Aud

itdi

enst

Rijk

Min

iste

rieva

nFi

nanc

iën

Onderz

oeksr

apport

Beh

eer

KB

PSD

ocu

men

tnum

mer

:2

01

6-0

00

01

94

62

4

Uit

geb

rach

taa

n:

Mev

rouw

A.

Roet

ers,

Alg

emee

ndir

ecte

ur

Raa

dvoor

deK

inder

bes

cher

min

g

Den

Haa

g,27

septe

mber

2016

Aud

itdie

nstR

ijkM

inis

terie

van

Fina

ncië

n

Inh

oud

•A

anle

idin

gen

doel

op

dra

cht

•B

evin

ding

en•

Aan

bev

elin

gen

/ver

vo

lgst

app

en•

Ver

antw

oord

ing

onder

zoek

•O

nder

teken

ing

•B

ijla

ge:

Man

agem

entr

eact

ieR

aad

voor

de

Kin

der

bes

cher

min

g

Aan

leid

ing

endo

elopdra

cht

De

Raa

dvo

ord

eK

ind

erb

esch

erm

ing

wil

inzi

cht

ind

ew

ijze

waa

rop

een

aanta

lbeh

eerp

roce

ssen

rondom

KB

PSis

inger

icht.

Hie

rbij

spee

ltde

vra

agof

de

Raa

dd

ere

levan

teri

sico

’sro

nd

de

beh

eers

ing

van

KB

PSin

kaa

rth

eeft

geb

rach

ten

of

hie

rop

bin

nen

de

org

anis

atie

maa

treg

elen

zijn

get

roff

en.

Inhet

onder

zoek

schen

ken

wij

aan

dac

ht

aan

de

IT-g

ov

ern

ance

(ger

icht

opde

geb

ruik

erso

rgan

isat

ie),

funct

ionee

lbeh

eer

(van

uit

geb

ruik

ersp

ersp

ecti

ef)

ench

angem

anag

emen

t.

Ook

gev

enw

ijin

zich

tin

de

mat

ew

aari

nra

adso

nd

erzo

eker

ser

var

end

atzi

jin

hun

wer

konder

steu

nd

wor

den

door

KB

PS.

Ver

and

erin

gen

inde

om

gev

ing

mak

enaa

npas

sing

inde

info

rmat

ievoo

rzie

nin

gno

dig

Tw

eeb

elan

gri

jke

ver

ander

ingen

:•

Dec

entr

alis

atie

van

de

jeu

gd

zorg

•V

ankra

cht

word

enber

oep

scode

jeu

gdw

erk

er

Dit

maa

kt

aanpas

sin

gen

ind

ein

form

atie

vo

orz

ien

ing

nodi

g.D

ebeh

eers

pro

cess

endie

nen

nog

ver

der

vorm

tek

rijg

en.

Daa

rto

eis

de

1V-r

egie

org

anis

atie

ing

eric

ht

enzi

jnin

het

tran

siti

epla

ndr

ieth

ema

‘sb

eno

emd

:•

Bas

isop

ord

e•

Ken

nis

man

agem

ent

•D

igit

alis

erin

g

Beh

eerp

roce

ssen

ron

do

mK

BPS

zijn

nog

nie

top

ord

e

Dit

bli

jkt

uit

:

•IT

-Go

ver

nan

ceis

no

gin

ontw

ikke

ling

•V

olw

asse

nhei

dsn

ivea

ugeb

ruik

erso

rgan

isat

ieen

1V-R

egie

moet

no

ggro

eien

.•

De

geb

ruik

erso

rgan

isat

iew

ord

top

oper

atio

nee

lniv

eau

ver

tegen

woord

igd

door

de

sup

eru

sers

.O

pst

rate

gis

chniv

eau

isdit

bel

egd

bij

de

port

efeu

ille

houder

ICT

.O

pta

ctis

chniv

eau

bli

jft

de

inbre

ng

achte

r.

Geb

ruik

ersv

rien

del

ijkhei

dK

BPS

nie

to

pti

maa

l

Het

ver

trouw

enin

KB

PS

bif

de

geb

ruik

ers

isla

ag.

Dat

wo

rdt

ver

oorz

aakt

do

or:

•K

BP

Sis

voora

lv

anu

itIT

-opti

ekin

ger

icht

(te

wei

nig

bet

rokken

hei

dvan

de

geb

ruik

erso

rgan

isat

ie).

•C

ornple

xit

eit

vra

agst

uk

ken

wo

rdt

nie

tond

erst

eund

door

KB

PS.

•D

oel

stel

lingen

van

KB

PS

zijn

nie

tduid

elij

kb

ijd

eg

ebru

iker

s

Onder

steu

nin

gn

ieu

we

aanpak

door

KB

PSnie

td

uid

elij

k

•T

oeg

enom

enco

mple

xit

eit

ende

no

od

zaak

omde

kin

dg

eric

hte

aan

pak

tehan

tere

n,

maa

kt

aanpas

sing

van

KB

PSno

dig.

•O

mh

etv

ertr

ou

wen

inK

BPS

tever

gro

ten

kan

deR

aad

ervoor

kiez

enm

etee

nA

gil

e-m

eth

od

iek

ver

ander

ingen

inhet

syst

eem

tere

alis

eren

die

met

rela

tief

ger

inge

insp

annin

gen

voor

mee

rg

ebru

iker

sgem

akzo

rgen

.•

Voord

atde

Raa

dee

nni

euw

syst

eem

gaa

to

ntw

ikk

elen

die

nt

zein

zich

tte

heb

ben

inde

visi

eva

nde

gew

enst

ebusi

nes

sarc

hit

ectu

ur

ende

daa

rbij

beh

ore

nd

ein

form

atie

arch

itec

tuu

r.•

Daa

rnaa

stdie

nt

zede

pro

cesi

nri

chti

nghel

der

inbe

eld

tebre

ngen

zodat

dein

form

atie

vo

orz

ien

ing

hier

opka

naa

nsl

uit

en.

Waa

rnod

igaa

ngev

uld

met

org

anis

ato

risc

he

maa

treg

elen

.

Aan

bev

elin

gen

/ver

voig

stap

pen

Wij

advis

eren

de

Raa

dzo

rgte

dra

gen

voor

een

hel

der

ein

form

atie

stra

tegie

endaa

rbij

bel

eid

teon

twik

kel

en.

Ste

lee

nh

eld

ere

gover

nan

cest

ruct

uur

open

maa

kd

eze

ken

baa

rin

de

Org

anis

atie

.

Wij

advis

eren

omh

et

beh

oef

tem

anag

emen

tin

teri

chte

nen

hie

rbij

aan

dac

ht

schen

ken

aan

de

taken

env

eran

two

ord

elij

kh

eden

van

de

acto

ren

endez

eken

baa

rte

mak

en.

Bij

de

beh

oef

test

elli

ng

die

nen

de

stra

tegis

che

do

elst

elli

ng

ence

ntr

aal

test

aan

.D

ein

rich

ting

van

de

info

rmat

iev

oo

rzie

nin

gd

ien

th

iero

paa

nte

sluit

en.

Wij

advis

eren

omon

der

zoek

tedoen

omin

zich

tte

ver

sch

affe

nin

de

info

rmat

iebeh

oef

teva

nde

busi

nes

sen

het

man

agem

ent

ende

mat

ew

aari

nd

ein

form

atie

voorz

ien

ing

van

uit

KB

PS

hie

rop

aansl

uit

.

Met

de

inri

chti

ng

van

port

foli

om

anag

emen

tw

ord

tde

Raa

din

staat

ges

teld

de

stra

tegis

che

doel

stel

lin

gen

opee

nbeh

eers

tew

ijze

tere

alis

eren

.

Wij

advis

eren

omaa

ndac

ht

tesc

hen

ken

.aa

nde

inri

chti

ngva

nde

pro

cess

enbin

nen

1V-r

egie

,dez

evas

tte

leggen

enken

baa

rte

mak

enbin

nen

de

afde

ling

.H

etis

met

nam

evoor

een

nie

uw

eaf

deli

ng,

die

voor

een

dee

lbest

aat

uit

nie

uw

em

edew

erker

s,bel

angri

jkom

duid

elij

khei

dte

schep

pen

naa

rhaa

rm

edew

erker

sen

de

gebru

ikers

0rg

a5at

Wij

advis

eren

omde

acti

esin

het

tran

siti

epla

nver

der

uit

tew

erke

nin

een

pla

nva

naa

npak

met

een

duid

elij

keti

jdli

jn.

Hie

rbij

die

nt

reken

ing

geh

ouden

tew

orde

nm

ethet

feit

dat

een

aanta

lm

edew

erker

sre

cent

bij

de

Raa

din

die

nst

zijn

get

reden

enzi

jti

jdno

dig

heb

ben

omhu

nken

nis

van

debusi

nes

sen

haa

rsy

stem

enver

der

teon

twik

kele

n.

Wij

advis

eren

omee

nkla

ntt

eVre

def

lhei

dso

nder

zoek

uit

tevoer

enom

hie

rmee

inzi

cht

tever

schaf

fen

inde

posi

tiofl

erin

gva

n1V

-Reg

ie.

Dez

ere

sult

aten

kan

men

als

nulm

etin

ghan

tere

nom

de

tran

siti

eva

n1V

-reg

ietu

ssen

tijd

ste

monit

ore

n.

Aan

bev

ehng

en/v

erv

oig

stap

pen

Wij

advis

eren

omvoor

de

aan

pas

sin

gen

ind

efu

nct

ion

alit

eite

nva

nh

etsy

stee

mee

nA

gil

e-m

eth

od

iek

tehan

tere

n.

Hie

rbij

kan

de

Raa

dst

arte

nm

ethet

“laa

ghan

gen

dfr

uit

”w

aarb

ijm

etw

eini

gef

fort

een

aan

tal

on

gem

akken

inhet

syst

eem

wor

den

ver

holp

en.

Dit

dra

agt

bij

aan

het

ver

gro

ten

van

het

ver

trouw

enin

het

syst

eem

enin

1V-R

egie

.D

itkan

alle

enger

eali

seer

dw

orde

nw

annee

rd

ebusi

nes

sen

de

exte

rne

IT-d

ienst

ver

lener

snau

wbet

rokken

isin

dit

pro

ces.

Werk

zaam

heden

en

afb

akenin

gO

bje

ctva

nonder

zoek

war

ende

beh

eers

prO

Ces

sen

rond

omK

BPS

.V

oor

dit

onder

zoek

heb

ben

wij

geb

ruik

gem

aakt

van

een

toet

singsk

ader

dat

geë

nt

isde

BIS

Lm

ethodie

k.

Hie

rin

zijn

opri

chti

nggev

end,

sture

nd

enuit

voer

end

nive

aunorm

enbes

chre

ven

die

bet

rekkin

gheb

ben

opde

inri

chti

ngva

nnfo

rmat

iem

anag

emen

ten

funct

ionee

lbeh

eer.

Het

isee

nkad

erdat

zich

rich

top

devra

agzi

jde

(dem

and)

van

IT,

degeb

ruik

sorg

anis

atie

.

Wij

heb

ben

docu

men

tStu

die

ver

rich

top

door

deR

aad

voor

deK

inder

bes

cher

min

gaa

ngel

ever

de

docu

men

ten.

Ver

der

heb

ben

wij

ges

pro

ken

met

med

ewer

ker

sva

nde

Raa

ddi

ew

erkza

anzi

jnin

het

prim

aire

pro

ces,

bij

het

clust

er1V

-Reg

ieen

dest

afdir

ecti

e.D

aarb

ijst

onden

devolg

ende

onder

zoek

svra

gen

centr

aal:

•W

elke

risi

co’s

zijn

erin

deges

elec

teer

de

behe

ersp

rOce

SS

enro

ndom

KB

PS(f

unct

ionee

lbeh

eer

(geb

ruik

erS

Per

Spec

tief

),ch

ange

man

agem

ent

enIT

-gover

nan

ce?

•W

elke

bel

emm

erin

gen

ervar

enR

aadso

nder

Zoek

ers

inB

esch

erm

ingsZ

aken

enS

traf

onder

zoek

Lii

inde

onder

steu

nin

gva

nK

BPS

enw

elke

risi

co’s

word

enonder

ken

dbi

jhet

geb

ruik

van

KB

PS?

•O

pw

elke

elem

ente

nzo

uK

BPS

aangep

ast

moet

enw

orde

nom

een

kind

-en

gez

insg

eric

hte

aanpak

tefa

ci)i

tere

n?

Hie

rmee

zijn

deover

eengek

om

enw

erkza

amhed

en(z

oals

vas

tgel

egd

inde

opdra

chtb

eVes

tigin

g‘i

nric

htin

gK

BP

S’,

13ap

ril

2016)

uit

gev

oer

d.

Met

dein

zich

ten

die

voort

kom

enui

tdi

tonder

zoek

kan

deopdra

chtg

ever

debeh

eers

pro

cesS

enro

ndom

KB

PSver

ster

ken

.D

aarm

eepas

sen

debev

indin

gen

inhet

gro

eitr

ajec

tw

aari

nde

Raa

dzi

chre

eds

bevi

ndt.

ver

antw

oord

ing

onder

zoek

De

bev

indin

gen

zijn

afges

tem

dm

idde

lshoor-

wed

erhoor.

G)(‘3c0

.l-J(‘3ccI)c

0<

cl-)

cc

2cu11 0

>cl)0)

.1-)>-c

(Dci)

0L

0

N(D

c

cl)L)c(‘3Lz(fj

(‘3

ccl)cl)0,

cl)

(‘3-o

20

(‘3-cL)(1)

cl)>

Ll)-

l)Nccl)

-‘-‘cl)

L>Ccl)

hII

L)0N

cv-o0

-o00

c

cv>

1toto

to4-’Lfl

4-’

to

Ver

antw

oo

rdin

go

nd

erzo

ekV

ers

pre

idin

gra

pport

De

opdra

chtg

ever

,m

evro

uw

A.

Roet

ers,

isei

gen

aar

van

dit

rapport

.

De

AD

Ris

dein

tern

eau

dit

die

nst

van

het

Rijk

.D

itra

pp

ort

ispri

mai

rbes

tem

dv

oo

rde

op

dra

chtg

ever

met

wie

wij

dez

eo

pd

rach

tzi

jnover

eengek

om

en.

Inde

min

iste

rraa

dis

bes

lote

ndat

het

op

dra

chtg

even

de

min

iste

rie

waa

rvoor

deA

DR

een

rap

po

rthee

ftges

chre

ven

,h

etra

pp

ort

bin

nen

zes

wek

enop

dew

ebsi

tev

ande

rijk

sov

erh

eid

pla

atst

,te

nzi

jd

aarv

oo

ree

nuit

zonder

ing

gel

dt.

De

min

iste

rva

nF

inan

ciën

stuurt

elk

hal

fjaa

ree

no

ver

zich

tnaa

rde

Tw

eed

eK

amer

met

deti

tels

van

door

deA

DR

uit

geb

rach

tera

pp

ort

enen

pla

atst

dit

over

zich

top

dew

ebsi

te.

1000

4-’In0)

0.0in

• —

0)

I

0.”.0

(01

.1-I100.0.(0

4-’

“5

cD

E

ciit,,

cii

çzci)-

ci)

ci)-tJ

0

-D

0-J

(13-o

u(13

-

ca)

QiD(f)<

Ministerie van Veiligheid en Justitie

Contactpersoon

Accountants Dienst Rijk Roos, Ineke

Datum25 augustus 2016

Ons kenmerkntb

n cta Management reactie n.a.v. ADR/2016/928

ConcipiëntRoos, InekeDatum/eindparaaf

Om beter in control te komen op de ICT, heeft de Raad voor deKinderbescherming (RvdK) in juli 2015 het technisch beheer van de werkplekkenen servers uitbesteed. Als gevolg van deze uitbesteding zijn verschillendeprocessen, taken en verantwoordelijkheden op het gebied van deinformatievoorziening (IV) gewijzigd. Het zwaartepunt van de werkzaamheden bijde RvdK is na de uitbesteding komen te liggen op aspecten zoals het specificerenen ontwerpen van gebruikersbehoeften en op het invullen van deopdrachtgeversrol richting de leverancier(s).

Na de uitbesteding heeft de RvdK diverse grote verstoringen gehad in hetprimaire processysteem KBPS. Deze verstoringen zijn voor de RvdK in april 2016aanleiding geweest om de ADR te vragen een onderzoek uit te voeren naar hetgebruik en beheer van de IV en specifiek naar het primaire proces systeem KBPS.Ook heeft de RvdK een externe partij gevraagd om onderzoek uit te laten voerennaar de onderhoudbaarheid en betrouwnbaarheid van de KBPS software.

Uit beide onderzoeken komt naar voren dat er met name organisatorische enprocesmatige maatregelen nodig zijn om nog beter in control te komen op de IV.De kern van de ADR aanbevelingen is voor de RvdK gelegen in:

1. de ‘alignment’ tussen business en ICT waarbij de business meereigenaarschap dient te tonen

2. het verder professionaliseren van de 1V-processen3. het explicieter maken van de IV governancestructuur

De RvdK zal aan deze drie thema’s het komend jaar nader invulling geven.

De RvdK bevindt zich momenteel in een transitiefase waarbij eenontwikkelgerichte aanpak wordt gevolgd en de 1V-afdeling op een ‘agile’ maniermoet meebewegen. Dit vergt nog verdere doorontwikkeling van de IV afdelingaan zowel de harde kant (stucturen en processen) als de zachte kant (gedrag enhouding). De IV afdeling voert binnen het traject “Basis op orde 2.0” komend jaarverdere verbeteringen door. De governance structuur en de ‘alignment’ worden

Pagina 1 van 7

door het Landelijk Mangement Overleg (strategisch platform van de RvdK) verderuitgewerkt. Datum

25 augustus 2016

De RvdK acht de bevindingen passend bij het type Organisatie dat de RvdK is (een 0 kenmerk

kindgerichte onderzoeksorganisatie waar het primair gaat om bescherming vankinderen) en de nog ‘jonge’ IV afdeling. Het management zal het onderwerp IVvanwege het steeds groter wordende strategisch belang, periodiek in hetLandelijk Management Overleg agenderen.

In de bijlage is per ADR aanbeveling een gedetailleerde reactie gegeven door deRvdK.

Pagina 2 van 7

BIJLAGE: AANBEVELINGEN EN REACTIESDatum25 augustus 2016

In deze bijlage is per aanbeveling van de ADR een reactie door de RvdK gegeven.Ons kenmerkntb

Aanbeveling 1 ADR:Wij adviseren de Raad zorg te dragen voor een heldere informatiestrategie endaarbij beleid te ontwikkelen. Stel een heldere governancestructuur op en maakdeze kenbaar in de organisatie

Reactie 1 RvdK:In deze aanbeveling komen drie aspecten samen: governancestructuur,informatiestrategie, beleid. Als gevolg van de organisatieveranderingen binnen deRvdK, zijn deze onderdelen momenteel in ontwikkeling en voor een deelafhankelijk van het tempo van de veranderingen:

Governancestructuur hangt o.a. samen met de nieuwe topstructuur vande RvdK waarbinnen de CIO-rol belegd zal worden. Daarnaast is detoekomstige governancestructuur afhankelijk van de manier waarop de1V-organisatie de (toekomstige) zefregulerende teams faciliteert.Aangezien de RvdK in een transitiefase zit, is de definitievegovernancestructuur nog niet uitgekristalliseerd. Op dit moment is destrategische demand-rol op belegd bij een regiodirecteur en deoperationele demand-rol bij zogenaamde ‘super users. De CIO-rol ligt bijde clustermanager IV.

• De informatiestrategie van de organistie is eveneens sterk afhankeijk vande koers van de RvdK. De meerjaren visie van de RvdK is hierbij leidend.De RvdK heeft een informatieplan dat een afgeleide is van de MJV; hierzal het komend jaar meer scherpte in worden aangebracht.

• Het beleid wordt uitgewerkt door architectuur die de leidende principesvoor de IV nader zal beschreven. Ook hierbij geldt dat er een sterkeafhankelijkheid is van de organisatieveranderingen.

Aanbeveling 2 ADR:Wij adviseren de Raad het transitiedocument af te stemmen op de behoefte naaraanleiding van de meerjarenvisie. Hierbij dient aandacht geschonken te wordenaan de inrichting van het behoeftemanagement waarbij de informatievoorzieningen IT-dienstverlening vanuit de strategische doelstellingen en gebruiksoptiek(demand) gestuurd wordt. Gezien het feit dat de Raad zich momenteel in eentransitiefase bevindt, is het belangrijk dat afspraken helder en duidelijkgecommuniceerd worden. Wij adviseren om de serviceafspraken met 1V-regie ineen uitgebalanceerde vorm kenbaar te maken.

Reactie 2 RvdK:Dit betreft het Transitiedocument van Quint waarin een blauwdruk is beschrevenvoor de IV Organisatie van de RvdK (het Demand Sypply GovernanceFramework). De RvdK hanteert deze blauwdruk als leidraad en maakt daarbijafwegingen op basis van criteria zoals omvang, expertise, kerntaken. Tav hetlaatste punt is de RvdK nog niet voornemens om expliciete serviceafspraken temaken tussen de business en IV regie. Wel zal de IV afdeling nieuwe serviceafspraken met de leveranciers baseren op de behoeften uit de business en terbesluitvorming voorleggen aan de business. De IV afdeling zal over bestaandeserviceafspraken expliciet communiceren.

Pagina 3 van 7

Aanbeveling 3 ADR:Wij adviseren de Raad (gebruikersorganisatie in samenspraak met 1V-regie) om in Datum

het onderzoek naar de inrichting van de bedrijfsprocessen de informatiebehoefte 25 augustus 2016

in kaart te brengen. Hiermee is 1V-regie beter in staat de informatievoorziening Ons kenmerk

aan te laten sluiten op de informatiebehoefte. De business dient hierbij hetvoortouw te nemen.

Reactie 3 RvdK:De RvdK zal op alle niveaus de dialoog tussen de IV afdeling en degebruikersorganisatie versterken. Dit hangt nauw samen met degovernancestructuur (aanbeveling 1). Daarnaast realiseert de RvdK zich dat deveranderingen in de organisatie gepaard gaan met veranderingen in debedrijfsprocessen. Hiervoor zal passende expertise worden ingezet/ingehuurd.

Aanbeveling 4 ADR:Wij adviseren om bij de inrichting van het behoeftemanagement de taken enverantwoordelijkheden van alle betrokkenen duidelijk te formuleren en dezekenbaar te maken in de Organisatie. Tevens adviseren wij om betrokkenmedewerkers te faciliteren, zodat zij in staat zijn hun verantwoordelijk te nemen.Hierbij kan gedacht worden aan training en coaching.

Reactie 4 RvdK:Binnen de afdeling IV regie start een project ‘basis op orde 2.0’ waar de verdereontwikkeling van de BISL processen is opgenomen.

Aanbeveling 5 ADR:Wij adviseren de Raad de kennis van het IT-landschap te centraliseren binnen IV-Regie en dit toegankelijk te maken voor de betrokken actoren. Hierbij is het vanbelang dat eisen die de systeemeigenaren stellen aan de bedrijfscontinuïteit eninformatiebeveiliging vastgelegd worden. Deze afspraken moeten, net als decontrolemechanismen, opgenomen worden in de SLA/DNO. Op basis van dezeafspraken kunnen de juiste eisen gesteld worden aan de externe ICTdienstverlening.

Reactie 5 RvdK:In deze aanbevelingen komen een aantal aspecten aan de orde: 1. centraliserenen toegankelijk maken van kennis en 2. bedrijfsscontinuïteit eninformatiebeveiligng. Het eerste punt is inmiddels gerealiseerd: binnen deafdeling IV regie zijn alle IV disciplines bij elkaar gebracht zodat de kennis vanhet IT landschap gecentraliseerd is. Inmiddels is dit ook vastgelegd in eenarchitectuur document voor de huidige situatie (“de IST’9. Het tweede punt wordtopgepakt binnen een aparte organisatiebrede werkgroep “Beveiliging — Integriteit— Privacy’ In 2016 zal nog een Raadsbrede risico-analyse uitgevoerd die mogelijkkan resulteren in verdergaande maatregelen op het gebied vanbedrijfscontinuïteiten informatiebeveiliging.

Aanbeveling 6 ADR:Wij adviseren aandacht te blijven schenken aan de ontwikkeling van desuperuserstructuur en de superusers.

Reactie 6 RvdK:De RvdK zal dit doen door middel van evaluatie, bijstelling en scholing.

Pagina 4 van 7

Aanbeveling 7 ADR:Wij adviseren om bij de inrichting van het behoeftemanagement aandacht te Datum

schenken aan de taken en verantwoordelijkheden van de actoren op tactisch 25 augustus 2016

niveau. Door een overleg op tactisch niveau in te richten heeft het management Ons kenmerk

een sparringpartner in de besluitvorming rondom informatievoorziening binnen deRaad.

Reactie 7 RvdK:De RvdK onderzoekt de mogelijkheid om hier teamleiders uit het primaire procesbij te betrekken.

Aanbeveling 8 ADR:Wij adviseren om het portfoliomanagement goed en snel in te richten, waarmeede Raad in staat wordt gesteld de strategische doelstellingen op een beheerstewijze te realiseren. Portfoliomanagement draagt bij aan het prioriteren enaansturen van projecten gegeven de strategische doelstelling en de beschikbareresources van de Organisatie.

Reactie 8 RvdK:De RvdK heeft goed inzicht in de IV portfolio. Het portfoliomanagement voor deRaadbrede veranderingen zal verder worden geprofessionaliseerd.

Aanbeveling 9 ADR:Wij adviseren om aandacht te schenken aan de inrichting van de processenbinnen 1V-regie, deze vast te leggen en kenbaar te maken binnen de afdeling, hetis met name voor een nieuwe afdeling, die voor een deel bestaat uit nieuwemedewerkers, belangrijk om duidelijkheid te scheppen naar haar medewerkers ende gebruikersorganisatie.

Reactie 9 R vdK:Operationele processen zijn inmiddels vastgelegd. In project Basis op Orde 2.0wordt nader invulling gegevens aan de strategisch besturende processen en aanhet evalueren van operationele processen.

Aanbeveling 10 ADR:Wij adviseren om de acties in het transitieplan verder uit te werken in een planvan aanpak met een duidelijke tijdlijn. Hierbij dient rekening gehouden te wordenmet het feit dat een aantal medewerkers recent bij de Raad in dienst zijngetreden en zij tijd nodig hebben om hun kennis van de business en haarsystemen verder te ontwikkelen

Reactie 10 RvdK:Wordt uitgevoerd in project Basis op orde 2.0.

Aanbeveling 11 ADR:Wij adviseren om een klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren om hiermeeinzicht te verschaffen in de positionering van 1V-Regie. Deze resultaten kan menals nulmeting hanteren om de transitie van 1V-regie tussentijds te monitoren

Reactie 11 RvdK:In 2016 zal een klanttevredenheidsonderzoek worden uitgevoerd naar dedienstverlenining van SSC-I. In 2017 zal een onderzoek worden uitgevoerd naarde positionering van 1V-regie.

Pagina 5 van 7

Aanbeveling 12 ADR: Datum

Wij adviseren om op strategisch niveau duidelijke criteria te formuleren waar een 25 augustus 2016

wijzigingsverzoek aan dient te voldoen. Deze duidelijkheid kan het OnS kenmerk

beoordelingsproces van een verzoek verkorten, waardoor de schaarse capaciteit‘

beter kan worden gealloceerd. De doorlooptijd van de verwerking van eenwijzigingsverzoek wordt verkort wat een positief effect heeft op degebruikerstevredenheid.

Reactie 12 RvdKWordt verder uitgewerkt in basis op orde 2.0

Aanbeveling 13 ADR:Wij adviseren om zorg te dragen voor de inrichting van het regieproces. Tevensdient hierbij aandacht geschonken te worden aan de kennisuitwisseling tussen deservicemanagers

Reactie 13 RvdK:Wordt verder uitgewerkt in basis op orde 2.0

Aanbeveling 14 ADR:Wij adviseren zorg te dragen door de verdere professionalisering van deregievoering

Reactie 14 RvdK:Wordt verder opgepakt in basis op orde 2.0

Aanbeveling 15 ADR:Wij adviseren om de resultaten van de service tevredenheidsonderzoek tegebruiken om de afspraken met SSC-I te heroverwegen

Reactie 15 RvdK:De RvdK zal hiervoor zorgdragen.

Aanbeveling 16 ADR:Wij adviseren de Raad om afspraken met Ketenregie te maken om gerichtetrainingen te verzorgen over de ketensystemen en interfaces aan de functioneelbeheerders van 1V-Regie. Dit vergroot de oplossingsgerichtheid van Functioneelbeheer. Tevens draagt kennisuitbreiding bij aan de kwaliteit van deimpactanalyses bij wijzigingen in functionaliteiten die hun weerslag op deinterfaces hebben. Hierdoor worden de consequentie voor de business continuïteitbeter beheerst.

Reactie 16 RvdK:Er is inmiddels een goed overzicht van ketenkoppelingen. Afstemming metKetenregie loopt. Komend jaar wordt ook hier binnen basis op orde 2.0 naderaandacht aan besteed.

Aanbeveling 17 ADR:Wij adviseren om een breed gebruikerstevredenheidonderzoek uit voeren en deresultaten hiervan te gebruiken voor de aanpassingen in KBPS.

Pagina 6 van 7

Reactie 17 RvdK:Als gevolg van huidige veranderingen in de Organisatie zal in de breedte moeten Datum

worden gekeken naar noodzakelijke IV ondersteuning (niet alleen KBPS). De RvdK 25 augustus 2016

onderkent het belang hiervan en zal dit in 2017 oppakken. Ons kenmerkntb

Aanbeveling 18 ADR:Wij adviseren om de kennis van de gebruikersorganisatie over de werking vanKBPS te vergroten. Gezien de lage IT-volwassenheid zouden trainingen metpraktijkcasussen de vertrouwdheid met het systeem kunnen vergroten. Dit zouhet gebruik van work-arounds kunnen verkleinen.

Reactie 18 R vdK:De digivaardigheden van medewerkers is een aandachtspunt binnen de reguliereHR-cyclus. De afdeling IV regie realiseert een Elektronische Leeromgeving vooreindgebruikers.

Aanbeveling 19 ADRTevens adviseren wij de out-time van de interfaces met ketensystemen temonitoren en de gebruikers proactief te informeren, wanneer er problemen metde interfaces zijn. Dit draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen in KBPS

Reactie 19 RvdK:Wordt opgepakt in basis op orde 2.0.

Aanbeveling 20 ADRWij adviseren om onderzoek te doen om inzicht te verschaffen in deinformatiebehoefte van het management en de mate waarin deinformatievoorziening vanuit KBPS hier op aansluit. Verder kan gekeken wordenof deze informatie op een andere wijze ontsloten kan worden om deadministratieve druk te verkleinen.

Reactie (20)Dit hangt nauw samen met de sturingsprincipes in de organisatie, de kerntakenvan de RvdK en de visie/invulling van kennismanagement. Het informatieplan ende architectuur zijn hier een verdere doorvertaling van. Deze zullen komend jaarverder worden aangescherpt.

Aanbeveling 21 ADRWij adviseren om voor de aanpassingen in de functionaliteiten van het systeemeen Agile-methodiek te hanteren. Hierbij kan de Raad starten met het “laaghangend fruit” waarbij met weinig efforteen aantal ongemakken in het systeemworden verholpen. Dit draagt bij aan het vergroten van het vertrouwen in hetsysteem en in 1V-Regie. Dit kan alleen gerealiseerd worden wanneer de businessen de externe IT-dienstverleners nauw betrokken is in dit proces.

Reactie (21)De RvdK onderzoekt de mogelijkheden voor de inzet van een agile methodiek

Pagina 7 van 7