Rekenkamernotitie - Nieuws.nl · 2016. 7. 11. · Gemeenteraad Sittard-Geleen e College van B&W,...

Nazorgonderzoek op rekenkameronderzoeken “Behandeling Bezwaarschriften” en “Minder is Beter” 1

zaak_zaaknummer

zaak_id

bericht_nummer

bericht_id

Rekenkamernotitie REKENKAMER COMMISSIE SITTARD-GELEEN EN STEIN

Aan c.c.

Gemeenteraad Sittard-Geleen College van B&W, griffier, gemeentesecretaris, concerncontroller, accountant en voorlichter van de gemeente Sittard-Geleen

steller AJ Holman MAC

doorkiesnummer +31653757133

e-mail [email protected]

registratienummer

datum 21 juni 2016

van Rekenkamercommissie onderwerp Nazorgonderzoek op rekenkameronderzoeken

“Behandeling Bezwaarschriften” (2012) en “Minder is Beter” (2013)

Inhoud Aanleiding notitie ................................................................................................................... 3

Aanpak van het onderzoek .................................................................................................... 3

Wederhoor en nawoord ......................................................................................................... 4

Bevindingen op nazorgonderzoek ”Behandeling Bezwaarschriften” ...................................... 5

Samenvattende bevindingen nazorgonderzoek ”Behandeling Bezwaarschriften” ........... 8

Bevindingen op nazorgonderzoek ”Minder is Beter” ............................................................. 9

Samenvattende bevindingen nazorgonderzoek “Minder is Beter” ..................................11

Nieuwe aanbevelingen aan college en raad .........................................................................12

Bijlage 1: : Bestuurlijke samenvatting van conclusies en aanbevelingen rekenkameronderzoek Behandeling Bezwaarschriften 2012. ...............................................14

Bijlage 2: Bestuurlijke samenvatting van conclusies en aanbevelingen rekenkamer onderzoek “Minder is Beter” uit 2013. ...................................................................................15

Bijlage 3 Bestuurlijke reactie op de rekenkamernotitie ......................................................16


Aanleiding notitie

Onze rekenkamercommissie hecht er grote waarde aan dat door de raad overgenomen aanbevelingen uit rekenkameronderzoeken gevolgd en gemonitord worden. Daarom is een tweetal nazorgonderzoeken ten aanzien van de volgende onderzoeken van de voormalige rekenkamercommissie Sittard-Geleen: “Minder is beter” ( een onderzoek naar de begrotings- en verantwoordingscyclus binnen het veiligheidsbeleid) en “Behandeling bezwaarschriften” uitgevoerd. De raad besloot op 7 november 2012 naar aanleiding van het rekenkameronderzoek “Behandeling Bezwaarschriften”: 1. Tweejaarlijks onderzoek te doen naar de tevredenheid over de uitvoering van de bezwaarschriftenprocedure . 2. Via de P&C-stukken jaarlijks kennis te nemen van de tijdigheid van behandeling van bezwaarschriften en tweejaarlijks van het oordeel van de bezwaarmakers over het proces. 3. Aan artikel 18 van de Financiële Verordening gemeente Sittard-Geleen toe te voegen sub f: De klantgerichtheid van de bedrijfsvoering. De raad besloot op 3 oktober 2013 naar aanleiding van het onderzoek “Minder is Beter” het volgende: 1. In overleg met de commissie SWVB de gewenste maatschappelijke effecten op het terrein van veiligheid te definiëren

2. De overige conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie te verwerken in de vernieuwing van de beleids- en P&C-cyclus . Inmiddels zijn er twee respectievelijk drie jaar verstreken en doet de rekenkamer deze nazorgonderzoeken met het doel: Een beeld vormen van de doorgevoerde verbetermaatregelen (op basis van de besluiten van de raad) en de daarmee bereikte resultaten ten aanzien van de onderwerpen “Behandeling Bezwaarschriften en “Minder is Beter”

Aanpak van het onderzoek

Op 8 december 2015 heeft de Rekenkamercommissie Sittard-Geleen en Stein het college per brief gevraagd om documentatie te ontvangen waaruit blijkt op welke wijze opvolging is gegeven aan de raadsbesluiten die met betrekking tot de genoemde twee onderzoeken zijn genomen. Na toelichting op de nazorgonderzoeksvragen is op 4 en 17 februari de gevraagde informatie ontvangen. De rekenkamer heeft beperkt dossieronderzoek gedaan en op 23 maart 2016 interviews gehouden met de betrokken ambtenaren en portefeuillehouder. Nadrukkelijk wil de rekenkamer aangeven dat de nazorgonderzoeken geen nieuwe onderzoeken op de onderwerpen zijn, maar zich beperken tot de opvolging op de genomen raadsbesluiten. De rapportage van dit nazorgonderzoek wordt (na verwerking wederhoor) gelijktijdig aan college en raad toegezonden.


Wederhoor en nawoord

De rekenkamer wil op zorgvuldige wijze vormgeven aan het principe van bestuurlijk wederhoor en heeft op 10 mei 2016 haar rapport voor bestuurlijk wederhoor aangeboden aan het college van B&W. Gezien het feit dat er geen expliciet nieuw onderzoek heeft plaatsgevonden, maar alleen een nazorgonderzoek op basis van de twee voorgaande rekenkameronderzoeken, is het rapport gelijktijdig voor ambtelijk en bestuurlijk wederhoor ingezonden. Het college is daarbij verzocht om, indien er toch ambtelijk opmerkingen zijn die in het rapport verwerkt moeten worden voordat het rapport aan de raad wordt verzonden (feitelijke onjuistheden), deze punten expliciet te melden. Bij brief d.d. 31 mei 2016 heeft het college laten weten kennis genomen te hebben van het onderzoek en naar aanleiding daarvan geen opmerkingen te hebben. De reactie van het college is als bijlage 3 opgenomen bij deze rekenkamernotitie. Gezien de reactie van het college heeft de rekenkamercommissie afgezien van het formuleren van een nawoord.


Bevindingen op nazorgonderzoek ”Behandeling Bezwaarschriften”

Inhoud oorspronkelijk rekenkameronderzoek 2012 Naar aanleiding van de besprekingen van de jaarverslagen van de Commissie Bezwaarschriften in de commissie SWVB werd, na uitvoering van een audit, een verbetertraject ingezet gericht op het wegwerken van achterstanden en het op orde brengen van de bedrijfsvoering zodat geen nieuwe achterstanden meer zouden ontstaan en een klantvriendelijke werkwijze gewaarborgd kon worden. Dit alles heeft geresulteerd in een nieuwe aanpak, vastgelegd in de op 31 mei 2012 vastgestelde verordening. De rekenkamer besloot in 2012 alsnog onderzoek te doen omdat haar signalen bereikten dat er nog ontevredenheid was over de wijze waarop bezwaarschriften werden afgehandeld en omdat het onderwerp niet was meegenomen in de Monitoring klanttevredenheid dienstverlening Sittard-Geleen van april 2011. De belangrijkste conclusie uit het onderzoek was dat “ofschoon de raad heeft bepaald dat bij de behandeling van de bezwaarschriften het aspect van ‘klantvriendelijkheid’ relevant is, er geen informatie in de organisatie is hoe de bezwaarmakers over dit aspect oordelen.” Daarnaast had de rekenkamer opmerkingen over de analyse van bezwaarschriften ten behoeve van eventuele verbeteracties. De rekenkamer kwam tot een aantal aanbevelingen op het gebied van klantgerichtheid en periodieke rapportage over de tijdigheid van afhandeling en oordeel van bezwaarmakers over het proces. Voor de volledigheid wordt in bijlage 1 de bestuurlijke samenvatting van de conclusies en aanbevelingen uit het rapport weergegeven1. Raadsbesluit De raad besloot op 7 november 2012 naar aanleiding van het rekenkameronderzoek “Behandeling Bezwaarschriften”: 1. Tweejaarlijks onderzoek te doen naar de tevredenheid over de uitvoering van de bezwaarschriftenprocedure . 2. Via de P&C-stukken jaarlijks kennis te nemen van de tijdigheid van behandeling van bezwaarschriften en tweejaarlijks van het oordeel van de bezwaarmakers over het proces. 3. Aan artikel 18 van de Financiële Verordening gemeente Sittard-Geleen toe te voegen sub f: De klantgerichtheid van de bedrijfsvoering.

1 Bijlage 1: Bestuurlijke samenvatting van conclusies en aanbevelingen, rapport Behandeling

Bezwaarschriften, RKC Sittard-Geleen 2012


Onderzoek naar de opvolging van het raadsbesluit Per besluit staat de rekenkamer stil bij de geconstateerde opvolging: Ad 1: tweejaarlijks onderzoek Iedere 2 jaar wordt een burgeronderzoek gehouden, genaamd de Monitor Burgeronderzoek. De vragen met betrekking tot de afhandeling van bezwaarschriften zijn gekoppeld aan deze Monitor Burgeronderzoek. Laatstelijk in 2014, zijn burgers bevraagd over de afhandeling van bezwaarschriften. De vragen hebben betrekking op:

de deskundigheid van de behandelaar,

de wijze waarop de burger te woord wordt gestaan en

de tevredenheid van de wijze van afhandeling van het bezwaarschrift. De uitkomsten van het hele onderzoek zijn, na akkoord van de burgemeester, in een rapport gepubliceerd dat vervolgens ook openbaar is gemaakt. In de Monitor Burgeronderzoek 2014 werd het volgende over dit onderwerp gerapporteerd: “Van de respondenten zegt 7 procent het afgelopen jaar een bezwaarschrift te hebben ingediend. Hiervan is ongeveer één op de vier ( 27 procent) telefonisch benaderd voor bemiddeling na het indienen van een bezwaarschrift. Over dit telefonisch contact zijn vier stellingen voorgelegd. Met de stellingen “de ambtenaar heeft mij goed behandeld”is 61 procent het eens en met “de ambtenaar is deskundig “is 38 procent het eens. Tevreden met de uitkomst van het telefoongesprek is 29 procent en positief over contact met de overheid is 24 procent. Op de slotvraag over bezwaarschriften, of men over het algemeen tevreden is over de afhandeling heeft 42 procent instemmend geantwoord.”2 De rekenkamer concludeert dat formeel is voldaan aan het besluit van de raad. Wel wil de rekenkamer constateren dat de rapportage beperkt blijft tot de cijfermatige weergave van de feiten en dat er geen conclusies of aanbevelingen worden gekoppeld aan deze cijfers. Uit de interviews bleek hierbij dat er weinig capaciteit is om bevindingen te analyseren. In de primaire processen is wel ingebed dat continue getoetst wordt op tevredenheid, zoals in de keukentafelgesprekken in het kader van de WMO ( om bezwaarschriften te voorkomen), en ook bij de behandeling van bezwaarschriften achteraf. Ad 2: Via de P&C-stukken jaarlijks kennis te nemen van de tijdigheid en tweejaarlijks van het oordeel van de bezwaarmakers De tijdigheid van de afhandeling van bezwaarschriften komt jaarlijks aan de orde in het jaarverslag van de commissie bezwaarschriften. Dit jaarverslag wordt jaarlijks behandeld in de raadscommissie Handhaving, Openbare orde, Veiligheid en Algemene bestuurlijke zaken (HOVA). Daarnaast wordt wekelijks in het managementoverleg, aan de hand van wekelijkse overzichten, aandacht besteed aan de tijdige afdoening van de bezwaarschriften.

2 Bron: Burgermonitor 2014


Aanvullend wordt ambtelijk nog het volgende gemeld:

- Sinds enkele jaren wordt ook premediation toegepast. Voor het taakveld van de Algemene Kamer vindt premediation (lees: toelichting aan de burger op het reeds genomen besluit waartegen een bezwaarschrift is ingediend) tijdens de bezwaarprocedure plaats.Voor het taakveld van de Sociale Kamers vindt premediation (lees: uitleg en toelichting aan de burger op het nog te nemen primaire besluit) voor het nemen van het primaire besluit plaats.

- Sinds 2015 is voor de burgers de mogelijkheid geboden om een bezwaarschrift ook digitaal via DigiD in te dienen.

- In oktober 2015 is het jaarverslag commissie bezwaarschriften 2014 aan de orde geweest in de raadscommissie HOVA. De vragen die toen in de raadscommissie zijn gesteld met betrekking tot de behandeling van bezwaarschriften zijn door de burgemeester naar volle tevredenheid beantwoord. Daarbij is ook de toezegging gedaan om niet een keer per jaar, maar een keer per kwartaal informatie aan de Raad te verstrekken met betrekking tot de werkvoorraad bezwaarschriften en de afhandeltermijnen.

- Verder is mede op aandrang van de raadscommissie per 1 januari 2016 de Verordening commissie bezwaarschriften aangepast, in die zin dat de commissie nu ook bevoegd is tot het behandelen van de bezwaarschriften met betrekking tot de hulp bij het huishouden. Hierdoor worden ook deze bezwaarschriften aan een onafhankelijke commissie voorgelegd.

De rekenkamer constateert dat het tweede besluit van de raad is uitgevoerd. Ad 3. Aan de Financiële Verordening toe te voegen: De klantgerichtheid van de bedrijfsvoering. In praktijk heeft dit besluit van de raad niet geleid tot aanpassing van de Financiële Verordening. Er is wel vervolg gegeven aan de klantgerichtheid van de bedrijfsvoering. Aanleiding voor het onderzoek destijds was o.a. het ontbreken van gegevens over de klanttevredenheid van burgers die een bezwaarschrift hebben ingediend. Naast het meten van de klanttevredenheid in een 2 jaarlijks tevredenheidsonderzoek3, maakt het serieus nemen van de burger deel uit van het algemeen gemeentelijk beleid. Tevens maakt klantgerichtheid onderdeel uit van het dienstverleningsconcept. De bedrijfsvoering is hierop afgestemd. M.a.w.: ook al is de passage zoals vermeld bij punt 3 niet geland in de Financiële Verordening, dit laat onverlet dat de bedrijfsvoering daar wel op is ingericht. Dus aan de intentie van genoemde bepaling wordt wel voldaan. Uit de interviews bleek dat bovenstaande niet expliciet is teruggemeld aan de raad. Terugkoppeling aan de raad vindt uitsluitend plaats via de reguliere P&C cyclus en bij de behandeling van het jaarverslag van de commissie bezwaar in de commissie HOVA.

3 Tweejaarlijkse Monitor burgeronderzoek


Samenvattende bevindingen nazorgonderzoek ”Behandeling Bezwaarschriften”

1. Tweejaarlijks onderzoek te doen naar de tevredenheid over de uitvoering van de bezwaarschriftenprocedure . Aan dit raadsbesluit is formeel voldaan. Een kanttekening wordt geplaatst door de rekenkamer met betrekking tot de analyse van de cijfermatige bevindingen 2. Via de P&C-stukken jaarlijks kennis te nemen van de tijdigheid van behandeling van bezwaarschriften en tweejaarlijks van het oordeel van de bezwaarmakers over het proces. Dit raadsbesluit is volledig uitgevoerd. 3. Aan artikel 18 van de Financiële Verordening gemeente Sittard-Geleen toe te voegen sub f: De klantgerichtheid van de bedrijfsvoering. Dit raadsbesluit is formeel niet uitgevoerd. Aan de intentie van het besluit is voldaan; de rekenkamer plaatst kanttekeningen bij de terugkoppeling aan de raad.


Bevindingen op nazorgonderzoek ”Minder is Beter”

“Minder is Beter”.

Een onderzoek naar de werking van de begrotings- en verantwoordingscyclus van het

programma Veilige stad, waarin de burger zich thuis voelt .4

Inhoud oorspronkelijk rekenkameronderzoek 2013

De rekenkamercommissie heeft aan de hand van het programma ‘Veilige Stad’ in 2013

onderzocht in hoeverre de planning- en controlcyclus de kaderstellende en controlerende rol

van de gemeenteraad ondersteunt .

De conclusies van de rekenkamercommissie waren toen dat de stukken redelijk compleet

zijn, maar dat in de structurering en de procesgang verbeteringen mogelijk zijn. Zo werden

de effect-indicatoren, feitelijk het hoogste niveau van beleidsformulering, vooral

teruggevonden in het uitvoeringsplan. Daarnaast werd nog vaak in een begroting niet de

output, maar de input benoemd: bijvoorbeeld: ‘het voeren van overleg’ of ‘het opstellen van

een beleidsnota’.

Zonder heel forse inspanningen te moeten plegen, kan de cyclus worden verbeterd,

constateerde de rekenkamer. Bijna alle voorwaarden daarvoor waren al vervuld. Ze moesten

alleen voor een deel worden aangevuld en in een goede volgorde worden gezet.

Aanbevelingen:

1. Maak gebruik van de methodiek van resultaatgericht beleid ontwerpen. In de rapportage

over het ex ante onderzoek over het WMO beleid is ook min of meer in die richting

geadviseerd.

Een training voor beleidsmedewerkers en managers zou daarbij kunnen helpen waarbij het

waarschijnlijk het meest praktische is om die te richten op een nog op te stellen beleidsplan

en de daarmee opgedane ervaringen uit te breiden naar alle beleidsvelden. (Het college en

niet de raad heeft overigens daartoe de bevoegdheid). Om te zekeren dat de raadsleden de

juiste verwachtingen hebben van de opzet van een beleidsnota zou een beknopte training

voor raadsleden nuttig kunnen zijn.

2. Benut bij zware beleidsdocumenten het beschikbare instrument van bespreeknotitie om

vooraf al door de raad indicaties te geven over de inhoudelijke lijnen van het beleidsplan.

4 Rapport Minder is Beter, RKC S_G, juni 2013.


Raadsbesluit5

1. In overleg met de commissie SWVB de gewenste maatschappelijke effecten op het terrein

van veiligheid te definiëren

2. De overige conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie te verwerken in de

vernieuwing van de beleids- en P&C-cyclus

Voor de volledigheid wordt in bijlage 2 de bestuurlijke samenvatting van de conclusies en aanbevelingen uit het rapport weergegeven6

Onderzoek naar de opvolging van het raadsbesluit

De voortgang wordt ambtelijk als volgt gemeld:

2014 was het laatste jaar van de oude kadernota. Uw analyse7 heeft betrekking op de oude situatie. In 2014 zijn wij gestart met het opstellen van de nieuwe kadernota. De kadernota is gebaseerd op de kernthema’s Veiligheid van de VNG. Voor deze kadernota hebben wij vooraf input gevraagd van onze Raad. Zij konden in een themasessie dan wel gesprek aangeven welke thema’s zij van belang vonden voor de komende vier jaar. Er is een veiligheidsanalyse opgesteld op basis van de cijfers van Politie. Het regionale beleidsplan van de politie is tevens meegenomen bij het vaststellen van de prioriteiten. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een vijftal prioriteiten. Prioriteit wil zeggen dat aan deze thema’s extra aandacht wordt besteed omdat het thema’s zijn die een hoge impact hebben op het veiligheidsgevoel van onze inwoners. Extra aandacht betekent dus ook extra inzet van middelen en capaciteit van onze betrokken ketenpartners. Denk dan aan Politie, OM, Veiligheidshuis, welzijnswerk. De kadernota is vervolgens vastgesteld door de raad. Jaarlijks wordt een uitvoeringsplan opgesteld waarbij de belangrijkste thema’s worden uitgewerkt. Het uitvoeringsplan wordt vastgesteld door het College. De portefeuillehouder heeft de Cie HOVA toegezegd dat zij het uitvoeringsplan na vaststelling ter informatie ontvangen. De Cie krijgt de ruimte om in haar vergadering nog eens met de portefeuillehouder van de gedachten te wisselen over het uitvoeringsplan. Verder vindt twee keer per jaar een terugkoppeling naar de Cie plaats. In de terugkoppeling kijken we terug op de afgelopen periode en geven we aan wat we de komende periode gaan doen. Mocht de cie van mening zijn dat binnen de prioriteiten de accenten anders moeten liggen dan is daar ruimte voor. Per thema wordt de ambitie/streven ( bijvoorbeeld daling van het aantal woninginbraken met ..% t.o.v. van het voorgaande jaar) en de daarbij behorende maatregelen inclusief actoren vastgesteld. Naast de reguliere beschikbare middelen heeft team Openbare Orde en Veiligheid (OOV) de beschikking over een budget van €500.000,00 veiligheidsmiddelen. Dit bedrag wordt jaarlijks besteedt aan acties/maatregelen die bijdragen aan het vergroten van het veiligheidsgevoel van onze inwoners.

5Raadsbesluit 3 oktober 2013

6 Zie bijlage 2 bestuurlijke samenvatting rapport” Minder is Beter”

7 Bedoeld wordt het rekenkamer rapport Minder is Beter, Juni 2013


Samenvattende bevindingen nazorgonderzoek “Minder is Beter”

De rekenkamer concludeert met betrekking tot de uitvoering van de raadsbesluiten het

volgende:

- Besluit 1 : aan het besluit om in overleg met de commissie SWVB de gewenste

maatschappelijke effecten op het terrein van veiligheid te definiëren is volledig

voldaan.

- Besluit 2 : bij het verwerken van de overige aanbevelingen in de vernieuwing van de

beleids- en P&C-cyclus heeft de rekenkamer de volgende opmerkingen:

1. Resultaatgericht beleid ontwerpen als instrument wordt binnen het

veiligheidsdomein niet toegepast. Uit de interviews bleek dat er veel meer

wijkgericht beleid ontwikkeld wordt waarbij wel gestuurd wordt op resultaten met

betrekking tot de openbare orde en veiligheid.

2. De doelstelling om meer te sturen op basis van effectindicatoren is niet

opgevolgd: Het wordt veel belangrijker gevonden om gevoelens en

gebeurtenissen op te halen uit de wijk en daarop te handelen. Wel worden

ontwikkelingen vergeleken met andere gemeenten( met name Heerlen en

Maastricht.

3. Training van de raadsleden op het gebied van veiligheidsbeleid wordt niet

expliciet gedaan. Dit punt wordt opgepakt door werkbezoeken te organiseren

voor de raad aan bijvoorbeeld Brandweer en bedrijfsbezoeken zoals bij

Chemelot.


Nieuwe aanbevelingen aan college en raad

Dit onderzoek naar de opvolging van de rekenkameronderzoeken “Behandeling Bezwaarschriften” en “Minder is Beter” heeft de volgende nieuwe aanbevelingen aan college en raad opgeleverd:

In het algemeen constateert de rekenkamer dat de raadsbesluiten goed opgevolgd zijn. Wel kan geconstateerd worden dat veel zaken niet expliciet ( vlgs. de “letter van de wet”) maar veel meer impliciet zijn opgepakt. Veelal wordt het beleid uitgevoerd “in de geest van de wet”. De rekenkamer constateert dat de raad als geheel niet of nauwelijks geïnformeerd wordt hoe besluiten tot uitvoering zijn gebracht, buiten de reguliere P&C cyclus. Actief informeren zou de betrokkenheid van de raad kunnen vergroten. De rekenkamer komt tot de volgende nieuwe aanbeveling aan het college: In het kader van een actieve informatievoorziening is het aan te bevelen om het instrument raadsinformatiebrief periodiek (bijvoorbeeld 2 maal per jaar) te gebruiken om de raad te informeren over de voortgang van raadsbesluiten (daar waar in de besluiten aan het college expliciet opdrachten zijn meegegeven ).


Bijlagen


Bijlage 1: : Bestuurlijke samenvatting van conclusies en aanbevelingen rekenkameronderzoek Behandeling Bezwaarschriften 2012.

Conclusies (in volgorde van de onderzoeksvragen) 1. De respons is veel te laag om een duidelijke conclusie te kunnen trekken over de beoordeling van de burgers over de behandeling van hun bezwaarschrift. Aan het vermelde rapportcijfer kent de commissie dan ook geen waarde toe. 2. Ofschoon de raad heeft bepaald dat bij de behandeling van de bezwaarschriften het aspect van ‘klantvriendelijkheid’ relevant is, is er geen informatie in de organisatie hoe de bezwaarmakers over dit aspect oordelen. 3. De waardering van de bezwaarmakers is met name afhankelijk van hun ervaring of ze het gevoel hebben dat ze serieus worden genomen gevolgd door de sfeer op de hoorzitting. Die factoren zijn belangrijker dan de behandelduur. 4. Conclusie 3 lijkt een meer algemene geldigheid te hebben. Het gaat daarbij om de wijze van bejegening van de burgers / bedrijven. Het onderzoek over de Wabo liet ook de relevantie zien van het aspect ‘meedenken’ met de aanvrager van een vergunning. 5. De organisatie heeft zeer adequaat gereageerd op het heldere signaal van de raad op de onaanvaardbaarheid van de grote achterstanden. 6. Het verbeterplan zoals dat bij de audit in 2011 was gevoegd is op onderdelen uitgevoerd. Daar waar dat nog niet het geval is, is er een duidelijke en geheel acceptabele reden voor. Dus ook hier is de reactie zeer adequaat. 7. Er vindt geen periodieke analyse plaats van de bezwaarschriften op grond waarvan eventuele verbeteracties op zouden kunnen worden gebaseerd. Wel is het voornemen om periodiek overleg te organiseren tussen de vakafdelingen en de voorzitters van de commissie bezwaarschriften. Dit vindt de commissie een goed initiatief. Aanbevelingen (in volgorde van de conclusies) 1. Als de raad zijn wens, om de behandeling van de bezwaarschriften ook op een ‘klantgerichte’ manier uit te voeren, serieus neemt dan zou hij ook periodiek moeten worden geïnformeerd over de perceptie daarover van de klager. De rekenkamercommissie beveelt dan ook aan om in de periodieke metingen die door onderzoek en statistiek worden uitgevoerd dit onderdeel op te nemen, waarbij ook aandacht wordt besteed aan de verklarende factoren van het oordeel van de bezwaarmakers. 2. Behalve de aandacht voor de tijdigheid is het van belang om bij de behandeling van de bezwaarschriften expliciet aandacht te besteden aan de verwachting van de bezwaarmaker dat hij / zij zich serieus genomen voelt. De aandacht voor dit aspect zou verbreed moeten worden naar ook andere terreinen van gemeentelijke betrokkenheid. 3. Om te voorkomen dat na enige tijd de aandacht weer vermindert voor de wijze van afhandeling van de bezwaarschriften is het van belang dat de raad de vinger aan de pols houdt. Dat kan via de reguliere b&v-cyclus. Daarbij is van belang te rapporteren over 2 aspecten: de tijdigheid van de behandeling (jaarlijks) en het oordeel van de bezwaarmakers over het proces (bijvoorbeeld 2 jaarlijks). Dat zou voor de raad moeten volstaan.


Bijlage 2: Bestuurlijke samenvatting van conclusies en aanbevelingen rekenkamer onderzoek “Minder is Beter” uit 2013.

Conclusies (in volgorde van de onderzoeksvragen) 1. De samenhang tussen de ‘3 W-vragen’ bij het programma veiligheid kan als redelijk worden getypeerd. Dat houdt in dat er nog wel wat verbeterpotentie aanwezig is waardoor de transparantie voor de raad kan toenemen en de controlerende taak van de raad gemakkelijker wordt. 2. De nu nog beperkte functie van de controlerende rol wordt ondermeer veroorzaakt door de diffuse relatie tussen de beleidsteksten en de programmabladen en de wijze waarop doorgaans de beoogde resultaten worden beschreven: niet als resultaat maar heel vaak als een activiteit of proces. 3. De beleidsnota’s waarop het programma ‘veilige stad’ is gebaseerd is van voldoende kwaliteit. Deze kwaliteit kan, met minimale inspanningen, nog aanzienlijk toenemen als sommige elementen die nu in het uitvoeringsplan staan, maar in feite thuishoren in het beleidskader zelf, ook daarin zouden worden opgenomen. Dat zijn elementen die voor de kaderstellende en controlerende rol van de raad van belang zijn. 4. Er worden geen effect-indicatoren gebruikt in het beleidskader terwijl die voor de raad wel van belang zijn. In het uitvoeringsplan integrale veiligheid wordt uitbundig gebruikt gemaakt van beoogde maatschappelijke effecten al dan niet met bijbehorende indicatoren. 5. Het college heeft de raad voor wat de ontwikkeling van het integraal veiligheidsplan betreft goed in positie gebracht. Met behoud van deze positieve kwalificatie zijn er nog enkele mogelijkheden om die positie nog verder te verstevigen. 6. De afbakening tussen kadernota en het daarbij behorende uitvoeringsplan is onjuist. De raad wordt door de huidige opzet in de uitvoering van zijn kaderstellende en controlerende rol belemmerd. 7. De werking van de cyclus voor het veiligheidsprogramma kan nog beter. Er ontbreekt nu een systematische inhoudelijke en financiële analyse: hoe worden de inhoudelijke resultaten beoordeeld in relatie tot de kosten van het programma veiligheid? Aanbevelingen (in volgorde van de conclusies die tot een aanbeveling leiden) De conclusies 1 t/m 4 en 6 leiden tot de aanbeveling: 1. Maak gebruik van de methodiek van resultaatgericht beleid ontwerpen. In de rapportage over het ex ante onderzoek over het WMO beleid is ook min of meer in die richting geadviseerd. Een training voor beleidsmedewerkers en managers zou daarbij kunnen helpen waarbij het waarschijnlijk het meest praktische is om die te richten op een nog op te stellen beleidsplan en de daarmee opgedane ervaringen uit te breiden naar alle beleidsvelden. (Het college en niet de raad heeft overigens daartoe de bevoegdheid). Om te zekeren dat de raadsleden de juiste verwachtingen hebben van de opzet van een beleidsnota zou een beknopte training voor raadsleden nuttig kunnen zijn. Conclusie 5 leidt tot de aanbeveling: 2. Benut bij zware beleidsdocumenten het beschikbare instrument van bespreeknotitie om vooraf al door de raad indicaties te geven over de inhoudelijke lijnen van het beleidsplan. Als voorgaande aanbevelingen worden opgevolgd en uitgevoerd dan is de kans groter dat de raad gemakkelijker het college systematisch (op hoofdlijnen) kan beoordelen op de inhoudelijke en financiële resultaten van het programma veiligheid.


Bijlage 3 Bestuurlijke reactie op de rekenkamernotitie

Rekenkamernotitie - Nieuws.nl · 2016. 7. 11. · Gemeenteraad Sittard-Geleen e College van B&W,...

Documents

Transcript of Rekenkamernotitie - Nieuws.nl · 2016. 7. 11. · Gemeenteraad Sittard-Geleen e College van B&W,...