In- en uitgaande E-mail opslaanin OUTLOOKUw e-mail snel, veilig en overzichtelijk gearchiveerd op de server/(externe) harde schijf

BarKEY’s Office Solutions The KEY to a perfect fit program

+ geregistreerd in uw cliënt-dossier

+ vermeld in een “brieven/emailboek”

• Selecteer de e-mail in Outlook

• En klik op OK SAVE

KLAAR! De email kan nu verwijderd worden uit de Inbox

• Klik op

• selecteer de naam

WERKWIJZE Email opslaan:

DE RESULTATEN -1:

Het opgeslagen emailbestand heeft een consequent opgebouwde duidelijke bestandsnaam

Het is geplaatst in de vaste directory die hoort bij de afzender/geadresseerde

Opbouw en volgorde naar uw keuzeHier:

•“Email IN”, •automatisch volgnummer, •(bedrijfs)naam, •datum van binnenkomst en •onderwerp.

Registratie -1: Het staat vermeld in hetCLIËNTDOSSIER (Access)met o.a. datum en onderwerp

DE RESULTATEN -2:

met een hyperlink naar het originele email-bestand in Outlook

Registratie -2:

DE RESULTATEN -3:

Het staat geregistreerd in een Access-tabel met alle opgeslagen e-mails, waardoor het zoeken naar een “oude”mail heel makkelijk wordt

Access is een specialist in het filteren en sorteren van gegevens -zie ook de presentatie: een kleine “cursus” Access

Sorteren/filteren is mogelijk op:•Jaar•Idnr•Soort (brief, fax of e-mail, etc)•Datum•In of uit•Achternaam•bedrijf •Onderwerp •E-Mail-adres van de afzender/ontvanger

Een ook hier de hyperlink naar het originele emailbestand in Outlook

De tabel is eenvoudig over te brengen naar Excel

OPTIES

• De naam van de bijlage

• Onderwerp

• Een belangrijke opmerking

• AktiedatumAktie

• Degene die aktie moet ondernemen

• In dit scherm niet vermeld

Dát er een bijlage is wordt automatisch vermeld. Een duidelijke omschrijving van de bijlage maakt zoeken veel eenvoudiger

Hier kan gekozen worden uit een vooraf gedefinieerde keuzelijst

ALLES OPTIONEEL. Het hoeft niet

Vragen bij voorkeur via emailb.o.s.s@wxs.nl

BarKEY’s Office Solutions The KEY to a perfect fit program