De minutenregistratie voorbij - Zorgkennis.net...Een handreiking voor eenvoud in de uitvoering...

De minutenregistratie voorbij Een handreiking voor eenvoud in de uitvoering

Hiemstra & De Vries Utrecht, juli 2013

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=minutenregistratie&source=images&cd=&cad=rja&docid=OzQQfrBoC-WRxM&tbnid=ShM2m81bHniuqM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.nationalehulpgids.nl/nieuws/minutenregistratie-per-2011-afgeschaft/&ei=UB43UZXHNObB0QWk-4CwCQ&bvm=bv.43287494,d.ZWU&psig=AFQjCNGgIGdZ9SfYJuGB-XNrbp9UnTKVPg&ust=1362653039082092

http://www.google.nl/url?sa=i&rct=j&q=vws&source=images&cd=&cad=rja&docid=2Z4EhmtKV17gDM&tbnid=m-lnkBNuJirIPM:&ved=0CAUQjRw&url=http://psychiatrie-nederland.nl/word/vws-publiceert-voorlopige-contracteerruimte-awbz-2013/&ei=3iE3UY7YJavY0QXI-IHQCQ&bvm=bv.43287494,d.ZWU&psig=AFQjCNFyo8kSgnTthOaJvAsprRIj8ANc2w&ust=1362653880599472

INHOUDSOPGAVE

1. Inleiding en aanpak pg 3

2. Leeswijzer en begrippenkader pg 5

3. Onderdeel 1: Generiek model pg 7

4. Onderdeel 2: Handvatten voor implementatie pg 19

5. Onderdeel 3: Omschrijving van de praktijktoepassingen pg 26

6. Bijlagen

A. Gesprekspartnerlijst pg 55

B. Overzicht bronnen pg 56

2

Verder naar Inleiding en aanpak

1. INLEIDING EN AANPAK

Werkbare oplossingen voor minutenregistratie door middel van planning=realisatie

Omslachtige vormen van tijdregistratie, veel berichtenverkeer in de keten, complexe roosterplanning, rapportagedruk, te hoog ervaren werkdruk… Zorgaanbieders, medewerkers en cliënten in de extramurale Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) hebben last van de complexe uitvoeringspraktijk en bureaucratie die het thema ‘minutenregistratie’ met zich meebrengt. De afgelopen maanden hebben wij tientallen mensen gesproken en hebben wij geleerd dat het ook anders kan: binnen de huidige regelgeving bestaat geen noodzaak om de geleverde zorg te registreren in minuten. Wij verzamelden werkbare oplossingsrichtingen die te vatten zijn onder de noemer ‘planning=realisatie’.

Actie is nodig!

Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) maakt serieus werk van planning=realisatie. Samen met de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en het Centraal Administratiekantoor (CAK) is de bestaande regelgeving nagelopen. De NZa is tot de conclusie gekomen dat er geen aanpassingen nodig zijn. Het Bijdragebesluit ondergaat wel een aanpassing. Ten slotte krijgt VWS uit het veld het signaal dat er geen gemeenschappelijk beeld bestaat over de inhoud en aanpak van planning=realisatie. Deze handreiking , gericht op de extramurale AWBZ, geeft daarin hulp.

Gehanteerde aanpak maakt gebruik van bestaande kennis, kunde en ervaringen

In de aanpak om te komen tot dit document zijn we uitgegaan van de bestaande kennis, kunde en ervaringen die al bij partijen aanwezig zijn. Dit doen we omdat we er in geloven dat veel goede ideeën over de mogelijkheden voor administratieve lastenverlichting al zijn bedacht en getest in experimenten en andere pilots.

3

Verder met Inleiding en aanpak

1. INLEIDING EN AANPAK

Onderstaande figuur beschrijft hoe deze handreiking in vier stappen tot stand is gekomen.

4

Onderzoeken van praktijktoepassingen door middel van interviews en bureauonderzoek

3

2

4

1 Selectie praktijktoepassingen* in overleg met ministerie VWS

Opstellen generiek model door middel van twee workshops met zorgaanbieders, zorgkantoren en CAK

(Tussentijdse) resultaten bespreken met vertegenwoordigers van zorgbranches en cliëntorganisaties

Figuur 1: In vier stappen tot een handreiking voor planning=realisatie

Opgemerkt moet worden dat de praktijktoepassingen verschillend zijn van aard en omvang. Sommige zorgaanbieders hebben al meer ervaring opgedaan met het concept planning=realisatie. Dit verschil zie je terug in de omschrijving van de praktijktoepassingen. De praktijk laat zien dat planning=realisatie binnen de huidige wet- en regelgeving mogelijk is. We duiden wat de praktijktoepassingen gemeenschappelijk hebben.

* We noemen dit praktijktoepassingen om mogelijke verwarring tussen termen als nieuwe werkwijze, pilot en experiment (bijvoorbeeld Experimenten RegelArme Instellingen (ERAI)) te voorkomen.

Verder naar Leeswijzer

2. LEESWIJZER

Handreiking met drie onderdelen

De handreiking bestaat uit de drie onderstaande onderdelen:

1. Generiek model

2. Handvatten voor implementatie

3. Omschrijving van de praktijktoepassingen

De handreiking is op twee manieren te lezen. De eerste mogelijkheid is geschikt voor lezen vanaf computers en tablets en stelt je in staat snel te navigeren door de handreiking: door op een onderdeel te klikken lees je meer over het betreffende onderdeel. Je navigeert terug naar deze pagina door op te klikken op de home-knop linksboven:

Andere mogelijkheid is ‘klassieke’ manier voor als je de handreiking liever leest van papier. Door verder te bladeren komen alle onderdelen één voor één langs.

5

1: GENERIEK MODEL 2: HANDVATTEN VOOR

IMPLEMENTATIE 3: OMSCHRIJVING

PRAKTIJKTOEPASSINGEN

Verder naar Begrippenkader

BEGRIPPENKADER

Begrippen nader toegelicht

• (Zorg)plan: de te bereiken doelen. Het (zorg)plan komt tot stand in dialoog tussen cliënt (familie en verwanten) en aanbieder.

• Arrangement: de te leveren componenten aan zorg, ondersteuning, diensten, et cetera. Het arrangement is de administratieve vertaling van het plan. Het arrangement is de basis voor het bepalen van de eigen bijdrage.

• Realisatie: de geleverde componenten.

– Cliënt- en personeelsplanning: overzicht waarin de componenten voor een cliënt en inzet voor personeel wordt weergegeven.

• Facturatie: in rekening brengen van het geleverde met als dit doel betaald te krijgen.

• Controle: het in control zijn van arrangement, realisatie, facturatie en eigen bijdrage.

6

Verder naar Onderdeel 1: conceptueel model

Waarom planning=realisatie?

Planning=realisatie is een concept dat de minutenregistratie in de extramurale AWBZ kan vervangen. Het plan omvat concrete afspraken tussen zorgaanbieder en cliënt over functies en prestaties. Het uitgangspunt is gepland = werkelijk, waardoor er geen minutenregistratie nodig is. Het verlicht de administratieve lasten en stelt de cliënt centraal.

Generiek model

In dit hoofdstuk beschrijven wij het model dat aan dit concept ten grondslag ligt. Dit model is opgebouwd op basis van de ervaringen bij zorgaanbieders en zorgkantoren en richt zich op de procesgang bij zorgaanbieders. Het model neemt de indicatiestelling en bepaling van de eigen bijdrage als gegeven. We hebben een model gemaakt zowel voor 2013 en 2014 als voor invulling nadat AWBZ naar gemeenten is gedecentraliseerd. Op de volgende pagina’s beschrijven wij eerst het model voor de periode 2013-2014 en daarna voor 2015 en verder.

3. ONDERDEEL 1: GENERIEK MODEL 7

Klik om verder te gaan naar het generiek model en uitwerking voor 2013-2014

Klik om verder te gaan naar het generiek model voor 2015 en verder

3. GENERIEK MODEL VOOR 2013-2014 8

2. Zorg-arrangement

1. Zorgplan

3. Zorgrealisatie

4. Facturatie & eigen bijdrage

5. C

on

tro

le

PROCESSTAPPEN ESSENTIE STAP OUTPUT STAP

Plan van zorg en ondersteuning over de doelen die bereikt moeten worden

De te leveren zorg/ ondersteuning

Plan overeengekomen door aanbieder en cliënt

De geleverde zorg/ondersteuning

Soort zorg/ondersteuning, hoeveelheid, duur, frequentie

De zorg/ondersteuning wordt geleverd op basis van de cliëntplanning en de personeelsplanning

Facturatie van geleverde zorg/ondersteuning bij het zorgkantoor met als doel betaald te krijgen. Tevens is geleverde zorg de grondslag voor de eigen bijdrage inning door het CAK.

Factuur voor zorgkantoor en overzicht voor CAK

Figuur 2: generiek model planning=realisatie voor periode 2013-2014. Door op de verschillende stappen te klikken lees je de essentie van de betreffende stap, voorkeursvariant en overwegingen

3. GENERIEK MODEL. Stap 1: zorgplan 9

Zorgplan

Essentie van deze stap

Plan van zorg en ondersteuning over de doelen die bereikt moeten worden.

Kenmerken

• Komt tot stand in dialoog tussen cliënt (familie en verwanten) en zorgaanbieder.

• Accent van het zorgplan ligt op de te bereiken doelen, bijvoorbeeld bevorderen van de zelfredzaamheid.

• Van belang is het borgen van betrokkenheid en het op een lijn brengen van ieders verwachtingen.

• Cliënt en zorgaanbieder bespreken periodiek het zorgplan (kortcyclus evalueren).

• Afspraken over de kwalitatieve toets die laat zien in hoeverre doelen zijn bereikt.

Overweging

• Zorgplan is primair een zorginhoudelijk instrument en zegt niets over verantwoording, producten en tijdseenheden.

Terug naar model

Verder naar stap 2

3. GENERIEK MODEL. Stap 2: zorgarrangement 10

Zorg-arrangement


Te leveren zorg/ondersteuning uitgedrukt in soort zorg/ondersteuning, hoeveelheid, duur (minuten/uren) en frequentie.

Kenmerken

• Zorg/ondersteuning uitgedrukt in prestaties (bijvoorbeeld: PV, VP, BG, ZZP indicatie die extramuraal wordt geleverd).

• Op het zorgarrangement geldt een bandbreedte. Het zorgarrangement wordt aangepast als de bandbreedte structureel wordt over- of onderschreden.

• Aanpassen van het zorgarrangement kan leiden tot aanpassing van het zorgplan.

• Basis voor het bepalen van de eigen bijdrage.

Overwegingen

• Zorgarrangement geeft inzicht prestaties en de financiering.

• Werken met een bandbreedte in afspraken leidt tot meer flexibiliteit, minder administratieve lasten en meer werkplezier bij de medewerkers. De bandbreedte is situationeel bepaald.

Verder naar stap 3

Terug naar model

Verder naar vervolg stap 2

3. GENERIEK MODEL. Stap 2: zorgarrangement 11

Zorg-arrangement

Overwegingen (vervolg)

• In communicatie met de cliënt over het zorgarrangement ruimte laten en geen fixatie op tijdseenheden.

Verder naar stap 3

Voorbeeld: • behoefte: twee zorgmomenten per week • levering van de activiteit: “wij leveren zorg op dinsdag en donderdag” • intern wordt de activiteit omgezet naar uren ten behoeve van de facturatie

en de eigen bijdrage

Terug naar model

3. GENERIEK MODEL. Stap 3: zorgrealisatie 12

Zorg-realisatie


‘Geleverde zorg’ gebruikmakend van een cliënt- en personeelsplanning.

Kenmerken

• Zorgarrangement is vertaald naar een cliëntplanning (dag(en), tijdstip) met het moment waarop de zorgaanbieder de zorg komt leveren en een personeelsplanning met de route voor een medewerker.

• De professional levert zorg/ondersteuning en bepaalt met cliënt wanneer afwijking structureel is en aanpassing van afspraken nodig is.

• Alleen uitzonderingen/afwijkingen registreren.

• Vast moment van evaluatie met zorgplan als vertrekpunt (in het begin meer frequent).

Overwegingen

• Er zijn drie keuzes op welke wijze de geleverde zorg wordt geadministreerd. 1) arrangement, 2) planning, 3) tijdsregistratie (handmatig/ICT-hulpmiddelen). Dit kan gekoppeld worden met de salariëring.

• Zorgaanbieder en zorgkantoor maken in het kader van de zorginkoop afspraken over de te hanteren bandbreedte. Deze zijn niet in absolute normen te vangen.

• Een periodiek gesprek met de cliënt geeft rust en maakt wederzijdse verwachtingen duidelijk. De cliënt heeft de mogelijkheid om afspraken te herzien (meer regie bij de cliënt).


Terug naar model

Verder naar stap 4

3. GENERIEK MODEL. Stap 3: zorgrealisatie 13

Zorg-realisatie


• Werken met gemiddelden en bandbreedtes in het zorgarrangement helpen om de schommelingen in de uitvoering niet meteen te hoeven vertalen in nieuwe afspraken of registratie. Dit leidt tot minder mutaties, minder transacties, minder uitval bij controle en dus minder administratieve lasten. Incidentele afwijkingen binnen de bandbreedte (zowel naar beneden als naar als boven) worden niet geregistreerd en leiden niet tot aanpassing van het zorgarrangement.

maximaal aantal uren indicatie

minimaal aantal uren indicatie

bandbreedte arrangement

bandbreedte arrangement

geplande zorg in arrangement

geleverde zorg

maximaal aantal uren na overleg ZK

Figuur 3: wanneer de geleverde zorg incidenteel afwijkt van de geplande zorg maar binnen bandbreedtes valt, wordt dit niet geregistreerd en leidt dit niet tot aanpassingen

Terug naar model

Verder naar stap 4

3. GENERIEK MODEL. Stap 4: facturatie & eigen bijdrage 14

Facturatie & eigen

bijdrage


Facturatie van de gemiddelde geleverde zorg/ondersteuning bij het zorgkantoor met als doel betaald te krijgen. Tevens is de gemiddelde geleverde zorg de grondslag voor de eigen bijdrage inning door het CAK.

Kenmerken facturatie

• Grondslag voor facturatie komt overeen met de gemiddelde geleverde zorg zoals afgesproken in het zorgarrangement.

• Zorg/ondersteuning kan alleen gefactureerd en betaald worden wanneer deze geleverd is.

• Het arrangement is geschikt om te dienen als basis voor de facturatie.

Kenmerken eigen bijdrage

• Eén set van basisgegevens gebruiken voor aanlevering aan zorgkantoor (facturatie) en CAK (eigen bijdrage).

• Grondslag voor eigen bijdrage komt overeen met de gemiddeld geleverde zorg, zoals afgesproken in het zorgarrangement

Overwegingen

• Basisgegevens voor facturatie en eigen bijdrage hergebruiken en koppelen.

• Gemaakte afspraken in arrangement met een gemiddelde hoeveelheid zorg zijn geldend voor facturatie.

Verder naar stap 5

Terug naar model

3. GENERIEK MODEL. Stap 5: controle 15

Controle


De aansluiting tussen geplande, geleverde en gefactureerde zorg is aantoonbaar betrouwbaar, consistent en toetsbaar.

Kenmerken

• Accent op toetsing ligt op in control zijn van zorgaanbieder in plaats van controle achteraf.

• Zorgaanbieder en zorgkantoor maken afspraken over de kwalitatieve toetsing van de arrangementen en realisatie.

• De optelsom van de facturatie evenals de optelsom van de eigen bijdrage is kleiner of gelijk aan optelsom van het arrangement.

• Cliënt heeft inzicht in en voert regie op het arrangement en de geleverde zorg die daar uit voortvloeit.

• Afspraken tussen zorgaanbieder en zorgkantoor over de totale ontwikkeling van zorgkosten en de ontwikkeling van gemiddelde kosten per cliënt.

Overwegingen

• Het toetsen op in control zijn kost beide partijen (zorgaanbieder en zorgkantoor) minder tijd dan de controle achteraf en de daarmee samenhangende mutaties.

• De personeels- en de cliëntplanning vormen een belangrijke basis voor toetsing of het zorgarrangement en de spelregels op juiste manier worden toegepast.


Terug naar model

3. GENERIEK MODEL. Stap 5: controle 16

Controle


• Voor zorgaanbieders is een verschuiving van controle achteraf naar een toetsing naar in control zijn mogelijk wanneer zij:

– de bedrijfsvoering op orde hebben

– betrouwbaar zijn in het maken van afspraken, en de in de borging daarvan in de uitvoering

• Inzicht in zorgvraag en consumptie maakt dat het mogelijk is om zorg zakelijker in te kopen.

• Materiële controle op het niveau van het individuele arrangement biedt mogelijkheid om betrouwbaarheid, consistentie en toetsbaarheid aan te tonen

Terug naar model

Verder naar model voor 2015 e.v.

3. GENERIEK MODEL VOOR 2015 en verder 17

2. Arrangement

1. Plan

3. Realisatie

4. Facturatie & eigen bijdrage

5. C

on

tro

le

PROCESSTAPPEN ESSENTIE STAP OUTPUT STAP

Integrale vraagverheldering over de te bereiken doelen. Accent op eigen kracht, inzet van de omgeving en aandacht voor preventie. Bekeken wordt wat er aan formele en informele zorg en ondersteuning nodig is. Er wordt onderscheid gemaakt tussen individueel, eigen omgeving, collectief en maatwerk/specialistisch.

De te leveren zorg, ondersteuning en diensten.

Integraal plan, overeengekomen door gemeente/aanbieder(s) en cliënt (familie en verwanten).*

De geleverde zorg, ondersteuning en diensten.

Te leveren zorg, ondersteuning (wel/geen maatwerk, leveringsvorm) en diensten die nodig zijn om doel te bereiken. Uitgedrukt in hoeveelheid, duur en frequentie.

De zorg, ondersteuning en diensten worden geleverd op basis van arrangement of de daaronder liggende cliënt- en de personeelsplanning.

Factureren naar financieringsdomein (AWBZ, Wmo, Zvw, eigen betalingen).

Factuur naar gemeente, zorgkantoor, verzekeraar, cliënt en overzicht voor eigen bijdrage.

Figuur 4: generiek model planning= realisatie voor periode 2015 en verder

*we realiseren ons dat het gebruik van het woord cliënt verwarrend kan zijn in het licht van de ontwikkelingen in het sociaal domein. Wij gebruiken hier het woord cliënt, maar hier kan ook worden gelezen: inwoner, hulpbehoevende bewoner, deelnemer, etc.

18

HUIDIGE SITUATIE TOEKOMSTIGE SITUATIE

Prestaties Financierings- domein

AWBZ

Functie VP, BG, …

ZZP

HH Wmo

Welzijn Wmo

In de huidige situatie bestaat de zorg en ondersteuning uit prestaties met daaraan gekoppeld een eigen financieringsdomein. In de toekomstige situatie vallen interventies van zorgaanbieders in een groter geheel van zorg en ondersteuning waardoor samenhang nog belangrijker wordt. Op basis van een keukentafelgesprek wordt een integraal plan opgesteld, dat bestaat uit één of meerdere componenten van zorg, ondersteuning en diensten uitgevoerd door één of meerdere aanbieders. Het arrangement wordt uit meerdere domeinen bekostigd. Uit één arrangement kunnen over eenzelfde periode dus meerdere facturaties volgen.

3. GENERIEK MODEL VOOR 2015 en verder

cliënt met ondersteunings-

behoefte

verzorging

huishoudelijke hulp

verpleging

extra diensten (privaat)

mantelzorg

eigen bijdrage

gemeentebudget: integraal of opgesplitst per taak (WMO, Zorg, Welzijn)

ZvW

AWBZ

integraal plan obv keukentafel-

gesprek

algemene welzijns-

voorzieningen

eigen rol

mogelijke bronnen van financiering

4. ONDERDEEL 2: HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE

Van idee - naar plan - naar implementatie

Bij planning=realisatie is niet het leveren van zorg maar het realiseren van gezondheid en zelfredzaamheid het uitgangspunt. De behoefte van de cliënt staat centraal, waarbij zelfregie een belangrijke basis is. Dit is een radicale omslag voor zorgaanbieders. Dat het kan én dat het succes- vol is, is bewezen in een aantal praktijktoepassingen. Deze successen zijn niet zonder slag of stoot van de grond gekomen. De geleerde lessen voor de invoeringspraktijk zijn in dit hoofdstuk uitgewerkt. Achtereenvolgens bespreken we de volgende negen onderdelen (klik op de onderdelen om verder te gaan):

Trek gelijk op met het zorgkantoor 3

1 Proces is leidend en systeem is volgend

Investeer in mensen: hbo-geschoolde professional

Investeer in het team

Begin klein en waaier uit naar groot 2

Betrek cliënten bij de kanteling

4

5

6

19

Kort cyclisch monitoren 9

7 Organiseer je administratie ‘lean and mean’

Maak facturatie generiek 8

1. Proces is leidend en systeem is volgend

• Een goedlopend proces vraagt om continue aanscherping vanuit de praktijk. Het risico bestaat dat de discussie al snel gaat over de inzet van systemen. Zorgaanbieder Rivas heeft de verandering ingestoken vanuit het proces en heeft pas later het systeemvraagstuk erbij betrokken: “Het kost tijd om het proces scherp te krijgen. Bedenk hoe het proces eruit ziet en verwerk desnoods in de beginfase handmatig een aantal zaken. Voorkom dat je een systeem hebt dat jouw proces en dus werkwijze bepaalt.”

• In de ontwikkelfase zijn er momenten waarop twee systemen parallel draaien. Dat is vervelend, verwarrend en zorgt voor dubbelwerk bij de medewerkers. Zorgaanbieder Allerzorg: “We creëerden een parallel systeem. De uitdaging is om daar overheen te kijken en de medewerkers hierin mee te nemen.” Deze werkwijze leidt uiteindelijk tot een betere werkwijze, omdat het proces eerst goed is doordacht.

2. Begin klein en waaier uit naar groot

• Houd de vernieuwing behapbaar: begin in het klein en waaier uit naar het groot. Start een pilot in een overzichtelijk gebied (dit varieert tussen de 50-200 cliënten) en rol de nieuwe werkwijze vervolgens breder uit.

• Een stevige projectorganisatie is het vetrekpunt voor het laten slagen van planning=realisatie. Deze nieuwe werkwijze vraagt focus en sturing vanuit de hele organisatie. Zorg voor betrokkenheid bij bestuur, directie, staf én uitvoering en houd het tegelijkertijd behapbaar. Bepaal wie welke rol heeft en wie elkaar vervangt, zodat het project/de pilot niet onnodig stil komt te liggen.

20

Verder naar volgende handvatten

4. HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE

4. HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE

2. Begin klein en waaier uit naar groot (vervolg)

• Zorg dat de administratieve processen (ook al zijn ze tijdelijk dubbel) helder zijn voor diegene die er mee moet werken en neem hier voldoende tijd voor.

• Rivas heeft voor zorgprofessionals een brief opgesteld met FAQ’s zodat de professionals antwoord konden geven op cliëntvragen. Dit gaf de professionals vertrouwen om het werk op de nieuwe manier uit te kunnen voeren.

3. Trek gelijk op met het zorgkantoor

• Om planning=realisatie door te voeren is voor het zorgkantoor belangrijk dat:

– cliënt aantoonbaar meer regie heeft

– meer tijd is voor zorg

– ruimte is voor maatwerk

– geen opwaartse druk van zorgkosten

• Betrek vanaf de start het zorgkantoor. Het zorgkantoor is de belangrijkste externe partner om planning=realisatie te laten slagen, aldus Rivas. Bepaal met het zorgkantoor wat voor hen belangrijke sturingsindicatoren zijn. Zo laat Middin aan de hand van kwartaalrapportages zien welke activeiten zijn ondernomen en geeft ze inzicht in het aantal en type klachten.

pagina 21


4. Investeer aan de voorkant: hbo-geschoolde professional

• Zorgaanbieders kiezen voor een hbo-geschoolde professional (hoofdwijkverpleegkundige, zorgexpert of een cliëntcontactpersoon) om het intakegesprek met de cliënt te voeren. Zij richten zich op: het formuleren van doelen, het versterken van de regie bij de cliënt en zijn omgeving, het inschatten van de hoeveelheid benodigde zorg en het leggen van de basis voor het zorgarrangement. Een goede intake vraagt om: ‘handen op je rug gedrag’ van de verpleegkundige en dat is in de praktijk lastig. In plaats van ‘zorgen voor’, ligt nu het accent op ‘wat kan de cliënt nog zelf’ en pas later volgt de zorg. Zorgaanbieder VitrasCMD bouwt aan een gespreksleidraad, waarbij voorkomen moet worden dat het een scorelijst wordt. Oog voor de unieke situatie van de cliënt is het uitgangspunt.

5. Investeer in het team

• ‘Wat betekent het voor jou?’ Van zorgen voor naar helpen om meer zelf te doen, is een ommekeer voor een zorgprofessional. Deze ommekeer gaat niet vanzelf: neem voldoende tijd om de veranderde werkwijze eigen te maken. Het is belangrijk dat de onderliggende visie in alle gelaagdheden van het team is terug te vinden.

• Zorgaanbieder Icare heeft een kaartje ontwikkeld voor medewerkers en cliënten waarop zij de essentie van planning=realisatie toelicht. Dit kaartje biedt een kapstok in het werk met de cliënt en in gesprek met collega’s.

• Rivas heeft vanaf de start medewerkers betrokken door hen te informeren over het doel, gewenst resultaat en wat de verandering individueel betekent: de uitoefening van het werk, het rooster, de salariëring en het contact over de werkwijze herhaalt zich.

22 4. HANDVATTEN VOOR IMPLEMENTATIE


5. Investeer in het team

• VitrasCMD benadrukt dat planning=realisatie rust op drie pijlers: cliënt, medewerker en kosten. Een doel is ook dat de zorgkosten dalen, maar het is belangrijk dat dit niet het primaire aandachtspunt is van de medewerkers. Zij moeten gericht zijn op: hoe versterk ik de zelfstandigheid van een cliënt? Een cliënt in een terminale fase mag geen last krijgen van ‘budgetvraagstukken’: diegene heeft recht op zorg en dit kan al naargelang de situatie meer zijn dan is ingeschat, dat bepaalt de situatie. Het helpt om zorgprofessionals met elkaar in gesprek te laten gaan op intervisie-achtige wijze om te leren van de dagelijkse praktijk en de keuzes die daarin worden gemaakt.

6. Betrek cliënten bij de kanteling

• Zorgaanbieder Brabantzorg heeft ervaren dat nieuwe cliënten de nieuwe werkwijze, de kanteling, makkelijker accepteren. Volgens zorgprofessionals van Brabantzorg zijn bestaande cliënten tevreden met de oude situatie: “Ik ben tevreden en nu vragen jullie of mensen in mijn omgeving mij kunnen helpen en gaan jullie mij dingen leren die jullie eerst zelf deden.” Het is belangrijk dat medewerkers worden begeleid in deze situaties door bijvoorbeeld het gesprek voor te bereiden met een collega en door de cliënten en familie vooraf te informeren met een brief waarin de veranderingen zijn uitgelegd.

• Loop bij de start van de nieuwe werkwijze alle afspraken opnieuw door met de bestaande cliënt. Dit kost tijd, maar het is wel een garantie dat ‘afspraak = afspraak’ geldt en misverstanden worden voorkomen.

• Icare ziet dat bepaalde groepen cliënten afnemen: “Van chronisch in zorg naar revalidatie, dat komt door de nieuwe werkwijze. Het is onze overtuiging dat mensen niet afhankelijk van zorg willen zijn. Zelfredzaamheid is een groot goed!”



7. Organiseer je administratie ‘lean and mean’

‘Lean and mean’ organiseren van je administratie betekent alleen dat administreren wat je echt nodig hebt. Dat voorkomt dubbele handelingen en onnodig overtypen of aanpassen van informatie. Afscheid nemen van de tijdsregistratie betekent tevens een andere manier van sturen. Dat is lastig maar biedt tegelijk ook de kans om na te gaan wat echt geadministreerd moet worden omdat het bijdraagt aan het resultaat. Een type verandering, zoals van minutenregistratie naar planning=realisatie, betekent dat bepaalde reflexen afgeleerd moeten worden. Reflex kan zijn dat medewerkers alsnog uren willen registreren, omdat dit in het verleden de basis vormde voor de salariëring. Dit is in de werkwijze planning=realisatie niet nodig, omdat de planning leidend is in de nieuwe situatie en uitzonderingen(meerwerk) worden verwerkt in de salariëring. Bovendien versterkt het niet het concept planning=realisatie waar resultaatgericht werken leidend is. Benut daarnaast de techniek: laat de planners het rooster plaatsen op een smartphone: het rooster is daarmee altijd actueel.

8. Maak facturatie generiek

Vanaf 2015 maken ook de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Zorgverzekeringswet (Zvw) onderdeel van het integrale plan. Investeer dus in een generiek facturatiesysteem die zorg en ondersteuning automatisch factureren naar de juiste partners en tot een duidelijk en integraal overzicht leiden bij de cliënt. Zorg dat de facturatie overeenkomt met de afspraken in het zorgplan om verwarring bij cliënt te voorkomen.



9. Kort cyclisch monitoren

Rivas kiest ervoor om maandelijks de afspraken met de cliënt te bespreken. Doel van dit gesprek is: herbevestigen van afspraken (‘zijn we de afspraken nagekomen?’) en vooruitkijken (‘is de zorgbehoefte nog actueel?’). Deze combinatie geeft de zorgaanbieder de mogelijkheid om kortcyclisch bij te sturen en voor het zorgkantoor is de werkwijze van de aanbieder controleerbaar.


Verder naar onderdeel praktijktoepassingen

Terug naar overzicht van handvatten

Praktijktoepassingen toegelicht

Voor het opstellen van deze handreiking is bij negen zorgaanbieders onderzocht hoe zij het concept planning=realisatie hebben gebruikt als oplossing voor de ‘minutenregistratie’. Deze negen oplossingsrichtingen lichten we op de volgende pagina’s verder toe. Opgemerkt moet worden dat de praktijktoepassingen verschillend zijn van aard en omvang. In veel gevallen is de reikwijdte breder dan planning = realisatie. Zo voeren meerdere zorgaanbieders het experiment regelarm uit. Daarnaast hebben sommige aanbieders al meer ervaring opgedaan met het concept planning=realisatie. De negen aanbieders die we als praktijktoepassing beschrijven zijn:

1.

2.

3.

4.

5.

26 5. ONDERDEEL 3: OMSCHRIJVING VAN DE PRAKTIJKTOEPASSINGEN

6.

7.

8.

9.

(Klik op de logo’s om meer te lezen over de praktijktoepassing)

Kerngegevens instelling: • Rivas Zorggroep gevestigd in Gorinchem • Aantal zorgprofessionals: 6.000, waarvan 2.500 werkzaam in de extramurale AWBZ

Kern van de werkwijze: • Rivas doet geen tijdsregistratie. • Zorgovereenkomst (contract) met zorgarrangement (aantal uur een soort zorg) en zorgleefplan (indeling aantal uur en activiteiten) is

afspraak tussen aanbieder (zorgregisseur) en cliënt en beschrijft hoeveel zorg er geboden wordt, wie de zorg levert en wanneer dit gebeurt op basis van de indicatie en het zorgplan.

• Zorgarrangement: geplande zorg = geleverde zorg = declaratie zorgkantoor en eigen bijdrage CAK. Alleen grote afwijkingen, bijvoorbeeld vakanties worden aangepast in de basisplanning. In het arrangement wordt alleen AWBZ zorg opgenomen, in de checklist is naast de AWBZ ook de MSVT en de Wmo opgenomen. De checklist is basis voor de boeking.

• Evaluatie: maandelijks wordt de zorg geëvalueerd. Cliënt en Rivas zetten paraaf voor akkoord waarmee wordt aangegeven dat de geplande zorg ook geleverd is. Voor Rivas extra controle (nodig voor zorgkantoor), voor de cliënt extra grip op zorg.

• Zorgarrangement en checklists zijn basis voor controle: • biedt inzicht in tijdsbesteding en kwaliteit • toont aan dat de zorg binnen de CIZ-indicatie valt • biedt voldoende informatie om zorg te declareren bij het zorgkantoor en de eigen bijdrage vast te stellen

• Het zorgarrangement leidt op drie manieren tot administratieve lastenverlichting: • afspraken bij aanvang zorgverlening vervangen handmatige registratie professionals • back office is niet meer belast met overtypen urenbriefjes voor verantwoording en salariëring • cliënt hoeft slechts één keer akkoord te gaan met de voorgestelde zorg • van tijd denken naar het nakomen van afspraken en doelen

• Zorgkantoor kan daadwerkelijke levering van zorg toetsen op basis van checklist, evaluatieverslagen, materiele controles en steekproeven.

• Beloning is niet meer gekoppeld aan het draaien van productie. Het salaris is gebaseerd op het dienstrooster in plaats van urenbriefjes.

1. Rivas Overige praktijktoepassingen 27

• Zorgregisseur voert gesprek met cliënt en bepaalt de zorgvraag op basis wat de cliënt zelf kan en wat de omgeving kan doen

• Zorgarrangement (aantal uur en soort), zorgleefplan (indeling tijd een activiteiten), zorgovereenkomst (handtekeningen) naar planning

• checklist aan de hand van arrangement door zorgadministratie

• Planning plant de zorg in • Planningsroute

Binnenkomst zorgvraag zorgverlening

Intakegesprek en planning

afhandelen declaratie

• In Square wordt rooster van de medewerker geplaatst

• Rooster check voor medewerkers voor hun salariëring

• Checklist één op één overtypen in Helios door zorgadministratie van de vestiging

• Centrale zorgadministratie haalt dit uit Helios Essentie

stap

Output in informatie

Gebruikte systemen/ applicaties

• Cliëntgegevens (huisarts, NAW, zorgvraag) op intakeformulier

• Intakegesprek gepland en in route gebracht

• Vraag voor zorg komt binnen bij zorglijn, centrale post waar vier experts bij elkaar zitten

• Zorglijn vult intakeformulier voor deel in en geeft het door aan planning. Geeft ook aan wat zij denken dat nodig is

• Planning plant welke zorgregisseur de intake gaat doen, en brengt intake in de route

• Square (roostering) • Helios • Cliëntenplanning in

Excel

• Zorgarrangement met afspraken over van tijd, duur en type zorg voor een cliënt

• Zorgleefplan • Zorgkaart (wat de

zorg precies inhoudt)

• Checklist

• Dossier met zorgarrangement, zorgleefplan, zorgOVK fysiek bij de cliënt

• Kopie zorgleefplan en zorgkaart in Helios

• Checklist

• Rooster

• Planningsysteem Square

• Vecozo • Helios

• Zorg-administratie stuurt declaratie door naar CAK en zorgkantoor

bijstellen zorgplan en

planning indicatie

• Ontvangst indicatie

• Verwerking indicatie in de checklist en zorgarrangement

• WV stelt in overleg met cliënt zorgplan bij

• WV kijkt naar zelfredzaamheid en streeft naar afbouw zorg

• Bijstelling wordt doorgegeven aan planning

• Grote afwijking wordt vertaald naar arrangement

• Gewijzigde zorgplan-afspraken in arrangement

• Melding aan planning over wijziging in zorg (planning is hard gekoppeld aan zorgarrangement)

• Zorgplan op papier (blijft bij cliënt)

• Telefoon • Planningsysteem

Nedap

• Vecozo

• Indicatie • Checklist

Opstellen arrangement

• Op basis van intake en indicatie wordt arrangement opgesteld

• Cliënt en Rivas ondertekenen zorgarrangement

• Maandelijkse controle door per maand de evaluatielijst in het arrangement te paraferen

• Zorgdossier bij cliënt

• Urenregistratie van feitelijk geleverde zorg (= leidend voor declaratie)

• Mutaties in urenregistratie na controle

• Square

Start zorgverlening

1. Rivas (2) Overige praktijktoepassingen 28

Zorgovereenkomst

Zorgleefplan

Ontvangst zorgaanvraag • zorglijn

ontvangt aanvraag

Intakegesprek • zorgregisseur

voert intake • wat kan cliënt

zelf? wat kan de omgeving?

Zorgarrangement • ondertekent

door Rivas en cliënt

Declaratie • factuur aan het

zorgkantoor

Indicatie • aan de hand van

standaard indicatie protocol (SIP)

basis voor declaratie

E-mail

Eigen bijdrage • gegevens aan

CAK voor bepalen eigen bijdrage

planning-systeem Square

Vecozo AZR

Planning • planning

intakegesprek

Planning • planning zorg

planning-systeem Square

dossier bij cliënt

Evaluatie • maandelijkse check

op geleverde zorg dmv paraaf cliënt en regisseur

digitaal in Helios

Helios

Checklist • uren AWBZ-zorg

per cliënt • uren MSVT • uren Wmo

CIZ cliënt-

planning Excel

1. Rivas (3) Overige praktijktoepassingen 29

Kerngegevens instelling: • Thuiszorg Pantein is onderdeel van Zorgorganisatie Pantein en is gevestigd in Uden • Aantal zorgprofessionals: 750 • Aantal cliënten: 3400 patiënten in extramurale zorg • Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI)

Kern van werkwijze: • Met de werkwijze wil Pantein met minimale tussenkomst van het CIZ de indicaties stellen voor AWBZ-zorgvragen. Hiermee worden

administratieve handelingen in de huidige werkwijze gereduceerd of gestopt. De zorgcoördinatoren zijn wijkverpleegkundigen met specifieke competenties om de inhoud van zorg bij de klant met een wijkteam te coördineren. Bij de zorgcoördinatoren wordt de verantwoordelijkheid teruggelegd, hierop zijn zij aanspreekbaar.

• De cliënt wordt aangemeld bij het CIZ door Pantein. Hierin is inhoudelijk geen indicatie toegevoegd. Hiermee worden administratieve handelingen in de huidige werkwijze gereduceerd of gestopt.

• De zorgcoördinator en de klant stellen het zorg(leef)plan op. Samen bepalen zij de verpleegproblemen en stellen daarbij doelen. Het zorgplan is leidend voor de zorgafspraken.

2. Pantein Overige praktijktoepassingen 30

• WV checkt ruimte bij afdeling planning en stemt af met cliënt

• WV geeft arrangement met omvang en type zorg door aan afdeling planning via telefoon of Ipad

opstellen zorgplan opstellen planning

cliënt en route medewerker

bepalen arrangement


• Afdeling planning maakt planning voor cliënt gegevens in maakt plannings-overzicht per team

• Maken overzicht route per WV met daarin planning, taken, adres en notities per cliënt

• Manager fiatteert productiecijfers voor maandelijkse declaratie

• Frontoffice zet bestand door naar ZK middels het AW 319 bestand

• De ICT-afdeling zet dit door naar CAK

• ZK en CAK keuren goed en af

• Afgekeurde uren worden herzien en opnieuw aangemeld

Essentie stap



• Cliëntgegevens in QIC • Zorgplan met

afspraken over probleem, doel en benodigde zorg, activiteitenplan en activiteitenschema

• Ondertekende zorgovereenkomst

• Cliënt komt zelf of via doorverwijzing bij Pantein

• Invoeren basisgegevens in QIC en printen basisformulieren

• Intake met cliënt • Opstellen zorgplan

met probleem, doel en benodigde zorg

• Ondertekenen zorgovereenkomst

• QIC cliënt informatiesysteem


• Zorgovereenkomst op papier naar Pantein

• Zorgarrangement met afspraken over van tijd, duur en type zorg voor een cliënt


• Telefoon • Arrangement in

Nedap, cliënt toegang via Caren

• Planning van cliënt (leidend voor verdeling uren)

• Planning van inzet van teams

• dagplanning/ route van medewerker in telefoon

• Planningsysteem Nedap

• Afhandeling via Vecozo

• Declaratie aan ZK/ CAK • Goedkeuring door CAK

en ZK • Betaling door ZK, via

voorschotten, het aanpassen van budget-afspraken en eind-afrekening

• Rekening CAK naar cliënt voor eigen bijdrage

bijstellen zorgplan en

planning melding CIZ

• WV vult basisgegevens cliënt in, legt type functie (VP, BG, PV) en prestatieniveau vast

• Indicatie via CIZ naar ZK, zorgtoewijzing via ZK naar Pantein

• Melding aanvang zorg van Pantein naar ZK

• WV stelt in overleg met cliënt zorgplan bij


• bijstelling wordt doorgegeven aan planning

• grote afwijking wordt vertaald naar arrangement

• Gewijzigde zorgplan-afspraken in arrangement

• Melding aan planning over wijziging in zorg (planning is hard gekoppeld aan zorgarrangement)


• Telefoon • Planningsysteem

Nedap

• Aanmeld-functionaliteit CIZ

• AZR module

• Indicatie, zorgtoewijzing en aanvang zorg geregistreerd

uitvoeren zorg en tijdregistratie

• WV bezoekt cliënt en logt in via scan pinkaart bij de cliënt

• WV voert activiteiten uit

• WV noteert bijzonderheden in voortgangsrapportage

• WV logt uit via scan, gegevens komen automatisch in Nedap

• WV controleert afwijking planning vs realisatie en geeft dit door aan planning


• Telefoon

• Urenregistratie van feitelijk geleverde zorg (= leidend voor declaratie)

• Mutaties in urenregistratie na controle


• Rooster vrije dagen medewerkers in Excel

• Telefoon • Caren voor de cliënt

2. Pantein (2) Overige praktijktoepassingen 31

Zorgplan • afspraken over

probleem, doel en benodigde zorg

Zorgarrangement • afspraken over

van tijd, duur en type zorg voor een cliënt

Planning • planning van

cliënt • dagplanning/

route van medewerker

Tijdregistratie • feitelijke

productie • correcties op

fouten/ bijzonderheden


zorgkantoor

Registratie bij CIZ • indicatie cliënt

met maximale zwaarte

• indicatie via CIZ naar ZK, toewijzing via ZK naar Pantein

Zorg-overeenkomst

• overeenkomst tussen cliënt en zorgaanbieder


papieren dossier



AZR planning-systeem Nedap

Vecozo planning-systeem Nedap

2. Pantein (3) Overige praktijktoepassingen 32

Kerngegevens instelling: • Icare is onderdeel van concern Espria en is gevestigd in Meppel • Aantal zorgprofessionals: 6000 • Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI)

Kern van de werkwijze: • Icare heeft een experiment ingediend waarbij zij af wil van administratie en onnodige bureaucratie in het proces. De werkwijze is

gericht op administratie en controle naar transparant zorgproces. Terug naar de kern: zorg. • Dit betekent een kanteling: een andere manier intake doen bij klant. Daarnaast brengt Icare in beeld welke administratieve lasten

nu worden ervaren door de zorgprofessionals: waar heb je last van? Wat kan anders? Wat is de oplossing? Vervolgens is hier een plan op gemaakt: begin tot einde van het proces.

• Minutenregistratie wordt planning = realisatie: medewerkers klokken niet meer in of uit bij bezoek cliënt. Dit scheelt veel administratieve lasten bij medewerkers en geeft cliënten vertrouwen dat medewerker er voor hen is.

• Een andere rol CIZ: minimaliseren (alleen melden als zorgkantoor hier behoefte aan heeft). Indicatie door wijkverpleegkundige in plaats van door het CIZ.

• Minimaliseren berichtenverkeer: melding aanvang zorg betekent dat zorg is gestart en biedt basis voor declaratie. Zodra er geen declaratie meer komt stopt de zorg. In de praktijk lukt dit nog niet omdat de pilot niet te filteren is uit totale bulk zorg.

• Cultuurkanteling: Icare laat zich niet afleiden door de precieze activiteiten van CIZ. De medewerkers kijken naar wat nodig is bij de cliënt. De intake door de wijkverpleegkundige is de basis ( het zorgplan).

• Regelarm werken: meer doorbreken in de keten is nodig. • In directe zorgproces voegt CIZ geen waarde meer toe. • De indicatiestelling procedure en de vijfminutenregistratie per prestatie vervalt. • De zorgprofessional stelt met de klant en de mantelzorger een zorgplan op, evalueert dit en stelt indien nodig bij. • Cliënt wordt wel aangemeld en niet afgemeld, behalve als een klant komt te overlijden gedurende de periode dat hij/zij in zorg is. • Geld wordt toegewezen via het mandaat van een indicatie. • Maatjesstructuur in team biedt basis voor constateren meer/minder zorgbehoefte cliënt en waar nodig kan het zorgplan

aangepast worden. • De zorgprofessional kan kwaliteit en effectiviteit geleverde zorg beoordelen op basis van doelen uit het zorgplan en uit de

gesprekken met klant en mantelzorger. • Icare doet zelf klanttevredenheidsmetingen en zet klantpanels in, voor de nieuwe werkwijze is een meetsysteem ontwikkeld.

3. Icare Overige praktijktoepassingen 33

• WV geeft mondeling omvang en type zorg door aan planner (in het team) planner in team heeft veel kennis kan centrale persoon niet overnemen

• Planner maakt routes in ONS planning

opstellen zorgplan bijstellen

zorgplan en planning

opstellen verslag en urenregistratie

maken zorgplanning


melding CIZ

• WV vult basisgegevens cliënt in, legt 1 type functie vast (VP klasse en hier zijn uren aangekoppeld) (standaard keuze VP kan verwarrend zijn voor cliënt ) VP is basis declareren

• Marge in uren is gekoppeld aan klasse

• Indicatie via CIZ naar ZK, zorgtoewijzing via ZK naar Icare via AZR

• Melding aanvang zorg van Icare naar ZK (AZR )

• WV legt overige niet te declareren activiteiten vast, zoals overleg met arts en eenmalige extra zorg buiten zorgplan

• WV legt eind van de dag uitzonderings-uren vast

• Extra uren bij cliënt toevoegen einde route en niet verlengen duur geplande bezoek

• WV of EVV stelt in overleg met cliënt zorgplan bij


• Bijstelling wordt weer doorgegeven aan planning

• Zorgarrangement aanpassen door WV

• Planning + afwijkingen zijn basis voor bestand productie (zorgregels) naar ZK

• ZK keurt goed (en betaalt aan Icare) of keurt af (Icare herziet declaratie)

• Icare zet bestand met productie door naar CAK (per mail)

• CAK bepaalt eigen bijdrage op basis van totale zorgvolume en inkomen van de klant

Essentie stap



• Zorgplan met afspraken over probleem, doel en benodigde zorg en evaluatie-momenten

• Intake met cliënt • Opstellen

zorgplan met probleem, doel en benodigde zorg en evaluatie-momenten

• Bij complexere vraag pas na eerste week omvang zorg te bepalen

• Zorgplan op papier (blijft bij cliënt) =zorgmap

• Aantal teams werkt met digitaal zorgplan word/excel

• Afspraken over tijd, duur en type zorg voor een cliënt ingevuld zorgarrangement

• Planning van inzet van team WV (rooster)

• Gewijzigde zorgplan-afspraken

• Melding aan planner over wijziging in zorg (ter info) en past planning aan


• Planningsysteem (ons planning)

• Koppeling tussen ONS planning en ONS administratie

• Telefoon (weergave route)

• ONS planning (Nedap)


• AZR loopt via ONS en Vecozo is landelijk portaal

• Indicatie, zorgtoewijzing en aanvang zorg geregistreerd

• nb toegevoegde waarde is beperkt maar is nodig in verband met cliëntrechten

• Rapportage bijzonderheden

• Uren- verantwoording niet te declareren activiteiten en uitzonderingsuren cliënt (ONS mdwportaal)

• ONS medewerkers-portaal verwerken uren

• AZR berichtenverkeer via Vecozo

• Productiebestand met zorgregels Icare

• Goedkeuring ZK en betaling

• Afkeuring en mutatie productie

• Goedkeuring CAK en factuur cliënt over EB

3. Icare (2) Overige praktijktoepassingen 34

Zorgplan • probleem, doel

en benodigde zorg en evaluatie-momenten

Zorgplanning • afspraken over

tijd, duur en type zorg voor een cliënt)

• planning van inzet van team door planner in het team

• uitzetten routes bij WV door planner

Uitvoering en registratie

• verantwoording niet te declareren activiteiten en uitzonderingsuren cliënt

Declaratie • planning en

afwijkingen zijn basis voor facturatie aan het zorgkantoor

Registratie bij CIZ • indicatie cliënt één

vaste functie en één prestatie

• indicatie via CIZ naar ZK, toewijzing via ZK naar Icare


papieren

dossier (en soms

digitaal)

Eigen bijdrage • gegevens

aanleveren CAK voor bepalen eigen bijdrage

AZR

ONS (NEDAP)

Vecozo (AZR formulieren) ONS (NEDAP)

ONS (NEDAP)

email Excelbestand

aan CAK

3. Icare (3) Overige praktijktoepassingen 35

Kerngegevens instelling: • Ongeveer 100 medewerkers en zzp’ers in dienst voor palliatieve zorg en is gevestigd in Woerden • Ruim 300.000 uur zorg per jaar • Bereik van ongeveer driekwart van Nederland • Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI)

Kern van de werkwijze: • Binnen Allerzorg vindt een experiment plaats op het gebied van Palliatieve Terminale Zorg (PTZ). • Vanuit ziekenhuizen en huisartsen worden cliënten doorverwezen naar Allerzorg. Na indicatie en toekenningsbesluit van CIZ betaalt het

zorgkantoor via het CAK aan Allerzorg uit. • Dit betreft de laatste drie maanden van iemands leven. • Indicatie van CIZ voor 77 uur per week (verschillende budgetten). Allerzorg levert wel 24 uur per dag zorg met een team van 2-3 zzp’ers en

maakt daar één budget van. • De eerst verantwoordelijke verzorger (EVV-er) stelt samen met de naaste familieleden een zorgplan op met als doel het beoogde

zorgresultaat te halen. De EVV-er heeft hierin alle ruimte, een carte blanche. Het geheel staat in het teken van een zo comfortabel mogelijk afscheid van een geleefd leven. Hier horen ook familie, mantelzorgers en zorgprofessionals bij. Allerzorg heeft rol van leverancier èn organisator.

• Na overlijden van de cliënt vindt een meting plaats bij de nabestaanden. Allerzorg meet de tevredenheid van cliënten en medewerkers op een betrouwbare en valide manier. Hiervoor worden vragenlijsten gebruikt die zijn ontworpen door onafhankelijke instellingen. Zo wordt bij palliatieve zorg gebruik gemaakt van de vragenlijst die is ontwikkeld door het Integraal Kankercentrum. De uitkomsten bepalen het zorgresultaat: bovengemiddeld (bonus), ondergemiddeld (malus). Nu nog geen onderdeel van het experiment.

Het experiment is nog jong en beperkt in de omvang, en daarom is er nog weinig ervaring met problemen en klachten. Basis is dat cliënten centraal staan.

4. Allerzorg Overige praktijktoepassingen 36

• CIZ vertaalt claim naar zorginzet en hoeveelheid

• Dit wordt vastgelegd in het toekenningsbesluit

Indicatie Uitvoeren zorg Opstellen zorgplan

• Uitvoeren van de zorg, op basis van wat bij de klant nodig is. Het kan voorkomen dat medewerkers niveau 4 de taken van niveau 2 doen (overkwalificatie)

• Zzp-ers schrijven tijd en geven dit door aan de vestiging

• Vestiging: frequent contact met zzp-er over uitvoering en controle uren (toets op overschrijding)

• Dagelijkse controle bezoeken bij cliënten door EVV-er

Essentie stap



• Toekenningsbesluit

• Eerst verantwoordelijke verzorger (EVV-er) maakt met cliënt en naasten een zorgplan. Niet op basis van indicatie maar op basis van wat nodig is

• Doel is altijd zo comfortabel mogelijk afscheid

• Ook oog voor de familie en de ondersteunen van mantelzorgers

• Plan overeenkomst • Overeenkomst is tevens

basis voor contract met zzp-er

• Pluriform (ERP)

• Zorgplan • Overeenkomst • Contract met zzp-er

• Pluriform (ERP)

• Facturatie van de zzp-ers • Registratie van uren

verdeeld over drie prestaties, basis voor declaratie zorgkantoor

• Basis voor eigen bijdrage CAK

Declaratie

• Gewerkte uren in ICT-systeem met verdeling over drie prestaties (parallel vanwege experiment)

• Uren worden doorgestuurd naar zorgkantoor voor de declaratie en CAK voor de eigen bijdrage

• Pluriform (ERP)

• Declaratie

• Pluriform (ERP)

4. Allerzorg(2) Overige praktijktoepassingen 37

Zorgplan • doel: zo

comfortabel mogelijk afscheid

• afspraken over wat voor zorg nodig is

Facturatie zzp-er

• factuur van zzp-er van gewerkte uren aan Allerzorg


zorgkantoor CIZ Indicatie • toekennings-

besluit


Pluriform



Vecozo Vecozo

Zorg-overeenkomst


• contract Allerzorg en zzp-er

papieren dossier

Pluriform papieren dossier

Facturatie zzp-er • gewerkte uren

uit factuur van zzp-er omgezet in systeem (Pluriform)

4. Allerzorg(3) Overige praktijktoepassingen 38

Kerngegevens instelling: • Brabantzorg heeft 32 locaties en is onder andere gevestigd in Sint-Oedenrode • Aantal zorgprofessionals: 5.550 medewerkers • Aantal cliënten: 5.600 waarvan 50% extramuraal • Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI)

Kern van de werkwijze: • De intentie van de nieuwe werkwijze ‘afspraak = facturatie’ is meer cliënten helpen in dezelfde of minder tijd. • Het gesprek met de cliënt en de rol van de professional komt centraal te staan in de dienstverlening en niet de minutenregistratie. • Aan de keukentafel wordt een gesprek gevoerd wat de zorgvrager zelf kan, wat de mogelijkheden van het sociale netwerk zijn en er wordt

een algemene afspraak gemaakt over de zorgtijd (dit is het zorgarrangement). Deze afspraak is leidend voor declaratie en facturatie. • De cliënt mag niet duurder uit zijn met de nieuwe werkwijze. • De cliënt gaat akkoord met de afspraken zoals die vastgelegd zijn in het zorgarrangementenformulier. • Op een natuurlijk moment tekent de cliënt voor akkoord:

• bij achtwekelijks evaluatiegesprek • bij structurele afwijking van de afspraak (>1,5 uur per week)

• Wanneer er meer zorgtijd nodig is dan de indicatie toestaat wordt een herindicatie aangevraagd. Er wordt geen arrangement aangegaan die boven die indicatie gaat.

• De cliënttevredenheid wordt gemonitord door het zorgkantoor en de materiële controle richt zich op de cliënttevredenheid. • De cliëntcontractpersonen krijgen instructie hoe ze meer kunnen sturen op kanteling in de zorg en erop gericht zijn om cliënten uit zorg te

krijgen en dat cliënt regie nemen over hun eigen zorgproces. • Brabantzorg werkt met kleine wijkteams dicht op de cliënt en zoekt samenwerking met andere partners in de wijk.

5. Brabantzorg Overige praktijktoepassingen 39

40

• CIZ voert indicatie uit

• Inlezen gegevens uit AZR met vastlegging van indicatie, woonplaats en BSN met check op GBA

• Toewijzing cliënt aan team

• Overeenkomst met cliëntgegevens opstellen

voeren keukentafel

gesprek

registratie cliënt en voorbereiden

gesprek facturering

• Clientcontact- persoon voert gesprek met cliënt over: wat is er aan de hand, wat kan de omgeving, wat kan cliënt zelf leren en wat doet de professional

• CCP stelt zorgplan op en maakt zorgarrangement en dit tekent de cliënt

• CCP vertaalt arrangement naar activiteitenblad

Essentie stap



• Cliënt geregistreerd in systeem

• Overeenkomst opgesteld

• Cliëntenregistratie-systeem

• AZR

• Zorgplan met afspraken over probleem, doel en benodigde zorg

• Zorgarrangement met afspraken over tijd, duur en type zorg voor een cliënt


• Cliëntregistratie-systeem

• AZR

• Productie is gefactureerd

• Productie is aangeleverd aan CAK

evaluatie zorglevering

maken planning

• Planner registreert arrangement in cliëntregistraties-ysteem en plant cliënt in een route

• Planner koppelt route aan medewerker

• Looproute gaat via Icaress naar telefoon van de medewerker

• Rapportage bijzonderheden in zorgplan

• Eventuele herindicatie CIZ

• Wijziging van gegevens in arrangement en planning



• Roostersysteem • Personeels-

informatiesysteem • Website • Looproute op

telefoon en op papier

• Planning van cliënt op basis van arrangement

• Looproute voor een medewerker

• Cliëntenregistratie-systeem

• papieren dossier bij cliënt

• digitale zorgdossier

afronden zorglevering


• AZR

• Eind zorg is geregistreerd

• Teammanager controleert wekelijks of productie juist is ingevoerd en voert eventuele correcties door

• Teammanager controleert maandelijks geaccordeerde productie

• Factureren productie aan zorgkantoor en aanleveren productie aan CAK voor eigen bijdrage

• Stopzetten levering zorg

• Melding eind zorg aan CIZ en aan zorgkantoor

• Registreren einde zorg in cliëntinformatie-systeem

• Tussentijdse registratie van bijzonderheden in zorgplan

• Iedere acht weken vindt een evaluatie plaats tussen cliënt en CCP

• Bepaald wordt of herindicatie nodig is

• Herindicatie laten invullen door cliënt en doorsturen naar CIZ

• Doorvoeren wijzigingen in zorgarrangement en in cliënt-registratiesysteem

5. Brabantzorg(2) Overige praktijktoepassingen 40

Zorgplan • afspraken over


Zorgplanning • planning cliënt in

tijd, duur en frequentie

• looproute voor een medewerker


zorgkantoor

Registratie bij CIZ • indicatie cliënt in

functies • indicatie via CIZ

naar ZK, toewijzing via ZK naar Brabantzorg


papieren dossier



AZR

clienten-registratiesysteem

AZR


duur zorg per functie

rooster-systeem

personeelsinformatie-systeem

Zorg-overeenkomst


5. Brabantzorg(3) Overige praktijktoepassingen 41

Kerngegevens instelling: • GGZ Friesland is gevestigd in Leeuwarden • 15.000 patiënten per jaar • 1500 FTE • Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI)

Kern van de werkwijze: • Behandeling van patiënten is een reeks van plannen (begeleidingsplan, trajectplan, behandelplan (laatste twee zijn samen rehabilitatieplan)). GGZ

Friesland wil de beweging inzetten naar één plan, het rehabilitatieplan. • Er is een verschil tussen het plan en de geschreven tijd, wat leidt tot een groot aantal correcties (mutaties) die wordt geadministreerd (een voorbeeld

is no shows). Dat zorgt voor een grote administratieve last. Daarnaast vinden er correcties plaats omdat de regelgeving anders is ingericht dan het primaire proces. Voorbeeld: registratie van dagdelen. Wet- en regelgeving gaat uit van dagdelen (4 uur in ochtend/middag/avond). Als de patiënt van 10 uur tot 14 uur komt dan is dat één dagdeel dat telt voor twee. Dat moet apart gemuteerd worden.

• Het zit in de aard van de doelgroep, en daarmee in de aard van het primaire proces, dat het plan anders is dan de realisatie (zoals no shows). • De verschillende plannen zijn van matige kwaliteit (tekstueel, maar bijvoorbeeld ook ontbreken van evaluatiedata). Behandelaars zien het maken van

het plan niet als een onderdeel dat de patiënt helpt. Kern van het experiment: • De werkwijze heeft betrekking op de indicatie en herindicatie die niet meer door het CIZ wordt gedaan maar door GGZ Friesland zelf. • Meer specifiek heeft het betrekking op de bewijsvoering alvorens CIZ indicatie aflevert. De ervaring is dat patiënten de informatie die nodig is als

bewijsvoering veelal niet beschikbaar is. GGZ Friesland heeft samen met CIZ een SIP GGZ-C ontwikkeld. Expertise voor het stellen van de indicatie ligt bij de behandelaar. Het resultaat hiervan is dat de aanvraagprocedure hiermee wordt verkort en daardoor snellere toegang tot de ZZP GGZ-C + B pakketten middels een standaard indicatie protocol. Dus ook de huidige SIP GGZ B is uitgebreid voor de chronische patiënten

• Uitgangspunt van het ERAI experiment van GGZ Friesland is: 1) vereenvoudigen regels en procedures ten aanzien van indicatiestelling, 2) sneller toegang tot passende zorg, 3) toekomstbestendig experimenteren in de keten, 4) duurzame leerervaringen voor alle ketenpartners met landelijke meerwaarde, 5) sneller doorstroom vanuit de kliniek naar de BW.

• Terugdringen van de bewijslast voor voorliggende (gemeentelijke) voorzieningen bij aanvragen voor werk en dagbesteding willen we ook bewerkstelligen. We ondervinden hierbij nog wel problemen met het UWV, omdat de bewijslast niet altijd voorhanden is.

• Financieel kan dit experiment hoger uitkomen (kan de ‘eigen’ indicatie leiden tot hogere ZZP’s), maar het kan net zo goed lager uitkomen. Het is nog onduidelijk wat de hoogte van ZZP’s betekent en welke factoren van invloed zijn.

• Het CIZ monitort door middel van steekproefsgewijze controles. Naar mate er minder correcties nodig zijn op basis van de controle, vindt er ook minder controle plaats. Het zorgkantoor controleert in hoeverre de overgang rechtmatig is (van Zvw naar AWBZ).

• Aanvraagprocedure is voor GGZ Friesland laag wat betreft administratieve lasten, CIZ is tevreden over kwaliteit. • De voordelen van de ‘eigen’ indicatie en herindicatie zijn: 1) korte doorlooptijd: waardoor er snellere overgang tot behandeling is en patiënten een

kortere wachttijd hebben, en 2) daarnaast zijn behandelaars sneller klaar en kunnen zij hun tijd aan andere dingen besteden

6. GGZ Friesland Overige praktijktoepassingen 42

43

• GGZ Friesland doet eigen indicatie op basis van indictieprotocol dat met CIZ is ontwikkeld

• CIZ monitort steekproefsgewijs op kwaliteit indicatie

• ZK monitort op rechtmatige overgang van ZVW naar AWBZ

opstellen plannen en vaststellen zorgpad

indicatie muteren

• Behandelaar bekijkt gesprek met patiënt wat nodig is

• Op basis van behoefte wordt een reeks plannen opgesteld in afstemming met de patiënt

• Plan leidt tot een bepaald zorgpad (combinatie van modules met activiteiten)

Essentie stap



• Patiënt geregistreerd in systeem XM Care

• Indicatiebesluit

• XM Care • AZR

• Zorgplan met afspraken over probleem, doel en benodigde zorg

• Zorgarrangement met afspraken over tijd, duur en type zorg voor een cliënt


• Horizon

• Correctie productie, klaar om verstuurd te worden naar CAK en ZK

maken planning

• Op basis van plannen en zorgpad wordt een planning gemaakt

• Bij een te groot aantal cliënten is er eventueel een wachtlijst

• Horizon • Agenda medewerker

• Planning • Communicatie naar

cliënt wanneer waarvoor verwacht

• Horizon (gekoppeld aan XM Care met burger service nummer)

declareren

• Vecozo • AZR

• …

• Correctie van de geplande uren versus de werkelijke uren

• Correctie dagdelen • Correctie no shows

• Versturen declaratie naar ZK

• Facturatie naar CAK

Leveren zorg

• Behandelaar levert de zorg

• Afwijkingen ten opzichte van de planning worden genoteerd (bijv. no show)

• Horizon

6. GGZ Friesland (2) Overige praktijktoepassingen 43

Zorgprogramma van de patiënt

begeleidingsplan trajectplan zorg-behandelingsplan

rehabilitatieplan

Module 1 Module 2 Module N

Activiteit1 Activiteit 2 Activiteit N

Combinaties van modules en activiteiten binnen het zorgprogramma is het zorgpad


Begeleidingsplan • afspraken over




• looproute voor de medewerker


zorgkantoor

Eigen indicatie • eigen indicatie

op basis van protocol ontwikkeld met CIZ


Horizon



XM Care Vecozo


duur zorg per functie

rooster-systeem

personeelsinformatie-systeem

cliënten-registratie-systeem

rehabilitatieplan • (zorgbehandelingsplan

en trajectplan) • uitwerking: modules en

activiteiten


Kerngegevens instelling: • Middin heeft meer dan 190 locaties en het centrale kantoor is gevestigd in Rijswijk • Aantal zorgprofessionals: 2950 medewerkers • Aantal cliënten: ruim 4000 • Sector: gehandicaptenzorg en ouderen • Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI)

Kern van de werkwijze: • De geplande zorg is de gefactureerde zorg. Het moet leiden tot administratieve lastenverlichting en een verhoging van de ervaren kwaliteit

door de cliënt. • Medewerker van Middin stelt samen met de cliënt de doelen op waar de komende periode aan wordt gewerkt. De vraag van de cliënt staat

centraal. Dit gesprek is anders omdat het gezamenlijk gevoerd wordt en werkt verhelderend, zowel voor cliënt als voor de medewerker. De doelen worden vertaald naar activiteiten, tijd en frequentie. Doelen, activiteiten, tijden en frequentie worden vastgelegd in het afsprakenformulier dat door cliënt en Middin wordt ondertekend.

• Het afsprakenformulier wordt door de planner omgezet in een planning voor iedere medewerker, zodat de medewerker weet wanneer hij/zij met welke cliënt aan de slag gaat. De doelgroep van Middin maakt dat deze planning zeer sterk fluctueert, bijvoorbeeld: drie uur op maandag blijken beter uit te komen op woensdag. Het is aan de medewerker om daar slim mee om te gaan en proactief in op te treden. Verplaatsen naar woensdag betekent dat een andere cliënt wellicht op maandag kan.

• Op basis van de planning voor de medewerker wordt de facturatie opgesteld. Dit komt niet altijd overeen met de geleverde zorg van die week maar omdat er wordt gewerkt met robuuste gemiddelden zijn fluctuaties aan de onderkant en de bovenkant tegen elkaar weg te strepen. Wat te herleiden is aan de resultaten van de evaluatie(s).

• Minimaal 1x per jaar, maar meestal 1 x per kwartaal (op basis van de ondersteuningsvragen ) is er een evaluatie waarin wordt bepaald of nog steeds op de juiste manier wordt gewerkt aan de juiste doelen.

7. Middin Overige praktijktoepassingen 46

47

• CIZ voert indicatie uit

• Overeenkomst met cliëntgegevens opstellen

Intakegesprek en maken afspraken

Indicatie evaluatie

• Medewerker van Middin voert gesprek met cliënt over: wat zijn je vragen en waar ben je mee geholpen?

• Vragen van cliënt worden omgezet in doelen, methoden en activiteiten en worden ter plekke in afsprakenformulier verwerkt

• Cliënt en Middin ondertekenen juridische overeenkomst

Essentie stap



• Cliënt geregistreerd in systeem

• Overeenkomst opgesteld

• Plancare • Vecozo

• Afsprakenformulier met afspraken over doelen, tijd, duur en type zorg voor een cliënt. Duur van de activiteiten op basis van gemiddelden


• Plancare

• Evaluatie

zorglevering maken planning

• Planner vertaalt het afsprakenformulier in de planning op basis van gemiddelden

• Medewerkers zien dit vertaald in hun agenda

• Planning is de basis voor declaratie

• Eventueel bijstellen planning

• Plancare

• Plancare en Cura Rooster

• Planning van cliënt op basis van het afsprakenformulier

• Plancare • Papieren

afsprakenformulier bij cliënt, digitaal bij Middin

Facturatie & eigen bijdrage

• Plancare

• Kwartaalproductie • Informatie voor

CAK

• Er is minimaal een jaarlijkse evaluatie (wat gaat goed, wat moet anders?). Verder ook een evaluatie op een moment dat de medewerker zelf bepaalt (meestal op kwartaalbasis)

• Planning doet de declaratie bij zorgkantoor en verstuurt informatie naar CAK

• In plaats van de AW319 maakt Middin gebruik van een kwartaalproductie waarin is aangegeven in hoeverre afspraken zijn nagekomen

• Medewerkers leveren zorg bij cliënt

• Doelgroep van Middin maakt dat cliënt op korte termijn andere doelen heeft en er dus andere planning nodig is. Medewerkers stellen zelf hun planning bij

• Controle door de manager van de geleverde uren ten opzichte van de fte

7. Middin (2) Overige praktijktoepassingen 47

Zorgovereenkomst • overeenkomst

tussen cliënt en zorgaanbieder

Afsprakenformulier • afspraken over



zorgkantoor door middel van kwartaalproductie

Registratie bij CIZ • indicatie cliënt • indicatie via CIZ

naar ZK, toewijzing via ZK naar Middin


papieren kopie bij cliënt en

digitaal bij Middin

Eigen bijdrage • gegevens aan CAK

voor bepalen eigen bijdrage

Vecozo Plancare Vecozo



• cliënt stelt zelf proactief planning bij op basis van situatie

• kwartaalevaluaties en jaarlijkse evaluaties

Plancare

7. Middin (3) Overige praktijktoepassingen 48

Kerngegevens instelling: • Werkgebied: Utrecht, Zuid-Holland en Noord-Brabant • 15000 cliënten • 15000 FTE • Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI)

Kern van de werkwijze: • Het terugdringen van de regellast in en om het primaire proces langs drie lijnen:

• vermindering interne regelgeving en vermindering administratieve lasten voor professionals • reduceren van professionele zorg door bevorderen van preventie en zelfredzaamheid en door meer ondersteuning van informele zorg • integratie van extramurale zorg en huisartsenzorg

• Belangrijke pijlers zijn het zorgleefplan en meer vrijheid in het handelen van het wijkteam/ de wijkverpleegkundige. In het zorgleefplan wordt zorg en ondersteuning gecombineerd met informele zorg waarbij zelfredzaamheid van de cliënt centraal staat. Het wijkteam stelt zelf de CIZ-indicatie en maakt hierbij gebruik van klantprofielen.

• Daarnaast is er vrije ruimte in bekostiging waardoor tijd en ruimte voor het stimuleren van informele zorg, het opzetten van netwerken met andere instanties en vroegtijdige signalering van mogelijke hulpvragen.

• Verder wordt geëxperimenteerd met het vereenvoudigen van het berichtenverkeer in de hele keten en het bieden van een alternatieve vorm van kwaliteitsmeting.

8. Careyn Overige praktijktoepassingen 49

• Zorgteam stelt samen met klant zorgleefplan op aan de hand van geautomatiseerde vragenlijst

• Gesprek gaat over zorgvraag, zelfredzaamheid en inzet van zorg

• Afspraken rond te leveren zorg aan de klant liggen vast in zorgarrangement

• Koppeling klant aan klantprofiel

eerste contact klant

opstellen zorgleefplan

Essentie stap



• Klant is geregistreerd in het systeem

• Contactmomenten zijn vastgelegd

• Registreren van de klant in het systeem

• Contactmomenten worden digitaal vastgelegd

• Zorgteam is contactpersoon en coördinator voor vragen

• Caress (Pink Roccade Healthcare)

• ONS (Nedap) in Utrecht West

• Ondertekend zorgleefplan met afspraken over zwaarte zorgvraag, mate van zelfredzaamheid, inzet informele zorg en van zorg in aantal uur per product

• Cares en ONS • Klantprofiel

bepalen in eigen applicatie

• Vragenlijst wel in ONS, nog niet in Caress

facturen zorg leveren zorg en

registratie

• Registreren geleverde zorg op aantal zorguren per cliënt (voor intern gebruik)

• Accorderen zorguren • Geen communicatie

via AZR (geen AW33, AW35, AW39)

• Verantwoording van uren per week op basis van uurafspraak met de klant in zorgarrangement

• Financiering op basis van lump sum

• Verantwoording met afgesproken uren via wekelijkse AW319

• AW319 ook basis voor eigen bijdrage berekening door CAK

• Caress en ONS • Vecozo Schakel

Punt

• Caress en ONS

• Geaccordeerde uren geleverde zorg (voor intern)

indicatiestelling

• Careyn verstuurt indicatieadvies aan CIZ in uren per functie

• Indicatie via CIZ naar ZK, zorgtoewijzing via ZK naar Careyn, maar zorgtoewijzing niet via ZK naar Careyn

• Indicatie geregistreerd


8. Careyn(2) Overige praktijktoepassingen 50

Zorgleefplan • afspraken over

zorgvraag, mate van zelfredzaamheid, inzet informele zorg

• inzet van zorg Uitvoering en

registratie • uren geleverde

zorg (voor intern)

Declaratie • verantwoording

uren per week aan het zorgkantoor

Registratie bij CIZ • indicatie cliënt in

functies • indicatie via CIZ

naar ZK


digitaal IIC-

formulier

Eigen bijdrage • afgesproken

zorguren aan CAK voor bepalen eigen bijdrage

VSP AF

8. Careyn(3) Overige praktijktoepassingen 51

Kerngegevens instelling: • Werkgebied: gemeenten in het zuiden van de provincie Utrecht • Aantal cliënten: 5.500 • Aantal uren extramurale productie per jaar: 572.000 uur • Aantal FTE in dienst: 515 FTE • Zorgaanbieder is betrokken bij een experiment regelarme instellingen (ERAI)

Kern van de werkwijze: • Kern van de nieuwe werkwijze is tweeledig: indicatiestelling gebeurt niet meer door het CIZ, maar door de huisarts samen met de

coördinerend wijkverpleegkundige (CWV). Daarnaast werkt VitrasCMD met een gemiddeld budget per week per klant. Dat is de basis voor de declaratie. Voor sommige klanten zijn ze minder tijd kwijt dan voor het weekbudget staat, voor andere klanten meer. Basisgedachte is dat de tijd besteed aan cliënt zich ‘uitmiddelt’ en uitkomt op het weekbudget.

• Deze pilot draait momenteel binnen de gemeenten De Bilt (5 teams) en Wijk bij Duurstede (2 teams). • De pilot betreft de volgende stappen:

• Wanneer een klant in aanmerking komt voor zorg maakt de huisarts in overleg met de CWV een inschatting van de hoeveelheid en soort zorg: de indicatie.

• CWV doet vervolgens de intake bij de klant, waarin de CWV de vraag van de klant integraal verheldert. • Wanneer de vraag helder is stelt de CWV het zelfstandigheidsplan (voorheen: exitplan). Doel van dit plan is om de inzet van de

medewerkers zo beperkt mogelijk te houden en de klant zo snel mogelijk volledig zelfredzaam te maken en niet afhankelijk te maken van zorg. Dit vraagt om een flinke cultuuromslag: ruimte nemen door medewerkers en creatief nadenken wat kan helpen om een klant weer snel zelfstandig te laten leven. Daarvoor worden verschillende sessies georganiseerd, onder andere over creatief denken (en loslaten) en communiceren.

• Iedere maand vindt de declaratie plaats bij het zorgkantoor. Voor iedere klant boekt VitrasCMD op elke maandag die binnen de gestelde indicatie valt één uur zorg met het weekbudget als tarief. Dit geeft VitrasCMD niet meer de prikkel om zoveel mogelijk minuten te besteden voor zorg, maar om de zorg zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Daarnaast biedt het ruimte voor een ander type zorg die de zelfstandigheid van klanten vergroot. Het weekbudget is te weinig als de zorg eerder start dan de maandag (bijvoorbeeld op woensdag) en te veel als de zorg eerder eindigt dan maandag (bijvoorbeeld op donderdag). Aanname is dat dit eveneens ‘uitmiddelt’. Dit wordt gemonitord.

• Er vinden zowel korte termijn als lange termijn feedback/evaluatiegesprekken plaats. Op deze manier wordt constant gekeken hoe de zelfstandigheid van de cliënt op een duurzame manier gemaximaliseerd kan worden.

• Parallel aan dit systeem vindt nog steeds de ‘klassieke’ tijdsregistratie plaats door middel van het scannen van de cliëntpas achter de voordeur (geen administratieve last voor medewerker, alleen in backoffice). Deze tijdsregistratie wordt nu gebruikt voor: corrigeren salariëring (minder werk, overwerk), bepalen eigen bijdrage door CAK, controlemechanisme voor de pilot (doen we het goed?).

9. VitrasCMD Overige praktijktoepassingen 52

53

• In gesprek met de cliënt wordt gekeken wat de klant zelf kan, wat de omgeving van de klant kan en wat de professionele zorg/hulp dient op te pakken

• In het zelfstandigheidsplan worden afspraken gemaakt over het zorgproces

• De zorg die wordt vastgesteld tussen cliënt en de verpleegkundige is erop gericht om de cliënt zo snel mogelijk zelfstandig te laten zijn

Bepaling zorgduur Leveren zorg en

declaratie

• Medewerkers leveren de zorg bij cliënt

• Medewerkers gebruiken scansysteem voor tijdsregistratie

• Declaratie bij het ZK vindt plaats op basis van één geboekt uur op maandag met de hoogte van een gemiddelde kosten per week (weekbudget)

Essentie stap



• Vastgestelde zorgduur

• Huisarts en verpleegkundige komen samen tot conclusie dat klant zorg nodig heeft

• Op basis van de integrale vraagverheldering van de verpleegkundige en de informatie van de huisarts, schatten zij de zorgduur in

• Papieren dossier • ONS (Nedap)

• Declaratie

Verrekenen salariëring

Evaluaties

• Vergelijking weekbudget en daadwerkelijk geleverde zorg

• Monitoren zorgpatroon • Meting welbevinden

cliënt • Meting tevredenheid

werknemers • Zelfstandigheidsplan: op

basis van korte en lange termijn evaluaties wordt constant het zelfstandigheidsplan geëvalueerd en bijgesteld.

• Tijdsregistratie van de medewerkers wordt vergeleken met hun contract

• Verschil wordt verrekend

• Vergelijking tijdschrijven versus contracturen

• ONS (Nedap)

• ONS (Nedap)

• Eventuele aanpassing in het zelfstandigheids-plan

• Evaluatie experiment

Facturatie & eigen bijdrage

• Op basis van de tijdregistratie wordt de totale hoeveelheid zorg verstuurd naar CAK

• CAK bepaalt vervolgens de eigen bijdrage van de cliënt

• Vecozo

• Gefactureerde productie

• AZR

Opstellen zelfstandigheidsplan

• Zelfstandigheidsplan

9. VitrasCMD(2) Overige praktijktoepassingen 53

Inschatting huisarts/CWV

• inschatting mate van zorg en tijdsduur

Zelfstandigheids-plan

• afspraken over zorgvraag, mate van zelfredzaamheid, inzet informele zorg

• inzet van zorg

Tijdsregistratie • Medewerker

scant bij binnenkomst en verlaten cliënt


historische analyse

kosten per cliënt per

week

Eigen bijdrage • geplande

zorguren aan CAK voor bepalen eigen bijdrage

CAK ONS

(NEDAP)

papieren dossier

Declaratie • één uur boeken

op maandag voor een bedrag van een hele week

planning, decentraal gemaakt

(ONS NEDAP)

9. VitrasCMD(3) Overige praktijktoepassingen 54

Bijlage A: Gesprekspartnerlijst

Zorgaanbieders

Allerzorg Frido Fraterman

Allerzorg Ralph Zonneveld

Allerzorg Monique Dekker

Brabantzorg Wil van de Laar

Brabantzorg Thea van der Velden- de Beer

Brabantzorg Martien van Wanrooij

Careyn Silvia de Gast

GGZ Friesland Eveline Fredriksz

GGZ Friesland Marty Kruizinga

GGZ Friesland Inie Stenekes

GGZ Friesland Marijke van den Boogert

GGZ Friesland Jan Radsman

Icare Bonnie van Bogerijen

Icare Geertrude van der Spek

Icare Ans van Brakel

Icare Ria Olthof

Icare Ellen Meina

Pantein Marloes de Haas

Pantein Marc de Ronde

Pantein Wim Seegers

Pantein Mayra Pool

Middin Marcel Rog

Middin Mariëtte Lorie

Rivas Marga van der Pijl

Rivas Magda Loeffen

Rivas Twan van den Munckhof

Rivas Maurits Poirot

Thuiszorg Groot Gelre Petra Brinkman

Vitras Folkert Meijer

Vitras Edwin Snoeks

Zorgbranches

Achmea Marleen Hengel

Actiz Ger Rutten

CG-Raad Angelique van Dam

De Friesland Verzekeraars Gert-Jan Schuinder

GGZ Nederland Yvonne Moolenaar

Menzis Frederike van den Berg

Menzis Belinda Jagt

NPCF Corine Zijderveld

Platform VG Dorien Kloosterman

VGN Han Huizinga

VGZ Arno Dirkx

VGZ Eva Kleijn

Zorgzekerheid Emi van Galen

ZN Angela Bransen

ZN John Rijsdijk

ZN Johan Boonstra

55

Bijlage B: Bronnenlijst

1. Rivas • Invoorzorg.nl

• Rivas.nl

• Rivas. Pilotplan zorgarrangement. (2010)

• Rivas. Cliëntbrochure zorgarrangement. (2010)

• Stuurgroep 5 minutenregistratie. Risico-analyse en werkprocessen. (2010)

• Stuurgroep pilot zorgarrangementen. Rapportage Pilot resultaten. (2010)

• Stuurgroep pilot zorgarrangementen. Rapportage resultaten fase 2. (2011)

• Rivas. Werkprocedures Zorgarrangementen. (2013)

• Inschrijfformulier zorgarrangement

2. Pantein • Invoorzorg.nl

• Pantein.nl

• Algemene presentatie ERAI Pantein

• Pantein. Maatschappelijk jaarverslag 2011. (2011)

• Pantein. Projectplan experiment regelarme zorginstellingen. (2012)

• Werkgroep ‘Zorg? Zo Geregeld!’. Resultaatmeting eerste kwartaal. (2013)

3. Icare • Invoorzorg.nl

• Icare.nl

• Icare. Plan van aanpak Icare V&V Swifterbant. (2012)

• Icare. Plan van aanpak Icare V&V Zuid Veluwe 1. (2012)

• Poster ERAI Cirkels en schillen

• Poster ERAI Van intake tot realisatie

56


4. Allerzorg • Invoorzorg.nl

• Allerzorg.nl

• Allerzorg. Jaardocument 2009. (2009)

5. Brabantzorg • Invoorzorg.nl

• Brabantzorg.nl

• Brief cliënten Brabantzorg Thuiszorg Odendael Zorgarrangement. (2013)

• Brabantzorg. Plan van aanpak afspraak = facturatie. (2013)

• Brabantzorg. Klantproces afspraak = realisatie. (2013)

• Brabantzorg. Handleiding App ICarress . (2013)

• Formulier Zorgarrangement

• Paraaflijst Zorgarrangement

• Memo acute zorg

6. GGZ Friesland • Invoorzorg.nl

• GGZfriesland.nl

7. Middin • Invoorzorg.nl

• Middin.nl

• Afsprakenformulier

• Evaluatieformulier

57


8. Careyn • Invoorzorg.nl

• Careyn.nl

• Careyn. Het experiment Regelarm: beschrijving van het primaire proces. (2012)

• Maseland, Annet. Weg met onzinregels, terug naar de kern. In: Nursing, december 2012.

• Presentaties Regelarm Careyn

9. VitrasCMD • Invoorzorg.nl

• VitrasCMD.nl

• Vitras. Plan van aanpak project Regelarm. Conceptversie 5.0. (2012)

10. Overig • Nza.nl

• Zorgregistratie.nl

• Werken met ZZP’s. Op weg naar minder administratieve lasten. (2011, via invoorzorg.nl)

• VGZ. Brochure: Samen kiezen voor een wijkgerichte aanpak.

• Schuurmans, M. Position paper Thuisverpleging. (2011)

58

De minutenregistratie voorbij - Zorgkennis.net...Een handreiking voor eenvoud in de uitvoering...

Documents

Transcript of De minutenregistratie voorbij - Zorgkennis.net...Een handreiking voor eenvoud in de uitvoering...