De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

11
De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces

Transcript of De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

Page 1: De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

De essentie van administratieve organisatie 1 van 11

Hoofdstuk 2Het inkoopproces

Page 2: De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

De essentie van administratieve organisatie 2 van 11

De fasen van het inkoopproces

•initiatief tot inkoop;•aanvragen en selecteren van offertes;•bestellen van de goederen;•goederenontvangt;•retourzendingen;•factuurcontrole en -afwikkeling.

Page 3: De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

De essentie van administratieve organisatie 3 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 1: initiatief tot inkoop.•Ieder inkoopproces wordt geactiveerddoor een impuls.

– Waarom is een impuls nodig? – Wie mag een inkoopopdracht geven?– Wat is de aanleiding tot een inkoopopdracht?

Page 4: De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

De essentie van administratieve organisatie 4 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 2: aanvragen en selecteren van offertes.•Procedure offerteaanvraag:

– aanvragen, vast te leggen in offertebestand;– binnengekomen offertes registreren;– gelijktijdig beoordelen;– beslissing vastleggen in offertebestand.

Page 5: De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

De essentie van administratieve organisatie 5 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Bij leveranciersselectie op basis van offertes wordt gekeken naar:

– prijsaspecten;– kwaliteitsaspecten;– bereikbaarheid leverancier;– leverings- en betalingscondities.

Page 6: De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

De essentie van administratieve organisatie 6 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 3: bestellen van de goederen.•Verschillende soorten inkoopcontracten zijn:

– afroepcontracten– afnamecontracten– oogstcontracten– raamcontracten

Page 7: De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

De essentie van administratieve organisatie 7 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 4: goederenontvangst.•Kwaliteitsbewaking is een belangrijk marketinginstrument. Dit gebeurt bij goederenontvangst door:

– controle ontvangst door de portier;– ontvangstmelding en eventueel besluit tot

controle van de levering door de magazijnmeester;– controle door magazijnmeester dan wel

laboratorium.

Page 8: De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

De essentie van administratieve organisatie 8 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 5: retourzendingen.•Bij retourzending stuurt de leverancier een creditnota. Deze wordt verwerkt in de crediteurenadministratie.

Page 9: De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

De essentie van administratieve organisatie 9 van 11

De fasen van het inkoopproces

•Fase 6: het afwikkelen van de inkoopfactuur

– ontvangst van de factuur door administratiefactuur vastleggen en nummeren;

– factuur controleren met bestelopdracht, ontvangst, eventueel contract (prijscontrole);

– crediteur opboeken;– factuur betaalbaar stellen; – factuur betalen.

Page 10: De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

De essentie van administratieve organisatie 10 van 11

Operationele informatiebehoefte

•Informatie nodig voor de uitvoering van het inkoopproces:

– hoogte van de voorraden;– leveranciersgegevens;– assortiment van de leveranciers;– contractgegevens.

Page 11: De essentie van administratieve organisatie 1 van 11 Hoofdstuk 2 Het inkoopproces.

De essentie van administratieve organisatie 11 van 11

Tactische informatie

•Gericht op de beheersing van het proces.•Leveranciersbeoordeling (Leveren ze gemiddeld op tijd? Hoeveel procent van de leveringen klopt met de bestelling?):

– ontwikkeling inkoopprijzen;– werkelijke kosten t.o.v. gebudgetteerde kosten;– kosten retourzendingen.