ERP проект АУЦА УСТАВ ПРОЕКТА...1 ERP проект АУЦА – Устав...

33
1 ERP проект АУЦА – Устав проекта ERP проект АУЦА УСТАВ ПРОЕКТА Сроки реализации проекта: Часть 1 – с 10 августа 2012 – по 15 февраля 2014 Часть 2 – с 15 февраля 2014 – по 10 июня 2015 Спонсор проекта и руководитель организации: Эндрю Вахтель, Президент АУЦА Руководитель программы: Свен Стаффорд, Директор офиса по развитию Менеджер проекта: Сания Батталова, Директор ИРТ Проект подготовлен: 10 января 2012 г. Проект согласован и утвержден : _______________ (Э.Вахтель) «_____» _________________ 2012 г.

Transcript of ERP проект АУЦА УСТАВ ПРОЕКТА...1 ERP проект АУЦА – Устав...

1

ERP проект АУЦА – Устав проекта

ERP проект АУЦА

УСТАВ ПРОЕКТА

Сроки реализации проекта: Часть 1 – с 10 августа 2012 – по 15 февраля 2014

Часть 2 – с 15 февраля 2014 – по 10 июня 2015

Спонсор проекта и руководитель организации: Эндрю Вахтель, Президент

АУЦА

Руководитель программы: Свен Стаффорд, Директор офиса по развитию

Менеджер проекта: Сания Батталова, Директор ИРТ

Проект подготовлен: 10 января 2012 г.

Проект согласован и утвержден : _______________ (Э.Вахтель)

«_____» _________________ 2012 г.

2

ERP проект АУЦА – Устав проекта

A. Общая информация

Название

проекта:

Автоматизация академических

процессов и процессов

управления в АУЦА

Краткое

название

проекта:

AUCA_ERP

Сфера

деятельност

и проекта:

Образвание

Организация:

Американский

университет в

Центральной

Азии

Проект

подготовлен:

Сания Батталова

Дата

представления

проекта:

Январь 2012

Контактная информация по проекту

Должностьпо

проекту

Персональная информация Телефон E-mail

Спонсор проекта

и руководитель

организации

Эндрю Вахтель – президент

АУЦА

+(996 312)

661094 [email protected]

Директор

проекта

Свен Стаффорд – директор по

развитию университета

+(996 312)

663309 [email protected]

Менеджер

проекта

Сания Батталова – директор

по информационным

ресурсам и технологиям

+(996 312)

661088 [email protected]

Технический

координатор

проекта,

системный

аналитик,

архитектор

Евгений Еремеев –

руководитель отдела РПОБД

ИРТ

+(996 312)

661088 [email protected]

3

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Участники

проекта (офисы,

департаменты)

Б.А. Турсункулова – вице-

президент по академическим

вопросам

Т.И. Султанов – вице-

президент по финансам

С.А. Ибраимова – вице-

президент по

административным вопросам

А. Кыргызбаева – директр

Учебного отдела

Г. Эсеналиева – Директор

центра кураторства и карьеры

Л.М. Лукашева – директор

офиса по приему

А. Аджибекова – главный

бухгалтер

Е. Комбарова – Директор ИТ

С.Н. Скляр – Руководитель

направления Математика и

Естественные науки

Другие участники

Главы департаметов,

программ и офисов

Офис-менеджеры

B. Краткая информация о проекте (Резюме)

Американский университет в Центральной Азии работает в направлении развития

всеобъемлющей инновационной базы для последующей интеграции информационных и

бизнес процессов и усовершенствования системы управления академическими

процессами, финансовыми потоками и человеческими ресурсами.

Существующая в университете система автоматизации финансовых процессов (АФП)

функционирует на базе двух программных продуктов: 1С Бухгалтерия (верися 7.7) и

специального программного обеспечения по расчету и начислению заработной

платы(программа АРИАДНА), что не обспечивает адектватной автоматизации и

интеграции (как внешей так и внутренней) между указанными системами. Данная

проблема требует внедрения новой, высокотехнологичной и современной системы учета

и отчетности финансовых потоков для расширения возможностей системы по подготовке

и производству необходимой аналитической базы современной системы высшего

образования.

Существующая финсовая система (ФС) требует обновления и полной интеграции ее

4

ERP проект АУЦА – Устав проекта

частей в соостветствии с современным технологическими требования к системоной

архитектуре и ее функциональности. Потребнсоть в замене существующей ФС

современной, высокотехнологичной, прогрессивной и технически обновленной

инфраструктурой с соостветствующими приложениями инициировало широкий круг

работ по изучению современных программных средств учета, финансирования,

планирования и анализа бизнес и академических процессов.

Другой важной проблемой является совершенно ограниченный уровень автоматизации

бизнес-процессов офиса по управлению человеческими ресурсами. Основанное на

применении приложенй MS Excel программное обеспечение не позволяет формировать

базы данных, которые могли бы быть интегрированы в общеуниверситетскую базу

данных, а также базы данных формируемых и управляемых финансовым офисом и

учебной частью универистета.

Отсутствие интереса к сотрудничеству с АУЦА производителей зарубежных ERP систем,

таких как Баннер, а также в виду наличия специфических требований ведения

финансовой отчетности, налогообложения и управления трудовыми ресрусами (в

соответствии с законодаельством КР), рассмотрена возможность внедрения в АУЦА новой

программы, адаптированной к нуждам постсоветсвих стран. Указанная система должна

содержать полностью обновленные модули финансовй отчетности и управления

человеческими ресурсамии и должна быть интегрирована со Студенческой базой данных

и программой по управлению академических офисов (собственная разработка

университета).

AУЦА провел большую работу по сбору информации о потребностях в программном

обеспечении для управления административными и финансовыми процессами в

университете. Составленный список требований, наряду с другими факторами, явился

основой для проведения сравнительной оценки программного обеспечения MS Dynamics

и 1С Предприятие, предлагаемых компаниями Microsoft и 1С. Программный продукт 1С

Предприятие был выбран как соответствующий потребностям АУЦА.

Для обеспечения автоматизации системы управления Университета в целом, наряду с

указанной выше программамой будет разработано специальное программное

обеспечение по управлению учебными и академическими процессами. Новая программа

объединит информационную базу и способы управления ключевыми офисами

университета (Учебная часть, офис по приему студентов, финансовый офис и офис по

управлению персоналом) и предоставит широкие возможности администрации

университета, его учебным подразделениям и офисам по формированию

информационной базы данных, а также по обеспечению безопасного доступа к

информации и системе представления необходимой отчетности.

Новое программное обеспечение предоставит широкие возможности для доступа и

управления персональной информацией для студентов, преподавателей и сотрудников

университета.

5

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Проект по автоматизации системы управления и академических процессов в

университете (ERP проект АУЦА) состоит из двух этапов и продлится в период с августа

2012 по июнь 2015.

Данный документ описыват процесс внедрения программного обеспечения по

автоматизации финансовой части и офиса по управлению персоналом, а также

разработки программного обеспечения по автоматизации академических процессов и

процессов управления в университете.

Настоящий документ включает в себя описание миссии, целей, задач, направлений

реализации проекта, а также рассматривает сроки его исполнения, методологию,

возможные допущения и риски, связанные с его реализацией. Документ будет

дополняться, изменяться и развиваться в течение всего срока деятельности по проекту,

пополняться необходимой информацией в соответствии с новыми требованиями на

каждом из этапов его реализации.

C. Цели и задачи проекта

1. Постановка проблемы

В настоящее время АУЦА располагает несколькими базами данных и программным

обеспечением, применяемыми в различных офисах: учебной части, офисе по приему

студентов, офисе по финансовой поддержке (программа разработана специалистами

АУЦА и носит название Academic Affairs Software (AAF). В то же время управление

финансами университета проводится с использованием коммерческого программного

обеспечения 1С Предприятие, версия 7.7 и программы по расчету заработной платы

АРИАДНА. Некоторые офисы и департаменты университета работают с собственными

автономными базами данных, не имеющих доступа и возможности обмена информации

с БД AAF и финансового офиса, которые в свою очередь имеют ограниченный уровень

интеграции друг с другом.

Система управления финансами и система начисления заработной платы представляют

собой два отдельных, не связанных между собой программных продукта, данные в

которых управляются по-отдельности. Это ограничивает расширение функциональных

возможностей, необходимых для сохранения конкурентоспособности на рынке высшего

образования и для удовлетворения образовательныой и общественных миссии АУЦА.

Для решения указанных выше проблем АУЦА планирует внедрить коммерческое

программное обеспечение для управления финансовой системой университета.

Предлагаемая к внедрению система обеспечит широкие возможности доступа с

поддержкой необходимых бизнес-процессов для студентов, преподавателей и

сотрудников и улучшит качество выполнения рабочих процессов и финансовых функций,

выполняемых АУЦА.

6

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Расширенные возможности взаимодействия с другими программными приложениями и

базами данных АУЦА (внутренними и внешними) обеспечат дополнительные

преимущества в обмене информацией, устранении избыточного ввода данных, а также

позволят улучшить бизнес-процессы в университете в целом.

Возможности новой версии 1С Предприятие позволят поддерживать все усилия,

направленные на реинжиниринг и совершенствование бизнес-процессов в университете.

Сокращение ручной выверки и обработки приведет к значительной экономии средств и

предоставления более гибкой и многофункциональной системы отчетности, а также

широкого доступа к личной информации для сотрудников и студентов АУЦА.

Программное обеспечение и база данных по управлению академическими процессами

(AAF) будет доработана и дополнена Студенческой информационной системой (SIS),

которая будет иметь программные и информационные связи с системой управления

финансами и офиса по управлению человеческими ресурсами. Студенты, преподаватели

и сотрудники получат доступ к академической и персональной инофрмации посредством

доступа к системе информационных порталов (студенческий портал, портал

преподавателей, административный портал, портал технической поддержки).

В ходе подготовки проекта были исследованы и протестирваны критические бизнес-

процессы и определены специальные требования ним, которые перечислены ниже:

Финансовая часть

1. Планы счетов бухгалтерского учета в соответствии с Международными

стандартами финансовой отчетности

Состав счетов, учет «от документа», организация аналитического, валютного,

количественного учета в соответствии с требованиям законодательства Кыргызстана и

требованиям учетной политики АУЦА.

2. Учет материально-производственных запасов, малоценных и

быстроизнашивающихся запасов, складской учет по методу средней себестоимости

и количественно-суммовому учету.

3. Учет торговых операций

4. Учет банковских и кассовых операций, учет курсовых разниц.

Учет движения наличных и безналичных денежных средств и валютных операций с

поддержкой ввода и печати платежных поручений, приходных и расходных кассовых

ордеров.

5. Учет расчетов с контрагентами и подотчетными лицами ((поставщиками,

покупателями, подотчетными лицами и контрагентами)

6. Учет основных средств, нематериальных активов(НМА), грантов и

грантодателейприобретеных как за счет средств Университета так и из других

источников(гранты, подарки).

7. Учет НДС и каскадного налога

8. Учет расчетов со студентами и анализ финансовой поддержки

Учет расчетов за платное обучение студентов, а также за другие услуги, оказываемые

7

ERP проект АУЦА – Устав проекта

АУЦА, оказание финансовой поддержки студенту, ведение договоров.

9. Бюджет

Управление бюджетом университета, отчетность, оценка, планирование

Кадры/Зарплата

1. Учет кадров и анализ кадрового состава

Личные данные работников,служебная информация.

Анализ кадрового состава

2. Трудовые отношения, кадровое делопроизводство

Штатное расписание с указанием тарифных ставок, надбавок, дополнительной

информации о штатных единицах.

3. Автоматизация набора кадров

Поддержка документирования и автоматизации процесса подбора и оценки кандидатов.

4. Учет заработной платы, кадровый учет

Учет движения персонала (по основному месту работы и по совместительству).

Начисление зарплаты работникам по окладу, трудовому соглашению, с учетом грантовых

средств и др. Исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов.

Управление академическими процессами и студенческая информационная

система (СИС)

1. Приемная комиссия и рекрутинг

Прием вступительных заявлений, ввод абитуриентов, ведение истории полученного ранее

образования, вступительные экзамены и их оценки, анализ и формирование

вступительного рейтинга абитуриентов, календари событий(вступительные экзамены,

консультации и т.д.), хранение электронных копий документов.

2. Учебная часть

Формирование личных файлов студентов, управление учебными планам, запись на

курсы, регистрация студентов и оценка курсов, эдвайзерство, формы, отчеты,

программный аудит, расписание, перевод кредит-часов, согласование, финансовый учет

договоров

2.1. Данные студентов

Ввод данных, составление индивидуальных и групповых учебных планов, отслеживание

академической активности студентов, выявление рисков отчисления, хранение

электронных копий документов, списки занятий и их оценок, выявление академической

успеваемости/рейтинга, выпуск студентов, отслеживание требований для выпуска

студентов, электронное затребование выдачи официальных документов(транскрипт,

справки и т.д.), анализ GPA, транскрипты и прочая отчетность.

2.2. Преподаваемые курсы

Управление перечнем курсов и их атрибутов, учет пре/ко реквизитов,

регистрация/отмена регистрации курсов, формирование расписания занятий, календари

событий(финальные экзамены и т.д.).

2.3. On-Line регистрация

On-Line регистрация студентов на зарегестрированные курсы, add/drop период,

8

ERP проект АУЦА – Устав проекта

блокирование/открытие/введение ограничений регистрации, выявление конфликтов

времени занятий, формирование и управление листами ожидания, обратная связь.

2.4. Эдвайзерство

Формирование и управление списками эдвайзеров, планирование встреч и консультаций,

календари событий, анализ и выявление студентов на которых необходимо обратить

особое внимание (аудит образования, не выполнение учебного плана), выявление

студентов для которых возможно отчисление.

3. Финансовая поддержка

Прием заявлений о предоставлении финансовой поддержки,

назначение/изменение/отзыв финансовой поддержки, критерии отбора и учет

предоставляемой финансовой поддержки, ведение истории предоставляемой

финансовой помощи, внутренние и внешние фонды, гранты, формы и приложения,

интеграция с БД учебной части.

4. Дистанционное образование и библиотека

Обновление модулей системы, интеграция со студенческой информационной системой,

финансовой системой и HR

Интеграция библиотечной системы с СИС, финансовой системой и системой контроля

управления доступом.

5. Центр дополнительного образования

Управление слушателями посещающими курсы центра дополнительного образования,

формирование учебных групп и расписания занятий, оценивание результатов обучения.

Учет, управление учебными курсами, управление слушателями, учет договоров,

формирование учебных групп, расписание занятий регистрация и оценка, скидки,

аналитические отчеты

6. Выпускники

Управление БД выпускников, отслеживание места работы выпускника, календари

событий, успехи и продвижения выпускников, учет помощи Университету, отчеты

7. Студенческаяе информационная система

Портальное решение по всем сервисам, доступным студентам в рамках академического

процесса и внеучебной деятельности. Доступ к файлам финансовой поддержки,

финсноввым документам. Он-лайн сервисы, формы, отчеты, документы

8. Управление преподавателями и сервисы

Распределение нагрузки, расчет FTE, оценивание. Портальное решение по всем сервисам

в рамках академического процесса, внеучебной деятельности, финансовой части,

трудоустройства, страховых взносов и др. платежей, отчисления и льгот. Он-лайн

сервисы, формы, отчеты, документы

В дополнение к изложенному, все остальные бизнес-процессы, связанные с указанными

выше будут модернизированны для улучшения эффективности и результативности

процессов административного управления.

* Развернутый список планируемых изменений прилагается. Список сформирован на

основании анализа данных, полученных в результате обобщения и анализа приоритетов,

выполненных с помощью программы Decision Director.

9

ERP проект АУЦА – Устав проекта

2. Цели и задачи проекта

Ниже представлен список целей и задач реализации проекта по внедренияю ERP

системы в АУЦА:

Содействие налаживанию взаимосвязи между офисами, департаментами и

административными службами АУЦА

Формирование и дальнейшее развитие аналитической системы

Повышение эффективности бизнес-процессов

Поддержка и развитие информационно-аналитической базы для приянтия

решений

Целенаправленная автоматизация и интеграция административных и

академических процессов

Повышение уровня управления изменениями и раскрытие потенциальных

возможностей университета

Усовершенствование и поддержка доступа к бизнес-данным и отчетности

Расширение возможностей доступа и использования бизнес-систем

3. Критические факторы, определяющие успех проекта

Следующие критические факторы определяют успех внедрения ERP проекта АУЦА:

• Четко определенные бизнес-процессы

• Активное вовлечение и лидерские позиции спонсора проекта и активное участие

департаментов и офисов всех уровней

• Отличный уровень коммуникаций всех участников проекта

• Утвержденная и эффективная методология реализации проекта

• Профессиональный подход в управлении изменениями, преодоление

"институциональной инерции"

• Адекватное обучение

• Эффективный вклад департаментов и офисов в определении потребностей в

автоматизации бизнес-процессов

• Полная и подробная документация по планированию проекта

• Непрерывные и эффективные методы внедрением проекта

• Реалистичные и адекватные ожидания от итогов реализации проекта

• Четко определенные требования и потребности

• Регулярный анализ и контроль качества исполнения проекта

Следующая ниже часть документа определяет логические, тактические и

стратегические факторы, которые оказывают влияние на успешную реализацию

проекта.

10

ERP проект АУЦА – Устав проекта

D. Допущения и предположения

Успешная реализация проекта возможна при следующих допущениях и

предположениях:

• АУЦА будет внедрять самые современные программные продукты, разработки и

технологические решения

• Все работы по улучшению и переработке существующих до начала реализации

проекта систем будут заморожены

• Проектные работы будут управляться посредством установленных и формализованных

методов управления

• Поект будет принят к безусловному исполнению на всех уровнях административного и

академического управления в АУЦА

• Административная поддержка проекту со стороны топ-администрации АУЦА будет

проводиться на всех этапах реализации проекта

• Все необходимые для реализации проекта ресурсы (человеческие, финансовые) будут

предоставлены в необходимом объеме

• Спонсор проекта, а также руководство проекта берет на себя обязанности по

своевременному и оперативному принятию решений

• Все участники проекта осведомлены о своих обязанностях и ответственности по

реализации проекта

• Рабочая группа по проекту имеет все полномочия по принятию оперативных

решений в рамках реализации проекта

Ключевые допущения Этап 1

Начинается 10 августа,

2012 г.

Срок внедрения – 15

августа 2013 г.

Окончание первого этапа

(18 месяцев) – 15 февраля

2014 г.

После-проектная

поддержка - 60 дней

АУЦА предоставляет

четыре специалиста (на

основании Договора) по

разработке

программного

обеспечения по проекту

начиная со сроков начала

этапа 1 и до окончания

данного этапа

АУЦА отвечает за

разработку и

предоставлени

Этап 2

Начинается 15 февраля,

2014 г.

Срок внедрения – 15

марта 2015 г.

Окончание второго

этапа (15 месяцев) - 15

июня 2015 г.

После-проектная

поддержка - 60 дней

АУЦА предоставляет

четыре специалиста (на

основании Договора) по

разработке

программного

обеспечения по проекту

начиная со сроков

начала этапа 2 и до

окончания данного

этапа

АУЦА отвечает за

разработку и

11

ERP проект АУЦА – Устав проекта

обучающих материалов

АУЦА отвечает за

предоставление ресурсов

по поддержке

разработки ПО и

тестированию системы в

полном объеме

АУЦА предоставит

данные и файлы для

конвертации в новую

систему по мере

необходимости

Определение объема

работ и предварительная

разработка следующего

этапа предполагается на

этом этапе.

предоставлени

обучающих материалов

АУЦА отвечает за

предоставление

ресурсов по поддержке

разработки ПО и

тестированию системы в

полном объеме

E. Описание проекта, область применения, основные этапы реализации и управления

проектом

1. Описание проекта

Американский университет в Центральной Азии выполняет комплекс работ, связанных с

реализацией проекта по замене существующей системы управления финансами и

финансовыми активами, а также управления человеческими ресурсами посредством

внедрения системы 1С Предприятие (версия 8). В дополнение и в комплексе с этим,

универистет выполнит замену устаревшего программного обеспечения и реализует новые

функции Студенческой информационной системы для управления академическими

процессами.

В целом обе системы будут включать реинжиниринг бизнес-процессов (как в

автоматическом, так и ручном режиме), а также разработку и внедрение интерфейсов для

заказчиков (администрация АУЦА, департаменты и отделы, студенты, преподаватели,

сотрудники) с целью улучшения услуг, предоставляемых университетом.

Описание работ, проводимых в рамках проекта, определяет перечень модулей и сервисов,

которые должны быть разработаны поставщиками программного обеспечения и

программистами АУЦА на первом и втором этапах внедрения ERP проекта, а также

конечных результатов, которые будут достигнуты.

Услуги по внедрению программного обеспечения включают в себя внедрение

определенных ранее модулей программы 1С Предприятие, в том числе переработку и

разработку документации для административных и академических бизнес-процессов

АУЦА.

Объем выполняемых в ходе проекта работ включает в себя перечень компонентов,

12

ERP проект АУЦА – Устав проекта

определяемых в период составления списка требований к программному обеспечению, и

проводимого в течение подготовки обсуждения, анализа и приоритезации требований к

программе (выполняется совместно с поставщиками и разработчиками программного

обеспечения).

Объем работ и требования, изложенные в настоящем документе основаны на

информации, подготовленной специалистами и рабочей группой по проекту АУЦА в

течение фазы подготовки требований к программному обеспечению. Данная информация

будет постоянно анализироваться и может быть дополнена поставщиками и

разработчиками программного обеспечения, имеющими высокий уровень

профессиональной квалификации.

Поставщики программного обеспечения определит принципы и условия внедрения

финансового модуля и модуля по управлению человеческими ресурсами программы 1С

Предприятие в соотвтетствии с требованиями, описанными в данном проектном

предложении, а также в соответствии с установленными стандартами по управлению

проектами и подготовке проектной документации проектов высокой степени сложности.

Разработчики программного обеспечения выполнят все запланированные задачи по всем

направлениям, описанным в данном документе и других проектных документах.

2. Содержание проекта

13

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Включенные в проект разработки и этапы их реализации

Этапы Этап I Этап II

Сроки

внедрения

15 августа 2013 г. 15 марта 2015

Модули План счетов

Мультивалютный учет

Финансовые операции

ТМЦ, МБП. Складской

учет.Учет

торговых/банковских/кассовых

операций

Основные средства и НМА

Налоговый учет

Гранты

Расчеты со студентами

Бюджет и ежемесячные

операции

Зарплата и кадры:

Учет кадров и анализ

кадрового состава

Учет заработной платы,

кадровый учет

База данных по управлению

академическими процессами

Учебная часть: данные

студентов, учебные курсы,

регистрация

Студенческая

информационная система

Управление активами

Офис по приему и финансовая

поддержка

Эдвайзерство

Командировочные расходы

Управление и интеграция

системы по работе с

выпускниками

Интеграция системы

дистанционного обучения и

базы данных библиотеки

Управление и интеграция

системы дополнительного

образования

Интгерация всех модулей

системы

Дополнительн

ые функции

Генерирование собственных

форм

Отчетность История переходов

(остатки вперед плюс один год,

где это возможно)

Планировение бюджетной

нагрузки

Доступ к поисковой системе,

система безопасности

Customer Identification interface

(CIIPS)

Интерфейс офиса по

управлению человеческими

ресурсами

Интеграция ПО и БД

финансового офиса и офиса по

управлению человеческими

Согласование и утверждение

рабочих процессов

Система отчетности

История преобразований

Расширенная интеграция

порталов

Студенческий и

преподавательский порталы

Портальные интерфейсы

14

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Включенные в проект разработки и этапы их реализации

ресурсами

Включенные в проект разработки и этапы их реализации

Финансовая часть

Реализуемые бизнес-процессы – Этап 1

План счетов

Дизайн

Реализация счетов

Установление атрибутов счетов, назначение аналитик

Мультивалютный учет

Перечень валют и средств на счетах в любой валюте определенной в перечне,

кассы с любой валютой, автоматический расчет курсовых разниц, конвертация

валют

Учет монетарных и немонетарных счетов

Поддержка работы мультивалютных расчетных счетов

Финансовые операции

Определение бухгалтерских проводок (первоначальные, корректировки,

реверсирование, распределение, формы)

Разработка необходимых форм документов

Реализация учета от документа

ТМЦ, МБП. Складской учет.

Реализация учета ТМЦ, МБП по методу средневзвешенной себестоимости.

Учет МБП забалансом.

Разработка количественно-суммового учета на складах

Разработка механизхмов инвентаризации.

Учет операций по движениям ТМЦ, МБП

Просмотр истории операций за любой интервал времени(С момента ввода

остатков)

Учет торговых/банковских/кассовых операций

Учет поступления и выбытия(реализации) товаров и услуг

Учет движения наличных и безналичных средств

Мультивалютный учет

Операции по расчетам с поставщиками, покупателями, подотчетными

лицами

Ввод и печать необходимых документов(платежные поручения, приходные

и расходные ордера и т.д.)

Кассовая/Банкоская книга

Расчеты, взаиморасчеты, детализация и анализ

15

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Основные средства и НМА

Учет основных средств и НМА

Поступление и выбытие основных средств

Начисление износа

Инвентаризация

Перемещения основных средств

Учет местонахождения и материально отвественных лиц

Налоговый учет

Учет НДС и каскадного налога

Расчет налоговых сборов

Налоговый учет основных средств

Формирование реестров и регламентных отчетов

Налоговые отчеты

Поддержка выгрузки форм в электронном виде

Гранты

Поступление и расход, учет, анализ грантовых средств и связь их с бюджетом

Учет грантовых основных средств, работа с грантами и отражение операций по

расходу грантов.

Контроль использования грантов

Перераспределение грантов

Расчеты со студентами

Финансовые операции и подотчет студентов

Учет студентов по направлениям, курсам обучения

Ведение договоров студентов

Перемещения студентов(с департамента и т.д.)

Плата студентом за обучение

Учет предоставления финансовой поддержки: АУЦА или грантодатель

Дополнительные начисления за платные курсы

Анализ оплат студентов и финансовой поддержки

Постепенное признание дохода от оплаты студентов за обучение

Автоматический учет отчисленных студентов, студентов в академических отпусках

Автоматическое доначисление/сторнирование доходов

Анализ корректности начислений(в том числе при корректировке договора

студента)

Возврат оплаченных сумм

Бюджет

Формирование проекта бюджета

Гибкость и настраиваемость

Бюджетная нагрузка; доходные и расходные статьи

Исполнение и управление бюджетом

Учет кассовых и некассовых операций по работе с бюджетом

16

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Корректировка бюджета через бухгалтерские проводки

Автоматический бюджетный контроль

Регламентированные отчеты

Ежемесячные операции

Регламентные операции выполняемые по окончании месяца

Автоматический сбор мелких сумм на счетах

Выставление долгов за обучение

Начисление износа

Переоценка валют

Прочее

Отчетность

Замена необходимых существующих финансовых отчетов, находящихся в процессе

исполнения

Набор стандартных отчетов позволяющих анализировать данные по остаткам,

оборотам счетов и по проводкам в самых различных разрезах

Обязательные (регламентированные) отчеты, предназначенные для представления

сотрудникам и администрации Университета, контролирующим государственным

органам, включая формы бухгалтерской отчетности, налоговые декларации,

отчеты для органов статистики и государственных фондов.

Представление отчетов в электронном виде.

Система безопасности

Настройки

Техническое обслуживание процессов

Предоставление прав доступа как группам так отдельным пользователям.

Администрирование работы пользователей

Аудиторский след(контроль выполняемых изменений)

Интеграция

Финансовый портал, возможность получить доступ On-line

Управление активами

Реализуемые бизнес-процессы – Этап II

Запись и управление активами

Инвентаризация

Автоматизация записи активов хозяйственной части и приобретаемых активов Автоматический расчет амортизации с заданными пользователем правилами

методологией и частотой Создание / конвертация данных по месту инвентаризации Интерфейс с главной книгой, кредиторская задолженность, закупки Преобразование баланса с конвертацией по накопленной амортизации

Отчетность

Замена существующих отчетов по активам в случае необходимости

17

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Система безопасности

Настройки

Техническое обслуживание процессов

Интеграция

Интеграция с финансовым порталом

Кадры/Зарплата

Реализуемые бизнес-процессы – Этап 1

Учет кадров и анализ кадрового состава

Установление различных категорий сотрудников.

Управление позициями штатного расписания

Заявление на отпуск - перерыв отчетности с маршрутизацией и утверждение

Годовое планирование

Учет рабочего времени и возможность отслеживания сотрудников по времени,

отчетность и планирование времени в одном приложении.

Система управления отпусками, праздники, виды отусков и т.п.Управление

штатным расписанием (формирование штатного расписания, ресурсы, аттрибуты,

права и обязанности) Механизмы работы Full/Part time

Био-демографическая база данных

Служебная информация (подразделение, должность и т.д.)

Продвижения по службе

Учет надбавок

Кадровое делопроизводство, включая унифициорованные формы

Прием на работу, он-лайн формы приема на работу

Учет работчего времени работы по проектам

Учет заработной платы, кадровый учет

Учет движения сотрудников

Учет совместителей

Начисление зарплаты по окладу на основании кредит часов

Начисление зарплаты по трудовым договором

Начисление зарплаты с учетом грантовых средств

Отображение по видам начислений

Учет больничных листков, отпусков, командировок Автоматическое начисление налогов и сборов

Учет дополнительных надбавок и налогов

Регламентированные и стандартные формы отчетов

Система безопасности

Настройки

Техническое обслуживание процессов

Предоставление прав доступа как группам так отдельным пользователям.

Администрирование работы пользователей

18

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Аудиторский след(контроль выполняемых изменений)

Интеграция

Тесная интеграция с финансовой частью, разрабатывается как единая финансовая

система

Финансовый портал, возможность получить доступ On-line

База данных по управлению академическими процессами и Студенческая

информационная система (СИС)

Реализуемые бизнес-процессы – Этап 1

Формирование основных элементов системы

Мультиязычная поддержка

Управление процессами движения абитуриента,

Зачисление в студенты,

Формирование личных файлов студентов с момента подачи заявления, сдачи

вступительных экзаменов, зачисления, до окончанияУниверситета,

Хранение электронных копий документов

Учет академических отпусков, испытательных периодов,

отчислений/восстановлений

Управление учебными планами – управление курсами и программами,

включая разработки новых курсов, утверждение и реализацию курсов и

программ

Запись на курсы, регистрация студентов и оценка курсов

Формирование учебных планов студентов

Перевод курсов (кредит-часов) полученных в других универсистетах, связь

переведенных курсов с курсами/оценками преподаваемыми в Университете.

Согласование и разрешение, заполнение зачетно-экзаменационных ведомостей

и планирование

Отслеживание требования для выпуска студентов

Выявления рисков отчисления

Учет (средства финансового планирование, учет пользователей, счета на

оплату)

Программный аудит

Расписание занятий

Учет договоров студентов (тесная интеграция с финансовой частью)

Система безопасности

Настройки

Техническое обслуживание процессов

Предоставление прав доступа как группам так отдельным пользователям.

Администрирование работы пользователей

Аудиторский след(контроль выполняемых изменений)

Интеграция

19

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Интеграция с финансовой частью

Портальное решение для абитуриентов/студентов (СИС)

Офис по приему и финансовая поддержка

Реализуемые бизнес-процессы – Этап 1/2

Внутреннеи и внешние фонды, гранты, финансовая поддержка

Приемная документация, формы и приложения

Доступ к данным академической успеваемости студента

История академических успехов и персональная информация

Средства оценки абитуриента и студента

Критерии отбора и отбор кандидатов

Учет предоставляемой финансовой поддержки в различных разрезах

Система безопасности

Настройки

Техническое обслуживание процессов

Предоставление прав доступа как группам так отдельным пользователям.

Администрирование работы пользователей

Аудиторский след(контроль выполняемых изменений)

Интеграция

Тестная интеграция с финансовой частью

Портальное решение

Эдвайзерство

Реализуемые бизнес-процессы – Этап II

Управление списками эдвайзеров

Планирование встреч/консультаций

Механизмы вычисления студентов, не выполняющих программу обучения, аудит

образования)

Аналитические отчеты

Система безопасности

Настройки

Техническое обслуживание процессов

Предоставление прав доступа как группам так отдельным пользователям.

Администрирование работы пользователей

Аудиторский след(контроль выполняемых изменений)

Интеграция

Портал преподавателей и эдвайзеров, связь с СИС

20

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Управление и интеграция системы по работе с выпускниками

Реализуемые бизнес-процессы – Этап II

Доработка и обновление модулей системы и интеграция с базой данных учебной

части

Интеграция с финансовой системой.

Ввод информации об успехах и продвижении выпускников по карьерной лестнице

Учет помощи выпускников Университету

Ввод дополнительной информации о выпускнике

Аналитические отчеты

Система безопасности

Настройки

Техническое обслуживание процессов

Предоставление прав доступа как группам так отдельным пользователям.

Администрирование работы пользователей

Аудиторский след (контроль выполняемых изменений)

Интеграция

Портал выпускников и его интеграция с БД по управлению академическими

процессами и СИС

Управление и интеграция системы дополнительного образования

Реализуемые бизнес-процессы – Этап II

Учет как студентов АУЦА, так и сторонних лиц проходящих обучение в

Центре Дополнительного Образования

Управление учебными курсами

Учет договоров

Запись на курсы, регистрация и оценка курсов

Учет слушателей, формирование счетов на оплату

Учет скидок на обучение

Аналитические отчеты

Система безопасности

Настройки

Техническое обслуживание процессов

Предоставление прав доступа как группам так отдельным пользователям.

Администрирование работы пользователей

Аудиторский след(контроль выполняемых изменений)

Интеграция

Финансовая система

База данных по управлению академическими процессами и Студенческая

информационная система

21

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Интеграция системы дистанционного обучения и базы данных библиотеки

Реализуемые бизнес-процессы – Этап II

Доработка и обновление модулей системы дистанционного образования, интеграция

с СИС, финансовой системой и HR

Разработка и интеграция библиотечной системы с финансовой системой и

студенческой информационной системой.

Безопасность

Настройки

Техническое обслуживание процессов

Интеграция

Портал интегрированный со студенческой информационной системой, финансовой и

HR системами

Интеграция всех модулей системы

Реализуемые бизнес процессы – Этап II

Интеграция всех модулей ERP системы

Резюме: Основные этапы управления проектом и ожидаемые результаты

No. Этап/ Деятельность Дата

Этап I – Финансовая часть, Зарплата и кадры,

Управление академическими процессами и

студенческая информационная система

1 Планирование и дизайн

10 августа, 2012 – 10

ноября 2012

2 Разработка и модульное тестирование 15 ноября 2012 – 15

июня 2013

3 Тестирование на разных платформах и

Интеграционное тестирование

15 июня 2013 – 15

августа 2013

4 Приемочные испытания и обучение 30 августа 2013 – 30

октября 2013

5 Техническая поддержка

30 октября 2013 - 15

декабря 2013

6 Исправление недочетов, корректировка мелких

ошибок выявленных на этапах 3-5

15 декабря 2013 – 10

февраля 2014

7 Завершение данного этапа проекта 15 февраля 2014

22

ERP проект АУЦА – Устав проекта

Этап II – Управление и интеграция систем

дистанционного, продолжающегося

образования, библиотеки, системы по работе с

выпускниками и финансовой поддержке

1 Планирование и дизайн

15 февраля 2014 – 30

марта 2014

2 Разработка и модульное тестирование 30 марта 2014 – 30

октября 2014

3 Тестирование на разных платформах и

Интеграционное тестирование

30 октября 2014 – 20

декабря 2014 г.

4 Приемочные испытания и обучение 15 января 2015 – 15

марта 2015

5 Техническая поддержка

15 марта 2015 – 15

апреля 2015

6 Исправление и корректировка недочетов и мелких

ошибок, выявленных на этапах 3-5

15 апреля 2015 – 10

июня 2015

7 Завершение данного этапа проекта 10 июня 2015

Критерии успеха проекта

ERP Проект АУЦА

Критерии успеха для Этапа I – Финансовая часть, Зарплата и кадры, Управление

академическими процессами и студенческая информационная система

1. Рассмотрение, согласование и утверждение президентом АУЦА проектного

предложения и устава проекта до 10 августа 2012 г.

2. Утверждение базового плана реализации проекта до 10 сентября 2012 г.

3. Успешное выполнение всех работ по первоначальному сбору рекомендаций и

требований к системе (Decision Director) - 20 сентября 2012 г.

4. Начало первого этапа исполнения проекта со 100% формированием команды по

проекту и завершения всех предпроектных заседаний - 20 сентября 2012 г.

5. Завершение фазы планирования и проектно-конструкторских разработок - 10

ноября 2012 г.

6. Успешное выполнение всех решений, запланированных на середину этапа,

23

ERP проект АУЦА – Устав проекта

выводы и рекомендации - 10 февраля 2013 г.

7. Успешное исполнение (100%) запланированных работ и тестирование по всем

плановым требованиям, проведение модульного тестирования - 15 июня 2013 г.

8. Успешное исполнение (100%) запланированных работ и тестирование по всем

плановым требованиям, проведение тестирования на разных платформах и

интеграционного тестирования - 15 августа 2013 г.

9. Успешное проведение сверки данных (БД) и тестирование по всем требованиям к

системе, приемные испытания – 30 октября 2013 г.

10. Презентация первого этапа проекта и проведение тренингов для пользователей

системы – до 15 ноября 2013 г.

11. Разработка и формирование базы данных проектной и технической документации,

лог-файлов и накопленного опыта по превому этапу проекта – до 10 февраля 2014

г.

12. Реализация всех окончательных выводов по первому этапу проекта для начала

следующего этапа и администрирования проекта - до 15 февраля 2014 г.

Этап II – Управление и интеграция систем дистанционного, продолжающегося

образования, библиотеки, системы по работе с выпускниками и финансовой

поддержке

1. Рассмотрение, согласование и утверждение президентом АУЦА плана

реализации второго этапа проекта и проектного предложения и устава проекта до

30 января 2014 г.

2. Утверждение плана реализации второго этапа проекта до 15 февраля 2014 г.

3. Успешная согласование всех рекомендаций и требований по реализации второго

этапа– до 280 февраля 2014 г.

4. Начало разработки всех запланированных программных приложений со 100%

формированием команды по проекту и завершения всех предпроектных заседаний

– 15 февраля 2014 г.

5. Успешное исполнение фазы планирование и разработки ПО второго этапа - 30

марта 2014 г.

6. Успешное исполнение (100%) запланированных работ и тестирование по всем

плановым требованиям, проведение модульного тестирования – 30 октября 2014 г.

24

ERP проект АУЦА – Устав проекта

7. Успешное исполнение (100%) запланированных работ и тестирование по всем

плановым требованиям, проведение тестирования на разных платформах и

интеграционного тестирования - 20 декабря 2014 г.

8. Успешное проведение сверки данных (БД) и тестирование по всем требованиям к

системе, приемные испытания - 15 марта 2015 г.

9. Презентация второго этапа проекта и проведение тренингов для пользователей

системы – 15 марта 2015

10. Разработка и формирование базы данных проектной и технической документации,

лог-файлов и накопленного опыта по второму этапу проекта – 10 июня 2015 г.

11. Реализация всех окончательных выводов по проекту для дальнейшего его

успешного администрирования - 15 июня 2015 г.

F. Руководство проектом

a. Руководитель проекта

Президент университета и спонсор проекта, Др. Эндрю Вахтель, руководит

административной группой по управлению проектом: программным менеджером и

менеджером проекта, а также осуществляет координацию деятельности с третьими

сторонами, требующую его участия, как, например, в случаях подписания контрактов и

т.п.

Спонсор проекта принимает участие в управлении проектом по мере необходимости для

принятия решений и согласования вопросов с управляющими органами проекта, а также

наблюдательного комитета по реализации ERP проекта АУЦА, на котором он

присутствует в качестве его руководителя и лидера проекта, содействует повышению

прозрачности и доверия к проекту для сообщества АУЦА и Попечительского совета.

Спонсор проекта утверждает расписание и проводит заседания наблюдательного

комитета по реализации АУЦА ERP проекта.

Ответственность:

1. Утверждение проекта, устава проекта, ресурсов проекта, сроков реализации и

завершения проекта

2. Разъяснение и выбор приоритетов АУЦА и их влияние на внутренние и внешние

процессы в университете.

3. Лидерство в части продвижения результатов проекта и перезентация достижений

по проекту внутри АУЦА и за его пределами.

4. Обеспечение жизненно важных связей между проектом АУЦА и внешним

25

ERP проект АУЦА – Устав проекта

сообществом 5. Утвержение плана внедрения проекта (поэтапного и в целом)

Наблюдательный совет по проекту внедрения ERP системы в АУЦА:

Наблюдательный совет по проекту отвечает за руководство реализацией проекта с

институциональной точки зрения. Этот совет будет действовать в качестве окончательного

арбитра при определении приоритетов и распределения ресурсов, в качестве совета по

управлению изменениями, а также направлять изменения в политиках и процессах

принятия решений. Планируется, что совет будет собираться по крайней мере один раз в

два месяца и будет предоставляться отчеты о принятых решениях.

Одним из наиболее важных направлений деятельности совета является координация

внесения изменений в политики АУЦА и установление порядка изменений. Вопросы,

поднятые в результате внедрения проекта рабочими группами по проекту, которые

требуют внесения изменений в политики, а также вопросы реализации альтернативных

решений – все эти вопросы будут представлены на рассмотрение наблюдательного совета

по проекту.

Вопросы, с которыми непосредственно связаны изменения в институциональной

политике или процессах реинжиниринга, а также те, которые требуют пересмотра

политик на разных уровнях, - все они будут находится в компетенции наблюдательного

совета.

Рещения, принятые наблюдательным советом, должны быть своевременными и в рамках

утвержденного бюджета.

b. Программный менеджер

Свен Стаффорд, директор по развитию АУЦА

Обязанности по проекту:

1. Осуществляет руководство по работе с поставщиками программного обеспечения (1С

Предприятие), а также другими партнерами АУЦА, вендорами и разработчиками

программного обеспечения.

2. Осуществляет мониторинг бюджета проекта

3. Осуществляет контроль за исполнением внедрения системы 1С Предприятие,

студенческой информационной системы и производством работ по проекту.

4. Представляет соответствующие темы для обсуждения и решения вопросов по

реализации проекта для наблюдательного совета АУЦА.

5. Разрабатывает повестку дня заседаний наблюдательного совета, рассылает протоколы

заседания членам комитета.

6. Обеспечивает связь, поддержку коммуникаций внутри АУЦА и с поставщиками ПО.

7. Вносит изменения и обновляет график работы по проекту

26

ERP проект АУЦА – Устав проекта

8. В случае необходимости присутствует на заседаниях наблюдательного совета по

проекту

9. Обеспечивает руководство по управлению изменениями

10. Адресует специфические вопросы членам рабочей группы по проекту и устраняет

препятствия или других ограничения для успешной реализации проекта

11. Обеспечивает поддержку проекта человеческими и финансовыми ресурсами,

выделенными для реализации проекта.

12. Осуществляет мониторинг реализации мероприятий, адресует вопросы и проблемы

по проекту участникам рабочих групп и наблюдательному совету по мере их

возникновения.

13. Осуществляет мониторинг соответствия принятых решений и разработок с

правилами независимой верификации и валидации процессов.

14. Осуществляет мониторинг реализации процессов и соответствие их

запланированным.

c. Менеджер проекта

Сания Батталова, директор по информационным ресурсам и технологиям

Обязанности по проекту:

1. Осуществляет управление рабочей группой по проекту и ведет учет

использованию средств бюджета проекта.

2. Осуществляет непрерывный контроль и устраняет все возможные неполадки и

проблемы, связанные с реализацие проекта в рамках рабочей группы и команды

по внедрению проекта.

3. Осуществляет контроль за исполнением сроков реализации проекта, устава

проекта, выполнения работ по внедрению программы 1С Предприятие,

студенческой информационной системы и разработке программного обеспечения,

а также всех пунктов утвержденного плана проекта в целях: (1) своевременного

исполнения проекта и в пределах установленного бюджета и (2), исполнения всех

функциональных обязанностей участниками проекта и консультантами.

4. Контролирует выполнение следующих мероприятий: разработка и редизайн

бизнес-процессов (в том числе функциональных), прототипирование, настройки,

отчетность, связи, отображение данных и преобразования, приведение данных,

разработка стандартов данных, тестирование, обучение, разработка проектной

документации, аппаратных и программных приобретений, управление рисками и

изменениями.

5. Обеспечивает постоянный контроль и обеспечивает обратную связь.

6. Представляет соответствующие темы и вопросы для обсуждения и решения на

заседаниях наблюдательного совета по проекту.

7. Обеспечивает связь, поддержку коммуникаций внутри АУЦА и с внешними

поставщиками.

8. Совместно с менеджером программы и техническим координатором дополняет,

вносит изменения и обновляет гарфик работы по проекту

9. По мере необходимости принимает участие в заседаниях наблюдательного совета

27

ERP проект АУЦА – Устав проекта

по проекту.

10. Осуществляет координацию работы рабочей группы по проекту

11. Координирует деятельность технического координатора проекта по разработке и

исполнению тренингов и учебных материалов по внедрению ERP системы АУЦА

Контроль за исполнением проекта

Функции надзора за исполнением проекта будут релизованы следующим

образом:

Внутренний надзор исполняют – Спонсор проекта и наблюдательный совет по

проекту

Список членов наблюдательного совета АУЦА по реализации ERP проекта

Эндрю Вахтель – президент АУЦА (Глава совета)

Бермет Турсункулова – вице-президент по академическим вопросам

Талант Султанов – вице-президент по финансам

Мелис Осмонов – руоководитель направления Проектирование программного

обеспечения

Николай Шульгин – декан по делам студентов

Наталья Сластникова – директор программы продожающегося обучения

Координатор по делам выпускников

28

ERP проект АУЦА – Устав проекта

G. Организационная схема проекта

1. Организационная схема проекта

Др. Эндрю Вахтель –

президент АУЦА,

спонсор проекта

Наблюдательный совет

по проекту

Свен Стаффорд,

Программный менеджер,

директор офиса по

развитию АУЦА

Батталова Сания

Менеджер проекта

Программисты –

разработчики ПО

Технический кординатор

проекта и руководитель

ИТ группы

Консультанты

Участники проекта и

заинтересованные

стороны

Группа по внедрению

и тренингам

Координационная и

коммуникационная

группа

Финансовый офис

HR офис

Учебная часть

Офис по приему

Офис по

фин.поддежке

Департамены

Программы

Офисы

Системный

администратор

Разработчик веб-

приложений

29

ERP проект АУЦА – Устав проекта

2. Описание организации рабочей группы

Рабочая группа по проекту представляет собой матричную структуру, включающую в

себя функциональные бизнес группы участников и технических специалистов, которые

подчиняются менеджеру проекта.

Обязанности по проекту менеджера проекта определены в данном документе.

Директор программы будет направлять работу менеджер проекта и проектной команды.

3. Обязанности по проекту членов рабочей группы

Рабочая группа по внедрению ERP проекта АУЦА

Е. Еремеев – руководитель отдела по разработке программного обеспечения и

управления базами данных, руководитель техической группы, системный аналитик

.

Д. Канисьев – главный системный администратор

С. Цымбалов – главный разработчик веб-приложений

Д. Толстоусов – разработчик программного обеспечения

Д. Кожомин - разработчик программного обеспечения

Описание деятельности и обязанности по проекту технической группы по проекту

(разработка, внедрение и тестирование)

Руководитель технической группы (РТГ) – управляет процессами разработки программного

обеспечения, приобретения ПО, его адаптации и внедрения. Руководитель отвечает за

целостность дизайна системы, который ведется по утвержденным бизнес-процессам. Руководитель

управляет командой разработчиков программного обеспечения, веб-порталов, а также системных

администраторов.

Руководитель технической группы выполняет функции системного аналитика.

РТГ управляет процессами, в том числе дизана, и руководит процессами создания и предолжения

технических решений, отвечающих установленным требованиям. РТГ проектирует, разрабатывает,и

участвует в процессе тестирования всех необходимых изменений программы, ее интерфейсов, выполняет

отчетные работы.

Требования: SQL/SQR, Application Designer, 1C-предприятие, а также других необходимых навыков и

знаний для выполнения поставленных задач.

РТГ управляет процессами изменения программного обеспечения (ИПС) для всех клиентских сред. TTL

manages the Software Change Management (SCM) process for all customer environments. Его основная задача

заключается в координации, управлении, утверждении и применении всех изменений объектов,

30

ERP проект АУЦА – Устав проекта

отслеживании обновлений и исправлении установок баз данных в различных средах. РТГ использует

модернизированные инструменты для управления процессами обновления программного обеспечения.

Разработчики программного обеспечения – специалисты, отвечающие за дизайн, внедрение и

поддержку различных приложений, программное обеспечение и баз данных, необходимых для

внедрения новой системы.Разработчики отвечают за миграцию данных из одной базы данных

среды в другую и для поддержания безопасности каждой из баз данных. Они также несут

ответственность за оценку компьютерных потребностей пользователей, назначение

идентификаторов пользователей и настройке системы безопасности доступа. Они разрабатывают

конфигурацию системы и осуществляют интеграцию частей системы.

Разработчики программного обеспечения ответственныо за высокое качество разработок и принятых

технических решений для удовлетворения потребностей организации. Они определяют количество баз

данных, аппаратные конфигурации, принципы обмена данными и критерии хранения данных.

Системный администратор - несет ответственность установления доступа к сети. Другие

обязанности включают в себя создание системы управления доступом, таких как онлайн-доступа,

координация потребности в отчетности и выполнении специальных процессов, а также в обеспечении

оперативного управления сетью. Данный специалист имеет глубокие знания структуре локальной сети

АУЦА, WAN и других конфигураций.

Данный специалист также отвечает за разработку и поддержку существующей и планируемой LAN и

WAN архитектуры, проводит анализ схемы безопасности сети, готовит и настраивает брандмауэр, а

также выполняет изо дня в день мероприятия по поддержке сети.

Разработчик веб-приложений и порталов - внутренние и внешние настройки сайтов. В обязанности

разработчика входит разработка, сопровождение, веб-дизайн (в том числе архитектуры) и обслуживание

веб-контента в соответствии с установленными стандартами. Разработчик несет ответственность

за техническое обслуживание инфраструктуры поддержки веб-сайта (ов), включая все системы порталов

и поддержки веб-приложений.

Группа по тестированию программного обеспечения

В группу тестирования входят разработчики программного обеспечания и/или сотрудники ключевых

департаментов отвечающих за оценку правильности работы и полноты предоставляемого системой

функционала.

Руководитель группы тестирования - подтверждает, что тестирование проекта по всем направлениям

завершено, в том числе по функциональным, техническим и технологическим процессам и процессам

изменений .Руководитель группы тестирования координирует свою деятельность с менеджером

проекта по завершению и внедрению планов испытаний на всех этапах тестирования. Руководитель

отвечает за разработку данных для проверки и принятия методов, процедур тестирования сбоев,

выявления и разрешения оперативных вопросов, и обсуществления процесса во время проведения

испытаний.

Группа системного и интеграционного тестирования – координирует свою работу с руководителем

группы тестирования по составлению и реализации детального плана тестирования системы и ее

31

ERP проект АУЦА – Устав проекта

модулей. Лидер группы отвечает за контроль выполнения и завершения системного и интеграционного

тестирования, включая вопросы разрешения системы в целом и ее частей.

Группа тестирования пользовательской части – координирует выполнение необходимвых испытаний

для приведения в соответствие с запросами и требованиями пользователей, определяет график

проведения испытаний и устанавливает роли и ответственность. Руководитель данной группы

отвечает за контроль выполнения и завершение тестирования пользовательской части, в том числе

решение всех вопросов по пользовательской части.

Группа тестирования эксплуатационных качеств системы – координирует свою деятельность с

руководителем тестовой группы по завершению всех стадий тестирования, включая заключительные его

этап – тестирование эксплуатационных качеств, а также определяет планы по проведению теста,

устанавливает исполнителей, определяет их роль и ответственность. Руководитель группы отвечает

за процесс управления данным тестированием, включая решение всех, связанных с тестом вопросов.

Группа по обучению и тренингам

Руководитель (администратор) группы - осуществляет комплектование групп на курсах по изучению

1С Предприятие, несет ответственность за оценку в обучении, разрабатывает учебные графики.

Совместно с тренерами отвечает за подготовку учебных материалов и проведение презентаций и курсов

обучения.

32

ERP проект АУЦА – Устав проекта

H. Ресурсы (финансирование проекта)

Ресурсы Источники и распределение

Фонды Источник:

Грант USAID ($332,080),

Средства АУЦА ($139,540)

Итого: $467,620

Непредвиденные

расходы

Included as optional services in implementation support

33

ERP проект АУЦА – Устав проекта

I. Подписи

Должность по проекту Подпись/ ФИО /Должность Дата

Руководитель организации и

спонсор проекта

Эндрю Вахтель/ Президент АУЦА

Программный менеджер Свен Стаффорд/ Директор по развитию

АУЦА

Менеджер проекта Сания Батталова/Директор ИРТ

Член наблюдательного совета

Бермет Турсункулова/Вице-президент по

академическим вопросам

Член наблюдательного совета

Талант Султанов/ Вице-президент по

финансам