50

Tijdens deze werkgroep werden de eerste resultaten van de audit bekend gemaakt en gingen de deelnemers via interactie zelf op zoek naar oplossin-gen voor de meest voorkomende knel-punten. Tot slot stelden drie sprekers een goede praktijk voor uit hun eigen sportdienst. We kozen voor de thema’s effectmeting, processen en procedu-res en administratieve vereenvoudiging omdat deze thema’s het zwakst scoor-den tijdens de audit.

Kwaliteitsmodel Pro²Sportdiensten

Pro²Sportdiensten is een sportspeci-fiek kwaliteitsmodel op basis van een digitaal kwaliteitsinstrument. Het is een softwarepakket dat voorziet in de screening van zes sportgerelateerde dimensies, namelijk: sportbeleidsplan, organisatie, communicatie, ondersteu-ning, sportpromotie en accommodatie. Het instrument is flexibel en aangepast aan de grootte van de sportdienst en de aanwezige infrastructuur. Pro²Sportdiensten wordt uitgevoerd op basis van een audit in drie fasen. 1. In de pre-audit levert de sportdienst

zijn sportinformatie aan met het soft-warepakket. De verzamelde informa-tie en de stavingstukken worden toegeleverd aan de auditorganisatie, die een auditor aanduidt.

2. Fase twee is de audit ter plaatse. Deze neemt één dag in beslag. Het omvat de toetsing van aangeleverde informatie via gesprekken met de

sportverantwoordelijke(n) van de sportdienst en een bezoek aan de sportaccommodatie.

3. De derde fase is de post-audit. Hierbij ontvangt de gemeente zowel kwalitatief (aanbevelingen) en een kwantitatief (score) rapport van de resultaten.

In 2008 zijn in een pilootproject vijf provincies, VGC en 26 gemeenten geauditeerd. In tabel 1 zijn per dimen-sie de belangrijkste vaststellingen en actiepunten (aanbevelingen) van deze eerste audits weergegeven.Op basis van het pilootproject 2008 besluit Double Pass dat:•iederesportdienstgoedfunctioneert

met de mensen en middelen waar-over hij beschikt;

•er in de sportdiensten een duidelijkbewustzijn is van de nood aan kwali-teit;

•de relatie tussen sportfunctionaris,schepen en voorzitter van de sport-raad goed is door de vele informele contactmomenten.

Naast deze positieve punten geeft Double Pass volgende actiepunten aan:•Sportdiensten dienen consequent te

werken aan formalisatie om zo de kwetsbaarheid van de sportdienst in te perken en de continuïteit van de dienstverlening te garanderen.

•Indiecontextgaatmenbestaandeslag met procesmatig werken (pro-cesbeschrijving, procedures en draai-boeken) en legt men de basis voor administratieve vereenvoudiging.

interactief: op zoek naar oplos-singen voor de actiepunten

Hoe kan je de inwoners ook tijdens de uitvoering en de evaluatie van het sport-beleidsplan informeren en betrekken?Men kan de inwoners informeren via een maandelijkse nieuwsbrief, de gemeentelijke website, de gemeente-lijke informatiekrant en de algemene vergaderingen van de sportraad. Men kan de inwoners betrekken door een groep ‘bevoorrechte getuigen’ regel-matig te contacteren en samen te bren-gen. Tot slot kan men de inwoners de mogelijkheid bieden hun ideeën, opmer-kingen weer te geven via ideeënbussen, websites en discussiefora als facebook.

Welke instrumenten kan je gebruiken om de effecten van je doelstellingen te meten?Een meetinstrument kan een zeer een-voudig document zijn. Vaak volstaat een eigen ontworpen sjabloon in Word of Excel waarop de gemeten waarden geregistreerd worden. Gemeenten en provincies werken echter meer en meer met standaard rapporteringsdocument zoals beleidsfiches, indicatorfiches, begrotingsfiches en kwartaalrapporten. Hierin worden uiteraard niet enkel de gemeten waarden geregistreerd. Het betreft een beknopte omschrijving van de doelstellingen met de daaraan ver-bonden indicatoren met hun streef-waarden. In deze fiches worden ook de verbanden gelegd tussen middelen en activiteiten.

Van audit tot kwaliteitsverbeteringWerkgroep sportbeleid (dag 2)

In 2006 ontwikkelde Double Pass – in opdracht van de Vlaamse Vereniging voor Provincies – de kwaliteitsaudit Pro²Sportdiensten. De audit is tot stand gekomen door de medewerking van de provincies, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de gemeenten. Pro²Sportdiensten staat voor PROmotie van de PROfessionaliteit van de sportdiensten. Het is een kwaliteitsmo-del gericht op audit van het management binnen een sportdienst. Het werd ontwikkeld om de sportdiensten te ondersteunen in hun streven naar efficiëntie en effectiviteit.

ConGRES in WooRd WERKGROEPEN DAG 2 - SPORTBELEID

Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer 51 N° 211

ConGRES in WooRd WERKGROEPEN DAG 2 - SPORTBELEID

Positieve punten Actiepunten

Beleid en sportbeleidsplan

- gewicht van sport binnen het algemene beleid; - kwaliteit van het sportbeleidsplan;- relatie tussen schepen, voorzitter sportraad en sport- functionaris.

- consequente/grondige gegevensverzameling voor beleidsbeslissingen;- opvolging doelstellingen sportbeleidsplan;- rapportering d.m.v. jaarrapport;- verder uitwerken van kwaliteitszorg.

Organisatie

- een duidelijke organisatiestructuur;- financieel management (inzicht en beheer budget).

- personeelsformatie op basis van werklastmeting en behoefteonderzoek;- beheer van competenties;- opvolging van taken en prestaties;- uitwerken procedurehandboek; - implementatie servicemanagement (dienstverlening, klachtenbeheer …).

Communicatie

- informele interne communicatie;- aanwezigheid website;- contacten met pers en media.

- verder uitbreiden website (krachtlijnen SBP, werkings- structuur, medewerkers …);- communicatie beter structureren;- uitbreiden communicatiekanalen (vb. elektronische nieuwsbrief).

Ondersteuning

- subsidiereglementen;- eenduidig retributiebeheer;- communicatie vormingsaanbod.

- consequente inspectie/controle besteding subsidies;- bevraging ter evaluatie en bijsturing subsidieproces;- implementeren van webapplicaties voor subsidieaanvraag en reservaties;- uitbreiden adviesverlening en -begeleiding.

Sportpromotie

- aanbod sportpromotionele activiteiten - vooropstellen en opvolgen kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen per activiteit;- formalisatie van de voorbereiding (draaiboek);- consequente evaluatie van alle activiteiten.

Accommodatie

- opvolging energiebeheer;- onderhoud accommodaties, douches, kleedkamers.

- uitwerken noodplanning en implementatie nood- oefening;- naast het opvolgen van het energiebeheer, actieplan opmaken om energieverbruik in te perken;- gebruik van producten en arbeidsmiddelen veiliger laten verlopen door risicoanalyses en instructiefiches;- volwaardige EHBO-voorzieningen in elke accommodatie.

tabel 1: Vaststellingen en actiepunten audits pilootproject

Welke onderdelen kan een personeels-behoeftenplan bevatten? Hoe meet je de werklast?Een personeelsbehoeftenplan bevat bij voorkeur een organogram, de functiebeschrijvingen, een schema-tisch overzicht van alle taken van elke medewerker, de tijd die men hieraan moet besteden en een schematisch overzicht van alle opdrachten binnen de dienst. De werklast meet je door aan elke taak een geraamde duur van de uitvoering te koppelen en deze te vergelijken met de huidige perso-neelsbezetting.

Tot slot bevat de procedure de wijze van controle en evaluatie van de taak.

Voorbeeld 2Een procedure omvat een naam en kenmerk (identificatienummer), de naam van de auteur, de functie van de beheerder, de datum van in wer-king treding, de eventuele einddatum, de doelgroep, de autorisatie van het diensthoofd of de betreffende verant-woordelijke. De procedure of het proces op zich omschrijft: doel, toepassingsge-bied, verantwoordelijken, uitvoering, formulieren, bijlagen en toelichting.

Welke vaste onderdelen kan een uitge-schreven procedure bevatten?Voorbeeld 1 Een procedure bevat de proceseige-naar of de verantwoordelijke voor de uitvoering van de taak. Deze wordt bij voorkeur aangeduid met de functie eerder dan de naam om ook bij per-soneelswijzigingen van toepassing te blijven. Verder bevat elke procedure bij voorkeur het tijdstip van de uitvoering en een procesbeschrijving. De proces-beschrijving beschrijft gedetailleerd de stappen die men moet ondernemen om de taak tot een goed einde te brengen.

Ontdek onze passie voor sport(hallen)

SPORTHALIN PUURS

Cosimco NVKartuizersweg 1, 2550 KontichT: 03 450 77 00 | F: 03 457 61 40info@cosimco.be | www.cosimco.be

Cosimco biedt totaaloplossingen in de bouwsector, gaande van industriële gebouwen tot sportinfrastructuur. Een correcte prijs en kwaliteit gaan daarbij hand in hand met een nauwgezette timing. Onze multidisciplinaire kennis in ontwerp en bouw vormt daarbij een belangrijke meerwaarde. Deze ervaring stellen we u graag ter beschikking.

Ontdek onze passie voor sporthallen op www.cosimco.beEn onthoud... Met ons scoort u steeds!

ISO 9001 en VCA** gecertificeerd

Cosimco_Sporthallen_v04.indd 1 11/24/08 4:01:02 PM

Dienstverlening op maat waar water, mens, milieu en economie elkaar raken Interesse? Contacteer ons - info.aquafit@tmvw.be - info.aqua.TS@tmvw.be

Beheer van zwembaden en sportinfrastructuur aanbod opmaat (gemeente/stad)

Totaalaanbod:

Waterhuishoudingsaudits: volledige analyse van waterhuishouding, vastleggen vanbehoeften, opstellen van aangepaste plannenWaterproductie, behandeling en zuivering voor de industrie: waterfabriekenvoor productie van koel , ketel of proceswaterWateropslagcapaciteit voor waterafhankelijke industriële productieIBA's: individuele behandelingsinstallaties voor afvalwater

beheer en exploitatiefinanciering en investeringnieuwbouw en renovatiekenniscentrum: technische installaties, wetgeving, audits

Stropkaai 14 9000 Gent info@tmvw.be www.tmvw.be 09 240 02 11Dit zijn diensten van

Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer 53 N° 211

2007 met het uitschrijven van alle pro-cessen en procedures. Dit gebeurde vol-gens de principes van de PDCA-cyclus. Zo beschikt de sportdienst intussen over 195 procedures die de administratieve taken beschrijven zoals ‘het opmaken van een jaarrekening’ en meer fysieke taken zoals die van de zaalwachters. Deze processen werden geschreven door de eigen medewerkers wat op zijn beurt een zekere gedragenheid creëert (zie kaderstuk).

Administratieve vereenvoudi-ging via outlook

De gemeente Harelbeke beschikt over een kleine sportdienst, maar heeft de grote troef dat de sportfunctionaris, Frank Malisse, een kenner is van infor-matisering. Onder zijn impuls gebruiken intussen alle administratieve diensten het Outlookpakket voor de uitvoering en opvolging van taken. Op de sport-dienst maken zelfs de schoonmaaksters en de toezichters gebruik van dit sys-teem. Dit is mogelijk omdat het pro-gramma zeer eenvoudig is in gebruik (zie pagina 57).

een jaarlijks soortgelijke bevraging bij de deelnemers, ouders en lesgevers. Ter controle kan men bij de clubs nagaan hoeveel kinderen van het sportkamp een lidmaatschap afsloten.

effectmeting

Het nieuwe gemeentedecreet verplicht de gemeenten tot een verhoogde beheerscontrole en goede rapportering, bij voorkeur per kwartaal. De provinci-ale sportdienst van Antwerpen startte vanuit dit oogpunt met een grondige implementatie van de PDCA-cyclus1 voor alle budgetten en doelstellingen. Dit leidde tot een aantal documenten die de provinciale sportdienst in staat stelt al hun doelstellingen en budgetten op te volgen en de realisatiegraad te berekenen. Op basis van de resultaten van deze analyses worden de plannen tussentijds en ter voorbereiding van een nieuw planningsjaar geëvalueerd en bijgestuurd (zie pagina 54).

processen en procedures

In voorbereiding van de CAF-evaluatie startte de sportdienst van Beveren in

Enkele voorbeelden van ‘quick wins’ voor de administratieve vereenvoudigingInformatisering van externe procedu-res zoals inschrijvingen voor sport-kampen, reservatie sportinfrastructuur … (in combinatie met de andere kana-len om alle doelgroepen te bereiken!) Informatisering van interne procedu-res zoals herstellingen van sportmate-riaal, registratie van afwezigheden …

Welke stappen worden opgenomen bij het uitschrijven van de procedure ‘sub-sidiëring van een sportclub’?•opstellenvaneenbegeleidendebrief

en inlichtingenformulieren plus de verzending via post en mail;

•binnengekomen inlichtingenformu-lieren afstempelen op de ingekomen datum, club markeren op een over-zichtslijst en in een Word-document plaatsen;

•controle inlichtingenformulieren (vb:trainersdiploma’s nakijken);

•1 volmacht per club doorgeven aande financiële dienst;

•extra verwittiging sturenom formu-lieren tijdig in te dienen;

•berekeningsubsidies,hetbedragdatoverblijft verdelen onder de jeugd-werking;

•overzichtverspreidenaanhetdienst-hoofd sport, de schepen van sport, de leden van de raad van bestuur;

•adviesvragenaansportraad;•overzicht subsidie sportraad in de

begroting laten zetten, verdelen over-zicht op algemene vergadering;

•overzicht subsidie sportdienst naarfinanciële dienst voor uitbetaling;

•nazorg:controleaanwending,effect-meting.

Hoe kan de sportdienst een duurzaam effect koppelen aan een sportkamp voor kinderen van 6-12 jaar? Hoe kan men dit effect meten?Men wil de kinderen aanzetten tot langdurig sporten. Dit doet men in eerste instantie door toe te zien op de kwaliteit van het aanbod. Vervolgens kan men lesgevers uit de clubs betrek-ken om de doorstroming naar de club te realiseren. Tot slot kan men een sportcheque aanbieden om de kinderen aan te zetten tot langdurig sporten. De meting van dit effect kan gebeuren via

congRes In wooRd WERKGROEPEN DAG 2 - SPORTBELEID

Voor de opbouw van elke procedu-re koos Beveren voor een eenvoudig model. Het model bevat de procesei-genaar, het tijdstip van uitvoering, de beoogde doelstelling, een zeer doorge-dreven procesbeschrijving, de vermel-ding van de controle of evaluatie van de procedure en eventueel de vermelding in welke stap van de PDCA-cyclus de procedure zich bevindt (zie figuur 1).De sportdienst van Beveren concludeert dat het – ondanks de zware werklast – zeer waardevol is om alle proces-sen en procedures uit te schrijven. Het motiveert medewerkers om de taken op een andere manier te bekijken en te verbeteren. Het verzekert de continuï-teit van de dienst en geeft een meting van het werkvolume. Toch moet men ervoor zorgen dat het een dynamisch document is, dat ruimte biedt voor constante bijsturing.

sportdienst Beveren

figuur 1: Voorbeeld model ‘procesbeschrij-vingen’ Beveren

Praktijkvoorbeeld

1 PDCA (Plan, Do, Check, en Act)

ConGRES in WooRd WERKGROEPEN DAG 2 - SPORTBELEID

De sportdienst gebruikt drie soorten fiches om resultaatgericht te werken: de beleids-fiches, de indicatorfiches en de begroting-fiches. Een beleidsfiche, beter bekend als balan-ced scorecard, geeft per operationele doel-stelling de indicator weer met daaraan verbonden de streefwaarden per kwartaal. Zo heeft een beleidsfiche meerdere func-ties. Het is een informatiesysteem voor het management dat gebruikt kan worden om te voldoen aan de decretale verplich-tingen, het is een sturingssysteem, het is een communicatie-instrument en een meetsysteem voor de geleverde prestaties (zie figuur 2). De indicatorfiche beschrijft de indicator, zijn relevante dimensies en zijn beperkin-gen. Verder bevat een indicatorfiche de streefwaarden per kwartaal, de betrouw-baarheid en haalbaarheid van de gege-vens, de bron van de gegevens en het niveau en de naam van de verantwoorde-lijke (zie figuur 3).

De begrotingsfiche geeft per activiteit een algemene omschrijving, de koppeling met de operationele doelstelling(en) en de toe-lichting bij het betreffende begrotingsjaar. Hierbij worden enerzijds budgetten en anderzijds een aantal voltijds equivalenten toegekend aan de activiteiten. De begro-tingsfiche geeft dus aan welke middelen worden ingezet om de activiteiten te reali-seren en de vooropgestelde doelstellingen te bereiken.

Effectmeting: provinciale sportdienst Antwerpen

figuur 2: Praktijkvoorbeeld beleidsfiche

Praktijkvoorbeeld

figuur 3: Praktijkvoorbeeld indicatorfiche

Aantal deelnemers aan de eigensportpromotie activiteiten.

APB Sport

#VERW! maart-09

Laatste opmaak door: Tom Van Look

Contactpersoon #VERW!1.

Naam indicator Aantal deelnemers aan de eigen sportpromotie activiteiten.Nummer indicator (volledig incl. nrbeleidsdomein, SD en OD); bijv. 15.03.02.01)

OD 13.12.01.01

Beleidsdomein Vrije tijd(+ afkorting) VTNummer beleidsdomein B13Locatie APB Sport(+ afkorting) SPORTLink SD Verhogen van de sportparticipatie binnen de Provincie Antwerpen rekening

houdende met de doelgroepenSD Nr. 13.12Link OD

Verhogen van het aantal deelnemers aan de eigen sportpromotie activiteiten vanXXX in 2008 tot XXX tegen 31 december 2010, met focus op jongeren engehandicapten maar ook met aandacht voor andere doelgroepen, en dit door hetuittekenen van een nieuwe promotiestrategie en het vernieuwen van het aanbod.

OD Nr. (volledig incl. nr beleidsdomein enSD); bijv. 15.03.02 OD 13.12.01

1.6 Perspectief Resultaatsperspectief1.7 Beschrijving indicator Deze indicator geeft het aantal deelnemers weer aan de sportpromotie activiteiten

die door de Provinciale Sportdienst georganiseerd worden. Tevens wordt er eenbeeld bekomen van het effect van de vernieuwde promotiestrategie en het bereikvan de nieuwe doelgroepen (o.a. gehandicapten, ...).

Formule OptelsomMeeteenheid Getal

1.9 Beschrijving van de formule Optelsom van het aantal deelnemers1.10 Relevante dimensies Per doelgroep: 1) gehandicapten - 2) jongeren van 0 tot 18 jaar - 3) volwassenen

en senioren1.11 Motivatie Deze indicator geeft weer hoeveel deelnemers we bereiken met de sportpromotie

activiteiten verspreid over gans de provincie, met brede promotiecampagnes, metsensibiliserende evenementen en met gehandicaptensport, hetgeen belangrijk ismet het oog op het realiseren van de missie van de Provinciale Sportdienst. Hoemeer deelnemers aan onze eigen sportpromotie activiteiten, hoe hoger de

1.12 Beperkingen Deze indicator zegt niets over de kwaliteit van de sportpromotie activiteiten. De KPIgeeft ook niet weer in hoeverre de deelnemers ook effectief doorstromen naar desportclubs (of ze blijven sporten), en ze bijgevolg langdurig zullen sporten. Deindicator geeft ook niet weer over welk soort van activiteiten het gaat.

2.2.1

Kwartaal 1Kwartaal 2Kwartaal 3Kwartaal 4

2.2 Beslissingsschema Per kwartaal: = of > 100% = groen / > of = 80% en < 100% = oranje / < 80% = rood

3.3.1 Betrouwbaarheid van de gegevens Hoog3.2 Haalbaarheid Hoog4.

Bron Excelldocument: opvolging ODSysteem Excelldocument: opvolging ODDatabank Inschrijvingslijsten deelnemersTabel nvtCoördinaten nvt

4.2 Project opstarten gegevens-verzameling nvt4.3 Frequentie Kwartaalmeting4.4 Stabiliteit Indicator kan over de hele legislatuur gemeten worden.5.5.1 Technisch verantwoordelijke Elke Leenaards5.2 Data-verantwoordelijke Els Goyvaerts, Katrien Collaert, Koen stas, Els Hectors, Olivia Verelst, Jeroen

Joossens, Vera Adams, Vanessa De Bleyser5.3 Functioneel verantwoordelijke #VERW!5.4 Actieplan verantwoordelijke #VERW!

DEFINITIE

BETROUWBAARHEID EN HAALBAARHEID VAN DE GEGEVENS

4.1BRON VAN GEGEVENS

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.8

Streefwaarde (cumulatief indien mogelijk; NVT indien niet van toepassing)

NIVEAU & VERANTWOORDELIJKHEID

STREEFWAARDEN EN BESLISSINGSSCHEMA

1

Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer 55 N° 211

ConGRES in WooRd WERKGROEPEN DAG 2 - SPORTBELEID

figuur 4: Eindevaluatie met knipperlichtsysteem

figuur 6: Eindrapportering budget via financieel verslag

figuur 5: Eindrapportering doelstellingen via jaarverslag

De controle en opvolging gebeurt aan de hand van het kwartaalrapport. Dit rapport geeft weer of de doelstel-lingen werden gerealiseerd binnen de gestelde budgetten. Op de provinciale sportdienst gebeurt de opvolging aan de hand van een knipperlichtsysteem. Groen geeft aan dat een streefwaarde werd bereikt binnen de gestelde bud-getten. Geel geeft aan dat men niet op schema zit. Men moet de afwij-king motiveren, tussentijds evalueren en indien nodig bijsturen. Rood geeft aan dat men geheel niet op schema zit, bijsturen is noodzakelijk (zie figuur 4).

Tot slot gebeurt de eindrapportering via een jaarverslag en een financi-eel verslag. Het jaarverslag van de provinciale sportdienst Antwerpen geeft per strategische doelstelling de gestelde operationele doelstellingen, hun beleidsindicator, de vooropge-stelde streefwaarde voor dat jaar en het bereikte effect (zie figuur 5). Het financieel verslag schetst dan weer de inkomsten en uitgaven verbonden aan elk van deze operationele doelstellin-gen (zie figuur 6).

Voor meer informatie over de effect-meting van de provinciale sportdienst Antwerpen kan u contact opnemen met Kristel Van Loon: kristel.vanloon@peerdsbos.provant.be.

Planning, nieuwbouw of renovatie?Häfele, uw specialist in functioneel meubel-en bouwbeslag, biedt een waaier van oplossingen

voor de inrichting van uw infrastructuur.Met Dialock bieden wij u quasi onbeperkte

mogelijkheden en bepaalt u samen met ons de samenstelling van uw toegangscontrolesysteem.

Meer info of een afspraak? mail naar: projects@hafele.be

Häfele Belgium N.V.Lindestraat 13 A/PB 37,

9240 ZeleTel: +32 52/45 01 14

Fax: +32 52/45 01 51

www.hafele.be

Gerenommeerde opdrachtgeversInmiddels meer dan 300, waaronder: De Gavers,Geraardsbergen • Overpelt/ NeerpeltBegijntjesbad, Overijse • De Blyckaert, TienenProvinciaal Domein Huizingen • De Kimpel,Bilzen Espadron, Etterbeek • GUSB, GentGemeentelijk Zwembad De Panne Poseidon,Sint-Lambrechts-Woluwe

LOTEC BELGIUM Essenestraat 16 • B - 1740 TernatTel: 02 582 45 49Homepage:www.lotec.beE-mail: info@lotec.be

R e p u t a t i e i n T e c h n i e k

VTS202DEF 17-12-2007 21:11 Pagina 42

Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer 57 N° 211

Verslag: Helena Van Remoortel, stafmedewerker ISB

Trefwoord(en): kwaliteit, keuring, model, sportbeleid

ConGRES in WooRd WERKGROEPEN DAG 2 - SPORTBELEID

Elke sportfunctionaris moet jaarlijks honderden taken tot een goed einde brengen. Omdat Outlook sterk gericht is op planning en onafhankelijk is van de termijn (weke-lijks, jaarlijks …) maakt men er in Harelbeke gebruik van voor de opvolging van deze taken. Eerst maakt men een jaarplanning, die alle taken voor het komende jaar bevat. Dit kan gaan van schilderwerken tot de opmaak van een folder. Vervolgens gaat men aan deze taken categorieën toewijzen. Afhankelijk van de eigen werking kan men meer of minder categorieën aanmaken. Harelbeke beschikt over categorieën als administratie, begroting, schilderwerken, sporthal … Outlook kan overzichten maken van alle taken. Dit kan per categorie of soort werk, per accommodatie of in de vorm van een tijdlijn. Zo krijg je een overzicht van alle openstaande taken per verantwoordelijke en de urgentie ervan. Als leidinggevende geeft dit een ideaal beeld over de werking van je dienst. Outlook kan ook mails toevoegen aan de takenlijst. Dit doe je door de mail in je takenlijst te slepen. Je kan aan een taak volgende gegevens toevoegen: timing voor de uitvoering, geplande duur van de opdracht, prioriteit en alle bijkomende informatie die je wenst toe te voegen kan vermeld worden in het tekstvak. Indien je sportdienst beschikt over een netwerk tussen de medewerkers kan je ook taken toewijzen. Bij toewijzing van een taak ontvangt je medewerker een taakmail. Wanneer de medewerker deze accepteert, verschijnt de taak in zijn of haar takenlijst. De leidinggevende ontvangt steeds een bevestiging voor acceptatie en uitvoering van elke taak. Bij de voltooiing van een opdracht ontvangt de leiding-

gevende automatisch een bericht via mail. Natuurlijk kan de leidinggevende steeds via de overzichten van alle taken elke taak op de voet volgen.Sinds 2008 gebruikt de sportdienst van Harelbeke Outlook eveneens voor de opvolging van het sportbeleidsplan. Van elke strategische en operationele doelstelling werd een taak gemaakt in Outlook. Via copy-paste ging dit vrij snel. Elke taak werd ondergebracht in de categorie ‘sportbe-leidsplan’. Op die manier krijg je via de categorie ‘sport-beleidsplan’ een overzicht van al je doelstellingen. Het overzicht geeft duidelijk aan welke doelstellingen reeds gerealiseerd werden en welke nog op korte of op lange termijn uitgevoerd moeten worden. Ook hier is Outlook weer zeer flexibel. Met één druk op de knop kan je aanvul-lingen maken of de timing veranderen.Gezien de jarenlange ervaring met Outlook en de doorge-dreven kennis van de sportfunctionaris gebruikt Harelbeke een extra softwarepakket, namelijk Kerio Server. Net als andere specifieke pakketten legt Kerio Server een extra laag op Outlook waardoor je het programma nog efficiënter kan gebruiken. Zo is er bijvoorbeeld Achieve Planner. Dit is een systeem uit de Verenigde Staten dat een doorgedreven opvolging van sportbeleidsplanning mogelijk maakt. Het biedt de mogelijkheid om vanuit de SWOT-analyse en de doelstellingen een planning te maken op agendaniveau. Het systeem kan zelfs het aantal uren bepalen noodzakelijk om een bepaalde doelstelling te realiseren.Voor meer vragen hieromtrent raden wij u aan Frank Malisse van de sportdienst van Harelbeke persoonlijk te raadplegen via frank.malisse@harelbeke.be.

Sportdienst harelbeke

Met dank aan de sprekersAmandine Vanvossel – projectmanager Pro²SportdienstenFrank Malisse – sportfunctionaris HarelbekeJo Haentjens – business manager Double PASSKristel Van Loon – kwaliteitsmanager provincie AntwerpenTom Van Look – directeur provinciale sportdienst AntwerpenWim Beeldens – sportfunctionaris BeverenMet dank aan de moderatorHelena Van Remoortel – stafmedewerker ISB

Praktijkvoorbeeld