De 5 vaakst voorkomende SharePoint fouten. Dit moet je weten voor succes met SharePoint!

COGN-IT BVBA | Kerkweg 15 - 1703 Dilbeek - België | [email protected] | www.cogn-it.be | +32 (0)2 669 05 80

1. De alles of niets benadering

Bedrijven trachten vaak een volledige intranet site inclusief Publishing Sites, Team Sites, MySites, InfoPath formulieren, Business Intelligence en Document Management te implementeren. Een alles of niets benadering. Hoewel dit allemaal fantastische features zijn, kan het nogal overweldigend zijn voor eindgebruikers wanneer deze allen tegelijkertijd geïmplementeerd worden. Wanneer deze niet met de nodige ondersteuning uitgerold worden, zal hun impact veel kleiner zijn en blijven heel wat nuttige functies wellicht ongebruikt.

Wanneer een gebruiker bijvoorbeeld heel wat deadlines en taken af te leveren heeft, zal hij dan echt zijn Mysite updaten? Of de documenten correct taggen? Of de documenten uploaden naar de Team Site in plaats van deze snel te mailen?

Om een succesvol SharePoint platform uit te rollen doe je dit beter stap voor stap.Elke dienst heeft zijn specifieke noden, tracht hierin tegemoet te komen en je zal zien dat gebruikers enthousiaster gebruik gaan maken van de mogelijkheden. Automatisch zullen zij dan ook de andere functies gaan ontdekken.

2. Document management niet correct implementeren

Hoewel Document libraries in SharePoint ongelofelijke voordelen bieden zijn slechts weinigen van hen goed opgebouwd. Bovendien worden medewerkers vaak niet voldoende opgeleid om deze ef-ficiënt te gebruiken, wat er kan toe leiden dat ze de mogelijkheden niet naar waarde inschatten.

Gratis whitepaper: 5 fouten die bedrijven maken met SharePoint

Een succesvolle implementatie van SharePoint is een hele uitdaging. Het uitkiezen van slechts 5 van de meest voorkomende fouten is al een uitdaging op zich. Een zwakke controle, het ontbreken van een intranet strategie en duidelijk beleid zijn de traditionele fouten. Er is echter meer.


De opmaak van de libraries en bijbehorende metadata kunnen verschillen per afdeling. Het gebruik van content types en managed metadata biedt een groot voordeel.

Met ‘content types’ kan je een lijst van templates creëren binnen een library, wanneer een gebruiker dan klikt op ‘new’ krijgt hij de lijst met voorgedefinieerde templates te zien. Als deze goed opgezet zijn dan kan de informatie uit dit document als te filteren metadata opgenomen worden in de library.

Bovenstaande library bevat veel verschillende mappen en geen bruikbare metadata

Deze library bevat wel goede, filterbare metadata en geen folders

5 fouten die bedrijven maken met SharePoint


3. SharePoint enkel gebruiken als een CMS

Het implementeren van SharePoint als een intranet site vraag heel wat werk. Maar het zijn net moge-lijkheden als Team sites, project sites, document management, collaboratie en rapportage die de grote meerwaarde bieden. Zorg ervoor dat deze verwerkt zitten in de intranet strategie.

Om zulk project te starten moet je goed de mogelijkheden kennen van wat SharePoint te bieden heeft voor uw bedrijf. Zorg dat je hiervoor de nodige ondersteuning krijgt. Cogn-it is gespecialiseerd in SharePoint implementaties en biedt graag een klare kijk op de mogelijkheden voor uw organisatie. Zo haalt u gegarandeerd een maximale ROI uit de investering.

4. Gebrek aan SharePoint expertise in de organisatie

Een SharePoint project tot een succes maken kent vele facetten. De installatie op zich is redelijk een-voudig. Maar als de administrator het nut van versie controle, archivering, records management en veel meer niet kent, dan kan de site binnen het jaar onbruikbaar zijn.Begrijpen hoe de SharePoint omgeving gebruikt zal worden en het gebruik vooraf plannen is cruci-aal.Organisaties hebben ook de neiging om collaboratie mogelijkheden op te zetten en simpelweg te verwachten dat medewerkers deze zullen gebruiken. Het resultaat zijn lege MySites en discussiegroe-pen. Technische kennis hebben van SharePoint is niet genoeg. Er moet een plan zijn dat ervoor zorgt medewerkers de mogelijkheden benutten. Wanneer mensen lege pagina’s zien, komen ze later vaak niet meer terug.

5. Mogelijkheden over het hoofd zien

SharePoint biedt vele mogelijkheden die een echt verschil kunnen betekenen voor de organisatie. Deze mogelijkheden ontlasten medewerkers van repititieve taken zodat ze productiever kunnen wer-ken. Custom lists, workflows, content types en formulieren zijn bijvoorbeeld geweldig en kunnen de werkcultuur binnen de organisatie veranderen.Stuur je nog geregeld excel bestanden rond, dan is de kans groot dat je minstens 1 belangrijke feature mist. Custom lists bieden hiervoor heel wat mogelijkheden: importeer het excel document en sla het op als lijst. Deze kan je dan aanpassen, door bijvoorbeeld een data veld standaard op de dag van vandaag te zetten. Je kan ook alerts toevoegen zodat, wanneer iemand een update doorvoert, ande-ren hiervan een melding krijgen. Je kan verschillende views aanmaken, informatie filteren of delen met andere lijsten en veel meer.De mogelijkheden voor betere collaboratie zijn eindeloos. En dit is nog maar een klein deel van de mogelijkheden binnen SharePoint.

Wenst u professionele ondersteuning voor de implementatie van uw SharePoint omgeving? Cogn-it is voor u de ideale partner.Contacteer ons via [email protected] of +32 (0)2 669 05 80

5 fouten die bedrijven maken met SharePoint

CONTACTEER ONZE SHAREPOINT SPECIALISTS

Kerkweg 15 1703 Dilbeek - België

[email protected] www.cogn-it.be

+32 (0)2 669 05 80

http://www.cogn-it.be/nl/

De 5 vaakst voorkomende SharePoint fouten. Dit moet je weten voor succes met SharePoint!

Technology

Transcript of De 5 vaakst voorkomende SharePoint fouten. Dit moet je weten voor succes met SharePoint!