Eindverslag

Eindverslag –periode 10

Inhoudsopgave

Inleiding..........................................................................4

1 Recreatiebranche........................................................5

1.1............................................Geschiedenis van recreatie

5

1.2..............................................Wat en waarom recreatie

5

1.3.........................................................Golfbungalow B.V.

6

2 De administratieve organisatie en interne beheersing. .7

2.1..........................................Risico’s en risicobeheersing

7

2.2...................................................Informatievoorziening

11

2.3...............................................................................ICT

12

3 Externe verslaggeving...............................................13

3.1......................................................................Garanties

13

3.2...............................................................Reorganisatie

14

4 Accountantscontrole..................................................15

Conclusie.......................................................................19

Bronvermelding .............................................................. 20

Bijlage ............................................................................ 21

Inholland Opleidingen Suriname 3


Inleiding

Als projectgroep zijn wij als adviseurs aangetrokken door de organisatie Recreatiepark B.V. om enkele onderzoekingen en analyses te verrichten. Deze wordt gedaan naar aanleiding van de administratieve organisatie, interne beheersing, de externe verslaggeving en de accountantscontrole van de onderneming, die conform betrekkking hebben op de relevante richtlijnen/wetsartikelen. Verder wordt er van ons gevraagd advies uit te brengen over de relevante otwikkelingen, risico’s en de te mitigeren maatregelen van de organisatie.In het eind rapport komen de volgende punten voor: De typologieén die van toepassing zijn binnen de onderneming De relevante ontwikkelingen binnen de onderneming en de daaraan verbonden risico’s Een uitspraak over de relevante voor de hele organisatie.

Recreatie B.V. is een dienstverlenende onderneming. De belangrijkste risico’s die verbonden zijn voor de beheersing van de bedrijfsactiviteiten zijn:

1) De invloed van kredietcrisis. Dit zal leiden tot een dat een daling van de bezettingsgraad met als gevolg een lage omzet en een sterke concurrentie.Dit brengt met zich mee dat de onderneming moet gaan inspelen op bepaalde internationale zaken onderander:

- bezuiniging van de kosten - het opvoeren van marketing - het verlagen van de prijzen

- minder cliénten.2) De kwalitiessystemen; deze systemen dienen ISO gecertificiteerd te zijn vooral als het

gaat om de doorstroming van goederenvan het restaurant naar de keuken. De gehele proces dient volgens de internationale standaarden te geschieden en moet schriftelijk vastgelegd worden. Dit is van belang om misverstanden in de communicatie en de uitvoering van de werkzaamheden te voorkomen.Een periodieke controle is daarom een belangrijke maatregel om hier toe te passen om zodoende te kunnen voldoen aan de ISO normen en om te controleren als er daadwerkelijk op deze manier gewerkt wordt.

3) Groei van het golfsport; hier moet men informatie winnen over: de toename van de concurrentie hoe de financiering zal geschieden de marktonderzoek (hoe groot is het matktaandeel)

Ingeval van een ongeluk die tijdens het spelen of bij elk ander proces ontstaat moet er gehandeld worden zoals er in de ARBO wetgeving staat. De ARBO wet is de wetgeving die de arbeidsontwikkeling tot stand brengt. Gelet op de ontwikkelingen moet er ook sprake zijn van een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) om misbruik van bevoegdheden tegen te gaan. Er zijn 3 manifeste punten, namelijk:

1. Risico’s (maatregelen controle)2. Management accounting (Management informatie systeem naar de directie toe)3. Automatisering



1 Recreatiebranche

In dit hoofdstuk wordt er over het algemeen in kort gesproken over recreatie, korte geschiedenis wat recreatie is en waarom mensen recreeren. Daarnaast wordt er ook aangegeven waarmee Recreatiepark B.V. zich bezig houdt.

1.1 Geschiedenis van recreatieEind negentiende eeuw werd arbeid en vrije tijd nadrukkelijker van elkaar gescheiden, waardoor vrijetijds-besteding en ontspanning een meer eigen en zelfstandige plaats in het dagelijks leven kreeg. Arbeiders kregen voor hun arbeid een bepaalde tijd vrij die zij konden besteden naar eigen keuze en hierdoor kwam er uit eigen initiatief vanuit het volk zelf georganiseerde vermaak en vervingen die door de dag heen steeds veder is gaan ontwikkelen.

Begin twintigste eeuw ontstond er een groot aantal activiteiten waaraan men tegen betaling kon deelnemen. In eerste instantie was het merendeel daarvan in handen van commerciële ondernemers (café eigenaren, bioscoop exploitanten). In de jaren twintig en dertig kwam het buurt- en clubhuis werk in opkomst dat kunstzinnige, educatieve en ook recreatieve activiteiten aanbood. Via het wijk- en jeugdwerk ging het buurt- en clubhuiswerk zich actief bemoeien met de vrijetijdsbesteding, met als doel bescherming tegen de commerciële activiteiten en om bij te dragen aan de gemeenschapsvorming.

Na de tweede wereldoorlog werd het motto: licht, lucht en een gezond leven voor iedereen. De aandacht verschoof naar keuzevrijheid en zelfontplooiing. De overheid wilde zorgdragen voor toegankelijkheid en een spreiding van recreatieve activiteiten. In de jaren zestig en zeventig neemt de verscheidenheid aan recreatieve activiteiten enorm toe. Niet alleen ontstaan grote recreatiegebieden, maar ook andere terreinen van recreatie worden (her)ondekt. Theater, sport, muziek, maar ook het uitgaansleven ondergaat een verandering, mede door het ontstaan van de jeugdcultuur. In de jaren tachtig ziet de overheid het niet langer als haar taak om zich intensief te bemoeien met het werkveld. Het werk dat in eerste instantie door vrijwilligers werd gedaan is nu in grote mate geprofessionaliseerd.

De laatste tijd neemt de aandacht voor recreatie vanuit de overheid weer toe. De lokale overheden ontdekken de waarde van recreatieve activiteiten met betrekking tot thema’s als leefbaarheid. Recreatie biedt namelijk prachtige mogelijkheden tot ontmoeting, activering, integratie en educatie. Door het bovenstaande en door de toegenomen vrije tijd en besteedbare inkomen is recreatie tegenwoordig een explosief groeiend werkveld.

1.2 Wat en waarom recreatie Het begrip recreatie is moeilijk te definiëren omdat er veel verschillende omschrijvingen, betekenissen en definities over te vinden zijn. Recreatie is een term die haast onlosmakelijk verbonden is met ‘vrije tijd’. In de loop van de jaren is de betekenis die men aan arbeid geeft en de tijd die men er aan besteedt veranderd, waardoor recreatie ook een andere betekenis heeft gekregen. Nu verwijst het meer naar het bredere begrip ‘ontspanning’, wat niet alleen met arbeid en inspanning te maken heeft, maar ook met ‘nietsdoen’ en ‘luieren’.



Recreatie speelt in op een aantal menselijke basisbehoeften. Zoals hierboven al werd geschreven recreëren mensen vrijwillig en in hun vrije tijd. De redenen zijn talloos. Zoveel mensen zoveel wensen. “Lekker biertje drinken, mensen ontmoeten, voor de gezelligheid” is een antwoord van een student op de vraag wat recreatie voor hem betekent. Een andere doet aan sport: “Voor de benen, de ontspanning en de mannen (ontmoeten)”.

Maar, het inspelen op die behoeften kan ook juist door inspanning gebeuren. In dit laatste geval gaat het erom dat mensen zich naar eigen keuze inspannen. Men wil de behoeften bevredigen naar gezelligheid, genot, plezier, avontuur, en het verlangen naar het onbekende. Mensen zoeken in recreatie dan ook naar een evenwicht tussen verschillende verplichtingen, behoeften en verlangens: werk, ontspanning en plezier, vrijheid en verplichting, vertrouwdheid en onbekendheid, nieuwe dingen en herhaling. Geconcludeerd word dat de mensen andere behoeften hebben dan die van hun dagelijkse leven.

1.3 Golfbungalow B.V.Golfbungalow B.V. exploiteert 500 bungalows en een centraal gelegen Plazacentrum. In dit centrum bevinden zich o.a. een restaurant en drie zalen. Daarnaast bevindt zich op het terrein een 18-holes golfbaan alsmede de volgende daarbij horende faciliteiten: een clubgebouw, een driving-range (oefenfaciliteiten) en een golfshop. De bungalow wordt geleid door twee directieleden die een ruime ervaring hebben in de brache. De bungalow heeft in totaal 125 personeelsleden waarvan 48 in vaste dienst zijn en de overige 77 varierend werken. Verder beschikt de organisatie over een computersysteem waarop een netwerk met werkstations is aangesloten. Om een overzichtelijker beeld te geven over de structuur van Golfbungalow B.V. is er een organogram gemaakt die te vinden is als bijlage 1 op blz 22.



2 De administratieve organisatie en interne beheersing

In dit hoofdstuk worden de risico’s en risicobeheersing; informatievoorziening en ICT uitgwerkt volgens de administratieve standaarden en interne beheersing. De risico’s en risicobeheersing zijn uitgwerkt volgens een PROA- methode. Waarbij A voor advies staat en deze hebben wij in onze conclusie opgenomen om dubbel benoemen te voorkomen.

2.1 Risico’s en risicobeheersingIn deze paragraaf worden de bedrijfsactiviteiten van Recreatiepark B.V. uitgewerkt volgens de PROA- methode. Door deze methode wordt het Probleem, Risico, Oorzaak en Advies uitgewerkt.

Recreatiepark B.V. heeft de volgende bedrijfsactiviteiten:1. Exploitatie of verhuur bungalows2. Exploitatie Plazacentrum3. Exploitatie golfbaan4. Golfshop5. Golflessen

2.1.1 Exploitatie of verhuur bungalowsDeze is te typeren als een dienstverleningsbedrijf met verhuur van specifieke beschikbaar gestelde ruimte.

Volgens de PROA methode is exploitatie of vehuur van bungalows uitgewerkt. Problemen/ attentiepunten en de daarbij behorende risico en oorzaak zijn:

1. Stilzwijgende verlenging van de contracten na een periode van 5 jaar. Door deze stilzijgende verlenging kunnen wij te maken te krijgen met reputatie risico van de onderneming. Oorzaak hiervan is dat zowel de clienten als Golfbungalow na het beeindige contract door gebruik maakt van de diensten die overeengekomen waren.

2. Verschuivingsgevaar van de verhuurprijzen en kortingen per bungalow aangezien deze afhankelijk zijn van de grootte, comfort, ligging, periode en seizoen. Risico bij de verschuivingsgevaar van de verhuurprijzen is dat de invoer van de prijzen niet juist worden gedaan door de administratieve medewerker en dat de juistheid van de prijs niet (op de juiste wijze) gecontroleerd wordt. Verder onstaat er door de verschuivingsgevaar van de kortingen de risico dat men niet op de hoogte is welke percentage of bedrag aan korting verleend moet worden en aan welke groepen. Oorzaak van het verschuivingsgevaar is dat er geen geautoriseerde procedures op schriftelijke basis zijn aangegeven door de directie voor de handeling. Het aangeven van de kortingen en prijzen kan trouwens ook door een software programma aangegeven worden. Indien er prijswijzigingen plaatsvinden dienen deze opgedate te worden.

3. Incassokorting. Hier krijgen wij te maken met de incassorisico. Oorzaak is het oninbaar worden.

4. Juistheid van de annuleringenwaarborgsommen. Risico die hierbij onstaat is dat de administratie niet het juiste/ volledige bedrag in rekening brengt bij de client. Oorzaak hiervan is dat er gekeken moet worden of de annulering voor 3 weken of na 3 weken is voldaan. Indien de annulering na 3 weken plaats vindt moet het volledig bedrag door de client betaald worden en als het voor 3 weken is moet er aandacht besteed worden aan de annuleringsvoorwaarden.



5. Onderverhuur en juistheid leegstand. Risico bij de onderverhuur is dat er geen omzet verantwoording is dus geen volledigheid van de omzet. Oorzaak hierbij is dat de reserveringsadministratie die verhuren niet registreert (zwarte verhuren). Maar om de juistheid van de leegstand te weten dient er controle te geschieden door personeelsleden die niet betrokken zijn bij de reservering en de receptieactiviteiten m.a.w. is de schoonmaak-afdeling, het beste om opgenoemd te worden. De schoonmaakafdeling heeft hierbij dan een registrerende functie bijgehad om de schoongemaakte bungalows te registreren wat betreft hun leegstand en compleetheid (of er geen schade of diefstal is gepleegd).

6. Schade en diefstal. Risico die hierbij naar voren komt is dat de dekking van deze risico van te voren al ingecalculeerd is in de waarborgsom. Oorzaak van dit is dat de volledigheid van de bungalow achteraf plaats vindt.

7. Termijnfacturering en de tijdigheid van de betalingen na resevering (dus ontvangsten voor Golfbungalow B.V.)

8. Fraude weekarrangementen. Risico hierbij is dat niet clienten gratis gebruik maken van de faciliteiten van golfbungalow. Oorzaak hiervan is dat er geen registratie plaats vindt tussen de niet clienten en clienten.

2.1.2 Exploitatie PlazacentrumExploitatie Plazacentrum is te typeren als een dienstverleningsbedrijf met doorstroom van eigen goederen en beschikbaarstelling van specifieke ruimte.


1. Onderverhuur. Risico hierbij is dat er geen omzet verantwoording is dus niet volledig zijn van de omzet. Oorzaak hierbij is dat de reserveringsadministratie die verhuren niet boekt (zwarte verhuren).

2. Onbetaald gebruik maken van de zalen/ juistheid leegstand van de zalen. Risico hierbij is dat de volledigheid van de opbrengsten niet volledig gaat zijn. Oorzaak hierbij is dat de zalen niet gesloten worden en dat er daarnaast niet tijdig gecontroleerd wordt wat betreft het gebruik van de zalen. Advies: Plazacentrum moet die zalen gesloten houden en de sleutels van de zalen moeten afgegeven worden bij de receptie nadat de gereserveerde zaal gebruikt is.

3. Specifieke afspraken (arrangementen). Risico hierbij is dat er voor één reservering meer dan één persoon is. Hierdoor zullen er conflict situatie’s onstaan tussen de clienten en reserverigsadministratie Oorzaak is dat er geen volledige functiescheiding is.

4. Onderscheid tussen binnenlopende clienten en weekarragementen huurders. Risico hierbij is dat de niet clienten tot diefstal/ overval kunnen overgaan. Oorzaak hiervan is dat er geen specifieke kenmerk is die de onderscheid aangeeft. Advies: Plazacentrum moet aan weekarrangementen huurders speciale kleuren kaarten afgeven die een bepaald betekenis moet hebben per kleur.

5. Verschuivingsgevaar van de prijzen na 3 maanden. Risico bij de verschuivingsgevaar van de prijzen na 3 maanden is dat de invoer van de prijzen niet juist worden gedaan door de administratieve medewerker en dat de juistheid



van de prijs niet (op de juiste wijze) gecontroleerd wordt. Oorzaak van het verschuivingsgevaar is dat er geen geautoriseerde procedures op schriftelijke basis zijn aangegeven door de directie voor de handeling. Het aangeven van de kortingen en prijzen kan trouwens ook door een software programma aangegeven worden. Indien er prijswijzigingen plaatsvinden dienen deze opgedate te worden.

6. Mensen die weggaan uit de restaurant zonder te betalen voor het gebruikte item. Risico is dat de opbrengsten minder zullen aangeven dan de gebruikte voorraad en dit kan een vertekend beeld geven. Oorzaak is dat er geen bewaker staat bij de deur die controleerd.

7. Contant geldverkeer. Risico hierbij is dat er valsgeld ontvangen kan worden en ook nog overval of diefstal. Oorzaak is dat er geen directierichtlijnen zijn opgenomen wat betreft valsgeld, diefstal of overval.

8. Planning m.b.t. de aankopen van de dagverse producten. Risico hierbij is dat er bij een specifieke leverancier duur aankopen gedaan worden met slechte kwaliteit en waarbij er korting verkregen wordt van de leverancier. Verder kan er meer aankopen gedaan worden dan de norm. Oorzaak hierbij is dat de

9. Betalingen van oproepkrachten. Risico hierbij is dat er een verschuivingstarief is qua loon/ vergoeding. Oorzaak is dat er geen procedures of richtlijnen zijn opgenomen.

10. Achteraf bijwerken van roosters wegens onderling ruilen van diensten. Risico hierbij is dat er tijdens het controleren van deze roosters onjuistheden zullen voorkomen en hierdoor het hele werk gestagneerd wordt. Oorzaak is dat er geen maatregelen zijn getroffen voor onvoorziene zaken.

2.1.3 Exploitatie golfbaanExploitatie golfbaan is te typeren als een dienstverleningsbedrijf met specifiek beschikbaarstellen van ruimte.


1. Onderscheid tussen binnenlopende clienten (niet- leden) en leden van de golfbaan. Risico is dat er onrechtmatig gebruikt gemaakt worden van de golfbaan. Oorzaak is dat er geen controle is van de niet – en clienten. De directie moet aangeven hoe deze moet gescheiden en verder ooknog hoeveel keer per dag.

2. Verschuivingsgevaar van de green- fee (prijzen) per persoon en per spelronde tijdens het week en het weekeinde

3. Contant geldverkeer. Risico hierbij is dat er valsgeld ontvangen kan worden en ook nog overval of diefstal. Oorzaak is dat er geen directierichtlijnen zijn opgenomen wat betreft valsgeld, diefstal of overval

4. Juistheid leegstand. Risico hierbij is dat alle bezettingen/ reserveringen nauwkeurig geregistreed dienen te worden. Indien er een foutieve registratie plaats vindt dan zal de maximale capaciteit minus de bezetting niet kloppen. Oorzaak in zo’n geval is dat er geen volledige controle wordt toegepast om de juistheid van de leegstand te weten.



5. De tijdigheid van de betalingen bij de Golfshop. Risico hierbij is dat de betalingen laat kunnen geschieden waardoor er niet maandelijk aangegeven kan worden hoeveel de exacte omzet is.

6. Fraude met lidmaatschapskaarten of de green- fee kaarten. Risico hierbij is de vervalsing en het meerder malen gebruiken van de green- feekaarten per persoon en per spelronde tijdens het week en het weekeinde. Oorzaak is dat er directierichtlijnen zijn wat betreft deze situatie.

7. Onderverhuur. Risico hierbij is dat er geen omzet verantwoording is dus niet volledig zijn van de omzet. Oorzaak hierbij is dat de reserveringsadministratie die verhuren niet boekt (zwarte verhuren).

8. Weeromstandigheden waarbij de Golfbaan gesloten is. Risico hierbij is minder opbrengsten. Oorzaak is dat er geen manieren zijn dat er toch gedeeltelijke opbrengsten zijn, zoals binnen golf.

2.1.4 GolfshopGolfshop is te typeren als een overige dienstverlening met handel, waaronder wij verkoop/ verhuur van eigen goederen krijgen.


1. Schade en diefstal van verhuurde golfattributen door clienten en personeel. Risico hierbij is dat de inventaris niet gaat kloppen met de afgegeven attributen minus verkochte attributen. Oorzaak is dat de clienten de attributen te duur vinden en dan vooroorzaken om te stelen en dat er geen volledige controle is waardoor het personeel kan stelen of laten stelen door andere (clienten).

2. Garantieperiode van 1 tot 5 jaar. Risico hierbij is dat een client met een bon kan komen waarop er nog garantie is en dat er geen gegevens te vinden zijn van die client en dat een client met een probleem komt over het gekochte attribuut die niet voorkomt op de garantielijst van die uitgevoerd kan worden. Oorzaak is dat er geen archief is waarbij alle clienten geregistreerd zijn met hun attribuut om te kunnen weten of hij wel in aanmerking kom voor de garantieservice en ook omdat er geen garantielijst wordt meegegeven aan de client, zodat de client weet wanneer hij mag aankloppen voor de garantieservice.

3. Prijswijzigingen. Risico hierbij is dat er veel fouten gemaakt kunnen worden tijdens het wijzigen van de prijzen. Oorzaak is dat er een toezicht, vanwege het feit dat er maar één medewerkster is.

4. Hoge prijzen. Risico hierbij is dat er onjuiste prijzen gehanteerd worden. Oorzaak hiervan is dat er tegen een te hoge prijs ingekocht wordt.

5. Contant geldverkeer. Risico hierbij is dat er valsgeld ontvangen kan worden en ook nog overval of diefstal. Oorzaak is dat er geen directierichtlijnen zijn opgenomen wat betreft valsgeld, diefstal of overval

6. Onvolledig verantwoording van de opbrengst. Risico hierbij is dat hierdoor de begrote omzet niet verantwoord wordt. Oorzaak is dat er geen risicoanalyse is gedaan ter voorkoming van zo’n situatie.



2.1.5 GolflessenGolflessen is te typeren als een overige dienstverleningsbedrijf.


1. Betalen van Pro’s over hun productifiteitRisico’s hierbij zijn dat

2. Contant geldverkeer tussen de clienten die les volgen en Pro’s. Risico hierbij is dat de clienten met valsgeld kunnen betalen, dat de Pro’s overvallen kunnen worden of dat er diefstal gepleegd kan worden. Oorzaak is dat er geen directierichtlijnen zijn opgenomen wat betreft valsgeld, diefstal of overval

3. Fraude bij aftrek van de aangeboden consupties met het lesgeld. Risico is dat er meer consumptie bonnen opgeteld kunnen worden voor aftrek van de lesgelden. Oorzaak is dat er geen limited is aangegeven voor de consumptie.

2.2 InformatievoorzieningIn deze paragraaf zullen wij het hebben over de management informatie systeem waarbij de directie periodiek (maandelijks) informatie ontvangt over een balans, resultatenrekening van een maand, zoveel mogelijk gerelateerd aan de begroting en de uitkomsten van het vorig jaar, alsmede een analyse van de verschillen. In deze rapportering zijn onder meer de volgende items opgenomen:

Omzet en brutomarge per soort bungalow aangezien de grootte, comfort, ligging, periode en seizoen.

Omzet en brutomarge van weekarrangementen % korting tov de omzet (huurprijzen) aan bepaalde groepen Aantal annuleringen die gelijk moet zijn aan de aantal creditfacturen. En hierbij ook de

opbrengst annuleringen. Aantal ongewenste gevallen zoals diefstal en schade; onbetaald weggaan uit de restaurant;

onbetaald weekarrangementen gebruiken; onderverhuur van de bungalows, plazacentrum, golfbaan, golfshop.

Gebruikmaking m.b.t. het gebruik van de softwarepakket. Informatie over de personeelsbezetting volgens de roosters per activiteit (stand, verloop en

verzuim). Betalingen m.b.t. de oproepkrachten en het overige personeel op maand basis. Het totaal bedrag van de contantgelden per activiteit. Lijst van de dagelijkse aankopen van de verse producten en het totaal bedrag dat

uitbesteed is. Verder ook hiervan de werkelijke afval en uitval t.o.v. de norm. Aankopen en inkopen van andere spullen zoals schoonmaakspullen, golfattributen. De aantal Pro’s die golflessen verzorgen en het aantal lerende mensen . De eventuele efficiency-, bezettings-, vooraad- en prijsverschillen die optreden op maand

basis. De aantal stortingen per activiteit. Ontwikkeling liquiditeitspositie. Ontwikkeling van de debiteurenstanden per activiteit. Lijst van de artikelen die een garantieperiode van 1 tot 5 jaar hebben. Op deze lijst moet er

per artikel specifiek aangegeven worden wat de garantieperiode is.



2.3 ICTIn deze paragraaf zullen wij het hebben over de automatisering van de onderneming m.a.w. de ICT van Recreatiepark B.V. Deze maakt gebruik van enkele centrale servers waarop een netwerk met werkstations is aangesloten op alle afdelingen, voorzien van een softwarepakket voor de financiele administratie en enkele daaraan gekoppelde standaard applicaties voor clientenbeheer, beheer van bungalows, reservering en facturering. Gericht op het waarborgen van de betrouwbaarheid en continuiteit van het gegevensverwerkend proces is een stelsel van interne controle geimplementeerd.

Gericht op de betrouwbaarheid worden de volgende instrumenten van interne controle onderkend: Functiescheiding tussen automatiseringsomgevingen of beheer, gebruikers en software

ontwikkeling Adequate systeemdocumentatie Adequate test- en acceptatieprocedures Adequate toegangsbeveiliging d.m.v. een op een competentietabel gebaseerd passwords en

user ids systeem die aansluit op de functiescheidingen Met de leverancier zijn afspraken gemaakt over service en vervangende apparatuur; De herstelprocedure wordt regelmatig getest; documentatie hardware en Softwaregeprogrammeerde controles (bestaanbaarheids- en waarschijnlijkheidscontroles,

sequence check) Invoercontroles Afdeling automatisering geplaatst onder de directie Nieuwe en gewijzigde programma’s worden pas in gebruik genomen na acceptatietest

namens gebruiker. Audit trail Netwerkbesturingssysteem en -controles Beveiliging van gevoelige gegevens m.b.v. encryptie;

Gericht op de continuiteit worden de volgende instrumenten van interne controle onderkend:Procedureel:

Adequate back up’s en recovery procedures

Fysiek: De computerruimte is afgesloten en beveiligd tegen calamiteiten; Back-ups worden bewaard in een brandvrije ruimte alsmede op een externe locatie; Bij datatransport tussen vestigingen en hoofdkantoor controletotalen meesturen; Beveiliging tegen virussen: stringente voorschriften tegen het gebruik van illegale

kopieën, gebruik maken van virusscanner met actuele virusdefinities en firewall; Noodstroomvoorziening; Dubbele server;

Controle invoer tarieven en prijzen De tarieven en standaardnormen voor de productie, alsmede de standaardkostprijzen en de verkoopprijzen worden ingevoerd in het tariefbestand. Hoofd administratie controleert de invoer met behulp van een invoerverslag dat wordt vergeleken met de door de directie geautoriseerde tarieven en verkoopprijzen. De integriteit van de bestanden (door middel van hashtotalen) wordt bewaakt door hoofd van de administratie.



3 Externe verslaggeving

Een vooroverleg heeft zich hier voorgedaan met de directie over de jaarrekening van het jaar 2009.

De afkoopsom namelijk 2 miljoen gaat gesplitsen worden in twee categorieën, nl:1) 0.4 miljoen als bate in 2009 en 2) 1.6 miljoen wordt gereserveerd als te zijn vooruit ontvangen bedragen. De 1.6 miljoen gaat geamotiseerd worden over de periode die nog moet komen. De posten huuropbrengsten en afkoopsom kunnen in de jaarrekening opgenomen worden als te zijn vooruit ontvangen bedragen en als huuropbrengsten.

Golfbungalow B.V. verhuurt een pand aan een derde door middel van een langlopend huurcontract dat eindigd op 31/12/2013 met een afkoopsom van €2000.000. De aanschafwaarde is €2000.000met een levensduur van 5 jaren. Afschrijving per jaar is van €400.000 (€2000.000/5). Deze €400.000 word opgenomen op de resultatenrekening. Hier vindt er geen agio of disagio plaats waardoor de waarde van de afkoopsom gelijk is aan de nominale waarde (geen armortisatie). Overigens wordt als alternatief ook toegestaan om lineaire amortisatie toe te passen bij het bepalen van de geamortiseerde kostprijs (RJ 290.418).

Het huren van een pand aan derden is niet toegestaan en lineaire afschrijving is ook niet toegestaan. Het volledige bedrag dient in een keer opgenomen op de resultatenrekening. De huuropbrengsten worden opgenomen onder rubriek nummer 8.

3.1 GarantiesBij garanties belooft de onderneming te voldoen aan een verplichting als de oorspronkelijke eigenaar deze verplichting niet nakomt.

Een voorziening in verband met verplichtingen dient uitsluitend te worden opgenomen indien op balansdatum aan de volgende voorwaarden wordt voldaan (RJ 252.201):

De rechtspersoon heeft een verplichting(in rechte afdwingbare of feitelijk) Het is waarschijnlijk dat voor de afwikkeling van die verplichting een uitstroom van

middelen noodzakkelijk is Er kan een betrouwbare schatting worden gemaakt van de omvang van de verplichting.

Er dient een voorziening gevormd te worden waarbij er een toeliching in de balans opgenomen moet worden, de journaalpost voor deze voorziening is:

Kosten dotatie (resultatenrekening)Aan Voorziening garantie



3.2 ReorganisatieEr is een reorganisatieplan door de directie in elkaar gezet om hierdoor het aantal medewerkers te verminderen naar 10 ervaren krachten en er komt een aanvulling van leerling medewerkers.Hieronder is er een schematisch overzicht over de kosten die worden gemaakt voor het reorganisatieplan:

Afvloeiingskosten medewerkers € 150,000.00Marketingskosten leerlingenstelsel € 30,000.00Opleidingskosten € 20,000.00Totale kosten € 200,000.00

In een reorganisatie voorziening dienen slechts die kosten te worden opgenomen die direct met de reorganisatie te maken hebben. Dus hiermee wordt bedoeld die kosten op te nemen die als gevolg van de reorganisatie noodzakelijk zijn en die niet in verband staan met de doorlopende activiteiten van de rechtspersoon (RJ 252.417).

Uit het reorganisatie plan mag alleen een voorziening gevormd worden met betrekking tot de afvloeiingskosten van de medewerkers. De voorziening gaat men opbouwen voor dat jaar waarin de reorganisatie zal plaatsvinden. De voorziening van € 200.000 die de directeur per balansdatum heeft opgenomen in de concept mag wel worden verwerkt in de jaarrekening van 2009 tenzij deze voorziening tijdig is doorgegeven en dient te geschieden voordat de datum van verklaring heeft plaatsgevonden.

Als de bungalows eigendom zijn van particulieren dient er in de jaarrekening de volgende informaties te geschieden:

Het verwerken van de bungalow contracten; deze valt onder de niet balans blijkende verplichting maar er dient wel een toelichting vermeld te worden onder overige gegevens.

De Bemiddelingsprovisie; In de toelichting aangeven hoeveel de percentage is.

Eigendom bungalowsAangezien de bungalows in het bezit is van derden zal men een voorzienings onderhoudskosten op na houden in de jaarrekening. Ook zullen de volgende aspecten aan de orde komen;

1. Liquide middelenDit gaat het geval zijn van contante stortingen en of betalingen

2. Vooruit betaalde bedragenDit gaat het geval zijn indien men een voorschot wil alvorens de bungalows aan derden verhuurt zal worden

3. OnderhoudskostenOnderhoudskosten zullen moeten worden opgenomen in de jaarrekening

4. DebiteurenZijn degene van wie wij geld moeten ontvangen. Indien een client het huurbedrag niet contant kan storten bied de bungalow de mogelijkheid dit in een later stadium te voldoen

5. Vooruit ontvangen bedragenDe post vooruit ontvangen bedragen zal op de balans voorkomen.

6. De contracten van de bungalows onder de niet balans blijkende verplichtingen7. Provisie(bemiddelingsprovisie): moet opgenomen zijn in de P & L en moet toegelicht

worden conform de afspraak met de particulieren.



4 Accountantscontrole

Voordat de accountant overstap naar de controle van de jaarrekening van Golfbungalow is het nodig om eerst een aantal zaken te overwegen. Deze zaken zijn nl:

1. Informatie verschaffen over de opdrachtgever; hij is degene die verantwoordelijk is voor het object van onderzoek en voor de informatie daarover

2. De integriteit van de client; het is voor de accountant van belang om te weten met wie hij zaken doet. Is de client integer en betrouwbaar dan kan de controle door gaan, maar als de client bezig is met fraude en witwassen moet de accountant direct een meldplicht doorgeven

3. De capaciteit van het kantoor wat betreft personeels-, materiële vaste activa4. Waarneming ter plaatse en verificatie; dit is nodig om kennis van de huishouding en haar

omgeving te vergaren5. De achtergrond van het bedrijf; hoe zit het de fuctiescheidingen binnen de afdelingen,

letten of er geen spoor van fraude aanwezig is.6. Het bepalen van de onafhankelijkheids risico; de accountant mag geen financiele belangen

hebben in zijn controleclient en ook geen familie of persoonlijke relaties, indien dit het geval is moeten deze vemeden worden

7. Het collegiaal overleg over de vaktechnische bezwaren; hier dient de accountant de reden aan te geven waarom hij de opdracht heeft teruggegeven

Indien de accountant bij het uitvoeren van een controle opdracht fraude op het spoor komt dient hij de volgende stappen te zetten:

Tabel 1: EscalatieladderRelevant begrip Actie1. Aanwijzing voor fraude bij de

uitvoering verrichten van verder onderzoek,

zodanig dat een hoge mate van zekerheid verkregen wordt over het al dan niet aanwezig zijn van fraude

2. In redelijkheid een vermoeden van fraude

schriftelijk op de hoogte stellen van de leiding van de huishouding

3. Onvoldoende redres teruggeven van de opdracht indien het fraude van materieel balang betreft

4. Teruggeven van de opdracht bij wettelijke controleopdracht

schriftelijke melding bij meldpunt



3.2 De aanknopingspuntenDe belangrijke aanknopingspunten per typologie die van belang zijn voor de controle op de volledigheid van de opbrengsten

Tabel 2: Typologie met aanknopingspuntenTypologie aanknopingspunt

1. beschikbaarstellen van specifieke ruimte

de beschikbare capaciteit de reserveringsopbrengsten

2. Dienstverlening leegstandscontrole controle op alle huurcontracten

3. Handelsonderneming periodiek een integrale inventarisatie

controle op de goederenbeweging(bv + ink- ev = verk)

De controle werkzaamheden van de opbrengsten geschiedt als volgt:1. Totale capaciteit- reservering administratie = leegstand2. Aantal huurders* huurprijs* aantal maanden= opbrengsten3. Opbrengsten van de green-fee kaarten = goederen beweging van het aantal quasi goederen4. Hoeveelheid green- fee kaarten * prijs= opbrengsten5. Hoeveelheid bestellingen= toename voorraad= toename ctediteuren (inkopen)6. Afname voorraad= kostprijs omzet (verkopen)7. Controle op de juistheid van de verkoop prijzen8. Het hanteren van doorlopende nummers9. Het gescheiden houden van de kasterminals

Bij de controle van de opbrengsten uit hoofde van de exploitatie van de bungalows komen de volgende risico’s aan de orde;

Prijzen en kortingen Incasso risico Fraude met de weekarrangementen Onderverhuur Schade en diefstal Omzetten zijn niet verantwoord Leegstandscontrole en verbandcontrole

De exploitatie van het plazacentrumHier komen de volgende aspecten aan de orde

- Zaalverhuur en- Het restaurant

De risico’s die hieraan gekoppeld zijn, zijn onder andere:

Onderverhuur (d.m.v contracten) Opbrengstverantwoording (hier gaat de capaciteit een rol spelen) De geregistreerde reserveringen De leegstaandscontrole



Onbetaald gebruik maken van de zalen Specifieke afspraken (arrangementen) Betaling lonen oproepkrachten Weg gaan zonder te betalen

De opbrengsten van de green-fee kaartenHier hebben we te maken met quasi goederen en de contributie die betaald dient te worden door de leden. De contributie die betaald moet wordt bijgehouden door middel van een standenregister bijgehouden

De attentiepunten die hier aan de orde komen zijn het volgende:1. Verschuivinggevaar en meerdere malen gebruik maken van de greenfee kaarten; 2. Fraude

In het geval van fraude zal men de volgende mitigerende maatregelen moeten toepassen nl:o Perforatie waarbij de datum duidelijk zichtbaar moet zijno de kaarten moeten qua vorm en kleur verschillen van elkaar

3. Onrechtmatig gebruik van de golfbaan In dit geval zal men de volgende maatregelen moeten treffen:

o Ingangscontrole en fiesieke controle4. Lidmaatschapkaarten

De lidmaatschap kaarten dienen voorzien te zijn van een foto en alle leden zijn verplichteen ID kaart over te leggen om zodoende de vervalsing van de kaarten tegen te gaan.

CrisisOm de teleurstellende omzet en resultaatcijfers te verbeteren zijn de volgende mogelijkheden van toepassing:

1. Er kan een goedkeurende accountantsverklaring worden gegeven met restricties. 2. Eigenvermogen hoger moet zijn dan de schulden.

Volgens de RJ mag er geen onderhoudsvoorziening getroffen worden, maar fiscaal mag dat wel.

Software pakketenEen nieuw softwarepakket voor de financiële administratie en de reserveringen houdt in dat men gaat moeten werken door middel van verbandcontrole.

De opbrengsten moeten overeenstemmen met het aantal reserveringen. Bij bovengenoemd softwarepakket zal men nagaan als de opbrengsten naar de juistheid en de volledigheid zijn ingevoerd. Dit zal men controleren door middel van de aantal facturen per reservering die doorlopend genummerd zijn. Als accountant zal je dan controle moeten uitoefenen op de volledige verantwoording van de opbrengsten.

De werkzaamheden die de accountant moet verrichten tot het overgaan naar een nieuw softwarepakket:

er dient een voorziening gevormd te worden er dient een vervangingsplan aanwezig te zijn



Lid van de golfbaanControle van de huurdebiteuren van de bungalows geschiedt alsvolg:

1. De controle dient aan de hand van een cijferbeoordeling te geschieden2. Op basis van de juistheid van de debiteuren3. Controle op alle huurbonnen

Indien iemand lid wordt van de golfbaan is er geen probleem, maar als het niet inherent is aan de bedrijvigheid dan dient men dit te negeren. Dit vanwege de onafhankelijkheidspositie van de accountant.

HuurdebiteurenDe huurdebiteuren van de bungalows worden alsvolgt gecontroleerd:

1. Cijferbeoordeling op basis van de juistheid en volledigheid, indien er afwijkingen zijn dienen deze verklaard te worden.

2. Afloopcontrole van de huurdebiteuren3. Ontstaanscontrole van de huurdebiteuren4. Beoordelen van de volwaardigheid van de debiteuren 5. Beoordelen van de ouderdom van de debiteuren6. Bepalen grondslag van eventuele voorziening van de debiteuren7. Bepalen van de voorziening



Conclusie

Nadat wij aan het einde van dit verslag zijn gekomen kunnen wij de volgende conclusies trekken van de verschillende afdelingen binnen het Recreatiepark B.V. waaraan er aandacht besteed moet worden. Deze zijn hieronder alsvolgt uitgewerkt per activiteit.

Exploitatie bungalows1. De reserveringen van de bungalows komen via het net of telefonisch binnen en de

prijsberekeningen geschiedt door middel van de reserveringssysteem, dit is van belang om zodoende fouten te voorkomen.

2. De gemaakte kosten voor vernielingen of vermissingen dient de huurder aansprakkelijk voor te zijn

3. Het uitvoeren van controle van de dagafschriften met betrekking tot de frequentie van de rekeningnummers. Wanneer er een bepaalde rekeningnummer in het systeem meerder malen voorkomt dient er aan de bel getrokken te worden

4. De gegeven kortingen dient aan de hand van de geautoriseerde rekenregel van de directeur te gebeuren

Exploitatie Plazacentrum

5. Bij leegstand dient het van het restaurant op slot te zijn en de sleutel behoort bij een bevoegde functionaris te zijn.

6. Bij het wijzigen van de prijzen in het systeem dient dit tijdig te gebeuren en in overleg met de directeur

7. Het beschikbaar stellen van een apparte ruimte voor de rokers8. Binnen de keuken afdeling dient er een functiescheiding plaats te vinden tussen de inkoper

en verkoper9. Er dient een cijferbeoordeling plaats te vinden op de afval en uitval met normen10. Voor de oproepkrachten dient er weekelijks een uren registratie te geschieden

De golfbaan11. Het herkenbaar maken van de green- fee kaarten voor de niet leden12. Het zoveel als mogelijk plaatsen van camera’s, deze voor de toezicht van de kasa13. Het aansprakkelijkheid stellen voor vernielingen

Golflessen14. Het opstellen van instructies voor Marshal voor het toezicht houden15. Het beheer en bijhouden van het aantal lesrooster door de reserverings administratie16. Inlevering van de betalingsbonnen met paraaf bij contante betaling 17. Het invullen van enquetes mbt de tevredenheidslessen



Bronvermelding

Voor het samenstellen van deze eindrapport zijn de volgende bronnen geraadpleegd:

Algemeen: Blackbord Inholland Opleidingen Suriname (periode 10) Internet (geen specifieke websites) (foto op titelpagina)

Syllabussen: Schrijf slimmer Studiehandleiding periode 10 Recreatiepark B.V.

Studieboeken: Hogeweg, R. (20043), Een Goed Rapport, ThiemeMeulenhoff: Utrecht/ Zutphen Epe, E. (20085), Jaarverslaggeving, Noordhoff Uitgevers: Groningen/ Houten Deckers, F (20075), Elementaire theorie Accountantscontrole, Wolters- Noordhoff:

Groningen/ Houten Brenda, W (20002), Succesvol studeren voor BIV/ AO, Pentagan Publishing: the art of

Studying Van Geffen, C e.a. (2010) , Handboek externe verslaggeving, Kluwer: Deloitte Wezeman, K e.a. (200720), Gronslagen Administratieve Organisatie, Wolters- Noordhoff:

Groningen/ Houten



Bijlagen:

Eindrapport

“Recreatiepark BV”

- Bijlage no 1: Organogram


Eindverslag

Documents

Transcript of Eindverslag