Ontsnappingsroutes uit het digitale moeras

Het digitaal documentbeheer bij de stad Leuven

Caroline VleugelsYehudi Bosmans

Probleemstelling

• Weinig tot geen richtlijnen

• Talrijke problemen– Te weinig aandacht voor technologische veroudering– Structuur en ordening ontbreekt: geen context– Digitale dossiervorming staat niet op punt– Te weinig metadata worden geregistreerd– Totaal gebrek aan digitale hygiëne– ….

• Gevolg– Chaos: nu en in de toekomst– Eerste voorsmaakje: overdracht O-schijf

Alarmbel: onze schijfruimte geraakt stilaan vol!

• Huidig aankoopbeleid van extra schijfruimte niet houdbaar

• Nood aan een archiveringssysteem?

• Het stadsarchief reageert

Nood aan duidelijke communicatie

• “Wat is digitaal archiveren?”

Stadsarchief versus ICT en Stuurgroep Informatiebeheer

• Taak van het archief om een duidelijk beeld van de problematiek te schetsen

• Vaststellen prioriteiten1. Sensibiliseren van het personeel2. Herwerking mappenstructuren3. Verbetering rechtenstructuur

Sensibiliseren van het personeel

Organisatie van E-Plumeaudagen

• Vervolg op Trash-days voor papieren documenten

• Focus op prioriteiten– Opkuis mailbox– Dubbels– Oude versies– Controle fotobestanden– Controle audio- en videobestanden– Uitgeprinte versus digitale documenten– Registratie van externe gegevensdragers

(Diskettes, VHS-video, CD-rom, DVD,..)

• Niet:– Naamgeving bestanden en mappen– Herstellen digitale dossiers Tijdgebrek– Opkuis mappenstructuur

• Succes?– Eerste Plumeaudag (20 mei 2010)– Tweede Plumeaudag (19 november 2010)

Vaststelling dat de huidige aanpak niet meer werkt

Nieuwe aanpak ?

• Overzichten van dubbele bestanden

• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012)– Uitgebreider dan actiepunten E-Plumeau

• Mensen ‘droppen’ achter computer bij ICT-dienst?

• Diensten laten betalen voor schijfruimte?

• Voorstel tot aankoop Recordsmanagement Tool via VHIC

Op weg naar een nieuwe mappenstructuur

Nauwe samenwerking tussen Stadsarchief en ICT

• Basis = richtlijnen van E-David cfr. Mappenstructuur

• Structuur gebaseerd op grote taken van het stadsbestuur, niet het organogram

• Doel is één mappenstructuur voor:– Dynamisch archief– Semi-dynamisch archief– Statisch archief

Liefst zowel digitaal als papier!

• Voorbereiding archivering digitale documenten

Indeling van de mappenstructuur

• Identificatie van de grote taakgebieden van het Stadsbestuur

• Deel 1: algemene mappen– Voor elke stadsdienst identiek– Nummering van 1 tot 6– Overleg met diensthoofden en medewerkers diensten

• Deel 2: mappen die nodig zijn binnen bepaald taakgebied– Overleg met stadsdiensten– Nummering vanaf 30

Voorbeeld: Groenbeheer

Overzicht Detail taakmap

Werkwijze• Informatie rond taken en processen wordt bestudeerd

• Overleg met betrokken stadsdienst

• Concrete opbouw van de structuur: twee mogelijke werkwijzen– Eerste voorstel van structuur door Stadsarchief– De dienst stelt een eerste voorlopige structuur voor

• Structuur wordt veelvuldig geanalyseerd

• Herwerking tot definitief eindresultaat

Eindresultaat

• Mappenstructuur die voldoet voor:– Stadsarchief (archivistische principes)– ICT (technisch beheersbaar)– Stadsdienst (gebruiksgemak en ingebed in werking dienst)

• Een spannend moment: de omzetting van bestanden naar de nieuwe structuur

Een nieuwe taakverdeling

• Betere controle op de nieuwe mappenstructuur en de digitale hygiëne is noodzakelijk– Beperking in aanmaak mappen op hoog niveau– Supervisie van een werkgroep op de mappenstructuren

• Nauwe samenwerking tussen Stadsarchief en ICT

• Nieuwe rol voor Stadsarchief

• Extra taken voor de archiefverantwoordelijken

Nood aan opleiding

• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012)– Voor alle computergebruikers– Cursus krijgt best een permanent karakter

• Personeel van één stadsdienst:– Omzetting bestanden– Uitleg over gebruik eigen mappenstructuur

• Archiefverantwoordelijken: nieuwe taken

Verbetering van de rechtenstructuur

IT-Technische oplossing

• Werken met Active Directory– Beperking van rechten op 1ste 3 niveau’s van de

mappenstructuur– Globale groepen– Locale veiligheidsgroepen– Overzicht naar rechtenverantwoordelijke

Mappenstructuur

Detail algemene map Detail taakmap

Active Directory• Globale groepen

= Groep die een aantal medewerkers met eenzelfde kenmerk samenvat. Bijvoorbeeld: Gebouwbeheerders, Stafdienst,…– GG-OD-Groenbeheer-Directie

• Locale groepen= Naamgeving is een weerspiegeling van de plaats op de bestandsserver.– LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Write– LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Read

Rechtenstructuur

Gevolgen

• Medewerker is lid van een groot aantal ActiveDirectory groepen. In sommige gevallen meer dan 150 groepen

• Dit heeft gevolgen op het aanmeldscript

• Voordelen van deze manier van werken:– Transparant welke rechten iemand heeft– Rechtenstructuur naar de medewerker toe is

overzichtelijk en duidelijk

Toekomst

• Continue waakzaamheid over de mappenstructuren en digitale hygiëne

• Overdracht bestanden naar een archiefserver

• Oprichting Werkgroep Digitaal Documentbeheer– Breder dan huidige werkgroep– Nadenken over probleempunten Documentbeheer

Conclusie

• Eerste stappen naar verbetering digitaal documentbeheer

• Nood aan permanente vorming, controle, analyse en bijsturingÞ Belangrijke nieuwe taak Stadsarchief

• Nog veel werk voor de boeg