DMS GIDS - DMS systemen · Of het nu gaat om een gerichte toepassing voor projectdossiers met...

DMS GIDS

Presentaties van

DMS oplossingen en leveranciers

KENNIS EN INFORMATIE VOOR ICT BESLISSERS

ICTinformatiecentrum.nl - DMS gids 2

DMS gids Presentaties van DMS oplossingen en leveranciers

Colofon Aan deze uitgave van het ICT informatiecentrum zijn bijdragen geleverd door diverse auteurs. De verantwoordelijkheid voor de inhoud van hun bijdrage ligt bij hen. Redactie en productie: ICT informatiecentrum, Houten (www.ictinformatiecentrum.nl). © ICT informatiecentrum, 2014-07 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt, op welke

wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel deze uitgave met zorg is

samengesteld, aanvaardt de uitgever geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten of

onvolkomenheden in deze uitgave.

http://bit.ly/1cNEByz


DMS gids Kennismaken met document management oplossingen Hartelijk dank voor uw belangstelling in de DMS gids. In deze gids maakt u kennis met diverse oplossingen voor document management. Wellicht brengt de gids u op het spoor van een voor uw organisatie geschikte DMS oplossing en de leverancier daarvan. Misschien geven de presentaties u een beeld van de verschillen tussen document management oplossingen en inspireert de gids u bij het formuleren van de eisen die u aan een nieuw DMS systeem stelt. Informatie en inspiratie tijdens de oriëntatie- en selectiefase, hetgeen ons doel is met deze gids. Als onafhankelijk platform heeft het ICT informatiecentrum geen belang bij uw beslissingen over DMS oplossingen. Daarom publiceren wij in boeken, de DMS box en andere kennisproducten informatie over de selectie en implementatie van DMS software onder eigen redactie en zonder dat iemand daarvoor betaald. Deze DMS gids is daarop een uitzondering. Voor een presentatie hierin betalen leveranciers ons wel een vergoeding en kunnen zij commerciële informatie publiceren. Voor meer informatie over de selectie en implementatie van DMS software kunt u terecht op de website van het ICT informatiecentrum. Zo helpen wij u graag verder met het nemen van goede ICT beslissingen. ICT informatiecentrum


Inhoudsopgave

Zoeken op rubriek ............................................................................................................................. 5

DMS oplossingen ETTU ................................................................................................................................................... 6 IDB groep ........................................................................................................................................... 7 Pincette bvba ..................................................................................................................................... 8 Acanthis ............................................................................................................................................. 9 OpenSesame ICT B.V. ........................................................................................................................ 10 Host Access Solutions ........................................................................................................................ 11 eDocs B.V. ........................................................................................................................................... 12 DDi Document Software ..................................................................................................................... 13 ECMpartners ...................................................................................................................................... 14

DMS artikelen ................................................................................................................................... Wanneer is het zinvol om een DMS aan te schaffen? ....................................................................... 16 Bedrijfssoftware kosten of investering? ............................................................................................ 17 Softwarekeuze en bedrijfsstrategie ................................................................................................... 18

Meer over DMS oplossingen ............................................................................................................ 19

Overige DMS oplossingen ................................................................................................................. 22

Inspiratie en informatie .................................................................................................................... 25

Door te klikken op een titel in de inhoudsopgave komt u op de betreffende bladzijde.


Zoeken op rubriek Met dit overzicht kunt u DMS leveranciers selecteren die hun focus hebben op bepaalde rubrieken waarin u actief bent. De rubriekfocus wil niet zeggen dat zij niet buiten de aangegeven rubrieken actief zijn. Bezoek daarom de websites van deze DMS leveranciers of neem contact met hen op voor gedetailleerde informatie.

Leveranciers A

lle b

ran

che

s

Agr

aris

che

se

cto

r

Bo

uw

/vas

tgo

ed

Fin

anci

ële

se

cto

r

Han

de

l, gr

oo

tha

nd

el

ICT

en

te

leco

m

Ind

ust

rie

(p

roce

s, e

ne

rgie

, etc

.)

On

de

rwijs

Ove

rhe

id

Pro

du

ctie

be

dri

jve

n

Re

tail,

de

tailh

an

de

l

Tran

spo

rt e

n lo

gist

iek

Zake

lijke

die

nst

verl

en

ing

Zorg

Alle

be

dri

jfsg

roo

tte

s

Kle

ine

org

anis

atie

s

Mid

de

lgro

te o

rgan

isat

ies

Gro

te o

rgan

isat

ies

ETTU

IDB groep

Pincette bvba

Acanthis

OpenSesame ICT B.V.

Host Access Solutions

eDocs B.V.

DDi

ECMpartners

Alle contactgegevens kunt u vinden door te klikken op de naam van de leverancier.


ETTU eConnect Document Management en Record Management Portaal SharePoint is het platform dat documentmanagement en recordmanagement mogelijk maakt. ETTU heeft op basis van best practices en uitgebreide SharePoint-kennis het standaard eConnect Document Management Portaal ontwikkeld. Met dit portaal beschikken organisaties over een bewezen DMS-oplossing in SharePoint. Het portaal kan eenvoudig geïntegreerd worden met de Record Management Applicatie in SharePoint en is bovendien NEN 2082 gecertificeerd. Met het Document Management Portaal kunnen medewerkers over afdelingen heen samenwerken, overzichtelijk en zonder omslachtige procedures. Het DMS portaal kan snel geïmplementeerd worden en daarnaast aangepast worden aan de wensen van uw organisatie. Het portaal kan hierbij zowel ingezet worden voor procesgericht/afdelingsgericht werken, als voor Zaakgericht Werken. Neem contact met ons op en ontdek zelf de mogelijkheden van documentmanagement en recordmanagement in SharePoint! W www.ettu.nl | E [email protected] | T 0182-686000

http://bit.ly/1c8eVyv

mailto:[email protected]?subject=Contact%20DMS%20gids


IDB Groep DigiOffice Ieder bedrijf heeft te maken met vele inkomende, interne en uitgaande documenten informatiestromen. Die stromen zijn vaak een mix van gestructureerde en ongestructureerde data. Voor de bedrijfsvoering is het uitermate belangrijk dat met alle gegevens nauwkeurig wordt omgegaan. Het beheer, de vorming en completering van dossiers met correspondentie, e-mails, presentaties en overige documenten moet zorgvuldig geregistreerd, gearchiveerd en beveiligd worden. Centrale, veilige opslag en toegang tot informatie, de creatie van een optimaal samenwerkplatform en moderne communicatie zijn daarin belangrijke pijlers. DigiOffice is een webbased document management systeem dat alle documenten beheert, digitaliseert, structureert en stroomlijnt waardoor processen efficiënter kunnen verlopen. De flexibele registratiewizard, zeer strenge beveiliging, krachtige zoeken navigatieopties, toepassing van bewaartermijnen en de inzet van workflow bieden hiermee een ideale oplossing voor veilig en efficiënt documentbeheer. Dit kunt u onder andere toepassen voor postregistratie, factuurverwerking, e-mail archivering, contractbeheer en dossierbeheer. Gecombineerd met applicaties als bijvoorbeeld CRM, SharePoint en DigiOffice Huisstijl ontstaat een praktisch en prettig samenwerkplatform. W www.digioffice.nl | E [email protected] | T 0348 - 465500

http://bit.ly/18GzdOL



Pincette bvba Pincette Indien u altijd en overal toegang wil hebben tot uw documenten op een veilige manier en ongeacht het toestel dat u gebruikt, dan is het online documentenbeheersysteem Pincette de oplossing voor u. Het is zeer eenvoudig in gebruik en werkt net zo goed op een tabletcomputer of een smartphone. Bovendien zijn er heel wat toepassingen die rechtstreeks kunnen samenwerken met Pincette. Het delen van documenten, zowel binnen als buiten uw organisatie, is uiterst gemakkelijk, daar elk document een uniek webadres heeft. U hangt dus geen document meer als bijlage aan een e-mail, maar gebruikt het adres, hetgeen veel veiliger is. Pincette biedt ook heel wat technische integratiemogelijkheden. W www.pincette.biz | E [email protected] | T 0032 - 486425803

http://bit.ly/1ieHqQf



Acanthis Document Solutions DocBase Het document management systeem DocBase bevat alle onderdelen die nodig zijn voor een gestructureerde en procesmatige verwerking van alle geregistreerde documenten. Werkstroommanagement, versiebeheer, automatische dossiervorming, uitgebreide zoekfunctionaliteiten en geavanceerde rapportage- en distributiemogelijkheden maken het systeem tot een totaaloplossing voor alle bedrijven die hun documentbeheer willen professionaliseren. Een totaaloplossing die door de ongekende flexibiliteit uitstekend aansluit op de opbouw van uw organisatie en de wijze waarop uw werkprocessen zijn vormgegeven. Geen eindeloze implementatietrajecten. Binnen twee weken ondersteunt DocBase uw organisatie! W www.docbase.nu | E [email protected] | T 0184 - 677511

http://bit.ly/186LtVc



OpenSesame ICT B.V. OpenIMS DMS OpenIMS is één integrale oplossing voor het beheren van alle denkbare ongestructureerde informatiebronnen zoals Word, Excel, PDF, OpenOffice, CAD en vele andere documentformaten, e-mail, website en Intranet content onder, indien gewenst, stringente workflow regie. OpenIMS is volledig ontwikkeld op basis van internet technologie. Hierdoor kan het systeem vanaf iedere werkplek, binnen of buiten uw organisatie, worden ingezet. Eigenschappen: 100% webbased, documenttype onafhankelijk, versiebeheer, template (sjabloon) management, geïntegreerd workflow management, eenvoudige en uitgebreide zoekfaciliteit, replicatie en synchronisatie en platform onafhankelijk.

W www.openims.com | E [email protected] | T +31 (30) 6035640

http://bit.ly/17Ts0u9



Host Access Solutions M-Files Document Management M-Files: compleet DMS, flexibel en betaalbaar. M-Files is een gebruiksvriendelijk DMS. Eenvoudig door de integratie met Windows en Office. Dit maakt M-Files herkenbaar. De uitrol vergt weinig tijd en de leercurve is kort. In vergelijking met andere DMS pakketten betekent dit een lage investering en weinig consultancy. Wij zijn in Nederland al zes jaar M-Files' premium provider en meer dan zestien jaar actief in DMS. Met onze partners bouwden wij veel kennis en ervaring op zodat wij u optimaal kunnen ondersteunen bij uw documentbeheer. M-Files is inclusief Client software, DMS server, workflow, web-toegang, rapportages, archief en meer. Meer info? Host Access Solutions, de M-Files specialist.

W www.hostaccess.nl | E [email protected] | T 0546 - 898232

http://bit.ly/17TtFQn



eDocs B.V. eDocs NET Staat uw rendement onder druk? Richt u zich op uw Core Business en beperk de administratieve handelingen. eDocs is ‘vinden’ en niet ‘zoeken’; Met het zelfde aantal mensen meer werk verrichten. Elke organisatie heeft versnipperde archieven. Dossiers in de kasten, archieven, digitaal op de pc en server en outlook is voor elke gebruiker ook een eigen archief geworden. Waar vindt u de relevante informatie? Wat als er informatie zoek raakt door brand of andere calamiteit? eDocs levert professionele archiveringsoplossingen voor het MKB en de Zorg. Door de modulaire inrichting kan eDocs betaalbare oplossingen leveren voor eenmanszaken en grotere organisaties.

W www.edocs.nl | E [email protected] | T 0541-534959

http://bit.ly/1b45LOX



DDi Document Software DDi DMS, DDi Factuur, DDi Post, DDi Archief DDi DMS is een professioneel Document Management Systeem voor bedrijven vanaf 25 medewer-kers waarmee alle inkomende en uitgaande documenten digitaal en op uniforme wijze door uw organisatie geregistreerd en behandeld kunnen worden. Alle documenten die nog op papier binnenkomen, worden m.b.v. een scanner allereerst gedigitaliseerd en daarna samen met alle digitale documenten (e-mails, pdf/xml, MS Office, etc.) automatisch vastgelegd, gerubriceerd en goed beveiligd, digitaal gearchiveerd. Via in te richten workflow processen hebben uw (geautoriseerde) medewerkers altijd en overal beschikking over de juiste informatie. W www.ddi.nl | E [email protected] | T 088 5672020

http://bit.ly/1qURTEb



ECMPartners Documentbeheer met FileNet De FileNet documentbeheer oplossing van ECMPartners onderscheidt zich door:

Gebruiksvriendelijkheid: een moderne gebruikersapplicatie die -met zo min mogelijk muisklikken- alle

informatie in één oogopslag toont.Integratie: documenten en taken zijn toegankelijk vanuit MS Word, Excell

en Outlook, door de standaard integratie met Microsoft Office. Dynamische keuzelijsten met gegevens uit

backoffice applicaties zijn eenvoudig te integreren. Flexibiliteit: met grafische beheertools en wizard

gedreven menu’s kunt u het DMS zelf gemakkelijk uitbreiden zonder afhankelijk te zijn van dure externe

kennis. Uitstekende prijs kwaliteitsverhouding: state of the art technologie voor een zeer scherpe prijs.

W www.ecmpartners.nl | E [email protected] | T +31 614743465

Documenten beheren? Daar komt soms veel meer bij kijken

Functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid, integratie, schaalbaarheid…… , maar wel binnen budget!

Wat wordt de scope? Wat is een passende aanpak? Wat zijn de “best practices” op dit gebied?

Vraag het aan experts; vraag het aan ons

Door onze kennis en ervaring in het DMS vakgebied begrijpen wij wat er op u afkomt.

Of het nu gaat om een gerichte toepassing voor projectdossiers met autocad tekeningen, digitale

factuurverwerking, contractenbeheer, HRM dossiers, of gewoon één centraal archief voor al uw zakelijke

content. Wij leveren de juiste oplossing én de juiste begeleiding,

rekening houdend met uw budget. Kijk op www.ecmpartners.nl voor meer informatie.

http://bit.ly/1bEhjzN


http://bit.ly/1bEhjzN


DMS artikelen Wanneer is het zinvol om een DMS aan te schaffen?

Bedrijfssoftware: kosten of investering?

Softwarekeuze en bedrijfsstrategie


Wanneer is het zinvol om een DMS aan te schaffen? Wanneer is het zinvol om een DMS systeem aan te schaffen? Het ICT informatiecentrum vroeg het diverse DMS specialisten. In deze whitepaper leest u hun antwoorden. Zodra de hoeveelheid documenten zo groot wordt dat een één-dimensionele structuur niet meer volstaat om vlot een document terug te vinden is het tijd om een DMS aan boord te nemen. Een netwerk drive biedt slechts een vaste structuur die wordt opgezet door middel van mappen. Dit komt overeen met een klassieke archivering, waarbij de mogelijke zoekpaden vastliggen. Een DMS kan via metadata andere zoekdimensies toevoegen, die het mogelijk maken dat een persoon een zoektocht kan starten op basis van de beschikbare informatie. Die komt niet noodzakelijk overeen met de structuur van een klassiek archief. Het is uiteraard van belang dat een organisatie niet wacht op het verzadigingspunt alvorens een DMS te overwegen. Het beste is te anticiperen op de evolutie op de middellange termijn. [Pincette]

Er zijn verschillende invalshoeken die per bedrijf anders gewaardeerd kunnen worden. Onderwerpen zijn: mogelijk om documenten in te zien op ieder moment op iedere plaats; universele wijze van opslag; verbetering toegang; beveiliging; fysieke ruimte en kortere zoektijden. Dat betekent dat wanneer er veel documenten zijn, die regelmatig vanuit meerdere werkplekken snel oproepbaar moeten zijn, DMS een zekere rol speelt.

De besparing moet gevonden worden in korte zoektijden en de service verbetering naar klanten (interne en externe). [MAS Image Systems]

Een DMS is voor elke organisatie efficiency verhogend. Daar waar dezelfde procedures zich vele malen per periode voordoen en het documenteren van dit proces belangrijk is, is de inzet van een professionele workflow aan te bevelen. Voor kleinere organisaties, of voor sterk wisselende processen, ligt de inzet van een digitale postbakjesstructuur meer voor de hand. De gebruikers bepalen zelf waar een document, na afhandeling, naar toe verhuist. De keuze tussen deze beiden wordt natuurlijk ook bepaald door de kosten die daar aan gekoppeld zijn. Een professionele workflow is prijziger en ook onderhoudsintensiever dan een digitale postbakjesstructuur. Het heeft weinig zin om een workflow op te tuigen voor de afhandeling van één factuur per maand. In alle gevallen is het uiteindelijk digitaal archiveren van stukken voor elke organisatie aan te bevelen. Het terugzoeken van documenten biedt elke organisatie efficiency voordelen waardoor kosten kunnen worden bespaard. [eDocs] In principe kan iedere organisatie die behoefte heeft aan structuur en beheer van digitale documenten een DMS aanschaffen. [BCT]

Gratis boek Deze tekst is onderdeel van het boek ‘Visies op DMS software’. Dit boek is een uitgave van het ICT informatiecentrum en kunt u gratis ontvangen als onderdeel van de DMS box.


http://bit.ly/1hM4HYK


Bedrijfssoftware: kosten of investering? Van oudsher wordt bedrijfssoftware als een kostenpost gezien. En hoewel de overtuiging terrein wint dat de kwaliteit van informatievoorziening de bedrijfsresultaten beïnvloedt, speelt het kostengericht denken bedrijven nog steeds parten. En dat pakt niet altijd gunstig uit! Veel bedrijven zijn met hun huidige bedrijfssoftware ronduit ongelukkig. Te complex in gebruik, gebrekkige innovatie en onvoldoende flexibiliteit zijn veel gehoorde klachten. Noodgedwongen zoeken eindgebruikers hun heil in Excel of Access met alle gevolgen van dien. Opvallend is dat deze bedrijven toch volharden in het handhaven van hun systeem. 'De investering is nog niet afgeschreven' blijkt belangrijker dan dalende leverbetrouwbaarheid, verlies van klanten en oplopende faalkosten. Vaak wordt de gifbeker tot de bodem leeggedronken voordat een betere oplossing wordt gezocht. Ook bij de keuze voor een nieuw pakket speelt het kostenelement nog steeds een substantiële rol. Moeiteloos wordt een leverancier voor 3 procent initieel prijsverschil terzijde geschoven die een 30 procent beter vooruitzicht op innovatie en continuïteit biedt. Behoort u tot die categorie ontevreden bedrijven? Dan is het interessant in gedachten

eens terug te gaan naar het moment waarop u voor uw huidige oplossing koos. Weet u nog welke pakketten en aanbieders toen op uw shortlist stonden? Bedenk dan eens waar u met die oplossingen nu had gestaan. Wellicht komt u tot de conclusie dat er bij een andere keuze nu geen noodzaak tot vervanging zou spelen. Er wèl opvolgende versies zouden zijn met functionaliteit waar u nu om zit te springen. Dat die andere implementatie-partner z'n belofte om actief in kennis van uw branche te investeren wèl heeft waargemaakt.

Door bedrijfssoftware niet langer als kosten maar als investering te beschouwen gaat u door een andere bril naar het keuzevraagstuk kijken. De opbrengsten van uw nieuwe pakket, het aantal jaren waarin u het pakket kunt gebruiken en dus afschrijven en de mogelijke doorgroei naar toekomstige pakketgeneraties worden dan ineens belangrijker. Grote kans dat u daarmee ook een beter passende oplossing in huis haalt!

Gratis boek Deze tekst maakt samen met 14 andere artikelen over de succesfactoren en valkuilen van software projecten deel uit van

het boek ‘Haal alles uit uw software projecten’. Dit boek is een uitgave van het ICT informatiecentrum en kunt u gratis

ontvangen als onderdeel van de DMS box.

http://www.ictinformatiecentrum.nl




Softwarekeuze en bedrijfsstrategie Betrokkenheid van het topmanagement is noodzakelijk om tot een goede keuze voor nieuwe bedrijfssoftware te komen. In de praktijk blijft die betrokkenheid nogal eens achterwege. En wordt de keuze op operationeel niveau gemaakt. Dat introduceert echter onnodige risico's. Onlangs sprak ik een bedrijf dat net de implementatie van een nieuw software systeem had afgerond. Toen ik informeerde naar de reden voor deze vervanging kreeg ik een opmerkelijk antwoord. Het 'oude' systeem bleek namelijk pas drie jaar in gebruik en functioneerde volledig naar wens! Dit prikkelde mijn nieuwsgierigheid. Waarom was toch besloten tot vervanging? Wat bleek? Het bedrijf had kort daarvoor een eigen vestiging in Polen geopend en wilde daar van hetzelfde ERP systeem gebruik maken als op het hoofdkantoor in Nederland. Helaas was de uitverkoren leverancier puur op de Nederlandse markt gericht en kon dus voor de Poolse vestiging geen oplossing bieden. Het gevolg was de complete vervanging van een op zich goed functionerend pakket dat boekhoudkundig nog lang niet was afgeschreven. In andere woorden: pure kapitaalvernietiging!

De vraag nu is of dit soort situaties te voorkomen is. Natuurlijk kan niemand in de toekomst kijken.

Maar bedrijven kunnen bij een keuze voor pakket en leverancier wèl rekening houden met alle relevante informatie die voorhanden is. Ook die in de directiekamer! De bedrijfsstrategie vormt namelijk een belangrijke en niet te onderschatten bron van informatie. Was in dit voorbeeld het topmanagement actief bij de uitgangspunten voor de pakketkeuze betrokken geweest dan had dat veel tijd, geld en energie kunnen besparen.

In dit geval ging het om de vraag nationaal of internationaal. Maar het kan natuurlijk even zo goed gaan om het vraagstuk specialisatie versus diversificatie. Het willen doen van overnames. Of juist investeren in ketenintegratie.

Bedrijven waarin het topmanagement actief bij de selectiecriteria en de uiteindelijke keuze betrokken is maken een grotere kans op het maken van de juiste keuze. En dat kan hen op middellange termijn veel profijt opleveren!

Gratis boek Deze tekst maakt samen met 14 andere artikelen over de succesfactoren en valkuilen van software projecten deel uit van

het boek ‘Haal alles uit uw software projecten’. Dit boek is een uitgave van het ICT informatiecentrum en kunt u gratis

ontvangen als onderdeel van de DMS box.

http://www.ictinformatiecentrum.nl




Meer over DMS oplossingen Overzicht van alle gratis boeken over DMS software en de selectie daarvan

In samenwerking met een groot aantal DMS specialisten stelt het ICT informatiecentrum boeken samen over de keuze, implementatie en toepassing van DMS software. Lees hier welke informatie gratis beschikbaar is als onderdeel van de DMS box.

Via de nieuwsbrief van het ICT informatiecentrum blijft u op de hoogte van nieuwe (gratis) boeken, artikelen, workshops en andere kennisproducten over DMS software en overige ICT onderwerpen. Meldt u hiervoor aan op ICTinformatiecentrum.nl

Handboek softwareselectie Beknopte en praktische handleiding bij het vinden, selecteren en implementeren van

bedrijfssoftware

Het aanbod van zakelijke software is groot en zeer divers. Dat maakt de keuze van software die het best past bij uw organisatie er niet eenvoudiger op. En dat geldt ook voor de keuze van de leverancier. De kans dat u goede keuzes maakt kunt u eenvoudig vergroten met een goede voorbereiding en een gedegen, gestructureerde aanpak van het hele selectietraject. Om u daarbij te helpen heeft het ICT informatiecentrum dit Handboek softwareselectie samengesteld.

Oriëntatiefase Selectiefase Implementatiefase

Haal alles uit uw softwareprojecten Heldere visies op de selectie, implementatie en toepassing van bedrijfssoftware

Standaardisatie en verbeterde kwaliteit van hard- en software hebben van de techniek de laatste jaren een stabielere factor gemaakt. Daarmee zijn de oorzaken van het mislukken van softwareprojecten verschoven van technische naar menselijke aspecten. Deze zogenaamde ‘human factors’ blijken vandaag de dag nog altijd het verschil te kunnen maken tussen succesvolle en mislukte projecten op het gebied van zakelijke software.


Visies op DMS Heldere en deskundige visies op actuele en toekomstige ontwikkelingen op het gebied van DMS software

Wat is de stand van zaken rondom document management systemen? Welke oplossingen zijn er vandaag en wat biedt de toekomst? Op welke ontwikkelingen kunt u zich voorbereiden? Interessante vragen voor u, zeker als u zich oriënteert op een nieuwe DMS oplossing. Als iemand u antwoord kan geven op die vragen, dan zijn het wel de mensen die dagelijks met het DMS bijltje hakken. In dit boek leest u hun visie op document management systemen.



http://bit.ly/1e4PKAe


Leren van DMS selecties Over de succesfactoren en valkuilen van DMS selectie- en implementatietrajecten

Waarom zou u fouten maken als u deze heel gemakkelijk kan voorkomen door te leren van ervaringen van anderen? Dit boek gaat over de succesfactoren en valkuilen van DMS projecten. Als u wilt leren van de lessen van anderen, kostbare fouten wilt vermijden en op de meest efficiënte manier wilt overstappen op nieuwe DMS software, kunt u zich aan de hand van dit boek bezinnen, alvorens te beginnen.


Business Software Trends Wat komt en nu al belangrijk is om te weten

Investeringen in business software verdient u niet in een dag terug. Afschrijven in een paar jaar is reëler en hopelijk is de gebruiksduur van uw softwareoplossing langer dan wat u vooraf had ingeschat. Een tegenvaller is het als een softwareproduct, eerder dan u dacht, aan vervanging toe is. Het risico van een verkeerde keuze verklaart de wens om tijdens het selectieproces van nieuwe business software een klein beetje in de toekomst te kunnen kijken.


Visies op cloud computing Wat ICT beslissers moeten weten over de cloud

Wat is cloud computing en waarom heeft iedereen het erover? Is het een hype of een blijvende ontwikkeling? Wat zijn de voor- en nadelen ervan en welke kansen biedt het u? En als u nu op het punt staat een besluit te nemen over nieuwe ICT oplossingen, al dan niet ‘in de cloud’, wat moet u er dan nu al over weten om ook achteraf achter uw keuzes te kunnen staan? Met het boek ‘Visies op cloud computing’ helpt het ICT informatiecentrum u bij het beantwoorden van deze vragen en vormen van uw eigen visie.


Visies op online software Heldere en deskundige visies op actuele en toekomstige ontwikkelingen op het gebied van online software

Waarom heeft de ene organisatie baat bij online softwareoplossingen en kiest een andere nog steeds heel gemotiveerd voor software binnen de eigen bedrijfsmuren? Welke overwegingen liggen daaraan ten grondslag? En welke inzichten zijn voor u van belang als u nu ook voor het dilemma staat om wel of niet te kiezen voor een online softwareoplossing? Met dit boekje willen wij u helpen bij het vinden van antwoorden op deze vragen.



Softwarelicenties en open source Wat u moet weten over de rechten en plichten, mogelijkheden en onmogelijkheden en juridische consequenties van de keuze van softwarelicenties en open source bedrijfssoftware

Wat koopt u als u software aanschaft? En hoe is het met uw rechten en plichten als u gebruik maakt van ‘gratis’ open source software? Aan de keuze van software zitten wat juridische aspecten. Verkeerde contracten, niet bevestigde afspraken en onduidelijke documenten breken u vaak niet in de beginfase op, maar pas veel later. Inderdaad, als het te laat is. In dit boek leest u alles over licenties en hoe u de keuze en het gebruik van software in goede banen leidt.


DMS BOX - VRAAG NU GRATIS AAN

De genoemde publicaties kunt u gratis ontvangen als onderdeel van de DMS box. Kijk daarvoor op

ICTinformatiecentrum.nl





Overige DMS oplossingen

ETTU - eConnect Document Management en Record Management Portaal SharePoint is het platform dat documentmanagement en recordmanagement mogelijk maakt. ETTU heeft op basis van best practices en uitgebreide SharePoint-kennis het standaard eConnect Document Management Portaal ontwikkeld. Met dit portaal beschikken organisaties over een bewezen DMS-oplossing in SharePoint. Het portaal kan eenvoudig geïntegreerd worden met de Record Management Applicatie in SharePoint en is bovendien NEN 2082 gecertificeerd. Met het Document Management Portaal kunnen medewerkers over afdelingen heen samenwerken, overzichtelijk en zonder omslachtige procedures. Het DMS portaal kan snel geïmplementeerd worden en daarnaast aangepast worden aan de wensen van uw organisatie. Het portaal kan hierbij zowel ingezet worden voor procesgericht/afdelingsgericht werken, als voor Zaakgericht Werken. Neem contact met ons op en ontdek zelf de mogelijkheden van documentmanagement en recordmanagement in SharePoint!

Lees meer informatie hierover op pagina 6. IDB Groep - DigiOffice DigiOffice is een webbased document management systeem dat alle documenten beheert, digitaliseert, structureert en stroomlijnt waardoor processen efficiënter kunnen verlopen. Centrale, veilige opslag van dossiers met correspondentie, e-mails, presentaties en overige documenten en toegang tot die informatie is de basis. DigiOffice beschikt over alle opties om een optimaal samenwerkplatform te creëren met geïntegreerde huisstijl en moderne communicatie. Naast standaardfuncties als beveiliging, previewopties, versiebeheer en diverse opslagmogelijkheden bevat een DigiOffice een slimme registratiewizard, flexibele werkruimtes, krachtige zoeken navigatieopties, onderhoud (bewaartermijnen) en geautomatiseerde werkstromen. Deze onderdelen maken onder meer zaken als factuur- en postverwerking, dossier- en contractbeheer, e-mail archivering, goedkeuringstrajecten en documenten beheer digitaal mogelijk. DigiOffice draagt hiermee bij aan een betere informatievoorziening en ondersteunt tijd-, plaats- en methodeonafhankelijk werken. Collega’s, leveranciers en klanten werken samen op de manier die het best bij een organisatie of project past.

Lees meer informatie hierover op pagina 7. Pincette bvba - Pincette Indien u altijd en overal toegang wil hebben tot uw documenten op een veilige manier en ongeacht het toestel dat u gebruikt, dan is het online documentenbeheersysteem Pincette de oplossing voor u. Het is zeer eenvoudig in gebruik en werkt net zo goed op een tabletcomputer of een smartphone. Bovendien zijn er heel wat toepassingen die rechtstreeks kunnen samenwerken met Pincette. Het delen van documenten, zowel binnen als buiten uw organisatie, is uiterst gemakkelijk, daar elk document een uniek webadres heeft. U hangt dus geen document meer als bijlage aan een e-mail, maar gebruikt het adres, hetgeen veel veiliger is.Pincette biedt ook heel wat technische integratiemogelijkheden.

Lees meer informatie hierover op pagina 8.

Acanthis Document Solutions. - DocBase Het document management systeem DocBase bevat alle onderdelen die nodig zijn voor een gestructureerde en procesmatige verwerking van alle geregistreerde documenten. Werkstroommanagement, versiebeheer, automatische dossiervorming, uitgebreide zoekfunctionaliteiten en geavanceerde rapportage- en distributiemogelijkheden maken het systeem tot een totaaloplossing voor alle bedrijven die hun documentbeheer willen professionaliseren. Een totaaloplossing die door de ongekende flexibiliteit uitstekend aansluit op de opbouw van uw organisatie en de wijze waarop uw werkprocessen zijn vormgegeven. Geen eindeloze implementatietrajecten. Binnen twee weken ondersteunt DocBase uw organisatie!

Lees meer informatie hierover op pagina 9. OpenSesame ICT B.V. – OpenIMS DMS OpenIMS is één integrale oplossing voor het beheren van alle denkbare ongestructureerde informatiebronnen zoals Word, Excel, PDF, OpenOffice, CAD en vele andere documentformaten, e-mail, website en Intranet content onder, indien gewenst, stringente workflow regie. OpenIMS is volledig ontwikkeld op basis van internet technologie. Hierdoor kan het systeem vanaf iedere werkplek, binnen of buiten uw organisatie, worden ingezet. Eigenschappen: 100% webbased, documenttype onafhankelijk, versiebeheer, template (sjabloon) management, geïntegreerd workflow management, eenvoudige en uitgebreide zoekfaciliteit, replicatie en synchronisatie en platform onafhankelijk.

Lees meer informatie hierover op pagina 10. Host Access Solutions – M-Files Document Management M-Files: compleet DMS, flexibel en betaalbaar. M-Files is een gebruiksvriendelijk DMS. Eenvoudig door de integratie met Windows en Office. Dit maakt M-Files herkenbaar. De uitrol vergt weinig tijd en de leercurve is kort. In vergelijking met andere DMS pakketten betekent dit een lage investering en weinig consultancy. Wij zijn in Nederland al zes jaar M-Files' premium provider en meer dan zestien jaar actief in DMS. Met onze partners bouwden wij veel kennis en ervaring op zodat wij u optimaal kunnen ondersteunen bij uw documentbeheer. M-Files is inclusief Client software, DMS server, workflow, web-toegang, rapportages, archief en meer. Meer info? Host Access Solutions, de M-Files specialist.

Lees meer informatie hierover op pagina 11. eDocs B.V. – eDocs NET Staat uw rendement onder druk? Richt u zich op uw Core Business en beperk de administratieve handelingen. eDocs is ‘vinden’ en niet ‘zoeken’; Met het zelfde aantal mensen meer werk verrichten.Elke organisatie heeft versnipperde archieven. Dossiers in de kasten, archieven, digitaal op de pc en server en outlook is voor elke gebruiker ook een eigen archief geworden. Waar vindt u de relevante informatie? Wat als er informatie zoek raakt door brand of andere calamiteit? eDocs levert professionele archiveringsoplossingen voor het MKB en de Zorg. Door de modulaire inrichting kan eDocs betaalbare oplossingen leveren voor eenmanszaken en grotere organisaties. Lees meer informatie hierover op pagina 12.


DDi Document Software - DDi DMS DDi DMS is een professioneel Document Management Systeem voor bedrijven vanaf 25 medewer-kers waarmee alle inkomende en uitgaande documenten digitaal en op uniforme wijze door uw organisatie geregistreerd en behandeld kunnen worden. Alle documenten die nog op papier binnenkomen, worden m.b.v. een scanner allereerst gedigitaliseerd en daarna samen met alle digitale documenten (e-mails, pdf/xml, MS Office, etc.) automatisch vastgelegd, gerubriceerd en goed beveiligd, digitaal gearchiveerd. Via in te richten workflow processen hebben uw (geautoriseerde) medewerkers altijd en overal beschikking over de juiste informatie. Lees meer informatie hierover op pagina 13. ECMPartners - Documentbeheer met FileNet De FileNet documentbeheer oplossing van ECMPartners onderscheidt zich door: Gebruiksvriendelijkheid: een moderne gebruikersapplicatie die -met zo min mogelijk muisklikken- alle informatie in één oogopslag toont.Integratie: documenten en taken zijn toegankelijk vanuit MS Word, Excell en Outlook, door de standaard integratie met Microsoft Office. Dynamische keuzelijsten met gegevens uit backoffice applicaties zijn eenvoudig te integreren. Flexibiliteit: met grafische beheertools en wizard gedreven menu’s kunt u het DMS zelf gemakkelijk uitbreiden zonder afhankelijk te zijn van dure externe kennis. Uitstekende prijs kwaliteitsverhouding: state of the art technologie voor een zeer scherpe prijs. Lees meer informatie hierover op pagina 14. YIBS - Content Central Een DMS is lange tijd een enorme investering geweest, die slechts weggelegd was voor grote multinationals. Met de introductie van Content Central is de DMS markt nu ook voor het MKB zeer interessant. Geen rare prijslijsten met onoverzichtelijke modules, maar gewoon een heldere prijsstructuur die interessant is voor alle bedrijven binnen het MKB! Thysia Information Management - Zetadocs Zetadocs for NAV is de invoegtoepassing voor documentbeheer voor Microsoft Dynamics NAV, gekozen door Microsoft vanwege de verbinding met SharePoint. Met Zetadocs kan uw bedrijf het in het vervolg zonder tijdrovende en omslachtige, op papier gebaseerde processen stellen, zodat u kosten kunt besparen en sneller op uw klanten kunt reageren. Hyarchis - Document Management Hyarchis is het ECM systeem dat zorgt voor efficiënt documentbeheer binnen uw organisatie; digitaal archiveren, het structureren van alle papieren en digitale document-stromen en het optimaliseren van uw bedrijfsprocessen. Hyarchis kan ook in uw organisatie leiden tot kwaliteitsverbeteringen en een professionalisering van de dienstverlening. KNNS Business Solutions B.V. - Docuware Bijna 50 tot 70% van uw documenten zweven door de organi-satie: notities, e-mails, notulen, HRM documenten etc. Genoeg ruimte voor een snelle ROI. Een goed DMS systeem valt of staat met de inrichting. Docuware is een modulair systeem en kan zonder programmeerwerk aangepast worden aan de manier waarop u wilt werken. KNNS heeft de kennis in huis.

RetSoft B.V. - RetSoft De kracht van onze software komt voornamelijk voort uit de flexibele inzetbaarheid en de prijs/prestatieverhouding. Onze standaard versie kent duizenden gebruikers. In Nederland werken o.a. vele apothekers en huisartsen vanuit hun eigen specifieke software met ons digitaal archief. In 2012 vierden we ons 15-jarig jubileum. Canon Nederland - Therefore Uw succes hangt af van informatie in documenten die veilig worden bewaard, gevonden, gedeeld, gedistribueerd en beheerd. Canon kent de problemen in uw branche. Met advies, inrichting en ondersteuning rond document archivering en document werkproces automatisering helpen we u kosten besparen en de continuïteit van uw organisatie te waarborgen. Infoland - iDocument Gedegen documentbeheer is een must voor informatie die regelmatig wordt aangevuld en herzien. Met iDocument haalt u een nieuwe generatie documentbeheer in huis, waarmee u zorgt dat uw informatie relevant, juist en actueel is. Met iDocument maakt u de juiste informatie beschikbaar op het juiste moment en voor de juiste persoon. BCT - Corsa, Liber, Sha-Peau, Elemenz BCT biedt al sinds jaren innovatieve en betrouwbare oplossingen. Oplossingen die de bedrijfsdoelstellingen tegemoet komen, met een minimum aan risico’s maar met maximaal resultaat. Wij zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen van oplossingen die datastromen omzetten naar informatie. Ons portfolio onderschrijft onze ervaring en brede focus. Paperiton - Paperiton DMS Paperiton levert moderne document management en workflow oplossingen. Het Microsoft .NET ontwikkelplatform stelt Paperiton in staat standaardoplossingen te bieden die jaren hun waarde behouden. De software van Paperiton is niet alleen zeer flexibel en eenvoudig te integreren, maar ook betaalbaar. Techxx - KlantVenster E-Archief E-Archief is een intelligent Document Management portaal dat de bedrijfsbrede informatievoorziening ondersteunt op het SharePoint platform. E-Archief zorgt voor procesaansturing en -bewaking van alle inkomende, uitgaande en interne post, e-mail en documenten. Webbased Integratie van informatie uit uw bedrijfsinformatiesystemen wordt werkelijkheid. Semantica - Semantica Document Solutions Semantica DMS archiveert automatisch en maakt uw bedrijfsinformatie bereikbaar vanaf elke werkplek. Onze klanten zeggen: “Met Semantica werken we zoals voorheen, maar dan digitaal”, “Semantica kwam zelf met ideeën om dingen beter te doen, dat spreekt natuurlijk aan” en “Met Semantica kunnen wij onze klanten een optimale service bieden”. Wat zegt u? iLane B.V. - ELO DMS en Archiveringsoplossingen. iLane levert de DMS oplossing van ELO inclusief service. Archiveren, routeren en terugvinden van al uw documenten en e-mails. Razendsnel scannen met ongeëvenaarde herkenning en automatische archivering. Facturen worden automatisch ingeboekt.


ECMPartners - Content Navigator ECMPartners; voor een moderne, gebruiksvriendelijke en betaalbare DMS oplossing. • Documenten ordenen, organiseren, beheren en archiveren; • Informatie actief beschikbaar stellen aan de juiste personen op het juiste moment; • Integratie met MS Office en backoffice systemen. ECMPartners ontzorgt. R.E.D. Systemen - OpenDIS U wilt digitaal archiveren maar dan wel met de meest gebruikersvriendelijk en efficiënt mogelijke software die tevens heel fraai te integreren is met uw andere softwaresystemen? U zoekt complete software voor een gunstige prijs? OpenDIS DMS/Workflow met haar unieke softwaremogelijkheden zorgt voor snelle return on investment en tevreden gebruikers. I4knowledge B.V. - ThinkingTeam® search - dms/ecm - workflow i4knowledge levert met ThinkingTeam® search - dms/ecm - workflow een dynamisch platform voor het efficiënt beheren en communiceren van uw cruciale informatie, kennis en expertise. Dé nieuwe manier van werken met belangrijke content en focus op relevante en gepersonaliseerde informatie. Snelle implementatie, flexibel zelf aan te passen, 1-n users. Computers & Communications - DiAS DMS/CRM DiAS staat voor: Digitaal Informatie en Archivering Systeem. Het is de gebruiksvriendelijke oplossing voor centraal digitaal informatiebeheer die u zoekt! Met DiAS beschikt u over een krachtig flexibel geïntegreerd elektronisch archief, dat modulair is opgebouwd uit documentenbeheer, dossierbeheer, CRM (relatiebeheer), workflow en taakbeheer. ShareOne B.V. - Share.DocX ShareOne is een ervaren Microsoft SharePoint specialist! Wij leveren al jaren werkende Document Management gebaseerd op het SharePoint platform. Wij weten hoe we SharePoint optimaal kunnen laten functioneren binnen uw bedrijf! Dit door kennis van het vakgebied Informatie Management te combineren met onze visie op SharePoint implementaties. DISC Benelux - DISC Blu-ray Archiving Systems, Point Software DISC Benelux (Disc Nederland) is distributeur voor de Benelux welke duurzame dataopslag en archiveringssystemen levert, installeert en onderhoudt met opslagcapaciteiten tot 70 en 140 TB per systeem. Hierbij concentreert de specialist in storage & archiving solutions zich op mediatechnologie op basis van o.a. Blu-ray technologie.

ICMS Group - Thinking Team, Tink4U ICMS Group is een Belgisch software- en adviesbedrijf dat zich toelegt op het ontwikkelen van producten en toepassingen op het vlak van informatie- en kennisbeheer. Thinking Team is een beveiligd en web gebaseerd ECM/KM platform voor het doorzoeken en beheren van informatie en kennis binnen uw organisatie in functie van communicatie en samenwerking. Office In a Box - M-Files M-Files, een op metadata-gebaseerde aanpak, waar documenten niet op traditionele manier in netwerkmappen worden beheerd, maar op basis van hun betekenis en rol in de organisatie. Een aanpak die elke kantoormedewerker productiever maakt, onnodige kopieën en ongecontroleerd versiebeheer voorkomt, en helpt documentprocessen beter te stroomlijnen. Pantheon Automatisering B.V. - Oculus DMS Met Oculus DMS vindt u alle documenten terug. In dit systeem worden alle elektronische en gescande documenten, formulieren en overzichten opgeslagen, gearchiveerd en gedistribueerd. Oculus DMS zorgt er ook voor dat uw documenten het visitekaartje zijn voor uw bedrijf. Oculus DMS bespaart u veel tijd en geld. U verdient uw investering snel terug. PLM XpertCenter B.V. - PRO.FILE | PROOM PRO.FILE is dé oplossing voor het beheer van alle project, product, ontwerp en ontwikkeling data. PRO.FILE is zeer geschikt voor bedrijven die complexe projecten en/of producten ontwikkelen. PRO.FILE inzetbaar is voor het automatiseren van eenvoudige document stromen tot het bedrijfsbreed beheren van alle informatie gedurende de gehele levenscyclus. DDi Document Software - DDi DMS, DDi Factuur, DDi Archief, DDi Post DDi is een standaard DMS, dat snel en eenvoudig gemodelleerd kan worden aan uw werkwijze. Onder document management verstaan wij het proces om al uw in- en uitgaande documenten digitaal af te handelen. Al uw belangrijke bedrijfsdocumenten worden automatisch gerubriceerd en elektronisch gearchiveerd. I.R.I.S. - OpenText ECM, HP WorkSite, I.R.I.S. Scansoftware I.R.I.S. is als onderdeel van de Canon Group dé ECM expert (met een focus op de OpenText ECM Suite en HP/Autonomy WorkSite). Hierbij ligt een focus op dossier management en business process management. I.R.I.S. heeft meer dan 250 succesvolle projecten in heel Europa gerealiseerd en kan het complete implementatietraject en support verzorgen.


Inspiratie en informatie

Met het beschikbaar stellen van relevante kennis en informatie aan beslissers bij grote, middelgrote

en kleine organisaties, beoogt het ICT informatiecentrum een bijdrage te leveren aan goede

beslissingsprocessen rondom investeringen in hard- en software en de toepassing ervan in de

praktijk. Ook deze DMS gids dient dat doel. Met inspiratie voor organisaties die zich verder willen

ontwikkelen en daarbij nieuwe software overwegen. En informatie voor organisaties die hun

selectietraject inmiddels al begonnen zijn.

DMS GIDS - DMS systemen · Of het nu gaat om een gerichte toepassing voor projectdossiers met...

Documents

Transcript of DMS GIDS - DMS systemen · Of het nu gaat om een gerichte toepassing voor projectdossiers met...