Digitaal Vergaderen

Infodag 13 maart 2014

Agenda

• Werkgroep• Rol van projectleider VERA• Verloop procedure• eNotulen Schaubroeck• Demo• Implementatie Zaventem• Voordelen samenwerking• Opvolging / Verdere stappen• Vragen

Werkgroep

• VCS Luchthaven :– Machelen– Steenokkerzeel– Zaventem– Zemst– + Aarschot

• +/- 10 bijeenkomsten : bespreken functionaliteiten, puntenverdeling, overleg evaluatie scenario’s, onderhandelingen, overleg offertes, overleg BAFO, extra demo

• Samenstelling :– Secretarissen– Secretariaatsmedewerkers– IT verantwoordelijken– Mandatarissen

Rol van projectleider VERA

• Coördinatie van de werkgroep bijeenkomsten• Schrijven van het bestek• Opmaken van de functionaliteiten Excel• Beantwoorden vragen kandidaten• Faciliteren onderhandelingen• Administratieve afhandeling• Verdere opvolging na gunning

Verloop procedure

• Startvergadering• Demodag• Kandidaten• Bestek & Functionaliteitenlijst• Gunningscriteria• Ontvangst offertes• Onderhandelingen• Extra Demo Dag

17/12/2014 : Startvergadering

• Geen minimalistische invulling• Volwaardig digitaal vergaderen• Agendapunten digitaal stemmen van thuis uit• Meerdere types vergaderingen (CBS, gemeenteraad,

…)• Op voorhand verkenning van de markt

07/02/2013 : Demodag

• Demo diverse toepassingen in Machelen• Alle geïnteresseerde VCS besturen welkom• Leveranciers :

– CEVI/Logins– Remmicom– End2End Solutions– Schaubroeck– CIPAL -> Green Valley– Anaxis

26/06/2013 : Kandidaten

• Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking

• VERA als opdrachtencentrale• Nadruk op software die gekoppeld kan worden met

andere toepassingen• 12 Kandidaten : BCT (NL), Capgemini (NL), Circle Software,

Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Notubiz (NL), Remmicom, Schaubroeck, XenIT

04/07/2013 : Bestek en functionaliteitenlijst

• Excel bestand met alle mogelijke functionaliteiten• Master excel met punten op elk onderdeel (intern

gebruik)• Screen recording demo’s (7 scenario’s)• Prijzen a.h.v. 2 Fictieve besturen• Installatie bij het bestuur / hosted of cloud• Onderhandelingen met de 6 hoogst scorende

kandidaten

Gunningscriteria

• Prijs (35 punten)• Kwaliteit (65 punten)– Functionaliteiten (30)– Flexibiliteit (10)– Gebruiksvriendelijkheid (10)– Ondersteuning (10)– Kwaliteit van de initiële offerte (5)

21/08/2013 : Ontvangst offertes (1)

• 9 offertes : Circle Software, Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Remmicom, Schaubroeck, XenIT

• Verdeeld over leden werkgroep :– Elke offerte door minstens 2 personen

geëvalueerd– Elke persoon minstens 2 offertes– Niet de offerte van huisleverancier

• Gezamenlijk 1 screen recording scenario bekijken

21/08/2013 : Ontvangst offertes (2)

• Projectleider VERA :– leest alle offertes– focus op technische zaken (SLA, Projectaanpak,…)– functionaliteiten samenvoegen in master Excel– TCO berekening (2 fictieve besturen A en 10 B op 5

jaar)

25 – 26 – 27/09/2013 : Onderhandelingen

• 3 afvallers :– XenIT : Offerte onregelmatig– Net IT & Circle Software : Volledig mid-office systeem,

daardoor hoge prijs

• Andere leveranciers :– Overlopen functionaliteiten– Verduidelijkingen en ontbrekende informatie– BAFO– Discussies koppelingen met andere toepassingen

08/11/2013 : Extra Demo dag

• Screen recording demo’s zonder geluid en niet altijd even duidelijk

• Geen ruimte voor Live demo tijdens onderhandelingen• Toepassing gebruikt door hele organisatie :

gebruiksvriendelijkheid zeer belangrijk• Nieuwe evaluatie gebruiksvriendelijkheid : oorspronkelijke

puntenverdeling (10 punten) wordt vervangen door nieuwe• Na de demo kwam Schaubroeck als winnaar naar voor

GunningLeverancier TCO Prijs

35Kwaliteit

65Score100

Schaubroeck € 483826 25,50 61,05 86,55

Cronos € 706201 17,47 65,00 82,47

Remmicom € 713450 17,29 63,46 80,75

Green Valley € 563765 21,88 58,51 80,39

E2e € 352500 35,00 42,89 77,89

Logins € 508182 24,28 52,27 76,55

Opmerking : Hosted / Cloud

• In bestek expliciet gevraagd naar een hosted / cloud model• Staat nog in de kinderschoenen bij de leveranciers• Bij originele offerte had bijna niemand een uitgewerkte

oplossing• Alle leveranciers hadden tegen de BAFO een oplossing en prijs• Uiteindelijk niet meegenomen bij TCO• Nog net iets te vroeg, ongetwijfeld meer focus in de toekomst.

eNotulen Schaubroeck (1)

• Functionaliteiten : verliest punten door :– Ontbreken adviezen (gepland)– Nog niet op voorhand kunnen stemmen (gepland)– Doorzoeken van bijlagen (gepland)– Ontbreken van visums (gepland)– Koppelingen en integratie met toepassingen van derden

• Flexibiliteit : onder het gemiddelde. Interface nog niet aangepast aan touch apparaten. Ondertussen is deze functionaliteit beschikbaar

eNotulen Schaubroeck (2)

• Gebruiksvriendelijkheid : – Het hoogst gequoteerd– De logica en werking v/d toepassing duidelijkst

• Prijs : – Op 1 na goedkoopste oplossing– Voordelig, zowel voor groot als klein bestuur

Demo

Implementatie Zaventem

Erik Bergen, IT verantwoordelijke gemeente Zaventem

Praktische informatie

• Individuele offerte aanvraag bij Schaubroeck• Prijzen vergelijken met offertes fictieve besturen

• Contact :Koen Schepers0477-13 00 44ksc@schaubroeck.be

Voordelen samenwerking

Joke Bruggeman, Secretaris gemeente Zemst

• Tijdsinvestering• Kennisdeling• Geruststelling dat je niet alleen moet beslissen over

een groot dossier• Ervaringen m.b.t. implementatie uitwisselen

Opvolging / Verdere stappen

• Waken over de gemaakte afspraken / offerte• Koppelingen :– Bemiddeling tussen de leveranciers– Forfaitaire prijs onderhandelen– Ontwikkeling ten voordele van alle besturen in Vlaanderen– 2 dagen voorzien

• Discussieforum op www.virtuelecentrumsteden.be :– Delen ervaringen / issues– Toegang voor besturen die afnemen van het raamcontract

Vragen

Meer info

• Toegang tot alle documenten aangaande de aanbesteding op www.virtuelecentrumsteden.be

• Projectleider VERA :Hans Hubin016-30 85 21hans.hubin@vera.be