Convenant eFactureren

7 april 2009

1

CONVENANT VAN SAMENWERKING TUSSEN OVERHEID EN

MARKT TER BEVORDERING VAN HET ELEKTRONISCH

FACTUREREN AAN DE OVERHEID

Ondergetekenden,

1. De Staatssecretaris van Economische Zaken, handelend als

bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der

Nederlanden, hierna te noemen: EZ;

2. De Staatssecretaris van Financiën, handelend als bestuursorgaan en

als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden;

3. De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

handelend als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de

Staat der Nederlanden;

4. De Manifestgroep, het informele samenwerkingsverband van elf

uitvoeringsorganisaties;

5. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten;

gezamenlijk aangeduid als "overheidspartijen"

en

6. De Vereniging VNO-NCW;

7. De Koninklijke Vereniging MKB-Nederland;

8. De Vereniging ICT~Office;

gezamenlijk aangeduid als "marktpartijen",

Convenant eFactureren

7 april 2009

2

Overwegende dat:

• elektronisch factureren (verder te noemen: e-Factureren) tot

aanzienlijke besparingen leidt ten opzichte van papiermatig

factureren, en voorts leidt tot efficiëntere bedrijfsvoering en

dienstverlening;

• e-Factureren, enkele initiatieven daargelaten, in Nederland nog niet

breed van de grond komt, met name e-Factureren aan de overheid;

• overheidspartijen en marktpartijen het van belang achten dat e-

Factureren wordt gestimuleerd en zich in dit kader bereid verklaren

zich in te zetten voor een betekenisvolle groei van e-Factureren aan

de overheid;

• EZ in de begrotingsstaten voor het jaar 2008 en 2009 de introductie

van e-Factureren bij de overheid heeft aangekondigd;

• het project e-Factureren bij EZ is ingericht met als doelstelling dat

leveranciers indien zij facturen indienen bij overheden de

factuurinformatie elektronisch overdragen. Daarbij wordt ernaar

gestreefd om in 2010 minimaal 10% van het totale aantal facturen

aan de overheid elektronisch te hebben ontvangen en elektronisch

te hebben verwerkt;

• samenwerking tussen factuurverzenders en factuurontvangers

nodig is om dit doel te bereiken;

• de overheid op grond van advies van het College Standaardisatie

als uitgangspunt voor het indienen van e-facturen bij de overheid

vooralsnog heeft gekozen voor UBL 2.0 met het oog op de

overgang ervan in de wereld-/UN/CEFACT-standaard;

• overheidsorganisaties in ieder geval in staat zullen zijn om e-

facturen op basis van het uitwisselingsformaat UBL 2.0 te

ontvangen en te verwerken;

• doch dit onverlet laat dat de marktsector zelf in vrijheid, naast UBL

2.0 respectievelijk UN/CEFACT, voor andere

uitwisselingsformaten kan kiezen voor het onderling factureren en

Convenant eFactureren

7 april 2009

3

de overheid ook e-facturen in een aantal van deze

uitwisselingsformaten zal kunnen ontvangen;

Komen het volgende overeen:

Definities

Artikel 1

a. e-Factureren (elektronisch factureren): het elektronisch verzenden, ontvangen

en verwerken van facturen, ter vervanging van papiermatig factureren.

b. UBL 2.0: Universal Business Language versie 2.0, door de Organization for

the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) geratificeerde

standaard voor het elektronisch inkoopproces en elektronisch factureren.

c. UN/CEFACT uitwisselingsformaat: een universeel uitwisselingsformaat voor

Trade, waaronder e-factureren, dat wordt ontwikkeld door het United Nations

Centre for Trade Facilitation and Electronic Business.

Doelen

Artikel 2

Het doel van het convenant is om door middel van inspanningen van

overheidspartijen en marktpartijen te bereiken dat in 2010 e-facturen minimaal

10% van het totale aantal facturen aan de overheid uitmaken.

Verplichtingen

Artikel 3

Overheidspartijen dragen er zorg voor dat e-facturen op basis van het

Convenant eFactureren

7 april 2009

4

uitwisselingsformaat UBL 2.0 en op basis van een aantal andere in de marktsector

toegepaste uitwisselingsformaten kunnen worden ontvangen en verwerkt. De

keuze voor andere uitwisselingsformaten zal in overleg tussen individuele

overheidspartijen en partijen in de markt worden vastgesteld. Daarbij zal voor alle

vastgestelde uitwisselingsformaten worden bepaald met welk moment van ingang

en voor welke minimale termijn zij door marktpartijen kunnen worden gebruikt.

Overheidspartijen zullen er voorts naar vermogen voor zorgen dat zij op het

vroegst mogelijke tijdstip e-facturen in (een daartoe beschikbaar gestelde

werkbare en door het College Standaardisatie aanvaarde versie van) het

UN/CEFACT-uitwisselingsformaat kunnen ontvangen en verwerken.

Marktpartijen zullen verzoeken van overheidspartijen voor het gebruik van het

UBL 2.0-uitwisselingsformaat respectievelijk het UN/CEFACT-

uitwisselingsformaat, welwillend en naar vermogen bezien. Daarbij wordt de

keuze van het te hanteren uitwisselingsformaat mede bepaald door het moment

waarop het verzoek wordt gedaan in relatie tot het moment waarop c.q. de

tijdspanne waarin de desbetreffende overheidspartij in staat is het UBL 2.0-

uitwisselingsformaat respectievelijk het UN/CEFACT-uitwisselingsformaat te

gebruiken.

Artikel 4

Marktpartijen spannen zich in om de mogelijkheid van e-Factureren aan de

overheid en de daarmee te behalen voordelen onder de aandacht van hun leden te

brengen en ook overigens het belang van e-Factureren uit te dragen.

Begeleidingsgroep, Communicatie & Evaluatie

Artikel 5

1. Ten behoeve van de goede uitvoering van dit convenant wordt gedurende de

looptijd van dit convenant een periodiek overleg gehouden onder de naam

Begeleidingsgroep Convenant e-Factureren, waaraan vertegenwoordigers van

overheidspartijen en marktpartijen kunnen deelnemen.

Convenant eFactureren

7 april 2009

5

2. De partijen zorgen er voor dat de deelnemers aan de Begeleidingsgroep

bevoegd zijn namens de partij die zij vertegenwoordigen akkoord te gaan met

besluiten die worden genomen ter uitvoering van dit convenant. Dergelijke

besluiten kunnen uitsluitend genomen worden indien alle deelnemers aan de

Begeleidingsgroep aan de besluitvorming hebben meegedaan en instemmen.

3. De Begeleidingsgroep bepaalt de frequentie van het te voeren overleg en de

daarbij te volgen werkwijze.

4. De Begeleidingsgroep wordt voorgezeten door de Ambassadeur Elektronisch

Factureren namens EZ.

5. In het secretariaat van de Begeleidingsgroep wordt door EZ voorzien.

Artikel 6

Overheidspartijen en marktpartijen dragen zorg voor uitvoering van de evaluatie

van het convenant. De voorzitter van de Begeleidingsgroep stelt hiertoe tijdig een

plan van aanpak voor uitvoering van de evaluatie op en legt dit ter instemming

voor aan de deelnemers aan de Begeleidingsgroep. Zij bepalen mede aan de hand

van de uitkomst of de looptijd van het convenant wordt verlengd. De evaluatie

geschiedt tijdig voor afloop van het convenant.

Overige bepalingen

Artikel 7

1. Nieuwe partijen kunnen tot het convenant toetreden. Een toetredende partij

dient de verplichtingen die voor haar uit het convenant voortvloeien, zonder

voorbehoud te aanvaarden.

2. Een partij maakt haar verzoek tot toetreding schriftelijk bekend aan de

voorzitter van de Begeleidingsgroep. Deze stelt alle deelnemers in kennis van het

verzoek.

3. Zodra voorzitter van de Begeleidingsgroep de instemming op het verzoek tot

toetreding en de kennisgeving daarvan van alle deelnemers heeft ontvangen en

bevestigd aan de toetredende partij, treedt de toetredende partij tot het convenant

toe door ondertekening van dit convenant.

Convenant eFactureren

7 april 2009

6

Artikel 8

1. Indien onvoorziene omstandigheden opkomen die van dien aard zijn dat dit

convenant op grond van de eisen van redelijkheid en billijkheid behoort te worden

gewijzigd, treden overheidspartijen en marktpartijen hierover in overleg.

2. Overheidspartijen en marktpartijen treden in overleg binnen acht weken nadat

een van hen de wens daartoe aan de voorzitter van de Begeleidingsgroep heeft

medegedeeld.

3. Indien niet uiterlijk binnen acht weken na het overleg tot overeenstemming

wordt gekomen, kan elke overheids- of marktpartij het convenant schriftelijk

opzeggen.

Artikel 9

1. Dit convenant is niet in rechte afdwingbaar.

2. Overheidspartijen en marktpartijen spannen zich in om geschillen in verband

met dit convenant of afspraken die daarmee samenhangen, in onderling overleg op

te lossen.

Artikel 10

1. Elke overheids- of marktpartij kan dit convenant opzeggen indien een zodanige

verandering van omstandigheden is opgetreden dat dit convenant voor die

overheids- of marktpartij volgens de eisen van redelijkheid en billijkheid behoort

te eindigen. Opzegging geschiedt door een schriftelijke mededeling onder opgaaf

van redenen aan de voorzitter van de Begeleidingsgroep, die vervolgens de

overige deelnemers informeert.

2. Wanneer een overheids- of marktpartij het convenant opzegt, blijft het

convenant voor de overige overheids- en marktpartijen in stand voor zover de

inhoud en de strekking ervan zich daartegen niet verzetten.

Artikel 11

Elk van de overheids- en marktpartijen draagt de eigen kosten die de uitvoering

van dit convenant met zich brengen.

Artikel 12

Convenant eFactureren

7 april 2009

7

1. Dit convenant is gesloten voor een periode tot en met 31 december 2010. Het

treedt in werking met ingang van de dag na ondertekening door de overheids- en

marktpartijen.

2. De looptijd van dit convenant kan met een overeen te komen periode worden

verlengd indien alle overheids- en marktpartijen daarmee vóór afloop van de

actuele looptijd schriftelijk hebben ingestemd.

Artikel 13

Binnen vier weken na ondertekening van dit convenant wordt de tekst daarvan

gepubliceerd in de Staatscourant.

Aldus overeengekomen en in achtvoud getekend,

1. De Staatssecretaris van Economische Zaken,

Drs. F. Heemskerk

Getekend op

2. De Staatssecretaris van Financiën,

Mr. Drs. J.C. de Jager

Getekend op

3. De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Mw. drs. A.Th.B. Bijleveld-Schouten

Getekend op

4. De Voorzitter van de Manifestgroep,

Drs. J.G. Hakkenberg

Getekend op

5. De Voorzitter van Bestuur van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten,

Convenant eFactureren

7 april 2009

8

Mw. A. Jorritsma-Lebbink

Getekend op

6. De Voorzitter van de Vereniging VNO-NCW,

Mr. B.E.M. Wientjes

Getekend op

7. De Voorzitter van de Koninklijke Vereniging MKB-Nederland,

Drs. L.M.L.H.A. Hermans

Getekend op

8. De Voorzitter van ICT~Office,

Drs. H. Broeders

Getekend op