ANNETTE TIELBEKE, SURFMARKET

Grip op aanbesteden

HO link, 18 juni 2015

Agenda

Heeft aanbesteding grip op ons, of hebben wij grip op aanbesteding?

1. Inkoop algemeen en inkoop van ICT projecten

2. Heeft aanbesteden grip op ons

3. Hoe krijgen we grip op aanbesteden

4. Vaak wil men het systeem blijven gebruiken dat al gebruikt wordt.

5. Is het mogelijk software uit te proberen voordat een aanbesteding

gedaan wordt?

6. Welke mogelijkheden zijn er om gezamenlijk aan te besteden?

7. Wat biedt SURFmarket?

GOED INKOPEN IS EEN VAK

ICT inkopen

Binnen het uitbesteden is een traditie gegroeid van

uitgebreide specificaties opstellen;

een aanbieding aan de markt vragen in een proces met minimale

interactie;

de goedkoopste laten winnen;

en vervolgens een contract opstellen met hoge boeteclausules;

Echter: gemiddeld 35% van de specificaties verandert, en het levert

software op waarvan 65% niet of nauwelijks wordt gebruikt.

Er wordt stevig geëscaleerd, de relatie komt flink onder druk gestaan,

maar boetes worden zelden geëffectueerd.

ICT- projecten worden vaak te laat, te duur en

niet volgens de gemaakte afspraken opgeleverd

Commissie Elias: Aanbestedende diensten ontbreekt het vaak aan • kennis van de markt • maar ook van de te leveren producten en diensten. Kenmerkend voor ICT: • korte levenscycli van producten en diensten waardoor technische

specificaties beperkt houdbaar; • de ICT-markt is continu in beweging; • de technologische ontwikkelingen volgen elkaar snel op; • daardoor verandert ook de inkoopbehoefte van de aanbestedende

diensten steeds; • inkopers vinden het daarom lastig de opdracht te beschrijven en

specificaties op te stellen. De noodzaak om functioneel te specificeren neemt hierdoor toe.

Inkoop ICT projecten

'ICT-stelsel bij de overheid is rot' René Veldwijk (Ockham): 'Ga over tot extreme transparantie' Incompetentie is in zijn visie meestal niet de oorzaak van falen…. 'Wie scherper kijkt, ziet ook bestuurders en uitvoerende ambtenaren die hun werk doen binnen onredelijke randvoorwaarden en die blootstaan aan diverse perverse prikkels.' Read more: http://www.computable.nl/artikel/achtergrond/overheid/5085768/1277202/ictstelsel-bij-de-overheid-is-rot.html#ixzz3dOBtW8uq

Heeft aanbesteden grip op ons?

De aanbestedingswet biedt veel mogelijkheden om met de

markt te praten. Deze mogelijkheden worden lang niet

altijd ingezet.

SURF maakt bijvoorbeeld gebruik van:

• RFI (“KUBUS”);

• Concurrentiegerichte dialoog (“WAAS”)

• Marktorientatie: challengeday (project “DLWO”)

LUMC innoveert met concurrentiegerichte

dialoog

16-juni-2015 | bron: PIANOo

Het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) wil verschillende

laboratoria integreren in één lab en zoveel mogelijk automatiseren.

Hoe dat nieuwe concept eruit moet zien heeft LUMC duidelijk voor

ogen. Maar een kant-en-klare oplossing bestaat nog niet. Om de markt

tot innovatie te stimuleren is het LUMC een concurrentiegerichte

dialoog gestart. Met inkoop, leveranciers én de interne klant aan tafel.

Deze procedure blijkt helemaal niet zo zwaar en ingewikkeld als vaak

wordt gedacht.

Grip op aanbesteden: Best Value

Procurement (BVP)

Aanbieders zijn vrij een eigen invulling te geven aan de opdracht, mits er voldaan wordt aan de specificaties van de opdracht. Simpel gezegd: de opdrachtgever geeft aan wat hij wil hebben en de aanbieder bepaalt hoe hij dat gaat leveren. De kwaliteit van de oplossing staat hierbij centraal en niet de prijs. De hoogste waarde voor de laagste kosten

BVP in ICT projecten

De toepassing van BVP voor het aanbesteden van complexe ICT-

projecten ligt dan ook voor de hand.

Supply Value en de Radboud Universiteit Nijmegen onderzochten hoe

de toepassing van verschillende elementen van BVP binnen Europees

aanbestede ICT-projecten een positief effect heeft op de prestaties

(doorlooptijd, kosten en klanttevredenheid) van deze projecten.

In totaal zijn ruim 150 Europees aanbestede ICT-projecten onderzocht.

De belangrijkste resultaten van dit onderzoek zijn gepubliceerd in het

februari nummer van inkoopblad Deal! van de NEVI.

Vaak wil men het systeem blijven gebruiken dat

al gebruikt wordt: case Blackboard

Is het mogelijk software uit te proberen

voordat een aanbesteding gedaan wordt?

Pilot:

- ervaring opdoen om te komen tot een goed programma van eisen;

- dit betekent dat er na de pilot concurrentiestelling kan

plaatsvinden;

- het zgn. ‘level playing field’ is dan een aandachtspunt.

Vaak echter wordt gesproken over een pilot terwijl het feitelijk gaat om

een “go/no go”.

In die gevallen zou je een aanbesteding moeten doen waarbij je bijv.

een PoC bedingt.

Met een “wachtkamerconstructie” kun je dan nog terugvallen op

second best.

SCRUM methode

Agile aanpak, welke als framework kan worden ingezet om software in teamverband te ontwikkelen. Geliefd omdat het in de eerste instantie eenvoudig is, maar vooral omdat deze weinig overhead oplevert. Voordelen : • Verhoogt de effectiviteit van het team. • Biedt een optimale Return On Investment (ROI). • Iedere 2-4 weken is er sprake van een oplevering van een stuk

werkende software. • Biedt duidelijk inzicht in de voortgang van het project/software

development. • Zorgt dat u dat krijgt wat u nodig heeft.

Voorbeeld: SURFspot2+

Voorbeeld SCRUM: SURFspot

SCRUM methode

Agile/Scrum blog

Agile en aanbesteden... water en vuur?

Welke mogelijkheden zijn er om gezamenlijk aan

te besteden?

Coalition of the willing

Verschillende niveaus van samenwerking

Rekening houdend met de markt

Wat biedt SURFmarket

Optionele trajecten:

- LaPAAV

- LaPAN

- LaPAS

Kernpakket:

• LMS

Overig:

• virtualisatie