Congres It nije workjen in Heemstede Willem van den Berg 30 juni 2011 Hoe moet ik mijn mensen...

Congres www.ambtenaar.2014

It nije workjen in Heemstede

Willem van den Berg 30 juni 2011

Hoe moet ik mijn mensen aansturen als ik ze niet zie?

Inhoud

Het Nieuwe Werken in Heemstede

Leidinggeven & Het Nieuwe Werken

De praktijk

Waarom keuze voor flexkantoor?

Verkleinen bouwvolume nieuw gemeentehuis

(weerstand bevolking)

Nieuwe manier van werken

(geen kastjes en muren, meer samenwerken)

Dienstverleningsconcept ‘Denken als de klant’

(veranderen van fysieke omgeving betekent ook ander gedrag)


oude situatie: 2 locaties

80 werkplekken 100 werkplekken

Kantoor


huidige situatie: centralisatie op 1 locatieKantoor


128 flexplekkenvoor 180 medewerkers

70% bezettingsgraad

mentale omgeving

fysieke omgevingvirtuele omgeving

Integrale aanpakdigitaal werken & leren plaats en tijd

onafhankelijk werken

verschillende soorten werkplekken (afhankelijk van werk dat je doet)

Informatie digitaal beschikbaar en overal

toegankelijk


Voorbereiding: opstellen actielijst

Tournee langs afdelingen

Opstellen actielijst door leidinggevenden

(i.s.m. medewerkers)

Leidinggevende = eigenaar actielijst

Verzamel alle vragen/onderwerpen die aandacht vragen

Maak afspraken over acties

Centrale bewaking van gemeenschappelijke thema’s


Voorbereiding

Fysiek

Organisatie betrekken bij inrichting & look and feel

Excursies naar flexkantoren


Klantcontact


Ondersteunende faciliteiten

eet-werkcafé pantry’s


Voorbereiding / randvoorwaarden

Virtueel

Goede ICT is cruciaal (voorkom cynisme)

- Snel netwerk voor toegang tot tekst, beeld, geluid

Digitalisering informatie (ook poststroom gescand)

Tokens voor veilige toegang vanuit huis tot documenten

Telefoonbeleid (bereikbaarheid is probleem)

Mailtoegang voor smartphones

Intranet ter ondersteuning interne informatievoorziening(bibliotheek wordt bijna niet meer gebruikt)



Voorbereiding

Mentaal

Cleandesk

Actie wervelwind

Ladeblokken verwijderen

Openstellen agenda’s voor iedereen

Omgaan met koude, warme en hete informatie

Digitale vaardigheden & digicoaches

Discussie starten over gedragregels (gouden regels)

http://www.youtube.com/watch?v=Ltk0WUBJb48&feature=player_embedded


Doorontwikkeling naar 2015 (1)

Centrale thema’s

Op peil houden personeelsbestand (uitstroom/krapte arbeidsmarkt en imago overheid)

Nieuwe taken en herbezinning rol overheid (regisserende gemeente)

Samenwerken in netwerken (met gemeenten en andere partners)

Digitale revolutie: via social media toegang tot

contacten/kennis buiten eigen organisatie


Doorontwikkeling naar 2015 (2)

Strategie

Richten op aantrekkelijk werkgeverschap

(project Gowehe van de VGS)

Beleidsmedewerkers faciliteren in groei naar nieuwe

regierol en samenwerking buiten eigen organisatie

Hoe?

Verdere uitrol van principes Het Nieuwe werken

Workshops bewustwording social media &

gebruik nieuwe technische tools (BYOD)

Klanttevredenheid dienstverlening2006 2008 2009 2010

Overall score 7,1 7,8 8,1 8,1

Klantvriendelijkheid 8,2 8,7 8,6 8,8 Deskundigheid 8,1 8,6 8,5 8,7 Wachttijd loket 6,8 7,9 8,3 8,2 Inleving medewerker 7,6 8,6 8,3 8,5

Openingstijden 6,1 8,2 8,1 7,9 Wachtruimte 7,4 8,1 8,3 8,4 Privacy 6,6 7,7 8,0 8,0Voor 3e opeenvolgende jaar hoogste cijfer voor dienstverlening binnen benchmark


MTO - Medewerkerstevredenheid

Ruim 80% heeft deelgenomen aan onderzoek

Ik doe mijn werk met veel plezier 86%

Ik ben persoonlijk gemotiveerd

91%

De werksfeer binnen het team is goed

82%

Ik spreek collega’s aan op hun flexgedrag 15%

Ik heb een goede relatie met mijn leidinggevende

86%

Mijn leidinggevende weet mij te motiveren 48%

Ik vind belangrijk: zelfstandigheid & met mijn vak bezig zijn

Cijfer tevredenheid over werkgever Heemstede

7,6

Leidinggeven & Het Nieuwe Werken Probeer niet alles van te voren te bedenken. Je moet

het eerst ervaren (is ontwikkeltraject)

Leidinggevende is belangrijke factor voor slagen HNW

Voorbeeldgedrag is essentieel (wordt gekeken naar

leidinggevenden onderling, zorg voor uniform gedrag)

2 invalshoeken:

- verantwoordelijk voor bewaken flexomgeving

- aansturen medewerkers o.b.v. HNW

Hoe moet ik mijn mensen aansturen als ik ze niet zie?

Invalshoek 1: bewaken flexconcept

Is verantwoordelijkheid leidinggevenden

Zorg dat medewerkers zich houden aan “gouden regels”

en … spreek ze hierop aan!

Medewerkers verwachten dit ook van leidinggevenden

(ze doen het niet zelf, leidt tot irritaties)

Geef zelf het goede voorbeeld (iedereen doet mee)

(bijv. door gevarieerd werkplekken te kiezen)

Evalueer regelmatig ervaringen met collega’s


Invalshoek 2: aansturen van medewerkers

Zorg voor gedeelde visie op leiderschap

Leidinggevende in Heemstede is meewerkend voorman

(20-40% aan leidinggeven, niemand is vrijgesteld van het echte werk)

Medewerkers bepalen zelf “hoe, waar en wanneer”

Basis in Heemstede is “Rijnlands organiseren”


Invalshoek 2: aansturen van medewerkers

Rijnlands organiseren Vakman staat centraal

Vertrouwen, in plaats van controle: geloof dat professionals liever iets goed doen dan fout

Coördinatie vanaf de werkvloer (daar is het inzicht)

Leidinggevende is ondersteunend, zorgt voor juiste

faciliteiten voor medewerkers (coachen/inspireren)

Dit betekent ook … meer verantwoordelijkheid en

zelfdiscipline voor medewerkers


Leergang “Rijnlands organiseren”Doorbreken vastgeroeste denkpatronen(“goed gemanaged, slecht georganiseerd”)

Dag 1 – waardevrij waarnemen (organisatiefotografie)

Dag 2 – zintuigen (diner in het donker)

Dag 3 – delen en verdiepen (flipvideo maken ervaringen sopstages)

Dag 4 – zelforganisatie

(chaostheorie/kracht van de zwerm)

Dag 5 – leiderschap (leidinggeven aan kudde wilde paarden)


oude werken <-> nieuwe werken

De praktijk (1) Minder hiërarchie, iedereen toegankelijker

Versterking organisatiegevoel (trots), vermindering van

afdelingsgevoel

Meer moeite doen voor goede interne afstemming

Is niet vanzelfsprekend en moet je organiseren: koffietijd

inplannen!

Nieuwe medewerkers hebben extra aandacht nodig

(inwerkprogramma), minder snel inzicht wie doet wat

(smoelenboek)


De praktijk (2)

Betere samenwerking tussen afdelingen (geen kastjes en

muren), meer inzicht in waar anderen mee bezig zijn

(Gedogen) ongewenst gedrag/functioneren valt meer op,

juist ook van andere afdelingen

Niet iedereen is gelijk, maatwerk is de basis

Soms moet vertrouwen nog groeien en niet iedereen zit te wachten op

meer vrijheid en verantwoordelijkheid


De praktijk (3)

Maak heldere maken wat je van elkaar verwacht

Spreek verwachtingen uit, niet soft maar o.b.v. van heldere

resultaatafspraken (die je samen maakt)

De rol van dialoog, feedback en onderlinge reflectie

wordt belangrijker in onderlinge communicatie

Medewerkers hebben “brengplicht” om informatie te

geven over waar zij mee bezig zijn


De praktijk (4)

Hulpmiddelen zoals afdelingsplannen, individuele

werkplannen en jaargesprekken zijn noodzaak

(en dus geen noodzakelijk kwaad)

Medewerkers aanspreken op resultaten, maar géén

afrekencultuur (fouten maken mag als er maar van geleerd wordt)

Visie wordt belangrijker

zorg dat medewerkers weten wat strategie en doelstellingen zijn en

wat zij daaraan moeten bijdragen (zorgt voor binding met organisatie)


Tips Stel jezelf de vraag: hoe ga ik met mijn eigen

leidinggevende om? Kun je dit praktisch vertalen naar

hoe je medewerkers met jou willen omgaan?

Bespreek ervaringen onderling en probeer niet alles van

te voren te bedenken. Je moet het eerst ervaren, kijk

vervolgens welke extra maatregelen nodig zijn.

Probeer schaalgrootte beperkt te houden, menselijke

maat (vlekken zijn belangrijk in grote organisatie)


Kom een keer bij ons zitten op een deelstoelreserveer via www.deelstoel.nl


Willem van den Berg

[email protected]

023-5485851

mailto:[email protected]

Congres It nije workjen in Heemstede Willem van den Berg 30 juni 2011 Hoe moet ik mijn mensen...

Documents

Transcript of Congres It nije workjen in Heemstede Willem van den Berg 30 juni 2011 Hoe moet ik mijn mensen...