24 ACCOUNTANT ADVISEUR JUNI 2009

ICT

24JUNI 2009 ACCOUNTANT ADVISEUR

Elektronische dossiervorming: Hoe pakken we dat aan?

2009 lijkt bij veel accountantskantoren het jaar van elektronische dossiervorming te worden, bijvoorbeeld vanuit

efficiëntieoverwegingen of ingegeven door wet- en regelgeving, of omdat het kantoor informatie via een portal aan

klanten wil ontsluiten of omdat medewerkers vanaf iedere werkplek aan iedere klant moeten kunnen werken.

ARJEN GELDERBLOM EN TONNY DIRKX

Hoewel het simpel klinkt, “we gaan papieren dossiers omzetten in elek-tronische dossiers”, is praktische

invulling van een elektronisch dossier niet zo eenvoudig. Er is namelijk een behoorlijk aantal zaken waarover u moet beslissen. Staat u op dit punt, dan advi-seren wij u om daarbij onderstaand stap-penplan te doorlopen.

Stel vast waarom u met e-dossiers wilt

gaan werken. Is dat bijvoorbeeld om de zoektijd naar dossiers te verminderen, of informatie te ontsluiten naar klanten of … enzovoort enzovoort.

Ga per toepassing na wat de huidige dos-siersituatie is. Dat geeft duidelijkheid over de benodigde migratie.

Hieronder ziet u een voorbeeld van het samenstelproces van een accountants-

kantoor dat nu CaseWare gebruikt voor het samenstelproces en Afas als crm- en dossiertoepassing.

De jaarrekeningen en publicatiestukken zijn reproduceerbaar vanuit CaseWare of als pdf-bestand opgeslagen in de klan-tenmap op de server. Ook is een exem-plaar van de jaarrekening en de publica-tiestukken in het papieren dossier van cliënten opgenomen.

25JUNI 2009 ACCOUNTANT ADVISEUR

ICT

De in- en uitgaande correspondentie erover loopt via Afas en wordt daarom opgeslagen in het Afas-dossier. Het fiscale exportbestand (om cijfers vanuit de jaar-rekening beschikbaar te stellen voor de aangifteprogrammatuur) is reproduceer-baar in CaseWare. Ga per toepassing na wat de gewenste e-dossiersituatie is.

Het voorbeeldkantoor kiest ervoor om in de toekomst de elektronische dossiertoe-passing van CaseWare te gebruiken voor het samenstelproces. Daarnaast gaat het kantoor een centrale e-dossiertoepassing kiezen voor:het permanente dossier;

❯ inkomende en uitgaande post en e-mail; ❯ dossieritems of onderdelen die relevant zijn voor meerdere disciplines;

❯ die werkprocessen waar op dit moment of op de korte termijn in de applicatie geen (decentrale) dossierfunctie beschikbaar is/komt.

❯ Selecteer (een) eventuele (nieuwe) e-dossiertoepassing(en).

❯ Stel vervolgens de kritische succesfac-toren en randvoorwaarden vast.

Een belangrijk punt is bijvoorbeeld ergo-nomie op de werkplekken. Er zijn accoun-tantsorganisaties die bewust gekozen hebben voor twee beeldschermen per werkplek. Op het ene scherm is een appli-catie actief en op het andere scherm een digitaal dossier of een dossieritem uit een digitaal dossier.Ook de werkwijze voor het opruimen en schonen van huidige dossiers vraagt aan-dacht, evenals het digitaliseren van de huidige fysieke dossiers. Veel organisaties kiezen ervoor om dat zoveel mogelijk door niet-productieve medewerkers (of externe ‘medewerkers’, zoals studenten of uitzendkrachten) te laten doen. Bedenk daarbij wel dat zij geen inhoude-lijke kennis hebben. Een rommelig papie-ren dossier scannen leidt tot een rom-melig digitaal dossier. Ook zal er nagedacht moeten worden over het al dan niet opschonen van het permanente dossier voor het scannen.

Bepaal de autorisatie van de toekomstige e-dossiers en stel het opslagformaat van documenten in de e-dossiers vast.Stel een fasering op, waaruit ook blijkt hoe

u omgaat met (oude) papieren dos siers. Hieronder ziet u daarvan een voorbeeld.

Alle niet-jaargebonden dossiers (zoals het permanent dossier) worden in het kalenderjaar 2009 gescand en opgeslagen in de nieuwe e-dossiertoepassing. Na scanning wordt een belangrijk deel van de fysieke documenten vernietigd. De jaardossiers tot en met het boekjaar 2008 worden niet ingescand en blijven dus in de huidige fysieke vorm bestaan (na zeven jaar kunnen ze vernietigd worden).Vanaf boekjaar 2009 worden er geen papieren jaardossiers meer gemaakt en komen er dus alleen elektronische jaar-dossiers voor.De bestanden die op de server staan (zijn dus al in digitale vorm voorhanden) worden gearchiveerd in de e-dossiertoe-passing en na archivering verwijderd van de server.

Succes met uw digitaliseringsslag!

A. Gelderblom en T. Dirkx, senior consultants bij

Full•Finance Consultants, (www.fullfinance.nl).