/

IBG

i.v.m

. stu

diefi

nanc

ieri

ng

Her

vat o

nder

wijs

nie

t

Star

t uit

schr

ijvin

gs-

proc

edur

e

Bij g

een

cont

act

deel

nem

er /

oud

er:

zo n

odig

bri

ef 1

Brie

f 2: o

ffici

eel g

espr

ekde

elne

mer

/ o

uder

Brie

f 3: o

ffici

eel g

espr

ekde

elne

mer

/ o

uder

Brie

f 4: S

chri

ftel

ijk o

m re

-de

n vr

agen

en

info

rmer

en

over

mel

ding

en

gevo

lgen

Deel

nem

ers

zond

er s

tart

-kw

alifi

cati

e m

elde

n bi

j di

gita

al v

erzu

imlo

ket

Deel

nem

ers

zond

er s

tart

-kw

alifi

cati

e m

elde

n bi

j di

gita

al v

erzu

imlo

ket

EN EN EN

EN

1e d

ag

16 u

ur a

fwez

ig o

f10

kee

r te

laat

in4

aane

enge

slot

en w

eken

Sign

aal /

pat

roon

inve

rzui

m o

f pat

roon

inte

laat

kom

en

Geen

ver

bete

ring

of 1

00%

af

wez

ig in

4 w

eken

Geen

ver

bete

ring

bij

voor

-ga

ande

act

ies,

dee

lnem

er

is n

og s

teed

s af

wez

ig

NEE

14

4.2 Registratie van aan- en afwezigheid

tijdens BPV

Voor het toezicht op de naleving van de Leerplichtwet 1969 moet de aan- en afwezigheid van de deelnemer op de BPV geregistreerd en gecontroleerd worden. Immers is er een wettelijke plicht om afwezigheid van meer dan 16 uur les- of praktijktijd onverwijld te melden.

Vanaf 1 september 2010 voert iedere deelnemer binnen Amarantis zelf zijn BPV-uren in, in het deelnemervolgsysteem (DVS). Per periode van 4 weken moet de deelnemer twee prints maken van het ingevulde formulier en dit laten ondertekenen door de praktijk(werk-)begeleider op het BPV-adres. Eén ondertekend formulier moet ingeleverd worden bij de deelnemersadministratie. De deelnemer krijgt dan een ontvangstbewijs. Het tweede exemplaar bewaart de deelnemer in zijn portfolio. Inlevering en controle gaan op dezelfde wijze als bij de Praktijkovereenkomsten (POK’s). Het is noodzakelijk (voor o.a. inspectie) dat er van elke BPV-periode (van 10 weken) een origineel (kopieën worden niet geaccepteerd) ondertekend formulier op de deelnemersadminis-tratie aanwezig is. Dit is ook noodzakelijk voor de verantwoording naar studiefinanciering, leer-plichtwet en examinering toe. Door deze BPV urenregistratie rechtstreeks in het DVS, kunnen alle betrokkenen (deelnemer zelf, loopbaanbegeleider, mentor, accountant, inspectie) op elk gewenst moment zien hoe het met de realisatie van de BPV-uren staat. Wat betreft de regels voor geoorloofd en ongeoorloofd verzuim gelden dezelfde regels als voor de deelnemers die onderwijs volgen. Deze zijn in de volgende paragrafen beschreven.

Omdat verzuim van 16 uur in een periode van vier weken onverwijld moet worden gemeld aan DUO Verzuimloket, is het van belang dat afwezigheid van een deelnemer direct wordt gemeld aan de school. De praktijkbegeleider meldt ongeoorloofd verzuim via de mail/telefonisch aan de onder-wijsbegeleider (of verzuimmedewerker/coördinator leerlingenzorg/verzuimcoördinator) binnen de wettelijk gestelde termijnen. De onderwijsbegeleider draagt er zorg voor dat dit wordt gere-gistreerd en dat er tijdig een melding gaat naar DUO-verzuimloket (acties worden ondernomen volgens het protocol).

In het najaar wordt onderzoek gedaan naar de consequenties van deze werkwijze voor de admi-nistratieve last. Op basis van dit onderzoek kan de procedure eventueel gewijzigd worden.

15

Situatie Actie Actor

Beroepspraktijk • DeelnemervoertzijnBPV-urenininhetdeelnemer- ddVorming (BPV) volgsysteem. • Iederevierwekenmaaktdeddtweeuitdraaienvan dd het ingevulde formulier. • Deformulierenwordengetekenddoordedeelnemer dd/PB en de praktijkbegeleider. • Deelnemerlevertéénexemplaarinbijdedeelnemer- dd administratie, die een ontvangstbewijs aan de deelnemer DA geeft en het formulier archiveert. • Deelnemerbewaart1exemplaarinzijnportfolio. dd

Afkortingen: dd = de deelnemer, PB = praktijkbegeleider, DA = deelnemeradministratie, OB = onder-wijsbegeleider, VM = Verzuimmedewerker, VC = verzuimcoördinator, CLZ = coördinator leerlingzaken.

Voor de BBL-deelnemers geldt, gezien hun arbeidsrelatie met de werkgever, een apart traject voor ziekmeldingen en verzoeken voor extra verlof. In de Praktijkovereenkomst 2010/2011 is opgeno-men dat de werkgever via het DVS inzage heeft in de aan- en afwezigheid van deelnemers op de onderwijsdagen.

16


Ongeoorloofdverzuim • Depraktijkbegeleidermeldthetongeoorloofdverzuim PBtijdens BPV (16 uur in aan de onderwijsbegeleider, die volgens het protocolvier weken of 10 keer actie onderneemt (paragraaf 4.3). te laat) • Deonderwijsbegeleiderregistreerthetverzuimin OB/VM/ het DVS. CLZ/VC

Ziekmeldingenen • Dedeelnemermeldtzichziekbijdeschoolvolgens ddverzoeken voor extra het protocol (zie paragraaf 4.4) en geeft dit door aan verlof tijdens BPV de praktijkbegeleider. • Verzoekenvoorextraverlofdoetdedeelnemer dd volgens het protocol (paragraaf 4.4) bij de school. De praktijkbegeleider wordt geïnformeerd. • DeziekmeldingenwordenvastgelegdinhetDVS. Receptie /VM • Verzoekenvoorextraverlofwordengeregistreerd SLB-er/ in het DVS. mentor


Ziekmeldingenen • Dedeelnemermeldtzichziekbijdewerkgeverenbij ddverzoeken voor extra de school volgens het protocol (zie paragraaf 4.4)verlofvoorBBL-deel- • Verzoekenvoorextraverlofopeenlesdagdoetde ddnemers tijdens lestijd. deelnemer bij de werkgever en volgens het protocol (paragraaf 4.4) bij de school. • DeziekmeldingenwordenvastgelegdinhetDVS. • Verzoekenvoorextraverlofwordengeregistreerd Receptie/ in het DVS. VM SLB-er/ mentor

4.3 Uitwerking protocol ongeoorloofd verzuim

Voor de situaties waarin sprake is van ongeoorloofd verzuim, geldt het protocol zoals hieronder beschreven. Voor de helderheid is in eerste instantie een deel van het stroomschema aan- en afwezigheidsregistratie weergegeven en daarna volgt een tabel met een nadere uitwerking van iedere stap, met daarbij aangegeven wie de actor is en of er beschikbare documenten zijn. De brieven 1 tot en met 4 zijn als bijlage bijgevoegd en worden opgenomen in het deelnemer-volgsysteem. Enkele van de genoemde beschikbare documenten worden in de loop van 2010/2011 opgesteld en beschikbaar gesteld.

8 Lesuur 9 Is verzuim zonder geldige reden, zie ook paragraaf 3.2

Contact deelnemer/ouder

Deelnemerhervat onderwijs

Bij geen contactdeelnemer/ouderzo nodig brief 1

Ongeoorloofd

1e dag

17

Situatie Actie Actor Beschikbare documenten

Start onderwijs-eenheid8

Deelnemer is 1 dag ongeoorloofd afwezig9

• Docentbeschiktovereenlijstmet te verwachten deelnemers.• Aan–enafwezigheidvande deelnemer wordt geregistreerd.• Telaatkomerswordenindecate- gorie ‘te laat’ geregistreerd.

• Contactopnemenmetdeelnemer en/of ouders /wettelijke vertegenwoordiger.• Zonodigbijgeencontact:brief1.• Bijverzendingvanbrief1wordt deze vastgelegd in het deelnemerdossier.

L

SLB/VM/VC/VM/VC/CLZ

Lijst van deelnemers per onderwijseenheidProtocol aan- en afwezigheid registratie in digitaal deelne-mervolgsysteem. Vermelding afwezigheid met onderscheid van ‘ongeoorloofd’, ‘ziek’, ‘ver-lof’, ‘vrijstelling’ of ‘te laat’.Procedure contact opnemen met de deelnemer in geval van verzuimBrief 1 aan deelnemer en ouders/verzorgers

Afkortingen: L = Leraar; SLB = Studieloopbaanbegeleider, VM = Verzuimmedewerker, VC = verzuimcoördinator, CLZ = coördinator leerlingzaken

Amarantis Onderwijsgroep streeft naar een “lik op stuk beleid”, waarbij gezamenlijk met externe partijen (gemeente, schoolmaatschappelijk werk, arbodiensten) een systeem van huisbezoek wordt opgezet. Dit wordt op gemeentelijk niveau opgepakt.

Indien er geen verbetering in de situatie is:

Wanneer er sprake is van signaal of patroon in verzuim of patroon in te laat komen, is het volgen-de deel van het stroomschema van toepassing:

Brief 2: Officieel gesprekdeelnemer/ouder

Deelnemer zonder start-kwalificatie melden bij digitaal verzuimloket

EN

EN

Deelnemer zonder start-kwalificatie melden bij digitaal verzuimloket

Brief 3: Officieel gesprek deelnemer/ouder

Betrekken 2e lijn

Ongeoorloofd

Ongeoorloofd

16 uur afwezig of 10 keer te laat

in 4 aaneengesloten weken

Signaal/patroon in verzuim of patroon

in te laat komen

18


16 uur ongeoorloofd afwezig of 10 keer te laat in 4 aan-eengesloten weken

• Brief2.• Officieelgesprekmetdeelnemeren ouders/verzorgers (binnen 2 weken).• Brief2enhetverslagvanhet gesprek worden vastgelegd in het deelnemerdossier.• Deelnemerszonderstartkwalifi- catie: Melding aan leerplicht en/of RMC via digitaal verzuimloket (DUO).

SLB/M/CLZ

Brief 2 aan deelnemer en ouders/verzorgers

Afkortingen: SLB = Studieloopbaanbegeleider, M = Mentor, CLZ = coördinator leerlingzaken, VM = verzuimmedewerker, VC = verzuimcoördinator

Wanneer er geen verbetering plaatsvindt en de deelnemer is gedurende vier weken 100% afwezig, worden de volgende stappen genomen:

Brief 4: Schriftelijk om reden vragen en

informeren over melding en gevolgen

EN

Deelnemers zonder startkwalificatie

melden bij digitaal verzuimloket

Ongeoorloofd Hervat onderwijs

Hervat onderwijs niet

Start uitschrijvings-procedure

Geen verbeteringof 100% afwezigheid

in 4 weken

Geen verbetering bijvoorgaande acties,

deelnemer is nog steedsafwezig

19

Mbo niveau 1 en 2:Bij 4 weken 100%

afwezigheid. Uiterlijk 5e werkdag

na 8e week melding DUO/IBG

ivm Studie-financiering

Datum melden bij DUO


Signaal en/of patroon in onge-oorloofd verzuim of patroon in te laat komen

• Brief3.• Officieelgesprekmetdeelnemer en ouders/verzorgers.• Brief3enhetverslagvanhet gesprek worden vastgelegd in het deelnemerdossier.• Meldingaanleerplichten/ofRMC via digitaal loket.• Contactmetleerplichtambtenaarof RMC-medewerker.• Betrekkeninterne2elijnsvoor- ziening of ZAT.• Iederestapwordtvastgelegdin het deelnemerdossier.

SLB/M/CLZ

SLB/M/CLZ

VM/VC

SLB/M/CLZ

SLB/M/CLZ

Brief 3 aan deelnemer en ouders/wettelijke verte-genwoordiger

Procedure voor inschakelen ZAT

Afkortingen: SLB = Studieloopbaanbegeleider, M = Mentor, CLZ = coördinator leerlingzaken, VM = Verzuimmedewerker, VC = verzuimcoördinator, TM = Teammanager

N.B. Aan- en afwezigheid tijdens les- en praktijktijd is tijdens de mentor/studieloopbaangesprek-ken een item van gesprek. Alle acties en afspraken worden in het dossier van de deelnemer in het digitale deelnemervolgsysteem vastgelegd.

20


Geen verbetering,100% afwezig in 4 aaneengesloten weken

Voorgaande acties hebben geen verbe-tering opgeleverd, deelnemer is nog steeds ongeoorloofd afwezig

• Brief4:Binnen3dagennaverzuim van 4 aaneengesloten weken. Reden afwezigheid schriftelijk opvragen + gevolgen melden bij deelnemer en ouders/wettelijke vertegenwoordiger.• Voordeelnemersmboniveau1en 2: Melding DUO-IBGroep ivm studiefinanciering uiterlijk 5e werkdag na 8e week 100% verzuim.• Contactmetleerplichtambtenaarof RMC-medewerker.• Afschriftvanmelding+informeren deelnemer.• Iederestapwordtschriftelijkvast gelegd in het deelnemerdossier.

• Startuitschrijvingsprocedure.• Schriftelijkinformerenvandeel- nemer en ouders/wettelijke vertegenwoordiger.• Uitnodigingvoorexitgesprek deelnemer en ouders/wettelijke vertegenwoordiger.• Schriftelijkemeldingaanleer- plichtambtenaren en Onderwijs- inspectie.

SLB/M/CLZVM/VC

TM/CLZ SLB/MVM/VC

Aangetekende brief 4 aan deelnemer en ouder/wettelijke vertegenwoordigerFormat voor melding aan leerplicht / RMCFormulier melding afwezig-heid deelnemer via digitaal verzuimloket DUOBij hervatting onderwijs: datum melden bij DUO

Procedure uitschrijving

4.4 Uitwerking protocol geoorloofd verzuim

Veelvuldig geoorloofd verzuim kan leiden tot onderwijsachterstand en is soms een voorloper van schooluitval. Daarom vraagt dit verzuim ook aandacht. Ook de wet voorziet hierin. Veelvuldig geoorloofd verzuim kan bij het Digitaal Verzuimloket van DUO worden gemeld als ‘dreigend verzuim’.

Er zijn drie soorten van geoorloofd verzuim waarvoor protocollen zijn opgesteld:

1. Verzuim als gevolg van ziekte (‘Ziek- en betermelding’)2. Verzuim als gevolg van bezoek aan artsen of andere (para)medici (‘Aanvraag bezoek aan artsen of ander medisch bezoek’)3. Verzuim dat tot stand komt door toestemming van school of de leerplichtambtenaar voor extra verlof

In het deelnemervolgsysteem zijn niet alle stappen van het protocol geoorloofd verzuim uitge-breid opgenomen. Het systeem is gericht op de output, waarbij de aanvullende stappen uit het protocol kunnen worden beschouwd als een advies.

Toestemmingverlof / vrijstelling

Contact i.v.m. situatie+ maatwerk studie-

programma

Brief 2: Officieel gesprek met

deelnemer/ouder

Deelnemers zonder startkwalificatie melden bij digitaal verzuimloket

Maximaal 10 schooldagen Ziekte als signaal verzuim

Geoorloofd

Betrekken 2e lijn

Ziekte

OF

EN

21

Verzuim als gevolg van ziekte:

22


Deelnemer is ziek

Deelnemer wordt tijdens schooldag ziek

Deelnemer is beter

Bij ziekte van maximaal 10 schooldagen

Ziekte als signaal-verzuim10

• Dedeelnemermeldtzich(ofwordt gemeld door de wettelijke verzor- ger) zo spoedig mogelijk (voor 8.30 uur, zoals vastgelegd in de Onder- wijsovereenkomst, artikel 14.1) ziek bij school via een daarvoor bedoeld telefoonnummer /e-mail adres en vóór een door de school aangegeven tijdstip. De receptie/verzuimmedewerker verwerkt de ziekmeldingen direct in het DVS.

• Dedeelnemermeldtzichmeteen formulier ‘Ziekmelding’ bij de SLB-er/mentor voor onderteke- ning en levert dit in bij de receptie/ verzuimmedewerker, die het direct verwerkt in het DVS.

• Dedeelnemermeldtzichzospoedig mogelijk beter via het formulier ‘Betermelding’, dat bij de receptie ligt.• Dereceptie/verzuimmedewerker verwerkt dit direct in DVS.

• Contactmetdeelnemeren/of ouders /wettelijke vertegenwoordiger ivm situatie.• Afsprakenoverstudieprestaties en hervatting onderwijs en zo nodig maatwerk inhaalprogramma.• Gemaakteafsprakenwordeninhet DVS vastgelegd.

• Contactmetdeelnemeren/of ouders /wettelijke vertegenwoordiger.• Meldingaanleerplichten/ofRMC via digitaal verzuimloket DUO.• Betrekkeninterne2delijnsvoor- ziening of ZAT.• Iederestapenactiewordtvast- gelegd in het DVS.

ddreceptie/VM

ddSLB/M/VC/VM

dd/VC/VM

SLB/M/CLZ

SLB/M/CLZ

VM/VC

Procedure geoorloofd verzuim

Formulier ziekmelding

Formulier betermelding


Formulier melding digitaal verzuimloket

Brief 2

10 Zie hiervoor de richt-lijn van de GGD, beschreven op pagina 8

Aanvraag bezoek aan artsen of andere (para)medici

Afkortingen: dd = deelnemer, SLB = Studieloopbaanbegeleider, M = Mentor, CLZ = coördinator leerlingzaken, VM = Verzuimmedewerker, VC = verzuimcoördinator

11 Dit formulier volgt in het najaar.

23


Gepland bezoek arts/(para)medici

Onverwachts artsenbezoek

• Dedeelnemergeeftzospoedigmogelijk, maar uiterlijk 2 dagen van te voren aan dat hij zal verzuimen in verband met bezoek aan een arts of andere medische zorg. • Hiervoormaakthijgebruikvanhetformulier dat bij de receptie ligt. • DeSLB-er/mentorondertekentvoor akkoord.• Dedeelnemerlevertditbriefjeinbij de receptie/verzuimmedewerker, die het direct verwerkt in het registra-tiesysteem.• DedeelnemerendeSLB-er/mentorhebben een gesprek over de eventuele achterstand en het inhaalprogramma als gevolg van het verzuim.• AfsprakenwordenvastgelegdinhetDVS.

• Dedeelnemermeldtdit’smorgensvia de ziekmeldingslijn/receptie/e-mailadres van school.• Dereceptie/verzuimmedewerkerverwerkt de ziekmeldingen direct in het DVS.

dd

SLB/M

dd/VC/VM

dd/SLB/M

dd

Receptie/VM/VC

Formulier aanvraag verlof11


Verlenen van toestemming voor extra verlof (zie bijlage 1 voor de richtlijnen)

Afkortingen: dd = deelnemer, SLB = studieloopbaanbegeleider, M = mentor, TM = teammanager

* Standaardbrief: advies inzake verzoek bijzonder verlof, volgt in het najaar 12 Dit formulier volgt in het najaar.

24


Deelnemer wil toestemming voor extra verlof

• Dedeelnemerdientzospoedig mogelijk, maar uiterlijk 4 dagen van tevoren, een schriftelijk verzoek in voor toestemming bij de SLB-er/ mentor. De brief is gericht aan de TM. • DeSLB-er/mentorendedeelnemer bespreken dit verzoek.• DeSLB-er/mentorvoorzietdit verzoek van een advies* voor het al dan niet instemmen met dit verzoek.• DeSLB-er/mentorlegtditvastin het registratiesysteem.• DeTMverleentaldanniettoe- stemming voor het bijzondere verlof (tot 18 jaar aan de hand van de Leerplichtwet en tot 10 dagen) via een antwoordbrief per e-mail naar de SLB-er/mentor. (Aanvragen voor meer dan 10 dagen gaan naar de leerplichtambtenaar).• DeSLB-er/mentorontvangtde brief en bespreekt met de deelnemer de gevolgen voor het onderwijsproces van de deelnemer.• DeSLB-er/mentorlegtdeant- woordbrief vast in het DVS en ver- zendt deze naar de deelnemer. • Ookdegemaakteafsprakenworden vastgelegd in DVS.• DeSLB-er/mentormeldtinhetDVS de deelnemer als geoorloofd afwezig voor de toegewezen uren/ dagen.

dd/SLB/M/TM Formulier verlof aanvraag12

Toestemmingsbrief

Bijlage 1 Wetsartikelen en richtlijnen voor het verlenen van extra verlof

Soms vragen ouders/verzorgers voor hun kind verlof buiten de schoolvakanties aan. In dergelijke gevallen moet (waar mogelijk) ruim van tevoren een schriftelijk verzoek worden ingediend bij de directeur van de school. Als de aanvraag voor extra verlof niet meer dan tien dagen binnen één schooljaar betreft, beslist de directeur of het verlof kan worden verleend. Bij meer dan tien dagen beslist de leerplichtambtenaar over de aanvraag. Bij de beoordeling van bovenbedoelde aanvragen voor extra verlof dienen de school en de leerplichtambtenaar zich te houden aan onderstaande wettelijke richtlijnen.

Vakantieverlof Dit kan worden verleend indien het door de specifieke aard van het beroep van een van de ouders/verzorgers slechts mogelijk is om buiten de schoolvakanties met hun kind(eren) op vakantie te gaan. Hiertoe moet een schriftelijk verzoek worden ingediend, dat gepaard gaat met een werkge-versverklaring. Binnen deze voorwaarden mag het vakantieverlof: • éénmaalperschooljaarplaatsvindenenmaximaaltienschooldagenbeslaan; • nietplaatsvindenindeeerstetweeleswekenvanhetschooljaar.(Bovenstaande is gebaseerd op artikel 13a van de Leerplichtwet.)

Vrijstelling wegens vervulling van plichten voortvloeiend uit godsdienst of levensovertuigingOuders/verzorgers en deelnemers worden vrijgesteld van de verplichting de school te (laten) bezoeken, indien dit wordt verhinderd door vervulling van plichten voortvloeiend uit godsdienst of levensovertuiging. Een beroep op deze regel kan slechts worden gedaan, indien de directeur uiterlijk twee dagen vóór de verhindering daarvan in kennis is gebracht. (Bovenstaande is gebaseerd op artikel 11 en 13b van de Leerplichtwet.)

Andere gewichtige omstandighedenEen verzoek om verlof wegens andere gewichtige omstandigheden (voor maximaal tien schoolda-gen per schooljaar ) dient vooraf of uiterlijk binnen twee dagen na het ontstaan van de verhinde-ring aan de directeur te worden voorgelegd. (Bovenstaande is gebaseerd op artikel 11 en 14 van de Leerplichtwet.)

In de praktijk komen de volgende invullingen voor: • voldoenaaneenwettelijkeverplichting,alsditnietbuitendelesurenkanplaatsvinden; • verhuizing,voortenhoogsteééndag; • bijwonenvaneenhuwelijkvanbloed-ofaanverwantentotenmetdevierdegraad,voor één of ten hoogste twee dagen (afhankelijk van de vraag of het huwelijk in of buiten de woonplaatsvandeleerplichtigewordtgesloten); • ernstigeziektevanoudersofbloed-enaanverwantentotenmetdevierdegraad,duurin overlegmetdedirecteur;

Bijlagen

25

Bijlage 2 Melden van verzuim aan het

Digitaal Verzuimloket van DUO

AanleidingMet ingang van 1 september 2009 zijn alle onderwijsinstellingen verplicht om verzuim van leer- en kwalificatieplichtigen (tot 18 jaar) en langdurig verzuim (18-23 jaar) te melden bij één digitaal loket, dat vervolgens automatisch de juiste gemeente (RMC/Leerplicht) op de hoogte stelt. Ama-rantis hanteert dezelfde procedure zowel voor deelnemers 18- en 18+, zie hoofdstuk 4.

WerkwijzeLog in op de website van DUO:(http://ib-groep.nl/zakelijk/verzuim/Inloggen_loket_verzuim_en_vsv.asp).

Er verschijnt nu een pagina met invulvelden. Hierin moet worden ingevuld: NAW- en opleidingsge-gevens van de deelnemer, hoeveelheid verzuim, reeds ondernomen acties en de gevraagde actie aan leerplichtambtenaar of RMC. Ook kan hier de contactpersoon voor de gemelde deelnemer en de manier van contact zoeken worden vermeld. DUO levert per locatie twee inlogaccounts aan.

Op termijn is een koppeling mogelijk tussen KRD, het registratiesysteem en DUO, zodat zowel de NAW- en opleidingsgegevens van de deelnemer als de ondernomen acties automatisch kunnen worden overgezet. Tot dat moment is de melding op de website een administratieve handeling waarvoor inhoudelijke input nodig is.

Met ingang van 1 september 2009 vindt de verzuimmelding plaats op de website door een mede-werker van de deelnemersadministratie/verzuimcoördinator of -medewerker. Inhoudelijke input hiervoor wordt door de SLB-er/mentor/zorgcoördinator leerlingzaken aangeleverd in de vorm van een speciaal daarvoor ontwikkeld formulier.

• overlijdenvanbloed-enaanverwantenindeeerstegraadvoortenhoogstevierdagen; vanbloed-enaanverwantenindetweedegraadvoortenhoogstetweedagen;van bloed-enaanverwantenindederdeofvierdegraadvoortenhoogsteééndag; • bevallingvanmoeder/verzorgster,duurinoverlegmetdedirecteur; • ambtsjubilea(25,40,50jaar)enhuwelijksjubilea(12½,25,40,50,60jaar)vanbloed- enaanverwantentotenmetdevierdegraad,voortenhoogsteééndag; • (andere)calamiteitenennaarhetoordeelvandedirecteurbelangrijkeredenen.

11 Hiervoor worden de formulieren van betreffende gemeente gebruikt.12 Het maximum van 10 dagen is gerelateerd aan de bevoegdheid van de school.

Als voor meer dan 10 dagen per jaar verlof wordt gevraagd, “besluit de ambtenaar van de woongemeente

van de deelnemer, het hoofd gehoord.”

26

Bijlage 3 Formulier Melding Verzuim

door SLB-er/mentor/coördinator

leerlingzaken13

1. De studieloopbaanbegeleider/mentor/coördinator leerlingzaken vult dit formulier in2. Maak een afdruk van het absentiepatroon en voeg dit toe aan die formulier3. Dit formulier wordt ingeleverd bij de medewerker die de meldingen verwerkt (deelnemersadministratie)4. De medewerker verwerkt de informatie via het invoerscherm van de Verzuimloket software5. De medewerker noteert de invoerdatum, neemt meldingsnummer over en archiveert dit meldingsformulier

Afkomstig vanNaam medewerker : Functie medewerker : ❏ studieloopbaanbegeleider/mentor/coördinator leerlingzaken ❏ anders, nl: Emailadres : Doorkiesnummer : Onderwijslocatie :

Betreft deelnemerAchternaam : Roepnaam : Geboortedatum : Opleidingsnaam : Onderwijssector : Leerjaar : ❏ Voltijd ❏ DeeltijdNiveau : ❏ BOL ❏ BBL

Betreft wet : ❏ Leerplichtwet ❏ RMC wet ❏ (ook) WSF melding

Betreft redenKruis de categorie aan van de geconstateerde absentie: ❏ (18-/18+) Regelmatig te laat❏ (18-/18+) 16 uur of meer binnen periode van 4 weken❏ (zonder startkwalificatie) Langer dan 4 weken absent❏ Langdurig ziek❏ Beginnend/zorgwekkend absentiepatroon❏ Vermoeden/constateren van luxe verzuim

13 Dit formulier is een handreiking en kan gebruikt worden (het bevat dezelfde informatie als het invulscherm van

het Verzuimloket van Duo). Zodra er een koppeling is tussen het DVS en DUO-verzuimloket vervalt dit formulier.

27

Omschrijf de (vermoedelijke) achtergrond van dit verzuim:

Begindatumverzuim: dag–maand–jaar: …-…-20… Eindedatumverzuim: dag–maand–jaar: …-…-20…

Totaal aantal uren (per categorie, bijvoorbeeld: 10 x te laat, 24 uur ongeoorloofd verzuim)*:

*voeg daarnaast ook de afdruk (print of doc. in email) van het absentiepatroon toe!

Verwachtingen:Actie door Leerplichtambtenaar of RMC begeleider gewenst? ❏ ja, (de deelnemer zal worden opgeroepen)❏ nee, want (toelichting verplicht:)

Gegevens ouders e/o toezichthouders:Telefoonnummer : Afwijkend adres :

Zijn ouders / toezichthouders op de hoogte van de melding aan de leerplicht (is er een kennisgevingbrief verzonden?):❏ja,informerendebriefverzondenopdatum : ..-..-….❏ nee

Overige informatie:Welke acties zijn ondernomen, wat zijn resultaten?(bijvoorbeeld noteren dat er telefonisch contact is geweest, dat er afspraken zijn gemaakt, dat overgedragen is intern aan het ZAT, etc.)

28

Is er sprake van inzet van hulpverlening (geweest)? Welke?

Andere van belang zijnde informatie?

In te vullen door deelnemeradministratie:Ingevoerd in e-verzuimloket:Datum, paraaf, meldingsnummer

29

30

Bijlage 4 Standaardbrieven aan deelnemers/ouders

Alle standaardbrieven zijn opgenomen in het registratiesysteem en worden geactualiseerd door directie Onderwijs en Kwaliteit.

Verzendinstructie:Deelnemers die om ongeoorloofde redenen niet deelnemen aan onderwijsactiviteiten worden in een kennisgevingbrief gevraagd daarover contact op te nemen met de locatie waar zij ingeschre-ven staan. Ook wordt de deelnemer via deze brief geïnformeerd over de mogelijke gevolgen van het ongeoorloofd verzuim voor zijn/haar opleiding.

Bij deelnemers onder de 18 jaar worden bovendien altijd de wettelijk toezichthoudende verzor-gers van de deelnemer geïnformeerd. Bij deelnemers van 18 tot 23 jaar wordt de brief ook naar de wettelijk toezichthoudende verzorgers, tenzij hier andere afspraken over zijn gemaakt met de deelnemer.

De wet- en regelgeving over de plichten van de onderwijsinstelling m.b.t. de opvolging van het ongeoorloofd verzuim geldt voor alle deelnemers, ongeacht de opleidingskeuze of opleidingsvariant. Om die reden zijn er standaardbrieven opgesteld, die door alle opleidingen kunnen worden gebruikt. Wanneer de brieven moeten worden verzonden, staat beschreven in het protocol onge-oorloofd en geoorloofd verzuim.

De teammanager is eindverantwoordelijk voor het tijdig en correct verzenden van de kennisge-vingbrieven en kan deze taak desgewenst, en indien mogelijk, delegeren aan een onderwijsas-sistent en/of het secretariaat, coördinator leerlingzaken. De standaardbrieven kunnen worden verzonden vanuit het deelnemervolgsysteem.

Brief Aan Inhoud brief Moment

1

2

Deelnemer

Ouders/verzorgers van deelnemer

Deelnemer zonder startkwalificatie

Verzoek contact opnemen en 1e officiële waarschuwing

Informeren over brief 1 aan deelnemer

Informeren over melding verzuim-loket en reden van melding, uitnodigen gesprek (evt met 2e lijn in geval van ziekmeldingen),officiële waarschuwing

Eind dag 2 bij geen contact 1e dag ongeoorloofd afwezig en geen hervatting van het onderwijs de volgende dag

Eind dag 2 of dag 3

Na >16 uur afwezig in 4 wekenNa > 10 keer te laat in 4 weken Veelvuldig verzuim, bv door ziekmelding

Colofon

colofonUitgave : Amarantis OnderwijsgroepSamenstelling : Stuurgroep KRDVSVastgesteld door College van Bestuur d.d. : 15 juni 2010Kenmerk CvB vastgesteld : U100715Kenmerk oorsprong : U100331/OW

31

Brief Aan Inhoud brief Moment

2

3

Deelnemer met startkwalificatie

Ouders/verzorgers van deelne-mer zonder startkwalificatie

Ouders/verzorgers van deel-nemer met startkwalificatie

Deelnemer 18-

Deelnemer 18 +

Ouders/verzorgers van deel-nemer

Deelnemer 18-

Deelnemer 18+

Ouders/verzorgers van deelnemer 18-

Ouders/verzorgers van deelnemer 18+

Reden van melding, uitnodiging gesprek, officiële waarschuwing



Uitnodiging gesprek met 2e lijn

Idem


Informeren over gevolgen, verzoek tot contact

Idem + evt. melding IBG ivm studiefinanciering

Idem

Idem

idem

Idem

Idem

Signaal en/of patroon in on-geoorloofd verzuim of te laat

Idem

Bij geen verbetering in verzuim> 4 weken 100% afwezig

Idem

Idem

Idem

Grip op aanwezigheid Iedereen bij de les - MBO Amersfoort ... · de Wet tegemoetkoming...

Documents

Transcript of Grip op aanwezigheid Iedereen bij de les - MBO Amersfoort ... · de Wet tegemoetkoming...