Integratie van het DSH in de

eigen website

Gasparina de Laat Jaan Bartholomees

Overlegcomité gemeente - OCMW

Gunstig advies aan volgende beslissing (01/02/2010):• Aankoop en exploitatie van het digitaal sociaal huis van VERA.• De kostprijs zal elk voor de helft ten laste worden genomen door

gemeente en OCMW.

Waarom?• Past binnen het lokaal sociaal beleid• Beantwoordt aan de eigen doelstelling voor de verwezenlijking van

een sociaal huis• Ook makkelijker voor burger. + beantwoordt aan doelstelling Sociaal

Huis: alles op één plek• Delen van kostprijs• Delen van kennis

Uitgangssituatie

OCMW was net aan het zoeken naar een leverancier voor een

nieuwe website.• Oude website was HTML gebaseerd• Beperkt budget• Nood aan de mogelijkheid om het DSH te integreren

Gemeente had een bestaande website bij leverancier Anaxis• Content management systeem (CMS)• Mogelijkheid tot uitbreiding met deelsite OCMW

Start bouw nieuwe website OCMW met integratie DSH

OCMW kiest voor een deelsite via de gemeente bij Anaxis• Goedkoper• Mogelijkheid van deelsite was reeds voorzien• Voordeel bij de integratie DSH (technisch makkelijker dan wanneer

elk een aparte site bij een ander bureau)• Efficiënt samenwerken door kennisuitwisseling tussen gemeente en

OCMW• DSH als enige site niet als optie weerhouden want evenementiële

info of info voor raadsleden kon hier niet worden ondergebracht.

Aandachtspunten• Vereist goede samenwerking tussen gemeente en OCMW• Financiële afspraken (gebruik van modules)

Integratie DSH in bestaande website van de gemeente

• DSH krijgt aparte plek in website gemeente• Info uit DSH wordt maximaal hergebruikt door bestaande pagina’s

te vervangen door hyperlinks naar de pagina’s van het DSH (integratie nog bezig)

Voorbereidingsfase• Gebruikersdagen VERA• Onderlinge afstemming gemeente / OCMW (werkgroep diensthoofden)• Stappenplan Anaxis overlopen

– LDSH = Jaan & Gasparina– producten toegewezen aan diensten + timing vooropgesteld voor het aanvullen van

de productfiches– verantwoordelijken aangeduid (PV, DV)

• Voorbereidende vergadering VERA / Anaxis / OCMW / Gemeente– verwachtingen– praktische afspraken– uitklaren van een aantal vragen

• Opleiding door VERA: Gebruikersbeheer en DSH (later dan initieel voorzien).

• Tip!: Contract loopt vanaf moment opleiding VERA. Alles wat dus al voorbereidend gebeurd is, is “winst”.

Praktische uitvoering

1. Gebruikersbeheer: aanmaken PV en DV door LDSH – vallen bij ons samen. Probleem ondervonden met e-

mailadressen VERA (OCMW): mailgroepen kunnen geen deel uitmaken van een groep “PV” of “DV”. Dit kan wel met “externe” e-mailadressen (gemeente).Opgelet: de “naam” die bij het aanmaken van de “DV” gekozen wordt, verschijnt op de website. Nadien veranderen is moeilijk.

2. Diensten uitleg geven over hoe ze productfiches moeten bewerken– generieke gedeelte aanvullen met lokale info + contactgegevens

toevoegen vanuit gebruikersbeheer

Praktische uitvoering

3. Diensten maken productfiches aan– LDSH geeft uitleg hoe dit moet– Genoeg tijd voor voorzien (enkele maanden)!

4. Aanmaak van content (lokale informatie)– Gemeentelijke site was up-to-date = copy-paste van informatie in de

productfiches (Nu het DSH online is moet de bestaande informatie nog vervangen worden door de productfiches van het DSH.)

– OCMW kon slechts gedeeltelijk informatie recupereren wegens verouderde informatie op de website

5. LDSH via e-mail verwittigd dat productfiches zijn aangemaakt– bekijken – goedkeuren of weigeren – wanneer goedgekeurd = publiceren.

Problemen tijdens uitvoering

• Lay-out Sommige producten (vooral die uit de rechtenverkenner) worden onordelijk weergegeven (lay-out)

-> Vera moet telkens vervuilde code opschonen. Uitlijning van bepaalde content (uren, naam etc)

• Functionaliteiten Contactformulier VERA = e-mailadres van burger werd niet weergegeven waardoor wij geen

antwoord zouden kunnen sturen.• Enerzijds was er sprake van een meerkost voor integratie bij VERA• Anderzijds wordt het e-mailadres van desbetreffende dienst standaard met hyperlink

weergegeven in product.

Daarom gekozen om deze niet te gebruiken • Nadelen: 1) Geen geijkt formulier om gegevens in te vullen = mogelijk

onvolledige info.

2) Moeilijk te monitoren via welke weg aanvraag komt (DSH of via andere bron)

• Probleem met het niet-zichtbare e-mailadres van burger is inmiddels door VERA opgelost. We overwegen nog of we het contactformulier alsnog zullen invoeren in ons geïntegreerde DSH. Volgende afwegingen spelen daarin een rol:technische haalbaarheid (AnaXis), het feit dat het e-mailadres niet verplicht in te geven is en het telefoonnummer wel (filosofie DSH - VERA), en het feit dat dan de contactgegevens van de individuele DV’s wellicht zichtbaar worden en dat die dan mogelijk nog in alle productfiches van het OCMW moeten worden aangepast.

Problemen tijdens uitvoering

Zoekfunctie• Indien zoekterm uit meerdere woorden bestaat, werkt het niet.• Als we in het DSH zitten kunnen we niet zoeken binnen de websites van

gemeente of OCMW en vice versa. Er is altijd een tussenstap nodig, omdat er eigenlijk twee zoekfuncties zijn. In het ideale geval komen we tot één geïntegreerde zoekfunctie.

• Landingspagina DSH op OCWM of gemeente OCMW omgeving omdat de meeste producten OCMW-producten zijn

• Belasten van diensten (extra taak) Extra “opleiding” Vereist toch constante aandacht van werknemers

• Verdelen producten Soms niet duidelijk voor welke dienst of bestuur (OCMW – gemeente) het

product eigenlijk is Later overblijvende producten nog aanmaken (waar je een doorverwijzende

of informatieve rol kan hebben)

Problemen tijdens uitvoering

• Uniformiteit Afspraken maken over bijv. hoe uren schrijven Gebruik van opsommingtekens Stijlgids van VERA bestaat, maar als deze niet overeenkomt met eigen stijlgids is

dit lastig (Stijl OCMW en Gemeente verschilt onderling ook) U en je gebruik

• Verschillend aanspreken i.f.v. de doelgroep

Resultaat

• www.kortenberg.be/sociaalhuis• www.ocmwkortenberg.be/sociaalhuis• www.digitaalsociaalhuis.be/kortenberg →

landen in OCMW-omgeving

Conclusies

• Goed contact tussen gemeente en OCMW onderling en tussen VERA en AnaXis en klanten is noodzakelijk.

• Het werk is nooit af: constant bijwerken en up-to-date houden

• Project heeft theoretische meerwaarde maar moet zich nu in de praktijk bewijzen.