DMS, Midoffice en Oss

Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007

Voorstellen

Harm van der Toolen

Adviseur InformatievoorzieningAfdeling BICT

Voorgeschiedenis

PrOSSessor 2002

Oss gaat klantgericht en bedrijfsmatig werken

ICT beleid

– Klant bepaalt kanaal– Inzage in afhandeling– 7 x 24 beschikbaar– Plaatsonafhankelijk

Realisatie

Klantgericht

– Organisatie– Telefonische dienstverlening– Digitale dienstverlening

Bedrijfsmatig

– Digitalisering bedrijfsvoering

Digitale dienstverlening

Nieuwe website

– Bestuurlijke informatie– Productencatalogus– Digitaal loket– eFormulieren

Digitale dienstverlening

eFormulieren

– Elektronisch betalen– DigID– Prefill

Digitalisering bedrijfsvoering

Het ontwikkelen, implementeren en in gebruik nemenvan een document management systeem

– voor het digitaal registreren, opslaan en ontsluiten van alle procesgebonden documenten binnen de gemeente Oss

– ter verbetering en ondersteuning van de interne processen en externe (elektronische) dienstverlening.

Document management systeem

Realisatie

– Procesgewijze inrichting– Volledige digitale dossiervorming– Digitale archivering– Substitutie

Document management systeem

Niet

– vervangen bestaande backoffice- systemen / WFM– digitaliseren van “de post”– digitaliseren van het bestaande archief

Invoering DMS

– Europese aanbesteding– Implementatie– 3 pilot-processen– Evaluatie– Afgeleide processen– Vervanging Post&Archiefsysteem– Inrichting overige processen

Procesgewijze aanpak

– Beschrijving procesgang– Documenttypes– Registratiekenmerken en -scherm– Autorisaties– Koppelingen met subjectgegevens– Koppelingen met backoffice-systemen– Dossier- en archiefopbouw

Aanvullendeinformatie

enmutaties

Aanvullendeinformatie

enmutaties

Aanvullendeinformatie

enmutaties

Via GHS4all

Scannen

Mede-werker

Mede-werker

Mede-werker

Bezwaarvia

Post / Fax

Bezwaarvia

Balie /spreekkamer

Via DIV

“Inbox”Belastingen

Registratie

Bezwaarvia

E-mail ofWOZ-loket

Via BL“team Bezwaar”

Controle nieuw/bestaandbezwaar

Ontvangstbevestiging

Regi-stratie

Ontvangstbevestiging

+Werkpakket

Regi-stratie

VerzoekaanvullendeinformatieRegi-

stratie

Uitspraak

Regi-stratie

MutatiesWerkpakket,

foto's, schetsen,

etc.

Raadplegendossiers

Naarbel.pl.

Naarbel.pl.

Naarbel.pl.

DMS

“Inbox”mede-werker

Subjectentabel

Evaluatie

Positief

verbeterde structuur en volledigheid dossiers afname fysiek archiefbeheer (op termijn) verbeterde beschikbaarheid documenten en dossiers gelijktijdig gebruik in meerdere processen

Evaluatie

Leerpunten

! lastiger te doorzoeken / vergelijken! (daardoor) nog geen afnemend papierverbruik! capaciteit voor registratie door procesafdelingen

En toen . . .

. . . de Midoffice

Schakel tussen Digitaal Loket en backoffice systemen

– Automatisch routeren van gegevens en documenten– 7 x 24 beschikbaar stellen van relevante

– referentiegegevens– zaakgegevens– documenten

– Voor klanten en medewerkers

De Midoffice

Realisatie

– Procesgewijze invoering– Volledige dienstverleningsproces– Generieke statussen met documenten– WFM voor eenvoudige processen

De Midoffice

Niet

– Vervanging huidige WFM in de backoffice

Invoering Midoffice

– Europese aanbesteding (voorjaar 2007)– Implementatie (najaar 2007)– Pilot-proces

De Midoffice volgens Oss

Midoffice

MyOssPiP

Post BalieMyOss

PiPElektronisch

formulierE-mail Telefoon

AuthenticatieDigiD

Elektronischbetalen

B a c k o f f i c es y s t e m e n

D o c u m e n tM a n a g e m e n t

S y s t e e mS c a n n e n

D a t a d i s t r i b u t i e

Basisregistraties

O D S

P r o c e s b e s t u r i n g

B r o k e r

K l a n t - c o n t a c t -

c e n t r u m

Z a k e n m a g a z ij n

Frontoffice kanalen Functionaliteit

(Vak-) applicatiesDigitalisering Basisgegevens

Referentie

Pre-fill en Routering

Status- en Contactinformatie

Oss goes OSS !

Dank voor uw aandacht !

h.van.der.toolen@oss.nl