HANDBOEK PRAKTIJKVOERING VOOR DE COMPLEMENTAIR … · ongeacht de therapievorm. Belangrijke punten...

1 / 1 6

H A N D B O E K

P R A K T I J K V O E R I N G

V O O R D E

C O M P L E M E N T A I R

T H E R A P E U T

Aangeboden door:

2 / 1 6

Handboek: Praktijkvoering voor de complementair therapeut

INHOUD

INLEIDING ............................................................................................................................ 3 DOSSIERVOERING .............................................................................................................. 4

Inleiding ............................................................................................................................. 4 Waar bestaat het dossier uit? ........................................................................................... 4 Dossiers bijhouden ............................................................................................................ 4 Voordelen van een digitaal dossier ................................................................................... 5 Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (WKKGZ) ........................................................ 6

PRAKTIJKAGENDA ............................................................................................................. 7 Digitale agenda versus papieren agenda .......................................................................... 7

BOEKHOUDING ................................................................................................................... 8 Boekhouden is makkelijker dan je denkt… ....................................................................... 8 Betalingen ......................................................................................................................... 8 Een goede boekhouder vinden ......................................................................................... 9

MARKETING ....................................................................................................................... 10 Mond-tot-mondreclame .................................................................................................. 10 Online marketing ............................................................................................................. 10 Praktijkwebsite ................................................................................................................ 11 Startende praktijk ............................................................................................................ 12

BEVEILIGING CLIËNTGEGEVENS .................................................................................... 13 Apparatuur beveiligen ..................................................................................................... 13 Concrete tips voor het beschermen van cliëntgegevens ................................................ 14 AVG wetgeving ................................................................................................................ 15 Gebruiker is bijna altijd de zwakste schakel ................................................................... 15

AFSLUITING ....................................................................................................................... 16 MijnDiAd praktijksoftware ............................................................................................... 16 Vragen / aanvullingen? .................................................................................................... 16

3 / 1 6


INLEIDING Bij het werken als complementair therapeut in (en aan) je eigen praktijk komt heel wat kijken. Allereerst natuurlijk de inhoud van het vak, bijvoorbeeld door het volgen van nascholingen, het bijhouden van vakliteratuur, intervisie en wellicht het verdiepen in andere therapievormen. Naast de inhoudelijke kant ben je ook ondernemer, dit betekent dat je ook een bedrijf te runnen hebt. In dit handboek willen we graag onze kennis delen over de praktijkvoering van complementair werkend therapeuten. Het is een praktisch handboek boordevol tips om de praktijkvoering eenvoudig te maken en zo tijd te besparen op de bedrijfsmatige kant van de praktijk. Dit handboek is tot stand gekomen op basis van alle ervaring die we de afgelopen jaren hebben opgedaan op het gebied van praktijkvoering van therapeuten. Daarbij claimen we niet volledig te zijn, maar biedt het je hopelijk houvast om de bedrijfsmatige kant van jouw praktijk professioneel in te richten, zodat je je kan focussen op de zorg voor de cliënt. Veel leesplezier!

4 / 1 6


DOSSIERVOERING Inleiding Met een goed ingericht cliëntdossier ben je altijd op de hoogte van hoe het met de cliënt gaat. Het geeft houvast en structuur in de behandeling en zorgt dat je voldoet aan de regelgeving op dit gebied. Een dossier kan verschillende vormen hebben, denk aan geschreven notities in een blocnote, losse word-documenten of software die speciaal voor dit doel ontwikkeld is.

Waar bestaat het dossier uit? Een cliëntdossier bestaat uit alle documenten die betrekking hebben op de behandeling van de cliënt. Onderdelen van het dossier:

• Intakegegevens

• Consultrapportages

• Correspondentie met de cliënt of andere zorgverleners

• Ingevulde vragenlijsten

• Metingen

• Foto’s

Dossiers bijhouden We onderscheiden de volgende opties voor het bijhouden van een dossier:

1. Digitaal dossier op de PC Je maakt zelf mappen per cliënt aan en zet hier het gehele dossier van de cliënt in. Je maakt zelf regelmatig back-ups van de gegevens, bij voorkeur ook naar een andere locatie binnen Nederland of anders Europa. Op die manier voorkom je dat bij bijvoorbeeld brand of inbraak de gegevens niet alsnog weg zijn.

2. Digitaal dossier in praktijksoftware op de PC Er wordt praktijksoftware gebruikt die op de laptop geïnstalleerd is. In dit geval is er vaak een praktijkagenda van waaruit de consulten gepland worden en de dossiervoering en facturatie gedaan kunnen worden. Het is echter nog steeds belangrijk dat je zelf back-ups maakt naar een andere locatie. Je kunt daarnaast alleen op deze pc in het dossier van de cliënt werken en bijvoorbeeld niet op je smartphone of tablet werken.

5 / 1 6


3. Digitaal dossier in online praktijksoftware In deze vorm heb je er zelf het minste omkijken naar, de aanbieder van de software zorgt dat de gegevens geback-upt worden en installeert de updates automatisch. Op elke plek met een internetverbinding heb je toegang tot jouw cliëntgegevens. Door middel van een verwerkersovereenkomst wordt o.a. vastgelegd dat je zelf de eigenaar van de gegevens blijft en dat de leverancier een geheimhoudingsplicht heeft.

4. Papieren dossier: alle documenten, rapportages en correspondentie worden uitgeprint en in een map bijgehouden. In dit geval dien je zelf na te denken over de beschikbaarheid en het bewaren van de dossiers. Hoe zorg je dat dat bij brand of diefstal de dossiers niet verloren gaan?

De wijze waarop het dossier wordt bijgehouden is niet wettelijk bepaald. Op complementair werkende therapeuten is de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) formeel niet van toepassing. Als je ook reguliere zorgverlener bent is deze wet wel van toepassing. Het is echter sowieso aan te raden conform de eisen in deze wet te werken.

Voordelen van een digitaal dossier Het gebruik van een digitaal dossier kent vele voordelen ten opzichte van een papieren dossier, hieronder zijn er enkele opgesomd:

- Digitale dossiers zijn eenvoudiger te doorzoeken. - Delen van het dossier zijn veel eenvoudiger uit te wisselen met de cliënt of met

andere zorgverleners. - Het volledige dossier is altijd binnen handbereik middels een laptop, tablet of

smartphone. - Overdracht tijdens vakantie is veel eenvoudiger, ‘verhuizing’ van dossiermappen

is niet nodig. - Er is geen ruimte nodig voor de opslag van de dossiermappen.

6 / 1 6


Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (WKKGZ) De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg is op elke zorgverlener van toepassing, ongeacht de therapievorm. Belangrijke punten uit deze wetgeving voor jou als complementair therapeut:

1. Een betere en snelle aanpak van klachten

Elke zorgaanbieder dient een klachtenfunctionaris te hebben die bij een klacht van de cliënt meestal als eerste een gesprek tussen de cliënt en zorgverlener faciliteert. Daarnaast is er een onafhankelijke geschilleninstantie die uitspraak kan doen bij geschillen. Als laatste optie kan de cliënt een rechtszaak aanspannen. De meeste beroepsverengingen hebben de klachtenfunctionaris en geschilleninstantie voor al hun therapeuten geregeld.

2. Cliënt krijgt sterkere positie

De cliënt heeft het recht op goede informatie als er in de zorgverlening iets niet goed is gegaan. De therapeut moet zo’n fout met de cliënt bespreken en in het cliëntendossier opnemen. De cliënt heeft recht op informatie over de kwaliteit van de zorg wanneer hij daarom vraagt. Om deze reden is een cliëntdossier uiterst belangrijk. Als therapeut behandel je vaak een-op-een. Dit betekent dat als een cliënt een klacht indient, je enkel met een goede dossiervoering kunt aantonen wat je besproken hebt en welke behandelingen je hebt toegepast.

TIP Check of je een

klachtenfunctionaris hebt en bent aangesloten bij een

geschilleninstantie via je beroepsvereniging.

TIP Zorg dat je alle contactmomenten (telefoontjes, mails, consulten) en alle toegepaste

behandelingen vastlegt in je cliëntdossier.

7 / 1 6


PRAKTIJKAGENDA Er zijn grofweg 3 manieren om je praktijkagenda bij te houden. Je kunt een ‘ouderwetse’ papieren praktijkagenda gebruiken, gebruik maken van een standaard digitale agenda van bijvoorbeeld Google of gebruik maken van praktijksoftware waarin de agenda geïntegreerd is. In onderstaande tabel worden de voor- en nadelen van deze 3 opties weergegeven. Voordelen Nadelen Papieren agenda

- Als je hieraan gewend bent, hoef je niet te veranderen

- Je hebt geen apparaat nodig om je agenda te bekijken

- Als je de agenda kwijtraakt ben je alle informatie kwijt

- Samenwerking met een papieren agenda is lastiger

- Online afspraken plannen door cliënten is niet mogelijk.

Een digitale agenda (Google, Outlook of Apple)

- Groot gebruiksgemak: te gebruiken op elk apparaat

- Veel mogelijkheden: zoals terugkerende afspraken, locatie kunnen toevoegen aan een consult

- (Gevoelige) informatie van cliënten wordt opgeslagen bij een partij buiten Europa

- De agenda is niet gekoppeld aan dossiervoering en facturatie.

Een digitale agenda in online praktijksoftware

- Agenda is overal beschikbaar - De consulten worden direct aan de

cliënt gekoppeld - Automatische afspraakbevestigingen

en afspraakherinneringen - De consulten vormen direct de basis

voor de facturatie en inhoudelijke rapportage van het consult

- Gevoelige informatie wordt direct in de beveiligde praktijksoftware opgeslagen

- Cliënten kunnen zelf online afspraken plannen

- Er wordt vaak met 2 agenda’s gewerkt, een privé- en een praktijkagenda. Dit kan soms verwarring geven.

Digitale agenda versus papieren agenda Zoals te zien is in de tabel biedt een digitale agenda veel voordelen. Door voor je praktijk gebruik te maken van de digitale agenda in de praktijksoftware kun je zorgen voor een professionele uitstraling naar je cliënten. Zij ontvangen netjes afspraakherinneringen en kunnen indien gewenst zelf een consult in jouw praktijkagenda inplannen. Dit scheelt telefoontjes en zorgt voor meer rust in de praktijk. Mocht er geen afscheid kunnen worden genomen van de papieren agenda, dan is het advies toch een digitale praktijkagenda ernaast te hanteren. Op die manier wordt dan de basis voor een goede dossiervoering gelegd en wordt het factureren een stuk eenvoudiger en sneller gemaakt.

8 / 1 6


BOEKHOUDING Facturen maken, betalingen bijhouden en bonnetjes bewaren. Dit zijn enkele voorbeelden van activiteiten om de boekhouding op orde te houden. Voor de meeste therapeuten is de boekhouding geen favoriet onderdeel van het hebben van een praktijk. Toch hoeft boekhouden niet ingewikkeld te zijn, in dit hoofdstuk behandelen we hoe je de boekhouding eenvoudig kunt bijhouden. Een digitale boekhouding kent vele voordelen. Hierdoor bespaar je jezelf schoenendozen met bonnetjes en krijg je direct inzicht in de financiële gezondheid van jouw praktijk.

Boekhouden is makkelijker dan je denkt… Vaak wordt boekhouden als iets ingewikkelds gezien terwijl het uitgangspunt eigenlijk best simpel is. Je houdt een overzicht bij van de omzet die je factureert voor de diensten of producten die je levert en je houdt bij welke kosten je maakt. De omzet en kosten geef je categorieën (vaak grootboeken genaamd) zodat er overzicht ontstaat. Het grootste probleem met boekhouden is vaak achterstallig onderhoud. Daarom de volgende tips:

1. Houd je bedrijfsvoering simpel, hoe eenvoudiger de producten en diensten die je aanbiedt, hoe eenvoudiger de boekhouding.

2. Houd je boekhouding digitaal bij en maak hier minimaal eens in de 2 weken tijd voor.

3. Gebruik een online facturatie-programma of praktijksoftware om facturen mee te maken en betalingen mee bij te houden.

4. Maak direct een foto of scan van bonnetjes en facturen van kosten die je voor de praktijk maakt.

5. Werk eens in de 2 weken de banktransacties bij, dan blijft de boekhouding actueel en kost het weinig tijd.

6. Neem een boekhouder in de arm om te controleren en te adviseren. Het meeste kun je zelf, maar het is handig om een boekhouder te hebben als vraagbaak en voor periodieke controles. Doordat de boekhouder de regels kent, en deze goed toe kan passen, kun je vaak ook nog geld besparen.

Betalingen We zien de volgende betaalmethodes die worden gebruikt bij onze klanten:

1. De factuur wordt verstuurd en achteraf door de cliënt betaald middels een overboeking.

9 / 1 6


2. De factuur wordt verstuurd en achteraf door de cliënt betaald middels iDEAL.

3. De cliënt betaalt direct contant aan het einde van het consult.

4. De cliënt pint aan het einde van het consult en krijgt de factuur per mail of geprint mee.

Ons advies is de laatste optie (pinnen aan het einde van het consult) zoveel mogelijk toe te passen. Hierdoor is de factuur direct betaald en hoef je later nooit achter je geld aan. Er zijn verschillende betaalbare oplossingen om cliënten te laten pinnen. Bekijk bijvoorbeeld eens Sumup www.sumup.nl of iZettle www.izettle.nl. Mocht je het wel een bezwaar vinden, maak het cliënten dan makkelijk door een oplossing te gebruiken waarmee ze met iDEAL kunnen betalen. Werken met contant geld raden we af, dit geeft meer administratie, risico’s door contact geld in de praktijk te hebben en vaak ook nog kosten om het te storten bij de bank.

Een goede boekhouder vinden Wat ons betreft is een goede boekhouder iemand die zijn aanbod afstemt op jouw wensen. Dus geen standaardpakket, maar de begeleiding die jij nodig hebt. Daarbij is het verstandig een boekhouder te zoeken die aansluit op de grootte van jouw praktijk. Een accountant van een groot kantoor past bijvoorbeeld niet bij een net startende praktijk die naast een vaste baan gestart wordt. Een kleine zelfstandige boekhouder ‘past’ dan beter. Stappen om een goede boekhouder te vinden zijn:

- Google op ‘boekhouder jouw woonplaats’ en bekijk de eerste 2 pagina’s met resultaten. Maak met 2 of 3 boekhouders waarvan de website jou aanspreekt een kennismakingsafspraak.

- Maak een lijstje van vragen. Hierbij een aantal voorbeelden:

o Heb je andere therapeuten als klant?

o Richt je je vooral op ZZP, MKB of grote bedrijven?

o Met welke boekhoudsoftware werk je?

o Hoe zijn de tarieven opgebouwd en wat zijn de tarieven?

- Bedenk vooraf welke zaken je zelf wilt doen en welke zaken je door je boekhouder wilt laten doen.

- Voer de gesprekken en vraag of ze een voorstel inclusief tarief voor je maken.

- Kies de boekhouder die het beste bij je past op basis van het gesprek en het voorstel.

TIP Gebruik een pinapparaat zodat

cliënten direct kunnen betalen en je nooit openstaande facturen hebt.

1 0 / 1 6


MARKETING Start je net met je praktijk of ben je al jarenlang bezig? In alle gevallen is het belangrijk dat je praktijk bekend wordt (of blijft) en dat er ook altijd nieuwe cliënten je praktijk weten te vinden. Afhankelijk van de therapie verschilt de marketing, voor therapieën waar één consult doorgaans genoeg is, is de aanwas van nieuwe cliënten belangrijker dan voor een praktijk waar de meeste cliënten meerdere keren of gedurende een langere periode komen. Onderstaand worden kort een aantal marketingmethodes weergegeven.

Mond-tot-mondreclame Wellicht voor de hand liggend, maar mond-tot-mondreclame is nog steeds de belangrijkste vorm van marketing. Een aantal concrete tips:

- Overtref de verwachtingen van de cliënt, neem de tijd, zorg dat de cliënt met een goed gevoel het consult of de behandeling afsluit.

- Zorg voor een professionele praktijkvoering: een nette praktijkruimte, het snel beantwoorden van vragen en het sturen van afspraakherinneringen zijn enkele voorbeelden.

- Zorg dat het makkelijk gemaakt wordt om de ervaringen te delen, bijvoorbeeld door nieuwsbrieven te versturen of cliënten te vragen om een review op Google of Facebook te schrijven.

- Geef cliënten een kortingsbon mee die ze aan een vriend / vriendin kunnen geven waarmee deze bijvoorbeeld 25% korting krijgt op het eerste consult.

Online marketing Cliënten maken gebruik van internet, dus zorg dat je ook op internet aanwezig bent en gevonden wordt. Een praktijkwebsite is een goede start. Daarnaast kun je ervoor kiezen om sociale media in te zetten bij het werven van cliënten. Daarbij kun je beter op één platform goed aanwezig zijn, dan op heel veel platformen een beetje. Als je bijvoorbeeld verwacht dat je doelgroep vooral Facebook gebruikt, focus hier dan op. Maak een pagina voor je bedrijf aan en zorg voor actuele informatie op deze pagina.

1 1 / 1 6


Grofweg zijn er de volgende online marketing mogelijkheden:

1. Zoekmachineoptimalisatie - hiermee zorg je dat je beter gevonden wordt in Google (zonder advertenties).

2. Bij een zoekmachine adverteren: in dit geval betaal je om bij bepaalde zoektermen bovenaan in de resultaten getoond wordt. De meest gebruikte zoekmachine is Google, dus het ligt voor de hand daar te adverteren.

3. Adverteren op sociale media - op alle grote sociale media kun je adverteren. Op deze manier kun je bijvoorbeeld in beeld komen op de Facebook tijdlijn van jouw doelgroep. Het mooie van deze methode is dat je behoorlijk precies kunt aangeven bij wie je in beeld wilt komen. Als je bijvoorbeeld vrouwen met overgangsklachten wilt behandelen, kun je instellen dat alleen vrouwen in een bepaalde leeftijdscategorie én die wonen in een straal van 15 km rondom jouw praktijk de advertentie te zien krijgen.

Praktijkwebsite Als iemand via Google als zoekterm ‘acupunctuur Amersfoort’ intoetst en je staat bovenaan, reken maar dat dit helpt in de aanwas van nieuwe cliënten. Als je je website actief wilt gebruiken voor het werven van nieuwe cliënten is het belangrijk om deze regelmatig van nieuwe informatie te voorzien. Bijvoorbeeld door het schrijven van blogs. Als je verwacht dit niet te gaan doen, maak dan ook geen onderdeel ‘blogs’ of ‘nieuws’. Dan is het beter om enkel de (altijd actuele) praktijkinformatie (zoals contactgegevens, openingstijden en vakanties etc.) erop te zetten. Tips voor je praktijkwebsite

- Zorg dat informatie actueel is, houd de teksten beknopt en schrijf gericht op de cliënt. Dus met welke klachten kan de cliënt bij jou terecht, wat onderscheidt je van andere (complementair) therapeuten?

- Zorg dat de focus ligt op contact opnemen, dit kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld bellen, een contactformulier invullen of door direct een (kennismakings)consult in te plannen.

- Zorg dat de website op alle schermformaten goed werkt. Je website kan er op een groot scherm prachtig uitzien maar op een smartphone onbruikbaar zijn. Er is al meer websitebezoek vanaf smartphone dan vanaf computers en laptops. Zorg daarom voor een zogeheten responsive website (de website past zich dan automatisch aan het schermformaat aan).

1 2 / 1 6


- Zorg dat de website goed beveiligd is, het belangrijkste is dat de website met een HTTPS-verbinding versleuteld is. Dit zorgt ervoor dat de informatie die een (potentiële) cliënt invoert niet onderweg onderschept kan worden. Daarnaast worden sites met een HTTPS-verbinding beter gevonden in Google. Je kunt dit het beste navragen bij het bedrijf of de persoon die je website heeft gemaakt.

Startende praktijk Als startende praktijk is het nodig te investeren zodat cliënten de weg naar jouw praktijk weten te vinden. Er zijn verschillende mogelijkheden, hieronder een aantal opties:

- Zoveel mogelijk verspreiden in je netwerk dat je een praktijk gestart bent. Vertel ook waarom je een praktijk gestart bent en wat je kan bieden. Laat bijvoorbeeld visitekaartjes drukken en deel die zoveel mogelijk uit.

- Wil je vooral cliënten uit de omgeving? Laat een mooie advertentie maken (of maak zelf iets) en hang dit bij de lokale winkels en bedrijven op.

- Maak het kennismaken met je praktijk zo laagdrempelig mogelijk. Dit kan bijvoorbeeld door een vrijblijvend kennismakingsgesprek aan te bieden.

- Neem deel aan een beurs.

- Overweeg online marketing via bijvoorbeeld Facebook. Zorg wel eerst voor een goede praktijkwebsite zodat de kans zo groot mogelijk is dat cliënten daadwerkelijk contact opnemen.

TIP Heb je nog geen praktijkwebsite

of ben je niet tevreden over je huidige website? Kijk eens op

www.mijnpraktijksite.nl voor de mogelijkheden.

1 3 / 1 6


BEVEILIGING CLIËNTGEGEVENS Een adequate beveiliging van de gegevens van cliënten die je opslaat is uiteraard erg belangrijk. Er zijn veel manieren en keuzes te maken in het beveiligen van de gegevens. Van alles op papier doen en de papieren in een brandkast te bewaren tot alles in de cloud opslaan en helemaal papierloos te werken. In dit hoofdstuk geven we vooral concrete tips om de cliëntgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Daarbij gaan we uit van therapeuten die wel met de computer werken en veel gegevens dus digitaal bijhouden.

Apparatuur beveiligen Het zorgen voor een goede beveiliging van de apparaten waar je mee werkt is altijd een goed idee. Concrete tips:

- Stel een goed wachtwoord of lange pincode in op je smartphone. Stel tevens in dat de smartphone (na een aantal minuten niet gebruikt te worden) automatisch vergrendelt.

- Stel een wachtwoord in op je laptop of computer om deze te ontgrendelen. Op deze manier voorkom je dat een toevallige passant direct toegang heeft tot de gegevens.

- Vergrendel je apparaat als je even wegloopt. Wen jezelf aan dit altijd te doen, dan wordt het een gewoonte. Op een Windows PC druk je hiervoor op Windows-toets + L. Op een Apple computer: ctrl + cmd + Q.

- Installeer altijd de laatste (beveiligings)updates. Als je Windows 10 gebruikt gaat dit doorgaans automatisch, bij oudere versies kan het nodig zijn de updates zelf te installeren. Op een Mac open je de App Store —> Updates om updates te installeren.

- Stel schijfencryptie in. Dit zorgt ervoor dat als je laptop gestolen wordt (en er een wachtwoord is ingesteld) de persoon niet bij de gegevens op de schijf kan. Vanaf Windows 10 kan dit via Bitlocker. Op een Mac dien je Filevault in te schakelen.

Door deze maatregelen te nemen verklein je de kans dat gegevens in verkeerde handen vallen aanzienlijk. Als je dit te ingewikkeld vindt of als je een grotere praktijk hebt, overweeg dan een systeembeheerder in te huren om deze zaken voor je te regelen.

1 4 / 1 6


Concrete tips voor het beschermen van cliëntgegevens Naast het goed beveiligen van de apparatuur hebben we nog de volgende tips om gegevens goed te beschermen:

- Leg alleen gegevens vast die nodig zijn. Dit is ook een vereiste vanuit de AVG-wetgeving. Alle gegevens die je niet vastlegt hoef je namelijk ook niet te beveiligen.

- Gebruik een digitale wachtwoordkluis. Met zo’n wachtwoordkluis kun je al je wachtwoorden veilig opslaan en worden de wachtwoorden direct ingevuld zodra je ergens wilt inloggen. Door een wachtwoordkluis te gebruiken kun je voor elke website een ander wachtwoord gebruiken dat je niet hoeft te onthouden. Er zijn meerdere aanbieders van wachtwoordkluizen. Google op ‘wachtwoordmanager’ en je krijgt diverse oplossingen die je kunt gebruiken.

- Stel op zoveel mogelijk plekken twee-staps-verificatie in. De kans dat onbevoegden toegang krijgen tot jouw gegevens wordt hiermee een heel stuk kleiner. Er is dan namelijk naast het wachtwoord ook een tijdelijke code (die op je smartphone getoond wordt) nodig om in te kunnen loggen.

- Zorg dat je toestemming van de cliënt hebt voor het opslaan van zijn of haar persoonsgegevens. Meestal wordt dit geregeld in de vorm van een privacyverklaring waarmee cliënten akkoord dienen te gaan. In deze privacyverklaring leg je vast welke gegevens je opslaat, met welk doel en hoe je de gegevens beveiligt. Daarnaast beschrijf je hierin hoe cliënten gegevens kunnen inzien, aanpassen of laten verwijderen.

- Stuur zo min mogelijk e-mails met persoonsgegevens. E-mail is een onbeveiligde manier van communiceren. Vergelijk het met een ansichtkaart, de inhoud is leesbaar voor iedereen waar de ansichtkaart op weg naartoe langskomt. Gebruik voor het uitwisselen van persoonsgegevens daarom zoveel als mogelijk een beveiligde e-mail-oplossing. Bijvoorbeeld Zivver www.zivver.nl, een dienst speciaal hiervoor ontwikkeld.

1 5 / 1 6


AVG wetgeving Sinds mei 2018 is de AVG wetgeving van kracht. Deze nieuwe Europese wetgeving heeft als doel de privacy van personen beter te beschermen en zorgt ervoor dat de wetgeving op dit gebied in heel Europa hetzelfde is geworden. Het volgende is veranderd met de ingang van deze wetgeving:

- Versterking van de privacyrechten van uw cliënten.

- Meer verantwoordelijkheden voor organisaties (een zzp'er is ook een organisatie) om de privacy te waarborgen en dit ook aan te kunnen tonen.

- Hogere boetes indien je bij een controle niet voldoet aan de AVG.

Een van de belangrijkste zaken rondom de AVG is dat je je bewust bent dat je met gevoelige gegevens werkt. Daarbij is het belangrijk dat je weet op welke plek deze staan opgeslagen en dat je afspraken maakt (meestal in de vorm van een verwerkersovereenkomst) met de partijen waar je gegevens opslaat. Als je de tips opvolgt die in de vorige paragraaf genoemd zijn, ben je al een heel eind op weg. Daarnaast hebben veel beroepsverenigingen voorbeelddocumenten beschikbaar waarmee je ook de juridische kant goed regelt.

Gebruiker is bijna altijd de zwakste schakel Welke methode je ook gebruikt, het is nooit 100% veilig. Daarbij is het belangrijk om je te realiseren dat de gebruiker (jij dus) doorgaans de zwakste schakel is. Als voorbeeld: een bank kan de toegang tot internetbankieren nog zo goed beveiligen, maar als je de wachtwoorden opschrijft en naast je computer legt kan iedereen toch gewoon inloggen in jouw internetbankieren. Bewust zijn dat je met gevoelige gegevens werkt, alleen die gegevens vastleggen die nodig zijn voor de behandeling en zorgen voor sterke wachtwoorden zijn goede uitgangspunten om de risico’s op datalekken zoveel mogelijk in te perken.

1 6 / 1 6


AFSLUITING Hopelijk heeft dit handboek je een goed beeld gegeven van de zaken die komen kijken bij de praktijkvoering van een complementair therapeut. We hebben verschillende onderwerpen behandeld, maar realiseren ons dat het nooit compleet is. Met veel concrete tips hopen we je in ieder geval op weg te hebben geholpen, zodat de bedrijfsmatige kant van de praktijk wat eenvoudiger wordt.

MijnDiAd praktijksoftware Zelf ontwikkelen we praktijksoftware, specifiek gericht op complementair werkende therapeuten. Deze software is in 2015 ontstaan vanuit een opdracht voor een acupunctuurpraktijk. Inmiddels is het een complete oplossing om de dossiervoering, praktijkagenda, facturatie en kosten van therapeuten bij te kunnen houden. MijnDiAd praktijksoftware is specifiek toegespitst op de werkwijze van therapeuten die zonder contracten met zorgverzekeraars werken. Met onze software worden veel van de behandelde onderwerpen in dit handboek eenvoudig gemaakt en kan er veel tijd bespaard worden op het bijhouden van het cliëntdossier, het plannen van afspraken en de financiële administratie. Interesse om deze software vrijblijvend uit te proberen? Ga naar onze website www.mijndiad.nl en vraag een vrijblijvende probeeromgeving aan.

Vragen / aanvullingen? Heb je vragen of aanvullingen naar aanleiding van het lezen van dit handboek? We horen het graag, op basis van jouw feedback kunnen we dan mogelijk een vervolg op dit handboek maken of specifieke onderwerpen in onze blog verder uitwerken. Bedankt voor het lezen en veel succes met je praktijk! Jorin van der Velden - [email protected]

HANDBOEK PRAKTIJKVOERING VOOR DE COMPLEMENTAIR … · ongeacht de therapievorm. Belangrijke punten...

Documents

Transcript of HANDBOEK PRAKTIJKVOERING VOOR DE COMPLEMENTAIR … · ongeacht de therapievorm. Belangrijke punten...