E-Team 20061

Gemeentelijkeimplementatie

GFOZaken

Corné Dekker, informatie-architect e-government

Drechtsteden Digitaal,

30 augustus 2006

E-Team 20062

E-government architectuur

E-Team 20063

Gegevensmagazijn

• bevat kopieën van gegevens uit backoffice-administraties

• gebaseerd op GFO-Basisgegevens

• basisregistraties: natuurlijke personen, niet-natuurlijke personen, adressen, gebouwde objecten, grond objecten, kadastrale objecten, medewerkers

• afspraken met bronhouders

• geometrie tbv kaartfunctionaliteit

E-Team 20064

Wat is een zaaktype ?

“een proces waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden”

er wordt momenteel geïnventariseerd welke zaaktypen (DSP-werkprocessen) de gemeente kent

E-Team 20065

Voorbeelden van zaaktypen

Geïnitieerd door burger of bedrijf:

• behandelen van een aanvraag vergunning

• verstrekken van een paspoort

• afhandelen van een melding of klacht

• verstrekken van informatie op aanvraag

Geïnitieerd door gemeente zelf:

• controleren van een café op naleven voorwaarden vergunning

E-Team 20066

Zaaktypen m.b.t. bouwvergunning

E-Team 20067

Wat is een zaak ?

“een samenhangende hoeveelheid werk waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden”

E-Team 20068

Voorbeelden van een zaak

Geïnitieerd door burger of bedrijf:

• behandelen van een aanvraag vergunning bedrijf X

• verstrekken van een paspoort mevrouw Y

• afhandelen van een melding of klacht klant Z

E-Team 20069

Reikwijdte GFO-Zaken

E-Team 200610

Reikwijdte implementatie

E-Team 200611

MOZAIEK

m id

o ffice

zaken

i nformatie

e n

k ennis

de naam voor het nieuwe systeem

waarmee Dordrecht gaat werken

E-Team 200612

Per zaaktype wordt vastgelegd

• welke afdeling is verantwoordelijk?• wie mag zaken inzien of behandelen?• welke statussen gaan we de aanvrager

terugmelden?• welke besluiten/beschikkingen zijn relevant?• wat zijn de mogelijke resultaten?• welke documenten zijn relevant of zelfs

verplicht?• welke kenmerken zijn relevant of verplicht?• aan welke registraties (personen, bedrijven,

adressen) kan of moet worden gekoppeld?• wat zijn de DSP-kenmerken?• checklist per status?

E-Team 200613

Checklist per statuswijziging

• behandelaar beantwoordt ja/nee vragen

• rechtmatigheid

• toepassing legt stappen minder dwingend op

• is je chef akkoord?

• is het advies van de Brandweer positief?

E-Team 200614

Verbeterde registraties

Bij elke statuswijziging en bij het afhandelen van een zaak wordt gecontroleerd:

• is het dossier compleet (bevat het dossier de verplichte documenten)?

• zijn de verplichte kenmerken ingevoerd?

• zijn de verplichte koppelingen (personen, bedrijven, adressen, etc) gelegd?

E-Team 200615

Voordelen

• van elke afgeronde zaak is het dossier altijd compleet

• van elke zaak is bekend welke personen, bedrijven, adressen het betreft

• voorbeeld m.b.t. handhaving: men krijgt inzicht in álle zaken (alle vergunningsaanvragen) m.b.t. een bepaald bedrijf, inclusief de bijbehorende dossiers (alle vergunningen)

• voorbeeld m.b.t. klantbeheer: mijnDordrecht.nl, straks: PIP

E-Team 200616

Taakbak

• het overzicht met zaaktypen en openstaande zaken wordt de taakbak genoemd (signalering nieuwe zaken en statuswijzigingen evt. via GroupWise)

• taakbak per zaaktype, niet persoonlijk• selecties mogelijk:

– bepaalde status– door medewerker in behandeling

genomen– door eerstelijns toegewezen– op basis van kenmerk

E-Team 200617

Taakbak

E-Team 200618

Zaak dossier

E-Team 200619

Locatie van een zaak

E-Team 200620

www.dordrecht.nl/zaakinfo (1)

E-Team 200621

www.dordrecht.nl/zaakinfo (2)

E-Team 200622

www.dordrecht.nl/zaakinfo (3)

E-Team 200623

vergunningen / bekendmakingen

E-Team 200624

vergunning

E-Team 200625

Monitor Kwaliteit

E-Team 200626

Inzoomen op organisatie-onderdeel

E-Team 200627

Inzoomen op product

E-Team 200628

Fasering zaken in de midoffice

Per kanaal:

• fase 1: webintakes(web intake systeem)

• fase 2: post/fax/email(functionaliteit Mozaiek)

• fase 3: balie/telefoon

E-Team 200629

Samengevat: de zaak centraal !

Ook als het proces nog niet in kaart is gebracht !

• management-informatie geeft op elk moment het totaal-overzicht m.b.t. álle zaken (CRM)

• management-informatie signaleert processen die aandacht behoeven (WFM)

Ook als er nog geen geautomatiseerde koppeling met de BO mogelijk is !

• geen extra werk, straks minder werk

E-Team 200630

Meer informatie

• www.dordrecht.nl/e-government• c.dekker@dordrecht.nl

E-Team 200631

Egem midoffice proces architectuur