De ethische gedragscode van Valeo · 3.4. De integriteit bij de aankoop- en leveranciersselectie...
42
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics The Valeo Code of Ethics | 1 De ethische gedragscode van Valeo ----------------------------------------- September 2018
Transcript of De ethische gedragscode van Valeo · 3.4. De integriteit bij de aankoop- en leveranciersselectie...
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 1
De ethische gedragscode van Valeo -----------------------------------------
September 2018
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 2
Inhoud
1. Inleiding tot de code .......................................................................... 6
1.1. Een cultuur van integriteit ................................................................ 6
1.2. Op wie is de Code van toepassing ..................................................... 7
2. Integriteit ten aanzien van onze mensen en onze omgeving ................ 9
2.1. De veiligheid op de werkplek waarborgen ....................................... 9
2.2. De mensenrechten respecteren ..................................................... 10
2.3. Mensen ontwikkelen - Diversiteit bevorderen ............................... 11
2.4. Discriminatie en intimidatie voorkomen ........................................ 12
2.5. Het milieu respecteren ................................................................... 13
3. Integriteit op de marktplaats: Eerlijk zaken doen .............................. 15
3.1. Billijk en eerlijk met klanten omgaan .............................................. 15
3.2. Eerlijke concurrentiepraktijken hanteren ....................................... 15
3.3. Omkoping en corruptie voorkomen ............................................... 17
3.4. De integriteit bij de aankoop- en leveranciersselectie waarborgen21
3.5. Het opzetten van een ethische partnerschapsstructuur met onze
stakeholders, met inbegrip van agenten en tussenpersonen .................... 22
4. Integriteit en bescherming van de eigendommen en activa van Valeo 23
4.1. De informatie en intellectuele eigendom van Valeo beschermen . 24
4.2. Persoonsgegevens beschermen ...................................................... 25
4.3. Naleving van export/import en beperkingen onder economische
sancties ....................................................................................................... 27
4.4. De vertrouwelijkheid van de persoonlijke informatie van
werknemers beschermen ........................................................................... 28
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 3
4.5. De intellectuele eigendom en geheimhouding van derden
respecteren ................................................................................................. 29
4.6. Belangenconflicten vermijden - Trouw zijn aan Valeo ................... 29
4.7. 4Zich engageren tot professionalisme en kwaliteit ........................ 30
4.8. Waarheid en nauwkeurigheid van de rekeningen, boeken en
bestanden ................................................................................................... 31
4.9. Witwassen van geld bestrijden ....................................................... 33
5. Ethische communicatie .................................................................... 34
5.1. Met de nodige zorg communiceren ................................................ 34
5.2. Sociale media op voorzichtige wijze gebruiken .............................. 35
5.3. Handel met voorkennis - aan- en verkoop van Valeo-aandelen ..... 35
6. Training - ons bewustzijn ontwikkelen.............................................. 38
7. Problemen aankaarten - Waarschuwen ............................................ 39
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 4
Inleiding door Jacques Aschenbroich, CEO
Beste medewerkers van Valeo,
Het is nu al meer dan 90 jaar geleden dat we begonnen zijn met de fabricage
van auto-onderdelen en -uitrusting. Vandaag de dag heeft Valeo zich een plaats
verworven als een innovatief technologiebedrijf dat partnerschappen heeft
opgebouwd met autobouwers wereldwijd om efficiënte intuïtieve
rijtechnologieën te ontwikkelen die ons de toekomst in zullen leiden.
Ons succes en onze groei zijn gebaseerd op een serie diepgewortelde waarden:
ethiek, transparantie, verantwoordelijkheid, professionalisme en teamwerk en
op een groep gepassioneerde mensen die hun onderneming, collega's en
klanten volledig toegewijd zijn.
Waar we ook actief zijn in de wereld, voor welke activiteit we ook
verantwoordelijk zijn, we handelen met de nodige integriteit en respect naar
elkaar toe, naar onze stakeholders en aandeelhouders toe, naar onze omgeving
toe.
En terwijl we groeien en ons overal ter wereld verder ontwikkelen, willen we de
allerhoogste normen op het gebied van integriteit blijven hanteren en onze
waarden delen met onze mensen en zakenpartners, de toekomst van Valeo
indachtig.
Deze Code weerspiegelt de bijzonder sterke ethische bedrijfswaarden van
Valeo. Ze is van toepassing op onze dagdagelijkse zakelijke activiteit bij Valeo
en biedt een antwoord op situaties en dilemma's waar we mogelijk mee
geconfronteerd worden. Ze zal u helpen bij het vinden van antwoorden en
richtlijnen.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 5
Maar afgezien van de regels en beginselen, draait het allemaal om integriteit en
de bereidheid om de zaken op de juiste manier aan te pakken. Het draait
allemaal om onze mensen en dat is de reden waarom we, individueel en
gezamenlijk, de ambassadeurs en de bewakers van onze ethische waarden en
beginselen en van onze toekomst zijn.
Bestudeer deze Code zorgvuldig en raadpleeg ze zo vaak als mogelijk. U zorgt
voor ons toekomstig succes wanneer u deze Code en de beginselen die erin
staan, deelt met uw collega's. Aarzel niet om vragen te stellen en advies te
vragen mocht u over iets twijfelen.
Hoogachtend,
Jacques Aschenbroich, CEO
MIJN TWEEVOUDIGE OBSESSIE VOOR VALEO: GROEI EN WINSTGEVENDHEID MET INTEGRITEIT Jacques Aschenbroich, Chief Executive Officer
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 6
1. Inleiding tot de code
1.1. Een cultuur van integriteit
Valeo heeft altijd als beleid gehanteerd om de wetten te
volgen van de landen waar we actief zijn. We promoten
en blijven trouw aan de waarden van Valeo -
transparantie, verantwoordelijkheid, professionalisme en
teamwerk - die van essentieel belang zijn voor onze
cultuur van uitmuntendheid en integriteit.
Overeenkomstig onze waarden, zetten we ons ook ten
volle in om de globale beginselen inzake mensenrechten, arbeid, eerbied voor
het milieu en anticorruptie hoog in het vaandel te dragen via onze deelname
aan het Wereldpact van de Verenigde Naties.
Bij Valeo geloven we dat ethiek en compliance van essentieel belang zijn voor
het vertrouwen en de tevredenheid van al onze stakeholders en medewerkers.
Maar bovenal, geloven we in een cultuur van persoonlijke en professionele
integriteit die, gecombineerd met duidelijke regels en verwachtingen, het juiste
kader vormen voor duurzame en rendabele groei.
In het licht van onze wereldwijde voetafdruk en snelle expansie, willen we ons
engagement naar ethiek en compliance herhalen via een herziene Code die een
weerspiegeling is van de cultuur van uitmuntendheid en integriteit van onze
Groep.
Op basis van de allerhoogste zakelijke normen, vormt de Code van Valeo een
uiteenzetting van de beleidsregels, de ethische beginselen en regels die we
trouw moeten blijven. Het is een document dat oproept tot handelen, dat ons
richtlijnen aanreikt bij ons dagelijks werk en een weerspiegeling is van het
engagement van onze onderneming naar haar werknemers, zakenpartners en
klanten toe, alsook de gemeenschappen en de omgeving die hen omringen.
De Code, die onderworpen is aan de lokale wetgeving, moet gebruikt worden
in combinatie met onze andere beleidsmaatregelen, regels en reguleringen die
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 7
bijkomende details bevatten over specifieke onderwerpen. Deze bijkomende
beleidsmaatregelen omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het Juridisch Beleid,
Marketingbeleid, Verkooppraktijken, de Administratieve en Financiële
Handleiding (Manuel Administratif et Financier, of M.A.F.) en de Gedragscode
van de Groep, die handelt over effectentransacties en het naleven van de Franse
reguleringen met betrekking tot handel met voorkennis. De Code is ook een
weergave van onze 5 assen - betrokkenheid van het personeel, totale kwaliteit,
constante innovatie, integratie van leveranciers en het productiesysteem van
Valeo.
De Code vormt een essentieel onderdeel om te komen tot duurzame en
rendabele groei. We verwachten van alle werknemers van Valeo dat ze deze
kennen en strikt naleven.
Bedankt voor het ondersteunen van onze zakelijke ethiek en waarden.
Catherine Delhaye
Chief Ethics en Compliance Officer
1.2. Op wie is de Code van toepassing
De Code van Valeo is een document met richtlijnen dat in gelijke mate van
toepassing is op alle werknemers van Valeo, ongeacht hun job functie. Maar
daarnaast hebben de leidinggevenden binnen de onderneming nog een extra
verantwoordelijkheid: ze moeten leiding geven door middel van voorbeeld,
waarbij ze beslissingen nemen die in overeenstemming zijn met onze Code en
aanverwante beleidsregels. Hun begeleiding is van essentieel belang voor het
creëren van een ethisch en positief werkklimaat.
De Code is verplicht voor alle werknemers van Valeo, managers, hogere
kaderleden, dochterondernemingen, joint ventures en gelijkaardige entiteiten
die beheerd of gecontroleerd worden door Valeo. Elke directeur, elk kaderlid en
elke werknemer van de Groep Valeo is verplicht deze Code trouw te blijven en
mag geen overeenkomsten of contracten afsluiten of andere acties
ondernemen die indruisen tegen deze Code of de wet.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 8
Er werd een speciale Code uitgewerkt voor leveranciers en andere zakenpartners
om de waarden en verwachtingen van Valeo uit te dragen. Deze Code voor
zakenpartners verschaft meer specifieke richtlijnen wat betreft ons werk met
mensen buiten Valeo. Deze code is terug te vinden op het portaal Ethiek en
Compliance.
We hanteren een nultolerantie voor inbreuken op de code. Wangedrag
of het niet naleven van de Code wordt bijzonder ernstig genomen en kan
aanleiding geven tot disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van de
arbeidsovereenkomst.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 9
2. Integriteit ten aanzien van onze mensen en onze
omgeving
Alle werknemers hebben het recht om in een positieve
omgeving te werken die vrij is van intimidatie en
discriminatie.
Door zich aan te sluiten bij het Wereldpact van de Verenigde Naties in 2004,
verbindt Valeo zich ertoe de fundamentele rechten van elke persoon, zoals die
staan gedefinieerd in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, te
respecteren en te promoten, waar ook ter wereld we actief zijn. Dit betekent dat
we de intrinsieke waarde van elk individu hoogachten en beschermen door de
richtlijnen te volgen met betrekking tot lonen en voordelen, vereisten inzake
minimumleeftijd, gelijke rechten voor mannen en vrouwen en door het
respecteren van het privéleven van werknemers.
Veiligheid en welzijn op de werkplek zijn essentiële aspecten van het ruimere
engagement van Valeo naar duurzame ontwikkeling toe. Onze medewerkers
bekleden een centrale plaats in onze activiteiten en we willen respectvolle en
inclusieve werkplekken koesteren die gebaseerd zijn op onze waarden op het
gebied van ethiek en transparantie.
2.1. De veiligheid op de werkplek waarborgen
We verbinden ons ertoe veilige werkplekken te
organiseren die in overeenstemming zijn met alle
toepasselijke wetten wat de gezondheid en de
veiligheid op het werk betreft, alsook met onze eigen
beleidsregels. Er werden veiligheidsnormen uitgewerkt
om onze werknemers te beschermen en onze activiteiten zo veilig mogelijk te
maken. Deze normen moeten zorgvuldig worden gevolgd.
Het is van essentieel belang dat elke medewerker de specifieke normen inzake
gezondheid, veiligheid en zekerheid, die verband houden met zijn of haar
functie, begrijpt. Elk risico of elke bekommernis moet onmiddellijk worden
gemeld teneinde ongevallen of letsels te voorkomen.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 10
Overeenkomstig ons engagement naar veiligheid toe, handhaven we drugs- en
alcoholvrije werkplekken. We verbieden de verspreiding, de verkoop, de
aankoop, de omruiling, het bezit en het gebruik van illegale drugs op de
werkplek. Dezelfde beperkingen gelden voor alcohol, enkele uitzonderingen
niet te na gesproken; het gebruik ervan binnen redelijke perken tijdens een
bedrijfsfeestje, kan worden aanvaard indien dit toegelaten is door de lokale
wetgeving en wanneer hiervoor uitdrukkelijk toestemming is verleend door het
lokale management. Roken is enkel toegelaten in de daartoe bestemde ruimtes.
2.2. De mensenrechten respecteren
We bestrijden dwang- en kinderarbeid. We stellen geen kinderen tewerk die
jonger zijn dan 16 en leven de ILO-conventies na met betrekking tot de
tewerkstelling van kinderen tussen de leeftijd van 15 en 18 jaar. We verwachten
van onze leveranciers en partners dat ze deze normen eveneens in acht nemen.
Al onze activiteiten zijn vrij van dwangarbeid. Arbeiders worden eerlijk en gelijk
behandeld en worden betaald overeenkomstig de toepasselijke loonwetten
(inclusief minimumloon, overuren en wettelijk verplichte voordelen).
Onze medewerkers hebben het recht zichzelf te uiten en, overeenkomstig de
lokale wetten, vergaderingen bij te wonen of te organiseren. Een
vertrouwensvolle en actieve sociale dialoog wordt bij Valeo ook duidelijk sterk
gewaardeerd en gepromoot. De rechten van de mens en de veiligheid van onze
arbeiders en zakenpartners zijn voor Valeo van het allergrootste belang; daarom
We verwijzen naar het RIE-portaal https://sites.google.
com/a/valeo.com/valeo-risks-insurance-environment-portal/ group-
policy-directives/risk-management-manual en wijze erop dat de instructies
strikt moeten worden opgevolgd
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 11
moet iedereen die vermoedt dat de mensenrechten worden geschonden, dit
melden, in de wetenschap dat Valeo iedereen beschermt tegen eventuele daden
van vergelding.
Zie Deel 7: “Problemen aankaarten - Waarschuwen” om te leren hoe we een
rapport moeten opmaken.
2.3. Mensen ontwikkelen - Diversiteit bevorderen
Betrokkenheid van ons personeel maakt
deel uit van de methodologie van Valeo die
op 5 assen berust en helpt ons bij het
opbouwen van een cultuur van
uitmuntendheid.
Valeo investeert regelmatig in opleiding en specialisering van onze werknemers.
Nieuwe vaardigheden en verworvenheden leiden tot sterkere prestaties en meer
autonomie en het potentieel voor meer verantwoordelijkheid.
Er worden tal van carrièremogelijkheden geboden en we bieden een eerlijke
verloning.
Een gevoel van welzijn op het werk is belangrijk; daarom luisteren we met zorg
naar onze mensen via enquêtes en opiniepeilingen. In verschillende landen
hebben we met succes "Welzijn op het Werk"-programma's ontwikkeld. Het
resultaat hiervan is dat we in vele landen erkend worden als een topwerkgever.
Ons wereldwijd personeelsbestand is zeer divers en we verwelkomen extra
diversiteit als een van onze grootste troeven. Er werden verschillende
programma's op stapel gezet om diversiteit te promoten, waarbij de klemtoon
vooral kwam te liggen op vrouwen, oudere burgers en mensen met een
handicap. Ook verwelkomen we via stages en leercontracten mensen van
jongere generaties. Om meer te weten over de diversiteitsprogramma's van
Valeo, verwijzen we naar het Valeo Jaarverslag.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 12
2.4. Discriminatie en intimidatie voorkomen
Discriminatie heeft geen plaats bij ons en we leven
de wetten na die dit voorkomen. Onze beslissingen
op het vlak van tewerkstelling - met inbegrip van,
maar niet beperkt tot, aanwerving, opleiding,
verloning, voordelen en werkopdrachten,
promoties - zijn op objectieve wijze gebaseerd op
kwalificaties, positie, ervaring en prestaties.
Wanneer dergelijke beslissingen worden genomen, neemt Valeo
geboorteplaats, afkomst, geslacht, seksuele voorkeuren, leeftijd, gezinsstatus,
genetische eigenschappen, nationaliteit, ras, politieke meningen,
vakbondsactiviteiten, fysiek voorkomen, gezondheid, handicap, zwangerschap
of enige andere beschermde status niet in overweging.
We bestrijden intimidatie om zo een veilige en respectvolle werkplek te creëren.
Elke vorm van seksuele of psychologische intimidatie, pesterijen of elke andere
gedragsvorm die zorgt voor een vijandige en intimiderende werkomgeving is
niet toegelaten.
Elke melding van discriminatie, intimidatie of pesterij zal onmiddellijk
vertrouwelijk en zonder de dreiging van vergelding worden behandeld.
Voor meer informatie over het nultolerantiebeleid van Valeo ten aanzien van
intimidatie en discriminatie, worden werknemers aangemoedigd de Anti-
harassment Reporting Policy te raadplegen.
Elke werknemer die van oordeel is dat hij of zij wordt geïntimideerd of
denkt dat er zich een geval van intimidatie voordoet, dient het vermeende
gedrag onmiddellijk te melden aan zijn of haar meerdere of, wanneer het
probleem niet op gepaste wijze kan worden aangepakt op het (nationale)
niveau van de dochteronderneming, aan de Vice-voorzitter voor Human
Resources van de Groep, de General Counsel of de Chief Ethics and
Compliance Officer.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 13
2.5. Het milieu respecteren
Milieubeheer vormt een belangrijk onderdeel van onze identiteit. We
beschouwen duurzaamheid en ons streven om innovatieve technologieën te
ontwikkelen als onze unieke bijdrage aan het welzijn van de gemeenschappen
waarin we opereren en aan de natuurlijke wereld. Door het feit dat we de lokale
milieuwetten naleven en onze eigen hoge normen ter harte nemen, handelen
we met de nodige integriteit, bouwen we vertrouwen op en verzekeren we de
groei van Valeo ver in de toekomst.
We engageren ons tot een ambitieus duurzaam ontwikkelingsprogramma dat
een positieve impact heeft op de ons omringende omgeving en
gemeenschappen.
We voerden een Environment Management System (EMS) in teneinde het milieu
te beschermen door de natuurlijke rijkdommen optimaal te benutten en het
storten van afval te verminderen tijdens het vervaardigen en gebruiken van al
onze producten. Daarnaast verbieden we de fabricage of de verkoop van
producten die een onaanvaardbaar risico vormen voor de gezondheid van
mensen en voor het milieu.
Gedetailleerde procedures wat betreft het implementeren en evalueren van ons
succes zijn terug te vinden in de Environment Policies van de groep.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 14
De Agreement on Corporate Social Responsibility die we in 2012 samen
met de Europese ondernemingsraad hebben ondertekend, staan de
sociale, bedrijfs- en milieunormen en de engagementen uiteengezet waar
we trouw aan blijven teneinde duurzame ontwikkeling te promoten. Deze
overeenkomst wordt door de lokale leidinggevenden ook uitgedragen naar
niet-Europese landen.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 15
3. Integriteit op de marktplaats: Eerlijk zaken doen
Bij Valeo weten we dat ethische zakelijke praktijken de garantie vormen voor
ons huidige en toekomstige succes. Dit is de reden waarom we de beleidsregels
en wetten die eerlijke concurrentie op de markt promoten en die
anticoncurrentiepraktijken, omkoping en corruptie bestrijden, strikt naleven. De
gevolgen van schendingen op dit vlak zijn bijzonder zwaar, niet alleen voor
Valeo maar ook voor de betrokken individuen.
3.1. Billijk en eerlijk met klanten omgaan
We waarderen het vertrouwen dat klanten ons schenken en weten dat we dit
elke dag moeten verdienen. We weten dat klantentevredenheid berust op
innovatieve, kwalitatief hoogwaardige producten en ethische normen die
worden gehanteerd in alle activiteiten die we ondernemen.
Bij alles wat we doen, streven we ernaar onze klanten toegevoegde waarde te
geven; we zijn vastbesloten om onze engagementen na te komen en de
beloofde leveringen te verzorgen. We respecteren de intellectuele
eigendommen en de vertrouwelijke informatie van onze klanten. We weigeren
onethische middelen te hanteren om dergelijke informatie te bekomen.
Tot slot geloven we dat loyaliteit, wederzijds
respect en integriteit tussen partners, klanten,
leveranciers en andere betrokken partijen de basis
vormen van relaties op lange termijn, waarbij
kwaliteit hoog in het vaandel wordt gedragen en
waar alle partijen baat bij hebben.
3.2. Eerlijke concurrentiepraktijken hanteren
Ons antitrustprogramma is gebaseerd op eenvoudige beginselen die niet in
vraag kunnen worden gesteld: we respecteren de integriteit van de markt en
weigeren deel te nemen aan enige illegale activiteiten die bedoeld zijn om
concurrenten op oneerlijke wijze uit de markt te jagen of om zakenpartners
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 16
ertoe te dwingen oneerlijke commerciële voorwaarden te aanvaarden.
Anticoncurrentiepraktijken zijn bij ons ten strengste verboden.
Zo smeden we in het bijzonder geen kartels met concurrenten en verlagen we
ons niet tot prijsbinding, compartimentering van de markt of collusie bij
inschrijving op een aanbestedingsprocedure. We moeten zelfs de schijn van
niet-competitieve gedragingen vermijden. Zo ook moeten we de
antitrustwetten zorgvuldig naleven en mogen we geen gevoelige
bedrijfsgegevens uitwisselen met concurrenten.
We moeten de nodige voorzichtigheid aan de dag leggen bij het ons aansluiten
bij handelsverenigingen of werkgroepen, omdat deze ervoor zorgen dat we
interageren met concurrenten. De deelname aan zakelijke verenigingen wordt
geregeld door het Valeo Membership to Business Associations and Working
Groups Policy en dient vooraf te worden goedgekeurd.
De lijst van verenigingen en werkgroepen die worden toegelaten is terug te
vinden op het portaal Ethiek en Compliance. De Valeo Participation to
Associations, Working Groups Meetings and Events Policy verschaft extra
richtlijnen.
Onze samenwerkingsovereenkomsten met stakeholders uit de
automobielindustrie moeten wettig, transparant en diepgaand beheerd zijn.
Onze Managing compliance met betrekking tot gezamenlijke projecten waarbij
derden betrokken zijn biedt begeleiding bij deze overeenkomsten. Deze
processen zijn ingebed in onze projectontwikkelingsmethodologie, alsook in
onze O&O-procedures.
We verwachten van derden van Valeo dat ze het beleid en de verwachtingen
van Valeo begrijpen en dat ze onze normen inzake integriteit met betrekking
tot antitrust naleven. De Third Party Antitrust Risk Awareness Handbook e-
Zie onze Antitrust Do’s and Don’ts.
Op tal van vragen die u mogelijk hebt, vindt u een antwoord in onze:
Antitrust Q&A.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 17
learning programma's werden speciaal ontwikkeld voor meer gedetailleerde
opleiding en begeleiding.
We volgen nauwkeurig ons Valeo Sensitive Business Data and Information
Sharing Policy dat meer richtlijnen omvat wat de communicatie met
concurrenten betreft. Het is van essentieel belang dat we gedetailleerde
bestanden bijhouden van besprekingen en vergaderingen waar concurrenten
bij betrokken zijn. We moeten ons afzijdig houden van besprekingen waar
concurrenten bij betrokken zijn die risicovol of problematisch lijken en moeten
alle mogelijke twijfels zo snel mogelijk melden aan de General Counsel en/of de
Chief Ethics and Compliance Officer van Valeo.
Een inbreuk op de antitrustbeleidsregels van Valeo kan aanleiding geven tot
disciplinaire maatregelen, zoals zware boetes voor de onderneming en de
individuen die erbij betrokken zijn, verlies van toekomstige activiteiten en
schade aan onze reputatie. Neem bij twijfel contact op met het Juridisch
Departement of met de Chief Ethics and Compliance Officer.
3.3. Omkoping en corruptie voorkomen
Onze principes zijn bijzonder duidelijk: Omkoping en corruptie zijn verboden bij
Valeo. We houden ons aan alle toepasselijke wetten (inclusief Sapin 2, inclusief
de Foreign Corrupt Practices Act, UK Bribery Act, enz.).
We zijn ons bewust van en vermijden acties die opgevat kunnen worden als
pogingen om op ongepaste wijze klanten, overheden of administratieve
beslissingen te beïnvloeden rond aangelegenheden waar Valeo bij betrokken is.
We vermijden elke situatie waarbij Valeo mogelijk als kwetsbaar kan worden
beschouwd voor actieve of passieve omkoping.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 18
Geschenken en ontspanning ontvangen
Het beleid van Valeo verbiedt het aanvaarden van
geschenken of giften, zoals geld, goederen, diensten,
ontspanning, reizen, gunsten en gelijkaardige zaken,
behalve wanneer het geschenk of de gift een minimale
waarde heeft.
Indien ongepaste geschenken of giften reeds zijn ontvangen, moeten ze worden
teruggegeven worden aan de schenker, tenzij het beledigend zou zijn om het
geschenk te weigeren of terug te geven. Wanneer het weigeren van een
geschenk te beledigend zou zijn, moet de werknemer de Vice-voorzitter voor
Human Resources van de Groep, de Chief Ethics and Compliance Officer of het
Juridisch Departement informeren. Ook moeten we de schenker informeren
over ons strikt beleid rond geschenken om zo toekomstige problematische
situaties te vermijden.
Geschenken, uitnodigingen en ontspanning aan commerciële partners
beperken
Het is werknemers en derden van Valeo verboden geschenken, uitnodigingen
of ontspanning te beloven of aan te bieden teneinde een ongepast zakelijk
voordeel te bekomen. Dit omvat geschenken en ontspanning die rechtstreeks
of onrechtstreeks worden aangeboden aan klanten, leveranciers of andere
derden.
Werknemers van Valeo mogen enkel geschenken of ontspanning aanbieden
wanneer deze redelijk zijn, dit niet vaak plaatsvindt en in lijn is met het Gift,
Entertainment, Meals, Hospitality and Donations Policy van Valeo. In dit beleid
staan de algemene regels en limieten uiteen gezet wat geschenken,
uitnodigingen en ontspanning betreft. In aanverwante Local Addenda staan de
lokale specifieke voorwaarden uiteengezet waar toepasselijk. Er worden
hulpmiddelen voor het nemen van beslissingen ter beschikking gesteld om onze
mensen te helpen bij het nemen van de juiste beslissingen of bij het vragen van
hulp. Ook moeten we de beleidsregels rond geschenken en ontspanning van
andere bedrijven waar we mee samenwerken, naleven.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 19
Hoewel omkoping meestal verwijst naar geld, kan het ook slaan op niet-
geldelijke zaken of iets van waarde, zoals geschenken, voordelen, ontspanning,
giften en gastvrijheid. Lees de Valeo Anti-bribery Q&A en neem contact op met
uw management of met de Chief Ethics and Compliance Officer voor meer
informatie.
Verbod op betalingen aan overheidsambtenaren en personeel
De beleidsregels van Valeo op het gebied van antiomkoping en anticorruptie
zijn eveneens van toepassing op transacties met overheids- en openbare
ambtenaren, administratieve agentschappen en het personeel hiervan.
Overheids- en openbare ambtenaren worden in ruime zin gedefinieerd als:
regeringsfunctionarissen, verantwoordelijken van ministeries, politieke
vertegenwoordigers en kandidaten, douaneambtenaren en andere
gelijkaardige verkozen of benoemde overheidsmedewerkers, inclusief
overheidsbedrijven of staatsonderneming en het personeel hiervan. Aangezien
het soms moeilijk kan zijn om overheidsfunctionarissen te identificeren, moeten
we de nodige vragen stellen wanneer de situatie niet duidelijk is.
Het is ons ten strengste verboden iets van waarde, in welke vorm dan ook,
rechtstreeks of onrechtstreeks, te geven of te beloven te geven aan enige
overheids- of openbare ambtenaar in ruil voor een oneerlijk welwillend
optreden of een ongepast zakelijk voordeel.
Zakenpartners en derden die namens Valeo optreden en in wisselwerking staan
met overheidsambtenaren zijn eveneens onderworpen aan onze beleidsregels
inzake omkoping en corruptie, die beschikbaar zijn op het portaal Ethiek en
Compliance.
Omkoping kan meerdere vormen aannemen. Het is belangrijk waakzaam
te zijn. Er wordt van ons verwacht dat we het Juridisch Departement of de
Compliance Officer informeren wanneer we twijfels hebben of dat we het
management onmiddellijk verwittigen wanneer we een vermoeden van
corruptie koesteren.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 20
Een goede manier om omkoping en afpersing tevermijden is vooraf goed te
plannen wanneer we met de overheid samenwerken zodat we geen gunsten of
een voorkeursbehandeling hoeven te vragen of onszelf niet in een moeilijke
situatie bevinden.
Improviseer nooit, kom nooit te laat en
voorzie in uw projectplanning altijd de tijd
die noodzakelijk is om de nodige
vergunningen te bekomen. Raadpleeg het
Valeo fighting corruption, preventing and
resisting extortion policy en volg de
opleiding hieromtrent aangezien deze
meer gedetailleerde informatie verschaffen.
Smeergeld
We moeten het verschil herkennen tussen een gewettigd betaalverzoek en een
verzoek voor smeergeld. Smeergeld is geld dat men toegestopt krijgt in ruil voor
het versneld vervullen van anders routinematige overheidsplichten.
In de meeste omstandigheden beschouwd Valeo smeergeld als omkoping. Het
kan gebeuren dat we het hoofd moeten bieden aan daadwerkelijke
bedreigingen met geweld of levensbedreigende situaties waarbij het
toelaatbaar is een betaling te verrichten. De wet laat een beperkte uitzondering
op onze beleidsmaatregelen tegen smeergeld toe wanneer we geconfronteerd
worden met levensbedreigende situaties. Wanneer u met een dergelijke situatie
geconfronteerd wordt, doe dan de betaling om uw veiligheid te waarborgen en
gelieve de betaling achteraf zo snel mogelijk te melden.
Politieke en liefdadigheidsbijdragen verbieden
Het is werknemers van Valeo toegestaan in hun persoonlijke tijd en met hun
eigen middelen politieke kandidaten en doelen te steunen. De tijd en middelen
van Valeo mogen niet worden gebruikt om steun te verlenen aan politieke
partijen, verkozen ambtenaren of kandidaten voor een welbepaalde functie.
Dezelfde beperkingen gelden voor vakbonds- en religieuze doelen.
Liefdadigheidsbijdragen waarbij namens Valeo onze tijd of middelen
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 21
beschikbaar worden gesteld dienen vooraf goedgekeurd te worden door de
Chief Executive Officer van de Groep.
3.4. De integriteit bij de aankoop- en leveranciersselectie
waarborgen
In lijn met Supplier Integration, een van de 5 assen van ons
werkmodel, hebben we partnerschappen ontwikkeld met een
uitgebreid netwerk van leveranciers en zakenpartners. We
willen dat onze partnerschappen rechtmatig, ethisch en
wederzijds voordelig zijn.
We selecteren Business Partners op basis van kwaliteit, behoefte, prestaties en
kosten. We verwachten dat onze partners in gelijke mate zijn toegewijd aan
mensenrechten, eerlijke sales- en marketingactiviteiten, bescherming van
vertrouwelijke en persoonsgegevens, intellectueel eigendom, anti-omkoping.
We willen dat ze voldoen aan onze hoge ethische normen.
Het is de verantwoordelijkheid van elke werknemer en manager van Valeo om
zakenpartners te selecteren op basis van verdienste, zonder enige vorm van
favoritisme of discriminatie en met inachtneming van een strikt selectieproces.
Investeren in een zakenpartner of geld lenen aan zakenpartners is niet
toegelaten. We mogen noch rechtstreeks noch onrechtstreeks smeergeld of
steekpenningen aanvaarden.
We hebben een aparte Gedragscode voor Zakenpartners waarin de speciale
richtlijnen en normen met betrekking tot onze leveranciers en zakenpartners
gedetailleerd beschreven staan. Deze Code voor Zakenpartners is terug te
vinden op het portaal Ethiek en Compliance. Mocht u vragen hebben over het
omgaan met een van de zakenpartners van Valeo, aarzel dan niet contact op te
nemen met de Chief Ethics and Compliance Officer.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 22
3.5. Het opzetten van een ethische partnerschapsstructuur met
onze stakeholders, met inbegrip van agenten en
tussenpersonen
Valeo streeft naar het ontwikkelen en handhaven van ethische relaties met
respecteer bare Business Partners en stakeholders.
Consistent met de verschillende wetgevingen die grote bedrijven vereisen om
hun Business Partners te selecteren op basis van hun risicoprofiel, is het
selectieproces voor Business Partners van Valeo grondig en omvat mogelijk due
diligence van cliënten, leveranciers, verkopers en andere partners.
Voor wat betreft individuen en/of bedrijven die uit naam van of namens Valeo
handelen, is hun selectie onderhevig aan het Valeo-beleid voor de selectie en
retentie van derde tussenpersonen.
De bijbehorende Valeo Contractuele bepalingen voor naleving van anti-
omkoping door derde tussenpersonen verbieden omkoperij en corruptie en
vereisen dat de kosten voor services nauwkeurig worden vermeld.
Er zijn veel hulpmiddelen beschikbaar om derden op de hoogte te brengen van
onze hoge ethische normen, met inbegrip van de Valeo Gedragscode voor
Business Partners. Het Valeo Bewustwordingsprogramma inzake naleving voor
Business Partners, dat bestaat uit gratis e-learning en documentatie, biedt
verdere richtlijnen over de verwachtingen van Valeo met betrekking tot Business
Partners.
Niet-naleving van onze code en beleidsrichtlijnen wordt zeer ernstig opgevat.
Overtredingen kunnen leiden tot de opschorting van de relatie of de
beëindiging van een contract met een Business Partner.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 23
4. Integriteit en bescherming van de eigendommen en
activa van Valeo
Als technologiebedrijf investeert Valeo aanzienlijke bedragen in onderzoek en
ontwikkeling. Ons ambitieus en succesvol onderzoeksprogramma maakt ons tot
een leider binnen ons vakdomein en we zijn trots op de talrijke patenten die we
elk jaar registreren. Ons O&O en aanverwante initiatieven en investeringen
moeten geheim blijven. Ons succes hangt af van ons vermogen om de juiste
commerciële en geografische strategieën te identificeren en de juiste
investeringen te doen. Om onze groei en efficiënte werking te waarborgen,
moeten onze activa en vertrouwelijke informatie beschermd en beveiligd
worden.
We zijn allemaal verantwoordelijk voor het op gepaste wijze gebruiken van de
eigendom en activa van Valeo, met inbegrip van maar niet beperkt tot het
volgende:
► Intellectuele eigendom
► Vertrouwelijke informatie
► Technologische gegevens
► Computerhardware en -software
► Media voor de opslag van gegevens
► Vastgoed
► Uitrusting, machines en gereedschap
► Grondstoffen
► Cash
Het beschermen van de activa van Valeo en het waarborgen van de
vertrouwelijkheid vergt discipline en aandacht. Het is een aanhoudende
inspanning die niet ophoudt wanneer we het kantoor verlaten. Meer informatie
over hoe we onze informatie veilig en zeker kunnen houden, is terug te vinden
in het Valeo Confidentiality and Image Policy.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 24
4.1. De informatie en intellectuele eigendom van Valeo
beschermen
Het handhaven van de vertrouwelijkheid van de informatie en bestanden van
Valeo is van essentieel belang voor ons concurrentievoordeel. Vertrouwelijke
informatie van Valeo die zorgvuldig moet worden bewaakt, omvat gegevens
over:
► Commerciële projecten en overeenkomsten
► Financiële gegevens, prijzen en kosten
► Commerciële, investerings- en uitbreidingsstrategieën
► Klanten en leveranciers
► Intellectuele eigendomsrechten, auteursrechten en tekeningen
► Persoonlijke informatie over onze werknemers en klanten
► Technologische informatie en andere gevoelige informatie, zoals
informatie over de inkomsten van productie-eenheden, O&O-
projecten, patenten
► Alle andere materiële, niet publieke informatie
Terwijl we voor de Valeo Groep werken en na onze tewerkstelling bij de
onderneming mogen we geen vertrouwelijke informatie van Valeo gebruiken of
openbaar maken.
Een passend gebruik van vertrouwelijke informatie betekent dat we
wachtwoorden en codes privé houden. We mogen de technologie, het materiaal
en de ruimte van de onderneming uitsluitend voor professionele doeleinden
gebruiken en moeten de nodige voorzorgsmaatregelen nemen om elk
ongeoorloofd gebruik van activa van de onderneming te voorkomen, zoals staat
uiteengezet in het Information Valeo’s Information Technology Charter.
Ook respecteren we de intellectuele eigendomsrechten, handelsgeheimen en
auteursrechten van onze partners, inclusief software, afbeeldingen en
publicaties.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 25
Elke schending van onze geheimhoudings- of intellectuele eigendomsrichtlijnen
kan aanleiding geven tot disciplinaire maatregelen en zelfs gerechtelijke
vervolging.
4.2. Persoonsgegevens beschermen
Als wereldwijd automobielbedrijf ontwikkelt en onderhoudt Valeo doorlopend
relaties met cliënten, medewerkers, kandidaten, studenten, leveranciers,
potentiële cliënten en vele andere stakeholders. Voor zuiver
bedrijfsgerelateerde doeleinden moet Valeo enkele persoonsgegevens
verzamelen, opslaan en gebruiken.
Valeo ontwikkelt tevens producten die mogelijk persoonsgegevens verzamelen,
gebruiken en overbrengen (chauffeurs, passagiers, voetgangers...).
Valeo is toegewijd aan de verwerking van
persoonsgegevens in naleving van gegevens
beschermingsvoorschriften, met inbegrip van de
recente Europese Algemene verordening
gegevensbescherming (AVG) en aan het respecteren
van de rechten van betrokkenen, of dat nu medewerkers, cliënten, Business
Partners of stakeholders zijn.
Ter illustratie, Persoonsgegevens omvatten:
► Naam, e-mailadres, vingerafdruk
► Door de overheid uitgegeven identificatienummers
► Financiële, medische en compensatie gegevens
► Prestatiebeoordelingen, promoties en andere dienstverband-
gerelateerde gegevens
► Biometrische gegevens
Het is dan ook het beleid van Valeo om persoonsgegevens op een eerlijke,
rechtmatige en transparante wijze te verzamelen, ze uitsluitend voor legitieme
doeleinden te gebruiken, maatregelen te implementeren om de integriteit ervan
te beschermen, ze niet langer te bewaren dan noodzakelijk is en de uitoefening
van de rechten door betrokkenen volledig te ondersteunen.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 26
Als Valeo Europese persoonsgegevens processen moet uitbesteden en/of
Europese persoonsgegevens buiten de Europese Unie moet overdragen,
moeten de geselecteerde Gegevensverwerkers voldoen aan de
gegevensbeschermingswetten en de Contractuele voorwaarden en instructies
inzake Gegevensbescherming van Valeo. Dit omvat de vereisten van Valeo voor
wat betreft gegevensinbreuk, rechten van betrokkenen of claimbeheer en het
verbod op het gebruiken van niet-goedgekeurde subverwerkers, en de
noodzaak om medewerkers bewust te maken van Gegevensbescherming.
Internationale overdracht clausules worden ook ondertekend, zoals wettelijk
vereist.
Wanneer Valeo producten ontwikkelt, engineert en produceert die
verplichtingen inzake gegevensbescherming onder de AVG activeren, houdt
Valeo rekening met gegevensbeveiliging op het moment van het ontwerpen,
engineeren en ontwikkelen van dergelijke producten.
Mocht Valeo persoonsgegevens verwerken of namens een cliënt een product
ontwikkelen, dan zal Valeo voldoen aan de afgesproken
gegevensbeschermingsspecificaties en de instructies van de cliënt conform
AVG-vereisten.
De bovenstaande beloftes worden ondersteund door het Valeo Programma
inzake naleving van gegevensbescherming dat uiteenlopende beleidsrichtlijnen,
procedures, hulpmiddelen, formulieren en contractuele clausules omvat,
evenals een gedetailleerd trainings- en bewustwordingsprogramma.
De Gegevensbeschermings kampioenen kunnen en moeten worden
geraadpleegd in het geval van vragen, problemen of twijfels. Het Valeo
Klokkenluidersysteem is ook beschikbaar voor eenieder die reden heeft om aan
te nemen dat het Valeo Programma voor naleving van gegevensbescherming
niet wordt nageleefd of die mogelijke overtredingen van dit programma in de
wet wil melden.
Ten slotte kan de Wereldwijde functionaris voor gegevensbescherming worden
bereikt voor verzoeken, vragen of claims via [email protected] door alle
medewerkers of via [email protected] door derden.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 27
We nemen maatregelen om de persoonsgegevens van onze medewerkers te
beschermen.
4.3. Naleving van export/import en beperkingen onder
economische sancties
Valeo is toegewijd aan naleving van de toepasselijke wetten en voorschriften
inzake het importeren en exporteren van goederen, diensten, technologieën en
informatie, met inbegrip van herexporten en parallelhandel.
In het bijzonder worden de EU- en/of VS-wetten op de volgende gebieden
geïmpliceerd, afhankelijk van de aard van goederen, diensten, technologieën,
valuta of betrokken partijen:
► Sanctieregimes ter beperking van directe of indirecte importen uit of
exporten naar (inclusief, maar niet beperkt tot betalingen aan/van) een
gesanctioneerd territorium, momenteel de Krimregio van de Oekraïne,
Cuba, Iran, Noord-Korea, Soedan of Syrië, of een gesanctioneerde partij
(zoals die door de EU- en/of VS-beperkingen worden beoogd) inclusief
importen of exporten gemaakt via derde landen of derde partijen (zoals
wederverkopers of distributeurs)
► Overheidscontroles op de fysieke of elektronische export van specifieke
goederen en technologieën, bijvoorbeeld als die items kunnen worden
gebruikt voor militaire of politieke onderdrukkingsdoeleinden en een
licentie vereisen
► Correcte douane classificatie en declaratie van geïmporteerde items
Onze Business Partners moeten handelen in naleving van deze verplichtingen,
met inbegrip van naleving van Amerikaanse wetten en voorschriften die een
extraterritoriale werking hebben, en er wordt van hen verwacht dat ze Valeo
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 28
voorzien van informatie in verband met hun internationale zakelijke transacties,
de oorsprong- en/of exportclassificatie van producten/materialen die zij leveren
aan Valeo, en/of schriftelijke bevestiging van het eindgebruik en/of de
eindgebruiker van Valeo-producten die ze bij Valeo kopen of namens Valeo
distribueren.
4.4. De vertrouwelijkheid van de persoonlijke informatie van
werknemers beschermen
We nemen de nodige maatregelen om de persoonlijke informatie van onze
werknemers te beschermen. Persoonlijke informatie kan het volgende
omvatten:
► Door de overheid uitgegeven identificatienummers
► Contactgegevens en geboortedata
► Financiële, medische en loongegevens
► Prestatiebeoordelingen, promoties en andere informatie die verband
houdt met de tewerkstelling
De toegang tot dit soort informatie is beperkt tot gemachtigd personeel. We
gebruiken, beheren en beschikken over dergelijke informatie overeenkomstig
de toepasselijke wetten.
Elke medewerker moet zijn of haar eigen persoonsgegevens evenals de
persoonsgegevens van anderen beschermen. Het is ons verboden dergelijke
gegevens over andere werknemers op te zoeken, tenzij dit toegelaten is in het
licht van zijn of haar plichten. Werknemers die geen gemachtigde individuen
zijn hebben enkel toegang tot informatie over henzelf.
Medewerkers van Valeo begrijpen dat ze geen verwachting van privacy hebben
wanneer ze bedrijfssystemen of -apparaten gebruiken, met uitzondering van
landen waarin privacy wettelijk is geautoriseerd. . Meer informatie over het
engagement van Valeo naar privacy toe is terug te vinden in het IT Charter van
Valeo.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 29
4.5. De intellectuele eigendom en geheimhouding van derden
respecteren
We respecteren de intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie van
anderen. We weigeren onethische of illegale middelen te gebruiken om de
vertrouwelijke of eigen informatie van anderen te bekomen.
Zelfs nadat werknemers Valeo hebben verlaten, moeten ze de vertrouwelijke
informatie van Valeo beschermen en mogen ze deze niet met anderen delen.
4.6. Belangenconflicten vermijden - Trouw zijn aan Valeo
We moeten onze plichten en de aan ons toegewezen taken loyaal uitvoeren. Er
mag geen enkele activiteit worden uitgeoefend wanneer hierdoor een
belangenconflict ontstaat tussen werknemers van Valeo en de onderneming.
Er is sprake van een "belangenconflict" wanneer de private belangen van een
werknemer botsen met de belangen van Valeo. Enkele voorbeelden van
belangenconflicten omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
► Een eigendomsaandeel bezitten van een onderneming die concurreert
met Valeo
► Profiteren van zakelijke opportuniteiten die ons te beurt vallen omdat
we voor Valeo
► Werken Rechtstreeks of onrechtstreeks producten of diensten proberen
verkopen aan Valeo
► In raden van andere organisaties zetelen die zakelijke banden hebben
met of actief zijn in dezelfde industrie als Valeo
► Persoonlijk (of een nauwe verwant) voordeel hebben van een transactie
waar een onderneming binnen de Valeo Groep betrokken bij is
Het talent en de loyaliteit van onze werknemers is van essentieel belang voor
ons succes. We mogen er nooit naar streven om het succes van de onderneming
uit persoonlijk gewin te ondermijnen.
Let op en vermijd relaties of activiteiten die belangenconflicten zijn of er de
schijn van kunnen hebben. Bij het nemen van beslissingen moeten de belangen
van Valeo altijd voorop komen.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 30
Leidinggevenden en managementpersoneel heeft bijkomende
verantwoordelijkheden om belangenconflicten te vermijden. Geen enkele
leidinggevende of geen enkel lid van het management mag een tweede baan
hebben, of eigenaar zijn van of een zaak uitbaten waardoor hij of zij afgeleid is
van zijn of haar plichten bij Valeo. Deze regel verbiedt niet de tijdelijke
betrokkenheid buiten de werkuren om bij een familiebedrijf (dat eigendom is
van de partner of een familielid) dat geen concurrentie voert met Valeo.
Er wordt van ons verwacht dat we alle potentiële activiteiten of relaties die een
belangenconflict vormen melden aan onze manager, de personeelsafdeling, de
General Counsel van de Groep, de Chief Ethics and Compliance Officer en/of de
Internal Audit Director. Neem bij twijfel contact op met de Chief Ethics and
Compliance Officer.
Melden wanneer we getuige zijn van of een vermoeden hebben van enig
wangedrag kadert binnen ons engagement inzake integriteit. We hanteren als
regel dat er geen vergelding volgt voor zij die de moed hebben naar voor te
komen. Zie Deel 7. Bekommernissen aankaarten - Waarschuwen” voor meer
richtlijnen met betrekking tot het aankaarten van bekommernissen.
4.7. 4Zich engageren tot professionalisme en kwaliteit
Jaar na jaar ijveren we ervoor om in het licht van ons engagement naar innovatie
en kwaliteit toe, producten en diensten van waarde te creëren voor onze klanten
en partners. Dit engagement heeft ons lof en het respect opgeleverd van
anderen binnen de sector.
De hoge kwaliteit van onze producten en diensten is afhankelijk van de
integriteit en betrouwbaarheid van onze engineering- en testmethode en van
onze productiesystemen. We hebben strenge productie- en
kwaliteitscontrolenormen ingevoerd, waardoor we kunnen waarborgen dat al
onze producten beantwoorden aan alle toepasselijke wettelijke, regelgevende
en klantenvereisten. De doelstelling om de kwaliteit te verbeteren, motiveert en
drijft ons allemaal.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 31
Waakzaamheid, transparantie en vroege meldingen aan het management van
eventuele vermeende problemen, zoals een ontwerp-/engineeringprobleem,
bezorgdheid of door niet-naleving defecte onderdelen en werkelijke of
potentiële productiemoeilijkheden zijn kerngrondbeginselen van onze
productie- en leveringsethiek. Een dergelijke aandacht voor detail en
professionalisme wordt van iedereen verwacht en staat garant voor ons succes.
4.8. Waarheid en nauwkeurigheid van de rekeningen, boeken
en bestanden
Alle activa, passiva, uitgaven en andere transacties die
uitgevoerd worden door ondernemingen binnen de
Valeo Groep moeten geregistreerd worden in de
boeken en rekeningen van de onderneming, die
getrouw en nauwkeurig worden bijgehouden,
overeenkomstig de toepasselijke boekhoudkundige
principes, regels en wetten.
Er mogen geen geheime fondsen of niet geregistreerde activa van
ondernemingen of dochterondernemingen van Valeo om welke reden dan ook
worden aangelegd. Documenten die betrekking hebben op commerciële of
financiële transacties moeten deze transacties getrouw weerspiegelen. Er mag
geen enkele betaling goedgekeurd of verricht worden met de intentie of de
bedoeling dat de volledige of een deel van die betaling gebruikt wordt voor een
ander doel dan het doel dat beschreven staat in de documenten die
voornoemde betaling staven.
Er mogen geen valse of kunstmatige boekingen om welke reden dan ook
worden geregistreerd in de boeken en bestanden van Valeo.
Integriteit van onze boeken en bestanden
Transparantie is een leidend principe: het bijhouden van een nauwkeurige
boekhouding en bestanden is van essentieel belang om corrupte en frauduleuze
handelingen te voorkomen. Alle uitgaven, betalingen, bestanden en boeken
moeten nauwkeurig het gebruik en de aard van de transacties weerspiegelen
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 32
en het bijhouden van onnauwkeurige, onvolledige of misleidende boeken en
bestanden is ten strengste verboden.
Nauwkeurige boeken en bestanden bijhouden
De kwaliteit en de betrouwbaarheid van onze boekhouding is voor ons
bijzonder belangrijk. Alle activa, passiva, uitgaven en andere transacties van de
onderneming moeten nauwgezet en nauwkeurig geregistreerd staan in alle
boeken en rekeningen van Valeo, overeenkomstig alle boekhoudkundige
beginselen, beleidsregels en wetten. Onnauwkeurige, valse of onvolledige
boeken en bestanden zijn verboden.
Valse bestanden, boeken en documenten kunnen het volgende omvatten:
► Misleidende rapporten
► Het wijzigen of op ongepast wijze vernietigen van bedrijfsbestanden
► Het aanbieden van valse of misleidende financiële informatie aan een
klant, leverancier, regulator of aandeelhouder
We moeten onze bestanden bijhouden en catalogeren overeenkomstig de
plaatselijke wetgeving en de interne procedures van Valeo.
Sommige bestanden moeten jaren lang bijgehouden worden en andere moeten
op regelmatige basis vernietigd worden. Gelieve de Juridische of Financiële
Afdeling te raadplegen wanneer u niet zeker bent of een bestand al dan niet
moet worden bijgehouden.
Het nauwkeurig bijhouden van onze bestanden is een belangrijk en
gedetailleerd onderwerp. Meer informatie over de beleidsregels van Valeo met
betrekking tot het bijhouden van bestanden is terug te vinden in de
Administratieve en Financiële Handleiding (Manuel Administratif et Financier, of
M.A.F). Alle problemen met betrekking tot het slecht beheren van onze
bestanden worden in alle vertrouwelijkheid en zonder de dreiging van
vergelding behandeld. Werknemers dienen het management onmiddellijk in
kennis te stellen wanneer ze getuige zijn van of het vermoeden hebben van
schendingen.
Zie de M.A.F.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 33
4.9. Witwassen van geld bestrijden
Er is spraken van witwassen van geld wanneer
individuen financiële bestanden manipuleren met
als doel illegale fondsen te verbergen of de
oorsprong van illegale fondsen er legitiem te laten
uitzien. De witwaspraktijk wordt vaak gekoppeld
aan gewelddadige en illegale activiteiten. Het engagement van Valeo naar
kwaliteit van haar financiële bestanden toe vereist een nultolerantiebeleid ten
aanzien van het witwassen van geld. We ruilen onze goederen en diensten
uitsluitend in voor aanvaardbare vormen van betaling.
Om het risico op het witwassen van geld tegen te gaan, moeten we onze klanten
kennen en ons bewust zijn van ongewone vragen in verband met betalingen.
Door onze betalingen, facturen en andere transacties van nabij op te volgen,
kunnen we het witwassen van geld beter voorkomen. Meld elke ongewone
of verdachte betaling, betalingsverzoek of financiële transactie aan de Financieel
Directeur of aan de Treasury Director van de Groep.
Zie het Finance Team handbook voor hulp bij
het detecteren van risico's op omkoping en het
witwassen van geld.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 34
5. Ethische communicatie
We communiceren op duidelijke, eerlijke en consistente wijze met onze
aandeelhouders, de media en andere externe partijen. Dit omvat communicatie
die gevoerd wordt via het internet en sociale media, via de telefoon en
persoonlijk. We bespreken enkel informatie waarvoor de toelating werd
gegeven om externe te worden gebruikt en die consistent is met het
vertrouwelijkheidsbeleid van Valeo en met de beleidsregels van het
Communication Department van Valeo.
5.1. Met de nodige zorg communiceren
Namens Valeo communiceren met de media of met
investeerders vereist de voorafgaande toestemming
van de Communication Vice President of van de
Investor Relations Director en vergt een grondige
voorbereiding. Indien u door de media of door een
andere externe partij, waaronder ondernemingen
die enquêtes uitvoeren of de mening van deskundigen vragen, gevraagd wordt
om een interview, vraag dan de toestemming van de Vice-voorzitter van het
Communication Department alvorens te reageren. Wanneer een interview
wordt gegeven, dient de gemachtigde persoon begeleid te zijn door een
vertegenwoordiger van het Communication of Investor Relations Department.
Congressen zijn ook gelegenheden bij uitstek om de innovaties en expertise van
Valeo onder de aandacht te brengen. Zorg ervoor dat het management zich
bewust is van de congressen en evenementen die u bijwoont, en deze heeft
goedgekeurd. Wanneer er concurrenten aanwezig zijn, zorg er dan voor dat uw
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 35
presentatie werd gecontroleerd door het management, het Communication
Department van de Groep en het Juridisch Departement of de Ethics and
Compliance Officer van het land waar de concurrenten het desbetreffende
congres kunnen bijwonen.
5.2. Sociale media op voorzichtige wijze gebruiken
Valeo gebruikt sociale media, zoals Facebook,
LinkedIn en Twitter om met onze klanten en
belanghebbenden te communiceren. Enkel
aangeduide woordvoerders uit het
Communication Department zijn evenwel
gemachtigd om namens Valeo via sociale media te communiceren.
Hoewel het ons vrij staat onze eigen sociale media-accounts in onze eigen tijd
te gebruiken, moeten we ons bewust zijn van de risico's die deze inhouden. Vaak
kan informatie, waarvan we denken dat deze persoonlijk is, op sociale media
gezien worden door een breed publiek en een gebrek aan terughoudendheid
zou aanleiding kunnen geven tot het openbaar maken van vertrouwelijke
informatie van Valeo of van belanghebbenden van Valeo.
Wanneer u Facebook, Twitter, Instagram of andere sociale media gebruikt om
met vrienden en contactpersonen te communiceren, zorg er dan voor dat u de
onderneming en de werknemers van Valeo respecteert en onze vertrouwelijke
informatie beschermt.
Raadpleeg Confidentiality and Image Policy en de Social Media Guidelines voor
meer informatie of neem contact op met het Communication Department
mocht u vragen hebben.
5.3. Handel met voorkennis - aan- en verkoop van Valeo-
aandelen
Beursreguleringenleggeneenaanzienlijkverantwoordelijkheidsrisico op aan elke
werknemer (en niet enkel aan kaderleden) die toegang heeft tot "gevoelige"
(bevoorrechte) informatie over Valeo (of enige andere onderneming, met
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 36
inbegrip van concurrenten, leveranciers, klanten of ondernemingen en
individuen waarmee Valeo zakelijke relaties onderhoudt) die niet publiekelijk
gekend is en die rechtstreeks of via een tussenpersoon, voor zichzelf of haarzelf
of namens een derde partij, financiële instrumenten aan- of verkoopt die
uitgegeven zijn door Valeo (of derivaten die erop betrekking hebben) of een
dergelijke aan- of verkoop aanbeveelt aan een derde partij (in het bijzonder aan
vrienden of familieleden) of die deze informatie openbaar maakt voor andere
doeleinden dan die waarvoor toegang werd verleend tot dergelijke informatie.
Naast het risico van burgerlijke aansprakelijkheid, en in sommige gevallen,
strafrechtelijke aansprakelijkheid wegens handel met voorkennis, maakt Valeo
zich zorgen over de negatieve impact die publiciteit over handel met voorkennis
zou kunnen hebben op de volledige Valeo Groep en haar aandeelhouders.
Vele werknemers hebben bij Valeo toegang tot
vertrouwelijke informatie. Dit betekent niet dat
werknemers nooit Valeo- aandelen mogen kopen of
verkopen. Juridische risico's doen zich enkel voor wanneer
de informatie voor een "redelijke" belegger of speculant
"gevoelig" zou zijn, met andere woorden, informatie
waarvan een belegger redelijkerwijs zou kunnen denken dat deze een
belangrijke factor is in zijn of haar beslissing om financiële instrumenten van
Valeo te kopen, te verkopen of aan te houden.
Algemeen beschouwd is bevoorrechte informatie informatie die niet
vrijgegeven is aan het publiek en die, wanneer deze publiekelijk gekend zou
worden, de marktprijs van het financieel instrument van de emittent zou kunnen
beïnvloeden. De beslissing of informatie bevoorrecht is wordt vervolgens
overgelaten aan het oordeel van elk individu.
Bij Valeo is, behalve in ongewone of uitzonderlijke omstandigheden, het meest
gebruikelijke voorbeeld van "gevoelige" of "bevoorrechte" informatie
informatie over verkoop- of omzetcijfers die niet nog vrijgegeven is aan het
publiek.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 37
Enkele voorbeelden van eenmalige gebeurtenissen die beschouwd kunnen
worden als "bevoorrechte" informatie zijn beleggingsdeals, overnames,
desinvesteringen, plannen om belangrijke productie- eenheden te sluiten, het
ondertekenen of beëindigen van nieuwe belangrijke contracten, het op de
markt lanceren of uit de markt terugtrekken van producten, belangrijke
wijzigingen in het aandeelhouderschap of in het hogere management,
transacties die een impact hebben op het kapitaal of de dividenden.
Het voorzichtige, behoudende beleid zou zijn om alle aan- of verkopen te timen
na de officiële publieke vrijgave van dergelijke informatie.
Het hierboven uiteengezette beleid is niet van
toepassing op het aankopen van aandelen via de
uitoefening van aandelenopties (aangezien de prijs
die voor aandelenopties betaald moet worden, op
voorhand vastgesteld en bepaald is door de Raad
van Bestuur van Valeo), maar is wel van toepassing
op elke aankoop van aandelen die verricht wordt
via een aandelenoptieplan.
Daarnaast is dit beleid ook van toepassing op elk financieel product of
instrument dat verbonden is aan Valeo-aandelen (bijvoorbeeld, opties,
aandelen van gemeenschappelijke fondsen of derivaten).
Tot slot zijn de hierboven uiteengezette beleidsregels eveneens van toepassing
op aandelen en effecten in ondernemingen die zakelijke banden hebben met
Valeo (in het bijzonder, concurrenten, leveranciers, klanten en ondernemingen
of individuen waarmee Valeo zaken doet).
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 38
6. Training - ons bewustzijn ontwikkelen
Het begrijpen van de risico's is van essentieel belang voor het welslagen van
ons compliance- programma. Alle ingenieurs en leidinggevenden alsook
leidinggevenden die een grotere kans hebben problematische situaties mee te
maken, ontvangen regelmatig opleiding rond antitrust, anti-omkoping en
andere onderwerpen. Nieuwe medewerkers bij Valeo dienen zo snel mogelijk
na hun aanwerving een compliance-opleiding te volgen om meer te weten te
komen over ons engagement naar ethische zakelijke praktijken toe.
Tijdens onze opleiding wordt de klemtoon gelegd op het ontwikkelen van een
gedetailleerd begrip van bepaalde illegale praktijken en aanverwante
wetgevingen. Er worden praktische voorbeelden gegeven en de beleidsregels
en procedures van Valeo worden erin besproken. Deze opleiding is verplicht
omdat werknemers gevormd worden rond het identificeren, rapporteren en
oplossen van bekommernissen.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 39
7. Problemen aankaarten - Waarschuwen
Ons Ethics and Compliance Program is gericht op het voorkomen van
problemen, het onder controle houden van risico's en het verminderen van onze
blootstelling aan non-compliance; het succes ervan hangt af van persoonlijke
integriteit en onze collectieve vastberadenheid om ethisch te handelen.
Het is van essentieel belang om vroegtijdig problemen te detecteren om
schendingen van wetten en beleidsregels te voorkomen. Wanneer wangedrag
zich toch voordoet, is het belangrijk om zo snel mogelijk te reageren om te
vermijden dat dit zich opnieuw voordoet.
Het is in het beste belang van de onderneming om zich te uiten wanneer we
getuige zijn van of een vermoeden hebben dat een activiteit in strijd is met onze
Code of beleidsregels. Hiermee herbevestigen we ons engagement naar
integriteit toe. Er worden verschillende manieren ter beschikking gesteld voor
zij die een bekommernis wensen te uiten:
► Uw Manager
► Uw HR-team of wanneer het probleem niet op gepaste wijze kan
worden aangepakt op (nationaal) niveau van de dochteronderneming:
► De Senior Vice President of Human Resources
► De General Counsel van de Groep
► De Chief Ethics and Compliance Officer
► De Internal Audit Director
Voor wangedrag inzake fraude, omkoping of antitrust, wordt een specifiek
rapporteringssysteem beschikbaar gesteld. Overeenkomstig de lokale
wetgeving, biedt het systeem verschillende opties om een vertrouwelijke en -
indien nodig - anonieme waarschuwing te plaatsen: Volg deze link om meer te
weten te komen over de Line of Alert-procedure van Valeo.
Een speciale hotline stuurt de beller door naar een persoon die zijn/haar eigen
taal spreekt: Line of Alert-telefoonnummers van Valeo.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 40
Voor zij die een vertrouwelijke schriftelijke waarschuwing wensen te plaatsen, is
een speciale meertalige website 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar
op: http://www.expolink. co.uk/valeo.
Mensen kunnen er ook voor kiezen om gewoon een e-mail te sturen naar het
volgende speciale e-mailadres: [email protected]. Dit e-mailadres kan
gebruikt worden door alle werknemers wereldwijd uit alle entiteiten die
gecontroleerd of beheerd worden door Valeo. Overeenkomstig lokale
wetgevingen kunnen berichten ook anoniem worden doorgestuurd.
U mag er op vertrouwen dat alle bekommernissen die u meldt ernstig worden
genomen en onmiddellijk worden onderzocht.
Valeo tolereert geen vergelding tegen wie ook die in goed vertrouwen iets
meldt of wegens uw deelname aan enig aspect van een onderzoek, proces of
hoorzitting. Melding die in goed vertrouwen worden gedaan zijn eerlijk en
nauwkeurig; we tolereren geen meldingen die enkel bedoeld zijn om de
loopbaan of de reputatie van een werknemer te schaden. Ongeacht het feit of
uw land anonieme meldingen toelaat, dient u zich altijd veilig te voelen om in
goed vertrouwen zaken te melden zonder uw identiteit te verbergen.
Voor meer informatie over de beleidsregels van Valeo inzake
het melden van schendingen en niet-vergelding, raadpleeg het
deel Line of Alert op het Ethics & Compliance portaal.
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 41
Ethics and Compliance program – Valeo Code of Ethics
The Valeo Code of Ethics | 42
ETHIEK & COMPLIANCE
https://smartworkplace.apps.valeo.com/ethics-and-compliance-portal/home
www.valeo.com
Dutch version
© Copyright 2018 Valeo. All Rights Reserved
