Een gewetensvraag: hoe efficiënt rollen bij u de producten zoals jaarrekeningen, fiscale aangiften en salarisslips van de lopende band?

Als ik de artikelen in de vakpers lees, ben ik zeer onder de indruk van wat er allemaal op u afkomt: diverse organisatorische veranderingen als gevolg van Wta/Bta, toenemende nadruk op kwaliteit door Rkb1 en intensievere digitale communicatie met de Belastingdienst. Ook uw klanten worden veeleisender. Menig accountantskantoor klaagt over toename van de prijsdruk op de eigen dienstverlening. Daar wil ik het met u eens uitgebreider over hebben. Want wat doet u er nu écht aan om tegemoet te komen aan die behoefte tot prijsverlaging?

Prijsdruk, maar ook prijstransparantie is vooral merkbaar bij de ‘traditionele producten’: de boekhouding, de jaarrekening, de aangiften en de loonslip. Logischerwijs zorgt de prijsdruk ervoor dat kantoren zoeken naar maatregelen die moeten leiden tot hogere efficiency. Oftewel: u moet meer doen met dezelfde middelen! Wat daarbij opvalt is dat besparingen veelal worden gezocht door invoering van betere en modernere software. Maar dat is helaas absoluut onvoldoende.

Software én medewerkerEr spelen twee belangrijke ingrediënten een rol bij het tot stand komen van producten op een accountantskantoor: ICT én uw medewerkers. Deze twee zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Dat lijkt een open deur, maar in de praktijk blijkt dat voor het behalen van efficiency de aandacht vooral uitgaat naar de software. Er wordt weinig rekening gehouden met de gevolgen van de huidige manier van werken. Om echt te kunnen profiteren van nieuwe software is een andere werkmethodiek vaak noodzakelijk. Dit zijn niet per definitie ingrijpende wijzigingen, maar begelei-ding van de gebruiker is hoe dan ook aan de orde. Gebruikers moeten niet alleen getraind worden in toepassing van de software, maar ook in de nieuwe manier van werken. Waarom? Omdat uw huidige manier van werken vaak niet de meest efficiënte is.

De praktijkAutomatiseren van accountantskantoren gebeurt nagenoeg altijd ‘per afdeling’. Er wordt een pakket geselecteerd voor de jaarrekening. Daar kijken de accountants naar en ze maken een keuze. Selectie van een fiscale applicatie ligt op het bordje van de fiscalisten en voor de financiële administratie zijn weer andere medewerkers verantwoordelijk. Hopelijk houden alle projectgroepen rekening met efficiency. Maar wie zegt mij nu dat de combinatie van applicaties het meest efficiënte proces-verloop oplevert? Processen zijn namelijk afdelingsoverschrij-dend. Processen hebben niets te maken met cultuurverschillen, afdelingsmuren of communicatiebarrières. Efficiencyverhoging kunt u alleen realiseren door afdelings-overschrijdend de processen aan te passen, met behulp van hulpmiddelen die voor u het beste geschikt zijn.Het goede nieuws is dat u niet voor al uw afdelingen nieuwe software aan hoeft te schaffen. U kunt ook gebruik maken van

ict

43maart 2006 Accountant Adviseur

A. J. Gelderblom

Goedkoop is geen duurkoop

hulpmiddelen die in heel veel applicaties standaard aanwezig zijn, maar die door kantoren nog veel te weinig worden gebruikt.

HulpmiddelenU hebt allemaal gehoord van een XAF (XML Auditfile Financieel). De Belastingdienst kan daar naar vragen als zij vraagtekens heeft bij de juistheid van bijvoorbeeld de BTW-aangifte. Hebt u er ooit over nagedacht om XAF in te zetten voor realisatie van efficiency? Jammer, want daarvoor is het prima geschikt. Laat ik een voorbeeld noemen. Door een XAF-bestand te exporteren uit uw financiële applicatie en vervolgens te importeren in uw rapport generator, is een koppeling tot stand gebracht. Erg effi-ciënt, want dan hoeft u onder andere de kolommenbalans niet meer opnieuw in te kloppen. De XAF kunt u vervolgens weer (her)gebruiken om een ‘koppeling’ tussen het jaarrekeningpakket en de fiscale software te realiseren. Maar dan moet u wel proces-overschrijdend nadenken en uw gebruikers op een andere manier laten werken.

Voor hoeveel van uw cliënten gebruikt u de mogelijkheid om telebankinggegevens in te lezen? Vaak een gemiste kans. Vanuit zowel de financiële administratie (OB en ICL), de fiscale software (IB en VPB) en de salarisadministratie (Loonaangifte) kunnen de aangiftes worden gegenereerd, waarna ze digitaal kunnen worden goedgekeurd door cliënten. Dit bespaart u veel administratieve rompslomp: versturen en bewaken retour-ontvangst machtigingen en monitoren van welke aangifte wel is gedaan, maar nog niet is goedgekeurd.

Efficiency zonder investeringenU kunt op een goedkope manier geld verdienen. Efficiency-verbetering binnen uw organisatie is eenvoudig realiseerbaar door de juiste hulpmiddelen in te zetten en software nadrukke-lijk te koppelen aan gebruikers van die software. Daar zijn niet altijd hoge investeringen voor nodig zoals gebleken is uit bovenstaande voorbeelden. U moet wel investeren in tijd! Hoog tijd voor een aantal optimalisatieprojecten!

Arjan Gelderblom is ICT-consultant bij Full•Finance Consultants te Apeldoorn