Doxis Seminar: Ont-moeten minder moeilijk dan het lijkt · 2017-10-08 · novatie Decentrale...

En verder: Status decentralisatie na 1 jaar (p 20); FilosofieNacht om te overdenken (p 24)

Gemeente Schiedam: e-depot om kennis op te doen

Heeft u uw informatie-huishouding op orde?

Doxis Seminar:Ont-moetenmindermoeilijkdan het lijkt

MagazineHet vakblad voor Informatiemanagers • Uitgave van DocumentWereld

Editie voorjaar 2016

Doxis Magazine • voorjaar 2016

Gemeente Schiedam: 4e-depot meer dan vergaarbak digitaledocumenten

Column: 7 De verbinding moet nu eindelijk eens tot stand komen

Kwaliteit informatiehuishouding: 8Cruciaal in relatie tot compliancy

Doxis Seminar: 14Ont-moeten minder moeilijk dan het lijkt

Mind@work sessies voor interactie 18met publiek

Status decentralisatie na 20ongeveer 1 jaar: Gematigd positief…

FilosofieNacht: 24Nadenken over wat en waarom als grenzen vervagen

Adresgegevens DoxisLoire 1262491 AJ DEN [email protected]

Twitter@DoxisInformatie Volg Doxis ook op LinkedIn en Facebook

RedactieJohn de Waard, Tekstschrijven als Passie Eindredactie Max Beekhuis (Doxis)Annemiek Waters (Doxis)

Opmaak en beeldredactieKaijer Vormgeving,Schermerhorn

Realisatie VakwereldPostbus 1011260 AC Blaricum087 -8742062

ColofonProductieDeze uitgave is geproduceerd op papier, digitaal gepubliceerd voor e-readers en de artikelen zijn te vinden op www.documentwereld.nl en www.doxis.nl.

Auteursrechten Vakwereld

INHOUD

20

8

4

24

14

7

18

4 Doxis Magazine • voorjaar 2016

Gemeente Schiedam

e-Depot is meer dan alleen een plaats voor duurzaam bewaren van documenten

Volgens Gerard Vonk, project manager bij de gemeente Schiedam, worden e-depots zwaar onderschat. Althans, de impact van het inrichten van een e-depot en alles wat daarbij komt kijken. Zoals het aanpassen van je organisatie en de ma-nier waarop met informatie wordt omgegaan. ‘Die organisatorische en bedrijfskundige impact is groter dan menigeen op voorhand denkt. Het gaat om veel meer dan ‘slechts’ een document repository waar documenten keurig duurzaam worden opgeslagen en kunnen worden teruggevonden.’

Vonk heeft een heel duidelijke mening over het fenomeen e-depot. ‘e-Depots worden naar mijn idee (te veel) geasso-cieerd met (alleen) een archiefomgeving. Het omvat meer dan alleen een plek waar informatie duurzaam wordt opge-slagen. Het hele complexe spel van maatregelen, beleid, af-spraken en procedures om informatie binnen je organisatie op de juiste manier te verwerken en op te slaan, hoort er net

zo zeer bij. Het e-depot is een instrument voor de weerslag van al die relevante bedrijfsprocessen die zich binnen je or-ganisatie afspelen.’

De aanleiding voor de gemeente Schiedam om eens te kij-ken naar een e-depot was in eerste instantie in de sfeer van compliance. Vonk: ‘We werden door de archiefinspecteur

Gerard Vonk

5voorjaar 2016 • Doxis Magazine

op de vingers getikt dat onze digitale duurzaamheid niet goed was geregeld. Daardoor zouden we niet (kunnen) vol-doen aan de archiefwet. Ik druk me nu nog diplomatiek uit, maar de kritiek was hard. Er moest dus echt iets gebeuren.

Door de alsmaar verdergaande digitalisering binnen de samenleving en de overheden zal er bovendien nagedacht moeten worden over langdurige bewaring van digitaal ma-teriaal om duurzaam beheer en duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie veilig te stellen. Ook bin-nen de gemeenten Delft en Schiedam speelt digitale duur-zaamheid een belangrijke rol. Steeds meer informatie komt

digitaal binnen, wordt digitaal gecreëerd of wordt gedigita-liseerd tijdens het proces. Al deze ontwikkelingen maken de noodzaak voor goede digitale en duurzame opslag groot.

Vonk: ‘Tenslotte speelt de laatste jaren een belangrijke discussie over openbaar besturen en de openbaarheid van informatie. Momenteel ligt er bij de Tweede Kamer een initiatiefwet Open Overheid om de overheid te verplich-ten actief informatie beschikbaar te stellen. Een adequaat digitaal informatiebeheer en vroege overdracht naar een digitaal depot geeft ruimte om actiever meer informatie openbaar te maken. Het goede nieuws bij dit alles was wel dat iedereen direct overtuigd was van de noodzaak. Er wer-den direct mensen en middelen beschikbaar gesteld om er iets aan te doen.’

Doxis Informatiemanagers hielp gemeente Schiedam daar-bij met haar kennis en ervaring, samen met partner Circle Software. Gezamenlijk zijn de partners betrokken bij een aantal al lopende e-depot projecten rondom Ceelo, de naam van hun e-depot systeem.

Project Initiatie Document

Om lijn te brengen in wat er nu daadwerkelijk mis was en

wat er aan zou kunnen komen of moeten gebeuren, is een Project Initiatie Document (PID) opgesteld. Daarin staat het volgende te lezen:Zorgdragers hebben de verantwoordelijkheid bij de vor-ming van archieven te borgen dat informatie onder een regime komt van goede, geordende en toegankelijke staat. Daarmee wordt de rechtmatigheid en rechtszekerheid van burgers en bedrijven geborgd en wordt recht gedaan aan cultuurhistorische belangen. Binnen het programma Ar-chief2020, werken IPO, de UvW en de VNG samen aan de vergroting van het bestuurlijke draagvlak en ondersteu-ning van het veld in het kader van het project Archiefin-

novatie Decentrale Overheden (AIDO). Het programma draagt bij aan strategieontwikkeling en visievorming over digitale duurzaamheid. Eén van de door AIDO op te leve-ren producten is een functionele beschrijving van een e-de-potvoorziening en een uitwerking daarvan naar proces- en informatiearchitectuur.

Een e-depot is eerder omschreven als: het geheel van orga-nisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren archiefbescheiden mogelijk maakt (ED3: eisen duurzaam digitaal depot, LOPAI, december 2012).

Zorgdragers, archiefvormers en archiefdiensten staan nu voor de uitdaging om het archief van de toekomst en de daarvoor benodigde voorzieningen vorm te geven en in te richten, zodat zij kunnen voldoen aan de uitgangspunten van digitaal duurzaam toegankelijke informatie. Decentrale overheden besluiten autonoom over de koers die zij hier-bij volgen en zij hebben een eigen verantwoordelijkheid als zorgdrager. Maar een gemeenschappelijk uitgangspunt voor een e-depotvoorziening, kan een bijdrage leveren aan het bereiken van deze ambitie.

Het project is bovenal een leerervaringen kan als zodanig niet mislukken!


De voordelen van een gemeenschappelijke aanpak zijn: - verbeterde transparantie rondom beschikbaarheid van

overheidsinformatie; - betere overdracht van dossiers tussen overheden, samen-

werkingsverbanden en ketenpartners; - identieke interpretatie van de context waarin de archief-

bescheiden zijn ontstaan;- ondersteunen van een kennisnetwerk van toekomstbe-

stendige archiefinstellingen; - maximaal maatschappelijk rendement uit gezamenlijke

archieven en gemeenschappelijke voorzieningen; - ontwikkelen van een eenduidige en consistente preser-

vatiestrategie, waardoor duurzaam archiveren en het toe-gankelijk houden van informatie conform archiefwettelij-ke bepalingen (handhaven van vorm, inhoud en structuur en samenhang) gewaarborgd blijft.

Tot zover de insteek. Voor gemeente Schiedam is er ook nog een ander belangrijk element dat meespeelt, naast dat er uiteraard een oplossing moest komen voor het feit, dat

niet aan de archiefwet wordt voldaan. Vonk: ‘Voor ons is het project ook een manier om kennis te vergaren over de aanpak, opzet, inrichting en het gebruik van een e-depot. Een e-depot heeft grote impact, maar zou, mits we het goed zouden aanpakken, een grote stap vooruit zijn in het berei-ken van een beheersbare, controleerbare en gestructureerde informatiehuishouding, die wél aan alle eisen hieromtrent voldoet. Per 1 januari 2017 zijn we als gemeente verplicht om ons Digitale Loket op orde te hebben. Dan is het es-sentieel dat de achterkant van de organisatie ook helemaal klopt en daarop aansluit. Alles - mensen, processen, mid-delen en informatie - moet in elkaar passen. Bij vragen van de burger, bijvoorbeeld in het kader van de Wet Openbaar-heid Bestuur, moet alles helder zijn. Dat kan alleen als al die factoren op elkaar zijn afgestemd.’

Proefomgeving

Keulen en Aken zijn ook niet op één dag gebouwd, dus iets ingrijpends als een e-depot, staat er zeker niet in enkele weken tijd. In eerste instantie heeft gemeente Schiedam

ALS DIGITAAL

MENSENWERK WORDT

Na de succesvolle workshop ‘Implementatie Nieuwe Gemeentelijke Selectielijst 2016’ organiseert Doxis een vervolgworkshop waarin de gewijzigde concept selectielijst wordt doorgenomen. Daarnaast zoekt u de ‘ontmoeting’ met andere deelnemers en bekijken wij samen hoe deze selectielijst het beste geïmplementeerd kan worden. U bent in 1 dagdeel compleet op de hoogte en klaar voor implementatie!

Waar: Utrecht

Wanneer: 24 mei 2016 en 7 juni 2016, 12.00 uur tot 16.30 uur

‘Kleine groepen, veel aandacht voor elkaar’

www.doxis.nlKijk voor meer informatie op:

VERVOLGWORKSHOP ‘Implementatie geactualiseerde nieuwe gemeentelijke selectielijst 2017’


een project opgestart dat tot de zomer duurt. Vonk: ‘Daarin doen we een proef die in eerste aanleg wordt opgestart met gemeente Delft. Ik zou het liefst zien dat meer gemeenten direct mee zouden doen. Ook in de testfase. Niet alleen van-wege de kosten, maar zeker ook vanuit samenwerkingsoog-punt. In ieder geval willen we na de testfase en de evaluatie ervan, bezien of het mogelijk is om anders alsnog samen met de omliggende gemeenten (dus ook Delft) Midden-Delftland, Pijnacker-Nootdorp, Vlaardingen en Maassluis verder te gaan. Omdat deze gemeenten toch al veel raak-vlakken en samenwerkingen met elkaar hebben, ligt het wel voor de hand om te doen. Echter, dat is uiteindelijk aan de individuele gemeenten zelf om te beslissen.’

De proef voor het inrichten van een e-depot is gestart met de raadstukken. Vonk: ‘Dat zijn alle stukken die betrekking hebben op raadsvergaderingen, inclusief de ‘videotulen’. In een e-depot proefomgeving (Ceelo) leren we nu te wer-ken volgens het opgezette metadatamodel voor Schiedam en Delft, waarbij Doxis heeft geadviseerd. Dat is nu nog testen, maar als het blijkt te passen, dan wordt dit voor de toekomst het verplichte metadatamodel. Met behulp van de genoemde raadsbescheiden, wordt nu praktische erva-ring opgedaan. Het uitvoeren van de praktische toetsing van het metadatamodel aan de praktijk, wordt gebruikt om een analyse te maken. Mochten er aanpassingen nodig zijn, dan komen die uit deze analyse voort.’

Datzelfde geldt voor de functionaliteit die wenselijk wordt geacht. Alsook de manier waarop en wanneer bepaalde in-formatie (later) beschikbaar moet kunnen worden gesteld aan de burgers. Vonk: ‘In deze testfase kunnen we al dat soort aspecten bekijken en testen in een proefomgeving. Dan halen we straks het ‘voor ons’ beste resultaat uit het e-depot.’

Randvoorwaarden

Een andere zaak die wordt onderzocht tijdens de proef-fase is of de betrokken gemeenten voldoen aan de eisen en randvoorwaarden die nodig zijn voor het inrichten van een e-depot. Dat wil zeggen, voldoen gemeente Schiedam en Delft qua procesinrichting, organisatie en informatiestruc-

tuur aan de gewenste voorwaarden? Vonk: ‘We doen een proef met een e-depot en als gaandeweg duidelijk wordt, dat veel andere zaken daaromheen nog niet geregeld zijn, is dat onze leerervaring. Het project is bovenal een leerer-varing en kan als zodanig niet mislukken!’ We leren meer van onze onvolkomenheden en fouten, dan van onze goede kanten.

Vervolgens ligt een stappenplan om te komen tot de daad-werkelijke inrichting van een e-depot afgestemd op de (specifieke) behoeften van gemeente Schiedam en Delft, in het verschiet. Vonk: ‘Net als de aansluitende beleidsplannen

omtrent preservering, beschikbaarstelling en niet te verge-ten, de financiële consequenties van zowel het inrichten als het gebruik van het e-depot. Zoals ik al zei, een e-depot is niet zomaar een ‘digitale bak met documenten die je kunt opvragen’. Het is een complex samenspel van organisatie, mensen, middelen, beleid, processen en procedures. En ver-anderen…’

Dit project wordt ongetwijfeld vervolgd. We houden u op de hoogte.

e-depot veel meer dan digitale vergaarbak

Al deze ontwikkelingen maken de noodzaak

voor goede digitale enduurzame opslag groot.


De visie

Een sprekend recent voorbeeld is de ‘bonnetjesaffaire’ in de Tweede Kamer, waarover, naast minister Opstelten en Staatssecretaris Teeven, uiteindelijk ook Kamervoorzitter Van Miltenburg struikelde. Van Miltenburg vernietigde een in november 2015 ontvangen anonieme brief, omdat zij van

mening was dat dit “vaste procedure was” (NRC Handels-blad, 2015). Maar uit stukken van juni (Tweede Kamer der Staten Generaal, 2015a) en begin november 2015 (Tweede Kamer der Staten Generaal, 2015b) blijkt dat dit niet het geval is. De beslissing van mevrouw Van Miltenburg om

Door: Ab van Dijk en Mariken Lamers

De oplossing om informatie-chaos te voorkomen is dichterbij dan u denktEen informatiehuishouding die op orde is, vormt een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering van een organisatie. Bijna dagelijks verschijnen er berichten in de media waaruit blijkt dat overheidsorganisaties dit onderdeel lang niet altijd adequaat hebben geregeld.

‘Informatie op orde…?’


de in november 2015 ontvangen brief te vernietigen, kan worden gezien als een ‘gebrekkig besluit’, ogenschijnlijk ingegeven door een slecht functionerende informatiehuis-houding. De juiste informatie over de in juni en november 2015 schriftelijk vastgelegde procedure, lijkt haar niet te hebben bereikt. Met grote politieke gevolgen.

Andere voorbeelden zijn de problemen omtrent de pgb’s (Financieele Dagblad, 2016), of de, als gevolg van een tech-nische ingreep, verdwenen telefoontaps (De Correspon-dent, 2016).

Welke risico’s lopen overheidsorganisaties (zoals UWV’s, gemeenten, provincies) als hun informatiehuishouding te wensen over laat? En hoe kunnen deze risico’s worden on-dervangen? Dit artikel gaat aan de hand van praktijkerva-ring op deze vragen in. Deze ervaring is niet uniek. Wie het nieuws volgt, ziet legio vergelijkbare voorbeelden voorbij komen.

De casus

In 2014 nam een gemeente twee besluiten naar aanleiding van ingediende Wob-verzoeken. De krant die het verzoek deed, onderzocht een tweetal politiek gevoelige kwesties. Na ontvangst van de door de gemeente overgelegde stuk-ken, maakte de krant bezwaar; men was van mening dat er in de overgelegde dossiers overduidelijk stukken ontbraken. Toen die bezwaren (deels) door deze gemeente werden af-gewezen, stelde de krant beroep in bij de bestuursrechter.

Het verweer van de gemeente was, dat digitaal berichten-verkeer niet standaard gearchiveerd werd. Ter zitting stelde de gemeente dat “vastgesteld moet worden dat zij in strijd met de Archiefwet heeft gehandeld”. De gemeente meldt aan de rechter dat de archivering van documenten zo georga-niseerd is, dat betrokken medewerkers zelf bepalen welke

documenten ter archivering worden aangeboden. Dat heeft ertoe geleid dat niet alle relevante documenten gearchi-veerd zijn. Als met de gemeentelijke werkwijze de Archief-wet 1995 (hierna: Aw) zou worden geschonden ‘dan zij dat maar zo’, vond de betreffende gemeente.

Dat was wat (te) kort door de bocht: de bestuursrechter stelde de krant in het gelijk. In de uitspraak worden beide besluiten vernietigd en de gemeente wordt, naast een ver-oordeling tot het opnieuw nemen van die besluiten, veroor-deeld in de proceskosten en tot vergoeding van de door de krant betaalde griffierechten. De gemeente had simpelweg de weten regelgeving omtrent welke stukken wel of niet bewaarden zouden moeten worden, niet nageleefd, zo was de conclusie.

De risico’s

Als we deze zaak breder trekken, wat betekent dit dan voor alle gemeenten (en andere overheidsorganen) in Neder-land? Welke risico’s lopen zij onder andere als hun infor-matiehuishouding niet op orde is?

Bestuurlijke en politieke risico’s:• Als het informatiebeheer niet op orde is, ontstaan onvol-

ledige dossiers. Deze zijn rechtstreeks van invloed op de kwa-liteit van de besluitvorming. Een gebrekkige besluitvorming kan consequenties hebben voor een bestuurder of politicus.

De gemeente had simpelweg de weten

regelgeving niet nageleefd

Ab van Dijk


Financiële risico’s:• Partijen die door onzorgvuldige besluitvorming zijn bena-

deeld, kunnen schadeclaims indienen. Bij grote kwesties kan dit in de tonnen of zelfs miljoenen lopen.

• Als in het kader van de Wob opgevraagde informatie zon-der deugdelijke motivatie niet geleverd wordt, zullen de daarover gevoerde gerechtelijke procedures worden verlo-ren. Dit brengt kosten met zich mee.

• Als een gemeente (of ander overheidsorgaan) er niet in slaagt om op tijd de in het kader van de Wob opgevraagde stukken te leveren, kan zij veroordeeld worden tot het be-talen van (een) dwangsom(men).

Voor alle financiële risico’s geldt, dat de te maken kos-ten worden voldaan van gemeenschapsgeld, dat daar-mee niet meer ten gunste van die gemeenschap kan worden aangewend. Dat gaat rechtstreeks ten koste van (gemeentelijke-, provinciale- of rijks-) voorzieningen.

Maatschappelijke risico’s:• De overheidsorganisatie kan niet de benodigde informatie

leveren aan recht- en bewijszoekenden. Hiervan zijn niet alleen burgers en/of bedrijven de dupe. Ook journalisten kunnen hun werk niet meer naar behoren doen. Immers,

hoe kan een journalist er nog op vertrouwen dat de in-formatie die hij/zij krijgt betrouwbaar is? Omdat jour-nalisten werken ten behoeve van de burger heeft dit een maatschappelijke impact: een van de hoekstenen van de democratie komt in gevaar.

• De overheid loopt imagoschade op. Het vertrouwen van de burger in de overheid neemt af, het draagvlak voor genomen beslissingen krimpt. Dit kan leiden tot maat-schappelijke onvrede.

In de beschreven casus speelt het cultuurhistorisch belang geen rol in de risicoanalyse. Ironisch is dat, nu de casus-gemeente door de bestuursrechter op de vingers is getikt, de stukken hieromtrent beleidsbepalend worden, daarmee cultuurhistorisch belang krijgen en dus bewaard moeten worden, waar het bezwaarschrift en beroepschrift anders op den duur vernietigd hadden mogen worden.

Provinciaal toezicht op het voldoen aan

weten regelgeving

Hoe zit het dan met het interbestuurlijk toezicht (hierna: IBT)? Heeft de provincie, al dan niet in de vorm van ar-chiefinspectie, een rol in deze casus?

Informatiechaos voorkomen...


Sinds 2012 is het IBT tussen gemeenten en provincies vereenvoudigd. Er wordt alleen ingegrepen als taken niet (juist) worden uitgevoerd of besluiten in strijd zijn met het algemeen belang of het recht. Concreet betekent dit, dat een gemeente er zelf voor moet zorgen dat de informatie-huishouding op orde is. De provincie bepaalt vervolgens met behulp van een ‘stoplichtmethode’ of het een goede (groen), matige (oranje) of slechte (rode) uitvoering betreft en of er tot interventie wordt overgegaan. Uitgangspunt is bovendien dat de provincie zeer terughoudend, sober en op afstand toezicht houdt. Om IBT te kunnen uitoefenen is het belangrijk dat de ge-meente tijdig de juiste informatie aan de provincie overlegt. In het beschreven geval, zijn zowel de casusgemeente als de provincie tekortgeschoten. Zowel op het gebied van de te volgen werkwijze, als het op de hoogte houden van het col-lege en via het college, de gemeenteraad. Via het college en de raad gaan deze bevindingen vervolgens naar de provin-cie. Niets van dit alles is echter gebeurd. Desgevraagd geeft de gemeente zelf in januari 2016 aan, dat de rapportage in het kader van het IBT, niet aan de provincie is aangeleverd.

Ook de provincie gaat echter niet vrijuit. Zij heeft nagelaten te handelen op het ontbreken van deze informatie en heeft als het ware ‘de boel de boel gelaten’. Zelfs nadat de be-stuursrechter uitspraak had gedaan, heeft de provincie geen maatregelen genomen, terwijl de door de bestuursrechter in het vonnis vastgelegde situatie, duidelijk indiceert dat het stoplicht op ‘rood’ staat.

Kunnen dit soort risico’s voorkómen of beperkt

worden?

Het korte antwoord op deze vraag is: Ja. Door het kwali-

tatief goed op orde hebben van de informatiehuishouding hadden de risico’s in ieder geval beperkt kunnen worden.

Concreet gaat het dan om de volgende stappen:• De gemeente dient zich te houden aan de eigen regels,

procedures en protocollen. • Er moet een kwaliteitssysteem worden ingesteld, waarbij

het volgende van belang is: - Voorafgaand moet de scope van het kwaliteitssysteem

(alleen records of ook systemen, mensen, etc.?), kwali-teitseisen en taken, verantwoordelijkheden en bevoegd-heden scherp worden gedefinieerd

- Bij het inrichten van het kwaliteitssysteem moeten mi-nimaal de volgende producten worden opgenomen:

• Governance model (sturing, verantwoording, toetsing en rapportage m.b.t informatie(management))

• Kwaliteitsbeleid (PDCA cyclus, eisen, taken, verant-woordelijkheden en bevoegdheden etc.)

• Procesbeschrijvingen • Procedures/werkinstructies voor medewerkers • Rapportageformats

Zelfs nadat de bestuursrechter uitspraak

had gedaan,heeft de provincie geen maatregelen genomen

Mariken Lamers


- Daarnaast zijn er (veel) producten nodig om kwaliteit te garanderen, bijv. metadatamodel, autorisatiemodel, informatiearchitectuur etc.

• Afwijken van de beheersregeling kan alleen met toestem-ming van het college van burgemeester en wethouders. Na toestemming voor afwijking moeten de procedures zo spoedig mogelijk worden geactualiseerd.

• De beslissing wie welke stukken mag archiveren en/of ver-nietigen mag niet afwijken van weten regelgeving. Dit moet in een handboek archiefbeheer worden vastgelegd en vervolgens worden getoetst door het kwaliteitssysteem.

• De gemeente dient duidelijk vast te leggen wie voor welk deel van de informatiehuishouding verantwoordelijk is. Daarbij moet worden gestreefd naar zo min mogelijk ‘ver-snippering’ van deze verantwoordelijkheden.

• Met betrekking tot het beheer van dossiers, ongeacht hun vorm (digitaal/analoog), moet een kwaliteitssysteem zijn geïmplementeerd. Digitale dossiers kunnen alleen leidend zijn als het systeem voldoet aan de eisen waarmee au-

thenticiteit, betrouwbaarheid, bruikbaarheid en integriteit gewaarborgd worden (onder meer door middel van een audit trail).

• Rapportage aan gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders en de provinciale toezichthouder dient tij-dig en volledig te geschieden.

Hoe nu verder?

De nadruk op een transparante overheid, de verplichting tot het kunnen afleggen van rekening en verantwoording; deze factoren benadrukken het belang van een informatie-huishouding die op orde is. Voor de overheid liggen op dat gebied risico’s op de loer.

Deze risico’s van een slechte informatiehuishouding kun-nen worden voorkomen of beperkt door in ieder geval de benodigde procedures en protocollen te beschrijven op stra-tegisch, tactisch en operationeel niveau. Het 9-vlaksmodel van Rik Maes is daarvoor een uitstekend hulpmiddel.

Het 9-vlaks model


Het is mogelijk om dit 9-vlaksmodel te koppelen aan het archiveringssysteem zoals gedefinieerd door Peter Horsman in zijn dissertatie uit 2009: “het geheel van documenten, me-tadata, processen, procedures, kennis, regels, middelen en mensen waarmee een persoon of organisatie zich voorziet van betrouw-bare en duurzame informatie ten behoeve van bedrijfsvoering, herinnering en verantwoording”.

De toepassing voor het effectief inrichten van de informa-tiehuishouding zit hem vooral in het onderdeel ‘informatie-domein’. Voor de drie onderdelen van dit domein komen de afwegingen bij een combinatie van het 9-vlaksmodel met het archiveringssysteem van Horsman op het volgende neer:

Strategisch (richten)

Informatiebeleid• Informatiebeleidsplan• Kadernota informatiehuishouding• Archiefverordening• Besluit Informatiebeheer• Beleidsnota postbehandeling• Beleidsnota (digitale) archivering• Procedurehandboek digitalisering postproces• Vervangingsbesluit zorgdrager• Formatie- en ontwikkelingsplan• Digitale handtekening• Kwaliteitssysteem• Calamiteitenplan

Tactisch (inrichten)

Informatiemanagement• Handboek/instructie postbehandeling• Handboek/instructie scannen• Handboek/instructie (digitale archivering)• Procesbeschrijvingen postbehandeling, scanning

en archivering• DSP/Metadataschema• Functioneel ontwerp DMS RMA• Conversie-, migratie- of emulatieplan

Operationeel (verrichten)

Functioneel beheer• Functioneel applicatiebeheer• Helpdesk/floorwalking• Voortgangs- en afdoeningscontrole• Rappellering• Postbehandeling• Scanning• (Digitale) Archivering• Selecteren, waarderen en vernietigen archieven

Uiteraard is er discussie mogelijk over de vraag welke maat-regel in welk onderdeel moet worden ondergebracht. Met name over wat op strategisch niveau moet worden ingevuld, is veel interpretatie mogelijk. Moet ‘strategisch niveau’ wor-den opgevat als het vak helemaal linksboven in het oor-spronkelijke model (“Bedrijfsbeleid”)? Of gaat het bij het inrichten van de informatiehuishouding toch eerder om het bovenste vak in het midden (“Informatiebeleid”)? In ieder geval geldt dat men, om effectief te kunnen zijn, zich goed en uitgebreid moet laten informeren over en door alle lagen van de organisatie.

Deze praktische invulling van het 9-vlaksmodel is een goed hulpmiddel om de informatiehuishouding van een over-heidsorgaan op orde te brengen en te houden. Bij een juiste implementatie van de hulpmiddelen uit het model, kan de kwaliteit van de informatiehuishouding worden verbeterd en worden de risico’s maximaal beperkt.

Bovendien kan de provincie bij het uitoefenen van IBT de in het model genoemde criteria gebruiken voor toepassing van de ‘stoplichtmethode’. Zo ontstaat een uniforme, op objectieve criteria gestoelde toetsingsmethode, die duidelij-ke indicatoren geeft over wanneer moet worden ingegrepen en/of gecorrigeerd.


Doxis Seminar

De impact van je beslissingen voor de toekomst beseffen:

‘Meer naar samenwerkenen samen delen’

Onder het thema ‘Verbinden’ & ‘De ontmoeting’ is onlangs een uiterst geslaagd Doxis Seminar gehouden in Corpus, Oegstgeest. Ont-moeten is op twee manieren op te vatten, trapte directeur Doxis Max Beekhuis af ten overstaan van de met circa 125 bezoekers goed gevulde congreszaal. ‘Het gaat er vandaag uiteraard ook om elkaar te ontmoeten en ervarin-gen uit te wisselen. Maar een keer niet ‘iets moeten’ is misschien ook wel eens lekker. Gezien de druk op met name (semi-) overheidsorganisaties met zwaardere taakpakketten, strengere weten regelgeving, onduidelijkheid over wat je mag en wat niet, is het hier goed toeven. Hier kun je vandaag, samen met college-professionals, je licht opsteken over waar we nu staan met onze organisatie en hoe we verder willen gaan. Op weg naar digitale volwassenheid en de zelfredzame maat-schappij. En, om helemaal in de lijn van keynote Herman Konings verder te gaan: ‘De impact beseffen van je beslissingen.’

Keynote Herman Konings: Open houding...


Dat was meteen een mooie kapstok voor Herman Konings, visionair en mede auteur van onder meer de verzamelbun-del ‘Futures’. ‘Het kathedraal denken vormt de basis voor onze huidige beslissingen. Niet alleen denken aan korte-termijn gewin of efficiency, maar ook bedenken wat deze beslissingen en handelingen voor de toekomst betekenen. Kathedralen werden ook niet in 5 jaar tijd gebouwd. Dat

duurde meestal eeuwen. De opdrachtgever wist op voor-hand dus al dat hij het eindresultaat niet zou zien. Maar dat deerde hem niet: hij zette met die kathedraal iets neer voor het nageslacht. Zo zouden wij ook meer moeten gaan denken. Het maakt niet uit hoe langzaam je gaat, zolang je vooruit gaat is het goed. Het hoeft niet altijd snel en mor-gen klaar. Let wel op, veranderingen gaan ook steeds snel-ler, dus je moet ook weer niet té langzaam gaan. Maar daar is meestal geen sprake van: We willen eerder nog (te veel) zoveel mogelijk en zo snel mogelijk. De cruciale vraag moet zijn: what happens after what comes next?’

Toch ziet Konings een trend gaande die wijst om minder

graaien en meer lange-termijn. ‘Bij Unilever heeft men ma-nagers verplicht om af en toe eens bij medewerkers langs te gaan en te vragen of ze eens mogen mee eten. Zoals jul-lie hier in Nederland kennen met het programma ‘man bijt hond’. Geen betere manier om mensen te leren kennen en vooral om te horen wat er echt speelt: participerend obser-veren.’

Wat is het effect?

Wat Konings een heel goede ontwikkeling vindt, is wat minister Edith Schippers (Volksgezondheid) in gang heeft gezet: onderzoek eens waarom vrouwen op bepaalde medi-cijnen anders reageren dan mannen. ‘Neem niet zomaar aan dat alles voor iedereen hetzelfde effect zal hebben.’

Konings verdeeld vervolgens de bevolking in vier groepen om dat aan te tonen op het gebied van werk, inkomen en automatisering: de >75 jarigen, 60-75 jarigen, 45-60 jarigen en de <45 jarigen. ‘Die eerste groep noemen we de generatie ‘health care’. Zij hebben een lang leven achter de rug, hard gewerkt, groei van de economie gerealiseerd en hebben nu

Even pauze, goed voor de verbinding met de buitenwereld.

‘De cruciale vraag moet zijn: what happens after what comes next?’ (Herman Konings)


zorg nodig. De tweede groep zit in ‘wealth care’, zij hebben een leven gewerkt, carrière gemaakt en plukken daar nu de vruchten van; de derde groep zit in de categorie ‘well care’, die hebben het op een rij, zijn met hun carrière bezig en denken straks naadloos over te kunnen gaan in de groep ‘wealth care’. De vierde groep, die van onder de 45 jaar, zit in de categorie ‘hell care’. Die hebben nog niets, soms zelfs niet eens werk, moeten nog carrière gaan maken, zitten met de resultaten van de vorige generaties en ze hebben niet direct het vooruitzicht dat het goed gaat komen. De nieuwe generatie die daar weer achter aan komt, de ‘digital aborigi-nals’, zit ze al op de hielen. Dat zijn de nu 12-, 13-jarigen,

de millennials. Zij zijn de generatie van samenwerken, niet bezitten, maar delen en zij zijn veel minder bezig met het grote graaien. Over zo’n 10 tot 15 jaar zijn alle babyboo-mers met macht met pensioen en krijgen we meer te maken met de generatie van samenwerken en delen. Dat zal de maatschappij drastisch gaan veranderen.’

Het is voor Konings dan ook geen toeval dat evenementen als ‘survival run’ nu juist in opmars zijn. ‘Daar gaat het om het team en de teamprestatie. Je moet als team een geza-menlijke prestatie leveren, elkaar helpen en als team over de finish komen. En zelfs dat over de finish komen is niet

Opperste concentratie tijdens het seminar.

Proberen de verbinding te leggen tussen de sessies en je eigen praktijk valt nog niet mee.


eens zo belangrijk. Het gaat erom dat je een teamresultaat haalt. Binnen 5 jaar heeft dat evenement meer dan 1 mil-joen deelnemers getrokken! Nieuwe generaties voelen zich blijkbaar aangesproken door dat saamhorigheidsgevoel en teamwork.’

Evenwicht

Maar er moet evenwicht zijn, erkent ook Konings. ‘Kleine kinderen leren nu al programmeren op school. Dat is goed. Juist om het mogelijke digitale onheil af te wenden. Spelen-derwijs leren kinderen inzichten vergaren en toepassen in computerspellen. Maar wel op een heel andere manier dan wij gewend waren. Meer met een menselijke maat, intuï-tiever, meer op gevoel en meer samen. Computers registre-ren, mensen luisteren. Computers personaliseren, mensen maken het persoonlijk. Technologie is steeds verder door-gedrongen in onze maatschappij, juist door dat intuïtieve karakter en door nieuwe toepassingen. Nu moeten we er nog mee leren omgaan. Net als met de opkomst van ‘Inter-

net of Things’, of beter nog, ‘Internet of Me’. Wordt dat dan een maatschappij die steeds onder de loep ligt? Big brother is watching you? Niet als je er op de juiste wijze mee leert omgaan. Maak het onderwerp privacy bespreekbaar. Als je een techneut vraagt naar privacy zal het antwoord luiden: ‘get over it!’ Vraag je een klant naar privacy, dan zal hij ant-woorden met een wedervraag: what’s in it for me?’ Als je

een burger naar privacy vraagt zal hij zeggen: gaat je niets aan! In veel gevallen dus een kwestie van invalshoek en wel de lusten, niet de lasten. Maar in veel onderdelen van onze maatschappij is privacy al aan erosie onderhevig. Kijk eens naar Netflix, Spotify etc. Bedrijven die in staat zijn aan de hand van jouw profiel – en je gebruik! - je beeld en geluid te leveren dat helemaal aansluit op jouw smaak. Toch kan het geen kwaad om af en toe eens uit te breken. Doe eens gek, probeer wat anders. Zoek naar de speld in de hooiberg en kom er uit met de boerendochter. Laat je niet leiden door wat anderen je opleggen.’

Zoals eigenlijk altijd het geval is: in geval van schaarste worden goederen (maar ook diensten en beroepen) waar-devol. Konings: ‘Dat zal het evenwicht weer terug brengen. Nu is er veel technologie die banen kost, maar om gebruik te maken van die technologie zijn weer nieuwe beroepen nodig die moeten worden onderwezen. En er komt belang-stelling voor de ambachtelijke beroepen en bijzondere pro-

ducten, net als voor analoge activiteiten, zoals moestuintjes. Als tegenhanger voor onze digitale ontwikkeling. Het een staat dus onomstotelijk in verbinding met het ander.’

En daarmee sloot Konings zijn betoog af. Het zaadje voor de dag was geplant…

Met de complimenten van Doxis Informatiemanagers.


mind@work sessies

mind@work sessies: voer voor de (interactieve) hersenenTijdens de mind@work sessies konden de deelnemers horen van diverse sprekers hoe zij bezig zijn met de transitie naar een meer digitaal werkende organisatie, met oog voor details en de menselijke maat. Dat dat altijd met vallen en opstaan gepaard gaat, werd gedurende de dag ook wel duidelijk. Herman Konings is niet voor niets een visionair: het is nog steeds een (mogelijk) toekomstbeeld wat hij schetste. Het is zeker geen alwetende werkelijkheid.

Zo bleek ook wel uit de mind@work sessies. Het kan haast geen toeval zijn: enkele dagen na het Doxis Seminar ver-scheen een artikel in de krant over ‘Smart Robotics’, een uitzendbureau voor robots dat vorig jaar het levenslicht zag. Daarin werd een pleidooi gehouden voor juist de combi-natie van robot en mens. Technologie is mooi, maar een robot is altijd beperkt, aldus Heico Sandee, oprichter van Smart Robotics. ‘Samen met mensen kunnen ze veel meer. Robots kunnen heel goed repeterende handelingen verrich-

ten, zonder moe te worden of fouten te maken. Verandert er echter iets aan het (productie)proces of er gaat toch iets mis, dan heb je mensen nodig.’

En dat sluit toch weer heel mooi aan bij het betoog van Herman Konings: zonder mensen is technologie ook maar technologie. Het gaat om het evenwicht tussen technologie en mensen…

Gemeente Zwolle: veranderingen in de DIV-afdelingDe gemeente Zwolle vertelde in de mind@work over de grote veranderingen op het ge-bied van digitaal werken en de impact voor de afdeling DIV. Hoe de situatie in 2005 eruit zag en hoe nu. De afdeling DIV is groten-deels opgeheven. Maria Willems en Michelle Kampman vertelden wat dit betekent voor de DIV-functie en hun eigen hun werk. Er is in Zwolle veel aandacht voor samengevoegde intelligentie (een sterke afdeling advies), maar te weinig aandacht geweest voor het lange termijn denken en de borging van DIV kennis in de organisatie. Sommige zaken val-len tussen wal en schip. Hoe ga je hiermee

om? Maria en Michelle gaven hier op een open en eerlijke manier inzicht in. De deelnemers aan de workshop brachten in dat er DIV-kennis no-dig blijft op verschillende niveaus, van records-management tot ‘ouderwetse’ DIV-kennis om de fysieke archieven nog netjes te kunnen overdra-gen. Voor de kennis en vaardigheden die nodig zijn in de digitale wereld is het de vraag of je dit nog het exclusieve DIV-terrein is. Het ontwik-kelen van de bestaande DIV-medewerkers op dat gebied blijkt niet altijd mogelijk. Dan kun je kiezen tussen werven van mensen met nieuwe kennis en capaciteiten of het bijscholen op DIV-gebied van medewerkers die zich bezig houden met bijvoorbeeld functioneel beheer, ICT of pro-cessen.


Gert-Jan Knoet:Digitale handtekeningGert-Jan Knoet vertelde in zijn mind@work over de implementatie van de digitale handtekening. Dat gaat veel verder dan even een digitale hand-tekening toevoegen in de verwerking van een do-cument. Het gaat niet alleen om een technische implementatie, maar net zo zeer - vooral - over in-formatieveiligheid en een andere manier van den-ken en werken. Tip van de dag: Je bent of wordt vast een keer gehackt, dus sla je handtekening, ko-pie ID, niet op je eigen pc op. Gert-Jan stond stil bij de risico’s, de impact en de bewustwording die er bij een implementatietraject van een digitale hand-tekening komt kijken. Veel organisaties werken nog niet volledig digitaal, maar de invoering van de di-gitale handtekening speelt wel bij veel organisaties.

Het een kan echter niet zonder het ander. Hij benadrukte vooral het verandertraject naar een digitaal werkende organisatie in zijn fasegewijze aanpak. Heroverweeg hierbij steeds wat voor digitale handtekening ge-wenst is (of verplicht) en of een paraaf en/of handtekening moet worden gezet was daar-bij zijn boodschap. Vanuit de zaal bleek toch vooral dat per situatie verschilt welke vorm van digitale handtekening nu handig is en welke de meeste juridische zekerheid geeft. En of je wel altijd moet overstappen naar di-gitaal. Er zijn ook omstandigheden denkbaar dat de ‘gewone natte handtekening’ net zo efficiënt is, als je kosten en baten tegen el-kaar af zet.

Gemeente Heemskerk: Digitale bouwvergunningenIn hun presentatie over ‘Digitale bouwvergunnin-gen op Internet’ lichtten Laura Beenen, Ben Bilyj en Frenck Lutke van de gemeente Heemskerk toe hoe zij hun bouwvergunningen toegankelijk hebben gemaakt via hun website. Het gaat om vergunningen tot 1-10-2010, de start van Omge-vingsloket.

In het voortraject hebben zij ca. 62 strekkende meter bouwvergunningen geschoond en samen-gevoegd, gedigitaliseerd en gedeeltelijk overge-dragen aan het Noord-Hollands archief. Het ge-digitaliseerde deel werd in 1e instantie alleen ter beschikking gesteld aan de interne organisatie. Burgers en bedrijven moesten het nog met fysieke kopieën doen. Dit kostte de gemeente te veel tijd en daarmee geld. Geld dat niet voldoende werd gecompenseerd door de leges die zij ontvingen.

Als alternatief is gekozen voor het digitaal, via internet, ter beschikking stellen van de bouw-vergunningen. Om dit te realiseren is gekozen voor een koppeling tussen Decos en hun web-site via een opensource CMS, TYPO3.

In het voortraject is tevens een gedegen onder-zoek gedaan naar juridische, veiligheids- en privacy aspecten. Met alle seinen uiteindelijk op groen zijn de vergunningen per 15-12-2015 via de website gepubliceerd. Makelaars, ar-chitecten en aannemers waren direct klant.

Heemskerk heeft in- en extern, via kranten en de homepage, bekendgemaakt dat de bouw-vergunningen voortaan via hun website koste-loos raadpleegbaar zijn. Het is overigens nog steeds mogelijk om een kopie van de bouwver-gunning aan de balie op te vragen. Hiervoor moet de aanvrager nog wel leges betalen.

Gemeente Doetinchem: Digitaal (samen)werkenEen digitale wereld brengt veel digitale moge-lijkheden. We willen houvast bij het vinden van informatie en toch op een prettige manier ons werk doen. Francoise van den Ham vertelt en-thousiast en aanstekelijk over de wijze waarop de gemeente digitaal werken vormgeeft. Ge-meente Doetinchem maakt op basis van een duidelijke visie op zaakgericht werken, digi-taal samenwerken en digitale archivering di-gitaal samenwerken mogelijk. Hierbij worden

grote en belangrijke stappen gezet: zaakgericht werken is al een tijdje een feit, digitaal samen-werken wordt dit jaar opgepakt. De link met digi-tale archivering is hierbij geborgd. Maar dat het niet vanzelf gaat is ook duidelijk: vraagstukken als van wie is informatie, wie is verantwoordelijk voor het beheer en de uitvoering zijn weerbarstig. Wat Francoise duidelijk maakt, is dat hobbels als koppelingen, denken in mapjes en standaardi-seren lastig zijn, maar uiteindelijk de onderlinge samenwerking en afstemming van essentieel be-lang voor succes.


TU Eindhoven: Verzekerd Digitaal Werken De ontmoeting van Stefan Osinski, afdelings-hoofd Ondersteuning Administratieve Organi-satie, tevens programmamanager Verzekerd Digitaal Werken bij de TU Eindhoven, stelde de traditionele rollen en taken aangaande in-formatiebeheer in een veranderende omgeving aan de orde. Dit onder de noemer ‘Digitaliseren is veranderen’. De beide TU/e brede programma’s Het Nieuwe Werken en Verzekerd Digitaal Werken zorgen voor een sterk veranderende universiteit. De pijlers Onderzoek, Onderwijs en Bedrijfsvoe-ring blijven overeind maar zowel daarbinnen

alsook naar buiten transformeert de TU Eindho-ven naar een digitale samenwerkomgeving waar-bij de medewerkers steeds meer delen. Stefan prikkelde zijn toehoorders met de stelling dat de rol van de informatiebeheerder (archivaris) wordt uitgefaseerd, bestaande taken van DIV vervallen immers, waarop een interessante discussie ont-stond over de toekomstige rol van de archivaris. Tegelijk is namelijk de trend waarneembaar van nieuwe taken die om nieuwe competenties en vaardigheden vragen. De veranderingen op het brede terrein van informatiebeheer vragen dus om deskundigheden van heel diverse signatuur met verschillende vaardigheden. Je kan niet meer volstaan met 1 persoon.

Dick de Vries: KwaliteitszorgDe openingsvraag ‘Hoe gaan jullie om met kwali-teitszorg?’ leverde spontane en interessante dis-cussies op tussen de deelnemers aan de work-shop Kwaliteitszorg. Er was alom herkenning en erkenning van de veelheid aan mogelijkheden om kwaliteitszorg te bieden. Sommige deelnemers gaven elkaar tips over hoe hierin een keuze te maken. Natuurlijk gebaseerd op hun eigen ca- suïstiek. Opvallend punt was dat veel deelnemers in hun reguliere werk de verantwoordelijkheid van

andere afdelingen op zich nemen ten aanzien van kwaliteitszorg. Om maar zoveel mogelijk te voldoen aan de verschillende normeringen daarover. Dick de Vries ging heel pragmatisch mee met zijn publiek. Stelde polariserende vragen, zonder te vertellen wat ‘moet’. Daarbij gaf hij tips mee over hoe zij hun organisaties kunnen helpen om de benodigde kwaliteits-zorg in kaart te brengen. Ik kreeg de indruk dat sommige deelnemers toch graag een ‘één op-tie, doe het zo’ instructie hadden willen krijgen.

Radboud Universiteit:Digitalisering personeelsdossiersIn een ontspannen en openhartige sessie ver-telden Marianne Waldekker en Mo Tiel over de plannen, aanpak, uitvoering en resultaten van de introductie van het digitale personeelsdos-sier binnen de RU. Een project dat invloed heeft op alle personele processen van alle medewer-kers, P&O functionarissen, leidinggevenden en informatieprofessionals. Vanaf 1 januari 2015 werkt de RU digitaal in de P&O en de 5.800 be-staande papieren dossiers dienden te worden opgeschoond, gecategoriseerd op document-niveau in 60 categorieën. Techniek, software,

werkprocessen, cultuur, gedrag en communicatie kwamen samen in deze grote verandering. Tij-dens de sessies werden valkuilen, verbeterpunten, spannende momenten in de voortgang en tips aan de deelnemers behandeld. De gouden tips werden met plezier in ontvangst genomen: - pak dit altijd projectmatig aan met een dedicated

projectleider, - werk direct en zonder tussenkomst van aanne-

mers met de relevante partij samen- blijf continu het beoogde resultaat bewaken en

laat dat niet los en- maak er geen black box van; werk op je eigen

locatie in samenwerking met je leveranciers.

Gemeente Voerendaal: Digitaal werken in de 5e versnellingDe projectleider digitalisering gemeente Voeren-daal, Mario Wijnen, vertelde op geanimeerde wijze over zijn ervaring met het versneld digitaliseren bij zijn gemeente. Het was geen workshop als zodanig, maar meer een presentatie. Deelnemers luisterden geïnteresseerd naar zijn ludieke aanpak en de re-sultaten. Uit de vragen vanuit het publiek bleek dat deelnemers probeerden de case van gemeente Voe-

rendaal te laten passen in hun eigen organisa-tie. Voor degenen komend vanuit een kleine platte organisatie was deze vertaalslag nog te maken. Voor anderen restte de conclusie: ‘Leu-ke aanpak, maar dit gaat bij ons nooit werken’. Na afloop gingen enkele deelnemers met elkaar in gesprek over hoe zij met digitalisering omgin-gen. Het was een interessante presentatie met een aantal algemeen toepasbare elementen. In ieder geval tot nadenken stemmend.


Column

Tijdens het geslaagde Doxis Seminar van 17 maart stond (ook) ‘de verbinding’ centraal. Het verbinden van mensen, middelen en informatie. Dáár ligt volgens mij de basis voor een evenwichtige samenleving. Met elkaar verbonden zijn leidt tot een gemeenschappelijk doel: succesvol zijn in het behalen van je doelen. Hoe ambitieus die wel of niet ook mogen zijn. Eigenlijk kan daar niemand op tegen zijn. Volgens de keynote speaker van het seminar, Herman Konings, staat een nieuwe generatie klaar om meer samen te werken, meer te delen, meer verbonden te zijn en min-der voor zichzelf bezig te zijn. Dat zouden ook onze doelen moeten zijn. Maar willen wij eigenlijk wel echt samen-werken? Heeft u altijd het idee dat als iemand tegenover u zit, hij of zij echt open staat voor hetgeen u aandraagt? Ik denk dat menig medewerker tegenover zijn/haar manager iets heel anders ervaart. Andersom waarschijnlijk ook. Konings illustreerde dat treffend met zijn houding op het podium: armen over elkaar, achteroverleunend wil niet bepaald zeggen dat iemand je adviezen snel ter harte gaat nemen. De armen op de knieën en geïnteresseerd voor-overleunend, ‘eager’ om informatie op te nemen, toont die instelling wel. Heel herkenbaar toch…?

In overheidsland zou het goed zijn – en die trend is ook wel voorzichtig waar te nemen – als organisaties meer en in-tensiever gaan samenwerken; in alle opzichten en op alle terreinen. Een gemeente is niet uniek, ook al willen we dat nog wel eens denken. Voor mij als burger doen gemeenten allemaal grotendeels hetzelfde werk. Ze volgen dezelfde procedures, protocollen en processen en moeten tot vergelijkbare resultaten komen. Natuurlijk is Rotterdam anders dan Bergen (Noord-Holland). Maar ook weer niet zóveel anders. Samenwerking en delen van informatie, kennis en ervaring leiden met minder inspanning tot een beter resultaat. Een gedeeld resultaat, waar iedereen die erbij is betrokken direct van kan profiteren.

Met de aanslagen in Brussel nog vers in het geheugen, vraag ik me echter af: wat komt daarvan in de praktijk terecht? De rook is nog niet opgetrokken of alle analisten, commentatoren en politieke volgers rollen over elkaar heen om te zeggen, dat het nu toch echt tijd wordt dat we op Europees niveau (beter) gaan samenwerken. Gelukkig zagen we bij de afsluitende sessie op het seminar dat mensen eigenlijk best willen. Als je ze maar even voor het blok zet. Zet ze tegenover elkaar, dwing ze op een vriendelijk manier om contact te leggen (met een geintje, maar toch…) en het ijs is al snel gebroken. Beetje onwennig, ik geef het toe, maar ik weet zeker dat daar weer nieuwe contacten uit voortkomen. Die weer leiden tot meer samenwerking en betere resultaten. Ik heb de eerste nieuwe afspraak al gemaakt in ieder geval.

John de WaardColumnist, publicist

De verbinding…


Status decentralisatie

De stand van zaken na één jaar decentralisatie:

Veranderingen gaan langzaam,maar ze gaan…

Gjill Smit is binnen de gemeente Oldambt (Groningse ge-meente met zo’n 40.000 inwoners) verantwoordelijk voor het decentralisatietraject en constateert dat het om een serieuze en moeizame kanteling gaat. ‘De overgang naar gemeentelijke verantwoordelijkheid voor de genoemde decentralisaties heeft grote impact (gehad en nog). Nu is 2015 wel een overgangsjaar geweest, maar toch. Aan het eind van zo’n overgangsjaar moet er wel iets staan. Onder druk van geld word je geacht bedrijfsmatiger te werken. Dat is eigenlijk de échte kanteling. Vanuit Den Haag is die be-weging ingezet, maar op de werkvloer wordt dat toch an-ders ervaren. Binnen de sector is veel betrokkenheid. Daar wordt veel minder - of eigenlijk niet - aan geld gedacht. Daar wordt vooral aan de cliënten gedacht en wat zij no-dig hebben. Dan moet je ineens veel doelmatiger (lees: in geld) gaan denken. Nu, na één jaar decentralisatie, denk ik dat we langzaamaan de goede kant op gaan. Veranderingen gaan nu eenmaal langzaam. Maar beter langzaam en met beleid, dan snel en achteraf allerlei hersteloperaties moeten uitvoeren. Het mag in ieder geval nooit ten koste gaan van de mensen die van ons afhankelijk zijn voor hulp.’

Werkelijke wereld

Ook Jan-Daem de Langen van gemeente Súdwest-Fryslân (ca. 82.000 inwoners verdeeld over zo’n 65 kernen) onder-kent dat het een lastige materie is. Hij is informatieadviseur voor het sociaal domein binnen deze voormalige fusiege-meente. ‘Los van allerlei organisatorische aspecten, zie je vooral ook dat het lastig is om juist in dit gevoelige domein de juiste informatie beschikbaar te stellen aan de mensen die ermee moeten werken. Voldoen aan de weten regelge-ving en tegelijkertijd de wensen van de mensen vervullen, is behoorlijk complex. Je ziet in de praktijk dat veel weten regelgeving achterloopt op de praktijk. De werkelijke we-reld gaat veel sneller dan de ‘wettelijke’ wereld. Dat vormt een behoorlijke hobbel hier en daar. Súdwest-Fryslân zat bovendien, net als Oldambt en waarschijnlijk veel andere gemeenten, midden in haar transitiefase naar (meer) digi-taal werken, toen deze decentralisatie over ons heen kwam. Nu moeten systemen op elkaar worden aangesloten, infor-matie worden gedeeld en ontsloten, maar niet alles voor ie-dereen en niet zomaar. Daarbij mogen cliënten niet de dupe worden van eventuele haperingen.’ De Langen is echter wel

1 januari 2015 was de datum van de inwerkingtreding van de decentralisaties: de Wmo, Participatiewet en de Jeugdzorg kwamen bij de gemeente onder dak. Dichter bij de mensen die de zorg nodig hebben en kortere lijnen. Dat was het idee. Plus uiteraard een forse besparing. Daar was veel over te doen, maar hoe is het nu, na ongeveer een jaar praktijkervaring? De redactie sprak met gemeente Oldambt (Gjill Smit), gemeente Súdwest-Fryslân ( Jan-Daem de Langen) en gemeente Langedijk (Bert Fintelman). Ieder vanuit hun eigen perspectief komen de mannen tot dezelfde conclusie: de verandering gaat langzaam, maar het gaat…

Gjill Smit, gemeente Oldambt


overtuigd van het uiteindelijk voordeel dat deze decentrali-satie met zich meebrengt. ‘Bekijk het positief. Ik denk echt dat we als gemeente beter, efficiënter en goedkoper kunnen werken en een betere dienstverlening kunnen bieden, dan wanneer al deze zaken vanuit de rijksoverheid zouden wor-den geregeld. We kunnen op deze manier ook belangrijker worden voor de burgers. Door zorgzaken die aan het hart gaan persoonlijk, snel en goed te regelen. Het kost echter wel wat moeite om eerst alles voor elkaar te krijgen, zodanig dat je dat voordeel gaat merken.’

Tijdige(r) signalering

Bert Fintelman is wethouder in de gemeente Langedijk (circa 27.000 inwoners) met sociaal domein in zijn porte-feuille. Hij heeft vanuit de politiek dus direct te maken met de decentralisatie. Fintelman is na het eerste jaar ervaring opdoen, positief gestemd. ‘Ondanks dat we ongeveer 30% minder middelen krijgen om de klus te klaren, heb ik zeker het gevoel dat het lukt. De kortere lijnen en het feit dat we er veel dichter op zitten dan de overheid, geven belangrijke voordelen. Onder meer door tijdige signalering van even-tuele problemen die dreigen te ontstaan en door de grotere interactie met de inwoners en onze cliënten. Wij kennen als lokaal bestuur en ambtenarenapparaat de mensen en onze

gemeenschap. Wel is het zo, dat we tijd nodig hebben om de boel in te regelen. Dat zal voor alle gemeenten gelden. We worden met belangrijke onderwerpen als jeugdzorg, re-integratie & inkomen en ondersteuning van zorgbehoeven-den, geconfronteerd vanuit Den Haag en moesten het op korte termijn overnemen. Dan staat de continuïteit voorop. Dat zie je overal om je heen gebeuren in de maatschappij. Eerst zorgen dat de zaak loopt en dan ga je die gevraagde efficiencyslagen maken. Als je die meteen doorvoert, loop je een levensgroot risico dat mensen tussen de wal en het schip vallen. Dat kan nooit de bedoeling zijn van deze maatregelen. Maar het blijkt dat je met een goede organisa-tie heel ver kunt komen.’

Geen concessies aan kwaliteit

Ook Smit ziet dat laatste als cruciaal. ‘Een goede organi-satie, zonder concessies te doen aan de kwaliteit en door beperking van de basis, met maatwerk als aanvulling. Dat is volgens mij het geheim van een succesvolle decentrali-satie. Daar worstelen gemeenten echter nog mee. Om het helemaal goed te doen, moet je soms processen, die door anderen beter en efficiënter (en dus goedkoper) gedaan kunnen worden, uitbesteden. Dan heb je als gemeente wel de regie, maar de uitvoering doet een ander. We moeten het loslaten nog een beetje leren. Dat zijn we niet gewend. Het is de controverse tussen een efficiënte bedrijfsvoering en de

maatschappelijke/publieke rol die je als gemeente hebt die het lastig maakt. Om ruimte te creëren is het weer belang-rijk om de digitalisering binnen je organisatie ver door te voeren. ICT is een belangrijke facilitator als het gaat om het halen van de doelstellingen van de decentralisatie.’

Daar kan de Langen direct in meegaan. ‘Door het koppelen van cruciale informatiebronnen komen direct alle haperin-gen aan het licht. Ontbrekende informatie, onvolledige in-formatie, processen die niet lekker lopen, mensen die niet goed passen binnen de werkzaamheden die ze hebben ge-kregen, maar ook misbruik. Daarmee verdien je direct een deel van de investeringen weer terug. En een ander groot

Bert Fintelman, gemeente Langedijk

‘Het mag in ieder geval nooit ten koste gaan van de mensen die van ons afhankelijk zijn voor hulp.’ (Gjill Smit)


‘Als we eens wat minder regelzucht zouden hebben,komen we een stuk verder.’ (Bert Fintelman)

voordeel is, dat door digitalisering en automatisering je be-ter in staat bent om maatwerk te leveren waar nodig. Wat Gjill al aangaf: de basis kan best wat soberder, maar als het maatwerk dan maar echt maatwerk is en beter aansluit op waar mensen werkelijk behoefte aan hebben. Dat is voor Nederland ook een nieuw fenomeen. Wij zijn meer van het principe ‘gelijke monniken, gelijke kappen’. Maar dat is eigenlijk heel gek. Niemand is hetzelfde, maar we wil-len wel dat iedereen hetzelfde wordt behandeld. Binnen Súdwest-Fryslân zijn we de eerste maanden van het jaar

van de decentralisatie vooral bezig geweest met operatio-nele zaken. Eerst zorgen dat alles op orde is en dan pas in praktijk brengen.’

Minder regeltjes

Daar kan Fintelman zich daar helemaal in vinden. Zoals ook in het principe van een smallere basis en meer zorg naar behoefte en eventueel uitbesteden van specifieke processen. ‘Vanuit de overheid wordt gesteld: koop die zorg in. Dat is mooi gezegd, maar de kennis daarover zit, in verreweg de meeste gevallen, niet bij de gemeente en zeker niet bij de kleinere gemeenten. Als bestuurder van deze gemeente ben ik wel verantwoordelijk voor de zorginkoop, maar waar haal ik de benodigde expertise vandaan? Daar komt dus het alternatief van uitbesteden om de hoek. Maar wel zelf de regie houden. Bovendien zou het prettig zijn, als er eens

wat minder regeltjes zouden zijn waaraan moet worden voldaan. Er zijn toch genoeg mensen met gezond verstand die logisch kunnen nadenken en daar naar handelen? Dat is toch het belangrijkste voordeel van dicht op de gemeen-schap zitten? Natuurlijk moet er controle zijn, maar dat kan toch ook zonder al die regels? Als voorbeeld van die over-dreven regelgeving in ons land: zo was er in onze regio een basisschool die klaar-overs gebruikte om kinderen te laten oversteken bij een zebrapad. Die waren niet bevoegd, zo bleek na 25 jaar. Ze hadden geen diploma… Waarom moet die klaar-over een diploma hebben en een cursus volgen van twee dagen? Die mensen zijn toch zelf ervaringsdeskundig genoeg om kinderen over te zetten? Bij een zebrapad nota bene! Het zegt alles over de regelzucht in Nederland. Als we daar nu eens wat minder in zouden doen, komen we een stuk verder.’

Decentralisatie gaat slagen

Overigens zijn de drie mannen ervan overtuigd dat de de-centralisatie gaat slagen. ‘De discussie ging in het begin vooral over de middelen, dat is logisch, maar wel jammer.

Ik ben de mening toegedaan dat doordat je als gemeenten dichter op de gemeenschap zit daadwerkelijk meer, betere, persoonlijker en goedkopere zorg kunt leveren dan vanuit Den Haag. Wat Jan-Daem aangeeft, kan ik volledig onder-schrijven. Zie het als een kans en doe waar je goed in bent als gemeente: zorg voor je burgers’, aldus Smit. ‘En dat hoef je niet altijd letterlijk zelf te doen. Van zorgen voor, naar zorgen dat… Daarvoor is informatievoorziening cruciaal, maar daarnaast is ook de bereidheid van de organisatie en de mensen om te veranderen heel belangrijk. Probeer nieuw gedrag aan te sturen en oud gedrag af te leren. Denk in lange-termijn. De wereld is niet in beton gegoten, die verandert heel snel. Daarin moet je mee (kunnen) gaan. In Oldambt hebben we een visie op het sociaal domein ont-wikkeld voor 2025, waaraan we vandaag de dag al inhoud aan proberen te geven.

Jan-Daem de Langen, gemeente Súdwest-Fryslan


Logo

Nieuw logo en pay-off Doxis

Het zal u wellicht niet ontgaan zijn. Doxis heeft een nieuw logo en een nieuwe pay-off. Waarom deze nieuwe stijl?

Doxis is in ontwikkeling. Net zoals de markt en onze op-drachtgevers. Digitaal is nu ‘de norm’ maar ook daar heb je verschillende gradaties in. De markt kan hierbij onze exper-tise goed gebruiken. Want hoe ‘slim’ computers en software ook zijn, menselijk (Doxis) vakmanschap is én blijft voor-waarde voor succesvol digitaal werken.

Onze vorige huisstijl en het ‘gevoel’ dat dit met zich mee-bracht, pasten niet meer bij deze nieuwe visie en ontwik-kelingen. Bij al deze ontwikkelingen hoort een nieuw logo.

Logo’s moet je eigenlijk niet teveel uitleggen maar toch, je ziet hier natuurlijk ‘de mens’ in de oranje X terug.

Dat betekent dus ook tijd voor een nieuwe pay-off: ‘Als digitaal mensenwerk wordt’.

Deze pay-off is geïnspireerd door het boek van Steven van Belleghem, ‘When digital becomes human – Klantenrela-ties in transformaties’. Motto van het boek: “Bedrijven die het verschil weten te maken met de ‘human touch’ verove-ren het hart van hun klant.” Die mening delen wij met hem. Graag geven wij voor u concreet invulling aan dit state-ment!

‘Bedrijven die het verschil weten te maken met de ‘human touch’ veroveren het hart van hun klant.’


FilosofieNacht

Zonder grenzen wordt het chaos, maar waar ligt de grens?

Wat doe je en waaromdoe je het?Met het thema ’Over de grens’ wil de organisatie van De FilosofieNacht (15 april, Pakhuis De Zwijger, Amsterdam) een lans breken om eens langer na te denken over de betekenis van ‘grens’. Doxis Informatiemanagers steunt de Filosofie-Nacht, met als achterliggende gedachte dat door digitalisering en fenomenen als ‘plaats- en tijdonafhankelijk werken’, eveneens grenzen vervagen. Is het niet van kantoor, dan wel van de scheiding tussen werk en privé. ‘Het is goed om stil te staan bij wat je doet en waarom je het eigenlijk doet’, aldus Max Beekhuis, directeur Doxis Informatiemanagers. Tijdens de FilosofieNacht wordt geen thema geschuwd. Zelfs niet dat van de vrijheid van meningsuiting…

‘Als grenzen vervagen is filosofie dan de sleutel van ons bestaan?’


‘Zonder grenzen geen vrijheid’, aldus hoofdredacteur Leon Heuts van Filosofie Magazine. ‘Er zit altijd iets dubbelzin-nigs aan het vaststellen van grenzen. Zonder grenzen wordt het chaos, maar (te) strakke grenzen werken belemmerend en benauwend. Tijdens de FilosofieNacht onderzoeken we de dubbelzinnigheid van grenzen. We kunnen overal inlog-gen om even onze mails en sociale media te bekijken – maar wanneer hebben we nog een moment voor onszelf ? We tellen de zegeningen van de grenzeloze 24-uurseconomie: exotische producten om de hoek, reizen naar Japan en An-tarctica, maar hoe gaan we om met de constante aansporing om te consumeren, gezond te leven, mooi te zijn, erbij te horen? We horen op het werk dat we out of the box, inno-vatief en ‘disruptive’ moeten denken, maar we stuiten op de grenzen van wat we willen of kunnen. Voer voor filosofen dus…’

Maatschappij verandert

Ook Max Beekhuis ziet de maatschappij veranderen. ‘Er is toch wel een duidelijke trend gaande naar nadenken over het ‘waarom’ van je handelen. Als bedrijf, als groep, als in-dividu. Er is weliswaar altijd de drang naar meer en beter, maar wat is beter? Ook in onze wereld kom je regelmatig(er) voor dilemma’s te staan: wat is nog privé, wat is publiek? Hoeveel transparantie kunnen mensen aan? Soms gaat het ook om serieuze morele dilemma’s: welke informatie geef je

nu wel vrij en welke niet en op welk moment? Welk belang is ermee gediend of wordt ermee geschaad? Het feit dat er serieuze veranderingen gaande zijn in weten regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld privacy en (het melden van) datalekken, geeft al aan dat men ook bij de overheid worstelt met deze problematiek.’

Heuts is blij met de steun van Doxis voor het denken over dit soort onderwerpen – zoals in de FilosofieNacht - en be-grijpt dat de dilemma’s die Beekhuis benoemt, in de praktijk om richting vragen. ‘Je komt op het terrein van de filosoof, de morele aspecten van informatie en –deling. Wat is privacy,

wat is het waard, wanneer is er een groter belang, wanneer moet je een stapje terug doen? Tijdens de FilosofieNacht komen naar schatting 700 bezoekers uit binnen- en buiten-land samen om zich te buigen over dergelijke thema’s. Zo’n 50 sprekers leveren ideeën aan om verder te denken over welke invloed bepaalde veranderingen in grenzen hebben op je dagelijks leven. Hoe richt je je leven in, zowel zakelijk als privé, uitgaande van die eindeloze stroom informatie die via allerlei kanalen binnenkomt? We zijn de laatste tijd be-hoorlijk tegen onze grenzen aangelopen. De vele honderd-duizenden vluchtelingen die Europa binnenkomen leiden tot weerstand en polarisatie. De multiculturele samenleving is volgens velen te ver doorgeschoten; er moeten grenzen worden getrokken. Tegelijkertijd stuiten migranten, die juist hard werken om onderdeel van onze samenleving te zijn, op tal van grenzen. Wie trekt welke grens en wat is de onderlig-gende argumentatie voor die grens?’

Beekhuis: ‘In de huidige maatschappij komen er steeds meer zzp’ers en andere vormen van zelfstandig werkenden. Die delen hun leven en werk al heel anders in dan wij gewend waren te doen binnen de organisatie van een bedrijf. Simone van Saarloos, een van de sprekers tijdens de FilosofieNacht, verwoordt het als volgt: “Als freelancer word ik elke dag op-nieuw wakker in de leegte. Niet dat er geen continue stroom aan mailtjes en deadlines is, maar het is aan mij de taak om

– zonder toezichthouder – mijn dag vorm te geven. Dat doe ik nu twee jaar en er is nooit iemand geweest die me heeft gezegd hoe het moet. In wezen doe ik maar wat, de enige bevestiging is het eindproduct – een tekst die wordt gepu-bliceerd.” Daarmee raakt ze direct de kern van de problema-tiek van hedendaagse bedrijven. Hoe ga je om met men-sen die ‘in wezen maar wat doen’? Hoe leer je als manager mensen aan te sturen die zich eigenlijk buiten je invloeds-sfeer bevinden? Dergelijke gedachtegangen spreken mij aan. Daarom steun ik van harte het initiatief van Veenmedia met de FilosofieNacht: het zet hopelijk niet alleen mij aan het denken, maar nog veel meer mensen.’

‘Er is toch wel een duidelijke trend gaande naar nadenken over het ‘waarom’ van je handelen.’ (Max Beekhuis)


00274_CorporateAdvert_A4_OL_FA.indd 1 22/06/15 9:47 PM

ALS DIGITAAL MENSENWERK WORDT

Doxis Seminar: Ont-moeten minder moeilijk dan het lijkt · 2017-10-08 · novatie Decentrale...

Documents

Transcript of Doxis Seminar: Ont-moeten minder moeilijk dan het lijkt · 2017-10-08 · novatie Decentrale...