GS1 Kennisgroep Traceerbaarheid in de Zorg

Medisch Centrum Leeuwarden

18 juni 2019

© GS1 Nederland 2

Agenda

• Traceren van medische hulpmiddelen bij MCL: van inkoop tot en met gebruik

- Elvira Kok en team, MCL

• Updates ADC, LIR en EU Medical Device Regulation

- Jolyn en Esther, GS1

• Samenwerkende Standaardisatie-organisaties

- Esther, GS1

• Hoe gaat het met de implementatie van de Single European Codes?

- Petra van Krimpen, Sanquin

Ketenproces scanrelevante artikelen

Van losstaande systemen en processen naar een geïntegreerd ketenproces, wat voldoet aan de wet- en regelgeving en een efficiënte bedrijfsvoering ondersteunt.

Aanleiding

Wensenlijst organisatie

• Ziekenhuis breed track-and-trace van implantaten

• Efficiënter voorraadbeheer implantaten

• Volledige en juiste financiële registratie van implantaten

Externe ontwikkelingen

• Nederlandse en Europese wet- en regelgeving op het gebied van implantaten en medische hulpmiddelen, primair LIR

Interne ontwikkelingen

• Aanschaf nieuw ERP systeem (Vidaví)

Vertrekpunt

Met de implementatie van Epic (2016) is gestart met de registratie van implantaten op de OK.

Resultaat: Veel niet scanbaar, veel uitval, veel frustratie

Oorzaak:

• Geen goede barcodes op de artikelen

• Artikelbestand in Epic niet actueel

• GTIN niet bekend in Epic

Oplossing:

• Automatische koppeling tussen ERP en EPD

• Implantaten 100% scanbaar

Ketenproces scanrelevante voorraadartikelen

Scanrelevant artikel bestellen

Inkoopvoorstel en -order draaien

(Inkoop)

Ontvangstboeken in Vidaví met scanner

(Logistiek)

Accorderen ontvangst in Vidaví

(Voorraadlocatie)

Verbruik registeren in Epic

(Verrichtingslocatie)

VerbruiksberichtEpic - Vidaví

Artikel afboeken als vooraad in Vidaví

Verbruiksbericht Epic -LIR

Additionele processen

• Real-time inzicht in actuele voorraad (financieel en voorraadbeheer)

• Controle op expiratiedatum

• Recall (track-and-trace in ERP en EPD)

N.B! Dit geldt alleen voor voorraadartikelen

Koppelingen

Artikelbeheer Vidaví

Opvoeren en wijzigen van scanrelevante

artikelen

Artikel synchronisatie

bericht(Vidaví – Epic)

EPIC DATABASEScanrelevante

artikelen

Artikel registeren in Epic middels scanning:

1. Artikelnummer (GTIN)2. Lot- of serienr en THT

Op basis van artikelnr. (GTIN) worden de

artikelgegevens uit de Epic database gehaald

Depletion bericht naar Vidaví

(Epic - Vidaví)

Depletion bericht naar het LIR

(Epic – LIR)

2.

Koppelingen (2)

Techniek• Uitwisseling gegevens tussen Vidaví en Epic via centrale Rhapsody Comm.server• Op die server worden de HL7v2 berichten omgezet in XML formatted berichten• Epic communiceert via HL7v2 berichten en Vidaví via webservices

Functioneel• Fieldmapping Vidaví – Epic• Toekomstbestendig

Issues • Aantal implantaten > 1• Niet verstuurde berichten

Tips• Blijven testen, ook na elke release• Na Go Live controles draaien

Logistiek

Randvoorwaarden

• Geconditioneerde ruimte

• Extra formatie voor inscannen van elk artikel

• Alle ontvangsten verlopen via de Goederenontvangst

Issues

• Scanners

• Zelf barcode maken

• Combinatie orders met wel en niet scanrelevante artikelen

• Combinatie orders met koop- en voorraadartikelen

• Combinatie orders voor verschillende vestigingen

Inkoop

Wijzigingen• Meer gegevens opvoeren in de artikel stamkaart• Tevens opvoeren logistieke gegevens • Uniformiteit, volledigheid en juistheid gegevens essentieel voor het goed verlopen van het

ketenproces

Issues• Proces SR-artikelen primair ingericht voor voorraadartikelen• Artikel kan niet voorraadartikel én koopartikel zijn• Inkoopeenheid > verkoopeenheid (koopartikel)• Voorraadartikel én onderdeel van bruikleenset of zichtzending (koopartikel)• Consignatie i.c.m. automatisch voorraadbeheer

Tips• Begin met een volledig geschoond artikelbestand

Voorraadlocaties

7 decentrale magazijnen

1. OK Leeuwarden

2. OK Harlingen

3. Radiologie

4. Pijnpoli

5. Endoscopie

6. Poli gynaecologie Leeuwarden

7. Poli gynaecologie Harlingen

Nog buiten scope

• HCK

• Poli Kaakchirurgie

Voorraadlocaties (2)

Bestellen artikelen

• Voorraadartikelen – automatisch voorraadbeheer o.b.v. bestelpunt en maximale voorraad

• Koopartikelen - bestelproces ongewijzigd: via aanvraagportaal (of kast scannen)

Issues

• Niet of onjuist registeren in EPD betekent geen (goed) verbruiksbericht, dus geen afboeking voorraad en geen automatische aanvulling

• Artikelen ‘gemist’ bij de voorraadinventarisatie tijdens Go Live

Tips

• Houd als uitgangspunt: elk artikel wat op voorraad ligt is een voorraadartikel

• Regel een strak proces in voor het oplossen van uitval in het EPD en ERP

Voorraadlocaties (3)

Verzilvering van de investeringen vooral op dit onderdeel mogelijk!

• Focus niet alleen op het automatisch voorraadbeheer (minder formatie nodig voor het bestellen van artikelen)

• Controles op expiratiedatum o.b.v. systeem i.p.v. fysieke controle

• Voer analyses uit op de omloopsnelheid van het artikel (verlagen voorraden en aanpassen assortiment)

Ga niet direct bij Go Live formatie verzilveren!

Verrichtingslocaties

Doel

Op elke locatie en in elk proces willen we het gebruik van implantaten kunnen registreren in het EPD.

Drie verschillende applicaties in Epic

• OK- proces en Endoscopie (Optime)

• Radiologie proces (Radiant)

• Poli proces (Ambulatory)

Financieel

Wijzigingen

• Actueel inzicht in de (financiële) voorraad i.p.v. handmatige inventarisaties

• Real-time inzicht in t.h.t. data implantaten

• Meer inzicht in de kostprijs door ook de OK-verrichting mee te nemen in het verbruiksbericht

• Verbruikskosten kunnen toegewezen worden aan verbruiker, in plaats van te boeken op de aanvrager

Samenvatting ketenproces

Voordelen (opbrengsten) Nadelen (kosten)

Koppelingen Geen artikelbeheer meer in het EPD Geen

Logistiek Geen directe voordelen - Investering in ruimte- Extra formatie

Inkoop Geen directe voordelen - Meer gegevens opvoeren - Lastige processen vanwege combi

koop-/voorraadartikel

Voorraadlocaties - Automatisch bestellen artikelen- Voorraadbeheer vanuit systeem

Geen

Verrichtingslocatie Artikelen zijn veel beter scanbaar Geen

Financieel Beter financieel inzicht in voorraden en kosten

Geen

Algemeen - Voldoen aan wet- en regelgeving- Toekomst bestendig proces (MDR)

Toekomstige ontwikkelingen

• Koppeling naar het LIR

• Uitbreiding scope verrichtingslocaties met poli kaakchirurgie

• Gebruik van, en koppeling met, de GS1 Datasource Healthcare

• Uitbreiding scope scanrelevante artikelen met medische hulpmiddelen (gefaseerd)

• Koppeling tussen de medische en financiële registratie implantaten

• Uitbreiding scope verrichtingslocaties met HCK

Koppeling LIR

Gereed

• Registratie van alle verplichte gegevens bij implantatie in het EPD

• Registratie van alle verplichte gegevens bij explantatie in het EPD

• Technische functionaliteit voor automatische koppeling naar het LIR

• Registratie van de GMDN-code in het ERP

Nog te realiseren

• Een veld in EPD (Epic) voor de SNOMED code en omschrijving

• Vertaaltabel van GMDN naar SNOMED in de koppeling bouwen

• Functioneel testen koppeling naar het LIR

• Implantatenkaart voor patiënt

• Bericht naar LIR bij overlijden patiënt

Afsluiting

Vragen?

© GS1 Nederland

Updates LIR, ADC en EU MDR

Jolyn van der Beek, GS1 Nederland

18-06-2019

© GS1 Nederland

Deadlines EU MDR

22

© GS1 Nederland

MDR/LIR update – Min.VWS

23

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/medische-hulpmiddelen/nieuwe-wetgeving-medische-hulpmiddelen/gevolgen-voor-zorginstellingen

Gereed voor het LIR is voorbereiding op de MDR!

© GS1 Nederland

MDR/LIR update – Medical Device Coordination Group

24

In case of an incident the device registration (incl. UDI) has to be

done immediately. It’s a precondition for uploading the final report

into Eudamed. Therefore, the manufacturers are advised to have

their Eudamed device/UDI data ready by the DOA.

18 maanden transitie periode

Bij een recall moet de data beschikbaar zijn!

© GS1 Nederland 25

Handhaven door IGJ

Gepubliceerd op website NVZ:

https://www.nvz-ziekenhuizen.nl/_library/40426/20190403%20Informatieblad%20LIR%20voor%20zorgaanbieders%20en%20-

verleners.pdf

© GS1 Nederland

Indien LIR geen product data heeft ontvangen via GDSN : registratie niet mogelijk

26

Geen data via GDSN ontvangen? Dan geen registratie mogelijk

Geef svp door:1. Aan LIR: GLN leveranciers2. Aan leverancier: GLN van

LIR

© GS1 Nederland

GMDN → CND

27

• De EU MDR heeft voor de CND nomenclature gekozen.

• CND is een Italiaanse standaard: Classificazione Nazionale dei Dispositivi medici

• GMDN vereist een betaald deelnemerschap, CND niet.

• CND codes worden vertaald naar GMDN codes.

© GS1 Nederland

Leveranciers met handen in het haar!

28

Zorginstellingen vragen meer dan is afgesproken

Momenteel excel naast GDSN

- Formaat is niet geharmoniseerd = veel extra werk voor de leverancier (én

zorginstellingen)

• Sommige leveranciers willen dit niet meer en vragen GS1 om hulp

- Het LIR ontvangt dan geen productdata van de leverancier

• Als een leverancier data kan genereren voor Excel, dan kan hij dit ook via GDSN !

© GS1 Nederland

Oproep aan vrijwilligers:Werkgroep data-uitwisseling zorginstellingen

29

Tijd om het huidig datamodel uit te breiden:

- UNSPSC

- Afbeeldingen

- Land van herkomst

- …

Tijd om het over validaties (datakwaliteit) te hebben:

- Waarschuwingen

- Fouten

- Impact

Meld je aan en doe mee: healthcare@gs1.nl

© GS1 Nederland

Voorstel GS1:Tijdelijke GDSN mapping dienst

30

Elk ziekenhuis wacht op hun software leveranciers om de ontvangen productdata uit GDSN te kunnen

verwerken.

GS1 wil ziekenhuizen helpen door een tijdelijke (ca. tot eind 2020) GDSN mapping dienst aan te

bieden:

• Gestandaardiseerd Excel format

• Gestandaardiseerde datavelden (NL datamodel)

• Gestandaardiseerde momenten

• Gestandaardiseerde workflow (sFTP account, logins, enz.)

Daarnaast:

• Het LIR blijft data ontvangen via GDSN van de fabrikanten

• Fabrikanten blijven ontwikkelingen doorvoeren om data via GDSN aan te leveren

© GS1 Nederland

GDSN Matrix call

31

• Maandelijkse call – laatste dinsdag van de maand (25-06: 14:30 – 16:00 uur)

• Het overzicht bevat informatie als:

Leveranciers, GLN’s, statussen per leverancier, contactpersonen (met akkoord AVG), knelpunten en

acties.

• Open call: ervaringen delen, acties bespreken en de beste samenwerking vinden, ruimte voor het

stellen van vragen (aan elkaar en aan GS1).

• GS1 faciliteert maar is volledig afhankelijk van de input vanuit de markt!

• Graag een uitnodiging ontvangen? Mail dan jolyn.vanderbeek@gs1.nl of amanda.delaroque@gs1.nl.

© GS1 Nederland

Barcode training

32

• Doel: verbeteren patiëntveiligheid, traceerbaarheid, optimalisatie

voorraadbeheer en wettelijk verplicht (LIR)

• Herkennen van (foute) barcodes

• Interesse? Mail healthcare@gs1.nl

© GS1 Nederland

Healthcare Barcode Survey App

33

• Handleiding

© GS1 Nederland

Feedbackformulier

34

Barcode niet scanbaar?

Geef het ons door!

© GS1 Nederland 35

Vragen na bijeenkomst NVZ op 4 juni over LIR

© GS1 Nederland

1. Ligt het aan de barcode of aan de scanner/software?

36

• Bijvoorbeeld kaakimplantaten bij MCL:

- Startteken ontbreekt, maar leverancier onderneemt geen actie en geeft aan

dat alleen MCL niet kan scannen

• Verkrijgen overzicht: svp melden op site NVZ

• GS1 monitort de non scan meldingen, maar beeld is niet compleet

Kampioenen aanleveren non-scans: MMC en AMC. Wie volgt?

• Suggesties voor verbetering?

© GS1 Nederland

2. Bruikleensets

37

• Er lijkt geen eenduidig efficiënt proces

• Routing is lastig: artikel vooraf niet bekend bij inboeken en naderhand is de

verpakking al weg

• Artikel (GTIN) bekend als voorraad- én koopartikel: ERP kan dit niet verwerken

• Wie denkt en werkt mee aan een oplossing?

- Mail esther.peelen@gs1.nl of Elvira.Baarsma@ZNB.NL

Standaardisatie-organisatiesin de zorg

Samenwerking

© GS1 Nederland

Minister Bruins neemt regie

39

Aantal standaarden verplicht stellen

© GS1 Nederland 40

Interoperabiliteit

© GS1 Nederland

Roadmap voor 13 use cases

41

• Acute Ambulanceoverdracht naar Spoedeisende Hulp

• Medicatieoverzicht en digitaal receptenverkeer

• Medicatie verstrekken en toedienen

• Overdracht tussen ziekenhuizen van de Basisgegevensset Zorg

• Verpleegkundige overdracht van ziekenhuis naar instelling of thuiszorg

• Keten- en netwerkzorg rondom Diabetes

• GGZ-overdracht van een basis gegevensset

• Acute overdracht verloskundige naar gynaecoloog

• Beelduitwisseling tussen ziekenhuizen

• Beelduitwisseling pathologie

• Multidisciplinair Overleg Oncologie

• Triage verwijzing - gegevensoverdracht van huisartsenpost naar meldkamer en SEH

• Elektronische gegevensuitwisseling tussen geboortezorg en jeugdgezondheidszorg

© GS1 Nederland

HIMSS Helsinki 12-14 juni, highlights

42

• Integratie ziekenhuiszorg en ‘care’

• Patiënt betrekken bij ontwikkeling eHealth

• Aandacht voor interoperabiliteit

• Erik Gerritsen, SG VWS:

van denken naar doen!

© GS1 Nederland

Congres Architectuur in de Zorg

43

© GS1 Nederland

EORNA

44

© GS1 Nederland

Volgende Bijeenkomsten

45

• 1 Oktober bij Zetes, Eindhoven, van 12.30 – 15.30 uur

• 13 november bij …?

© GS1 Nederland

Dank voor jullie aanwezigheid en input!

46