Data opslaan & bewaren Bibliotheek – Project RDM Ondersteuning Basistraining voor...

Data opslaan &bewaren

Bibliotheek – Project RDM Ondersteuning

Basistraining voor informatiespecialisten

RDMO Data opslaan & bewaren 2

Manieren om data te verliezen

Bestand of drager verdwijnt: bestand per ongeluk

verwijderd, computer gestolen

Bestand of drager raakt beschadigd: bit rot, brand

Documentatie gaat verloren: data verliest context

Benodigde soft- of hardware raakt buiten gebruik


Manieren om data te behouden

Goed opslagmedium

Back-ups

Regelmatige controle (opslagmedium, bestand)

Beveiliging

Duurzame bestandsformaten


Opslagmedia


Digitale opslagmogelijkheden

Schijf (netwerk, pc, extern)

Onderzoeksapparatuur of softwarepakket (CAQDAS)

Virtual Research Environment (VRE)

Cloud (Dropbox, Google Drive e.a.)

Repository


Overwegingen

Beschikbare ruimte

Prijs

Gebruiksgemak

Veiligheid


Aandachtspunten

Exportmogelijkheden kan ik wat ik erin stop, er ook weer uit halen? In welk formaat?

Veiligheid waar staan mijn data precies en welke wetgeving geldt daar?

Betrouwbaarheid kan ik erop vertrouwen dat mijn data niet wegraken, ik er altijd bij kan en ik vorige versies kan herstellen?


Back-ups


Back-ups maken

handmatig

met behulp van software

laten doen (opslag op UvA-netwerkschijf = back-up

door ICT Services)


Back-ups

Full:

integrale kopie van alle bestanden

Incremental:

kopie van wijzigingen sinds laatste back-up

Differential:

kopie van wijzigingen sinds laatste full back-up


Back-ups

Aantal: ten minste 1, liever 2 op div. locaties

Frequentie: hoe vaak wijzigen de bestanden?

Identificatie: datum, inhoud?

Controle: compleet en toegankelijk?


Beveiliging


Fysieke beveiliging

Vergrendel je desktop als je even weggaat ( + L)

Doe je kamerdeur op slot

Hou een oogje op je laptop

Vervoer je usb-stick verliesbestendig


Virtuele beveiliging

Firewall

Anti-virus software

Updates van software en besturingssysteem

Wachtwoorden (netwerk, pc, bestand)

Encryptie (bestand, schijf, usb-stick)

Kwaliteitscontrole

Zelf kijken: ziet het eruit

zoals het moet?

Laten rekenen: klopt de

checksum?


Jorge Stolfi, Checksum, Wikimedia Commons http://en.wikipedia.org/wiki/File:Checksum.svg

http://en.wikipedia.org/wiki/File:Checksum.svg

Oefening


De UK Data Service heeft 10 situaties waarin het

misging met de veiligheid en beveiliging van

onderzoeksdata op een rijtje gezet. Met welke

voorzorgsmaatregelen hadden deze scenario’s

voorkomen kunnen worden?UK Data Archive (UK Data Service), Managing and sharing data. Training resources (2011), 63-65

http://ukdataservice.ac.uk/manage-data/training.aspx




Bestandsformaten


Bestanden

Bestand wordt gemaakt m.b.v. software

Bestandsnaam heeft een extensie (.docx, .pdf etc.)

Bestandsextensie zegt iets over bestandsformaat

Bestandsformaat bepaalt of (andere) software er

iets (zinnigs) mee kan

RDMO Data opslaan & bewaren 20Foto: Monique Kooijmans


Uh-oh…

Bestand met de verkeerde software geopend…

maar weten we zeker dat de goede software blijft

bestaan? En het besturingssysteem waaronder die

software werkt?


Drie variabelen, één beïnvloedbare

Bestandsformaat

Software

Besturingssysteem


Duurzame bestandsformaten

zijn onafhankelijk van specifieke betaalde software,

ontwikkelaars of leveranciers (non-proprietary),

hebben open specificaties (open format), of

worden veel gebruikt (bijv. MS Office-formaten)

.docx (MS Office Worddocument)


.txt (text)


.pdf (portable document format, PDF/A)


.xlsx (MS Office Excelbestand)


.csv (comma separated values)



Overwegingen bij het kiezen van een formaat

Welk bestandsformaat werkt met de software die ik

ga gebruiken voor analyse van de data?

Welk bestandsformaat werkt voor soortgelijke data?

Is er een standaard?

Wat wil mijn (beoogd) data-archief?

Data-archieven

beoordelen bestands-

formaten op

1) duurzaamheid

2) geschiktheid voor

hergebruik



Omzetten in ander formaat: risico’s

verlies van data of interne metadata

verlies van opmaak (bijv. bij tekstbestanden)

kwaliteitsverlies (bijv. bij grafische bestanden)

>>> bewaar originele bestand

>>> raadpleeg deskundige


Inventarisatie

Welke bestandsformaten worden in jouw vakgebied het

meest gebruikt?

Welke software wordt in jouw vakgebied het meest

gebruikt?

Kun je onderzoekers adviseren over de voors en tegens?


Selectie &vernietiging


Bewaren voor de lange termijn: redenen

1) Verplichting in verband met verificatie van

onderzoek, opgelegd door wet, financier, instituut of

journal



1) Verplichting (wet, financier, instituut, journal)

2) Ten behoeve van het vakgebied i.v.m. waarde (productiekosten, hergebruik, innovatie),

uniciteit (niet-herhaalbare waarnemingen) en/of

belang voor (wetenschaps)historisch onderzoek



1) Verplichting (wet, financier, instituut, journal)

2) Ten behoeve van het vakgebied

3) Voor niet-wetenschappelijke doelen (bijv. cultureel

erfgoed, musea, presentaties etc.)


Vernietiging: redenen

De onderzoeksdata vallen niet onder één van de

bewaarredenen, en de kosten van bewaren voor de

lange termijn zijn (te) hoog

Vernietiging van de onderzoeksdata is verplicht (bijv.

persoonsgegevens medisch onderzoek)


Veilige vernietiging: manieren

harde schijf: overschrijven m.b.v. software

usb-sticks, cd’s, dvd’s: fysiek vernietigen


Bewaren voor de lange termijn: hoe lang?

Medische data met persoonsgegevens: ten hoogste

15 jaar, tenzij geanonimiseerd

Andere data: ten minste 5 jaar (Gedragscode VSNU)


Bewaren voor de lange termijn: waar?

eigen harde schijf

repository: gespecialiseerd data-archief (wordt vervolgd in ‘Data delen & hergebruiken’)

De praktijk…


http://news.ubc.ca/2013/12/19/scientific-data-lost-at-alarming-rate/

http://www.nature.com/news/scientists-losing-data-at-a-rapid-rate-1.14416





De praktijk…


Edinburgh University Data Library [Data Library]. (2013, November 8). MANTRA – Jeff Haywood – RDM Legacy access and data reuse [. Retrieved from http://youtu.be/BRwcPhavElI

http://youtu.be/BRwcPhavElI

http://www.youtube.com/v/BRwcPhavElI?autoplay=1


Informatiebronnen

UK Data Archive (UK Data Service), Managing and sharing data. Best practice for researchers (2011)http://ukdataservice.ac.uk/manage-data/training.aspx

DANS, DANS Preferred Formats (2013)http://www.dans.knaw.nl/content/data-archief/data-deponeren#voorkeursbestandsformaten

Tjalsma, H. en J. Rombouts, Selection of Research Data. Guidelines for appraising and selecting research data. DANS Studies in Digital Archiving 6 (Den Haag en Delft 2011)http://www.dans.knaw.nl/content/categorieen/publicaties/dans-studies-digital-archiving-6

Vereniging van Nederlandse Universiteiten (VSNU), De Nederlandse gedragscode wetenschapsbeoefening (2012)http://www.vsnu.nl/wetenschappelijke_integriteit.html

Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU), Kwaliteitsborging mensgebonden onderzoek 2.0 (2012)http://www.nfu.nl/img/pdf/NFU-12.6053_Kwaliteitsborging_mensgebonden_onderzoek_2.0.pdf



http://www.dans.knaw.nl/content/data-archief/data-deponeren#voorkeursbestandsformaten

http://www.dans.knaw.nl/content/data-archief/data-deponeren#voorkeursbestandsformaten

http://www.dans.knaw.nl/content/categorieen/publicaties/dans-studies-digital-archiving-6

http://www.dans.knaw.nl/content/categorieen/publicaties/dans-studies-digital-archiving-6

http://www.vsnu.nl/wetenschappelijke_integriteit.html



http://www.nfu.nl/img/pdf/NFU-12.6053_Kwaliteitsborging_mensgebonden_onderzoek_2.0.pdf

http://www.nfu.nl/img/pdf/NFU-12.6053_Kwaliteitsborging_mensgebonden_onderzoek_2.0.pdf


Colofon

Presentatie:

Mariëtte van Selm | [email protected]

Beeld, tenzij anders vermeld bij afbeelding:

Jørgen Stamp | http://www.digitalbevaring.dk/

M. van Selm, RDM Ondersteuning - basistraining voor informatiespecialisten, lesmateriaal sessie 3. Februari 2014.Dit werk is gelicenseerd onder de licentie Creative Commons Naamsvermelding-GelijkDelen 4.0 Internationaal

mailto:[email protected]

http://www.digitalbevaring.dk/

http://www.digitalbevaring.dk/

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/

Data opslaan & bewaren Bibliotheek – Project RDM Ondersteuning Basistraining voor...

Documents

Transcript of Data opslaan & bewaren Bibliotheek – Project RDM Ondersteuning Basistraining voor...