De CIO voor groei...De CIO voor groei Wees niet bang voor een beetje paranoia over...
18
De CIO voor groei Lessen en strategieën voor leiderschap in snel groeiende bedrijven
Transcript of De CIO voor groei...De CIO voor groei Wees niet bang voor een beetje paranoia over...
De CIO voor groeiLessen en strategieën voor leiderschap in snel groeiende bedrijven
2
xerox.com
De CIO voor groei
xerox.com
Groei beter laten werken
Groei voert voor bedrijven de druk flink op. Zo verandert voor HR de organisatorische cultuur en moeten alle bedrijfseenheden steeds betere resultaten leveren.
Voor de IT-afdeling vormt de bedrijfsvoering in het algemeen het grootste probleem. Hoe kun je je bronnen opschalen, je efficiëntie verbeteren en effectiever te werk gaan; en dat allemaal ook nog eens tegelijkertijd?
Dit aspect van groei vormt om meerdere redenen een uitdaging:
– Het IT-budget groeit niet evenredig met het bedrijf mee.1 Daardoor moet de IT- afdeling relatief gezien meer doen met minder.
– Andere afdelingen groeien als kool, waardoor het voor de IT-afdeling steeds lastiger wordt om alle workflows en processen bij te benen.
– In een snel groeiend bedrijf vormt de stortvloed aan nieuwe verzoeken zo veel werk dat er weinig tijd is voor strategische kwesties.
Daarom is IT-leiderschap in een groeiend bedrijf zo anders dan in een gevestigd bedrijf. In snel groeiende bedrijven ben je niet alleen tijd kwijt aan nieuwe processen, je moet ook de verouderde ad-hoc processen verbeteren en de nieuwe formaliseren.
Als je groei wilt laten werken, moeten je mensen, processen en technologie naadloos op elkaar laten aansluiten.
12
34
3
xerox.com
De CIO voor groei
Je bent van nature strategisch bezig omdat je de schaalbare, flexibele fundering voor groei legt. Je zorgt ervoor dat de juiste processen de hoeksteen van het bedrijf worden.
Als je het goed aanpakt, leid je de transformatie van wat je bedrijf was naar wat het gaat worden. Dat is een enorme uitdaging, maar daar houden wij wel van.
Die drie worden echter flink op de proef gesteld in een groeisituatie. Plotseling zie je de risico’s en inefficiëntie van je oude processen. Je mensen krijgen nieuwe uitdagingen en verantwoordelijkheden op hun bord. De technologie die zo goed werkte toen je bedrijf nog klein was, vormt nu alleen maar een beperking.
Als IT’er in een groeiende onderneming sta je voor een spannende reis. Tegelijkertijd krijg je ook te kampen met bijzonder pittige uitdagingen op het gebied van de bedrijfsvoering én je carrière.
Groei beter laten werken
4
xerox.com
De CIO voor groei
“De meeste snel groeiende bedrijven geven hun CIO’s niet genoeg tijd voor zaken als architectuur en flexibele systemen. Zodra de winst explodeert, krijgt de IT-afdeling enorm veel werk op haar bord.”Derek Slater CIO.com2
Vijf strategieën waarmee je groei laat werken
“Op een gegeven moment werden de eisen van het bedrijf een ware stortvloed. Het was dweilen met de kraan open. Er werd van ons verwacht dat we elke drie weken nieuwe toepassingen en functies zouden toevoegen.”Tanni Graichen Voormalig vicevoorzitter van Integrated Card Business en CIO van Providian2
7
xerox.com
De CIO voor groei
1Workflows begrijpen, vastleggen en documenteren
Kleine bedrijven improviseren vaak met processen. Zodra ze snelle groei doormaken, komen de risico’s en inefficiëntie van ad-hocprocessen aan het licht en heeft iedereen er last van. Je moet die processen daarom formaliseren.
Zodra een proces namelijk problemen veroorzaakt en de IT-afdeling moet komen helpen, laat de oorzaak zich heel lastig vinden. Voorbeeld: je collega’s bij financiën balen ervan
dat het zo lang duurt om facturen door te sturen naar de boekhouding. Ze wenden zich tot jou voor een oplossing.
Aanvankelijk lijkt het alsof de IT-afdeling hier weinig aan kan doen. Misschien kun je wat printers en scanners dichter bij de mensen zetten die de documenten verwerken. Maar stel dat je met de financiële afdeling had samengewerkt aan de vastlegging van de workflow, dan had je over nuttige informatie beschikt.
8
xerox.com
De CIO voor groei
Want dan wist je: – uit hoeveel stappen de workflow bestaat; – bij welke stappen menselijke aandacht nodig is; – welke stappen je kunt automatiseren; – welke uitvoer het belangrijkst is.
Als een afdeling bij je komt met een verzoek, kun je het beste dit soort vragen over de workflow stellen. Dan weet je namelijk veel beter wat je moet optimaliseren en waar je rekening mee moet houden terwijl je aan de oplossing werkt. Overigens bleek in bovenstaand voorbeeld dat de oplossing lag in een aangepaste workflow waarbij het handmatige werk automatisch verliep met behulp van een multifunctionele printer en cloudopslag.
Als je je workflow tijdig documenteert, krijgt iedereen in het bedrijf een duidelijk overzicht van de benodigde processen, mensen en technologie voor een soepele workflow. Zo zorg je voor een duidelijk startpunt vanwaar jij en het bedrijf samen problemen opsporen en oplossingen vinden.
“Het is veel makkelijker om nieuwe mensen bij oude processen te betrekken dan andersom. Formaliseer je processen. Dan komt nieuw personeel sneller mee.”
Ben Horowitz Voormalig CEO bij Opsware3
1De CIO voor groei
9
xerox.com
De CIO voor groei
Zorg dat alle neuzen in het bedrijf dezelfde kant op staan
Er bestaan voor een probleem altijd meerdere oplossingen. Als je onder druk staat om snel met een oplossing te komen, lopen de doelen van het bedrijf en de IT-afdeling wellicht niet meer gelijk.
Met deze tips zorg je ervoor dat het bedrijf en jij dezelfde doelen najagen als het aankomt op probleemoplossing:
a. Laat het personeel rouleren Joe Lacik, CIO bij Aviall Inc., een distributeur
van onderdelen voor de luchtvaartindustrie (inmiddels onderdeel van Boeing) ontdekte dat IT bij Aviall zo goed functioneerde omdat het bedrijf zijn personeel liet rouleren waardoor niet-IT’ers samen met IT’ers werkten.
2b. Als iemand je om een oplossing vraagt,
laat er dan eerst de vijf ‘waaroms’ op los: Ga niet meteen aan de slag, maar
gebruik deze vraagmethode om via een workflowanalyse de oorzaak van het probleem bloot te leggen. Toyota begon met deze techniek en sindsdien maken veel snel groeiende start-ups er gretig gebruik van. Ook voor snel groeiende IT-afdelingen is het een nuttige techniek.
“ Hoe meer we de rest van het bedrijf kunnen betrekken bij de IT-afdeling, hoe meer de neuzen allemaal dezelfde kant op komen te staan.” Joe Lacik CIO bij Aviall4
“ Door al die chaos en confrontaties moet je de hele tijd overal brandjes blussen. Als al dat gedoe steeds hogere overheadkosten veroorzaakt, kan een innovatief team onder de kosten bezwijken.” Eric Ries
Schrijver van The Lean Start-up5
10
xerox.com
De CIO voor groei
Wees niet bang voor een beetje paranoia over veiligheidsrisico’s
Tenzij je in een branche werkt met strenge regelgeving, zoals de gezondheidszorg of juridische organisaties, maken veel bedrijven zich niet zo druk om de beveiliging van documenten. Maar dat zouden ze wel moeten doen. In 2014 was 60 procent van de cyberaanvallen gericht op kleine en middelgrote bedrijven.6 En de schade van zo’n aanval bedraagt per persoon in een klein bedrijf veel meer dan in een groot bedrijf: € 1.474,- tegenover € 402,-7
Bij maar liefst 90 procent van de bedrijven is digitaal ingebroken doordat ze onveilig printen.8
Topmanagers weten dat effectieve beveiliging van IT en documenten een nijpend probleem is. Maar de put wordt pas gedempt als het kalf verdronken is. Op dat moment heb je al te kampen met reputatieschade, gegevensverlies en onderzoekskosten - en dat voert de druk flink op.
Zorg daarom zo vroeg mogelijk voor een helder veiligheidsbeleid in je bedrijf en voer strenge, geformaliseerde controles uit van je print- en documentsystemen.
Hoe sneller een bedrijf groeit, des te moeilijk het is om een veiligheidsbeleid op te stellen en ervoor te zorgen dat iedereen zich eraan houdt.
Overigens staan we je daar graag in bij als je wat hulp nodig hebt.
3In 2014 was 60 procent van de cyberaanvallen gericht op kleine en middelgrote bedrijven
11
xerox.com
De CIO voor groei
Trek vaker de stekker eruit
CIO’s houden graag vast aan de technologie die ze al hebben, zelfs als ze daardoor nieuwe processen niet optimaal kunnen ondersteunen.
Maar die benadering leidt tot schadelijke tijdelijke oplossingen waardoor je uiteindelijk wordt opgescheept met een onontwarbare kluwen aan codes en overbodige apparatuur.
4Snel groeiende bedrijven zijn volledig afhankelijk van hun vermogen om te zorgen voor nieuwe processen en werknemers. Je moet je daarom richten op schaalbaarheid en flexibiliteit in plaats van wat het beste uitkomt in de praktijk.
Als de groei van een bedrijf wordt belemmerd door rommelige, oude technologie, lijdt het hele bedrijf eronder. Ook de IT-afdeling is de klos: die krijgt steeds meer verzoeken en complexiteit op haar bord.
“Wat kost het je tegenwoordig als het IT-team niet snel genoeg een proces kan implementeren dat je een concurrentievoordeel oplevert? Dát kost het je. Dat noem ik de flexibiliteitspremie.” Robin Johnson, Voormalig CEO bij Dell9
Als je bedrijf groeit, doe je er goed aan verouderde technologie de deur uit te doen. Die kost je gewoonweg te veel tijd en geld. Zo krijg je zelf meer tijd voor de belangrijkste kwesties.
Dat geldt al helemaal voor drukwerk. Ontdek zelf wat jij met je printers kunt doen.
12
xerox.com
De CIO voor groei
Kies tussen uitbesteden en intern delegeren
De stortvloed aan verzoeken die je tijdens een periode van snelle groei krijgt, vormt een kans, maar evengoed een probleem. Het is een probleem omdat al die verzoeken veel tijd en middelen opeisen. Tegelijkertijd is het een kans omdat je objectief kunt vaststellen of de IT’ers zich wel op de juiste doelen richten.
De ideale leider richt zich tijdens snelle groei op het stellen van prioriteiten. Welke projecten,
5taken en functies van de IT-afdeling zijn onmisbaar? En welke doen er minder toe? Je kunt daarbij samenwerken met de zakelijke belanghebbenden en een kader opstellen waar zij achter staan.
Daarna breng je alle verzoeken onder in categorieën. Zo zie je in één oogopslag waar je IT-afdeling mee bezig is. Als de afdeling op een bepaald vlak tekortschiet, moet je die taken misschien uitbesteden, zodat je eigen mensen
zich volledig kunnen concentreren op het werk waar ze goed in zijn en dat ze het liefst doen.
Met uitbesteding en automatisering zorg je ervoor dat je team minder zwaar wordt belast. Wil je dat slim aanpakken, dan begin je met een analyse. Waar is je team het leeuwendeel van zijn tijd en middelen aan kwijt?
13
xerox.com
De CIO voor groei
“Bij tegenslagen zorgt een slimme CIO ervoor dat zijn personeel flexibel inzetbaar is. Snel groeiende bedrijven merken echter dat hun IT’ers beter presteren als ze zich op één taak richten.”Derek Slater CIO.com2
14De CIO voor groei
xerox.com
Maar weinig mensen weten dat 40 procent van de bedrijfsactiviteiten om documenten draait.10
Gemiddeld geven bedrijven maar liefst 10 procent van hun inkomsten uit aan documenten. Als je snel de hele organisatie wilt verbeteren, begin dan met het documentbeheer.
De besparingsmogelijkheden zijn eindeloos: je kunt documentworkflows automatiseren, maar bijvoorbeeld ook je drukwerk uitbesteden. Zo bespaar je niet alleen geld, maar laat je hele processen veel sneller verlopen. Het is ook slim om op zoek te gaan naar manieren om strategischer met documenten om te gaan.
Hulp nodig? We zijn er voor je.
Waarom je met documentbeheer moet beginnen
10 procent van de inkomsten
40 procent van alle bedrijfsactiviteiten
De CIO voor groei
xerox.com
15
Leg de lat hoog
Kleine bedrijven hebben kleine IT-budgetten. Daardoor zijn ze veel tijd kwijt aan brandjes blussen en opknapwerk. Maar zodra een bedrijf groeit, is er ook ruimte voor een groter IT-budget.
De IT-infrastructuur moet een voorsprong hebben op de groei van het bedrijf. Zo kunnen de systemen nieuwe mensen, processen en technologie aan.
Dit deel van het werk van een groeimanager is om allerlei redenen het boeiendst. Elke stap die je zet, is van groot strategisch belang voor je bedrijf. Daarnaast heeft je handelen grote gevolgen voor de manier waarop het bedrijf de met groei gepaard gaande uitdagingen het hoofd biedt.
Als je dus een schaalbare en flexibele fundering wilt leggen, je eigen afdeling op de bedrijfsstrategie wil afstemmen en je je middelen richt op de initatieven die het bedrijf als eerste tot wasdom laten komen, dan ben je goed bezig. Je laat groei stapje voor stapje beter werken.
En daar kan maar weinig aan tippen.
“We zijn eens in één jaar tijd van 400 naar 800 man gegroeid. Aan het eind van zo’n jaar werkt de helft van je personeel nog geen twaalf maanden bij je. Geen wonder dat je oude processen dan bijna uit hun voegen barsten! Da’s een mooi luxeprobleem.” Ari Gesher Senior Engineer bij Palantir Technologies11
16
xerox.com
De CIO voor groei
Om ook te lezen
Vier nuttige veranderingen voor schaalbare IT.
Kleine bedrijven moeten vaak compromissen sluiten op het gebied van documentmanagement. Maar als het bedrijf groeit, kunnen ze het anders aanpakken.
In onze SlideShare lees je hoe je slechte gewoonten van vroeger afleert en je helemaal klaar maakt voor de toekomst. Lees ’m nu.
Lees de SlideShare
Content to be inserted in here.Lorem ipsum dolor et sit amet cu nec quodsi.
Vier slimme manieren om groei te laten werkenHoe slimmere documentstrategieën je IT’ers helpen bij snelle groei
Xerox, dat zijn wij.
En wij zijn ervan overtuigd dat groei niet kan werken voor een bedrijf als het zijn IT niet op orde heeft.
We helpen groeiende bedrijven met efficiënt druk- en documentbeheer, zodat hun processen beter werken.
Praat eens met ons.
Of kijk op xerox.com om meer te weten te komen.
© 2
015
Xero
x Co
rpor
atio
n. A
lle re
chte
n vo
orbe
houd
en. X
erox
® e
n Xe
rox
and
Des
ign®
zijn
han
dels
mer
ken
van
Xero
x Co
rpor
atio
n in
de
Vere
nigd
e St
aten
en/
of a
nder
e la
nden
.
De CIO voor groei
Bronnen:
1 ‘I know what you’re thinking’, Angele Boyd, Industry Analyst IDC2 IT Leadership: Dealing with corporate growth, Derek Slater, CIO.com3 Taking the mystery out of scaling a company, Ben Horowitz, 20104 IT Job rotation rare but critical for business alignment, SearchCIO5 The Five-Whys for Start-ups, Eric Ries, Harvard Business Review6 Internet Security Threat Report, Symantec, April 20157 Global Report of Cost of Cyber Crime, Ponemon Institute, October 20148 The biggest mistakes companies make with data security, Digital Guardian, May, 20159 Why today’s CIO must foster agility, Robin Johnson, CIO.com10 Poor document processes lead to significant business risk, IDC11 Wisdom from hyper-growth companies, Lisa Regan
