Gemeente Helmond Onderzoek vermindering administratieve ...€¦ · Gemeente Helmond versie 2.0...

Onderzoeksrapport

Gemeente Helmond

Onderzoek vermindering administratieve lasten

Versie 2.0

september 2008

Gemeente Helmond versie 2.0 Onderzoek vermindering administratieve lasten

2008 Pagina 2 van 59

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 2

Samenvatting 4

1 Achtergrond en vraagstelling 6

1.1 Definitie administratieve lasten 6 1.2 De opdracht 7 1.3 Achtergrond gemeente Helmond 7

2 De aanpak en werkwijze 8

2.1 De aanpak 8 2.2 De projectgroep 8 2.3 Het ondernemerspanel 9 2.4 De burger 9 2.5 De mogelijkheden voor minder administratieve lasten 10 2.5.1 Referentiekader 10 2.5.2 Afwegingskader 11 2.5.3 Gehanteerde methodiek 12 2.5.4 Het vertrekpunt 13

3 Het onderzoek 15

3.1 De nulmeting 15 3.2 De onderzochte regelingen 15 3.3 De onderzoeksmethode 16 3.4 De uitkomsten per regeling 17 3.4.1 Drank en horeca 17 3.4.2 Overige APV regelingen 31 3.4.3 Zorg en bijstand 36 3.4.4 Overig 43 3.5 Indirecte maatregelen 47 3.5.1 Vergunningenmanagement 47 3.5.2 Digitaliseren 48

4 Maatregelenplan 53

4.1 De maatregelen 53



5 Plan van aanpak 54

5.1 De te nemen maatregelen 54 5.1.1 Algemeen 54 5.1.2 Specifiek 55

6 Effecten maatregelenplan 57

6.1 Tabel kostenmodel 57

Bijlage: Categorisering formulieren 58



Samenvatting Atos Consulting heeft in opdracht van de gemeente Helmond een onderzoek verricht naar de mogelijkheden om de administratieve lasten voor de ondernemers en de burgers te verminderen. Op basis van de uitkomsten van het onderzoek is het maatregelenplan opgesteld. Omdat de gemeente Helmond al diverse trajecten heeft opgestart in het kader van deregulering en verbetering van dienstverlening is gezocht naar de aandachtsgebieden waar het traject een toegevoegde waarde kan leveren voor de gemeente Helmond. Met in het achterhoofd de reeds ingezette ontwikkelingen, is een selectie gemaakt van regelingen die ofwel nog niet waren bekeken of waar men nog niet tot een keuze is gekomen over de wijze van dereguleren. Voor de regelingen is een onderscheid gemaakt in een viertal gebieden:

Drank- en horeca inclusief evenementen Overige APV regelingen Zorg Overig

Bij het onderzoek is gebruik gemaakt van initiatieven die elders in het land door onder andere gemeenten, ministeries en de Kamers van Koophandel zijn genomen om de administratieve lasten te verminderen. Bij het onderzoeken van de mogelijkheden is kritisch gekeken of er overbodige regelgeving is in de gemeente Helmond. Daarbij is wel steeds de afweging gemaakt of het afschaffen niet in strijd is met het algemeen belang, bijvoorbeeld op het gebied van openbare orde en veiligheid of de verkeersveiligheid en het belang van derden. De uitkomsten van het onderzoek zijn positief. Voor de regelingen die zijn onderzocht is het mogelijk de administratieve lasten voor de ondernemers te verminderen met bijna 35%. Voor de burgers kunnen de lasten met ruim 10% worden verminderd. Daarnaast is het mogelijk de indirecte administratieve lasten te verminderen. De vermindering betreft de directe administratieve lasten. Uit het onderzoek is ook gebleken dat de indirecte administratieve lasten omlaag kunnen door het verbeteren van de informatievoorziening en de dienstverlening van de gemeente aan ondernemers en burgers. Door te werken volgens de principes van het vergunningenmanagement en een vergaande vorm van digitalisering te realiseren kan de gemeente een maximale administratieve lastenverlichting behalen:

Vergunningenmanagement; Voor zover de scope van het onderzoek reikt kan men concluderen dat de gemeente Helmond vergaande maatregelen heeft getroffen ten aanzien van de indirecte lastenverlichting. De één loket gedachte



is op de juiste wijze ingevoerd en nieuwe regelgeving wordt vooraf beoordeeld op nut en noodzaak.

Digitaliseren; Op het gebied van informatie en automatisering is de gemeente Helmond toonaangevend. Het volledige dienstenpakket is online te raadplegen en een deel van de formulieren kan via het webintakesysteem WINST digitaal worden ingediend. De gemeente Helmond is aangesloten bij Dimpact. Door gebruik te maken van de Dimpact oplossingen kunnen de volgende maatregelen worden uitgevoerd; ‘slimme’ formulieren, koppeling basisregistraties, digitaal klantdossier en digitale beslisbomen. Na invoering van voorgaande maatregelen worden zowel de directe als de indirecte lasten verlicht.

Het maatregelenplan is gemêleerd van samenstelling. Sommige maatregelen hebben betrekking op het afschaffen van de vergunningplicht, andere op een verruiming van de uitzonderingsbepalingen. Daarnaast leidt een aantal maatregelen tot eenvoudigere procedures en vermindering van de bewijslast. Voor een deel hebben de maatregelen betrekking op digitalisering van de aanvraag en het proces. Bij de voorgestelde maatregelen is een fasering opgenomen. Daarbij is een onderscheid gemaakt in maatregelen die al in 2008 kunnen worden uitgevoerd en maatregelen waarvoor een wat langere tijdspanne nodig is.



1 Achtergrond en vraagstelling

1.1 Definitie administratieve lasten

Vermindering van administratieve lasten staat hoog op de politieke agenda. Het doel voor zowel de rijksoverheid als de decentrale overheid is om de omvang van de Administratieve Lasten (AL) voor ondernemers en burgers met 25% te verminderen. De vermindering van de AL wordt door veel organisaties en op allerlei manieren aangepakt. Een paar voorbeelden hiervan zijn het ontwikkelen van best practices door gemeenten, voorstellen van de kant van de Kamers van Koophandel en het MKB, allerlei initiatieven van de kant van de VNG en het beschikbaar stellen van subsidie door het Rijk voor gemeenten. Voor het onderzoek is het belangrijk het begrip AL goed te definiëren. Bij AL kan een onderscheid worden gemaakt in directe en indirecte AL:

Directe AL zijn de kosten voor het Nederlandse bedrijfsleven / burgers om te voldoen aan de informatieverplichtingen die voortvloeien uit regelgeving van de overheid. Het gaat om de kosten die gemaakt worden voor het verzamelen, bewerken, registeren, bewaren en ter beschikking stellen van informatie1.

Met indirecte AL worden alle lasten bedoeld die niet direct voortvloeien uit een regeling en in tijd en geld zijn uit te drukken, maar die voor ondernemers en burgers wel meetellen als het gaat om het beoordelen van de administratieve lastendruk. Het gaat daarbij om onduidelijkheden in de procedure of de afhandeling daarvan als gevolg waarvan een aanvrager een of meerdere keren moet informeren naar de voortgang. Ook onduidelijke verantwoordelijkheden en wisselende dan wel niet goed bereikbare contactpersonen leiden tot veel onnodig bellen en navragen en kosten dus ook tijd.

Als het gaat om de vermindering van de AL gaat het om zowel de directe als de indirecte AL. Dit betekent dat de onderzoeksscope breder is dan alleen de directe administratieve lasten. Er is voor gekozen om niet alleen naar de regelingen zelf te kijken, maar ook naar de (digitale) informatievoorziening en het proces van afhandeling van de aanvraag binnen de gemeentelijke organisatie.

1 De definitie is overgenomen van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.



1.2 De opdracht

De gemeente Helmond heeft Atos Consulting opdracht verleend voor het uitvoeren van een onderzoek naar de mogelijkheden de administratieve lasten te verminderen en het opstellen van een maatregelenplan. De gemeente Helmond heeft voor de uitvoering van het onderzoek een subsidie verkregen van het Ministerie van Economische Zaken via SenterNovem. De opdracht tot het onderzoek administratieve lastenverlichting is voor de gemeente Helmond een onderdeel van het in 2005 ingezette traject tot deregulering. In 2007 is het visiedocument “Prettig geregeld” deregulering in Helmond vastgesteld. Het benutten van de subsidiemogelijkheid voor het onderzoek tot administratieve lastenverlichting is in dit visiedocument opgenomen. Bij de uitvoering van het onderzoek is aangesloten bij het kader en de voorschriften van de subsidieregeling van het ministerie.

1.3 Achtergrond gemeente Helmond

De gemeente Helmond is van oudsher een industriestad en telt 86.793 inwoners2. Zij streeft een groei naar 100.000 inwoners na3. Hiervoor is het noodzakelijk de stad aantrekkelijk te maken voor inwoners van buiten de stad. De veiligheid en leefbaarheid van de stad zijn dan ook speerpunten in het beleid. De veiligheid en leefbaarheid van een stad hebben een relatie met de administratieve lasten. Om deze te kunnen garanderen moet er regelgeving zijn. Tegelijk is echter de ambitie aanwezig om te dereguleren en in vergaande mate te digitaliseren. In de afgelopen jaren is er veel nagedacht over de mogelijkheden om regelgeving te schrappen. De grootte van de stad en de bijbehorende stedelijke problematiek maken een keuze tot schrappen van regelgeving niet altijd even eenvoudig.

2 Stad in cijfers, www.helmond.nl 3 Hoe staat Helmond er anno 2008 voor?



2 De aanpak en werkwijze

2.1 De aanpak

Bij de aanpak is Atos Consulting uitgegaan van een groslijst van regelingen en verordeningen. Omdat de gemeente Helmond al diverse trajecten heeft opgestart in het kader van deregulering en verbetering van dienstverlening is gezocht naar de aandachtsgebieden waar het traject een toegevoegde waarde kan leveren voor de gemeente Helmond. Met in het achterhoofd de reeds ingezette ontwikkelingen, is een selectie gemaakt van regelingen die ofwel nog niet waren bekeken of waar men nog niet tot een keuze is gekomen over de wijze van dereguleren. Voor de regelingen is een onderscheid gemaakt in een aantal gebieden:

Drank en horeca, inclusief evenementen Overige APV regelingen Zorg Overig

Voor het onderzoek zijn verder de volgende aandachtspunten meegegeven.

Inzichtelijkheid van het aanvraagproces De transparantie van vergunningsvoorwaarden De informatievoorziening voor de startende ondernemer

Tijdens het onderzoek is onderscheid gemaakt in autonome regelgeving en regelgeving in medebewind. Bij autonome regelgeving heeft de gemeente de vrijheid om een vergunningplicht af te schaffen dan wel om te zetten naar algemene regelgeving. Voor regelgeving in medebewind geldt dat de beleidsvrijheid voor gemeenten beperkt(er) is, aangezien het Rijk de regels heeft opgesteld en vastgelegd in wetten. De gemeenten hebben de mogelijkheid zo gewenst aanvullende regels te stellen en de wijze van uitvoering in te vullen.

2.2 De projectgroep

Helmond heeft in het kader van het in 2005 ingezette dereguleringstraject, een projectgroep samengesteld. Voor het onderzoek naar de mogelijkheden tot vermindering van de administratieve lasten is de projectgroep deregulering aangewezen om de scope van het onderzoek vast te stellen en de bevindingen en maatregelen te toetsen.



2.3 Het ondernemerspanel

De gemeente Helmond heeft een goede relatie met de plaatselijke ondernemers. In de afgelopen jaren zijn vanuit de gemeente diverse initiatieven ontplooid om het ondernemersklimaat te verbeteren. Er wordt gewerkt met een bedrijvenloket en accounthouders voor de ondernemers. De gemeente wil toegankelijk zijn voor en meedenken met de ondernemers. De inspanningen van de gemeente Helmond zijn beloond met de Transparant Award 2007 4 en de gemeente Helmond scoort als beste in de benchmark Ondernemingsklimaat van het Ministerie van EZ. In de zomer van 2007 heeft de gemeente Helmond onderzoek gedaan onder de ondernemers naar de beleving van de dienstverlening van de gemeente.5 De meerderheid ervaart de dienstverlening als prettig. Er wordt meegedacht met de ondernemer en er is een enthousiaste houding om nog meer verbeteringen te bereiken. De ondernemers zijn tevreden maar geven in het onderzoek ook aan dat op een aantal punten ruimte is voor verbetering. Bijvoorbeeld ten aanzien van de besluitvormingsprocedures, te lange wachttijden bij de behandeling van de aanvraag van vergunningen en de bereikbaarheid (in de middaguren). Een ander belangrijk punt in het kader van administratieve lastenverlichting is het hergebruik van gegevens. Het vaststellen welke informatie van belang is en het beoordelen of die informatie al voorhanden is kan sterk worden verbeterd. Te vaak dienen reeds bekende standaardgegevens te worden aangeleverd. De uitkomsten van dit onderzoek zijn meegenomen als aandachtspunt voor het onderzoek naar de vermindering van administratieve lasten. Daarnaast is ook gebruik gemaakt van een ondernemerspanel om feedback te krijgen op de bevindingen en maatregelen ten aanzien van lastenverlichting.

2.4 De burger

De gemeente Helmond houdt op frequente basis tevredenheidsonderzoeken ten aanzien van de dienstverlening van de gemeente. Recentelijk zijn “De inwonersenquête”, “Hoe staat Helmond er anno 2008 voor?” en het onderzoek “Tevredenheid met individuele WMO-Voorzieningen in Helmond” uitgevoerd. Voor het onderzoek naar de mogelijkheden tot lastenverlichting is daarom voor de gemeente Helmond geen gebruik gemaakt van een burgerpanel. De uitkomsten van de rapporten zijn meegenomen als aandachtspunten. 4 Prijs voor de overheid in Brabant en Zeeland die zich positief heeft onderscheiden in zijn beleid op het

gebied van deregulering en ontbureaucratisering, uitgereikt door de Brabants Zeeuwse

Werkgeversvereniging. 5 Gemeente Helmond- Onderzoek en Statistiek, Oordeel Helmondse bedrijven over de dienstverlening van

de gemeente oktober 2007 (concept).



In het onderzoek “Hoe staat Helmond er anno 2008 voor?” is aandacht geschonken aan de helderheid en duidelijkheid van regels en verordeningen. Bijna de helft van de ondervraagden ervaart de regelgeving als voldoende duidelijk en een klein deel (8%) vindt de regelgeving onvoldoende duidelijk. Op het gebied van informatievoorziening en dienstverlening is de score gemiddeld ten opzichte van de referentiesteden, waarbij opvallend genoeg de informatievoorziening via de website het minst scoort. De dienstverlening van de Stadwinkel wordt wel met een zeer ruime voldoende, boven het landelijk gemiddelde, beoordeeld.

2.5 De mogelijkheden voor minder administratieve lasten

2.5.1 Referentiekader

Bij het onderzoek naar de mogelijkheden om de administratieve lasten te verminderen heeft Atos Consulting gebruik gemaakt van diverse externe bronnen. De belangrijkste zijn:

De best practices zoals die bij verschillende gemeenten zijn ontwikkeld. Onderzoeken en adviezen van de verschillende Kamers van Koophandel en

MKB Nederland. Modelverordeningen en rapporten van de VNG. Relevante landelijke ontwikkelingen.

Wet samenhangende besluiten Algemene wet bestuursrecht

Vooruitlopend op de WABO 6 is per 1 juli 2008 de wetswijziging Wet samenhangende besluiten Algemene wet bestuursrecht in werking getreden. De Wet samenhangende besluiten leidt er niet toe dat meerdere besluiten worden gebundeld tot één besluit, maar dat diverse besluiten worden afgestemd en gecoördineerd. Concreet betekent dit voor gemeenten dat er bij ontvangst van een aanvraag dient te worden nagegaan of er voor de activiteit die de aanvrager beoogt andere vergunningen nodig zijn. In het maatregelenplan wordt deze werkwijze aangeduid als de zogenoemde paperclipvergunning. Gemeenten die een aanvraag om een vergunning, subsidie of anderszins ontvangen, lichten de aanvrager zo goed mogelijk in over eventuele andere besluiten (ook bij andere bestuursorganen) die moeten worden aangevraagd om de activiteit te kunnen verrichten. Doel is dat zo snel mogelijk duidelijk wordt of er

6 . De Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) geeft de kaders aan van de nieuwe

omgevingsvergunning: één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, ruimte, natuur en milieu.

Per 1 januari 20106 moeten gemeenten klaar zijn voor het uitvoeren van de omgevingsvergunning.



meerdere vergunningen nodig zijn, zodat onnodige vertraging en mogelijke tegenstrijdige eisen worden vermeden.

EU Dienstenrichtlijn

Met de invoering van de EU Dienstenrichtlijn wordt het voor dienstverleners eenvoudiger om aan de slag te gaan in een van de EU landen. Om te zorgen voor gelijke kansen moet de weten regelgeving hierop worden aangepast. Voor gemeenten heeft dit ook een aantal gevolgen. Verordeningen en beleidsregels kunnen namelijk in strijd zijn met de Dienstenrichtlijn. De Europese Commissie heeft bepaald dat op 1 januari 2010 alle verordeningen en beleidsregels van de gemeente moeten voldoen aan de regels van de EU Dienstenrichtlijn. Gemeenten moeten op korte termijn aantonen dat zij daadwerkelijk aan deze richtlijn voldoen. De modelverordeningen van de VNG voldoen aan de voorwaarden voor de EU Dienstenrichtlijn. Daar waar de gemeente afwijkende regelgeving, ten opzichte van de modellen van de VNG, hanteert moet nog een individuele toetsing van de regelgeving plaatsvinden. Er zijn een aantal gebieden te benoemen waar sprake kan zijn van strijdigheid met de EU Dienstenrichtlijn; onder andere op het gebied van milieu, Europees subsidiebeleid, Europese aanbestedingsregels en de regelgeving in de Algemene Plaatselijke Verordening ten aanzien van dienstverlening, bijvoorbeeld de ventvergunning.

2.5.2 Afwegingskader

Bij een onderzoek naar de mogelijkheden administratieve lasten te verminderen bestaat er een spanningsveld tussen aan de ene kant de noodzaak om zaken binnen de gemeente te reguleren en aan de andere kant de wens de administratieve lasten te beperken. Het is noodzakelijk een goede afweging te maken tussen deze twee aspecten, waarbij de vraag steeds is: Wat beoogt de gemeente en op welke wijze kan dit doel het beste behartigd worden?

Wens minimale AL

Duidelijkheid

Wet- en regelgeving

Algemeen belang

Derden belang

Bij de noodzaak tot regulering kan het gaan om de volgende aspecten:

Het algemeen belang, bijvoorbeeld het voorkomen van onveilige situaties. Het belang van derden, bijvoorbeeld het voorkomen van overlast.



Verschaffen van duidelijkheid en het geven van zekerheid.

Bij de vraag of een regeling kan worden afgeschaft dient altijd een afweging te worden gemaakt of dit niet teveel ingaat tegen het algemeen belang dan wel het belang van derden.

2.5.3 Gehanteerde methodiek

Voor de uitvoering van het onderzoek is gewerkt met een zogenaamde beslisboom.

Afschaffen

ja/neeja

Maatregelen-plan

Onbepaalde tijd?

Beperken ?

Digitaliseren ?

Combineren ?

nee

Vereenvoudigen procedure ?

Afschaffen

ja/neeja

Maatregelen-plan

Onbepaalde tijd?

Beperken ?

Digitaliseren ?

Combineren ?

nee

Vereenvoudigen procedure ?

In eerste instantie is onderzocht of de betreffende regeling of verordening afgeschaft zou kunnen worden. Indien afschaffen niet opportuun was, zijn vervolgens bij alle onderwerpen de volgende vijf vragen aan de orde geweest:

De eerste vraag was of de frequentie van aanvragen verlaagd zou kunnen worden. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om het verlenen van vergunningen voor onbepaalde tijd in plaats van jaarlijks.

De volgende vraag is of de omvang van de regeling aangepast zou kunnen worden, bijvoorbeeld door meer uitzonderingen op te nemen of de beleidsregels te verruimen.

Daarna is onderzocht of een verdere digitalisering van het proces van aanvragen en afhandeling mogelijk is.

Vervolgens is onderzocht of er een combinatie of integratie van aanvragen mogelijk is, het gaat dan om een zogenaamde paraplu-, paperclip- of clusterprocedure. Voorbeelden hiervan zijn het combineren van de aanvragen die verband houden met een drank- en horecavergunning, een bouwvergunning of een vergunning voor een evenement. Bij een geïntegreerde aanvraag zijn de verschillende aspecten opgenomen in één aanvraag.



Tot slot is de vraag gesteld of er mogelijkheden zijn het proces te vereenvoudigen, bijvoorbeeld door een formulier te vereenvoudigen of de bewijslast te beperken.

De antwoorden op de vragen zijn opgenomen in het maatregelenplan.

2.5.4 Het vertrekpunt

De gemeente Helmond is in 2005 gestart met het project deregulering. In de afgelopen jaren is veel winst behaald met het dereguleringsproject. Een groot deel van de regelgeving is beoordeeld op nut en noodzaak. Een aantal regels en vergunningen is afgeschaft ofwel vereenvoudigd. Omdat deregulering niet een eenmalige actie is, is voor het opstellen van nieuwe regelgeving een “toolkit regelgeving” ontwikkeld, waarin een dereguleringstoets is opgenomen. Voor alle nieuwe regelgeving vindt standaard de toets op nut en noodzaak plaats. Door middel van een (digitaal) bedrijvenloket wordt de ondernemer ondersteund in haar contacten met de gemeente. Een aantal concreet uitgevoerde maatregelen is gerealiseerd op het gebied van deregulering van het kapvergunningsstelsel en het invoeren van een meldingsregeling voor kleinschalige evenementen. Met de vergunningen uit de Algemene Plaatselijke Verordening is een start tot vereenvoudiging gemaakt. Zo is bijvoorbeeld de geldigheidsduur van de terrasvergunning verlengd van drie naar vijf jaar en wil men vergunningsvrije gebieden gaan aanwijzen voor het plaatsen van winkeluitstallingen. In het project ‘prettig geregeld’ heeft de gemeente Helmond verschillende dilemma’s gesignaleerd, waarvoor richtinggevende keuzes zijn geformuleerd. De dilemma’s en keuzes zijn hieronder weergegeven:

Kansen vs. middelen (inkomsten). Mogen we regels/vergunningen schrappen waardoor er minder inkomsten gerealiseerd worden?

Kansen gaan voor middelen en ‘minder inkomsten’ is geen valide argument tegen deregulering.

Lef en durf vs. risicobeheersing en zekerheidsmaximalisatie. De voordelen van regulering zijn uniformiteit, gelijkwaardigheid, transparantie en controleerbaarheid. De gemeente Helmond laat deze voordelen los om zo de klant meer vrijheid te geven.

Risico nemen wordt beloond. Beeld- en leefkwaliteit vs. deregulering. In hoeverre wordt het streven naar

meer beeld- en leefkwaliteit in de openbare ruimte door deregulering ondermijnd of is daar zelfs strijdig mee.

Twee keer nadenken over het stellen van eisen en eenvoudig regelen. Vrijheid vs. overlast . Het vrijlaten van gedragingen van burgers en /of

bedrijven kan leiden tot “lijden” van overige belanghebbenden. De toelaatbaarheid/omvang hiervan is een duidelijke beperking van de dereguleringsmogelijkheden.

Regels alleen voor structurele problemen en regels handhaven of afschaffen.

Dit traject administratieve lastenverlichting is bedoeld als aanvulling op hetgeen al in gang is gezet. Enerzijds is het doel om een aantal regelingen te bekijken op de verdere mogelijkheden tot vereenvoudiging, daarbij met name gebruik makend van



de ervaringen van Atos Consulting vanuit andere trajecten. Anderzijds is de aanpak gericht op de bevordering van het bewustworden van de noodzaak tot deregulering. Bij veel van de gesprekken werd overigens duidelijk dat de bewustwording in hoge mate aanwezig was. Het ging vaak om het samen zoeken naar “het stapje verder”.



3 Het onderzoek

3.1 De nulmeting

Om een goed inzicht te verkrijgen in de huidige omvang van de administratieve lasten is een nulmeting uitgevoerd. In de nulmeting zijn aan de hand van het standaardkostenmodel de AL voor ondernemers en burgers berekend.7 Voor de nulmeting is uitgegaan van het aantal aanvragen in 2007 en het op dit moment geldende aanvraagproces. De resultaten hiervan zijn in hoofdstuk 6 weergegeven.

3.2 De onderzochte regelingen

Drank en horeca inclusief evenementen

Aanwezigheidsvergunning kansspelautomaten Drank- en Horecavergunning Ontheffing Drank- en Horecawet Evenementenvergunning Klein kansspel, kienen Klein kansspel, loterij Overlastvergunning Terrasvergunning Verlenging sluitingsuur

Overige APV regelingen

Inritvergunning Reclamevergunning Rioolaansluitingsvergunning

Zorg en bijstand

WMO hulpmiddelen Voorzieningen vanuit de bijzondere bijstand Kwijtschelding Gemeentelijke Belastingen Regeling Leerlingenvervoer Integratiesubsidie Evenementensubsidie

Overig Bezwaarprocedure (doorlooptijden; toegankelijkheid informatie voor de bezwaarmaker) Koppeling vergunningafgifte en heffing leges en precariobelasting

7 Het kostenmodel is een standaard model van het Ministerie van BZK dat bij het uitvoeren van het

onderzoek gebruik dient te worden. In het model zijn per activiteit standaard tijdsbestedingen en

kosten opgenomen.



Informatievoorziening voor de startende ondernemer

3.3 De onderzoeksmethode

De vergunningen en regelingen zijn beoordeeld aan de hand van het in paragraaf 2.5.3 opgenomen afwegingskader. Dit is vervolgens per regeling uitgewerkt, waarbij aangegeven wordt wat de (on-)mogelijkheden zijn en welke overwegingen een rol hebben gespeeld bij het al dan niet opnemen van een maatregel in het maatregelenplan. Hierbij is onderscheid gemaakt in het algemeen belang en het derden belang en is ook voor zover relevant de best practice benoemd. Vanaf paragraaf 3.4 worden de onderzochte regelingen besproken. Voor de regelingen waarbij geen vergunningplicht ofwel ontheffing aan de orde is, bijvoorbeeld op het gebied van subsidieverstrekking en leerlingenvervoer, is de analyse op basis van het toetsingskader vanaf stap 2 uitgevoerd. Afschaffing van +de regelingen is daar niet aan de orde, omdat dit ten nadele van de aanvrager werkt. De mogelijkheden tot vermindering van de administratieve lasten zijn weergegeven in een “metertje”. In dit “metertje” is het resultaat van de analyse op de omvang van de administratieve lasten weergegeven. De score loopt van maximaal naar minimaal en wordt weergegeven voor de huidige situatie door middel van de gestippelde pijl. De nieuwe situatie na doorvoering van het maatregelenplan wordt weergegeven door de doorgetrokken pijl. De weergave is bedoeld als indicatie voor de omvang van de vermindering en of de huidige situatie al gunstig is of niet. Voor de verwerking van de aanvraagformulieren en vervolgens bij het onderzoek naar de mogelijkheden tot vereenvoudiging is een categorisering van de formulieren gebruikt waarbij de formulieren zijn ingedeeld in vijf categorieën: van zeer ingewikkeld tot zeer eenvoudig. Een zeer ingewikkeld formulier (categorie 5) is een formulier met veel vragen die niet ‘uit het hoofd’ kunnen worden beantwoord en met veel noodzakelijke bewijslast. Een eenvoudig formulier (categorie 1) vraagt naar enkele eenduidig te beantwoorden zaken. Indien de categorisering van het aanvraagformulier aanleiding geeft tot vereenvoudiging wordt dit meegenomen in de analyse. De indeling in de categorieën is als bijlage opgenomen.



3.4 De uitkomsten per regeling

3.4.1 Drank en horeca

Overlastvergunning

Doel: Het derden belang en algemeen belang wegen zwaar bij de overweging om een vergunningsstelsel te hanteren. Door middel van de overlastvergunning wordt het woon- en leefklimaat in de omgeving van een horecabedrijf en de openbare orde beschermd. Daarnaast geeft het de mogelijkheid tot sluiting bij overlast en is

het de enige manier om een integriteitstoets te doen via de Wet BIBOB. Dit is met name bij de niet natte horeca, zoals coffeeshops, van belang.

Huidige situatie: Duur: onbeperkt Aantal: 11 per jaar Aanvraagproces: De gemeente Helmond heeft een afzonderlijke

overlastverordening opgesteld. Op basis van deze verordening zijn horecaondernemers (inclusief coffeeshops en growshops) vergunningplichtig voor het exploiteren van hun onderneming. Voor de horecabedrijven waar alcohol wordt geschonken wordt de overlastvergunning beoordeeld op basis van de aanvraag voor een drank- en horeca vergunning. 8 Voor deze groep ondernemers is dus geen sprake van een dubbele toetsing. Voor de zogenaamde “droge horeca” moet echter wel een aanvraag voor een overlastvergunning worden ingediend (categorie 3). Als bewijslast moet de arbeidsovereenkomst, de bouwtekening van de inrichting, het bewijs inschrijving belastingen, de verklaring omtrent gedrag en kopieën van het identiteitsbewijs van de ondernemer en van de leidinggevenden worden meegeleverd. De ondernemer moet tevens een volledig ingevulde beknopte BIBOB vragenlijst inleveren (categorie 4). Op basis van de vragenlijst en de aanvullende bewijsstukken bepaalt de gemeente of een aanvullende volledige BIBOB-toets noodzakelijk is. Dit is een zeer omvangrijk categorie 5+ formulier. De coffeeshops en growshops dienen altijd een volledige vragenlijst in te

8 Landelijk speelt een aantal relevante ontwikkelingen. In de nieuwe Drank- en Horecawet is namelijk een coördinatiebepaling opgenomen, waarin de mogelijkheid wordt geboden van gelijktijdige verstrekking van de gemeentelijke exploitatievergunning en de drank- en horecawetvergunning. De coördinatiebepaling bevat tevens een regeling voor procedurele en inhoudelijke coördinatie in die gevallen waarin naast een drank- en horecawetvergunning ook een of meer gemeentelijke ontheffingen/vergunningen noodzakelijk zijn.

.

Overlastvergunning Max ALMin AL .

.

Overlastvergunning Max ALMin AL .



vullen. Wanneer de gemeente niet genoeg informatie heeft om de vermoedens aannemelijk te maken, dan wel te ontkrachten wordt Bureau BIBOB voor een uitgebreide BIBOB-toets ingeschakeld. Via de website en door middel van een aparte brochure wordt kenbaar gemaakt wat de beweegredenen voor de gemeente Helmond zijn om de (beknopte) BIBOB-toets uit te voeren. De informatievoorziening omtrent de BIBOB-toets is duidelijk. De overlastvergunning kan digitaal worden aangevraagd en ingediend. De (beknopte) BIBOB-toets dient per post te worden ingediend. Dit formulier kan wel via de site worden gedownload.

Best practice: Afschaffen: In het kader van administratieve lastenverlichting wordt gepleit voor afschaffing van het vergunningsstelsel. Argumentatie daarbij is dat zaken die in de exploitatievergunning staan benoemd (voor een deel) ook op andere wijze kunnen worden gereguleerd (bestemmingsplannen, Drank en Horecawet, Wet milieubeheer, Opiumwet, etc.). De VNG heeft in haar modelverordening de exploitatievergunning gehanteerd, met daarbij de opmerking dat de gemeente een beargumenteerde keuze moet maken voor het in stand houden van de vergunning. Een vergunningstelsel moet noodzakelijk en proportioneel zijn.9 De vraag in relatie tot het hanteren van de overlastvergunning is, wat wil je reguleren en waarom? Voor de gemeente Helmond is een belangrijke factor om de overlastvergunning in stand te houden het algemeen belang en de bescherming van de openbare orde. De overlastvergunning vergroot de toetsingsmogelijkheden vooraf en de mogelijkheden om te handhaven op basis van de openbare orde. De vergunning geeft ruimere mogelijkheden tot het nemen van maatregelen ingeval van overlast, bijvoorbeeld tijdelijke aanpassing sluitingsuur. De Drank- en Horecawet voorziet alleen in het treffen van vergaande maatregelen, zoals het intrekken van de drankvergunning. Daarnaast kan de gemeente maatwerk leveren voor de afspraken met de horecaondernemer ten aanzien van bijvoorbeeld sluitingstijden. De mogelijkheid tot BIBOB toetsing voor de droge horeca zijn voor de gemeente Helmond ook een belangrijk argument om de overlastvergunning te hanteren.10 De VNG steunt de keuze van een gemeente om een dergelijk vergunningstelsel in stand te houden, mits proportioneel en beargumenteerd. Gezien de argumenten voor het hanteren van een overlastvergunning is afschaffing nu niet aan de orde. De vergunningaanvraag wordt gecoördineerd behandeld met de drank- en 9 VNG modelverordening 10 De VNG is de mogelijkheden aan het bespreken om de BIBOB toetsing los te koppelen van een

vergunningaanvraag; daarmee verdwijnt dan de noodzaak om de overlastvergunning te hanteren voor

de BIBOB toetsing.



horecavergunning en levert voor deze groep geen extra last op. Wel wordt geadviseerd om kritisch te kijken naar de inzet van de BIBOB toets De eerste toetsing op basis van de wet BIBOB is niet verplicht en zorgt voor de ondernemers in de gemeente Helmond voor een substantiële lastenverzwaring. De gemeente Helmond wordt geadviseerd de BIBOB-toetsing alleen toe te passen "daar waar er gerede twijfel is". De BIBOB aanvraag moet dus worden losgekoppeld van de overlastvergunning (en drank- en horecavergunning) met als gevolg een substantiële lastenverlichting bij deze vergunning. Een bepaalde doelgroep kan als risicovol worden bestempeld, waarvoor de beknopte BIBOB-toets kan worden ingericht. Helmond werkt op dit moment al met een onderscheid in doelgroep. Coffeeshops en growshops dienen het uitgebreide BIBOB-formulier in te vullen. Dat betekent dat aanvullend beleid moet worden gemaakt ten aanzien van het benoemen van risicocategorieën waarvoor de BIBOB-toetsing wenselijk is. De overige ondernemers kunnen hoeven dan geen BIBOB-formulier in te vullen. Vereenvoudigen procedure: Beknopte BIBOB toets alleen inzetten voor de categorieën waar dit op basis van een risicoinventarisatie gerechtvaardigd is.

Vergunning Drank- en Horecawet

Doel: De Drank- en Horecawet verplicht de gemeente om een vergunningstelsel te hanteren voor drank- en horeca ondernemers (natte horeca). De vergunning regelt, op persoonsgebonden basis, een aantal zaken voor het verstrekken van alcohol, zodat aan kwaliteitseisen met betrekking tot de

volksgezondheid, zedelijk gedrag en integriteit wordt voldaan.

Huidige situatie: Duur: onbeperkt Aantal: 48 Aanvraagproces: De vergunning is persoonsgebonden. Om een drank- en

horecavergunning aan te vragen is een digitaal aanvraagformulier (categorie 4) beschikbaar. Als bijlage moet een volledig ingevulde (beknopte) BIBOB-toets (categorie 4), verklaring leidinggevende worden meegestuurd (categorie 2) en een formulier inrichtingseisen (categorie 4). Bij de aanvraag moeten diverse andere bewijsstukken worden meegestuurd, waaronder een diploma sociale hygiëne, de arbeidsovereenkomst leidinggevende(n), een legitimatie, de koop-/huurovereenkomst van het bedrijfspand en een bewijs van inschrijving Kamer van Koophandel. De BIBOB-toets wordt onder de voorwaarden, zoals beschreven bij de overlastvergunning, toegepast.

Bij een wijziging van een leidinggevende moet de arbeidsovereenkomst, diploma Sociale Hygiëne en het legitimatiebewijs worden toegestuurd. In 2006 heeft de gemeente in het kader van deregulering de Drank- en Horecaverordening ingetrokken. Op grond van deze verordening was het

.

Drank- en Horecavergunning Max ALMin AL .

.

Drank- en Horecavergunning Max ALMin AL .



noodzakelijk voor de alcoholvrije horeca bedrijven om verlof aan te vragen. De alcoholvrije horeca was ook al vergunningplichtig op grond van de overlastverordening. Daarnaast moest de ondernemer op grond van de Drank- en Horecaverordening een diploma sociale hygiëne overleggen. Aangezien het diploma sociale hygiëne gericht is op de omgang met alcohol, drugs en kansspelen werd dit voor de droge horeca als overbodig ervaren. Gemeente Helmond heeft speciaal voor de horecaondernemers een vergunningenkaart opgesteld. Deze kaart geeft een duidelijk overzicht van diverse vergunningen op dit gebied. De combinatie van vergunningen wordt op deze manier overzichtelijk aangeboden. De vergunning (uitzondering (beknopte) BIBOB-toets) kan online worden ingediend, waarna de statusinformatie kan worden bijgehouden. Na ontvangst stuurt het College van Burgemeester en Wethouders het schriftelijke besluit binnen drie maanden toe.

Best practice:

Vereenvoudigen procedure: Vermindering van de bewijslast door het schrappen van een aantal bewijsstukken en stappen.

Maatregelen: Wet BIBOB

Zie Overlastvergunning

Vergunning Drank- en Horecawet Vereenvoudigen procedure: Overnemen van de Best Practice waarbij het

bewijs van inschrijving KvK wordt afgeschaft. (De gemeente controleert zelf online het register van de KvK) 11.

Ontheffing Drank- en Horecawet

Doel: Bij deze vergunning spelen grotendeels dezelfde belangen als bij de vergunning drank en horeca. De verplichting om een ontheffingstelsel te hanteren is landelijk vastgelegd. De ontheffing stelt een aantal persoonsgebonden eisen, opdat aan een aantal kwaliteitseisen met betrekking tot de

volksgezondheid en zedelijk gedrag en integriteit wordt voldaan.

11 Dit jaar hebben de Vereniging van Kamers van Koophandel en de VNG een overeenkomst gesloten

over het gebruik van het online-register van de KvK door de gemeenten. Hierdoor hoeven

ondernemers zelf geen uittreksel meer in te dienen.

.

Max ALMin AL Ontheffing Drank- Horeca

.

Max ALMin AL Ontheffing Drank- Horeca



Huidige situatie: Duur: tijdelijk/voor de duur van het evenement Aantal: 50 per jaar Aanvraagproces: Het aanvraagformulier (categorie 2) kan online worden

opgevraagd en dient fysiek te worden opgestuurd naar de gemeente. Als bewijslast moet het diploma Sociale Hygiëne worden meegestuurd. Binnen zes weken wordt het besluit op de aanvraag verzonden.

Best practice:

Vereenvoudigen procedure: Verminderen bewijslast en combineren van de aanvraag (paperclipprocedure) met de aanvraag van een evenementenvergunning. Introduceren van een geïntegreerd formulier.

Maatregelen:

Combineren; Bij de aanvraag van een evenementenvergunning wordt de ontheffing als paperclip aangeboden. In het aanvraagformulier en in de informatievoorziening wordt melding gemaakt van de noodzaak om een ontheffing aan te vragen. Het formulier is echter niet geïntegreerd.

Vereenvoudigen procedure: Ontheffing als paperclip aanbieden in combinatie met de evenementenvergunning.

Vereenvoudigen procedure: Beperken van bewijslast door bekende gegevens niet meer uit te vragen. Denk hierbij aan het diploma Sociale Hygiëne. Het diploma hoeft alleen te worden ingeleverd, indien deze gegevens niet aanwezig zijn op basis van de drank- en horecavergunning.

Terrasvergunning

Doel: Met het hanteren van een vergunningstelsel voor terrassen wil de gemeente aspecten verkeersveiligheid, geluidsoverlast, vrije doorgang en het uiterlijk aanzien van de openbare ruimte in individuele gevallen toetsen.

Huidige situatie:

Duur: 5 jaar Aantal: 42 per jaar (op een aantal van 200 horecapanden) Aanvraagproces: De aanvraag van de terrasvergunning wordt afgehandeld

door de afdeling Bouwen en Wonen. Voor het verkrijgen van een terrasvergunning (categorie 2) moet de ondernemer in het bezit zijn van een drank- en horecavergunning. Bij een nieuwe ondernemer wordt de aanvraag voor een terrasvergunning in paperclip met de overige relevante vergunningen aangeboden. De terrasvergunning blijft wel een apart formulier dat samen met de overige formulieren moet worden ingevuld. Verschillende gegevens (bijvoorbeeld NAW) moeten echter nog dubbel worden ingevuld.

De terrasvergunning wordt behandeld door de afdeling Bouwen en Wonen. De aanvraag drank- en horecavergunning wordt behandeld door de afdeling Bestuurs- en Juridische Zaken (BJZ). De voortgang van de aanvraag drank-

.

Max ALMin AL Terrasvergunning

.

Max ALMin AL Terrasvergunning



en horecavergunning wordt in het systeem Octopus geregistreerd. De voortgang van de aanvraag is door de afdeling Bouwen en Wonen direct te monitoren. Bij startende ondernemers is het verlenen van de terrasvergunning afhankelijk van de voortgang bij BJZ. De afdeling Bouwen en Wonen is gemandateerd om de vergunning te verlenen. Dit voorkomt een lange doorlooptijd en mede hierdoor wordt de doorlooptijd van zes weken in de meeste gevallen gehaald. Een garantie op het halen van de doorlooptijd kan echter niet worden gegeven, omdat bij een gecombineerde aanvraag de behandeling zoals vermeld mede afhankelijk is van de aanvraag drank- en horecavergunning. Als bewijslast moeten foto’s van de verschillende objecten en een situatieschets worden meegestuurd. Het meesturen van de foto’s wordt gezien als dienst richting de ondernemer, aangezien de ondernemer op deze manier niet achteraf wordt geconfronteerd met het feit dat bijvoorbeeld de verkeerde stoelen of tafels zijn geplaatst. De gemeente is van mening dat deze duidelijkheid vooraf opweegt tegen de last van de extra bewijslast. Sinds 1-1-2007 wordt de vergunning verleend voor vijf jaar. Voor die datum diende de vergunning eens per drie jaar te worden aangevraagd. De ondernemer kan bij een verlenging, indien er geen wijzigingen zijn, gebruik maken van een beknopt formulier. Aangezien in de meeste gevallen sprake is van verandering in de situatie (ander interieur) wordt veelal het standaard formulier gebruikt.

Best Practice:

Afschaffen: Afschaffen van de terrasvergunning en opstellen van algemene regelgeving. In het bestemmingsplan kan worden geregeld waar terrassen toegestaan zijn. Verdere criteria wat betreft overlast, vrije doorgang en uiterlijk aanzien kunnen worden vastgelegd in algemene regelgeving.

Maatregelen:

Door het afschaffen van de vergunningplicht en het opstellen van algemene regelgeving ten aanzien van afmetingen en locaties wordt de administratieve last het meest beperkt. De gemeente ziet de vergunningplicht voor terrassen niet als last, maar als dienst richting de ondernemers. Ondernemers worden door het hanteren van de vergunningplicht vooraf begeleid en niet achteraf met mogelijke negatieve gevolgen geconfronteerd. De huidige werkwijze gaat minder ver dan de maatregel die wordt voorgesteld, namelijk: afschaffen. De terrasvergunning kan worden vervangen door algemene regelgeving waarin overlast, vrije doorgang en uiterlijk aanzien kunnen worden geregeld. In het bestemmingsplan kan worden geregeld waar terrassen toegestaan zijn. De gemeente kan de ondernemer wel adviseren voorafgaand aan de aanschaf van een nieuw terrasmeubilair te overleggen met de gemeente. Voor deze dienstverlening is geen vergunningstelsel nodig. Het is raadzaam om het advies schriftelijk te bevestigen aan de ondernemer om misverstanden achteraf te voorkomen.



Mocht de gemeente Helmond de terrasvergunning niet afschaffen, dan kunnen naast het combineren de volgende maatregelen worden genomen:

Frequentie: Door de vergunning objectgebonden te maken hoeft de vergunning bij verandering van eigenaar niet opnieuw te worden aangevraagd.

Beperken: De gemeente dient kritisch te kijken naar gebieden die al dan niet vergunningplichtig kunnen en moeten zijn. Voor bepaalde gebieden betekent dit dat er alsnog algemene regels worden opgesteld.

Verlenging sluitingsuur

Doel: De verplichte sluitingstijden zijn bedoeld om de rust en veiligheid te borgen en de overlast van horeca voor omwonenden te minimaliseren.

Huidige situatie:

Duur: 1 jaar Aantal: 22 per jaar: Aanvraagproces: Voor de droge en natte horeca is een algemeen sluitingsuur

in de APV vastgelegd. De horecaondernemer kan een verlenging aanvragen van het (algemene) sluitingsuur. Voor de aanvraag van een verlenging op het sluitingsuur is een digitaal formulier beschikbaar. Er hoeven geen bewijsstukken te worden meegestuurd.

Best Practice:

Afschaffen: Volstaan met algemene regel voor sluitingstijden en opstellen van een aanwijzingsbesluit voor een incidentele verruiming van de openingstijden, onder andere voor tijdens de nieuwjaarsnacht. In dit besluit kan worden aangegeven dat voor specifieke dagen/gebeurtenissen de openingstijden worden verruimd tot bijvoorbeeld 4.00 uur of 6.00 uur.

De voorwaarden kunnen worden opgenomen in het horecabeleid. De horeca ondernemer kan door middel van een (telefonische) melding de politie informeren of zij gebruik maken van de verruiming van de openingstijden.

De huidige methode hinkt op twee gedachten. Enerzijds wil men de ruimte

geven aan de ondernemer voor ruimere openingstijden. De verzoeken worden echter nog wel op individuele basis getoetst. Argument hiervoor is het handhavingsaspect en de mogelijkheid om te kunnen individualiseren. De vergunning voor verlenging van de sluitingsuren kan tijdelijk worden ingetrokken als men overlast veroorzaakt.

De openbare orde criteria worden ook al getoetst bij de overlastvergunning.

Wanneer de ondernemer overlast veroorzaakt kan dit gevolgen hebben voor zijn vergunning. Door de vergunningplicht voor verruiming op tijdelijke basis af

.

Verlenging sluitingsuur Max ALMin AL

.

Verlenging sluitingsuur Max ALMin AL



te geven creëert de gemeente nog een extra mogelijkheid om te kunnen handhaven op basis de openbare orde.

Maatregel:

Afschaffen: Hanteren van een algemene regel voor sluitingstijden. Opstellen van een aanwijzingsbesluit voor incidentele verruimingen.

Aanwezigheidsvergunning speelautomaten

Doel: Door de toegang tot en het aanbod van speelautomaten te reguleren wordt het algemeen belang om kansspelverslaving in de hand te houden gereguleerd.

Huidige situatie: Duur: 2 jaar Aantal: 7 verleend (2 geweigerd), in totaliteit 58 vergunninghouders. Aanvraagproces: Het aanvraagformulier (categorie 1) voor een

aanwezigheidsvergunning speelautomaat kan online worden opgevraagd en fysiek naar de gemeente worden gestuurd. Er hoeft geen aanvullende bewijslast te worden meegestuurd. De aanwezigheidsvergunning is in de vergunningkaart voor horecaondernemers opgenomen.

Best practice:

Frequentie: Verlengen van de geldigheidsduur naar onbepaalde tijd, behoudens wijzigingen in de situatie.

Maatregelen: Frequentie: Verlenging van de geldigheidsduur van twee jaar naar onbepaalde

tijd (behoudens wijzigingen in de situatie).

Klein kansspel, kienen 12

Doel: De melding voor het klein kansspel en kienen is verplicht gesteld in de Wet op de Kansspelen. Doel is het reguleren en beheersen van kansspelen, met als bijzonder aandachtspunt het tegengaan van kansspelverslaving en het beschermen van de consument tegen illegaliteit en criminaliteit.

12 Niet opgenomen in berekening Standaard Kostenmodel

.

Kansspelautomaten Max ALMin AL .

.

Kansspelautomaten Max ALMin AL .

.

Melding klein kansspel Max ALMin AL

.




Huidige situatie: Duur: voor de duur van het kansspel Aantal: geen, voorheen bevoegdheid politie Aanvraagproces: De meldingsplicht voor een kienactiviteit op basis van de

Wet op de Kansspelen vond voorheen plaats bij de politie. Sinds1 januari 2008 heeft de gemeente de taak overgenomen. De kaders van een kienbijeenkomst zijn duidelijk vastgelegd (bedrag prijzen, minimaal drie jaar ingeschreven als vereniging). Voor de organisatie van een kienevenement dienen drie formulieren te worden ingevuld. Uiterlijk 14 dagen voorafgaand aan de activiteit dient een meldingformulier (categorie 3) te worden ingevuld en twee dagen voorafgaand het prijzenformulier (categorie 1). Na afloop dient het verantwoordingsformulier (categorie 2) te worden overgelegd. Bij wekelijks terugkerende bijeenkomsten kan worden volstaan met één keer per jaar het prijzenformulier in te vullen.

Best practice:

Frequentie: De frequentie van de melding kan worden teruggebracht. Vereenvoudigen procedure: Vereenvoudiging van de melding.

Maatregelen:

De gemeente Helmond heeft de frequentie van de meldingen al teruggebracht voor wekelijks terugkerende kienactiviteiten. Verdere lastenverlichting kan worden gerealiseerd door onderstaande maatregelen te treffen:

Vereenvoudigen procedure: Thans is uitsluitend voor de vaste wekelijks terugkerende activiteiten (bij sportverenigingen) een jaarlijkse melding voldoende. Dit kan worden verruimd door deze mogelijkheid eveneens te bieden voor alle periodieke kienactiviteiten.

Vereenvoudigen procedure: Het meldingsformulier bestaat voor een groot deel uit algemene gegevens waar de gemeente bij vervolgmeldingen al de beschikking over heeft (bijvoorbeeld de bestuursamenstelling en het doel van de vereniging). Deze gegevensuitvraag kan bij vervolgmeldingen komen te vervallen.

Vereenvoudigen procedure: Het meldingsformulier voor “klein kansspel, loterij” is beknopter van samenstelling dan het meldingsformulier voor “klein kansspel, kienen”. De gegevensvraag moet dus kritisch worden bekeken op noodzakelijkheid.

De gemeente Helmond heeft de administratieve lasten al beperkt. Door opnieuw kritisch te kijken naar de gegevensvraag in de drie formulieren en het beperken van het aantal aanvragen voor periodieke kienactiviteiten kunnen de lasten nog verder worden verminderd.

Melding klein kansspel, loterij

Doel: De melding voor het organiseren van een loterij (met een maximumbedrag aan prijzengeld van € 4.500,=) is verplicht gesteld op basis van de Wet op de Kansspelen. Het doel is het reguleren

.


.




van kansspelen en het beheersen van kansspelverslaving.

Huidige situatie: Duur: voor de duur van het evenement Aantal: 5 Aanvraagproces: Voor het organiseren van een loterij moet de aanvrager een

formulier invullen dat digitaal beschikbaar is en ook digitaal verzonden kan worden. Het meldingsformulier (categorie 2) moet acht weken voorafgaand aan de loterij worden ingediend en binnen 6 weken na ontvangst verzendt de gemeente haar besluit. Na afloop van de loterij moet een kort verslag worden gemaakt. Hiervoor is geen vast format beschikbaar. Tussen de aanvraag van een eerste en de periodiek terugkerende loterij zit geen verschil in aanvraag proces.

Best practice:

Frequentie: De frequentie van de meldingsplicht kan worden teruggebracht.

Maatregelen: Frequentie: Op het moment dat de data van de loterijen vast staat kunnen

deze worden opgenomen in één meldingsformulier. Op deze manier kan toestemming worden verleend voor meerdere kansspelen, georganiseerd door dezelfde aanvrager en volgens dezelfde voorwaarden.

Vereenvoudigen procedure: Voor terugkerende loterijen kan een beknopt aanvraagformulier worden ontwikkeld. Dit kan worden gebruikt op het moment dat de loterij identiek is aan de vorige loterij.

Vereenvoudigen procedure: Voor het verslag na afloop van de loterij dient een formulier te worden ontwikkeld, waarin de relevante toetsingsgegevens worden vermeld. Het is voor de organisator van de loterij op deze manier duidelijk welke gegevens moeten worden overlegd.

Evenementenvergunning

Doel: De evenementenvergunning wordt verleend op basis van de APV. Met de vergunningaanvraag worden de aspecten openbare orde en (verkeers) veiligheid getoetst. De gemeente en hulpdiensten willen weten waar en wanneer evenementen plaatsvinden.

Huidige situatie: Duur: bepaalde tijd (duur evenement) Aantal: 228 per jaar Aanvraagproces: De gemeente maakt onderscheid in kleine (<50) en grote

(>50) evenementen. Conform de modelverordeningen van de VNG is er voor kleine evenementen een meldingsregeling ingevoerd. Voor de melding moet een formulier (categorie 2) worden ingediend. Op basis van de melding wordt toestemming verleend.

Voor grote evenementen moet een vergunning worden aangevraagd (categorie 5).

Evenementenvergunning Max ALMin AL Evenementenvergunning Max ALMin AL



De aanvraag is volledig gedigitaliseerd. De ontvangstbevestiging vindt plaats per e-mail. Als bewijslast dient een situatieschets te worden bijgevoegd. De aanvraag wordt na ontvangst gezonden aan alle relevante disciplines (o.a. politie, brandweer). Eens per twee weken is er een evenementenoverleg, waarin de evenementen worden besproken. Alle relevante disciplines zijn daarbij aanwezig. Binnen vier tot zes weken volgt het besluit. Jaarlijks zijn er 228 aanvragen voor een evenement, waarvan er afgelopen jaar slechts vier zijn afgewezen. Dit is te danken aan het feit dat er goed vooroverleg plaatsvindt, waarin de kaders van de mogelijkheden duidelijk worden geschetst. Ongeveer 80% van de evenementen zijn jaarlijks terugkerend. Hiervoor geldt dat er een digitaal formulier aanwezig is. De aanvrager hoeft slechts de wijzigingen te vermelden. Voor de overige benodigde vergunningen en ontheffingen is een verwijzing opgenomen in het aanvraagformulier. Alle aanvragen kunnen via één loket worden ingediend en worden aan de achterkant verspreid naar de diverse afdelingen. Voor het plaatsen van aankondigingsborden (driehoeksborden) in verband met een evenement heeft de gemeente vaste afspraken gemaakt met een particulier bedrijf (Firma Dazoe Evenementen Reclame). De gemeente Helmond past op dit onderwerp de best practice toe. De organisator kan via het bedrijf de aankondigingsborden laten plaatsen en hoeft hier geen aparte vergunning voor aan te vragen.

Best practice: Afschaffen (Evenementen < 50 personen): Opstellen van algemene

regelgeving met meldingsplicht. Vereenvoudigen procedure (Evenementen > 50 personen): Veel evenementen

zijn jaarlijks terugkerend, waarvoor gegevens digitaal kunnen worden aangeboden aan de aanvrager.

Maatregelen:

De gemeente Helmond heeft de best practice, meldingsplicht en hergebruik van gegevens al ingevoerd. Het aanvraagproces van de vergunning is volledig vraaggericht ingericht. Er wordt op alle fronten meegedacht over de mogelijkheden om het evenement te organiseren. De doorlooptijd is, door het gedigitaliseerd verspreiden van de aanvraag, relatief kort. Verdere lastenverlichting kan worden gerealiseerd door het verder vereenvoudigen van de procedure.

Vereenvoudigen procedure: Het meldingen vergunningsformulier bij de organisatie van evenementen is het eerste formulier dat normaliter wordt ingevuld bij de organisatie van een evenement. Afhankelijk van de antwoorden moeten meerdere formulieren worden ingevuld, bijvoorbeeld het aanvraagformulier “Ontheffing Drank- en Horecawet” en het “Verkeersbesluit bij het afsluiten van openbaren wegen”. In de verschillende formulieren moeten dezelfde gegevens worden ingevuld (onder andere NAW-gegevens). Door deze gerelateerde aanvragen te integreren in het melding- of vergunningsformulier bij evenementen komt het dubbel invullen van gegevens te vervallen. Door dit samengestelde formulier te digitaliseren wordt het



formulier op basis van verschillende keuzes samengesteld. Op korte termijn kan worden aangegeven dat gegevens welke al op het melding- of vergunningsformulier zijn ingevuld niet meer op de onderliggende formulieren hoeven te worden ingevuld. Dit geld ook voor de eventueel aan te leveren bewijslast13.

Digitaliseren: Een van de toetsingscriteria is het aanwezig zijn van voldoende politiecapaciteit, mede gelet op andere evenementen dan wel calamiteiten elders in de regio. Door een evenementenkalender digitaal aan te bieden kan voorafgaand aan de aanvraag worden aangegeven of er nog evenementen kunnen worden georganiseerd in een bepaalde periode. Het organiseren van twee evenementen op dezelfde locatie in één periode is ook niet wenselijk. Ook deze informatie kan in een evenementenkalender worden geïntegreerd.

Subsidiebeleid algemeen

Doel: Subsidiëring is een van de instrumenten voor gemeenten om doelen te realiseren14. Een subsidie is “een aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager”15. Gemeenten subsidiëren in de praktijk vele instellingen en organisaties om uiteenlopende (inhoudelijke) redenen.

Achtergrondinformatie: De redenen voor het verstrekken van een subsidie verschillen. Grofweg zijn er drie redenen te onderscheiden:

De gemeente vindt een activiteit (of een cluster van activiteiten) belangrijk voor de gemeente maar kiest er voor de activiteit niet zelf uit te voeren. Dit kan zijn omdat de gemeente zich concentreert op de kerntaken of de participatie van het maatschappelijk middenveld belangrijk vindt. Voorbeelden zijn het subsidiëren van een bibliotheek of een wijkorganisatie die een wijkcentrum exploiteert en activiteiten voor de inwoners van de wijk organiseert.

De gemeente vindt een activiteit belangrijk en wil dat die toegankelijk is voor een brede laag van de bevolking. Met andere woorden, er mag geen financiële drempel zijn. De gemeente draagt dan bij in de kosten van de activiteit. Daarbij kan sprake zijn een structurele bijdrage of een incidentele. Voorbeelden van een structurele bijdrage zijn die aan een zangkoor, een toneelvereniging, een sportclub of een wijkcomité. Voorbeelden van incidentele bijdragen zijn die voor een evenement of een tentoonstelling.

De gemeente vindt het werk van een instelling of organisatie belangrijk voor de lokale gemeenschap en ondersteunt de instelling met een algemene bijdrage.

13 Besparing in Standaard Kostenmodel is meegenomen bij ontheffing Drank- en Horecawet. 14 Subsidiëring onderscheidt zich van het inkopen van een dienst. In de Awb (artikel 4.21) is een

nauwkeurige omschrijving opgenomen van het verschil tussen een subsidie en de levering van een

goed of dienst. 15 De definitie is uit artikel 4:21 van de Awb.



In het kader van de doelstelling van het rijk en gemeenten om de AL voor instellingen en burgers te beperken is de subsidieverlening een dankbaar terrein. De procedures voor subsidieverlening zijn nogal omslachtig. Dit geldt zeker voor subsidies van geringe omvang. Er zijn mogelijkheden om binnen de kaders van de Awb de procedures te vereenvoudigen. Het verminderen van de administratieve last begint met het bepalen van wat (minimaal) noodzakelijk is om subsidieverlening op een verantwoorde wijze (gelet op de doelmatigheid en de rechtmatigheid) te laten plaatsvinden. De Awb vormt daarbij de ondergrens. Bij het bepalen van wat minimaal noodzakelijk is kan rekening worden gehouden met het moment van de subsidieaanvraag, de omvang van de subsidie, de aard van de activiteiten en de ‘soort’ instelling. Bij het moment van de subsidieaanvraag kan een onderscheid worden gemaakt in de eerste keer dat een organisatie subsidie aanvraagt en de daarop volgende keren. Bij herhaalde aanvragen kan een onderscheid worden gemaakt in een jaarlijkse terugkerende procedure en een periodieke procedure van bijvoorbeeld eens in de vier jaar. Voor wat betreft de omvang van de subsidie kan een onderscheid worden gemaakt tussen subsidies die qua bedrag van enige omvang zijn en de kleinere bedragen. Bij de eerste groep zullen de vereisten zwaarder zijn dan bij de tweede groep. Als grens tussen de kleinere en grotere subsidies kan een bedrag van bijvoorbeeld € 5.000,- worden gehanteerd16. De kleinere subsidies kunnen als waarderingssubsidies worden aangemerkt. De aard van de activiteiten kan ook van invloed zijn op de procedure en daarmee de omvang van de administratieve last. Indien de subsidie gekoppeld is aan het uitvoeren van specifieke activiteiten zullen daarover van tevoren afspraken worden gemaakt en zal er ook na afloop specifieke verantwoording worden afgelegd. Indien de prestaties algemener zijn geformuleerd kan de procedure eenvoudiger zijn. De soort instelling kan ook van invloed zijn op de procedure en het proces van subsidieverlening. Aan een professionele organisatie zullen meer eisen worden gesteld dan aan een vrijwilligersorganisatie. In de praktijk zal er vaak sprake zijn van een combinatie van factoren. Een professionele instelling ontvangt veelal meer subsidie dan een vrijwilligersorganisatie. Voor de relatief kleinere subsidiebedragen kan na een intake een vereenvoudigde procedure worden gehanteerd. Deze komt erop neer, dat een simpele aanvraag voldoende is en er verder geen verplichtingen zijn voor de subsidie aanvrager. De

16 Voor de bepaling van de omvang speelt onder andere de grootte van de gemeente een rol.



toekenning is dan tegelijkertijd de vaststelling17. De intake bij de eerste subsidieaanvraag van een organisatie kan bestaan uit een toets of de organisatie qua inhoud voor subsidie in aanmerking komt en of de organisatie voldoet aan algemeen geldende regels voor een organisatie. Bij dit laatste gaat het onder andere om de statuten, bestuurssamenstelling, financiën, herkomst van de leden. Voor de subsidies boven de grens van € 5.000 gelden standaard meer verplichtingen, maar ook daarbij kan een vereenvoudiging worden doorgevoerd door te werken met een vierjaarlijkse cyclus, waarbij elke vier jaar een zwaardere toets plaatsvindt en tussentijds kan worden volstaan met een simpele aanvraag bij ongewijzigd beleid, een vormvrije verantwoording (al dan niet inclusief accountantsverklaring) in combinatie met het doorgeven van wijzigingen. De periode van vier jaar kan gekoppeld worden aan een evaluatie van het subsidiebeleid. Voor de afhandeling van de subsidieverlening kan er voor worden gekozen een mandaatregeling vast te stellen waarbij een belangrijk deel van de te nemen besluiten in mandaat kunnen worden genomen. In de praktijk blijkt dat dit zowel besparend werk aan de kant van de gemeente als een positief effect heeft op de indirecte administratieve last voor de instellingen.

Evenementensubsidie

Huidige situatie: Duur: 1 jaar Aantal: 15 per jaar Aanvraagproces: De evenementensubsidie wordt gezien als stimuleringsbijdrage en voor periodieke evenementen dient de

subsidieaanvraag jaarlijks voor 1 april te worden ingediend en bij de vaststelling van de begroting wordt de subsidie door de raad toegekend. Incidentele subsidies moeten uiterlijk 4 maanden voor aanvang van het evenement worden aangevraagd. Burgemeester en wethouders kunnen van de aanvraagperioden afwijken.

In de ‘Subsidieverordening Evenementen 2004’ wordt aangegeven wanneer men

in aanmerking komt voor een subsidie. Op dit moment is er een nieuwe algemene subsidieverordening in ontwikkeling, waarvoor bij de evenementensubsidies nadere beleidsregels worden gesteld. Het uitgangspunt is vertrouwen. Men wil er naartoe werken om meerjarige toekenning te geven (vier jaar) en daarbij ook kritisch te kijken naar de bewijslast. Opzet hierbij is bijvoorbeeld het 1e jaar een zware bewijslast en de overige jaren automatische toekenning.

17 De mogelijkheid om een subsidie direct vast te stellen is geregeld in artikel 4:37 van de Awb.

.

Evenementensubsidie Max ALMin AL .

.

Evenementensubsidie Max ALMin AL .



Evenementen worden onderscheiden in verschillende niveaus (A, B en C). Per niveau is een subsidieplafond en een maximum bedrag per aanvraag. Het overgrote deel is jaarlijks terugkerend. Er is geen vast aanvraagformulier en qua bewijslast worden een financiële onderbouwing (begroting en balans) en een duidelijk organisatieplan gevraagd. Dit is voor de verschillende niveaus gelijk. Op deze bewijslast wordt niet actief gecontroleerd.

Maatregelen

Vereenvoudigen procedure: Differentiatie in de bewijslast (onderscheid A, B en C). Gemeente Helmond moet per niveau bepalen op welke criteria wordt getoetst. Op basis van deze criteria moet per niveau de bewijslast worden gedefinieerd.

Vereenvoudigen procedure: Ontwikkelen drie aanvraagformulieren, zodat per niveau slechts de toetsingscriteria worden gevraagd.

Frequentie: Meerjarige toekenning van subsidiebedragen voor kleine bedragen. Eens per bijvoorbeeld vier jaar kan een uitgebreide toets worden uitgevoerd.

Vereenvoudigen procedure: Aanvraagmomenten voor subsidie uitbreiden, mede in verband met het voldoen aan de eisen van rechtmatigheid.

3.4.2 Overige APV regelingen

Inritvergunning

Doel: Bij het aanleggen van een inrit is bijna altijd sprake van het verplaatsen of opbreken van gemeentelijke eigendommen. Omdat de gemeente, als eigenaar, verantwoordelijk is voor de deugdelijkheid van deze eigendommen moet de garantie bestaan dat er zorgvuldig wordt omgegaan met het verplaatsen ofwel opbreken

van deze eigendommen. Uit het oogpunt van verkeersveiligheid moet de gemeente daarnaast weten waar op de openbare weg de inrit wordt gemaakt.

Huidige situatie: Duur: onbepaalde tijd Aantal: 86 per jaar Aanvraagproces: Het aanleggen van een inrit is vergunningplichtig. Voor de

aanvraag is een standaard aanvraagformulier (categorie 3) waarbij een situatietekening moet worden geleverd met de gewenste situering van de inrit. Het formulier kan online worden ingevuld. In het webformulier is een link opgenomen naar de gemeentekaart van Helmond. Deze is ontwikkeld door Geo Web Solutions en stelt de aanvrager in staat om relatief eenvoudig aan te geven waar de inrit moet worden aangelegd. Via een zoomfunctie kan het perceel worden bekeken en via een penceel kan de inrit digitaal worden ingetekend.

.

Inritvergunning Max ALMin AL .



Tevens wordt een pdf-versie van het formulier beschikbaar gesteld. In deze versie is nog niet aangegeven dat de gemeente Helmond beschikt over de Geo Web Solutions oplossing. Op deze manier ontstaat veel verschil in administratieve last tussen de papieren en digitale aanvraag. De aanvraag wordt behandeld door het team vergunningen en binnen zes weken wordt de aanvraag teruggekoppeld. De aanvraag wordt getoetst op de aspecten verkeersveiligheid, openbare ruimte (in verband met waarborgen voldoende parkeergelegenheid en uiterlijk aanzien van de omgeving). Voor het aanleggen van de inrit wordt bekeken of er gemeentelijke eigendommen verplaatst moeten worden. De aanleg van een inrit is uitbesteed aan een vaste aannemer. Dit om te waarborgen dat gemeentelijke eigendommen weer in originele (veilige) staat hersteld worden.

Best practice:

Vereenvoudigen procedure: Vermindering van de administratieve last kan worden bereikt door het vereenvoudigen van de aanvraagprocedure.

De VNG heeft in haar modelverordening de uitwegvergunning omgezet in algemene regelgeving met een meldingsplicht. In het kader van deregulering ondersteunt de Kamer van Koophandel deze werkwijze. Bij het omzetten van de vergunningplicht naar algemene regelgeving bestaat een aantal knelpunten. De toets op verkeersveiligheid: in bepaalde gebieden kan de aanleg van een inrit een gevaar opleveren voor de verkeersveiligheid. Het definiëren van het begrip verkeersveiligheid in algemene bewoordingen is complex en moeilijk objectiveerbaar. Voor een aanvrager is het criterium verkeersveiligheid zeer lastig te beoordelen. Het opstellen van deze criteria in algemene regelgeving maakt het niet inzichtelijker voor de burger en ondernemer. Bij het aanleggen van een inrit is in 85% van de aanvragen sprake van het verplaatsen of aanpassen van een gemeentelijk eigendom. De gemeente is verantwoordelijk voor de veiligheid in de openbare ruimte. Op basis van dit gegeven ontkomt men niet aan een meldingsplicht. Het verschil tussen een aanvraagprocedure en een melding is zeer beperkt. In beide gevallen dient een formulier te worden ingevuld en is een situatieschets noodzakelijk. De lengte van de procedure en de administratieve last wordt daarmee niet verminderd. Het voordeel van een vergunning is de daarmee samenhangende zekerheid voor de aanvrager. Als maatregel wordt voorgesteld om de vergunningsplicht te hanteren en de lastenverlichting te zoeken in de snelheid en efficiëntie van het proces.

Maatregel: Vereenvoudigen procedure: In stand houden van de vergunningplicht en het

transparant maken van de criteria voor het aanleggen van de inrit. Denk hierbij aan het niet mogen parkeren van een voertuig op een perceel waarvoor in het bestemmingsplan geen toestemming is gegeven (parkeren in de voortuin). Dit voorkomt onnodige aanvragen.



Vereenvoudigen procedure: In het papieren aanvraagformulier opnemen dat de gemeente Helmond beschikt over de Geo Web Solutions oplossing.

Beperken: Mogelijkheden beoordelen om bepaalde categorieën uit te zonderen van vergunningsaanvraag. Bijvoorbeeld daar waar de inrit geen groenstrook, voetpad of water kruist of door middel van het uitzonderen van bepaalde gebieden. Door middel van Geo Web kan de aanvrager zien of het aanvragen van een vergunning noodzakelijk is.

Reclamevergunning

Doel: De reclamevergunning heeft tot doel de leefbaarheid en toegankelijkheid van de woon- en leefomgeving, het uiterlijk aanzien van de omgeving, de verkeersveiligheid en de openbare orde en veiligheid te waarborgen. Door het hanteren van een vergunningstelsel worden de

criteria op individuele basis getoetst.

Huidige situatie: Duur: onbepaalde tijd Aantal: 20 per jaar Aanvraagproces: Sinds 2004 maakt de gemeente Helmond gebruik van haar

eigen welstandsnota, welke op dit moment overigens wordt geactualiseerd. Voor de reclame-uitingen heeft de welstandscommissie heldere richtlijnen opgesteld. Wanneer de reclame-uiting aan deze richtlijnen voldoet, kan worden volstaan met een ambtelijke afhandeling (dit verkort de doorlooptijd). De welstandscommissie heeft hier met haar richtlijnen al goedkeuring voor gegeven. Op het moment dat het object niet voldoet aan de standaard welstandseisen wordt de aanvraag doorgestuurd naar de welstandscommissie. De uitspraak wordt vervolgens teruggekoppeld aan de betreffende ambtenaar die de aanvraag verder afhandelt. De afdeling Bouwen en Wonen is voor het verstrekken van de vergunning gemandateerd. De toetsing op de richtlijnen vindt plaats bij de afdeling Bouwen en Wonen. Alle vergunningaanvragen voor het plaatsen van reclames worden zoveel mogelijk door dezelfde ambtenaar behandeld. Deze beoordeelt met eventuele ondersteuning van de bouwkundige dan wel juridisch adviseur of naast de reclamevergunning ook een bouwvergunning noodzakelijk is. De voorwaarden voor wanneer een reclame-uiting gezien moet worden als vergunningplichtig bouwwerk zijn vastgelegd in de Woningwet. Het aanvraagformulier (categorie 3) dient samen met de bewijslast in tweevoud te worden ingediend. Als bewijslast moet een situatietekening, afbeelding van de reclame, tekening gevelaanzicht en foto van het pand worden meegestuurd. De gemeente hanteert voor zowel de welstandsgerechtigde als de niet-welstandsgerechtigde reclame hetzelfde aanvraagformulier. Wanneer een bouwvergunning noodzakelijk is voor het plaatsen van de reclame is geen aparte reclamevergunning noodzakelijk. Deze aanvraag is dan geïntegreerd in de bouwvergunning.

Reclamevergunning Max ALMin AL Reclamevergunning Max ALMin AL



Best practice:

Afschaffen: Als Best Practice geldt het afschaffen van de vergunning en volstaan met algemene regels, waarin zo nodig de uitzonderingen worden beschreven.

Maatregelen: Het ambtelijk standpunt van de gemeente is om de vergunning wel te handhaven. Men vreest dat het wegnemen van het preventief juridisch toezicht er toe leidt dat er veel reclame geplaatst wordt die niet voldoet aan de richtlijnen. Op dit moment worden de beleidsregels nog op individuele basis getoetst. Bij het opstellen van algemene regels wordt deze verantwoordelijkheid verschoven naar de aanvrager. Hierbij moet men uitgaan van het vertrouwen in de aanvrager. In uitzonderingsgevallen zal men moeten handhaven achteraf op basis van de algemene regel. De reclamevergunning wordt in de gemeente Helmond alleen gebruikt voor reclames waar geen bouwvergunning voor hoeft te worden aangevraagd. Verder is er een duidelijk reclamebesluit, waarin de toetsingscriteria puntsgewijs zijn opgenomen. Onderstaande maatregelen kunnen worden doorgevoerd om de administratieve lasten verder te beperken.

Afschaffen/ Beperken: Voor de reclame-uitingen welke voldoen aan de in de welstandsnota opgenomen richtlijnen kan de welstandsnota als algemene regel gelden. Voor deze categorie hoeft geen vergunning meer te worden aangevraagd. Reclame-uitingen welke wel door de welstandscommissie moeten worden getoetst blijven vergunningplichtig.

Digitaliseren: De gemeente Helmond ontwikkelt op dit moment een digitale beslisboom, zodat bij de aanvraag direct duidelijk is of de aanvraag via de welstandscommissie moet worden goedgekeurd. Dit schept duidelijkheid voor de klant, waardoor de voorgaande maatregel eenvoudig kan worden ingevoerd.

Rioolaansluitingsvergunning

Doel: Het doel is het water op een zorgvuldige manier af te voeren. Door middel van de vergunningplicht wil de gemeente in individuele gevallen de situatie beoordelen.

Huidige situatie: Duur: onbepaalde tijd Aantal: 147 per jaar Aanvraagproces: Via de website kan het aanvraagformulier (categorie 2)

digitaal worden ingediend. Als bewijslast moet een situatieschets worden bijgevoegd. Voor het opstellen van de situatieschets kan gebruik worden gemaakt van Geo Web Solutions, de werkwijze is eerder beschreven bij de inritvergunning. Het aanvraagformulier is complex en kent veel technische vragen. Het aanvraagformulier wordt voor zowel particulieren als bedrijven gebruikt. De aanvraag wordt getoetst op technische criteria en wordt nagenoeg niet afgewezen. Voor het aanleggen van de rioolaansluiting wordt al

.

Rioolaansluiting Max ALMin AL

.

Rioolaansluiting Max ALMin AL



gebruik gemaakt van vaste aannemers. De burger legt aan op eigen perceel en de vaste aannemer zorgt voor de aansluiting op het gemeentelijk stelsel. Voor de grote bedrijven verloopt de aanvraag via de accountmanager, waar mogelijk wordt de aanvraag gekoppeld aan andere relevante vergunningen, zoals bij plaatsing van een bouwkeet. Indien er sprake is van nieuwbouw of verbouw dan wacht men in het algemeen eerst het advies inzake de bouwvergunning af. In de toekomst moeten dit soort meervoudige aanvragen geïntegreerd worden behandeld in het kader van de invoering van de omgevingsvergunning.

Best practice:

Beperken: Het opstellen van algemene regels voor de rioolaansluiting van woningen met de verplichting om gebruik te maken van een vaste aannemer. De richtlijnen voor het wel of niet mogen aansluiten op het rioleringsstelsel zijn vast. De individuele toetsing van de aanvraag zou kunnen vervallen wanneer men afspraken maakt met vaste aannemers voor het maken van een rioolaansluiting bij woningen. Hiermee voorkomt men dat de aanvrager een ingewikkeld formulier moet invullen met allerlei technische gegevens. Om de procedure te verbeteren moeten in ieder geval de onderstaande maatregelen (quick wins) worden toegepast.

Maatregelen: Beperken: rioolaansluiting voor woningen omzetten naar algemene

regelgeving gebruik makend van vaste aannemers. Voor bedrijven is een uitgebreidere toetsing noodzakelijk, daarvoor vergunningplicht in stand houden.

Vereenvoudigen procedure: het beter onder de aandacht brengen van de mogelijkheid die de gemeente biedt voor een digitale situatieschets. Dure tekeningen komen hiermee te vervallen en de aanvraag kan samen met de bouwvergunning worden ingediend.

Vereenvoudigen procedure: Op het papieren aanvraagformulier opnemen dat de gemeente Helmond beschikt over de Geo Web Solutions oplossing.

Vereenvoudigen procedure: Onderscheid maken in een aanvraagformulier voor burgers en bedrijven, bijvoorbeeld de vraag over gevaarlijke stoffen/ hoeveelheid afvalwater/ hoeveelheid hemelwater is niet relevant voor een burger.



3.4.3 Zorg en bijstand

Regeling leerlingenvervoer

Doel: Het geven van financiële ondersteuning danwel het aanbieden van vervoer in natura voor leerlingen, die op basis van medische gronden of geloofsovertuiging speciaal onderwijs volgen.

Huidige situatie: Duur: 1 jaar

Aantal: 489 per jaar Aanvraagproces: De aanvragen van leerlingenvervoer verlopen via de

stadswinkel. Het aanvraagformulier (categorie 4) kan online worden opgevraagd. Voor vervolgaanvragen wordt het formulier (niet vooringevuld) naar de aanvrager toegezonden. Ouders moeten op jaarbasis een volledige aanvraag indienen, ook wanneer op medische gronden een verlenging voor meerdere jaren mogelijk is.

Bij toekenning van leerlingenvervoer kan een eigen bijdrage worden berekend. De ouder met een inkomen onder de geldende inkomenseis kan door middel van een IB60 verklaring aangeven dat de eigen bijdrage niet betaald kan worden. Het komt in de praktijk vaak voor dat de noodzakelijke IB60 verklaring ontbreekt, terwijl toch om een kwijtschelding wordt gevraagd. Het kost de gemeente veel tijd om deze IB60 verklaring alsnog op te vragen. Door de eigen bijdrage standaard op te leggen, kan bij het ontbreken van de IB60 verklaring de vergoeding alsnog worden verleend. Indien de eigen bijdrage onterecht wordt opgelegd kan de burger alsnog zorgen voor de IB60 verklaring. De bijdrage kan zo snel worden toegekend en de aanvrager is zelf verantwoordelijk voor eventuele teruggave door de gemeente. 98% van de doelgroep maakt gebruik van vervoer per taxi. De financiële afrekening vindt plaats tussen de gemeente en de vervoerder. Wijzigingen in het vervoer worden door de klant aan de vervoerder kenbaar gemaakt. 2% maakt gebruik van openbaar of eigen vervoer. De vergoeding vindt plaats op basis van een kilometervergoeding. Er vindt geen controle plaats van vervoersbewijzen.

Best practice:

Vereenvoudigen procedure: Het eerste jaar een volledige check uitvoeren, in de vervolgjaren kan worden volstaan met een vereenvoudigde aanvraag als gevolg van het repeterende karakter bij de doelgroep.

Maatregelen:

Frequentie: Van de regeling leerlingenvervoer wordt ook gebruik gemaakt in geval van medische gronden. Bij deze populatie is het mogelijk om het

.

Leerlingenvervoer Max ALMin AL .

.

Leerlingenvervoer Max ALMin AL .



leerlingenvervoer (op basis van de medische indicatie) voor meerdere jaren toe te kennen.

Vereenvoudigen procedure: De gemeente Helmond stuurt het aanvraagformulier bij verlenging naar de doelgroep. De gegevens van de populatie zijn bij de gemeente bekend. De gegevens kunnen ook worden voorgeprint, zodat de klant bij een vervolgaanvraag alleen de wijzigingen in de situatie hoeft door te geven.

Vereenvoudigen procedure: Als bewijslast moet het inkomen worden verantwoord. Op korte termijn kan het WWB bestand worden gebruikt om deze bewijslast te beperken. Wanneer de aanvrager via de gemeente een bijstandsuitkering ontvangt hoeft het inkomen niet meer te worden opgegeven. In de toekomst kan een koppeling met de belastingdienst worden gerealiseerd, zodat de inkomens van alle aanvragers door de gemeente kunnen worden gecontroleerd.

WMO hulpmiddelen

Doel: Het doel van de Wmo is dat iedereen kan meedoen in de maatschappij. De Wmo regelt ondersteuning voor mensen die hulp nodig hebben en stimuleert onderlinge betrokkenheid in buurten en wijken.

Aantal: 5.022 aanvragen. Dit is het totaal aan aanvragen in 2007 voor huishoudelijke verzorging, woonvoorzieningen, vervoersvoorzieningen, rolstoelvoorzieningen en parkeervoorzieningen voor gehandicapten (gehandicaptenparkeerkaart en gehandicaptenparkeerplaats). Voor de huishoudelijke verzorging zijn de herindicaties i.v.m. de overgang van de AWBZ naar de WMO meegenomen.

Huidige situatie: De gemeente Helmond communiceert via haar website over de WMO-plannen. De burger wordt gevraagd om actief mee te denken over de mogelijkheden. De WMO hulpmiddelen zijn onderverdeeld in huishoudelijke zorg, rolstoelvoorziening, aanpassing van de woning en vervoersvoorziening. De aanvragen voor doelgroep gerelateerde voorziening, zoals de gehandicaptenparkeerkaart en -plaats kunnen via één loket ”de Zorgpoort” worden ingediend. De aanvraag voor huishoudelijke hulp wordt in meer dan 90% van de gevallen telefonisch ingediend. De overige WMO voorzieningen, rolstoelvoorziening, aanpassing van de woning en de vervoersvoorziening worden door middel van het standaard aanvraagformulier (categorie 5) aangevraagd aangezien hier verschillende toetsingscriteria (o.a. netto inkomen) op moeten worden vermeld. Bij de voorziening huishoudelijke hulp maakt 13 % gebruik van de mogelijkheid om deze voorziening als Persoonsgebonden Budget (PGB) te ontvangen, voor de overige WMO voorzieningen wordt nagenoeg geen gebruik gemaakt van de

WMO Max ALMin AL WMO Max ALMin AL



mogelijkheid om de voorziening in de vorm van een PGB uit te keren. Bij de aanvraag van een voorziening door een nieuwe klant is altijd sprake van een integrale klantbeoordeling. Op basis van een gesprek, vaak tijdens een huisbezoek, wordt een diagnose gesteld en wordt aangeven op welke hulpmiddelen de klant recht heeft. De klant heeft vanaf dat moment een eigen contactpersoon die direct gebeld kan worden. Bij de aanvraag van een voorziening door een bestaande klant, bepaalt de consulent de noodzaak van een bezoek of een eventuele directe toekenning. De situatie is immers bekend. Naast de voorzieningen die door de gemeente worden aangeboden kijkt de consulent naar mogelijke voorzieningen van overige instanties. Op het moment dat de klant gebruik maakt van een PGB moeten de kosten worden verantwoord via een formulier. De gemeente neemt een steekproef uit deze verantwoordingsformulieren en deze klanten dienen de aanvullende bewijslast in te leveren. Vooraf wordt dus niet om een uitgebreide bewijslast gevraagd. De consulenten van de gemeente Helmond kennen in de meeste gevallen de WMO hulpmiddelen zelf toe. Tevens wordt met twee artsen van de GGD samengewerkt wanneer sprake is van twijfel. Deze artsen voeren een tweede onderzoek uit. De afdeling is gemandateerd om een beslissing te nemen op de aanvraag. Dit resulteert er in dat in 94% van de aanvragen voor huishoudelijke zorg en 77% van de overige hulpmiddelen de doorlooptijd van 8 weken wordt gehaald. Beide percentages kunnen nog omhoog wanneer de registratie in het systeem van de gemeente beter plaatsvindt. De gemeente zet in 2008 nog stappen om de registratie te verbeteren. Om de dienstverlening verder te verbeteren worden de mogelijkheden bekeken om voor bepaalde doelgroepen, bijvoorbeeld de 75-plussers, het aanvraagproces te vergemakkelijken. Voorzieningen als huishoudelijke zorg (3 uur per week) en handbewogen rolstoelen worden mogelijk zonder indicatiestelling toegekend. Door het vervallen van de indicatiestelling kan de aanvraag in de toekomst aan de balie worden afgehandeld. Dit vergemakkelijkt het aanvraagproces, maar sluit niet aan bij de gedachte van integrale klantbehandeling. Bij het inrichten van het proces van direct toekennen kan onderscheid gemaakt worden tussen bestaande WMO-klanten en ‘nieuwe’ WMO-klanten. De directe afhandeling van de gedefinieerde producten kan prima bij bestaande klanten. De gemeente Helmond hanteert een algemeen aanvraagformulier WMO (categorie 5). Als bewijslast dient een definitief aanslagbiljet en een kopie van de jaaropgave te worden meegezonden. Voor onderwerpen zoals onder andere huishoudelijk hulp, en de woonvoorziening zijn aparte webformulieren beschikbaar welke online kunnen worden ingevuld en ingediend.

Best practice:

De WMO klant wordt benaderd vanuit de vraaggerichte werkwijze. De situatie van de klant wordt volledig beoordeeld en op basis daarvan worden de noodzakelijke



voorzieningen toegekend. Voor bepaalde kleine producten en diensten wordt de mogelijkheid bekeken om de aanvraag direct af te handelen.

Maatregel De huidige situatie sluit aan bij de voorgestelde best practice. Onderstaande maatregelen kunnen de administratieve lasten verder verlichten

Vereenvoudigen procedure: het direct toekennen van kleine producten en diensten mogelijk maken. Er zijn op dit moment binnen de gemeente initiatieven, maar er is nog niet besloten dit ook daadwerkelijk mogelijk te maken.

Voorzieningen vanuit de bijzondere bijstand

Doel: De gemeente kan door middel van het minimabeleid ondersteuning bieden aan inwoners met een minimum inkomen. De aanvulling op het inkomen is gericht op bijzondere, individueel noodzakelijke kosten.

Aantal: 313. Dit is het totaal aantal aanvragen individuele bijzondere bijstand in 2007 ingediend bij de Zorgpoort. (Het aantal aanvragen welke rechtstreeks zijn binnengekomen bij het loket Werk & Inkomen is niet bekend)

Huidige situatie: Bij de dienstverlening voor de voorziening vanuit de bijzondere bijstand staat de klant centraal. Aanvragen van klanten met een uitkering op basis van de Wet Werk en Bijstand (WWB) worden door hun eigen contactpersoon bij de gemeente behandeld. Aanvragen van klanten zonder uitkering van de gemeente worden via de Zorgpoort afgehandeld. De gemeente Helmond verwijst de aanvrager via haar website naar www.berekenuwrecht.nl . Via deze site kan eenvoudig worden nagegaan voor welke regelingen en tegemoetkomingen in de kosten men voor een specifieke situatie in aanmerking komt. Deze site baseert zich op de algemene voorwaarden voor bijzondere bijstand en is niet toegespitst op het gemeentelijke beleid. De gemeente beidt in het kader van haar minimabeleid een aantal regelingen aan. Hierbij moet worden gedacht aan maaltijdvoorziening voor senioren en chronisch zieken en gehandicapten, waarbij de meerkosten die de aanvrager als gevolg van zijn persoonlijke situatie worden vergoed. Daarnaast verstrekt de gemeente een tegemoetkoming in de kosten van de collectieve ziektekostenverzekering, waarbij de gemeente de kosten voor de aanvullende polis voor haar rekening neemt. Verder is er een minimaregeling voor deelname aan het ouderenvervoer (CVV). Vanuit de bijzondere bijstand worden verder onder andere vergoedingen verstrekt voor herinrichtingskosten bij verhuizing, slijtagekosten van kleding bij gebruik van een prothese en de meerkosten voor orthopedisch schoeisel. Via de website kan de klant, door middel van het invullen van een kort formulier, aangeven dat men een beroep wil doen op één van de minimaregelingen. De

.

Bijzondere bijstand Max ALMin AL .

.

Bijzondere bijstand Max ALMin AL .



gemeente stuurt vervolgens een inlichtingformulier naar de aanvrager waarin gevraagd wordt naar de financiële situatie van de aanvrager. Als bewijslast moeten o.a. de gegevens over het inkomen worden overlegd. Vervolgens wordt telefonisch contact opgenomen met de klant om aan te geven of de aanvraag volledig is. De aanvraag bijzondere bijstand wordt behandeld door de Zorgpoort. Eveneens om invulling te geven aan de integrale klantbenadering. Op basis van de aanvraag stelt de behandelaar een rapportage op. Deze aanvraag wordt vervolgens getoetst, volgens het vier ogen principe. De klant moet de gemaakte kosten via nota’s verantwoorden. Het bedrag wordt aan de klant ofwel aan de leverancier overgemaakt. In slechts 50% van de gevallen worden deze aanvragen binnen de doorlooptijd afgehandeld. De beperkte capaciteit voor de afhandeling zorgt voor langere doorlooptijden. Zeker wanneer sprake is van piekbelasting. De gevolgen van de beperkte capaciteit worden door de gemeente onderkend. Dit zal op korte termijn opgelost zijn.

Best practice: Vereenvoudigen procedure: Met de introductie van de WWB is de mogelijkheid om categoriale bijzondere bijstand te verstrekken aan bijstandsgerechtigden onder de 65 jaar, behoudens bijzondere categorieën zoals de chronisch zieken, afgeschaft. Op individuele basis moet worden beoordeeld of de kosten bijzonder en noodzakelijk zijn. De gemeente Houten heeft – als voorbeeld - voor een vastgesteld aantal kostensoorten de mogelijkheid gecreëerd om de aanvraag aan de balie af te handelen. Een deel van de kosten waarvoor bijzondere bijstand wordt aangevraagd doet zich met regelmaat voor. Voor deze aanvragen kan de doorlooptijd van de aanvraag worden beperkt. Het gaat om vergoeding van kosten die frequent worden aangevraagd en die als noodzakelijk worden gezien. De bijzonderheid van de kosten en de noodzakelijkheid voor bepaalde groepen is op voorhand vastgesteld. Om deze werkwijze te kunnen hanteren moet het college vooraf vaststellen welke kosten zij als noodzakelijk bestempelen voor een aantal doelgroepen. Om tot een eenvoudige vergoeding van de kosten over te kunnen gaan kan men in de verordening de inkomensgrenzen, standaardkosten en randvoorwaarden vaststellen. Via een mandaatregeling kan de ambtenaar dan aan de balie overgaan tot verstrekking van de bijzondere bijstand. Deze werkwijze vermindert de last voor de aanvrager; de klant hoeft niet te wachten op de verstrekking. Daarnaast betekent deze wijze van toekenning een tijdsbesparing voor de interne organisatie. Door het vaststellen van de kaders is de verstrekking van bijzondere bijstand voor de benoemde kostensoorten slechts een administratieve handeling voor de WWB klant. Voor de klant zonder bijstandsuitkering moet nog wel een beoordeling worden gedaan ten aanzien van het inkomen en vermogen.

Maatregel: Vereenvoudigen procedure: Verkorten doorlooptijd aanvraag van een reeks

vastgestelde noodzakelijk geachte kostensoorten.



Vereenvoudigen procedure: Versimpelen van de formulieren. Het inlichtingenformulier bijzondere bijstand vraagt deels dezelfde informatie als het digitale aanvraagformulier.

Beperken bewijslast: Verminderen van de bewijslast (aansluiten bij het landelijk project Sanering Bewijslast WWB) en bewijslast welke al bij de gemeente in bezit is niet opnieuw uitvragen, NAW gegevens, sofinummer etc.

Kwijtschelding gemeentelijke belasting

Doel: De regeling kwijtschelding gemeentelijke belastingen is bedoeld voor burgers die over te weinig financiële middelen beschikken om deze belastingen te betalen. Aantal: 3.840 per jaar

Huidige situatie: Voor het verzoek tot kwijtschelding van gemeentelijke belastingen wordt onderscheid gemaakt in drie doelgroepen; 65 plussers, WWB gerechtigden en overigen De doelgroep 65 plussers en WWB gerechtigden moet eens in de drie jaar een volledig verzoek tot kwijtschelding invullen (categorie 3). De twee opvolgende jaren kan er door middel van een verkort formulier, waarin met drie ja/nee vragen wordt ingegaan op de wijzigingen, een verzoek tot kwijtschelding worden ingediend. Alleen bij het uitgebreide verzoek tot kwijtschelding, eens per drie jaar, wordt aanvullende bewijslast omtrent inkomen en vermogen opgevraagd. Omdat een aanzienlijk deel van de formulieren (10 van de 25) niet volledig wordt ingevuld/ofwel onvoldoende bewijslast wordt geleverd, wordt het behandelingsproces vertraagd. Er is al beoordeeld of de vraagstelling van het formulier toegankelijk is. Hier wordt op jaarbasis weer een nieuwe slag in gemaakt. Het is een duidelijk formulier, de opbouw is helder, verdere verbetering zou te behalen zijn door het voorinvullen van de formulieren met de bekende gegevens en op termijn met de gegevens uit de verschillende basisregistraties. Vervolgens kan men gaan werken met de zogenoemde “slimme” formulieren waarin de klant verplicht wordt om alleen de onbekende gegevens in te vullen.

Best practice: De gemeente Helmond past de landelijke best practice toe door niet meer jaarlijks een volledig verzoek te behandelen voor specifieke doelgroepen zoals 65 plussers een WWB gerechtigden.

Maatregel De dienstverlening kan nog verder verbeterd worden door het toepassen van

een beslisboom. In deze beslisboom worden de verschillende toetsingsvragen gesteld. Op deze wijze kan de gemeente vooraf inzicht geven of een verzoek tot kwijtschelding al dan niet zal worden gehonoreerd.

.

Kwijtschelding Max ALMin AL



Integratiesubsidie

Doel: Het stimuleren van activiteiten of projecten die gericht zijn op samenwerking tussen verschillende etnische groepen. Zie voor achtergrondinformatie het stuk over subsidiebeleid algemeen.

Huidige situatie: Duur: bepaalde tijd Aantal: 9 per jaar Aanvraagproces: Sinds 2006 verleent de gemeente Helmond subsidies voor

het doel integratie. De subsidie moet in partnership worden aangevraagd om te waarborgen dat er een vertegenwoordiging is vanuit meerdere doelgroepen, zowel allochtoon als autochtoon. De aanvrager van de subsidie moet een rechtsvorm zijn of een door B&W erkende belangengroepering.

Het aanvraagformulier (categorie 4) kan online worden opgevraagd en dient naar de gemeente te worden verstuurd. Als bewijslast dient een begroting en de hoogte van het gevraagde subsidiebedrag te worden overgelegd. Bij toekenning wordt 80% uitbetaald. 20% wordt uitbetaald na ontvangst van de evaluatie (binnen 3 maanden na afloop evenement/activiteit). Voor de evaluatie bestaat een apart evaluatieformulier (categorie 4) waarbij als bewijslast de werkelijk gemaakte kosten moeten worden opgegeven. De subsidie is een stimuleringsbijdrage. Er wordt niet gekeken naar eventuele vermogensopbouw. In de praktijk wordt weinig gebruik gemaakt van de subsidie. Het proactief aanschrijven van potentiële organisatoren van evenementen gericht op integratie kan een positieve impuls geven aan het aantal activiteiten dat wordt georganiseerd. Er zijn per jaar twee aanvraagmomenten (1 april en 1 oktober). Dit heeft tot gevolg dat in sommige gevallen al een jaar voor de organisatie van de activiteit de subsidie moet worden aangevraagd. De dienst Samenleving en Economie ontvangt de aanvraag en brengt advies uit. Via de teamleider, de manager en de financiële consulent gaat de aanvraag naar B&W. Na goedkeuring door B&W wordt de beschikking opgesteld en deze wordt getekend door het afdelingshoofd.

Maatregelen:

Vereenvoudigen procedure: Aanvraagmomenten voor subsidie uitbreiden, mede in verband met het kunnen voldoen aan de eisen van rechtmatigheid.

Vereenvoudigen procedure: Een beknopt formulier voor jaarlijks terugkerende aanvragen, zodat bekende gegevens niet opnieuw hoeven te worden ingediend.

Vereenvoudigen procedure: Bij het evaluatieformulier moeten dezelfde gegevens worden ingevuld als bij de aanvraag. De reeds ingevulde gegevens kunnen komen te vervallen in het evaluatieformulier en alleen de daadwerkelijke toetsingscriteria hoeven te worden ingeleverd.

.

Integratiesubsidie Max ALMin AL .

.

Integratiesubsidie Max ALMin AL .



De doelgroep voor de integratiesubsidie is binnen de gemeente bekend. Deze doelgroep kan proactief worden benaderd om evenementen gericht op integratie te organiseren.

3.4.4 Overig

Bezwaarprocedure

Huidige situatie: Aantal: 568 per jaar Aanvraagproces: De gemeente Helmond hanteert voor onder andere bezwaar

op gemeentelijke belastingen, WOZ beschikkingen, parkeerboetes, precariobelasting een aparte bezwaarprocedure. Deze bezwaarprocedures kennen allen een gestandaardiseerde behandeling en een zeer korte doorlooptijd. De overige bezwaren kunnen op basis van de algemene bezwaarschriftprocedure worden ingediend. In het kader van het onderzoek is dit proces bekeken.

Een bezwaarschrift kan zowel via internet (10%) als via de post (90%) worden ingediend. Na ontvangst wordt binnen vijf dagen de ontvangstbevestiging gestuurd, waarin wordt meegedeeld dat de gestelde behandeltermijn 14 weken bedraagt. De doorlooptijd van 14 weken is berekend op basis van de wettelijke termijn van zes weken, deze termijn wordt verlengd met vier weken omdat er gebruikt wordt gemaakt van een externe commissie en daarnaast maakt men gebruik van de standaard termijn tot verdaging van vier weken. De bezwaarschriften worden behandeld door een tweetal externe commissies; de sociale kamer en de overige kamer. De commissies komen eens per 14 dagen bijeen en brengen een advies uit over het bezwaar. Juridische Zaken stelt vervolgens het advies en de conceptbeslissing op bezwaar op, met inachtneming van het advies van de commissie. Het college verleent haar goedkeuring aan het advies. Indien het college zich kan vinden in het advies en het conceptbesluit wordt er door de afdeling Juridische Zaken een definitieve beslissing op bezwaar opgesteld. Vervolgens wordt deze ter tekening voorgelegd aan het college. In de afgelopen periode heeft gemeente Helmond de mogelijkheden bekeken om de tekeningsbevoegdheid zoveel mogelijk te mandateren. De sociale kamer is gemandateerd aan de wethouder. Bouwgerelateerde zaken zijn door de algemene kamer gemandateerd aan de managers van de vakafdeling. Sinds 2006 is de tijdigheid (behandeling binnen 14 weken) gestegen van 28% naar 75%. Deze verbetering in de tijdigheid is bereikt door het beter sturen op registratie van verzuimperiodes en door aanpassingen in de mandatering. Daarnaast maakt de gemeente actief gebruik van de mogelijkheid tot mediation.



Voor het indienen van het bezwaar is geen formulier ontwikkeld. Het bezwaar moet in een brief worden onderbouwd. Op de website wordt duidelijk aangegeven welke informatie in de brief moet worden opgenomen. Een voorbeeld bezwaarschrift is op de website te vinden. De bezwaarmaker kan online zijn statusinformatie raadplegen. Op deze manier is direct duidelijk in welke fase het bezwaar zit, dit voorkomt veel onnodige telefonische vragen.

Best practice:

De bezwaarprocedure is binnen de gemeente Helmond goed en eenvoudig geregeld. Om de snelheid in het proces te kunnen houden is onderscheid gemaakt in makkelijke en complexe zaken. De mandatering is beoordeeld, registratie van verzuimperiodes is verbeterd en er wordt gebruik gemaakt van mediation. Ook kan de bezwaarmaker online de statusinformatie raadplegen.

Maatregelen:

Het proces kan verder worden geoptimaliseerd door te registreren welke bezwaren worden ingediend en wat de uitspraak hierbij is. Toekomstige bezwaren welke overeenkomen met eerder behandelde bezwaren kunnen relatief eenvoudig worden voorbereid. Mogelijk kan hiermee een onderscheid worden aangebracht in zaken waar de commissie zich al eerder over heeft uitgesproken en zaken waar de commissie nog niet eerder naar heeft gekeken. Op deze wijze kan de behandeling in de commissie voor een aantal specifieke onderwerpen vervallen.

Koppeling vergunningafgifte en heffing leges en precariobelasting

Doel: Voor de behandeling van een vergunningaanvraag brengt de gemeente, door middel van leges, kosten in rekening bij de aanvrager. Verder bestaat de mogelijkheid op basis van de Gemeentewet om voor het innemen van gemeentegrond kosten (belasting) in rekening te brengen. De genoemde heffingen vallen niet onder het begrip administratieve lasten. In het kader van de indirecte lasten voor de burger en ondernemer zoals het behalen van de doorlooptijden; de informatievoorziening en de inzichtelijkheid van het proces is het onderdeel “koppeling vergunningafgifte en heffing leges en precario meegenomen in het onderzoek tot administratieve lastenverlichting meegenomen.

Huidige situatie:

Bij de aanvraag van een vergunning is duidelijk vermeld op de website wat de hoogte van de leges zijn en wat de hoogte is van de eventuele precariobelasting. In de meeste gevallen is de ‘Verordening precariobelasting’ bijgevoegd. Met als kleine kanttekening dat de informatievoorziening niet altijd consistent is. Bij de terrasvergunning wordt wel over precario gesproken en bij de reclamevergunning wordt dit niet vermeld. In deze verordening staan de grondslagen voor de berekening opgenomen. Op basis van de gegevens kan men een indicatieve berekening maken.

Heffing leges De vergunningen worden door diverse vakafdelingen verleend. Als de vergunning



wordt afgegeven verstuurt de afdeling ondersteuning en control binnen één week de factuur, in de praktijk zelfs vaak binnen één dag. Hierbij wordt getracht het aantal deelfacturen te minimaliseren. Dat wil zeggen dat er bij meerdere vergunningen een geïntegreerde factuur wordt opgesteld voor de heffing van leges en eventuele precariobelasting. Bij de aanvraag van een grote bouwvergunning worden in tegenstelling tot de overige (bouw)vergunningen meerdere facturen gestuurd met een voorlopige legesheffing. Dit omdat het aanvraagproces enkele maanden tot jaren duurt. Het bedrag voor de voorlopige leges wordt op de eindfactuur in mindering gebracht. De dienst Middelen en Ondersteuning is verantwoordelijk voor de inning van de bedragen

Heffing precario De facturatie van de precario wordt uitgevoerd door de afdeling belastingen. De vakafdelingen informeren de afdeling belasting over de hoogte van de te heffen precario. Dit gebeurt door middel van het aanleveren van een kopie van de verleende vergunning en de bijbehorende bewijslast, hetgeen via de mail naar de afdeling belastingen wordt gestuurd. De afdeling belasting berekent de exacte hoogte van de precario. Formeel kan de aanvrager dus pas worden geïnformeerd over de hoogte van de precario na verstrekking van de vergunning en berekening door de afdeling. De correspondentie over de hoogte van de precario vindt plaats tussen de afdeling belastingen en de klant. De verschillende vakafdelingen kunnen hier geen informatie over geven. Dit om misverstanden richting de klant te voorkomen.

Best practice: Het interne proces verloopt goed. Er is een snelle overdracht tussen de relevante afdelingen. Daarnaast wordt er een geïntegreerde factuur afgegeven voor de heffing van de leges en precario van de diverse vergunningen. Verbeteringen op het gebied van informatievoorziening aan de klant zijn nog te behalen door de onderstaande maatregelen toe te passen.

Maatregelen

Vereenvoudigen procedure: Het advies aan de gemeente Helmond is om alle regelingen nogmaals grondig te bekijken en eventuele ontbrekende info over de precario bij te voegen.

Digitaliseren: De hoogte van precariobelasting wordt pas door de afdeling Belastingen definitief vastgesteld. Via de website kan voor de relevante aanvragen een rekenmodule worden ontwikkeld. De aanvrager kan zo eenvoudig zelf de indicatieve hoogte van de precario berekenen.

Informatievoorziening voor de startende ondernemer

Doel: Ondernemers moeten geen belemmering ondervinden van externe factoren zoals de complexheid van de regelgeving. Om deze belemmeringen weg te nemen werkt de gemeente Helmond met het Startersloket.



De volgende stelregel wordt bij het Startersloket gehanteerd: “Helmond is een oude textielstad, maar heeft nooit op fluweel gezeten”

Helmond wil het ondernemersklimaat dus zeer gunstig houden. Dit is dan ook een speerpunt in het beleid van de gemeente Helmond.

Huidige situatie:

Speciaal voor startende ondernemers heeft de gemeente Helmond 8 jaar geleden een Startersloket opgericht. De rol van het loket is om de startende ondernemer de helpende hand te bieden om alle relevante zaken binnen de gemeente eenvoudig af te handelen. Dit wordt gedaan vanuit een zeer praktische insteek; waar mogelijk wordt de vraag beantwoord of wordt de ondernemer verder op weg geholpen. Het Startersloket wordt vanuit de afdeling economische zaken en sociale zaken bemand. De afdeling sociale zaken heeft als aandachtsgebied de ondernemer die uit de bijstand komt of tijdelijke financiële ondersteuning vanuit de BBZ nodig heeft. Het Startersloket is op verschillende manieren te benaderen, zowel met als zonder afspraak. De accounthouders zoeken de ondernemer ook pro-actief op. Op de website is daarnaast uitgebreide informatie te vinden over de verschillende faciliteiten van het Startersloket. Het is zelfs mogelijk om afspraken te maken buiten kantoortijden en er wordt samengewerkt met de Kamer van Koophandel (KvK). De KvK heeft een verwijsfunctie naar het Startersloket van de gemeente Helmond. Het Startersloket begeleidt de ondernemer in het voldoen aan de verschillende regelgeving, zowel op gemeentelijk niveau, maar waar mogelijk helpen zij ook bij het vinden van de weg in het woud van landelijke en provinciale regelgeving. De benadering vanuit het accounthouderschap is op een klein onderdeel nog voor verbetering vatbaar. Met name bij de natte horeca is sprake een uitgebreide vergunningaanvraag. Voor deze vergunningen en ontheffing verwijst het Startersloket de aanvrager door naar de afdeling Bestuurs Juridische Zaken. Deze afdeling is een vakafdeling die de klant benadert vanuit de verschillende regelingen en niet juist vanuit het accounthouderschap. Aangezien de natte horeca veel met de gemeentelijke regelgeving te maken heeft is de benadering vanuit het accounthouderschap ook hier gewenst. In de beginperiode was er een fysiek Startersloket op de receptievloer van het gemeentehuis. Door tal van interne verhuizingen is dit loket gesloten. De fysieke aanwezigheid van een loket wordt wel als belangrijk middel gezien om de toegankelijkheid te optimaliseren. Voor de afdeling sociale zaken is het loket aanwezig op het Werkplein van de gemeente Helmond.

Best practice:

Met het Startersloket geeft de gemeente Helmond invulling aan de principes van het accounthouderschap voor de ondernemer. Er wordt gewerkt volgens het principe “het mogelijk maken” voor de ondernemer. Landelijk wordt deze werkwijze voorgesteld als zijnde best practice.



Maatregelen: Accounthouderschap ook invoeren voor vergunningen van de afdeling

Bestuurs- Juridische Zaken.

3.5 Indirecte maatregelen

Bij lastenverlichting gaat het om zowel de directe maatregelen als de indirecte maatregelen. De directe maatregelen zijn in voorgaande paragraaf beschreven op basis van het toetsingskader vergunningen. Voor de gemeente Helmond is nog winst te behalen op het gebied van deze directe maatregelen. Daarnaast zijn de indirecte maatregelen van grote invloed op de vermindering van de administratieve lasten. Deze indirecte maatregelen hebben alles te maken met toegankelijkheid van de gemeente en de inzichtelijkheid en snelheid van de processen. Door te werken volgens de principes van het vergunningenmanagement (de wijze waarop de gemeente het proces van vergunningafgifte organiseert) en een vergaande vorm van digitalisering te realiseren kan de gemeente een maximale administratieve lastenverlichting behalen.

3.5.1 Vergunningenmanagement

Achtergrondinformatie: Een belangrijk aspect bij vergunningmanagement is hoe wordt aangekeken tegen alles wat met vergunningen te maken heeft. Is het uitgangspunt dat binnen de context van de regelgeving de ondernemers en burgers zo goed mogelijk geholpen moeten worden of is dat een strakke strikt formele opstelling. De gedachte om het mogelijk te maken voor de aanvrager moet voorop staan. Het vergunningenmanagement start al bij het voortraject. Door een goede informatievoorziening; geven van een schakel tussen de organisatie en de klant (accounthouder) en duidelijke beleidskaders en regels zorg je als gemeente voor juiste en tijdige aanvragen. Met een goede procesbeheersing tijdens de behandelfase kunnen aanvragen binnen de termijn worden behandeld. Ook tijdens de behandelfase is het van belang om voldoende inzicht te geven in de status van de aanvraag. Dit voorkomt onnodige irritatie.

Huidige situatie: De gemeente Helmond heeft de principes van het vergunningenmanagement in vergaande mate doorgevoerd. Enkele goede voorbeelden zijn de Zorgpoort, waar alle relevante voorzieningen voor een specifieke doelgroep zijn ondergebracht bij een loket. De klant wordt benaderd vanuit de integrale zorgvraag. Voor de ondernemers wordt gewerkt met accounthouders, de startende ondernemer wordt op alle mogelijke manieren begeleid in het proces om een onderneming op te starten. De evenementenvergunning is een zeer goed voorbeeld van het werken volgens de gedachte “het mogelijk maken voor de klant”. Het aanvraagproces verloopt efficiënt, er is één aanspreekpunt en alle relevante adviezen worden in een kort tijdsbestek aan de achterkant geregeld. De doorlooptijden zijn



grotendeels in kaart gebracht en mandateringsmogelijkheden zijn op meerdere fronten beoordeeld

Conclusie: Voor de regelingen die in het onderzoek zijn meegenomen is de één loket gedachte op de juiste wijze ingevoerd; de Zorgpoort, het Startersloket en de contactpersoon voor evenementen werken volgens de principes van het goed vergunningenmanagement. Nieuwe regelgeving wordt vooraf beoordeeld op nut en noodzaak. Voorzover de scope van het onderzoek reikt kan men concluderen dat de gemeente Helmond vergaande maatregelen heeft getroffen ten aanzien van de indirecte lastenverlichting. Onderstaand wordt ingegaan op de aspecten van digitalisering. Helmond loopt vooruit op dit gebied, maar nog niet voorop. Het onderdeel digitalisering hangt in belangrijke mate samen met het vergunningenmanagement. Hiervoor wordt een doorkijk gegeven naar de toekomstmogelijkheden.

3.5.2 Digitaliseren

Achtergrondinformatie Bij het digitaliseren van verschillende processen zijn in algemene zin de volgende vier fasen van volwassenheid te onderscheiden:

Informatie: Informatie wordt via de website opgezocht. Interactie: Een volgende stap is dat formulieren vervolgens kunnen worden

gedownload. Transactie: Een daarop volgende stap is dat formulieren digitaal kunnen

worden ingevuld en verzonden. Er kan ook digitaal betaald worden, worden ingelogd met DigiD en de formulieren zijn voor een deel al vooringevuld.

Integratie: Het integreren van de website met systemen van de gemeente. Op deze manier kan bijvoorbeeld statusinformatie worden getoond.

Informatie

InteractieTransactie

Integratie

Website biedt een omschrijving van de dienst

Informatie over de te volgen regels en procedures

De website heeft een digitaal loket voor de start van het proces

Het loket biedt te downloaden formulieren

Formulieren moeten per post worden verstuurd

Aanvragen via internet worden op traditionele wijze in de backofficeafgehandeld

Het loket biedt intelligente webformulieren

Het formulier kan digitaal worden verstuurd

Authenticatie van de aanvragen (via DigiD)

Een eenvoudige mid-office

Automatische berichten richting backoffice systemen

Het volledige proces verloopt digitaal

Dienst kan digitaal worden verkregen

Inzicht in statusinformatie

Personalisatie (‘mijn dossier”)

Volledige integratie van front-, mid- en backoffice

Het bieden van dienstverlening via internet biedt voordelen voor de burger en bedrijf. De burger is hierdoor niet afhankelijk van de openingstijden van de



gemeenten, maar kan 24/7 informatie zoeken, opvragen en aanvragen. Voor de gemeente beperkt dit het aantal baliecontacten en daarmee de kosten. De frontoffice (website, balie, telefoon e.d.) van een gemeente vormt als het ware de presentatielaag van de gemeente naar de buitenwereld toe. Alle interactie met de buitenwereld speelt zich hier af. De verschillende klantcontacten worden zoveel mogelijk geïntegreerd ondersteund (kanaalintegratie). De backoffice vormt het hart van de gemeente, waar zich (onzichtbaar voor de buitenwereld) de primaire processen afspelen. Indien de frontoffice direct gekoppeld wordt aan de huidige backoffice van een gemeente, dan zal per “vraag” en per “kanaal” uitgezocht moeten worden welke productgerichte backoffice systemen betrokken zijn. Deze betrokken systemen zullen per “vraag/kanaal” combinatie aan elkaar gekoppeld moeten worden. Het beeld dat dan ontstaat, wordt in onderstaand figuur weergegeven.

De geschetste situatie is onwenselijk in het licht van AL. Informatie is slecht te beheren, de betrouwbaarheid is moeilijk te waarborgen en omdat alles met alles gaat samenhangen, wordt de gehele informatievoorziening onnodig complex. Dit alles heeft tot gevolg dat de klant niet optimaal kan worden bediend. Bovendien zal voor iedere uitbreiding (additionele kanalen en/of producten) moeten worden uitgezocht welke consequenties dat heeft voor de vele koppelingen tussen systemen. Een midoffice verbindt de frontoffice (de klantcontactpunten) met de achterliggende verticale organisatieonderdelen (de backoffice met zijn specialisten). Vanuit een automatiseringsoogpunt kan een midoffice gezien worden als een intelligente ‘stekkerdoos’. Deze bevat generieke functionaliteiten die de gemeente in staat stelt om “vraag/kanaal” combinaties logisch aan de backoffice te koppelen. Door de inrichting van de midoffice komen alle generieke functionaliteiten van de gemeentelijke proces- en informatiearchitectuur samen. Het beeld dat dan ontstaat, is in onderstaande figuur weergegeven.



Bij het inrichten van de midoffice kan worden aangesloten bij verschillende landelijke initiatieven. Gemeente Helmond is recentelijk aangesloten bij Dimpact18, waardoor zonder zelf het wiel uit te vinden het verder optimaliseren van de (digitale) dienstverlening kan worden gerealiseerd. De doelstelling van Dimpact is het leveren van een volledige oplossing voor gemeentelijke digitale dienstverlening aan haar leden. Dimpact is een regieorganisatie die intergemeentelijke samenwerking organiseert voor de ontwikkeling en inkoop van generiek toepasbare programmatuur (frontoffice-, midoffice- en koppeling naar bestaande BackOfficesystemen).19

Huidige situatie Op het gebied van informatie en automatisering is de gemeente Helmond toonaangevend. Het volledige dienstenpakket is online te raadplegen en een deel van de formulieren kan digitaal worden ingediend bij de gemeente. De verschillende regelingen welke via de paperclip methode kunnen worden aangeboden zijn overzichtelijk bij elkaar gepositioneerd. De verschillende beleidsartikelen zijn bij de regelingen gevoegd, zodat direct aanvullende achtergrondinformatie kan worden geraadpleegd en de aanvrager een eerste indicatie kan krijgen of de aanvraag zinvol is. Naast de digitale formulieren en het gebruik van de digitale paperclip bevat de

18 Dimpact is een coöperatieve vereniging voor en door gemeenten 19 http://www.dimpact.nl



website een uitgebreide zoekfunctionaliteit. Hierdoor krijgt men eenvoudig toegang tot de gezochte informatie. De zoekfunctie zoekt niet alleen op het woord dat de bezoeker van de site invult, maar ook op synoniemen. De bezoeker zoekt op uitweg en de inritvergunning wordt als zoekresultaat getoond. Naast het zoeken op trefwoord biedt de website ook de mogelijkheid te zoeken op thema, levensgebeurtenis of vraaggericht.

Stand van zaken Helmond: De digitale dienstverlening bij de gemeente Helmond bevindt zich in de fase van transactie. Via de webapplicatie WINST verleent de gemeente Helmond haar dienstverlening, richting burgers en bedrijven. Er kan gebruik worden gemaakt van DigiD en er kan met de pinpas via de online kassa worden betaald20. Door gebruik te maken van de Dimpact oplossing is de gemeente Helmond in staat haar dienstverlening verder te optimaliseren en hiermee zowel de directe als de indirecte administratieve lasten voor burgers en bedrijven te beperken. De volgende concrete maatregelen kunnen worden uitgevoerd. Het ligt voor de hand om de Dimpact oplossing hiervoor in te zetten. Digitaliseringsmaatregelen:

‘Slimme’ formulieren Op het moment dat de gebruiker zich kenbaar maak via een unieke code (DigiD) worden slechts de onbekende gegevens gevraagd. Gegevens die de gemeente Helmond reeds in haar bezit heeft worden dus niet opnieuw uitgevraagd. Denk hierbij aan NAW gegevens, bestuurssamenstelling en hoogte inkomen. Op dit moment wordt een gemeentebreed gegevensmagazijn ontwikkeld. Deze formulieren worden aangeduid als ‘slimme’ formulieren.

Koppeling basisregistraties De overheid ontwikkelt op dit moment verschillende basisregistraties. Deze registraties bevatten de vitale gegevens van de overheid, zoals de gegevens van alle burgers, bedrijven en instellingen. Het zijn systemen waarin zogeheten authentieke gegevens van hoge kwaliteit worden vastgelegd. Door die hoge kwaliteit kan de overheid deze gegevens zonder verder onderzoek in haar werk gebruiken. Voor elke registratie is één organisatie verantwoordelijk. Zo is de Kamer van Koophandel verantwoordelijk voor het Handelsregister en beheren gemeenten persoonsgegevens in de Gemeentelijke Basisadministratie. www.e-overheid.nl geeft een overzicht van de verschillende basisregistraties. Door gebruik te maken van Dimpact oplossing kan eenvoudig van deze landelijke initiatieven gebruik worden gemaakt. Naast de gegevens die reeds in de systemen van de gemeente bekend zijn kunnen ook gegevens uit de landelijke basisregistraties door de gemeente worden gebruikt. Deze gegevens hoeven dan dus niet door burgers en bedrijven te worden aangeleverd.

20 http://www.helmond.nl



Digitaal Klantdossier

Veel burgers en bedrijven hebben op frequente basis te maken met de gemeente. Door het opbouwen en digitaal ontsluiten van dossiers kan de aanvrager eenvoudig in het verleden ingediende aanvragen bekijken. Bij een periodieke aanvraag kan de aanvrager gebruik maken van eerder ingediende aanvragen. Slechts de gewijzigde gegevens moeten worden ingevuld. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de datum van het evenement. Op deze manier ontstaat een Persoonlijke Internet Pagina (PIP).

Digitale beslisboom Door het invullen van een aantal vragen is voor de ondernemer of burger duidelijk welke vergunning, ontheffing, etc moet worden aangevraagd. Ook kan de haalbaarheid van de aanvraag vooraf duidelijk worden gemaakt. De toetsingscriteria kunnen in de beslisboom worden opgenomen. De regelingen worden op deze manier vertaald naar een digitale beslisboom.



4 Maatregelenplan

4.1 De maatregelen

In dit hoofdstuk zijn de maatregelen opgenomen, zoals eerder al is aangegeven hebben wij hierbij een onderscheid gemaakt in directe en indirecte maatregelen. Daarnaast is een onderscheid gemaakt in de maatregelen die de gemeente al genomen heeft en de maatregelen die in dit plan zijn opgenomen.

Maatregelen

(X)=reeds aangepast door de gemeente X= nieuw te nemen maatregel

Afs

chaf

fen

al d

an n

iet

i.c.m

. alg

emen

e re

gels

Freq

uent

ie a

anpa

ssen

Pape

rclip

proc

edur

e

Bep

erke

n ve

rgun

ning

gebi

ed

Vere

envo

udig

en p

roce

s

Bep

erke

n be

wijs

last

Dig

italis

erin

g aa

nvra

ag

Dig

italis

erin

g pr

oces

APV en overige vergunning en ontheffingAanwezigheidsvergunning speelautomaten X (X) (X)Drank- en Horeca vergunning (X) X (X) XOntheffing Drank- en horeca X (X) (X)Inritvergunning X X (X) (X)Melding klein kansspel, kienen X X (X) (X)Melding klein kansspel, loterij X X (X) (X)Evenementenvergunning X (X) (X) (X) (X)Overlastvergunning X (X) XVerlenging sluitingsuur X (X) (X)Reclamevergunning X (X) XRioolaansluitingsvergunning X (X) XTerrasvergunning X X X (X) X

Zorg en bijstand Bijzondere bijstand en minimabeleid X X XWMO hulpmiddelen X (X) XKwijtschelding gemeentelijke belasting (X) XEvenementensubsidie X X (X) XIntegratiesubsidie (X) XLeerlingenvervoer X (X) X



5 Plan van aanpak

5.1 De te nemen maatregelen

Het doorvoeren van de in de voorgaande hoofdstukken opgenomen maatregelen vraagt verschillende soorten acties van de kant van de gemeente. Niet alle maatregelen zullen op korte termijn te realiseren zijn. In dit hoofdstuk wordt aangegeven, welke acties nodig zijn om de maatregelen te effectueren. Daarbij is een onderscheid gemaakt in maatregelen die op relatief korte termijn in 2008 kunnen worden genomen en maatregelen waarvoor een wat langere implementatietijd nodig is. De impact van de maatregelen op de organisatie is relatief aangegeven door middel van blokjes: een ■ betekent eenvoudig door te voeren; ■■ betekent relatief minder eenvoudig, veelal betreft het dan aanpassing van de wijze van werken en ■■■ voor de aanpassingen die meervoudige consequenties hebben, bijvoorbeeld zowel op de wijze van werken tussen organisatieonderdelen en van medewerkers zelf.

5.1.1 Algemeen

Vereenvoudigen formulieren

Checken van de bestaande formulieren en bij het opstellen van nieuwe formulieren bindend advies geven over de opzet en inhoud van de formulieren. Hierbij moet worden gekeken naar de opmaak en inhoud van het formulier en naar de noodzakelijke bewijslast. Bewijslast welke bij de gemeente in het bezit is (bijvoorbeeld Bewijslast sociale hygiëne) of door de gemeente zelf kan worden opgevraagd (bijvoorbeeld inschrijving KvK) niet uitvragen bij de aanvrager. In het kader van e-dienstverlening is de gemeente al aan de slag om formulieren te uniformeren (2008/2009 ■).

Bij de paperclipprocedure de set formulieren stroomlijnen (2009 ■). Een aantal vergunningen wordt vaak in combinatie aangevraagd. Voor deze combinatie dienen samengestelde formulieren te worden ontwikkeld, zodat niet telkens dezelfde gegevens moeten worden ingevuld maar één volledige vergunningaanvraag kan worden ingediend.

Digitalisering

In het kader van de digitalisering van de dienstverlening een volwaardig midoffice inrichten. (2010 ■■■).

Ontwikkelen (aansluiten bij landelijke) digitale beslisbomen, zodat op basis van een aantal vragen de aanvrager weet welke formulieren moeten worden ingevuld en wat de kans van toekennen is. (2009 ■■)



Competentie ontwikkeling bij medewerkers faciliteren in de vorm van trainingen over de personele gevolgen van digitalisering (continu proces in 2008-2009 ■■; voor de daarmee samenhangende investering bestaat de mogelijkheid subsidie te verkrijgen).

Implementeren intelligente webformulieren, zodat aanvragen online kunnen worden ingediend. Dit kan voorafgaand aan de implementatie van de midoffice worden uitgevoerd. De dienstverlening naar de klant wordt vanaf dat moment verbeterd en na invoeren van de midoffice wordt het interne proces verder geoptimaliseerd (2009 ■■). De gemeente Helmond biedt bij verschillende aanvragen al de mogelijkheid tot het online invullen van formulieren. Dit is echter nog niet bij alle aanvragen het geval.

Ontwikkelen online evenementenkalender (2009 ■). Ontwikkelen online evenementendossier (2009 ■■) Ontwikkelen online subsidiedossier (2009 ■■)

5.1.2 Specifiek

Algemene Plaatselijke Verordening/ overige vergunningen en ontheffingen

De voorstellen die betrekking hebben op de inhoud van de APV kunnen in één formele wijzigingsprocedure worden opgenomen. De te nemen maatregelen om de administratieve lasten te verminderen zijn opgenomen in paragraaf 3.4.1 en 3.4.2 De procedure, inclusief inspraak, kan in enkele maanden worden afgerond. Dit betekent, dat in de loop van 2009 een nieuwe APV van kracht kan zijn21. De daarmee samenhangende en onderliggende verordeningen dienen dan ook aangepast te worden aan de gewijzigde situatie (2009 ■).

Afschaffen terrasvergunning en opstellen algemene regels (2009 ■). Algemene (verruimde) regel voor sluitingsuur en opstellen aanwijzingsbesluit

voor incidentele verruiming (2009 ■). Verlening geldigheidsduur aanwezigheidsvergunning speelautomaten van 2

jaar naar onbepaalde tijd (2009 ■). Voor periodieke (niet wekelijkse) kienactiviteiten de mogelijkheid creëren om

deze in één keer door te geven (2009 ■). Ontwikkelen nieuw meldingsformulier voor terugkerende loterijen (2009 ■). Ontwikkelen evaluatieformulier voor loterijen (2009 ■). Afschaffen reclamevergunning voor reclames die binnen de welstandseisen

vallen en niet bouwvergunningsplichtig zijn (2009 ■). Afschaffen van vergunningplicht rioolaansluiting voor particulieren. Ontwikkelen formulier rioolaansluitingsvergunning/melding voor particulieren

(2009 ■). Opstellen van beleid ten aanzien ten aanzien van de inzet van BIBOB toetsing

(2009 ■). 21 Afhankelijk ook van de besluitvorming in de gemeenteraad.



Subsidies

Definiëren noodzakelijke bewijslast voor aanvraag evenementensubsidie per niveau (A, B of C) van het evenement (2009 ■).

Meerjarig toekennen van ‘kleine’ subsidies (2009 ■). Aanpassen subsidieverordening evenementen en amateurkunst (2009 ■). Aanpassen aanvraag voor meerjarige subsidies naar eens per 3 jaar (2009 ■). Aanvraagmomenten van subsidie uitbreiden (2009 ■■). Aanpassen evaluatieformulier integratiesubsidie (2009 ■).

Zorg en bijstand

Verminderen bewijslast in navolging van het project Sanering bewijslast WWB (2009 ■■).

Meerjarig toekennen van leerlingenvervoer op basis van medische indicatie (2009 ■).

Tijdens de eerste aanvraag een volledige check uitvoeren voor de bijdrage leerlingenvervoer. De volgende jaren kan worden volstaan met een check bij wijzigingen. (2009 ■)

Direct toekennen van kleine producten en –diensten in het kader van WMO hulpmiddelen (2009 ■■).

Doelgroep zorg en bijstand proactief benaderen (2008 ■). Invoeren verkorte procedure toekenning bijzondere bijstand (2009 ■■■).

Overig

Ontwikkelen digitale rekenmodule, zodat aanvrager zelf een indicatieve berekening kan maken voor de te betalen precario (2009 ■■).



6 Effecten maatregelenplan

6.1 Tabel kostenmodel

De effecten in geld (voor de ondernemers) en tijd (voor de burgers) zijn in de onderstaande tabel weergegeven. In de kolommen ‘Huidige situatie’ is de berekening van de AL op het beginmoment opgenomen. In de kolommen ‘Totaal best practice’ zijn de AL opgenomen die resteren na doorvoering van de maatregelen zoals in het rapport weergegeven.

Effecten maatregelen

Freq

uent

ie 2

007

Tota

al h

uidi

ge s

ituat

ie (i

n ge

ld)

Tota

al b

est p

ract

ice

(in g

eld)

Freq

uent

ie 2

007

Tota

al h

uidi

ge s

ituat

ie (i

n ur

en)

Tota

al b

est p

ract

ice

(in u

ren)

APV en overige vergunning en ontheffing Ondernemers Burgers Aanwezigheidsvergunning speelautomaten 58 1.450€ 290€ 0 0 0Drank- en Horecavergunning 48 15.981€ 9.930€ 0 0 0Ontheffing Drank- en Horecawet 50 5.687€ 2.500€ 0 0 0Evenementenvergunning 209 25.080€ 25.080€ 19 30 30Inritvergunning 23 3.019€ 2.458€ 63 110 90Melding klein kansspel, loterij 5 565€ 375€ 0 0 0Overlastvergunning 11 3.387€ 2.007€ 0 0 0Verlenging sluitingsuur 22 1.100€ 220€ 0 0 0Reclamevergunning 20 4.508€ -€ 0 0 0Rioolaansluitingsvergunning 62 7.362€ 7.362€ 85 166 71Terrasvergunning 42 7.875€ -€ 0 0 0

Zorg en bijstandBijzondere bijstand 0 -€ 0 313 736 615WMO hulpmiddelen 0 -€ 0 5022 10.244 9.207Kwijtschelding gemeentelijke belasting 0 -€ -€ 3840 4.289 4.289Evenementensubsidies 15 1.977€ 1.218€ 0 0 0Integratiesubsidie 0 -€ 0 9 32 22Leerlingenvervoer 0 -€ 0 489 876 383

Totaal 77.991€ 51.440€ 16.483 14.707



Bijlage: Categorisering formulieren

Categorisering formulieren Categorie 1 1 – 10 min Categorie 2 11 – 20 min Categorie 3 21 – 30 min Categorie 4 31 – 60 min Categorie 5 > 60 min

Duur om in te vullen (in minuten) 2 3 10 2 5 1 10 5 10 2 5

Regelingen NA

W

NA

W k

ind

NA

W o

plei

ding

BSN

bank

teke

nen

KvK

geg

even

s

KvK

num

mer

loca

tie-b

esch

rijvi

ng

vrag

en

verk

larin

g m

otiv

erin

g

opte

llen

cate

gorie

BIBOB 2 1 1 13 2 46 4Bijzondere bijstand inlichtingenformulier 1 1 1 5 14 88 5Drank- en Horecavergunning 7 1 8 1 36 4Formulier inrichtingseisen 1 1 15 0 33 4Formulier inrichtingseisen maatregel 0 1 15 0 31 4Evenementenvergunning 2 1 20 4 65 5Inritvergunning 1 1 1 3 1 25 3Integratiesubsidie 2 1 2 1 8 2 47 4Integratiesubsidie evaluatieformulier 2 1 12 1 34 4Kwijtschelding Gemeentelijke Belastingen 1 1 17 37 4Melding kienactiviteiten meldingformulier 4 2 1 5 25 3Melding kienactiviteiten prijzenformulier 1 1 1 9 1Melding kienactiviteiten verantwoordingformulier 2 1 4 1 18 2Melding klein kansspel 2 5 1 19 2Ontheffing Drank- en Horecawet 4 1 1 1 16 2Overlastvergunning 3 1 1 4 1 25 3Reclamevergunning 3 1 5 2 27 3Regeling Leerlingenvervoer 1 1 1 2 1 9 2 48 4Rioolaansluitingsvergunning 1 1 5 0 13 2Terrasvergunning 1 1 5 0 13 2Vergunning kansspelautomaten 3 1 1 9 1Verklaring leidinggevende 2 1 2 1 14 2Verlenging sluitingsuur 2 1 1 7 1Voorzieningen vanuit de bijzondere bijstand 1 1 2 1 12 2WMO hulpmiddelen 3 1 2 14 4 61 5

Deelnemerslijst begeleidingsgroep gemeente Helmond

Birgitte de Kraker: adviseur visie en strategie (SB/V&S) Brenda van Bokhoven: medewerker beleidsuitvoering (SE/MOeD) Harm Jacobs: bestuurlijk juridisch adviseur (MO/BJZ) Irma Galama: adviseur interne communicatie (ST/BO) Josje Mooibroek: adviseur visie en strategie (SB/V&S)



Joris Hoogbergen: stagiair (ST/BO) Kim Daelmans: projectleider stadswinkel (SE/STW) Marielot Mol: afdelingsmanager (MO/BJZ) Wim Oosterveld: beleidscoördinator (ST/BO)

Gemeente Helmond Onderzoek vermindering administratieve ...€¦ · Gemeente Helmond versie 2.0...

Documents

Transcript of Gemeente Helmond Onderzoek vermindering administratieve ...€¦ · Gemeente Helmond versie 2.0...