Communicatieplan CO2 prestatieladder SNL R 01

COMMUNICATIE- EN PARTICIPATIEPLAN CO2 PRESTATIELADDER

SPIE NEDERLAND B.V.

GEZAMENLIJK DOEN,

SPIE GROEN!

DOCUMENT INFORMATIE

VERSIE: OPGESTELD DOOR: VRIJGAVE DOOR: DATUM: WIJZIGINGEN:

01 M.A. van Dijck 25-02-2013 Eerste uitgave

01 B. Meyer 25-02-2013

02

03

REVISIE 01 25 MAART 2013 © SPIE NEDERLAND B.V. ALLE RECHTEN VOORBEHOUDEN. DE DISTRIBUTIE EN VERMENIGVULDIGING VAN DIT DOCUMENT OF DELEN HIERVAN IS

ALLEEN MET SCHRIFTELIJKE TOESTEMMING VAN SPIE TOEGESTAAN. AFGEDRUKTE VERSIES VAN DIT DOCUMENT ZIJN ONBEWAAKTE EXEMPLAREN. VOORDE MEEST ACTUELE VERSIE

DIENT ALTIJD SPIE INTRANET GERAADPLEEGD TE WORDEN.

COMMUNICATIEPLAN CO2 PRESTATIELADDER

DATUM: 22-03-2013 PAGINA 2 /10 communicatieplan co2 prestatieladder snl r 01

INHOUDSOPGAVE

1. Doel van dit document .................................................................................. 3

2. Het communicatieplan .................................................................................. 3 2.1 Doel van de communicatie ............................................................................................. 3 2.2 Doelgroepen ................................................................................................................... 4

2.2.1 Interne doelgroepen ................................................................................................ 4 2.2.2 Externe doelgroepen ............................................................................................... 4

2.3 Interne communicatie ..................................................................................................... 5 2.3.1 Doel van interne communicatie ............................................................................... 5 2.3.2 Inhoud van interne communicatie ........................................................................... 5 2.3.3 Communicatiemiddelen ........................................................................................... 5

2.4 Externe communicatie .................................................................................................... 6 2.4.1 Doel van externe communicatie .............................................................................. 6 2.4.2 Inhoud van externe communicatie .......................................................................... 6 2.4.3 Communicatiemiddelen ........................................................................................... 6

3. Uitvoering van de communicatie ................................................................... 7 3.1 Risico’s ............................................................................................................................ 7 3.2 Financiën ........................................................................................................................ 7 3.3 Monitoren ........................................................................................................................ 7 3.4 Evaluatie ......................................................................................................................... 7

4. Initiatieven en participatie ............................................................................. 8 4.1 Op de hoogte van keteninitiatieven ................................................................................ 8 4.2 Passieve deelname aan keteninitiatieven ...................................................................... 8 4.3 Beperkte actieve deelname aan keten of sectorinitiatieven ........................................... 8 4.4 Structurele participaties .................................................................................................. 8 4.5 Projectmatige initiatieven en participaties ...................................................................... 9

4.5.1 Projectgebonden initiatieven ................................................................................... 9 4.5.2 Nudge Leadership Challenge ................................................................................. 9 4.5.3 Village Hub .............................................................................................................. 9

Bijlage 1: Communicatie kalender ..................................................................... 10



1. Doel van dit document

Dit communicatieplan is van belang om een eenduidig communicatiebeleid te voeren. Het communicatieplan bevat een communicatiekalender welke bestaat uit de planning voor communicatie inclusief de verantwoordelijkheden en taken.

Dit document bevat de volgende aspecten:

wat gecommuniceerd moet worden

wat het beoogde doel is van deze communicatie

welke doelgroepen bereikt dienen te worden

het aantal keer dat gecommuniceerd wordt

wie verantwoordelijk is voor een bepaalde communicatieactie

2. Het communicatieplan

2.1 Doel van de communicatie

De communicatie dient de volgende doelen:

communicatie over de CO2-footprint en het reductiebeleid

creëren van bewustzijn binnen de organisatie en draagvlak m.b.t. CO2-reductie

aangeven van de gezamenlijke & individuele bijdrage die medewerkers kunnen leveren en

bekend maken van de taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie

intern en extern (minimaal 2 keer per jaar) communiceren over de voortgang van de

doelstellingen (zowel bedrijf als op projectbasis) en over scope 1, 2 & 3. De communicatie

omvat minimaal het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf en de

maatregelen, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie betreffende het huidig

energiegebruik en trends binnen het bedrijf en de projecten (zowel voor invalshoek reductie als

transparantie)

aantoonbaar een dialoog aangaan met overheid en niet overheidsbedrijven over

reductiedoelstelling en strategie voor bedrijf en projecten

publiekelijk committeren aan een reductieprogramma van GO en/of NGO

promoten van het “groen imago” van SPIE Nederland



2.2 Doelgroepen

2.2.1 Interne doelgroepen

Tot de interne doelgroep behoren de medewerkers die werkzaam zijn bij organisaties welke deel uitmaken van de ‘organisatorische grens’. Het onderstaande personeelsbestand vormt de doelgroep van de interne communicatie:

Algemene directie;

Divisie directeuren;

Hoofd- en medewerkers stafafdelingen;

Business Unit managers;

Projectleiders;

Uitvoerend personeel.

2.2.2 Externe doelgroepen

De volgende externe partijen vormen de doelgroep van externe communicatie:

Publieke opdrachtgevers;

Private opdrachtgevers;

Leveranciers ;

Onderaannemers;

Collegabedrijven;

Niet overheidsinstellingen (NGO’s);

Overheidsinstellingen (GO’s);

Derden (onder derden vallen alle overige bezoekers van www.spie-nl.com).



2.3 Interne communicatie

2.3.1 Doel van interne communicatie

Om bewustwording te creëren en medewerkers actief te betrekken bij het onderwerp CO2-reductie is een cultuurverandering noodzakelijk. Het doel van interne communicatie is om bewustzijn en betrokkenheid, van medewerkers, te creëren en te vergoten op het gebied van CO2-reductie. Door samenwerking tussen het management en medewerkers kunnen doelstellingen behaald worden, door medewerkers te informeren, om draagvlak te creëren. Tevens is het van belang om medewerkers een actieve bijdrage te laten leveren aan het reduceren van de CO2-uitstoot. Om de doelstelling te bereiken worden medewerkers geacht verantwoordelijkheid te nemen en ideeën aan te dragen. SPIE Nederland wil op deze manier top-down en bottum-up implementatie mogelijk maken.

2.3.2 Inhoud van interne communicatie

De medewerkers worden minimaal twee maal per jaar geïnformeerd over de laatste ontwikkelingen, de voortgang van de doelstellingen en indien mogelijk worden medewerkers aangespoord om ideeën aan te dragen. Het is van groot belang dat de toegankelijkheid van het aanspreekpunt CO2 en de afdeling Marketing & Communicatie laagdrempelig is, zodat medewerkers geprikkeld worden om verbetervoorstellen aan te dragen.

2.3.3 Communicatiemiddelen

Middels de volgende communicatiemiddelen kan interne communicatie plaatsvinden:

Intranet;

Management vergadering;

MOVE overleg;

MVO meeting;

Nieuwsbrieven;

Publicatieborden;

Posters;

Road show;

Website;

News Flash.



2.4 Externe communicatie

2.4.1 Doel van externe communicatie

CO2-reductie dient breed gedragen te worden, zowel binnen als buiten de organisatie. Naast CO2-reductie binnen de organisatie dient tevens CO2-reductie plaats te vinden in de gehele keten. Op deze manier kan een optimale CO2-reductie tot stand komen. Opdrachtgevers, leveranciers en onderaannemers dienen van elkaar te weten wat de doelstellingen zijn op het gebied van CO2-reductie, om aan de wensen van alle partijen te voldoen.

Het doel van externe communicatie is het uitdragen voor SPIE Nederland dat ze wil bijdragen aan een schoner milieu. Vanuit intrinsieke motivatie is SPIE Nederland gericht op duurzaam ondernemen en betrokken bij onderlinge samenwerking tussen ondernemers, overheden en onderwijsinstellingen. Om CO2-reductie te realiseren en bewustwording te creëren wil SPIE Nederland met zoveel mogelijk partijen in gesprek gaan en tevens initiatiefnemer zijn van CO2-initiatieven.

2.4.2 Inhoud van externe communicatie

De voortgang van het CO2-beleid wordt minimaal twee keer per jaar extern gecommuniceerd en bevat kwantitatieve- en kwalitatieve maatregelen, de analyse van de CO2-footprint en de voortgang van de maatregelen. Er worden gesprekken gevoerd met de omgeving, zoals NGO’s en GO’s. De gesprekken zijn bedoeld om CO2-bewustwording te creëren. Bij projecten verkregen op basis van gunningvoordeel wordt er gecommuniceerd over de gestelde doelstellingen, de maatregelen, de uitvoering en de behaalde resultaten op een bepaald project. De communicatie is voornamelijk gericht op de betreffende opdrachtgever. Tenslotte vindt mondelinge communicatie plaats tijdens congressen en seminars.

2.4.3 Communicatiemiddelen

Voor de externe communicatie maakt SPIE Nederland zoveel mogelijk gebruik van de volgende communicatiemiddelen:

Congressen;

Seminars;

Beurzen;

Persoonlijk contact;

Publicaties en persberichten;

SPIE Visie;

Website.



3. Uitvoering van de communicatie

Middels een communicatiekalender zijn de verschillende communicatie activiteiten en daarbij de te passen middelen beschreven. De kalender is een schematisch overzicht waaruit betrokkenen kunnen herleiden wat en wanneer gecommuniceerd wordt door de betreffende verantwoordelijke. De communicatiekalender is weergegeven in bijlage 1.

3.1 Risico’s

Bij het opstellen van een communicatieplan wordt rekening gehouden met de mogelijke risico’s voor SPIE Nederland. De volgende risico’s zijn geïnventariseerd:

Te weinig communicatie tussen het betrokken aanspreekpunt CO2, Marketing & Communicatie

en divisies waardoor niet eenduidig gecommuniceerd wordt;

Medewerkers ontvangen teveel informatie over het onderwerp CO2, waardoor de interesse en

het belang van CO2-reductie onder medewerkers daalt;

Onvoldoende inbreng door medewerkers van de divisies.

Manieren om de risico’s te beïnvloeden:

Bovenop de reguliere communicatie, communiceert SPIE Nederland over ontwikkelingen van

initiatieven via Twitter, intranet en Facebook;

Regelmatig een moment gebruiken om CO2-reductie gerelateerde zaken onder aandacht te

brengen;

Continuïteit waarborgen door het gehele onderwerp niet door één medewerker te laten

uitvoeren;

In diverse overlegvormen, inclusief het management overleg, een vast agendapunt opnemen

voor MVO/CO2-reductie.

3.2 Financiën

Afdeling communicatie maakt een prognose van de kosten voor de hier beschreven communicatie. Jaarlijks wordt het communicatiebudget door de directie vastgesteld.

3.3 Monitoren

Op basis van de communicatiekalender wordt bewaakt of de communicatie volgens plan verloopt. De coördinator sustainability rapporteert elk kwartaal de voortgang.

3.4 Evaluatie

Tijdens de jaarlijkse evaluatie wordt de effectiviteit en doelmatigheid van de communicatie bepaald en de resultaten besproken tijdens het Management review. Op basis van de uitkomsten wordt het communicatieplan jaarlijks geactualiseerd.



4. Initiatieven en participatie

Participatie is van belang om SPIE Nederland en haar omgeving constant uit te dagen tot het creëren van innovatieve oplossingen/verbeteringen. Om participatie optimaal te laten verlopen is het noodzakelijk dat mogelijke sector- en keteninitiatieven worden besproken in het management en er tevens een specifiek budget voor vrijgemaakt is.

4.1 Op de hoogte van keteninitiatieven

Het is voor SPIE belangrijk om op de hoogte te zijn van landelijke keteninitiatieven. Onderstaand zijn enkele externe keteninitiatieven omschreven;

De MVO monitor: De Koninklijke Metaalunie heeft in 2011 de MVO‐monitor ontwikkeld en

gelanceerd. Met de mvo-monitor kan stap voor stap een maatwerkrapportage worden gemaakt over hoe een bedrijf maatschappelijk verantwoord onderneemt. Zie www.metaalunie.nl

De milieubarometer: De milieubarometer is een product van de stichting Stimular. De Milieubarometer geeft de mogelijkheid om milieuprestaties (en kosten) van jaar tot jaar te vergelijken. Dit kan met de totale milieuprestatie, maar ook per euro omzet, per vierkante meter vloeroppervlakte, etc. Voor veel branches zijn ook gemiddelde getallen beschikbaar, zodat men kunt kijken waar men staat ten opzichte van uw branchegenoten. Daarnaast voorziet de Milieubarometer van tips om energie en kosten te besparen.

LinkedIn: Op “LinkedIn” is een discussiegroep met betrekking tot CO2 reductie keteninitiatieven.

SKAO: Op de website van SKAO zijn circa 50 keteninitiatieven gepubliceerd. De mogelijk relevante keteninitiatieven voor SPIE zijn inzichtelijk gemaakt en weergegeven.

De mogelijke initiatieven zijn voorgelegd aan de directie.

4.2 Passieve deelname aan keteninitiatieven

SPIE Nederland B.V. neemt deel aan de CO2‐prestatieladder,waarvoor lidmaatschap is vereist aan

de Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen. SPIE Nederland B.V. zal voor certificering van de CO2 prestatieladder jaarlijks de contributie betalen aan deze stichting.

4.3 Beperkte actieve deelname aan keten of sectorinitiatieven

SPIE Nederland B.V. is lid van de branchevereniging UNETO-VNI. Hierbij zijn diverse commissies samengesteld om sectorinitiatieven te bewerkstelligen. Er worden diverse overlegvergaderingen gehouden waarbij duurzaamheid op de agenda staat.

4.4 Structurele participaties

De volgende structurele participaties zullen in 2013 worden onderzocht:

Nudge neemt zowel particuliere als bedrijfsinitiatieven. Zij organiseert bijeenkomsten en brengt

bedrijven samen. Actieve deelname aan Nudge is een goed platvorm om in aanraking te

komen met allerlei initiatieven.

Contact zoeken met reeds gecertificeerde bedrijven ook zij zoeken naar participaties. Door aan

te sluiten bij een brache-organisatie op dit gebied kan in contact gekomen worden met deze

bedrijven en onderzocht worden of er gezamenlijke initiatieven kunnen worden ontwikkeld.

http://www.metaalunie.nl/



4.5 Projectmatige initiatieven en participaties

4.5.1 Projectgebonden initiatieven

SPIE adviseert gevraagd en ongevraagd opdrachtgevers met betrekking tot energiebesparingmogelijkheden en reductie van CO2 emissie. Indien de opdrachtgever zelf geen milieudoelstellingen heeft, neemt SPIE waar mogelijk, een alternatief mee in haar aanbieding waarbij energiebesparing of CO2 reductie wordt gerealiseerd.

4.5.2 Nudge Leadership Challenge

SPIE Nederland neemt actief deel aan het Nudge Leadership Challenge waarbij 150 jonge high potentials elkaar uitdagen op het gebied van duurzaamheid. CO2 en energie reductie is hier een onderdeel van. Op basis daarvan zijn de uitkomsten voorgelegd aan de tweede kamer.

Zie https://www.nudge.nl/projecten/32-nudgelc-2013/150

4.5.3 Village Hub

De kennis, kunde en het vermogen om nieuwe technieken te ontwikkelen hebben ertoe geleid dat SPIE Nederland, het project Village Hub heeft opgezet. Dit initiatief is opgezet in samenwerking met het Nederlandse Ministerie van Economie, de Rabobank Foundation en Stichting Doen c.q. Postcode Loterij.

https://www.nudge.nl/projecten/32-nudgelc-2013/150



BIJLAGE 1: COMMUNICATIE KALENDER

Communicatie-middel

Onderwerp Doelgroep Frequentie Verantwoordelijke

Website Voortgang van de doelstellingen

Extern 2 x per jaar

Coördinator Sustainability

Website Energie audit verslag

Extern 1 x per jaar Coördinator Sustainability

SPIE Visie, Website, beursen en seminars

Participatie- programma


Website Doelstellingen per gegund project

Extern 1 x per project

Divisie directeur Infra

Website / SPIE Visie / publicaties en persberichten

Voortgang algemene en project doelstellingen

Extern Ad hoc Divisie directeur Infra

Website / SPIE Visie

Prijsuitreiking ‘Green award’


Road show Introductie, voortgang en doelstelling per jaar, samenvatting participaties

Intern 1 x per jaar Algemeen directeur

Nieuwsbrief/ intranet

Voortgang van de doelstellingen

Intern 2 x per jaar Coördinator Sustainability

Publicatieborden / intranet

Voortgang algemene en project doelstellingen


Publicatieborden Participatie-programma

Intern Ad hoc Divisie directeur Infra

Intranet / SPIE Visie / nieuwsbrief

Prijsuitreiking ‘Green award’


Intranet, Toolboxen, Posteracties

Medewerkers aansporen om ideeën aan te dragen

intern 2 x per jaar Coördinator Sustainability

Communicatieplan CO2 prestatieladder SNL R 01

Documents

Transcript of Communicatieplan CO2 prestatieladder SNL R 01