Ik ben dichtbij, nieuwsgierig en aanspreekbaar

Stad met een hart

Intern magazine over de organisatieontwikkeling

Oktober 2014

“LEAN IS EEN FILOSOFIE OM ELKE KEER WEER ANDERS NAAR JE WERK TE KIJKEN”

Jullie hebben er ongetwijfeld al op verschillende plekken over gehoord. Als het om de organisatie ontwikkeling gaat, hebben we het ook heel veel over ‘lean’. Er zijn allerlei trainingen om col-lega’s te leren lean te gaan werken en we willen zoveel mogelijk processen in ons werk lean inrichten.

In dit magazine lees je het verhaal van onze collega’s die werken bij het Crematorium & Begraafplaatsen. Ze zijn intensief met lean bezig geweest. Lees vooral hun enthousiaste verhaal. Ik vind het mooi om te zien dat lean hen zoveel oplevert.

Bij mijn vorige werk in Amsterdam-Noord heb ik in 2013 kennis gemaakt met lean. Een aantal mensen is op lean-cursus geweest en we zijn toen gestart om verschillende processen lean te maken. Wat ik mooi vind om hier in Amersfoort te zien is dat we al veel verder zijn. Veel collega’s zijn

opgeleid en er zijn al flink wat werk-processen opgepakt om ze ‘leaner’ te maken.

Lean is een hele mooie manier om over je dagelijkse werk te praten. Niet hoog over of abstract, maar heel concreet. Hoe doen we nu ons werk? Kan dat beter en slimmer? Het is heel goed om je af te vragen hoe je je werk organi-seert en hoe je dat anders kan doen. Dat zorgt voor rust en het zorgt ervoor dat het werk leuk blijft. Ook dat laatste vind ik heel belangrijk.

Zoals we in Amersfoort met lean omgaan, zorgt het er bij mij voor dat ik elke keer bepaalde onderdelen in de organisatie weer anders leer kennen. Lean is wat mij betreft niet alleen een methode om op werkprocessen toe te passen, maar veel meer een filosofie om elke keer weer anders naar je werk te kijken en creatieve oplossingen met elkaar te bedenken.

Als directie zijn we sinds een maand met een leanbord gaan werken. We nemen dan bij het bord (zie de foto) de stand van zaken van de verschillende trajecten door. We kijken waar het goed gaat en welke knelpunten er zijn. We willen graag inzicht krijgen in wat de opbrengsten zijn van de leantrajecten en wat wij als directie kunnen doen om bepaalde zaken in de organisatie (weer) vlot te trekken.

Sinds ik lean heb leren kennen, merk ik dat deze filosofie ook toepasbaar is in privé situatie. Bij mij heeft de methode thuis bijvoorbeeld ook goed gewerkt bij het herinrichten van mijn werkkamer. Die is nogal klein en elke keer slaag ik er in om mijn spullen toch weer net iets beter op te ruimen of weg te gooien. Het geeft mij heel veel rust!

voorwoord

De vertaling van onze

kernwaarden in één oogopslag

Interview Brigitte

van Stokkum

Vijf vragen over intranet

Komen en gaan

met interview Theo Hotke

De Nieuwe Stad

Lean Six Sigma

Interview Buitenste Binnen

over het oogziekenhuis

Al doende leren

Verslag 30 september

Flexportaal/matchmaker

4

7

8

9

10

13

14

18

16

20

inhoud

Onze kernwaarden in één oogopslag

Op onze inspiratiedag (26 juni jl.) en ook daarna hebben

vele collega’s de kaartjes met onze drie kernwaarden Dicht-

bij, Nieuwsgierig en Aanspreekbaar ingevuld. Herke en Nico

wilden op die manier te weten komen hoe we als organisa-

tie samen invulling kunnen geven aan die kernwaarden. In-

middels zien we dat de kernwaarden steeds meer doorleefd

worden en dat de vertaling daarvan zichtbaar is en wordt

in onze manier van werken. Van alle teksten op de kaartjes

hebben we per kernwaarde de belangrijkste en meest voor-

komende steekwoorden in drie wordclouds vormgegeven.

Hoe groter het woord hoe vaker het is genoemd.

kernwaarden

ONZE VISIE Amersfoorters nemen steeds vaker het initiatief om iets te doen voor en met de samenleving. De huidige netwerkmaatschappij maakt het steeds makkelijker om elkaar te vinden en de handen ineen te slaan bij gezamenlijke initiatieven. Dat vraagt om een flexibele gemeentelijke organisatie. Door mee te bewegen en te ondersteunen of initiatieven te versterken of te versnellen. Het gemeentebestuur, verkozen door de Amersfoorters, is daarin leidend: raads- en collegeleden geven richting, bepalen de ambities en hakken de knopen door. De medewerkers van de gemeente ondersteunen, voeren uit en adviseren.De Amersfoortse bewoner en ondernemer staat altijd centraal. We zijn flexibel om aan te sluiten op vragen en veranderingen, we wer-ken in samenhang en willen het verschil maken. Bij ingewikkelde opgaven, werken we in teams intensief samen om tot de beste oplossing te komen. Wat makkelijk kan, doen we snel en simpel.We zijn een aantrekkelijke werkgever. Door medewerkers ruimte te bieden om continu te werken aan competenties en hun ontwikke-ling. Dit gaat hand in hand met respect en vertrouwen in elkaars kunnen. Werken bij de gemeente Amersfoort betekent maatschap-pelijk zinvol werk doen, een bijdrage leveren aan de samenleving. Werk dat nooit af is en altijd nieuwe perspectieven biedt.

ONZE MISSIEWe weten wat er leeft in Amersfoort. Voor het bestuur leveren we diensten

en ondersteunen wij de inwoners en partners om kansen te grijpen en

problemen op te lossen.

4

NieuwsgierigWe zijn nieuwsgierig naar nieuwe ontwik-kelingen en initiatieven. We zoeken elkaar en Amersfoorters op en zijn geïnteresseerd in andermans plannen en ideeën.

AanspreekbaarWe zijn aanspreekbaar op onze rol, inzet en resultaten. We nemen verantwoordelijkheid voor ons gedrag en de effecten daarvan op de organisatie en de stad Amersfoort.

DichtbijWe zijn verbonden met de stad door te weten wat er speelt en door bereikbaar en toegankelijk te zijn voor inwoners en collega’s.

5

interview

6

“Ik wil mijn ideale werkomgeving creëren”

Het is in deze tijd geen voor de hand liggende stap: je baan opgeven, als je nog niks anders hebt. Brigitte zet deze stap heel be-

wust. Waarom eigenlijk? “Ook ik hang aan zekerheid hoor”, benadrukt Brigit-te, “maar ik heb gemerkt dat die zeker-heid me ook beperkt. En mijn zoektocht naar een ideale werkomgeving was steeds moeilijker te combineren met een gezin en werken in Amersfoort. Dat kostte steeds meer energie, die ik liever aan andere dingen besteed. En ik ge-loof er écht in!”

Dat betekent niet dat ze nooit twijfelt. Soms ervaart ze haar stap als doodeng. “Als ik praat met werkzoekenden die al wat langer hun baan kwijt zijn, vind ik het zelfs stom van mezelf”, bekent de Haarlemse. “Maar van de andere kant: er zijn ook genoeg voorbeelden van mensen die de stap hebben gezet, bij wie het goed heeft uitgepakt. Daar kijk ik dan liever naar.”

KweektuinEen ideale werkomgeving, dat klinkt mooi en vraagt om nadere toelichting. Waar ziet ze zichzelf werken? “Ik wil graag een coördinerende functie op een plek waar oude en nieuwe economie bij elkaar komen. Een plek waar geëxperi-menteerd wordt met delen en ruilen en waar mensen bewuster omgaan met materialen. Dat kan binnen een team zijn, maar misschien ga ik ook wel aan de slag als zzp’er. Dat is nog een zoek-tocht. Ik ben bijvoorbeeld nu betrokken bij de Haarlemmer Kweektuin. Ik hoop daar een coördinerende rol te gaan

vervullen, als schakel tussen de par-tijen die daarin zitten. Daarnaast ben ik betrokken bij het opzetten van een Kweekcafé: een ontmoetingsplek waar inkomsten gegenereerd moeten wor-den uit horeca en verhuur van ruimtes”, legt Brigitte uit. Met een glimlach: “Dat wordt nog een uitdaging.”

Niet alleen haar ‘sprong in het diepe’ valt op, ook de openheid waarmee Bri-gitte haar dromen en twijfels deelt met de buitenwereld. In haar weblog stelt ze zich uiterst kwetsbaar op. “Ik geloof dat we min of meer allemaal dezelfde din-gen meemaken. Leuk en minder leuk. Het klopt dat mensen eerder geneigd zijn alleen de leuke dingen te delen. Ik denk juist dat het mensen helpt als je ook de minder leuke dingen deelt. Het is geruststellend als je ziet dat andere mensen ook hun twijfels en problemen hebben. Uit reacties blijkt dat ik men-sen aan het denken zet en inspireer. Dat vind ik mooi.”

Jaar van de VeranderingKan Brigitte ons ook inspireren? 2014 is voor de gemeente Amersfoort het Jaar van de Verandering. Maar voor Bri-gitte zelf misschien nog wel meer. Wat kunnen wij van haar leren?“Het belangrijkste is volgens mij dat je soms dingen gewoon moet doen. Nog voordat je eerst alles uitgekristal-liseerd hebt. Stel jezelf de vraag: wat is het ergste dat er kan gebeuren als we dit toestaan? En valt het mee? Doe het dan gewoon! Daarmee houd je de energie vast. Niet alleen bij collega’s, maar ook bij Amersfoorters die met initiatieven komen.”

KennissessieInitiatief is ook kenmerkend voor Bri-gitte. Waar anderen bij hun afscheid een receptie krijgen, daar nam zij zelf de regie in handen. Ze organiseerde in samenwerking met Matchpoint Amers-foort een kennissessie met twee con-crete doelen. In het kader van de orga-nisatieontwikkeling bij de gemeente werden de aanwezigen uitgedaagd om na te denken over de samenstelling van een optimaal team om een bepaald re-sultaat te bereiken. Dat leverde veel in-put op. “We weten dat mensen in een bepaalde rol het beste tot hun recht komen, maar sturen daar nog te weinig op”, vindt Brigitte, die voorlopig nog in de wij-vorm spreekt. Met deze sessie wil ze de gemeente graag iets nalaten.

In de andere discussie stond de vraag centraal: hoe kunnen we fooien in de horeca ten goede laten komen aan lo-kale goede doelen? Ook dat leverde volgens Brigitte veel concrete ideeën op. “Samen met Matchpoint ga ik nu kijken wat we daarmee kunnen. Zodat er ook echt iets gedaan wordt met deze ideeën.”

Het afscheid bij de gemeente heeft ze als een warm bad ervaren. Met veel ca-deautjes en complimenten. “Er zijn veel lieve woorden gezegd en geschreven. Die twaalf jaar Amersfoort hebben me veel gebracht. Ik ga hier anders de deur uit, dan dat ik binnenkwam.”

Wil je Brigitte blijven volgen, of meer weten over wat de kennissessies hebben opgeleverd? Kijk dan op nieuwestappen.blogspot.nl.

DOOR JEROEN NOTENBOOM

Na twaalf jaar bij de gemeente te hebben gewerkt, heeft adviseur Economie en Wonen Brigitte Kool – Van Stokkum afscheid genomen van Amersfoort. (Nog) niet vanwege een nieuwe baan, maar omdat ze haar droom wil verwezenlijken: het creëren van haar eigen ideale werkomgeving. Liefst in haar woonplaats Haarlem. Bij haar afscheid op 2 september organiseerde ze een bijzondere kennissessie.

BRIGITTE KOOL – VAN STOKKUM JAAGT HAAR DROOM NA

7

66 vragen over intranet

1 Wat zijn de belangrijkste verbeteringen aan ons intranet?“Naast een nieuw vormgegeven homepage is de belangrijkste verbetering dat je op intranet nu

beter kunt zoeken naar collega’s. Je vindt ze voortaan niet alleen op naam, maar ook op kennis en werkvelden. Daarnaast zijn ook documenten voortaan beter vindbaar en krijgen gebruikers, via een extra tabblad, een duidelijk overzicht van alle teamsites en de teamsites waarvan ze lid zijn.”

2 Hoe gaan deze verbeteringen ons helpen bij een betere samenwerking?“Onze organisatie verandert en de wereld om ons heen ook. Bijvoorbeeld: in de samenleving ont-

staan andere verwachtingen over onze dienstverlening. Om direct te kunnen inspelen op vragen vanuit de stad, is het belangrijk om snel de juiste collega’s te kunnen vinden die je nodig hebt bij een bepaald onderwerp. En om daar de juiste documenten bij te kunnen vinden. Dit intranet helpt daarbij.”

3 Hoe kunnen wij als medewerkers bijdragen aan een beter intranet?Zorg er in elk geval voor dat je profiel op je Mysite goed en volledig ingevuld is. Dat maakt jou voor

collega’s beter vindbaar. Verder moeten we er met zijn allen voor zorgen dat de informatie op intranet zo actueel mogelijk blijft. Bedenk hoelang informatie kan blijven staan en verwijder wat niet meer actueel is.”

4 In hoeverre heeft het project Vernieuwing Intra-net nog invloed gehad op deze verbeteringen?“Gedurende dat project hebben we veel geleerd over de knelpunten van de huidige intranetom-

geving. Die kennis en ervaring hebben we gebruikt om ons huidige intranet op een aantal punten te verbeteren. De punten die ik zojuist noemde.”

5 Kun je vertellen waarom het project Vernieuwing Intranet aanvankelijk niet geslaagd is?“Uit gesprekken met eindgebruikers bleek dat de gekozen oplossing ons werk niet gemakkelijker

ging maken. Daarom zijn we gestopt. Als projectgroep intranet hebben we daar heel kritisch naar gekeken en onze bevindingen in een leerpuntenrapport beschreven. Dat rapport gaan we nu op verschillende plaatsen in de organisatie bespreken, zodat we er optimaal van kunnen leren. Deze bevindingen worden uiteindelijk ook gedeeld met de organisatie.”

6 Tot slot: hoe nu verder?“De acties die we nu hebben gedaan, vallen onder de “quick wins” ter afsluiting van het project. Begin oktober ronden we de promotie actie af voor

het invullen van het profiel. KCC zal daar komende maand nog een keer achteraan jagen, want het kan die collega’s enorm in hun werk helpen. Aansluitend is het verdere be-heer van het intranet weer een ‘normale activiteit’. Inclusief verder doorontwikkeling. Na de evaluatie die we voor de directie maken, wordt het project dus echt stopgezet.”

In onze veranderende organisatie is goede informatie en samenwerking belangrijker dan ooit. Het hebben van een goed intranet is daarbij van grote waarde. Eind 2012 werd daarom het project Vernieuwing Intranet gestart, dat oorspronkelijk in het najaar van 2013 moest leiden tot een

nieuw, verbeterd intranet. Helaas werd het project zonder positief resultaat afgesloten. Maar nu, in september 2014, is er toch vernieuwing. Wat is er veranderd en hoe gaan we daarvan profiteren?

Projectleider Michiel Kuik geeft antwoord op vijf vragen over intranet.

intranet

8

6komen en gaanapril - september

Naam Was werkzaam bij Is werkzaam bij

Susan Meulemans beleidsadviseur bij Klantbeheer medewerker Bezwaar & Beroep

Yvonne Ritzen klantmanager bij Klantbeheer minimacoach bij Arbeidsintegratie

Öcal Ikiz afdelingshoofd Klantbeheer afdelingshoofd Administratief Beheer

Gerda de Jong adviseur bedrijfsvoering SOB Concernmiddelen (Leantraject)

Mieke van de Beek adviseur bedrijfsvoering SOB Economische Zaken en Wonen

Christien Klein Koerkamp trajectbegeleider minimacoach binnen afdeling Arbeidsintegratie

Zwaantina van der Veeb Onderzoek&Statistiek monitor sociaal domein

Arjanne van den Hoed medewerker Klantcontact bij project Amersfoort Innovatief Sterk (EZ)

Sander van den Burg Facilitaire Zaken Markt&Haven

Nely van den Berkt Burgerzaken KCC (één dag per week)

Els Vallentgoed afdeling Communicatie Griffie

Dirk Steenbeek teamleider collecties/gemeentearchivaris (AE) digitaal adviseur (AE)

Eric van Duijn afdeling Verkeer en Vervoer waarnemend teamleider Stedelijk Beheer (gedeeltelijk)

KOMEN

Peggy Smit – klantmanagerStefan Kranenburg – klantmanagerArne-Joost Douma – klantmanagerMerel van de Pol – Sociale ZakenJoyce Hasselbach – Administratie (gedetacheerd)Bob van Donkelvoort – Economische Zaken&Wonen(stagiair)Lotte van Vliet – Economische Zaken&Wonen (stagiair)Edmee de Freetes – Economische Zaken&Wonen (stagiair)Bram Roggeveen - Strategie & Bestuur (tijdelijk)Alex Megens – Markt&HavenLotte van de Rijdt – KCC

GAAN

Eveline Besseling-Bouwman - naar RUD (op projectbasis)Nel de Bree – Sociale Zaken (met pensioen)Falak Zahraoui - Sociale ZakenBrigitte van Stokkum – Economie&WonenAdri Kuijer – Verkeer (met (pre)pensioen)

Pure luxeNa zes jaar gemeentehuis verruilde Theo Hotke zijn werkplek op de 3e verdieping voor een werkplek middenin het groen bij het Centrum voor Natuur en Milieu-educatie. Voor hem geen onbekende plek. Van 1997 tot 2008 was hij hoofd van het CNME. Nu keert hij terug in de functie van, zoals dat officieel heet, adviseur milieu-communicatie. Wat bracht hem terug aan de Schothorsterlaan?

‘Omdat ik over twee jaar met pensioen ga, heb ik mij afgevraagd wat ik graag de laatste jaren nog zou willen doen. Het antwoord was heel simpel: op het CNME werken’, vertelt Theo. Het vertrek van Afke van Zwaard en het ‘vrij komen’ van haar portefeuille, zette Theo aan het denken. Bovendien bracht hij Theo de helft van zijn werkweek al door op het CNME. Dat gold ook voor zijn collega Pauline van Norden. Beiden pendelden heen en weer tussen Schothorsterlaan en Stadhuisplein. De rekensom was snel gemaakt: Theo verhuisde volledig naar het CNME en Pauline naar het stadhuis.

Rentmeester‘Het voelt als pure luxe dat ik nu aan het einde van mijn werkzame leven weer mag doen wat ik het liefst doe’, vertelt Theo enthousiast. ‘Namelijk samen met vrijwilligers en groene groepen zorg dragen voor een groene stad. Voor mij voelt de afdeling Milieu ook als een soort rentmeester van het groen in deze stad. Het is heerlijk dat ik daaraan mag bijdragen.’

Een beetje verbaasd klinkt Theo nog steeds over zijn ‘switch’. ‘De organisa-tieontwikkeling volg ik met veel interesse en ik zie dat al veel mensen zijn gaan verzitten’, legt hij uit. ‘Maar ik had geen idee dat dat ook op je 63e nog zou kunnen! Dat werkt heel motiverend. In deze nieuwe omgeving bloeit er bij mij weer nieuwe energie op.’

INTERNE WISSELINGEN

9

De Nieuwe Stad: een droom in wording

De Nieuwe Stad, een werknaam voor het Oliemolenkwartier, is een gebied dat goud in handen heeft. De oude Prodent-fabriek, aller-lei bedrijven, horeca, poppodium De Kelder, kunstenaars, prachtig gelegen bij de Eemha-

ven, het nieuwe Eemplein en de historische binnenstad. De grond is deels in handen van de gemeente, deels van belegger Schipper Bosch. Beide partijen willen het gebied verder ontwikkelen. Ondernemer en exploitant Bülent Yokus doet maar al te graag mee, net als stedenbouwkun-dig bureau ZUS.

Géén masterplanWaar normaal gesproken een masterplan wordt gemaakt waarin het hele proces en de invulling van tevoren worden vastgelegd, is het de ambitie om dat hier - juist op deze plek - anders te doen. Van tevoren kaders vastleggen: ja, ze-ker, met de Structuurvisie 2030 in het achterhoofd. Maar de precieze invulling? Die wordt stap voor stap gedaan, steeds door de gemeente, Schipper Bosch en de gebruikers samen. De gemeenteraad spreekt er naar verwachting voor het einde van dit jaar over in De Ronde. De droom is om van dit gebied een pilot te maken waarbij het gebied op organische wijze en samen met de stad vorm krijgt. Helemaal passend bij de nieuwe werkwijze van de gemeente. Dat is wel even wennen. Want op deze manier werken betekent loslaten. Zowel voor ambtenaren als de raadsleden.

Niet vasthouden aan regelsNeem de parkeernorm bijvoorbeeld. Projectmanager Yordi Grut-ters: “In de parkeernota is vastgelegd hoeveel parkeerplaatsen bij een gebouw nodig zijn. Deze norm geldt voor de hele stad. In de buurt van De Nieuwe Stad is al veel parkeergelegenheid en veel bezoekers komen op de fiets. Het zou dus mooi zijn als we hier de parkeernorm kunnen loslaten. Niet meer vasthouden aan de regels, maar kijken wat in dit specifieke gebied nodig is en daar flexibel mee omgaan. Het is echt een omslag om daar op die manier naar te kijken.” Yordi merkte dat collega’s daar aanvankelijk terughoudend op reageerden. “Die norm heb-ben we niet voor niets, is dan de eerste reactie. Ik probeer de regels op een andere manier te benaderen, door ons gezamen-lijk af te vragen: waarom is de regel bedacht? Om overlast te voorkomen. Als we dat goed kunnen onderbouwen en duidelijk kunnen maken aan de raad, moet het kunnen om af te wijken van de norm.”

Niemand is gelijkAstrid Janssen, gemeenteraadslid sinds 27 maart, reageert daarop. “Dat zou in de raad best wel eens moeilijk kunnen zijn: je geeft de precieze invulling uit handen. Voor de contro-letaak van de raad is de onderbouwing dan inderdaad heel belangrijk, vind ik. Waarom wijk je hier af en op een andere plek niet? Dat is waar het om draait.” Iedere keer is een goede afweging van groot belang. Yordi: “Je kunt niet standaardiseren, want niemand is gelijk. Tegelijkertijd wil je wel iedereen gelijk

DOOR ELS VALLENTGOED

Onze kernwaarden Dichtbij, Nieuwsgierig en Aanspreekbaar werden dit voorjaar gepresenteerd in De Nieuwe Stad. Deze plek was niet zomaar gekozen. Rode draad in onze kernwaarden is het werken voor en met de stad. De Nieuwe Stad is daar een mooi voorbeeld van: als het aan ons college, de ontwikkelaar en de exploitant ligt, wordt dit een experiment om het gebied op meer organische wijze te ontwikkelen. Met meer flexibiliteit in het beleid en een regieteam dat meer beslissingsbevoegdheden heeft. De eindgebruiker krijgt een meer centrale rol. De gemeente wordt meer faciliterend. Hoe gaan ambtenaren daarmee om? Hoe is het voor de gemeenteraad? Wat betekent dit voor de exploitant met wie we nauw samenwerken? Projectmanager Yordi Grutters, gemeenteraadslid Astrid Janssen en ondernemer Bülent Yokus (zie kader pagina 12) aan het woord.

de nieuwe stad

10

behandelen en houd je het algemeen belang in de gaten.” Astrid: “Dat maakt de taak van de raad abstracter en moeilijker. De raad moet op een veel abstracter niveau naar de kaders kijken. We moeten van tevoren heel duidelijk afspreken wat de kaders zijn en hoe het proces in elkaar zit en ervoor zorgen dat de raad daarna regelmatig ge-informeerd wordt over de uitvoering.” Voor Astrid is het belangrijk dat ze gevoel blijft houden met wat er gebeurt. “Niet om te beheersen, maar om meer te horen over bijvoorbeeld waarom voor iets is gekozen, welke belangentegenstellingen er zijn. Niet alleen in het specifieke gebied, maar ook het gebied eromheen.”

Het was voor Yordi een uitdaging hoe hij de raad goed op de hoogte kan houden. “De samenwer-king met de raad is belangrijk. De raadsleden zijn op verschillende momenten in het proces uitge-nodigd in de Prodent-fabriek om geïnformeerd te worden en te discussiëren over de ontwikkelingen. Veel raadsleden hebben van deze uitnodiging gebruik gemaakt. Ik heb het gevoel dat er de laatste tijd meer vertrouwen is tussen de raad en ambtenaren. Ik voel me nu vrijer om het gesprek met de raad aan te gaan en denk dat ook collega’s meer buiten de kaders durven te gaan.”

11

Hekjes verzettenAls raadslid herkent Astrid de ontwikkeling dat de overheid meer flexibel is. “Maar het is ook een cyclische beweging. Nu zitten we op het spoor van loslaten. Het is goed om de hekjes te verzetten, en dat je je daar vervolgens ongemakkelijk bij voelt en nieuwe manieren voor samenwerken vindt. Maar je moet bij een reorganisatie niet denken dat je het nu voor de eeuwigheid hebt opgelost.”

Yordi: “De houding van ‘de overheid weet wat goed voor u is’, is echt veranderd.” “We moeten ophouden met alles te beheersen”, vult As-trid aan. “Groenbeheer bijvoorbeeld: laat de norm voor het onkruid op bijvoorbeeld braakliggende terreinen los. Laat die klaprozen in het grasveld welig tieren. Laat mensen zelf de grond rond boom-stammen (boomspiegel) beplanten, zonder dat daar contracten voor nodig zijn. Dit is loslaten in het klein. De Nieuwe Stad is dat in het groot.” Het is niet meer dan logisch dat inwoners of gebruikers daar bij betrokken worden of zelfs het initiatief nemen. “Zij weten beter wat ze nodig hebben dan wij”, zegt Astrid.

NAAM: BÜLENT YOKUSLEEFTIJD: 34 JAAROPLEIDING: BESTUURS-KUNDE, LEIDENLOOPBAAN: 6 JAAR BUSINESS CON-SULTANT IN ROTTERDAM VOOR ONDER ANDERE DE BOUWSECTOR; NU EXPLOI-TANT VAN DE PRODENT-FABRIEK IN DE NIEUWE STAD EN EIGENAAR VAN RESTAU-RANTS DARA EN HOOG VUUR “Ik heb ruimte nodig om mijn ideeën tot ontwikkeling te laten komen. Ik begon met Dara. En nu ontwikkel ik een gebied. Wie weet wat ik morgen doe.” Uitspraken die Bülent Yokus typeren. Een gepassioneerde man, die zijn carrière niet al van tevoren wil kunnen uitstippelen. Nee, uitdagingen aangaan, dat is meer zijn stijl. In De Nieu-we Stad wil Bülent de nieuwe economie vormgeven. Al pratende met zijn vriend Bart Schoonderbeek van Schipper Bosch, werd hij bij het plan betrokken. Bülent wilde graag als initiator De Nieuwe Stad ontwikkelen met Schipper Bosch. “Een bijzondere partij in een traditionele sector. Negen van de tien bedrijven ontwikkelen om daarna weer weg te gaan. Schipper Bosch is een gebiedscurator en denkt in de eeuwigheid, ze blijven eigenaar. Dus letten

ze erg op duurzaamheid, op de toekomstbesten-

digheid van een gebied. Ze gaan uit van de kracht en

waarde van plekken en gebouwen in plaats van dat winst voorop staat. Dat sluit heel erg aan bij mijn manier van werken.”

Bülent geeft inhoud en vorm aan de her-ontwikkeling van De Nieuwe Stad. Daarbij staat de volgende vraag centraal bij hem: “Wat is er nodig om in Amersfoort tot een nieuwe economie te komen? Wat is een ultieme plek? Waar word je gelukkig van? Dat is een plek waar je je bij betrok-ken voelt, je de buren kent en waar je iets deelt, zoals kennis, ruimte of spullen.” Van het begin af aan heeft Bülent de gebrui-kers betrokken bij wat ze in dit gebied willen. Dat is ook de basis voor de samen-werking met de gemeente. “We hebben voordat we dit gebied kochten onze ambi-tie met de gemeente gedeeld en gevraagd of zij de betrokkenheid die wij zoeken, ook zo zien. De gemeente reageerde heel enthousiast en wilde gezamenlijk aan een toekomst voor dit gebied werken. Hoe die toekomst eruit zag, wisten we nog niet. Wél dat we op een experimentele wijze

wilden werken aan een duurzaam plan. Dat was gelijk een goede match.”

Hoe ervaart Bülent de samenwerking met de gemeente? “Voor ons is een voorwaarde geweest dat de gemeente bij dit gebied betrokken zou zijn en vooral blijven. We wil-len niet dat zij het helemaal vrijlaat en geen regels meer stelt. De gemeente heeft een cruciale rol, net als wij. Het is belangrijk dat de gemeente blijft mee-investeren in dit gebied. Als je ziet hoeveel mensen vanuit het stadhuis betrokken zijn bij De Nieuwe Stad, op bestuurlijk en ambtelijk niveau, vanuit verschillende disciplines: dat is een garantie voor succes. Dat is wat de nieuwe werkwijze van de gemeente moet zijn: in alles wat er gebeurt, de betrokkenheid van de gemeente tonen, zonder op de uitvoe-ringsstoel te gaan zitten. Ga op de proces-stoel zitten. Dat is stap 1. Stap 2 is: dat de gemeente inziet dat we zijn doorgeslagen met wet- en regelgeving. Dat er gemak-kelijker uitzonderingen gemaakt kunnen worden. Zoom in op het project en kijk hoe je daar de vertaalslag kunt maken naar de wet- en regelgeving. Dat geeft meer ruimte. Durf maatwerk te leveren en afstand te nemen. Dát is een nieuwe manier van publiek-private samenwerking.”

“Durf maatwerk te leveren en afstand te nemen”

BÜLENT YOKUS

12

lean six sigma

Lean SixSigma leeft - ook in het crematorium

Op verzoek van (en samen met-) de betrokken directeur en het enthousiaste verbeterteam van het Crematorium en Begraafplaatsen Amersfoort (CBA), hebben we het ‘administratieve proces rondom cremeren’ lean bekeken. Dit proces

start met het eerste telefoontje van de uitvaartondernemer en eindigt met het afhalen (of uitstrooien) van de as door de nabestaanden. Bij een crematorium kan je, als het om klantvriendelijkheid en dienstverlening gaat, geen fouten maken. In één keer goed is hier een absolute must: een crematie kun je niet overdoen…

VerbeterteamBij elk leantraject is de inzet en ondersteuning van het ma-nagement cruciaal. Zo is meerdere keren een extern callcenter ingeschakeld om op die manier de betrokken kantoormedewer-kers vrij te maken dit traject aan te pakken. Geweldig dat dit zo geregeld kon worden! Samen met het verbeterteam zijn we op zoek gegaan naar bottlenecks, verspillingen en verbetermoge-lijkheden. Waarom (en voor wie) doen we dingen zoals we ze altijd doen?

VerbeteringenSommige voorgestelde verbeteringen zijn al direct ingevoerd, andere na metingen. Naast het aanpassen van werkproces-sen, -plekken en formulieren zijn nog andere belangrijke zaken gerealiseerd: het opstellen (en gebruiken!) van een dag- en weekplanning, het scheiden van de front- en backoffice, het gebruik van een verbeterbord en het verbeteren van de interne communicatie. Voor de nabije toekomst staan er nog verdere (ICT) aanpassingen gepland: o.a. koppelingen met de basisregi-stratie en factuuradministratie.

Zoals bij elke verandering is het niet eenvoudig om de nieuwe werkwijze vast te houden. Het is net een dieet: de eerste kilo’s gaan er snel vanaf, maar hoe houd je het vol?

Hier is veel tijd in geïnvesteerd. Zijn we op de goede weg? Doen we de juiste dingen? Wat levert het al op? Wat leren we ervan en wat kunnen we direct verbeteren?

Resultaat Ondanks de jaarlijkse groei van het aantal crematies (van 1440 in 2011 tot ongeveer 2000 in 2014!) is de werkdruk verminderd: de werkvoorraad aan het eind van de dag is weg, er is overzicht en rust. Nabestaanden kunnen eerder terecht voor de afhande-ling van de as. Klanten (uitvaartondernemers én nabestaanden) zijn tevreden. De omzet van de urnenwinkel is bijna verdub-beld. Een volgend leantraject staat al in de startblokken. Bo-vendien is het CBA met een belangrijke uitbreiding bezig; deze groei kan met de huidige bezetting worden opgevangen. En wij als greenbelts? Wij hebben - naast geleerd, gepraat en gemeten - ook vooral genoten van de samenwerking op deze mooie en bijzondere locatie.

Meer weten over dit leantraject? We vertellen je graag alles! Gerda de Jong Marie-josé van Hoevelaak

DOOR MARIE JOSÉ VAN HOEVELAAK EN GERDA DE JONG

Begraven of cremeren? Een doodgewone vraag, waar iedereen vroeg of laat weleens over nadenkt. Voor ons, grasgroene greenbelts, een keuze met een andere lading: welk proces gaan we lean aanpakken?

Lean Six Sigma (LSS) heeft een duidelijke plek in onze organisatieontwikkeling. Het gaat niet alleen over het verbeteren van processen, maar ook over een effec-tievere en efficiëntere manier van samenwerken en aansturen. Door ons werk lean in te richten komt er rust en wordt de werkdruk verminderd. Dat is goed voor ons allemaal en voor onze dienstverlening naar de bewoners en bedrijven in het bijzonder. In het artikel hiernaast laat Marie-José van Hoevelaak zien hoe LSS bij het Cre-matorium en Begraafplaatsen Amersfoort (CBA) heeft bijgedragen aan een efficiëntere bedrijfsvoering.

13

buitenste binnen

‘De rol van accountmanager past in deze tijd’

Welke concrete vraag had je aan de gemeente? “We zitten op een bedrijventerrein met als voordelen goede bereikbaarheid, toegankelijkheid en voldoende parkeergelegenheid. Nadeel: ons pand was lastig vind-baar. Veel van onze klanten zijn van een oudere popula-tie die over het algemeen slechtziend zijn. Regelmatig moeten mensen hier met spoed heen, ook ’s avonds en in het weekend. Er zijn jaarlijks 15.000 tot 20.000 consul-ten. Het lasercentrum heeft een landelijke uitstraling. Dan is het belangrijk dat we goed vindbaar zijn. Ik heb de vraag neergelegd bij de accountmanager: ‘hoe lossen we dat op’?”

Wat is het resultaat?“Er hangen nu 5 tot 6 ANWB-bewegwijzeringsborden binnen een straal van 1 km vanaf de snelweg. De plaat-sing van de borden heeft zijn doel bereikt. We hebben zelfs een ‘H’ als icoon op het bord [net als bij bijvoor-beeld Meander Medisch Centrum, red]. Dat was een verrassing. Daar had ik niet om gevraagd, maar het zorgt voor ons voor een extra stukje autoriteit.”

Was het een lang proces? “Het ging relatief snel: 1 tot 1,5 jaar. Ik realiseer me dat het gevoelige trajecten zijn. Het gaat om een private

partij. De vraag is dan: voor welke private organisaties zorg je wel voor bewegwijzering en welke niet? Sommige organisaties bestaan bijvoorbeeld maar kort. Als over-heid heb je de verplichting een weloverwogen besluit te nemen. Dat kost tijd. Bovendien had ik de ervaring bij onze vestiging in Doetinchem dat het veel langer duurde. Daar moest ik alles zelf regelen. Ik werd van het kastje naar de muur gestuurd. Hier legde ik het pro-

DOOR SIMONE DE JONG & FOKKEMIJN VERWERS

Oogziekenhuis Zonnestraal biedt tweedelijns oogzorg en heeft 10 vestigingen in Nederland. Sinds 2012 zit het oogzieken-huis in onze stad, op de Ruimtevaart in Calveen. Uniek in Amersfoort is het geavanceerde ooglasercentrum, om mensen van een bril of contactlenzen af te helpen. Voorafgaand aan de vestiging hadden het bedrijf en het team accountma-nagers van de gemeente veelvuldig contact. Het team bestaat uit drie accountmanagers: Tom Willebrandts, Caroline Eekhart en Camiel Weijzen. Zij zijn voor een groep geselecteerde bedrijven het aanspreekpunt binnen de gemeente voor vragen, advies en knelpunten. Camiel is de accountmanager die het contact onderhoudt met Oogziekenhuis Zonnestraal. Vestigingsmanager Sander Wigchert vertelt hoe hij de samenwerking ervaart.

Wat vinden initiatiefnemers in de stad van hun relatie met het stadhuis? Daarover lees je in deze rubriek. Dit keer een verhaal over het oogziekenhuis Zonnestraal en de inzet daarbij van ons accountmanagement. Het sluit naadloos aan bij de missie van onze organisatie: ‘we weten wat er leeft in Amersfoort. Voor het bestuur leveren we diensten en ondersteunen wij inwoners en partners om kansen te grijpen en problemen op te lossen.’

14

bleem bij de accountmanager neer. Hij is dan onze belangenbehartiger binnen het stadhuis. Hij voerde de gesprekken intern en heeft het proces begeleid. Ik hoefde er zelf niet aan te trekken. Dat is een groot voordeel.”

Hoe verloopt het contact met de gemeente? “Destijds ben ik opgebeld door de accountma-nager omdat we er nieuw gevestigd waren, om een afspraak te maken. Een keer in de zoveel tijd belt Camiel, en als ik iets nodig heb dan neem ik contact op. Als je elkaar nodig hebt, weet je elkaar te vinden. Je hoeft niet standaard om het halfjaar bij elkaar te komen.”

Hoe kijk je als ondernemer naar de gemeente? “De wereld verandert, naar mijn idee in best een rap tempo. Bekende leiderschapsmo-dellen zijn niet meer van toepassing. Het autocratische model van de overheid werkt niet meer. Zo’n rol als accountmanagement past in deze tijd. Je moet weten wat er leeft in de buitenwereld; wat zijn de wensen en hoe kunnen wij dat faciliteren. Accountma-nagers vertalen binnen het stadhuis wat er buiten leeft. Het accountmanagement draagt bij aan een beter vestigingsimago. Het gaat er om dat je als overheid een meewerkende houding hebt. De account-manager is er niet zo zeer voor het bedrijf of de gemeente. Hij/zij is er voor de samen-werking. Voor de koppeling tussen buiten en binnen.”

> www.oogziekenhuiszonnestraal.nl

CAMIEL WEIJZEN

“De vraag van Sander Wigchert hebben we voorgelegd aan de afdeling Verkeer. Peter Reffeltrath heeft flexibel meegedacht over oplossingen. Eigenlijk heeft Peter er ook het meeste werk aan gehad: overlegd met de ANWB, een voorstel gemaakt voor de locaties en gezorgd voor de plaatsing van de borden. Als accountmanager blijf je in principe wel altijd betrokken bij de interne processen en onderhoud je de contacten met het bedrijf.

Vanwege je relatie met een bedrijf weet je als accountmanager vaak meer over de achtergrond van een vraag. Dat helpt als je de vraag bespreekt met collega’s van andere afdelingen. Natuurlijk gelden de regels voor iedereen. Maar ons doel is de ondernemer zo goed mogelijk te helpen en ook snel duidelijkheid te geven over wat kan en niet. Het helpt dat er sinds kort een Bedrijventeam is. Daarin zitten collega’s uit diverse afdelingen die wekelijks bij elkaar komen.

Het mooiste resultaat was wat mij betreft geweest als op de snelweg een verwijzing naar het oogziekenhuis op de borden had gestaan. Dat bleek niet haalbaar. Ik ben blij dat we een oplossing hebben gevonden waar alle partijen tevreden over zijn, hoewel de plaatsing van de borden naar mijn idee best veel tijd in beslag nam. Dan is het goed om te horen dat we het volgens Sander vergeleken met andere gemeentes zelfs snel hebben gedaan!”

15

Hoe doen we dat: Al doende leren?

MARLEEN KWAK

Marleen is samen met Eddy Karrenbelt trekker van het aandachtsgebied Ruimte, Economie en Cultuur. “We onderzoeken of en hoe we onze beleids-processen kunnen verbeteren. De belangrijkste criteria zijn: 1) “beter of anders van buiten naar binnen werken” en 2) “beter of anders horizontaal samenwerken”. We doen dit in enkele leeromge-vingen, die we met de begeleidingsgroep hebben geselecteerd: het Evenementenbeleid/ bureau, Grondstoffenbeleid en Stadshart. Waarom deze beleidsprocessen? “Omdat hierbij meerdere afdelingen uit de hele organisatie sa-menwerken en in deze processen veel te ontwik-kelen en te leren valt.” Wat willen we leren? “We willen leren hoe we onze interne samenwerking kunnen versterken

op een nieuwe, andere manier. Niet vanuit ie-ders eigen deelbeleidsas-pecten (“kokers”), maar met echt samen gedeelde oplossingen en verantwoor-delijkheid.”Wat willen we bereiken? “Hoe het anders beter kan, een manier van samenwerken vinden waarin ieder vanuit zijn of haar eigen expertise toewerkt naar een geza-menlijk gedeeld einddoel. Een einddoel waarvoor iedereen zich ook verantwoordelijk voelt. Meeden-ken los van het eigen deelbelang. En mochten de belangen te tegenstrijdig zijn (intern of extern) eerder opschalen.”

DOOR EVELINE BERENDSEN

Een belangrijk element in onze organisatie ontwikkeling is ‘al doende leren’. Hoe doen we dat? In het aandachtsgebied Ruimte, Economie en Cultuur starten we met enkele “leeromgevingen”. Drie collega’s die daarbij betrokken zijn, vertellen hier hun verhaal: Marleen Kwak als trekker, Roy Vermeulen als bege-leider vanuit het Veranderteam en Arno Goossens als programmamanager Stadshart.

leren

“Als je een schip wil bouwen, roep dan geen

mannen bij elkaar om hout te verzamelen, werk te

verdelen en orders te geven. In plaats daarvan, leer ze

verlangen naar de enorme eindeloze zee…..”

CITAAT ANTOINE DE SAINT EXUPERY, AUTEUR VAN LE PETIT PRINCE

16

ROY VERMEULEN

Roy is in het kader van het Jaar van de Veran-dering lid van het Ver-anderteam. Hij draagt bij aan de gemeente-brede ontwikkeling van de organisatie. Wat versta jij onder ‘Al doende leren’? “Eigenlijk is dit “Het Nieuwe Leren”. Niet op cursus om te leren hoe het in theorie zou moeten, maar juist vanuit de praktijk. Door met mensen die samen de klus moeten klaren, in gesprek te gaan over hoe het gaat en wat er beter kan.”Wat willen we leren? “Samen ruimer leren denken. We hebben het gevoel dat we er meer uit kunnen halen voor de stad en met elkaar. Het gaat niet om de diverse deelbelangen uit eigen vakgebieden, maar juist om elkaar gemeenschap-pelijkheid aan te bieden.”Welke ervaring hebben we met “al doende leer-trajecten? “We leren anders kijken naar werkpro-cessen. De reflectie bewust opzoeken. Je ver-plaatsen in de ander. Geen tijd? Juist als je druk bent met brandjes blussen, kun je samen leren en groeien.”Hoe ziet Roy zijn rol bij de pilot? “Vooral als be-geleider van het leerproces en in samenhang met het Organisatie Ontwikkel-traject. Hij gaat vanuit die rol meedraaien in de pilot-bijeenkomsten. En de lessen die geleerd worden, meenemen in de gemeentebrede organisatie ontwikkeling; bijvoor-beeld om het opleidingsaanbod aan te scherpen.”

ARNO GOOSSENS

Voorbeeld: de pilot Stadshart. Dit gebied omvat: Eem-plein, Eemhaven, Stadhuisgebied, Binnenstad, Zonnehof, Oliemolenkwartier, Stationsgebied en Wagenwerk-plaats. Het betreft bijna alle beleidsvelden, veel intern en extern betrokken partijen en diverse (tegengestelde) belangen. Arno is programmamanager Stadshart, niet vanuit de afdeling, maar vanuit het Flexportaal.Wie stuurt de pilot? “Ons bestuur is opdrachtgever. Vanuit de directie stuurt Nico Kamphorst. De Stuurgroep bestaat uit meerdere portefeuillehouders en afdelings-hoofden.” Wat verstaat Arno onder “Al doende leren”? “Gewoon beginnen en samen afstemmen hoe het loopt. Dat kan met vallen en opstaan. Daar leren we juist van. Fouten maken mag, we helpen elkaar weer op te staan. Het eindpunt staat nog niet vast, dat groeit in de tijd.”

Wat willen we bereiken? “Ons Stadshart bruisend van energie, aantrekkelijk, levendig, met ontmoetingsplek-ken, festivals, prettige openbare ruimte, funshoppen, recreëren als belevenis, terrasjes, parkeren, enz. Kortom: mensen genieten en zijn er trots op! Al die verschillende wensen combineren, is lastig. Bijvoorbeeld de Stadsring: hier spelen diverse (deel)belangen zoals toerisme, overstekende wandelaars, fietsers, autover-keer, detailhandel, bereikbaarheid, parkeren, openbare ruimte , enzovoorts.”Wat wil Arno ons meegeven? “Deel je energie! Samen-werken biedt betere ideeën. Geef elkaar de ruimte, van hoog tot laag in onze organisatie. Dat kunnen we leren van de auteur van Le Petit Prince!”

HET DRAAIT OM SAMENWERKEN‘Al doende leren’ slaagt alleen als je goed samenwerkt.

ROY: “Basisvoorwaarde voor samenwerken is een gevoel van veiligheid. Hiervoor is ruimte nodig van leidinggevenden en bestuurders. Mensen kunnen dan makkelijker over hun eigen (vak)grenzen met elkaar meedenken. Leiding-gevenden ontwikkelen mee en leren meer te fo-cussen op gezamenlijke belangen. Bestuurders kijken ook over de eigen portefeuilles heen, om zo breder af te wegen.”ARNO: “Echt samenwerken is ook het delen van je drijfveren, intern en extern. Dat is niet mak-kelijk. In het Stadshart bij voorbeeld zijn er zo’n 30 organisaties van bewoners en bedrijven die iets willen. De manier is best even zoeken.”ROY: “Horizontaal samenwerken betekent groeien van belangenbehartiger naar volwaar-dig teamlid. Samen transparant in beeld bren-gen van alternatieven en afwegingen. Keuzes voorleggen aan directie, college en raad. Ons bestuur bepaalt, samen met de stad.”ARNO: “Ruimte geven en nemen. Zelf creëren eigenlijk. Dat heb ik eens ervaren in het bui-tenland. Ik moest ergens oversteken en vroeg me af hoe ik die razend drukke weg met auto’s levend kon oversteken. Na een tijdje wachten, zei een oude man naast me: ‘Gewoon je ruimte pakken en gaan lopen, dan stoppen de auto’s vanzelf …..’. Hij had gelijk.”

17

Honingraat als symbool van verbinding, afstemming en samenwerking

30 september

In haar presentatie vertelde Herke dat de nieuwe structuur ons helpt om ge-makkelijker en efficiënter te werken. De structuur zorgt er ook voor dat we elkaar gemakkelijker kunnen vinden

en niet meer belemmerd worden door onnodige regels en procedures. Dat komt mede tot uitdrukking in onze missie en visie. Daarin gaan we vooral uit van het on-dersteunen van de inwoners. “We moeten veel meer meedenken”, aldus Herke.

MissieHerke startte de bijeenkomst met de mis-sie die onze organisatie heeft. De missie drukt uit wie en wat we als organisatie willen zijn:

We weten wat er leeft in Amersfoort. Voor het bestuur leveren we diensten en on-dersteunen wij de inwoners en partners om kansen te grijpen en problemen op te lossen.

Herke heeft de afgelopen periode ervaren dat we in ons werk die missie uitdragen. “De komende tijd willen we daarin nog

verder groeien”, vertelde zij. “Amersfoort is een stad waar goede ideeën leven en het is mede aan ons om die ideeën vorm te geven. Een mooi voorbeeld zien we met De Nieuwe Stad. Daar wordt duidelijk hoe belangrijk het is dat initiatiefnemers een goede verbinding hebben met ons stadhuis.

Die is er. Een heel ander voorbeeld zijn de problemen rond Sytze van der V. afgelopen zomer. Dit voorbeeld maakt duidelijk dat we weten wat er leeft in de stad en dat we daar als organisatie goed op inspelen. Zo willen we zijn en zo willen we dat de stad ons ziet.”

Opgavengericht en dienstverleningHerke legde verder uit dat in onze werkwijze opgavengericht werken en dienstverlening straks centraal staan. We werken met programma’s die voortko-men uit bestuurlijke prioriteiten (zoals deregulering, bestuurlijke vernieuwing, sociaal domein, etc.) en met program-ma’s gericht op de organisatie (zoals dienstverlening, gebiedsgericht werken, etc.)

Als we op deze manier willen werken, dan hoort daar een nieuwe structuur bij. Herke: “We hebben voor een honingraat structuur gekozen, omdat die letterlijk zichtbaar maakt dat het bij ons werk om verbinding, afstemming en samen-werking gaat. Structuur is voor ons een middel om ons verder te kunnen ontwikkelen. Die moet ervoor zorgen dat belemmeringen worden weggenomen en er beter kan worden samengewerkt. De hoofdlijn van de nieuwe structuur is een kleine directie, twee programma directeuren en een paar goede adviseurs

In een volle raadzaal en Vermeerzaal heeft Herke 30 september het plaatje geschetst van onze nieuwe organisatie. De organisatiestructuur is gemaakt aan de hand van input en ideeën die de afgelopen maanden zijn opgehaald bij leidinggevenden en medewerkers.

“Leuk, die grote opkomst en betrokkenheid!”- REACTIE COLLEGA

18

die de directie ondersteunen. Verder komen er grotere afdelingen en min-der leidinggevenden.

VervolgstappenDe nieuwe structuur en de manier waarop we willen werken, krijgt in 2015 verder vorm, mede op basis van het advies dat de Ondernemingsraad daarover eind dit jaar uitbrengt. Dat betekent niet dat we nu stil blijven zitten. Om nieuwe en andere vaar-digheden te leren en ons verder te ontwikkelen komt er onder meer een ontwikkelingsprogramma voor leidinggevenden en medewerkers.

Napraten in sessiesNa de presentatie in de raadzaal kon iedereen gisteren uitwaaieren naar verschillende sessies. Zo gingen col-lega’s in gesprek over de structuur en keuzes die daarin gemaakt zijn; over de missie, visie en kernwaarden; de ontwikkelagenda, Lean Six Sigma, het Flexportaal. Met de Ondernemings-

raad en met P&O kon nagepraat worden over wat de organisatie-verandering betekent voor jou als medewerker persoonlijk. Op het Burg. Schreuderplein bij de raadzaal was de gelegenheid om in het algemeen na te praten.

Meer weten of reageren?De presentatie van Herke is te vinden op de teamsite Jaar van de Verande-ring. Heb je vragen aan Herke of Nico? Mail ze of ga bij ze langs (wel handig dan om een afspraak te maken). Vra-gen kun je ook stellen aan je leiding-gevende, de P&O adviseurs of via de mail: dichtbij@amersfoort.nl

“Wat is mij nou net verteld? En wat kan ik ermee?”

Klinkt logisch, zoals de nieuwe organisatie in

elkaar zit.

Heldere presentatie, met toch wel een paar verrassingen.

Wat moet ik nu anders gaan doen, dan ik nu al doe?

Leuk zo’n honingraatstructuur. Dat spreekt mij aan!

Maar uiteindelijk moeten de mensen elkaar gaan

opzoeken.

Ik heb nog steeds veel vragen, waar ik geen antwoord

op heb.

De presentatie was open, met veel informatie. De

sessie daarna vond ik heel inspirerend!

Ik leer mijn hele leven al. Voor mij verandert er weinig.

Er gaat een hoop gebeuren!

“

“

REACTIES COLLEGA’S

- REACTIE COLLEGA

19

“Flexklus is mooie kans me verder te

ontwikkelen”

De juiste persoon op de juiste klus. Dat is volgens Jasper Hoogland de belangrijkste rol van hem als matchmaker. Al meer dan 40 collega’s hebben zich bij hem gemeld om eens een andere klus te doen dan

hun ‘normale’ werk. Over de grenzen van hun eigen afdeling heen. Zij willen graag hun kennis, kunde en ervaring breder in de organisatie inzetten. Zo kunnen ze meer betekenen voor de organisatie, worden ze uitgedaagd om nieuwe dingen te doen en kunnen ze zich blijven ontwikkelen. De eerste matches zijn gemaakt en zijn positief. Mar-janne van Loon is een van de ‘gematchten’. Zij werkt als wijkmanager bij de afdeling Veiligheid en Wijken en gaat zich daarnaast de komende maanden voor 10 uur per week bezighouden met het onderwerp diversiteit. “Ik ben heel blij met mijn nieuwe klus. Di-versiteit is voor mij een heel ander werkterrein, maar daardoor kijk ik er wel naar met een open blik. Mijn inbreng kan door die blik een meerwaarde opleveren.

Ik zie deze flexklus ook als een mooie kans om me verder te ontwikkelen.”

Behalve dat het flexportaal kansen biedt voor col-lega’s die eens wat anders willen, levert het ons ook op een andere manier wat op. Het flexportaal is er ook om de inhuur van externen terug te brengen. Jas-per: “We kijken eerst organisatiebreed of er mensen zijn die een bepaalde klus kunnen en willen doen. Is dat het geval, dan is externe inhuur dus niet nodig. Alle tijdelijke klussen gaan voortaan via het flexpor-taal, zodat we de juiste persoon voor de juiste klus vinden en overzicht houden over welke klussen er in de organisatie zijn.”

Jasper is wel de matchmaker en verbinder, maar hij stimuleert collega’s wel ook zelf op zoek te gaan naar interessante klussen. “Vooral doen, maar meld het wel even bij me”, vertelt Jasper, “Eigen initiatief hoort erbij. We zijn namelijk allemaal verantwoordelijk voor onze eigen ontwikkeling.”

flexklus

MARJANNE VAN LOON:

20

Dit magazine is gemaakt door:Wieneke FriedelJeroen NotenboomFokkemijn VerwersSimone de JongEgbert-Jan van OmmenEveline BerendsenEls VallentgoedJosé Belgers (fotografie)Jolanda Mak (fotografie)Marie-José van HoevelaakReina van der Wal

VINGERSCAN

Wil je je vingerscan van je tablet opnieuw instellen? Hier lees je hoe je dat doet. Mocht het onverhoopt niet lukken, neem dan contact op met de helpdesk via 5151.

1. Start je tablet op en log in met je wachtwoord.

2. Open de eigenschappen balk door van onder naar boven te vegen.

3. Klik op ‘alle apps’ (rechtsonderin)4. Klik op ‘AuthenTec TrueSuite’.5. Vul je wachtwoord in: Je ziet nu een

plaatje dat aangeeft welke vingers zijn gescand.

6. Houd de groen vinger ingedrukt en klik op ‘vinger verwijderen’.

7. Kies dan de vinger die je voor de nieuwe vingerscan wilt gebruiken.

8. Haal deze vinger langs de vingerscan-sensor totdat de rode balk gevuld is.

9. Klik het ‘registeren-scherm’ dat nu verschijnt weg.

10. Je vingerscan is nu opnieuw ingesteld.

ZOEK JE MEEDENKERS VOOR JE BELEIDSTRAJECT?MARLEEN EN ANNE HELPEN JE VERDER!

Sta jij aan het begin van een beleidstraject en wil je op basis van een heldere vraagstelling je collega’s mee laten denken over hoe je dit traject in kunt steken? Meld je dan bij Marleen Kwak of Anne de Feijter.

Vorig jaar zijn we binnen onze organisatie gestart met Het Atelier. Dit is een open brainstorm sessie waarin een collega een vraag stelt die te maken heeft met het werken met de stad. Collega’s, en eventueel externen, denken vervolgens met hem/haar mee.

Binnen het aandachtsgebied Ruimte, Economie en Cultuur is nu het idee ontstaan om deze opzet ook te gebruiken aan het begin van een beleidsproces. We willen al doende ervaren welke mogelijkheden en kansen dit biedt voor beleidsontwikkeling en vernieuwing.

Marleen en Anne