EEN NIEUW LOKAAL BESTUURGEMEENTE en OCMW

SINT-AMANDS

Klantendag Schaubroeck26 november 2015

Leen Lejon gemeentesecretaris

Aantal inwoners: 8.300Oppervlakte: 1.555 ha3 deelgemeentesLandelijk karakter

Sint-Amands

Gemeente en OCMW Sint-Amands

• Gemeenteraad: 19 leden• College: burgemeester en 5 schepenen• OCMW-raad: 9 leden• Vast Bureau: voorzitter en 2 raadsleden• Bijzonder Comité voor de sociale dienst:

voorzitter en 2 raadsleden • Totaal aantal personeelsleden: +/- 150 personen

(+/- 115 VTE)

Gemeente en OCMW Sint-Amands

• Locaties: • Gemeentehuis• Sporthal• Bibliotheek• Gemeentemagazijn (dienst werken en mobiliteit

en uitvoeringsdiensten) • OCMW, WZC, assistentiewoningen,

bejaardenwoningen op 1 site

Sinds 2009/2010 reeds een doorgedreven samenwerking op verschillende niveaus

• Beleid• Managementteam• Administratie (ondersteunende diensten)• Uitvoeringsdiensten

Samenwerking op beleidsniveau

• OCMW-voorzitter toegevoegd aan CBS• OCMW-voorzitter ook schepen voor welzijn• Bij de uitvoering van deze taken voorzien in

ondersteuning door administratief personeel OCMW

• Gezamenlijk beleidsplan• Nieuwe beleidsdomeinen op elkaar

afgestemd

Samenwerking op beleidsniveau

• Eén missie /visie

“Gemeente en OCMW willen kwaliteitsvolle,professionele en innovatieve organisaties zijn,

open en toegankelijk voor iedereen, met respect voor ieder individu

en zijn omgeving.”

Samenwerking op niveau managementteam en beleidcel

• Voorheen managementteam Gemeente (MAT) OCMW-secretaris toegevoegd

• Voorheen managementteam OCMW (MT)gemeentesecretaris toegevoegd

• Voorheen regelmatig gezamenlijke managementteams in kader van• Intern controlesysteem• BBC invoering 2013• Rechtspositieregeling• Inspiratienota

• Het laatste jaar één M-team gemeente en OCMW en één Beleidscelgemeente en OCMW

Samenwerking op niveau M-team

• SamenstellingGemeentesecretaris, OCMW-secretaris, financieel beheerder, burgemeester, OCMW-voorzitter

• DoelHet M-team behandelt onderwerpen op het vlak van operationeel management (= de directe, dagelijkse aansturing van het uitvoeren van de werkzaamheden).

Samenwerking op niveau beleidscel

• SamenstellingM-team + clusterverantwoordelijken van gemeente en OCMW (ICT en communicatie, leven, welzijn, ouderenzorg, vrije tijd, grondgebiedzaken)

• DoelDe beleidscel behandelt onderwerpen op het vlak van strategisch management (= het bestuderen hoe organisaties hun lange termijndoelen effectief en efficiënt kunnen realiseren, oftewel hoe ze hun strategie kunnen bepalen en implementeren).

Van een doorgedreven samenwerking naar een integratie

Personeelsdienst

• Samenwerking gestart bij opmaak RPR en AR• Functiebeschrijvingen en competentieprofielen• Uitwerking van een evaluatiesysteem• Gezamenlijke personeelsdag / nieuwjaarsfeest• Sinds juli 2015 één personeelsdienst voor

gemeente en OCMW in het gemeentehuis

Van een doorgedreven samenwerking naar een integratie

Financiële dienst

• Gedeelde financieel beheerder• Beleids- en beheerscyclus (instap 2013)• Vanaf januari 2016 één financiële dienst voor

gemeente en OCMW in het gemeentehuis

Van een doorgedreven samenwerking naar een integratieDienst communicatie

• Gemeentelijke dienst, waarvan ook het OCMW gebruik maakt

• Gezamenlijk nieuwe huisstijl ontwikkeld• OCMW geen afzonderlijke website, maar

geïntegreerd in de website van de gemeente• Gezamenlijk informatieblad (SAm!), infogids• Gezamenlijk personeelsblad (Sambtenaar)• Redactieraden bestaande uit zowel gemeente- als

OCMW-personeelsleden

Van een doorgedreven samenwerking naar een integratie

ICT-dienst

• Gedeelde deskundigen ICT• Gezamenlijke mailserver • Dezelfde softwareleverancier• Hardware, software, telefonie gezamenlijk aankoopbeleid

• Eén netwerk voor gemeente/OCMW (draadloze verbindingen tussen de verschillende sites / locaties)

• Vanaf januari 2016 één dienst ICT en communicatie in het gemeentehuis

INTEGRATIE gemeente en OCMWPrincipiële keuzes:

1. Gemeentehuis als administratief centrum van het nieuwe lokale bestuur – ook één gezamenlijk secretariaat

2. Sociaal huis (sociale dienst, thuiszorgdiensten, …)

3. Toekomstig functioneel organogram

4. Oprichting EVA (extern verzelfstandigd agentschap) voor het WZC en AW

15

16

Bijzonder Comité Sociale Dienst

College van Burgemeester en Schepenen

clusterLEVEN en WELZIJN

Gemeenteraad

clusterVRIJE TIJD

cluster GRONDGEBIED-

ZAKENsociale

zorgsamen-leving

burgerlijke stand /

bevolking

leef-omgeving

werken en mobiliteit

sport cultuur / toerisme / feestelijk-

heden

biblio-theek

stafmedewerker

secretaris

financieel beheerder directeur HRM-sociaal beleid

Leven Welzijn

Financiële Dienst / Patrimonium

Personeel en Organisatie / HRM

ICT en communicatie

EVA

WZC / GAW

INTEGRATIE gemeente en OCMWOPPORTUNITEITEN:

1. Bij pensionering of uitdiensttreding personeelslid bekijken of in kader van de integratie het personeelslid in die functie dient vervangen te worden

2. Bij pensionering of uitdiensttreding binnen het OCMW indien mogelijk de functie niet meer opnemen binnen de formatie van het OCMW dan wel reeds opnemen in de personeelsformatie van de gemeente zoals vb. stafmedewerker, ICT-deskundige, administratief medewerker onthaal en secretariaat

3. Gebruik maken van één “digitale” omgeving voor gemeente en OCMW samen (één platform voor digitale postregistratie, contacten, facturatie, vergaderen, notuleren, …)

17

ÉÉN DIGITALE OMGEVINGVOORDELEN:

1. Verschillende vergaderorganen in één omgeving (eNotulen): GR, OCMW-raad, college, vast bureau, bijzonder comité, M-team, beleidscel, beslissingen secretaris, clustervergaderingen, …

2. Agendapunten / beslissingen kunnen doorstromen van OCMW naar gemeente en omgekeerd en naar de verschillende vergaderorganen

3. Personeelsleden van gemeente werken ook voor het OCMW en omgekeerd. Zij moeten niet werken in twee verschillende omgevingen en de gebruikers dienen niet dubbel aangemaakt te worden.

4. Efficiënter werken voor de gezamenlijke ondersteunende diensten zoals personeelsdienst, financiële dienst, ICT en communicatie en ook het algemeen secretariaat van gemeente en OCMW

18

ÉÉN DIGITALE OMGEVINGVOORDELEN:

5. Alle diensten van gemeente en OCMW zijn diensten van het nieuwe lokale bestuur, sommige briefwisseling van gemeente moet gedeeld worden met diensten van het OCMW en omgekeerd (ePost)

6. Digitaal vergaderen (eNotulen) mogelijk ook voor de overkoepelende vergaderorganen waarvan de leden zowel uit gemeente- als OCMW-personeel bestaan zoals het M-team, de beleidscel, de clusters, de redactieraden, …

7. Enorme meerwaarde voor informatiedoorstroming en uitwisseling van gegevens

8. Aanzienlijk minder print- en papierverbruik

19

VOORWAARDEN om te kunnen slagen

• Overtuiging van de meerwaarde zowel bij beleid als bij het personeel

• Openstaan voor vernieuwing en verandering

• Respect voor en aanvaarden van verschillende organisatieculturen en erkennen van weerstand

• Duidelijk informeren en motiveren van het personeel

• Duidelijke afspraken maken

• Vertrouwen tussen beide partijen op verschillende niveaus

BOODSCHAP

• Geen opslorping maar een samenvoeging van gemeente en OCMW in een nieuw lokaal bestuur

• Samenwerken in één “digitale” omgeving • Wacht niet tot morgen … maar start reeds

met een pragmatische aanpak!• 1 + 1 = 3

EEN NIEUW LOKAAL BESTUURGEMEENTE en OCMW

SINT-AMANDS

22