ERP in de zorgsector

Automatisering van de back-office van het ziekenhuis op een bedrijfseconomisch verantwoorde

manier

Marc VAN UYTVEN, Directeur financiën en administratie, AZ Groeninge Kortrijk

Wouter HANSON, SAP Business Unit Manager xperthis

2

• Context

• Is er wel nood aan een ERP oplossing?

• Software-As-A-Service: (een deel van) het antwoord?

• Uitdagingen

Inhoud

3

• Back-office automatisering wordt als een kostenpost aanzien

• Goed werkende back-office processen worden als evidentie beschouwd

• Redenering vanuit een (grondige) business case ontbreekt nog te dikwijls

Context

(*) interne benchmarking 11 Vlaamse ziekenhuizen budget 2010

• IT budget in ziekenhuizen 2 à 2,5% (*)

• Tegenover 6 à 8% in andere sectoren

• Zware concurrentie voor ERP met medisch-technische IT investeringen

• ERP projecten

• Globale “Ownership” en helicoptervisie vanuit de business zijn cruciaal

• Nog teveel geinitieerd vanuit IT om de verkeerde redenen (einde maintenance, …)

4

• Gebrek aan maturiteit (*), vooral op logistiek vlak

• Expertise aan ziekenhuisbarema’s binnenhalen en -houden?

• Externe consultancy kampt veelal met nood aan sectorkennis

• Standaard ERP toepassingen zijn onbruikbaar in een ziekenhuiscontext

• Complexe (en dus dure) aanpassingen nodig

• Impact naar TCO en continuïteit

• ERP in een ziekenhuis is niet stand-alone (complexe interne en externe integraties, met apotheek, klinische logistiek, EPD, Tar/Fac, …)

• Opstarten van een ERP implementatie vergt in een opzet in eigen beheer een zware initiële investering:

• Aankoop licenties

• Infrastructuur (eigen of hosting)

• Opbouwen ondersteuningsorganisatie (eigen of uitbesteed)

Context

(*) studie Vlaams Instituut voor de Logistiek 2011

5

• Back-office processen in een ziekenhuis ZIJN complex en ZIJN kritisch voor een goede zorgverlening

• De scope qua behoeften is zeer breed en kan vergeleken worden met grote industriële bedrijven

• Toenemende behoefte aan diepgaande analytische boekhouding (vb. Forfaitarisering, …)

• Optimalisering patiëntenzorg trajecten heeft impact op supply chain en facility management

• REACH, milieunormen, patiëntveiligheid, … :toenemende aandacht voor Environment, Health & Safety

• Patiënt als klant: infrastructuur als visitekaartje, rol van facility management

Is er wel nood aan een ERP oplossing?

6

• Drempel van de initiële investering wordt sterk verlaagd

• Geen nood aan volledige interne organisatie (of externe consultancy)

• Investering in infrastructuur sterk beperkt

• Implementatie effort wordt beperkt wegens “best practice” concept

• Transparantie naar Total Cost of Ownership en continuiteit

• Vaste prijzen in functie van gebruikte processen

• All-in formule(licenties, upgrades, infrastructuur, support, …)

• Eigen medewerkers kunnen zich op hun job blijven concentreren

• Diensten zoals e-supply, document management worden “plug & play”

• Service Levels

• High performance / high availability komt binnen operationeel en budgetair bereik

Software-As-A-Service: (een deel van) het antwoord?

7

• ERP is geen toverdoos, change management is belangrijk om de bedrijfsprocessen vooraf in kaart te brengen:

• Centraal beheer master data

• Authorisaties

• End-2-end procesvoering

• Software-As-A-Service

• Moet de mogelijkheid blijven bieden om procesvarianten te faciliteren

• Service Levels worden geformaliseerd maar moeten gebaseerd zijn op duidelijke afspraken en wederzijdse verplichtingen

• Creëren van een context voor kennisdeling (en delen investeringskost) binnen de basis is essentieel

• ERP vereist maturiteit

• Kennis van de sector is noodzakelijk

• Opbouw van opleidingstrajecten in samenwerking met kennis-instituten

Lessons learned

8

Vragen?

Marc Van Uytven, Licentiaat Toegepaste Economische Wetenschappen, Licentiaat in de Medisch-

Sociale Wetenschappen en het Ziekenhuisbeleid, Master in Accountancy, marc.vanuytven@azgroeninge.be

Wouter Hanson, Licentiaat Toegepaste Economische Wetenschappen, Master of Management,

Master in Internal Audit, w.hanson@partezis.be