De evolutie van (de) functioneel beheer(der) in continu veranderende business en IT beheer

Van veranderingen aanbrengen ín de IT,

naar slimmer en beter gebruik maken ván IT.

Het vakgebied functioneel beheer (Business

Informatiemanagement) is relatief jong. Tot nu toe

was Functioneel Beheer vooral gericht op de

ontwikkelingen in de IT. Het ontwikkelen, het in stand

houden en verbeteren van de IV heeft daarbij veel

meer aandacht gekregen dan de dagelijkse

toepassing van de technische mogelijkheden ter

verbetering van de bedrijfsprestaties. Gezien de

toenemende afhankelijkheid van organisaties van IT-

voorzieningen is het volgens mij hoog tijd om hier

structureel in te investeren. En de reeds ingezette

(losse) initiatieven in het verbeteren van IT beheer

en gebruik te omarmen. Daarbij is het relevant om te

begrijpen waar functioneel beheer vandaan komt en

waar het heen gaat.

In dit blog beschrijf ik mijn beeld van het verleden, het heden en de mogelijke richting naar

een toekomst. Een toekomst waarin functioneel beheer structureel bij blijft dragen aan de

realisatie van (strategische) bedrijfsdoelstellingen.

Verleden

Vanaf de jaren tachtig groeide de ontwikkeling en het gebruik van informatiesystemen in een

onwaarschijnlijk tempo. De afhankelijkheden tussen bedrijfsprocessen en

(geautomatiseerde) informatievoorziening is alsmaar sterker geworden. Ook moeten

bestaande informatiesystemen steeds vaker aangepast worden aan nieuwe wensen. “Alles”

was intussen al in grote mate geautomatiseerd en de vraag om optimalisatie van het

“bestaande” kreeg steeds meer de overhand.

Sinds het begin van de jaren negentig groeide tevens het besef dat de kosten tijdens gebruik

en beheer van informatiesystemen de ontwikkelkosten steeds verder overstijgen. Bovendien

ontwikkelde de software-industrie zich op zo’n manier, dat zij steeds meer hulpmiddelen

aanbood voor de ondersteuning van het gebruik en beheer. Dit geheel leidde tot de

overtuiging dat de informatievoorziening een fatsoenlijk en goed functionerend beheer

vereist. Een beheer dat niet alleen op operationeel niveau, maar ook op strategisch en

tactisch niveau is ingevuld. Hiervoor is in de loop van de jaren een aantal handvatten door

experts aangereikt, onder andere:

Handvatten voor beheer

Scrum - softwareontwikkelmethode (1986)

Functioneel beheer-Applicatiebeheer-Technisch beheer - Looijen (1992)

Strategic Alignment Model - Henderson en Venkatraman (1993)

Amsterdams Informatiemanagement Model - 9-vlaks model Maes & Abcouwer

(1997)

Agile Manifesto (2001)

Business Information Service Library - van der Pols (2005)

Voor functioneel beheer geldt dat vanuit diverse achtergronden invulling is gegeven aan de

rol “functioneel beheerder”. Zo komt de ene functioneel beheerder uit de business en de

ander uit de IT organisatie. Aan de hand van diverse (theoretische) handvatten is een

enorme stap voorwaarts gezet om functioneel beheer verder te ontwikkelen en te borgen in

de organisatie, de beheerprocessen en de IT ontwikkeling. Dit bleek mooie basis voor

maximale kennisbundeling voor business & IT alignment. De materiedeskundigheid van

functioneel beheer heeft hierdoor een stevig plekje in het beheer en ontwikkelproces

gekregen!

Heden

Helaas zijn we nog niet voldoende in staat gebleken deze kennisbundeling optimaal

gestructureerd te borgen en te professionaliseren. Veel organisaties hebben gekozen in

bepaalde functioneel beheer onderdelen te excelleren. De ene organisatie blinkt uit in de

gebruiksondersteuning, de ander in functionaliteiten beheer en weer een ander in

contractmanagement. Veel lijkt af te hangen van de oorsprong van de functioneel

beheerders zelf. Tegelijkertijd presteren ook vaak nog onderdelen onder de maat. Dit heeft

impact op de totaalprestatie, omdat vanuit de theorie bekeken het één alleen kan

functioneren in samenhang met het ander. Het is dus de kunst op de specialisaties aan

elkaar te verbinden. Dit schreeuwt om verdere professionalisering en het realiseren van

hogere volwassenheidsniveaus. Niet vreemd voor een vakgebied dat nog zo jong is!

Tegelijkertijd met de veranderopgave voor functioneel beheer an sich verandert ook onze

omgeving in razend tempo. Een greep hieruit:

Software leveranciers die veel sneller hun releases opleveren door het toepassen

van agile methodes.

Business die een steeds groter belang en verantwoordelijkheid heeft bij

informatieproductie en daardoor vaker aan het stuur zit.

Technologische mogelijkheden met cloud computing. IV op grotere afstand.

Vergaande centralisatie van IT in Shared Service Centra.

Ketensamenwerking, zowel in gebruik als in beheer. Samenwerking gaat over

grenzen heen, zowel intern binnen de eigen organisatie, als extern over organisaties

heen.

Deze veranderingen stellen de huidige invulling en inrichting van functioneel beheer steeds

meer op de proef en ontvouwen de kracht en zwakte van het huidige functioneel beheer.

Succesvolle Functioneel Beheer organisaties zijn er in geslaagd om zowel als team en als

individu de aansluiting te houden met de omgeving.

Toekomst

Toekomstig bestaansrecht en toegevoegde waarde van functioneel beheer valt of staat bij

de veranderbereidheid van het gehele functioneel beheer apparaat. Als functioneel

beheerder ziet je toekomstperspectief er erg goed uit als je weet aan te haken aan de

veranderingen in de omgeving en je een zichtbare bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen

weet te realiseren. Hiervoor zul je je moeten voorbereiden op rigoureuze veranderingen.

Een aantal thema’s die ik daarin onderken:

Verbreding van het werkgebied naar het geheel van werkprocessen,

informatievoorziening en de gebruikers.

Multi-disciplinair werken in teams met gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het

eindproduct.

Grootschalige migratie van maatwerk naar standaard in de Cloud

Zichtbaar bijdragen aan de realisatie van veranderingen in de bedrijfsdoelstellingen.

De gebruikersorganisatie helpen om software releases sneller in beheer en gebruik

te kunnen nemen en deze effectiever in te zetten voor het realiseren van de

bedrijfsdoelstellingen.

Zowel een bijdrage leveren aan beheer als aan (projectmatige) ontwikkeling.

Invulling geven aan continu “Benefit Management”. Continu toetsen of het gebruik

van de gerealiseerde informatievoorziening tot de waarde leidt die in de business

case is voorgespiegeld.

Ondersteunen in het verhogen van de IT Competenties van de

gebruikersorganisatie – e-Skills/Digivaardigheden.

Verhogen van de bruikbaarheid (usability) van de bestaande voorzieningen, om het

gebruik efficiënter en effectiever te maken.

Download: Best Practice

Tot slot: Wij hebben diverse lopende initiatieven en ideeën tot ons genomen, ons laten

inspireren door gesprekken met klanten en vakgenoten en hiermee een aantal handvatten

ontwikkeld die helpen om de samenwerking met projecten ook daadwerkelijk structureel

vorm te geven. Eén van deze handvatten is een beschrijving van een Best Practice voor de

samenwerking tussen project en beheer. Deze delen we graag met je:

Auteur: Jeroen Eijskoot