Gebruikershandleiding AaPersoneel - AaRiverside · Gebruikershandleiding AaPersoneel, versie 1.60...

Gebruikershandleiding AaPersoneel

AaRiverside B.V.

Versie 1.60, januari 2009

Gebruikershandleiding AaPersoneel, versie 1.60 1

Introductie

AaPersoneel is het software-systeem van AaRiverside voor personeelsadministratie. AaPersoneel is gebouwd met en draait onder besturing van Aadres. AaPersoneel is geintegreerd met een aantal andere systemen van AaRiverside waaronder het systeem voor projectadministratie ItsWork en het systeem voor de glazenwassers- en schoonmaak-branche ItsClean.

AaPersoneel betreft een basissysteem voor de registratie van algemene personeelsgegevens en een urenregistratie met bijbehorende rapportage.

De programmatuur van AaPersoneel is onderverdeeld in de volgende hoofdfuncties :

1. Onderhoud tabellen

2. Onderhoud medewerkers

3. Urenregistratie

4. Planning medewerkers

5. Beschikbaarheid medewerkers

6. Export urenregistratie

Deze functies worden hieronder beschreven en geillustreerd.

Voor het verkrijgen van een inzicht in de wijze van gebruik van Aadres en de daarbij behorende applicatiefuncties in het algemeen, wordt verwezen naar het document "Gebruikershandleiding Aadres".


Onderhoud tabellen

AaPersoneel gebruikt een aantal hulptabellen : teksten voor reproductie op externe documenten, diverse parameters voor interne toepassing in de programmatuur, activiteiten en kosten voor de urenregistratie, vrije dagen voor de planning en perioden voor de urenregistratie.

Bij het onderhoud van de tabellen worden geen transacties gehanteerd, de standaard commando-knoppen worden grijs gepresenteerd (behalve "Help"), wijzigingen worden direct in de database doorgevoerd.

Het verwijderen van een record wordt geinitieerd met <DELETE>, het tussenvoegen met <INSERT>. Bij het toevoegen van een record (in een lege regel van de grid) moet eerst de code worden ingevoerd. Indien eerst een ander veld wordt geinputeerd volgt een foutmelding.

De meeste toegangscodes tot de tabellen bestaan uit maximaal 4 tekens en de teksten en parameters bestaan zijn maximaal 80 tekens lang.

De codes van de teksten worden door de software gedefinieerd, de gebruiker kan desgewenst een waarde invullen. Bij de desbetreffende functies wordt naar deze tabel gerefereerd.

De codes van de diverse parameters worden door de software gedefinieerd, de gebruiker kan desgewenst een waarde invullen. Bij de desbetreffende functies wordt naar deze tabel gerefereerd.


De activiteitcodes worden gebruikt bij de uren-registratie en zijn bedoeld voor het boeken van de indirecte uren. Tevens worden de codes gebruikt bij de presentatie van de planningsgegevens.

De kostencodes worden gebruikt bij de uren-registratie en zijn bedoeld voor het boeken van kosten welke niet direct aan projecten kunnen worden toegewezen.

De vrije dagen worden gebruikt bij het planning-systeem om de collectieve vrije dagen weer te geven. De standaard dagen kunnen ook worden overgenomen uit Aadres met een rechtermuisklik en de keuze "Importeer standaard vrije dagen".

De perioden worden gebruikt bij de rapportage-faciliteiten van het urenregistratie-systeem. De meest gebruikelijke periode-indeling is de maand. Indien geen andere informatie aanwezig is worden de maandperioden automatisch aangemaakt. Zie verder bij de urenregistratie.


Onderhoud medewerkers

Het hoofdscherm van AaPersoneel "Onderhoud medewerkers" is onderverdeeld in een kop met naam- en adresgegevens en een tabcontrol met een zevental tabs :

1. Basisgegevens

2. Kwalificaties

3. CV (nog niet geimplementeerd)

4. Beschikbaarheid i.v.m. planning

5. Gerelateerde documenten

6. Notities (nog niet geimplementeerd)

7. Financieële gegevens (nog niet geimplementeerd)

8. Extra informatie (configureerbaar)

In de titlebar van het window wordt de roepnaam van de medewerker getoond.

De gebruikelijke onderhouds- en navigatie-functies zijn van toepassing, sortering vindt plaats op basis van medewerkersleutel (maximaal 16 posities).

Medewerkers kunnen uitsluitend uit het systeem verwijderd worden indien geen gerelateerde informatie meer aanwezig is. Vaak is er wel informatie aanwezig en kan de medewerker niet verwijderd worden; bij het registreren van de medewerker als zijnde "uit dienst" zal deze niet meer bij een aantal andere functies geselecteerd worden.


De gegevens van de keuzelijsten (sexe, aanspreektitel, titulatuur, land, identificatie, nationaliteit, taal, burgerlijke staat, bedrijf, afdeling, functie en dienstverband) worden onderhouden m.b.v. AaRelatie, zie de desbetreffende gebruikershandleiding.

De prijsinformatie (rechtsonder) wordt gebruikt voor de nacalculatie in de projectadministratie van ItsClean. De kostprijs kan verhoogd worden met een opslagpercentage. Indien één van deze velden wordt afgesloten met <ENTER> dan wordt de calculatieprijs opnieuw berekend.

Indien de gebruiker over een licentie voor het online verkrijgen van postcode-informatie beschikt, kan vanuit de postcode en het huis- of postbusnummer automatisch de juiste adressering via het Internet opgezocht worden (zie ook AaRelatie). In het postcode-veld moet bij het onderhoud de postcode plus het huisnummer aaneengesloten worden ingetoetst, gevolgd door <ENTER> of <F4>. Indien de code gevonden is worden de rubrieken "adres", "postcode" en "plaats" van de juiste informatie voorzien. Indien de code niet gevonden is volgt een foutmelding.

Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker kunnen de gegevens m.b.t. keuzelijsten met een standaardwaarde gevuld worden. In de daarvoor in aanmerking komende tabellen wordt de standaardwaarde aangegeven met het attribuut "default". Bovendien kan voor de nieuwe medewerker een standaard werkweek (zie vierde tab) worden aangemaakt via de parameters "wd01" voor het begin van de werkdag en "wd02" voor het eind van de werkdag, bijvoorbeeld "wd01=8:00" en "wd02=17:00". De standaard werkweek geldt van maandag t/m vrijdag.

Via het tweede tabblad kunnen in RichText-formaat kwalificaties en opmerkingen worden onderhouden.

De kwalificaties en opmerkingen kunnen naar believen en zonder praktische beperkingen van omvang worden gebruikt.


Via het vierde tabblad kunnen roosters en verlof en verzuim worden geregistreerd.

Er kunnen 3 soorten beschikbaarheidsgegevens worden vastgelegd :

1. weekrooster

2. werkrooster

3. verzuim (verlof, opleiding etc)

Tesamen met de reeds ingeplande werkzaamheden van ItsClean en ItsWork kan een planning worden gepresenteerd; een grid met een compacte samenvatting wordt getoond in de linkeronderhoek van het tabblad. Via dit "quickview" rooster kan worden doorgeklikt naar een meer gedetailleerd inzicht.

Weekrooster

In het standaard weekrooster kunnen voor alle dagen van de week de tijdstippen worden vastgelegd waarop de medewerker beschikbaar is. Per dag kunnen meerdere tijdstippen worden gedefinieerd. Er kan een schema voor alle weken, alle even weken en alle oneven weken worden vastgelegd.

Met <INSERT> kunnen regels in de grid worden toegevoegd en met <DELETE> worden verwijderd (met dialoog voor bevestiging).


Werkrooster

Vanuit het weekrooster kan op eenvoudige wijze voor een aantal weken het werkrooster van de medewerker worden vastgelegd (knop "Maak rooster").

Via de knop "Verwijder rooster" kunnen op selectieve basis werkroostergegevens worden verwijderd :

De genoemende "geselecteerde datum" betreft de in de grid aangewezen datum.

De individuele daggegevens van het werkrooster kunnen op de gebruikelijke wijze handmatig worden aangepast.

Bij het wijzigen van de gegevens van een medewerker wordt gecontroleerd of er verouderde roosterinformatie aanwezig is, zoja dan volgt de waarschuwing :

De informatie wordt als verouderd beschouwd als er roosters van 35 dagen of ouder aanwezig zijn. De keuze is aan de gebruiker om met deze melding iets te doen.


Verlof etc.

Indien het medewerkersrecord voor wijziging geopend is kunnen de mutaties rechtstreeks in de grid geboekt worden. Regels kunnen met <DELETE> worden verwijderd en lege regels kunnen met <INSERT> worden ingevoegd. De activiteit kan worden gekozen uit een keuzelijst zoals samengesteld bij "Onderhoud tabellen", tab "Activiteiten".

Bij het openen voor wijziging wordt door het programma de lijst met verlof in omgekeerde chronologische volgorde gesorteerd. De kleur van de regels in de verzuimgrid correspondeert met de kleur zoals die is vastgelegd in de activiteitentabel.

Quickview rooster

De combinatie van de collectieve vrije dagen, het persoonlijke werkrooster, het persoonlijke verzuim en de reeds ingeplande werkzaamheden bepaalt de inhoud van het "Quickview rooster".

Per regel van de grid worden op compacte wijze de beschikbare uren per week gepresenteerd, de getallen geven de theoretisch beschikbare uren per dag weer. De intensiteit van het groen geeft het beschikbare aantal uren weer, lichtgroen voor weinig uren, donkergroen voor relatief veel uren (relatief t.o.v. 8 werkuren) (met <F2> in een cell wordt de grid ververst).

Een cell met een aantal uren zonder groene kleur geeft aan dat er sprake is van een ingeroosterde dag waarop reeds "iets" gepland is : collectief vrij, verzuim of ingepland op een project. Een dubbelklik op de betreffende cell opent een venster met meer informatie.


Grafische weergave

Met een dubbelklik in een regel van het quickview rooster kan een grafische weergave van de planning van de medewerker worden opgeroepen. Dit venster wordt geopend met het rooster van de geselecteerde week.

De kwartaalweergave betreft niet een kalenderkwartaal maar een periode van 2 weken vóór de in eerste instantie geselecteerde week en 10 erna, in totaal 13 weken.


Met een dubbelklik in een werkopdracht in de week-agenda wordt de functie "Onderhoud projecten" opgestart en wordt gepositioneerd naar de desbetreffende werkopdracht.

Met een dubbelklik in een dag in de kwartaal-agenda wordt de week-agenda geactualiseerd en geselecteerd.

De commando-knoppen en bijbehorende functietoetsen welke normaliter worden gebruikt voor de navigatie in de database worden in de planning gebruikt om de planningsperiode te verschuiven : <F9> = 13 weken terug, <F10> = 1 week terug, <F11> = 1 week en <F12> = 13 weken vooruit.

De "refresh"-knop (<F5>) kan worden gebruikt om de gegevens van de agenda te verversen.

De configuratie van de weekplanning wordt vastgelegd in de parameter "pmc1", die van de kwartaalweergave in "pmc2". Voor verdere informatie over de planning zie "Planning medewerkers", verderop in deze documentatie.

De geplande werkopdrachten worden verticaal gepositioneeerd afhankelijk van de begintijd van de werkzaamheden. De gewenste tijdvakken kunnen worden ingesteld met de parameter "pmt1" met als initiële waarde "13:00,18:00" (3 tijdvakken in dit voorbeeld, eerste tot 13:00 uur, tweede van 13:00 tot 18:00 uur, derde vanaf 18:00 uur). De geplande werktijden, het verzuim en de vrije dagen worden op de eerste regel getoond.


Het onderhoud van documenten (vijfde tabblad) kan worden uitgevoerd op voorwaarde dat er geen transactie op de medewerker actief is.

Selectie van een reeds ingevoerd record geschiedt via een van de lijsten aan de rechterkant (enkelvoudige muisklik of toetsenbordnavigatie met de pijltjestoetsen). Bij selectie worden enige kerngegevens van het document getoond in het rechterpaneel van het venster.

Een dubbelklik geldt als commando om het gekozen document in zijn geheel te laten zien. Aan de hand van het bestandstype dat in de database is opgeslagen wordt een bijbehorend programma gestart. Voor de door Aadres zelf gegenereerde documenten is dit altijd de ADF-Reader. Andere documentsoorten kunnen in principe alle bekende formaten zijn, mits het bijbehorende programma op het werkstation aanwezig is.

Een opdracht tot wijziging kan via de daarvoor bestemde knop worden gegeven. Een nieuw record kan worden aangemaakt door het starten van een dialoog via de knop "Nieuw".

Uitsluitend de systeembeheerder “sysman” is bevoegd om documenten te verwijderen. Vanuit de lijst met documenten kunnen individuele documenten met <DELETE> verwijderd worden. Per opdracht wordt om een bevestiging gevraagd.


Het aanmaak- en wijzigings-venster van documenten ziet er als volgt uit :

De rubriek "datum en tijd" wordt door het systeem bepaald en kan niet gewijzigd worden. De rubriek "soort document" is een keuzelijst.

De rubriek "referentie" betreft een korte omschrijving van het document. De rubriek "trefwoorden" kan handig zijn om later door alle documenten van alle medewerkers bepaalde informatie op te zoeken.

De rubriek "bestand" is een tijdelijke verwijzing naar de bron van de informatie. Na het activeren van de knop "Opslaan" of de bevestiging van de transactie ("save"-knop in de knoppenbalk of <F6>) wordt het document of de afbeelding in de MySQL database opgeslagen en niet in het bestandsysteem van het werkstation. Deze rubriek is alleen bedoeld om later aan te geven wat de bron van het bestand was. Indien het document of de afbeelding groter is dan het vastgelegde maximum (zie AaRelatie) wordt een waarschuwing gegeven :

Het pad van het bestand kan in zijn geheel ingetoetst worden, het activeren van de knop "speciale taak" (blauwe pijl omhoog) opent een standaard Windows-dialoog om een bestand op te zoeken. Indien het pad handmatig wordt ingetoetst moet deze ingave afgesloten worden met <ENTER> of met de knop "Open".

Met de knop "Toon" kan bij het onderhoud visueel gecontroleerd worden of het juiste bestand is geselecteerd.


Via het achtste tabblad kunnen maximaal 40 vrije rubrieken worden onderhouden :

De volgende mogelijkheden zijn aanwezig :

• er kunnen maximaal 40 velden toegepast worden

• alle velden zijn in de database gedefinieerd als zijnde "text" met een maximale lengte van ca. 65.000 tekens

• bij het opmaken van documenten gelden de veldnamen "Extra01" t/m "Extra40"

• de definitie van de visuele kenmerken wordt in de parametertabel vastgelegd d.m.v. de parameters "xt01" t/m "xt40"

• de velden kunnen worden geplaatst in vier panels op tabblad 8, met de parameters "xp01" t/m "xp04" kunnen deze worden voorzien van een titel

• in de omschrijving van de veldparameters worden de titels van de velden op het scherm vastgelegd

• in de waarde van de veldparameters worden de plaatsingsattributen vastgelegd :

• "xpanel" met de waarde 1 t/m 4

• "xtype" met als waarde 2 voor een editbox, 6 voor een memobox en 9 voor een richtextbox

• "width" met als standaard waarde 258 en "left" met als standaard waarde 127

• "height" met als standaard waarde 21 voor een editbox; bij memo- en richtext-boxes wordt geadviseerd gebruik te maken van de standaard waarden 47, 72, 97 etc. (extra eenheden van 25 pixels)

• "top" met als standaard waarde 5 en verder bij voorkeur 30, 55, 80 etc.

• een veld kan worden voorzien van veldkenmerken en attributen zoals omschreven in de gebruikershandleiding Aadres


Urenregistratie

Het hoofdscherm van AaPersoneel "Urenregistratie" is onderverdeeld in een kop met naam- en adresgegevens en een tabcontrol met een zestal tabs :

1. Dagstaat

2. Weekstaat

3. Periode-overzicht

4. Jaaroverzicht per periode

5. Jaaroverzicht per week

6. Overzichten

In de titlebar van het window wordt de roepnaam van de medewerker getoond.

De gebruikelijke onderhouds- en navigatie-functies zijn van toepassing, sortering vindt plaats op basis van medewerkersleutel. De datum van de dagstaat kan ingetoetst of opgezocht worden via de kalender; er kan op dagbasis vooruit en achteruit gebladerd worden via de knoppen :

of via het toetsenbord met <SHIFT><F10> resp. <SHIFT><F11> of <CTRL><G> (gisteren) resp. <CTRL><M> (morgen). Bij het bladeren door de kalender worden alle tabs automatisch van nieuwe gegevens voorzien, afhankelijk van de gekozen datum.


De tab met de dagstaat is de enige tab waar iets geboekt kan worden. De volgende vier tabs zijn bedoeld om een overzicht van de geinputeerde gegevens te presenteren en desgewenst af te drukken. Bovendien kan via deze tabs op eenvoudige wijze naar een andere tab worden genavigeerd.

De zesde tab betreft een selectievenster om de vijf soorten overzichten batchmatig af te kunnen drukken.

Integratie

In het urenregistratiesysteem zijn voorzieningen aangebracht om een integratie met de projectadministraties van zowel ItsClean als ItsWork te realiseren. In de huidige implementatie moet gekozen worden voor één systeem via de parameter "up01" : waarde "0" voor ItsWork en "1" voor ItsClean.

Bij beide koppelingen kunnen de uren geboekt worden via de projecten, projectdetails en werkopdrachten. Bij ItsWork kunnen bovendien kosten en verbruik geboekt worden.

Bij de koppeling met ItsWork worden de geboekte uren, kosten en verbruik automatisch in de projectadministratie aangebracht welke gegevens daarna weer gebruikt kunnen worden voor de facturering en/of de nacalculatie.

Bij de koppeling met ItsClean moet een keuze gemaakt worden of er sprake is van tweerichtingsverkeer. Met de parameter "up02=1" wordt aangegeven dat de hoeveelheid nacalculatie in de werkopdrachten moet worden bijgewerkt, met "up03=1" wordt aangegeven dat de planning moet worden aangepast.


Urenboekingen

Er kunnen twee soorten uren geboekt worden, indirecte uren en uren gerelateerd aan een project van ItsWork of ItsClean.

In de eerste kolom van de activiteiten-grid kan desgewenst een project worden geselecteerd via een projectengrid. Na een dubbelklik wordt een dialoogvenster voor de selectie van een project van ItsWork of ItsClean gepresenteerd :

Indien een geselecteerd project door een andere gebruiker of functie voor wijziging geopend is volgt een foutmelding (onder vermelding van het projectnummer) en wordt de opdracht geweigerd :

Na selectie wordt in de projectkolom een omschrijving van het project en het projectnummer (tussen haakjes) weergegeven. Indien geen project is geselecteerd zal de activiteitenkolom de mogelijke indirecte activiteiten presenteren.

Bij ItsWork zal de detailkolom de projectdetails van het geselecteerde project presenteren (regelnummer tussen haakjes). Alleen details met artikelsoort 1 (arbeid) kunnen worden geselecteerd.

Bij ItsClean zal de detailkolom de projectdetails en de werkopdrachten van het project presenteren. De omschrijving van een werkopdracht wordt voorafgegaan door een datum. Het automatisch bijwerken van de werkopdrachten (zie vorige bladzijde) kan alleen uitgevoerd worden indien de uren worden geboekt op een werkopdracht, niet bij het boeken op een detailregel.


Met een rechtermuisklik in de grid kan een popupmenu worden geactiveerd :

Het toevoegen of verwijderen van een regel is altijd mogelijk en kan ook worden uitgevoerd via het toetsenbord met <INSERT> resp. <DELETE>. Het toevoegen van een projectdetail aan een project is alleen mogelijk bij ItsWork.

Indien het popupmenu in kolom 2 (projectdetail) is opgeroepen wordt een selectievenster getoond :

In dit venster worden de beschikbare artikelen met als kenmerk "arbeid" getoond waaruit geselecteerd kan worden. Het eventueel geselecteerde artikel wordt als detailregel en werkopdracht aan het project toegevoegd (het automatisch bepaalde regelnummer wordt tussen haakjes zichtbaar gemaakt).

In kolom 4 kunnen de uren worden ingevoerd en in kolom 5 eventuele opmerkingen. Ter ondersteuning van de urenberekening kunnen in de header van tab 1 de rubrieken begin reis, begin werk, pauze, einde werk en einde reis als kloktijden worden ingevoerd, de werk- en reisuren worden dan berekend.

De werkuren en reisuren representeren uren in decimale notatie. Indien uren handmatig worden ingevoerd dan worden eventueel geinputeerde kloktijden gewist. Het gebruik van de kloktijden is optioneel. Bij het invoeren van de kloktijden en uren worden diverse controles uitgevoerd en bepaalde combinaties van gegevens geweigerd.


Kostenboekingen

Er kunnen twee soorten kosten geboekt worden, indirecte kosten en verbruik van materiaal en gebruik van materieel, gerelateerd aan een project van ItsWork.

In de eerste kolom van de kosten-grid kan desgewenst een project worden geselecteerd via een projectengrid , de kostenkolom zal dan de projectdetails van dat project presenteren. Alleen projecten met status 3 (in uitvoering) kunnen worden geselecteerd en alleen projectdetails met artikelsoort 2 (materiaal) of 3 (materieel).

Indien een geselecteerd project door een andere gebruiker of functie voor wijziging geopend is volgt een foutmelding (onder vermelding van het projectnummer) en wordt de opdracht geweigerd :

Indien geen project geselecteerd is zal de kostenkolom de mogelijke indirecte kostensoorten presenteren.

Bij de indirecte kosten worden de eenheid en het tarief zoals definieerd bij de kostentabel gepresenteerd en kan de prijs en de hoeveelheid worden gemuteerd.

Bij de projectboeking wordt alleen de eenheid gepresenteerd en kan de hoeveelheid gemuteerd worden.


Perioden

De urenboeking via de dagstaat is de basis van de urenregistratie. De eerste standaard compilatie is de weekstaat (tweede tab) en de laatste is het jaaroverzicht per week (vijfde tab). Indien geen verdere voorzieningen worden getroffen worden automatisch het maandoverzicht (derde tab) en het jaaroverzicht per maand (vierde tab) gegenereerd. In het systeem is de maand echter een transparante periode welke automatisch door de urenregistratie wordt aangemaakt.

De periodetabel kan op de gebruikelijke manier handmatig worden onderhouden waarbij de code het jaartal plus een 2-cijferig periodenummer weergeeft. Bij het onderhoud van de periodetabel kan via een popup-menu gekozen worden :

en wordt om een jaartal gevraagd :

Naast deze standaard indelingen kan elke gewenste indeling worden gemaakt mits de indeling een geheel kalenderjaar omvat en de periodelengte minimaal 7 dagen is.

Bij het onderhoud van de periodetabel kunnen de volgende foutmeldingen optreden :

• Code voor periode moet uit 6 cijfers bestaan

• Code en jaar in datum komen niet overeen

• Begindatum de einddatum vorige periode sluiten niet aan

• Einddatum kleiner dan begindatum

• Periode moet minimaal 7 dagen omvatten


De tweede tab toont een compilatie van de dagstaten van een week :

Een dubbelklik in een dagkolom activeert de bijbehorende dagstaat.

Op de derde tab worden de uren per dag van een periode getoond :

Een dubbelklik in een dagkolom activeert de bijbehorende dagstaat.


De vierde tab geeft een inzicht in de urenbesteding over het gehele jaar, gerangschikt per periode :

Een dubbelklik in een periode activeert het bijbehorende periode-overzicht.

De vijfde tab geeft een inzicht in de urenbesteding over het gehele jaar, gerangschikt per week :

Een dubbelklik in een week activeert de bijbehorende weekstaat.


Documenten

Met de printfunctie kan van elk van de vijf tabs een afdruk worden opgemaakt. Het opmaken van de documenten wordt uitgevoerd via de standaard Aadres-faciliteit "Flexibele Documenten".

Alle velden uit de tabellen "permain" (vaste gegevens medewerker), "perdaguur" (regel met urenboeking van dagstaat), "wrkproject" (projectrecord van ItsWork) en "wrkprojdetail" (projectdetailrecord van ItsWork) zijn beschikbaar voor opmaken.

De volgende extra velden zijn beschikbaar :

w_per|totaal1 (totaal aantal uren dagstaat, totaalbedrag declaratie dagstaat)

w_per|totaal2 (totaal aantal reisuren dagstaat)

Het leeuwendeel van de variabele informatie wordt ter beschikking gesteld via de zogenaamde "applicatie-strings" t.b.v. flexibele documenten :

s51 titel van het document

s52 naam van de medewerker

s61 compacte omschrijving van een project (dagstaat en weekstaat)

s62 compacte omschrijving van een activiteit (dagstaat en weekstaat)

of

s61 inhoud eerste kolom bij periode- en jaar-overzichten (dag, periode, week)

s62 idem tweede kolom (totaal aantal uren)

s63 idem derde kolom (projecturen)

voor de urenstaten :

s1 inhoud van de eerste uren/tijd-kolom zoals zichtbaar op scherm

s2 idem tweede kolom

... etc.

s14 idem veertiende kolom

s15 idem vijftiende

voor de dagstaat kosten :

s1 hoeveelheid

s2 eenheid

s3 prijs (alleen bij indirecte kosten)

s4 bedrag (alleen bij indirecte kosten)

De applicatie-strings worden hier toegepast om te vermijden dat er eindeloze reeksen veld-namen gedefinieerd en aangeroepen zouden moeten worden.


Ten behoeve van het opmaken van de documenten zijn de volgende groepen gedefinieerd :

Groep Omschrijving en bijzonderheden

h Header algemeen (met setmargins)

d Detail algemeen

dwh Detail met projectheader (dagstaat en weekstaat)

dwd Detail met omschrijving activiteit/projectdetail (dagstaat en weekstaat)

dopm Detail om opmerking in dagstaat weer te geven

dt Detail speciaal om totaalregel te markeren (b.v. met belijning)

hk Header kostenspecificatie

dk Detail kosten

dwhk Detail met projectheader kosten (dagstaat)

dwdk Detail met omschrijving activiteit/projectdetail kosten (dagstaat)

dopmk Detail om opmerking in kostendagstaat weer te geven

dtk Detail speciaal om kostentotaalregel te markeren (b.v. met belijning)

De voorbeelden op deze en de volgende bladzijden worden standaard geleverd bij de installatie van Aadres en AaPersoneel.


Voorbeeld dagstaat uren :

Voorbeeld dagstaat kosten :


Bijbehorende document-definitie :


Voorbeeld weekstaat uren :

Voorbeeld weekstaat kosten :


Voorbeeld periode-overzicht :



Voorbeeld jaaroverzicht per periode :



Voorbeeld jaaroverzicht per week :


In principe gelijk aan jaaroverzicht per maand (vorige bladzijde)


De zesde tab betreft een selectievenster voor batchmatig afdrukken van de overzichten :

De keuze voor het soort overzicht spreekt voor zich, de keuze voor een afdeling (of alle afdelingen) of voor een medewerker is exclusief. Met de datumselectie kan een periode in een bepaald jaar geselecteerd worden.

Met de standaard printknop wordt het opmaken van het overzicht geactiveerd, er moet een definitieve keuze gemaakt worden :

Tijdens het opmaken van de informatie wordt het venster geblokkeerd en wordt de voortgang getoond.


Planning medewerkers

Het planningsvenster voorziet in een koppeling van de medewerkers zoals geregistreerd in AaPersoneel en de werkopdrachten zoals vastgelegd in ItsClean en ItsWork.

Het scherm voorziet in een agenda per afdeling, elke afdeling wordt in een separaat tabblad gepresenteerd (de afdeling "......" is de restgroep).

De agenda bestaat uit vier delen :

1. een header met daarin de vermelding van de planningsperiode

2. een verticale as met daarin de medewerkers

3. een horizontale as voor de tijdschaal

4. een body met daarin de geplande werkopdrachten

De planningsperiode in de agenda wordt bepaald aan de hand van de dagdatum en de volgende parameters :

1. plfh : de hoogte van het venster in pixels (standaard 600)

2. plfw : de breedte van het venster in pixels (standaard 1200)

3. plsc : de scope, ofwel het aantal weken in de planner (standaard 13)

4. pllb : lookback : aantal weken "terugkijken" (standaard 2)


De commando-knoppen en bijbehorende functietoetsen welke normaliter gebruikt worden voor de navigatie in de database worden in de planning gebruikt om de planningsperiode te verschuiven :

<F9> : 13 weken terug

<F10>: 4 weken terug

<F11>: 4 weken vooruit

<F12>: 13 weken vooruit

De "refresh"-knop (<F5>) kan worden gebruikt om de gegevens van de agenda te verversen.

De sortering van de medewerkers kan worden ingesteld met de parameter "pr02". Hierin worden de veldnamen (gescheiden door comma's) van de gewenste sorteerrubrieken opgenomen. De standaard instelling is "pr02=achternaam".

Aangezien het opbouwen van de agenda, zeker indien er sprake is van enkele honderden werkopdrachten, enige tijd in beslag zal nemen, wordt gedurende de opbouw een voortgangs-venster getoond. Indien dit gedrag niet gewenst is en het resultaat van de agenda tijdens de opbouw direct in beeld gebracht moet worden kan de parameter "plpr=0" worden gezet.

Een klik op het tabblad "Alles" levert het volgende venster :

In het separate venster worden alle werkzaamheden van alle afdelingen gepresenteerd.


De agenda kan in een viertal uitvoeringen worden gepresenteerd via zogenaamde configuratie-profielen welke in de parameters "plc1" t/m "plc4" vastgelegd kunnen worden. Per configuratie kan het volgende worden ingesteld (voor font- en kleur-coderingen zie gebruikershandleiding Aadres) :

• height : hoogte van de verticale labels (medewerkers)

• width : breedte van de verticale labels

• ctlfont, ctlsize, ctlcolor, ctlbold, ctlitalic, cltunderline : font-kenmerken van de tijdschaal

• font, size, color, bold, italic, underline, bgcolor : font-kenmerken van de verticale as

• special: reeks sub-parameters :

• scale : breedte van een tijdseenheid (in pixels)

• cols : aantal tijdseenheden per dag

• colnames : kolomlabels, gescheiden door "|" (vertical bar), b.v. "vm|nm"

• height : hoogte van de tijdschaal

• rotate : 1 = labels in de tijdschaal worden verticaal getoond

• week : 0 = geen weekvermelding, 1 = korte vermelding, 2 = lange vermelding

• date : datumnotatie-masker, b.v. "ddd_dd-mm-yyyy" voor "do 04-10-2007"

• overlap : 1 = overlap van activiteiten toegestaan, 0 = niet toegestaan

• autosize : 1 = regelhoogte automatisch aanpassen bij overlappende items

• resizeall : 1 = bij handmatig wijzigen van regelhoogte veranderen alle regels

Het programma wordt gestart met configuratie 2 (plc2); met de "delete"-knop (<F7>) wordt een lagere configuratie geactiveerd, met de "new"-knop (<F8>) een hogere configuratie. Bij het wijzigen van de configuratie worden alle gegevens ververst.

Met een dubbelklik of een rechtermuisklik in een werkopdracht wordt de functie "Onderhoud projecten" opgestart en wordt gepositioneerd naar de desbetreffende werkopdracht.

Met een dubbelclick in een medewerker worden de detail-planningsgegevens van de medewerker getoond, zie elders in deze documentatie.

Met een rechtermuisklik in een medewerker worden alle gegevens van de medewerker getoond (zie verder "Onderhoud medewerkers").


De geplande werkzaamheden worden in de body weergegeven met :

• een trackbar (bovenste balk van een werkopdracht) in de kleur zoals aangegeven bij de projectsoort; een suggestie is om hiervoor "harde" kleuren te kiezen

• een label met de starten eindtijd van de werkzaamheden met een achtergrondkleur zoals aangegeven bij "Onderhoud medewerkers"; een suggestie is om hiervoor "zachte" kleuren te kiezen

• het label wordt voorafgegaan door de rubriek "Planvlag" van het project voor een optimale herkenning

• het werkadres met telefoonnummer en de omschrijving van het project worden getoond in de box onder het label

indien de muisaanwijzer in het label wordt geplaatst, worden enkele gegevens op een zo compact mogelijke wijze in "tooltip" weergegeven voor informatie uit ItsClean :

of voor informatie uit ItsWork :


Beschikbaarheid medewerkers

Deze programmafunctie is primair bedoeld om geintegreerd toegepast te worden voor het plannen van medewerkers. De functie is geintegreerd met ItsClean en ItsWork. De functie kan ook standalone worden gebruikt, het venster ziet er als volgt uit :

Het venster biedt de mogelijkheid om op basis van diverse criteria te zoeken naar de beschikbaarheid van medewerkers :

• afdelingen

• begindatum

• aantal weken vanaf de begindatum

• individuele dagen van de week

Het zoekproces wordt gestart met de knop "toon beschikbaarheid". Bij het verzamelen van de informatie wordt rekening gehouden met de werktijden, het geregistreerde verzuim en de reeds geplande opdrachten voor de geselecteerde medewerkers.

Het zoekresultaat wordt in de grid gesorteerd op het totaal aantal nog beschikbare uren. Indien er sprake is van geregistreerd verzuim wordt het totaal aantal uren van de betreffende medewerker gemarkeerd (lichtrood). Met een rechtermuisklik kan een popupmenu worden geactiveerd waarna meer informatie betreffende de geselecteerde medewerker kan worden opgeroepen (kan ook met dubbelklik).


Export urenregistratie

Deze programmafunctie biedt de mogelijkheid om de geboekte uren en kosten van een bepaalde periode in een standaard grid te presenteren en vervolgens met de standaard faciliteiten van de grid te exporteren. De gewenste exportinformatie kan door de gebruiker zelf worden gedefinieerd en worden onderhouden in exportprofielen. Het venster met de te exporteren informatie ziet er als volgt uit :

Bij het onderhoud van de profielen zijn de gebruikelijke onderhouds- en navigatiefuncties van toepassing, inclusief die van dupliceren. De toegangssleutel tot een profiel is de complete omschrijving van het profiel.

De velden bij de medewerker kunnen gekozen worden uit een keuzelijst met alle velden welke beschikbaar zijn bij een medewerker, de activiteiten en kosten betreffen de keuzelijsten zoals vastgelegd bij “Onderhoud tabellen”.

De breedte betreft de breedte van de kolommen in het werkblad in pixels. Indien geen breedte wordt gespecificeerd dan geldt de waarde 50.

De exporteer-button kan niet gebruikt worden indien er een transactie geopend is.


Ten behoeve van de daadwerkelijke export kan elke gewenste periode gekozen worden, er kan ook gebruik gemaakt worden van de tabel met standaard periodes.

De gewenste gegevens worden in de grid verzameld waarbij alle uren- en kostenboekingen gecumuleerd worden. Indien bij de kostenboekingen hoeveelheden worden gehanteerd dan worden de prijs als tarief gehanteerd.

Na het vullen van de grid kunnen de gegevens met de standaard voorzieningen van de grid geexporteerd worden.


Gebruikershandleiding AaPersoneel - AaRiverside · Gebruikershandleiding AaPersoneel, versie 1.60...

Documents

Transcript of Gebruikershandleiding AaPersoneel - AaRiverside · Gebruikershandleiding AaPersoneel, versie 1.60...