Functioneel beheer jaarplan maken: 3 discussies

Met veel plezier heb ik de vele reacties op het

vorige blog “Must haves” in het jaarplan

functioneel beheer” gelezen. Er ontstonden een

aantal mooie inhoudelijke discussies. Ik heb er

een drietal uitgelicht voor verdere behandeling in

deze blog.

De meest besproken onderwerpen waren:

1. Het jaarplan in relatie tot agile werken (is

een jaarplan maken wel nodig?)

2. Het jaarplan in relatie tot het operating

model

3. Het jaarplan in relatie tot mogelijke

management taakstellingen

1. Agile werken

Is het nog wel nodig om een jaarplan te maken als je “agile” werkt? Want dan bepalen we

toch telkens met elkaar waar we aan gaan werken omdat dat het meeste waarde heeft? En

is het niet net als met software-ontwikkeling dat je toch niet een jaar vooruit kunt bedenken

wat je wilt gaan doen?

Zeker met betrekking tot agile valt dan ook nog het nodige te zeggen over het nut van een

jaarplan. Terecht werd in één van de reacties opgemerkt dat de tijdspanne van een jaarplan

het agile werken wellicht geen recht doet, of zelfs onrecht aan kan doen.

Mijn antwoord daarop:

Ja, je hebt nog steeds een jaarplan nodig. Want net als bij agile moet je wel budgetteren in

thema’s etc.

In het Scaled Agile Framework (SAFe) staan veel elementen die in het jaarplan verwerkt

dienen te worden. Wanneer jouw IT organisatie agile werken heeft ingevoerd is in het

jaarplan functioneel beheer onder meer het volgende noodzakelijk:

thema’s budgetteren: welke thema’s spelen er bij de DevOps en Scrum teams? De

thema’s die bekend zijn dien je in het jaarplan te vertalen naar acties die de

gebruikersorganisatie moet ondernemen om de output ook in gebruik te kunnen

nemen.

epics uitwerken: welke business benefits worden beoogd? Welke rol vervult

functioneel beheer in het realiseren en borgen van deze benefits?

teams verder te helpen in hun ontwikkeling: welke rol vervullen jou functioneel

beheerders in de teams? Persoonlijke ontwikkeling, vakontwikkeling en

procesontwikkeling, dit staat in relatie tot het verhogen van het prestatievermogen.

Het SAFe vraagt om op een andere

manier naar het jaarplan te kijken. Niet

meer alleen als een productieplanning

voor twaalf maanden (tijdsplanning). In het

jaarplan dien je meer focus te leggen op

het ondersteunen van de release trains.

Als je de inhoud van de releases nog niet

weet, maar wel weet dat er releases gaan

komen, is het zaak om in het jaarplan

aandacht te vragen voor capaciteit om

deze release trains te ondersteunen.

2. Operating Model

Heeft het nut om als functioneel beheer een eigen, zelfstandig jaarplan te maken?

Op zich een retorische vraag, waarop “nee” het enige rationele antwoord is. Het jaarplan

dient dan ook naadloos te passen in de plannen van de business en IT.

Nu een groot aantal IT organisaties Agile heeft aangegrepen om op een snellere, efficiëntere

en kwalitatief rijkere manier hun producten te realiseren ligt de zogenaamde bal bij de

business om hun wensen en eisen op een zelfde tempo en van een zelfde kwaliteitsniveau

te voorzien.

Als functioneel beheerder is het essentieel dat je voor je jaarplan de dialoog opzoekt met

andere business partijen. Je onderhoudt immers samen een operating model.

In het jaarplan dient dan ook tijd en geld gereserveerd te worden om de samenwerking met

IT als business aan te passen aan de werkwijze rondom het onderhouden van het operating

model.

Definities:

Het operating model is een weergave van

hoe een organisatie opereert over proces-,

organisatie- en technologie domeinen heen

om zijn primaire functies te verwezenlijken.

Een organisatie is een complex systeem.

Een operating model breekt dit systeem in

componenten om begrip te verbeteren en

toont mogelijkheden voor verbetering van

de primaire functies vanuit een

totaalperspectief.

(In contrast: een business model beschrijft

wat een bedrijf creëert, levert en waarde

geeft en hoe het zichzelf in stand kan

houden (continuïteit))

Functioneel beheer kan als geen ander input leveren aan de verbetervoorstellen ten

behoeve van het operating model. Het is dan ook zaak deze bijdrage expliciet te benoemen

in het jaarplan functioneel beheer.

3. Management taakstellingen

Stel in eerste instantie het jaarplan op vanuit inhoudelijke overtuiging. Het dient een

antwoord te geven op de vraag: “wat zou er allemaal moeten gebeuren om de business

optimaal te ondersteunen en de beheerprestaties maximaal te verhogen?”

Is het echter geen verspilling om eerst te gaan beschrijven wat je allemaal wilt, terwijl je al

weet dat je niet alles kunt realiseren?

Het jaarplan dient rationeel opgesteld te worden op basis van gestelde kaders, zoals

veranderingen in strategie, beschikbaar budget, beschikbare competenties en capaciteiten.

Er dienen dus vooraf al keuzes gemaakt te worden, op zowel inhoudelijk vlak (wijzigingen op

de informatievoorziening) als op de ondersteuning aan de business (intensiteit van de

functioneel beheer processen). Deze keuze zal antwoord moeten geven op de vraag: “Hoe

kan ik met de gegeven taakstelling(en) een optimaal resultaat bereiken?”

En nu?

Uiteindelijk is het doel om een jaarplan op te leveren waar iedere stakeholder een

toegevoegde waarde in herkent. Na het vaststellen van het jaarplan functioneel beheer kun

je een realisatieplan opstellen. Dit plan beschrijft hoe en met welke middelen je uitvoering zal

geven aan het jaarplan en op welke manier hierover gerapporteerd zal worden.

Heb jij ook behoefte om het jaarplan 2015 aan te scherpen met bovenstaande onderwerpen,

of hier al ervaringen mee? Reageer dan op deze blog en deel je zienswijze.

Checklist

Voor de realisatie van het jaarplan functioneel beheer hebben we een checklist ontwikkeld,

gebaseerd op de ervaringen van diverse overheidsorganisaties. Er is bij diverse

overheidsorganisaties al veel ervaring op het gebied van jaarplanning. Niet alleen in het

schrijven van het jaarplan zelf, maar ook om een professionele jaarplancyclus te definiëren

en uit te voeren. Al deze ervaringen zijn gebundeld in deze checklist.

Ga je starten met het schrijven van een jaarplan functioneel beheer?

Ben je benieuwd of en waar jouw jaarplan nog verdieping en/of verbreding behoeft?

Download dan hieronder de checklist:

Auteur: Jeroen Eijskoot