Elektronische facturatie NCO€¦ · Het verloop van een order inclusief EF in de NCO leveranciers...

1 Handleiding dealer NCO – EF v1.0 Februari 2020

Elektronische facturatie NCO

- Handleiding Dealer -


Inhoud Inleiding ......................................................................................................................................................... 2

BTW/IBAN gegevens vullen: ......................................................................................................................... 2

Groepen .................................................................................................................................................... 2

Het verloop van een order inclusief EF in de NCO leveranciers applicatie ................................................... 3

Aandachtspunten ........................................................................................................................................ 12

Kredietlijn .................................................................................................................................................... 13

Inleiding Met de nieuwe release van NCO is er functionaliteit toegevoegd om de order binnen de NCO applicatie

te factureren. Onderstaand vindt u alle stappen die moeten worden gedaan in de NCO leveranciers

applicatie om een bestelling te voltooien, in het kader van de nieuwe elektronische factuur

functionaliteit.

BTW/IBAN gegevens vullen: Een essentieel gegeven voor de werking van elektronische facturatie is het invullen van een IBAN en

BTW nummer. De facturen die NCO voor u gaat maken worden voorzien van de gegevens die u voor uw

vestiging invult. Ga hiervoor naar het ‘Instellingen’ menu in uw NCO applicatie en klik op

‘Contactgegevens’. Hier kunt u de IBAN- en BTW gegevens invullen. Houd er rekening mee dat het

invoeren van deze gegevens door een gebruiker word vastgelegd in NCO t.b.s. audit doeleinden.

Groepen Wanneer u een beheerder bent kunt u voor alle bedrijven in de groep deze gegevens vullen. Selecteer

daarvoor de vestiging in het bovenstaande selectievak. Bedenk SVP goed of u hierbij uitgaat van het


principe dat u als groepsbeheerder factureert(dan vult u uw eigen IBAN/BTW nummer), óf dat het

bedrijf in de groep zelf factureert(dan moet hier het IBAN en BTW nummer van het bedrijf worden

gevuld).

Het verloop van een order inclusief EF in de

NCO leveranciers applicatie Hieronder volgt een beschrijving van een order van eerste voorstel tot transactie tot en met de

facturatie en de archivering.

1. Open de NCO applicatie via Mobi-ID.

2. Nadat het nieuwe ordervoorstel voor transactie (VTT)van de leasemaatschappij (bericht

10) door de dealer is ontvangen, kan de nieuwe bestelling worden geopend.


3. Op het tabblad ‘Prijs’ kunnen de prijzen worden gewijzigd, de opties en accessoires

worden toegevoegd of verwijderd zoals gebruikelijk.

4. Op het tabblad ‘Factureren’, worden de nieuwe berichten weergegeven voor de nieuwe

bestellingen.

5. Op het tabblad ‘Status’ kunnen de velden ‘Jobnummer’, ‘Chassisnummer’ en de

‘Afleverdatum’ worden ingevuld en de bestelling kan worden geaccepteerd.


6. Nadat de leasemaatschappij ermee instemt om bestelling bij de dealer te plaatsen

(bericht 56) en de bestelling in de status ‘Opvolging’ komt, worden op het tabblad

’Factureren’ de factuurgegevens weergegeven. Let op: Het bankrekeningnummer kan

niet meer worden ingevoerd op het tabblad ‘Factureren’. Indien dit leeg is, dan zijn de

gegevens niet ingevuld bij de instellingen. U kunt dan op de link ernaast klikken en dan

wordt u geleid naar de configuratie instellingen waar u het bankrekening- en BTW

nummer moet invullen.


7. Zodra de bestelling in status ‘opvolging’ is, zijn er links beschikbaar voor de debet- en -

indien ingesteld door de leasemaatschappij- creditfactuur. Wanneer u klikt op de

‘Debetfactuur PDF’ link, dan opent de debetfactuur factuur en wanneer u klikt op de link

‘Creditfactuur PDF’ opent de Creditfactuur. Facturen worden gegenereerd als pdf-

bestanden en worden opgeslagen in het systeem.


8. Op het tabblad ‘Afleveren’ kan het kenteken en de meldcode net als voorheen worden

toegevoegd.

9. Op het tabblad ‘Prijs’ kunnen de prijzen worden gewijzigd en kunnen nieuwe opties en

accessoires worden toegevoegd of verwijderd (indien nodig).

10. Op het tabblad ’Factureren’ moet de factuurdatum en het factuurnummer worden

ingevuld voor debet- en (indien beschikbaar) creditfacturen. Als hetzelfde nummer

wordt gebruikt voor debet- en creditfacturen, wordt een foutbericht weergegeven, de

pagina automatisch vernieuwd en wordt het nummer verwijderd. Houd er rekening mee

dat het factuurnummer niet ouder kan zijn dan een maand in het verleden en kan niet in

de toekomst liggen.

11. Op het tabblad Status kan de bestelling worden geaccepteerd.


* Als de factuurgegevens niet worden ingevuld, wordt een foutbericht weergegeven.

* Als er op de ‘Neen, ik ga niet akkoord’ knop wordt geklikt en de bestelling niet wordt

geaccepteerd, dan blijft de bestelling in dezelfde status en de factuurinformatie zal worden

verwijderd.


12. Nadat de bestelling is geaccepteerd, worden de factuurgegevens op het tabblad

‘Factureren’ weergegeven als alleen-lezen.

13. Nadat de leasemaatschappij de levering heeft bevestigd (bericht 85), gaat men over tot

de facturatie van een order. Dan zijn er een paar verschillende scenario’s:

1. Wanneer de leasemaatschappij de facturatiemodule niet aan heeft staan,

wordt de factuur automatisch opgemaakt en per mail verzonden aan de

dealer en aan de leasemaatschappij.

2. Wanneer de leasemaatschappij de facturatie module wel aan heeft staan,

dan verschijnt er op het tabblad ‘Factureren’ een button: ‘Verstuur naar

leasemaatschappij’.

Zodra op de knop wordt geklikt, wordt de factuur verzonden naar de

leasemaatschappij en de dealer. Afhankelijk van de instellingen van de

leasemaatschappij, ontvangt u nog een pdf hiervan per mail.


De factuur is altijd opvraagbaar in de NCO applicatie bij de order totdat deze is

gearchiveerd.


Daarna vind u de facturen onder het kopje ‘Gefactureerd’. U kunt daar ook de pdf van

de factuur downloaden.

De status van de order veranderd daarna in ‘Gefactureerd’.

Indien de leasemaatschappij een instelling heeft gedaan voor ‘Kredietlijn’, dan kan

het zijn dat een creditfactuur wordt weergegeven. Zie de uitleg van de

functionaliteit van ‘Kredietlijn’ verderop in dit document.


14. Als de order in de status ‘Gefactureerd’ staat, wordt een nieuwe knop weergegeven in het

overzicht: ‘Archiveer’. Als op de knop wordt geklikt, wordt de bestelling gearchiveerd.

Aandachtspunten Er zijn een paar aandachtspunten:

! Zorg dat een correct IBAN en BTW nummer wordt gebruikt. Dit moet voor het facturerenzijn

ingevuld in de applicatie.

! De factuur wordt nu te allen tijde opgemaakt door NCO.

! Er kan met de nieuwe functionaliteit géén factuur meer worden geüpload in het systeem. Dit

is ook niet meer nodig.


Kredietlijn Als een order met ‘kredietlijn’ (instelling per leasemaatschappij) wordt ontvangen, wordt op de

sectie Prijs een blok voor kredietlijn weergegeven een Kredietregel. De kredietlijn heeft 2

typen:

● Vaste som (Bedrag)

● Percentage (Korting)

De totale prijs voor de kredietlijn wordt berekend in het blok ‘Totaal creditfactuur bedrag’

(‘Korting op voertuig en opties + BTW’)

Op de sectie ‘Factureren’ worden de factuurgegevens van de kredietlijn weergegeven met de

knop voor de pdf van de kredietlijn.

Als de order de kredietlijn heeft afgetrokken van de totale debet, wordt in het blok Kredietlijn

een bericht weergegeven.


Van de ‘Totaal debet factuurbedrag’, wordt de kredietlijn afgetrokken.

(‘Nettocatalogusprijs-totalekorting-kortingopvoertuigenoptiesincl BTW + BPM + BTW’)

Op het tabblad ’Factureren’ wordt de kredietlijn weergegeven en wordt het kredietlijnbedrag

afgetrokken van het totale debetbedrag.

Elektronische facturatie NCO€¦ · Het verloop van een order inclusief EF in de NCO leveranciers...

Documents

Transcript of Elektronische facturatie NCO€¦ · Het verloop van een order inclusief EF in de NCO leveranciers...