Goede afspraken maken goede vrienden Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk 4 maart 2014 Intro.

Goede afsprakenmaken goede vrienden

Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk

4 maart 2014

Intro

Aanleiding en doel Relatie vrijwilliger - beroepskracht Plichtsbewust handelen

Fundamentele beginselen

Waarden

Erecode Ondersteuning

Inhoud

Aanleiding Vaststellingen tijdens interne audits Klachten over ‘gebrekkige’ samenwerking tussen

beroepskrachten en vrijwilligers en v.v.

Doel Duidelijkheid scheppen over hoe een vrijwilliger of

personeelslid correct handelt. Voor personeelsleden zijn er daarenboven

arbeidscontract en arbeidsreglement.

Aanleiding en doel



Waarden


Inhoud

Correcte positionering van de relatie: beroepskrachten zijn ondersteunend, niet ondergeschikt

Duidelijke aansturing: beroepskrachten door beroepskrachten, vrijwilligers door vrijwilligers (behoudens enkele uitzonderingen)

‘Incidenten’ worden gemeld aan resp. hiërarchie die oplost, indien nodig indienen klacht (zie verder)

Consequent optreden tegen inbreuken, indien nodig tot en met sanctioneren

Werken aan profiel en competenties, vooral voor de leidinggevende vrijwilligers

Coördinator vrijwilligersbeleid

Kader

Voettekst



Waarden


Inhoud

Wie zich plichtsbewust engageert, loopt geen persoonlijk risico

Basisregel

Plichtsbewust handelen = handelen als goede huisvader = handelen in overeenstemming met gedragsregels die Rode Kruis-Vlaanderen voorschrijft

Algemene gedragsregels:− Fundamentele beginselen Rode Kruis

− Waarden Rode Kruis-Vlaanderen

Bijzondere gedragsregels:− Erecode Rode Kruis-Vlaanderen

− Handvest Rode Kruis-Vlaanderen

− Vademecums, richtlijnen en reglementen

Wat betekent plichtsbewust?

Menselijkheid

Onpartijdigheid

Neutraliteit

Onafhankelijkheid

Vrijwillige inzet

Eenheid

Universaliteit

Algemene gedragsregelsFundamentele beginselen

Integriteit

Teamwerk

Deskundigheid

Efficiëntie

Discretie

Transparantie

Deugdelijk bestuur

Waarden Rode Kruis-Vlaanderen

Wij zijn open, duidelijk, eerlijk en constructief

Wij zeggen wat we doen, we doen wat we zeggen

We zijn loyaal tegenover collega’s

We zijn loyaal tegenover de organisatie

We vermijden elke schijn vanbelangenvermenging

We misbruiken onze positie nietvoor persoonlijke voordelen

We respecteren de vertrouwelijkheid van informatie

We zijn aanspreekbaar op ons gedrag

Waarde 1: Integriteit

Wij ondernemen nooit iets dat onze organisatie als geheel zou kunnen schaden.

We creëren een constructieve sfeer en zijn collegiaal

We helpen mekaar onzesterktes te gebruiken

We behandelen mekaarhoffelijk en met respect

We communiceren open metelkaar

We vermijden roddel en achterklap

We beseffen de belangrijke invloed van onze persoonlijke houding op het functioneren van anderen

Waarde 2: Teamwerk

We zijn één team dat samen voor één doel strijdt.

Voor elke opdracht zetten we de gepaste vaardigheden in

We zetten in op continue vorming

Waarde 3: Deskundigheid

Onze acties worden uitgevoerd door bekwame medewerkers en vrijwilligers.

Waarde 4: Efficiëntie

We kunnen het ons niet permitteren om niet efficiënt om te gaan met onze middelen.

We streven een ideaal na, een wereld waarin iedereen het goed heeft. Idealisme moet echter ook duurzaam zijn.

Het geld dat de gemeenschapons schenkt zetten we zoveelmogelijk om in activiteiten!

We respecteren het beroepsgeheim en ieders privacy

We zijn discreet over toekomstige beslissingen en wachten tot deze officieel bekend gemaakt zijn

We zijn terughoudend in het gebruik van cc en bcc bij onze e-mails

We spreken niet over vertrouwelijke zaken in het bijzijn van derden

Persoonlijke zaken bespreken we uitsluitend onder vier ogen met de betrokkene

Waarde 5: Discretie

We springen voorzichtig om met informatie.

Algemene gedragsregels / Waarden / Waarde 5

We nemen onze beslissingen op een objectieve en doorzichtige manier.

We verschaffen duidelijke informatie over onze werking en over onze financiële middelen, zowel intern als ook naar het publiek toe.

Wij informeren intern over de besluitvormings-processen met tijdig beschikbare, toegankelijke en noodzakelijke informatie aan de belanghebbenden.

Waarde 6: Transparantie

Getrapte democratie en besluitvorming

Duidelijke taak- en bevoegdheidsverdeling

Anticumulatieregel

Gelaagde structuur voor interne controle en besluitvorming

Waarde 7: Deugdelijk bestuur

Regel 1: Erecode voor vrijwilligers

Regel 2: Statuten, Handvest en Nationaal Huishoudelijk reglement

Regel 3: Vademecums, richtlijnen en reglementen

Bijzondere gedragsregels

Aangepast aan de weten regelgeving Getekend document: engagement Duidelijke en afdwingbare regels:

Een vrijwilliger− handelt belangeloos en verantwoordelijk;

− houdt zich aan de afspraken over aanwezigheid en taken;

− doet niets wat een slachtoffer zelf niet wil;

− handelt als een goede huisvader of –moeder;

− krijgt informatie, ondersteuning en waardering;

− is verzekerd tijdens zijn/haar werk;

− krijgt gemaakte kosten volgens een vaste procedure terugbetaald;

− mag in onderling overleg zijn engagement altijd stoppen.

Erecode



Waarden


Inhoud

Leidraad voor integer handelen

Feedback en waarderingsgesprekken

Autorisatietabel

Zelfevaluatie en interne controle

Interne audit

Procedure voor het beheren en capteren van ‘operationele klachten’

Procedure voor klachten over grensoverschrijdend gedrag

Sanctieprocedure

Ondersteuning

Ben ik er zeker van dat dit niet tegen de wet is?

Ben ik eerlijk en fair ten opzichte van iedereen?

Wat zouden mijn vrienden en familie hiervan zeggen? En hoe komt dit gedrag over op een buitenstaander?

Breng ik het Rode Kruis schade toe, als anderen te weten komen wat ik doe?

Breng ik niemands gezondheid, veiligheid of reputatie in gevaar?

De leidraad voor integer handelen

Directe feedback (na gebeurtenissen)

Waarderingsgesprek: focus op waardering voor de inzet en de geleverde prestaties

Opvolgingsgesprek: afspraken maken over hoe ernstige tekortkomingen worden aangepakt

Vorming voorzien voor het performant voeren van deze gesprekken

Voor personeelsleden: evaluatiegesprekken

Feedback en waarderingsgesprekken

Vrijwilligers hebben recht op feedback:

= overzicht wie welke beslissingen mag nemen in overeenstemming met zijn/haar functie

Autorisatietabel

Iedere hiërarchische entiteit is verantwoordelijk voor interne controle binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied

Voor de 250 Vlaamse afdelingenis een lijst opgesteld met controlepunten voor‘zelfevaluatie’.

Zelfevaluatie en interne controle

Doel = pijnpunten blootleggen en actie ondernemen waardoor de werking wordt verbeterd.

Inkijk op professionele wijze door ‘onafhankelijke derde’

Auditprocedure

− Auditcomité

− Controle op basis van criteria

− Verslag aan de Raad van Bestuur Humanitaire Diensten

− Feedback van auditresultaten naar afdeling

Interne audit

Procedure voor het capteren en beheren van operationele klachten

Klachtenbus

• Wanneer je als vrijwilliger of als personeelslid een vraag hebt of een probleem wenst te signaleren in het kader van je activiteiten bij RKV, dan richt je je naar je verantwoordelijke. Deze besteedt daar de nodige zorg en aandacht aan om een antwoord/oplossing te formuleren.

• Ook problemen in de samenwerking tussen personeelsleden en vrijwilligers (en vice-versa) volgen deze weg.

• Pas als dit, na het nodige aandringen, niet gebeurt kun je een klacht formuleren.

Belangrijk uitgangspunt

• Een klacht ontstaat wanneer ik op een gemotiveerde wijze mijn ongenoegen uit over het feit dat een vraag die ik stelde of een probleem dat ik signaleerde aan mijn verantwoordelijke volgens mij door hem niet ernstig werd opgenomen of opgevolgd.

Definitie van een klacht

• Capteert de klacht.• Onderzoekt de ontvankelijkheid.• Neemt kontakt met de betrokken hiërarchie en de onmiddellijk

hogere en dringt aan op oplossing.• Volgt op.• Legt, indien de oplossing uitblijft, de klacht voor aan een nog

hogere hiërarchie, indien nodig tot op niveau van het betrokken DC of de betrokken RVB.Voor samenwerkingsproblemen tussen vrijwilligers en personeelsleden, idem, met desnoods voorlegging aan betrokken DC met als laatste stap betrokken RVB.

• Geeft stapsgewijze feedback aan de klager, tot en met over de oplossing.

• Brengt om de 6 maand verslag uit bij de RVB HD over de klachten en hun oplossingen

Rol van de Klachtenbus

Wordt aangesteld door RVB HD op voorstel van de voorzitter van het Auditcomité.

Voorzitter Auditcomité “coördineert” de activiteiten van de klachteninstantie en rapporteert over de werking aan de beleidsorganen.

VOORZITTER AUDITCOMITE

KLACHTENINSTANTIE

Plaats in de organisatie

Werknemers• welzijnswetgeving (4/8/96 en KB 17/5/07)• welzijn - RKV is eindverantwoordelijke

Vrijwilligers• basiswet op de vrijwilligers stelt dat arbeidswetgeving

niet van toepassing is op vrijwilligerswerk• fair en opportuun om de vrijwilligers dezelfde

bescherming te laten genieten als de personeelsleden• GOG is ook in strijd met het Handvest van Rode Kruis-

Vlaanderen en dus ontoelaatbaar Beslissing: de voor personeelsleden bestaande

procedure GOG wordt uitgebreid voor alle vrijwilligers met een externe preventieadviseur (IDW).

Grensoverschrijdend gedrag (GOG)

Niet te tolereren inbreuken moeten gesanctioneerd worden

Van mondelinge vermaning tot definitieve uitsluiting

Uitgeschreven ‘sanctieverloop’ met uitgebreid horen van de betrokken vrijwilliger

Mogelijkheid van beroep voor schorsing en uitsluiting

Termijnen:

− Maximum 1 maand

− Maximum 1 week voor ‘zwaarwichtige’ feiten Mogelijkheid van eerherstel na 5 jaar

Sanctieprocedure voor vrijwilligers

Goede afspraken maken goede vrienden Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk 4 maart 2014 Intro.

Documents

Transcript of Goede afspraken maken goede vrienden Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk 4 maart 2014 Intro.