Documentbeheer - onderzoek en oplossingen · 2005-08-22 · 3.3.2 Copernic desktop search 4...

DOCUMENTBEHEER - ONDERZOEK ENOPLOSSINGEN

Rikkert Koppes, Juli 2005Technische Universiteit Eindhoven

Dit document is beschikbaar in de volgende versies:

Online HTML document, 1 file [http://www.rikkertkoppes.com/0H540/scriptie.html]Online HTML document, opgesplitst per paragraaf [http://www.rikkertkoppes.com/0H540/default.html]Online PDF document [http://www.rikkertkoppes.com/0H540/scriptie.pdf]

Documentbeheer - onderzoek en oplossingen

2

TABLE OF CONTENTS

1 Samenvatting2 Inleiding3 Onderzoek: belevenis van documentbeheer4 Interface eisen5 Interface Implementatie6 Appendix7 ReferentiesIndex


3

FULL TABLE OF CONTENTS

1 Samenvatting2 Inleiding3 Onderzoek: belevenis van documentbeheer

3.1 Enquete3.2 Literatuur

3.2.1 Documentbeheer3.2.2 Document Management Systemen3.2.3 Feedback

3.3 Programmatuur3.3.1 Spacemonger3.3.2 Copernic desktop search

4 Interface eisen5 Interface Implementatie

5.1 Desktop gebied5.1.1 Piles5.1.2 Pile actie5.1.3 Peek actie5.1.4 Browse actie

5.2 Archiefgebied5.2.1 Het browseproces5.2.2 Sort actie5.2.3 De kastweergave

6 Appendix6.1 Enquete

7 ReferentiesIndex

BCDHIKOPSU


4

1 SAMENVATTING

In deze scriptie worden na een kort onderzoek enkele voorstellen met betrekking tot een DocumentManagement System (DMS) uitgespreidt. Het onderzoek betreft een kleine enquete onder zo'n 60mensen, wat literatuur onderzoek en analyse van specifieke programmatuur in de DMS sfeer.

De uiteindelijke voorstellen worden gepresenteerd aan de hand van een grafische interface (zie figuur)en enkele UML diagrammen. Hierbij zal worden verteld hoe verschillende user interacties (use cases) plaatsvinden en geimplementeerd kunnen worden.

Het voorstel voor een DMS interface


5

2 INLEIDING

Digitaal documentbeheer is lastig, zeker wanneer mensen in een omgeving werken waar anderen(collega's) op een eenvoudige manier toegang moeten hebben tot de digitale documenten van eenbepaald persoon, moeten documenten op een systematische manier beheerd worden.

Eén veelgebruikte mogelijkheid hiervoor is een gedeelde ruimte waar men bestanden kwijt kan. Hierbijkan bijvoorbeeld gedacht worden aan een netwerkschijf, maar ook bepaalde mappen op een pc diegedeeld zijn voor andere gebruikers. Ook gearchiveerde bestanden op CD's bieden een mogelijkheidom bestanden onderling te delen.

Aangezien bestanden op de één of andere manier logisch gegroepeerd in een directorystructuur op hetopslagmedium moeten komen te staan, is het hebben van een centraal systeem om een dergelijkestructuur te maken en te beheren wenselijk.


6

3 ONDERZOEK: BELEVENIS VAN DOCUMENTBEHEER

3.1 Enquete

Er is een klein onderzoek gedaan (onder 60 mensen) hoe de belevenis is van het omgaan met digitaleen papieren documenten. Dit onderzoek bestond uit een enquete (zie appendix), waarbij vragen werdengesteld met betrekking tot gebruikerservaringen en gebruik van speciale document managementsystemen.

Vrijwel alle geenqueteerden gebruikten een gezamenlijk systeem om bestanden op te slaan(netwerkschijf, fileserver), terwijl slechts ongeveer de helft een dergelijk systeem had voor papierendocumenten (centraal archief). Aangezien men meer met digitale documenten van anderen werkt danmen met papieren documenten doet is dit niet zo verwonderlijk.

Over het algemeen valt het met de irritatie bij het zoeken naar documenten in beide gevallen wel mee.Er is blijkbaar ook niet veel moeite nodig om bestanden (eventueel van anderen) te vinden. Wel valt opdat geenqueteerden die een filebeheersysteem gebruiken vrijwel allemaal zelden of nooit moeite hebbenmet het vinden van bestanden, of geirriteerd raken door het zoeken ernaar. Genoemde documentmanagement systemen zijn onder andere:

Picasa [http://picasa.google.com]ACDsee [http://www.acdsystems.com/nr/acdsee7/EN/homelife/index.html]Copernic Desktop Search [http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/]CVS [https://www.cvshome.org/]Visual Sourcesafe [http://msdn.microsoft.com/vstudio/previous/ssafe/]Sharepoint [http://www.microsoft.com/windowsserver2003/technologies/sharepoint/default.mspx]Photoshop Album [http://www.adobe.com/products/photoshopalbum/main.html]

3.2 Literatuur

3.2.1 Documentbeheer

In de hedendaagse praktijk heeft men te maken met verschillende soorten documenten. Natuurlijk denken we hierbij direct aan het onderscheid tussen papier en digitaal, aangezien deze beschouwd kunnen worden als twee aparte systemen. Maar binnen de digitale wereld van files en folders neemt email een ietwat aparte plaats in. Binnen de computer zijn email en het filesysteem 2 aparte systemen.

Het ene systeem kan in het andere worden omgezet, papier kan worden gescanned (of overgetypt), filesen emails kunnen worden geprint, files kunnen worden attached aan mails en attachments kunnen worden gesaved.

In [Sellen & Harper, 2002] wordt opgemerkt dat het printen van files en emails, ondanks de opkomst van het digitale systeem, nog steeds veelvuldig gebeurd. Een verklaring die wordt gegeven ligt in het onderscheid tussen "hot", "warm" en "cold" documenten. "Hot" documenten zijn die documenten die een gebruiker direct bij de hand moet hebben; ze liggen her en der verspreid op zijn bureau of op stapels, direct bij de hand. "Warm" documenten staan op het punt "hot" te worden, of zijn dit net geweest. Deze documenten hoeven niet direct bij de hand te zijn, maar liggen toch in de buurt, bijvoorbeeld opgeborgen in een la. "Cold" documenten zijn documenten die niet meer gewijzigd worden en gearchiveerd kunnen worden. Aangezien papier de handige eigenschap heeft dat het makkelijk is te sorteren, op te stapelen en te verplaatsen, zijn "hot" documenten vaak in deze vorm te vinden. Aangezien "warm" documenten klaar liggen om "hot" te worden, of dit net zijn geweest, zijn ook deze vaak in papieren vorm opgeborgen. Pas in de "cold" fase wordt een en ander permanent digitaal opgeslagen, voornamelijk om ruimte te besparen. Mocht een "cold" document weer nodig zijn, is het waarschijnlijk dat deze opnieuw geprint wordt.

3.2.2 Document Management Systemen

In het digitale systeem zijn er ook files die zich niet lenen om uit te printen, omdat ze geen equivalent in de papieren wereld hebben (denk aan software, maar ook bijvoorbeeld planningen die simpelweg te


7

groot of te dynamisch zijn om te printen). Ook dergelijke documenten kunnen zich in een "hot", "warm" en "cold" fase bevinden. Om voor deze documenten een vergelijkbare functionaliteit te bieden als voor papieren documenten is in [Bondarenko & Janssen, 2005] een aantal eisen voor een dergelijk DMSgeponeerd:

Een DMS moet documenten in hun taakgerelateerde context kunnen plaatsen1.Een DMS moet documenten van verschillende bronnen kunnen combineren (bestanden, emailetc)

2.

Een DMS moet op een eenvoudige het (her)groeperen van documenten faciliteren3.Een DMS moet een flexibele ad-hoc herstructurering toelaten4.Een DMS moet bij voorkeur gebaseerd zijn op een al bestaand systeem5.Het gebruik van het DMS moet zo eenvoudig mogelijk zijn6.

Met betrekking tot het gebruik van het DMS (eis 6), dient uiteraard een interface ontworpen te worden.Basering op een bestaand systeem (eis 5) ligt voor de hand, maar verder kan ook gekeken worden naarde manier waarop een en ander gepresenteerd kan worden. Het gebruik van separabelemeerdimensionale stimuli (zoals kleur, grootte en positie) om bepaalde eigenschappen van eendocument te vertegenwoordigen (zoals "temperatuur", omvang en sorteervolgorde) is hiervoor aan tebevelen [Wickens & Hollands, 2000].

3.2.3 Feedback

Als een systeem op een intelligente manier kan bijstaan in het vinden, groeperen en doorkijken van files en folders, kan dat bijdragen aan een betere interactie tussen mens en systeem. Wellicht kan het bijstaan in het "opruimen" van de omgeving van een gebruiker, in de zin dat minder documenten geprint hoeven te worden. Intelligentie en feedback van een dergelijk systeem zouden bijvoorbeeld kunnen worden toegepast om aan te geven hoe dicht een gebruiker bij zijn doel zit, of bijstaan als een gebruiker telkens dezelfde, foutieve, route volgt om een document te vinden en zo irritatie bij een gebruiker verminderen. In deze zin kan worden gesproken van het toekennen van emoties aan het systeem [Picard].

3.3 Programmatuur

Uit de enquete is een aantal alternatieve schijfbeheersystemen naar voren gekomen. In de volgendeparagrafen bespreek ik de eigenschappen van een aantal van deze programma's.

3.3.1 Spacemonger

Spacemonger [http://www.werkema.com/software/spacemonger.html] is een programma dat de inhoudvan een harde schijf grafisch in beeld brengt. De grootte van de files (bytes) wordt direct vertaald in degrootte van het pictogram. Door te dubbelklikken op folderstructuren kan worden ingezoomd waardoormeer detail wordt getoond.


8

Een screenshot van spacemonger

Dit programma heeft als voordeel dat de structuur van het geheel direct duidelijk is, er kan op eeneenvoudige manier worden ingezoomd op gewenste onderdelen van de schijf. Nadeel is dat debestandsgrootte niet iets zegt over de belangrijkheid van de file. Ook wordt het aantal files in een mapniet gerelateerd aan de grootte van het pictogram. Aangezien cues als grootte en kleur eenvoudigonafhankelijk herkend kunnen worden (zie bijvoorbeeld [Wickens & Hollands, 2000]), zouden deze bijvoorkeur aan eigenschappen als de datum van de meest recente wijziging (last modified), degebruiksintensiteit of het aantal files in een folder weer moeten geven.

Een ander voorbeeld van een dergelijk programma voor Unix is Methylblue Filelight[http://www.methylblue.com/filelight/]:


9

Screenshot van Methylblue FileLight

3.3.2 Copernic desktop search

Copernic Desktop Search [http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/index.html] is een programma die de inhoud van de files en mails indexeert, waarna het mogelijk is om relatief snel door degegevens op je harde schijf te zoeken.

Dit programma heeft het voordeel dat het zoekproces sneller en eenvoudiger is. In plaats van min ofmeer ongestructureerd door folderstructuren te browsen kan een file met behulp van enkele zoektermenbetrekkelijk snel gevonden worden. Het nadeel hiervan is dat de fysieke plaats van het document mindermakkelijk onthouden wordt, men onthoudt eerder de weg die via het zoeken werd afgelegd. Zo ontstaatvoor verschillende files een verschillend zoekproces. Bepaalde files worden structureel via ditzoekprogramma gelokaliseerd en andere files worden structureel met de standaard windows explorergevonden, zo bleek uit een gesprek met gebruikers van dit programma.


10

Screenshot van de zoekfunctie van Copernic Desktop Search.


11

Voorbeeld van de email search functie


12

4 INTERFACE EISEN

In [Bondarenko & Janssen, 2005] wordt, zoals besproken in het hoofdstuk literatuur, aan een documentmanagement systeem (DMS) de volgende eisen gesteld:

Een DMS moet documenten in hun taakgerelateerde context kunnen plaatsen1.Een DMS moet documenten van verschillende bronnen kunnen combineren (bestanden, emailetc)

2.

Een DMS moet op een eenvoudige het (her)groeperen van documenten faciliteren3.Een DMS moet een flexibele ad-hoc herstructurering toelaten4.Een DMS moet bij voorkeur gebaseerd zijn op een al bestaand systeem5.Het gebruik van het DMS moet zo eenvoudig mogelijk zijn6.

Voor het gebruik van bestanden is een UML use case diagram gemaakt, welke hieronder is weergegeven. Zie voor een introductie in UML en use case diagrammen bijvoorbeeld [Eriksson &Penker, 1998]. In dt diagram zijn van bovenstaande eisen 1, 3, en 4 gerealiseerd. De eisen 5 en 6worden in het grafisch ontwerp (zie interface implementatie) gerealiseerd. Eis nr 2 zou eventueel kunnenworden geimplementeerd door een speciale folder te ontwerpen die mail bevat (met dezelfdesubstructuur als in de mailbox aanwezig is). Hier wordt verder niet op ingegaan.

Use-case diagram voor document workflow.

Als actors hebben we hier de eigenaar (van het bestand) en een gebruiker. De eigenaar is hier eenspeciaal geval van de gebruiker, vandaar de generalisatie. Voor de eigenaar van het bestand zijn deonderscheidende use cases:

Create DocumentModify Document

En daarnaast natuurlijk de use cases voor de algemene gebruiker:

Read DocumentCopy DocumentGroup Documents (pile)Sort DocumentsPeek

De peek use case verbeeldt de mogelijkheid om van buiten een groep te kijken wat er zich binnen degroep bevindt, hier wordt verder op ingegaan in de paragraaf peek actie.

In dit model wordt er vanuit gegaan dat als een gebruiker een bestand voor zichzelf nodig heeft en moetbewerken, dat hij dan een kopie maakt (en vervolgens eigenaar wordt van deze kopie), of dat het


13

bestand overgedragen wordt aan die persoon en deze dus eigenaar wordt in plaats van de vorigeeigenaar (deze overdracht kan eventueel impliciet plaatsvinden zodra een andere gebruiker het bestandopent). Vandaar dat de use case "Modify Document" alleen geassocieerd is met de eigenaar.

Zoals in het diagram te zien is, bevatten veel van de hierboven genoemde use cases de volgendeacties:

Open FileSave FileCreate Data

Voor de use cases "Open File", "Save File", "Copy Document", "Group Documents" en "SortDocuments" is de use case "Locate File" included. Deze laatste use case is dus (impliciet) van belangvoor alle andere use cases. Het is juist hier waar moeilijkheden ontstaan en waar een DMS in kan bijstaan.


14

5 INTERFACE IMPLEMENTATIE

5.1 Desktop gebied

Desktops zijn in principe voor iedereen toegankelijk en gekoppeld aan personen (collega's, maar ookanderen) in het adresboek die met hetzelfde systeem werken. Files van anderen worden eenvoudig naarde eigen desktop gesleept. Dit is een vorm van het maken van een shortcut, het document blijft inbeheer van de originele eigenaar. Als er een kopie wordt gemaakt zijn de documenten pas echtverschillend.

Eventueel kan op de desktop een speciale folder worden aangebracht met mail documenten. Desubfolderstructuur hiervan zou overeen moeten komen met de structuur van de mailbox.

5.1.1 Piles

Een voorbeeld van het desktop gebied is geillustreerd in onderstaande figuur:

Voorbeeld van het desktopgebied

Een directory wordt niet meer als map weergegeven maar als stapeltje (pile), waarvan de hoogte het aantal files in de map representeert. Bij meer dan een bepaald aantal files wordt de stapel niet meerhoger, om het beeld rustig te houden (overvolle piles). Als voorbeeld is hier de pile "folder" te zien..

5.1.2 Pile actie

Stapelen van documenten wordt in onderstaand activitydiagram weergegeven:

Activity diagram van de pile actie

Stapelen van files (pile), gebeurt op eenzelfde manier als het slepen van files in een directory. Echter is


15

er ook de mogelijkheid een file op een andere te slepen. Als dat gebeurt wordt een directoryaangemaakt en worden beide files erin geplaatst. Er wordt direct om een mapnaam gevraagd omonbenoemde mappen (piles) te voorkomen.

Een pile actie waarbij nog geen pile (map) bestaat

Een pile actie waarbij al wel een pile (map) bestaat

5.1.3 Peek actie

Een peek actie is het kijken in een stapel zonder deze daadwerkelijk te openen (zie browse actie). Door met de muis over de afzonderlijke iconen in de pile te gaan wordt relevante data van de betreffende filegetoont. De volgorde van de iconen in de pile wordt bepaald door de (custom) volgorde van de files in demap (zie sort actie). Bij overvolle piles (waar niet alle iconen worden getoond), wordt alleen de data vande bovenste en onderste paar files getoont.

Een peek actie

5.1.4 Browse actie

Een pile kan nader worden bekeken door hierop te dubbelklikken, dit opent de folder in de kast en defolderview erboven (zie Archiefgebied). Klikken met de shift-toets ingedrukt opent de folder in een nieuwvenster, zoals we dat van browsers gewend zijn. Deze optie is weergegeven in onderstaande figuur.


16

Een browse actie

5.2 Archiefgebied

Elke (virtuele) schijf wordt gevisualiseerd als een complete kast, ongeacht hoe diep de folderstructuur opdie schijf is. Afhankelijk van de beschikbare ruimte worden na een bepaalde diepte geen files meerweergegeven. De grootte van de files wordt weergegeven in de grootte van het icoon. De onderlingeverbondenheid die door mappen wordt weergegeven, wordt vertaald in een kleur.

Op deze manier heeft men in één oogopslag een overzicht van alle data, een gedetailleerd overzichtontbreekt echter op dit punt.

Het browsen door mappen is een combinatie van het fysiek doorlopen van de folderstructuur en eeniteratief zoekproces dat is gebaseerd op input van foldernamen waarop al is geklikt.

5.2.1 Het browseproces

Bladeren (browsen) door een folderstructuur is een methode die bij de overgrote meerderheid van decomputergebruikers routine is. Het zou dan ook onverstandig zijn deze methode compleet te vervangendoor iets anders. Het is echter zo dat een door iemand anders gemaakte folderstructuur voor degebruiker zelf niet altijd de meest logische is, het kan dus zo zijn dat een bestand niet op de plek staatwaar de gebruiker deze verwacht op basis van de folderstructuur. Daar waar de resultaten van hetbrowseproces niet voldoen aan de verwachtingen kan irritatie ontstaan.

Tijdens het browsen zijn de namen van de folders input voor de gebruiker waarop een bepaaldebeslissing wordt gemaakt (zit hij op de goede weg of niet). Bij het herhaald terug moeten vinden van eenbepaald bestand dat voor een gebruiker op een voor hem onlogische plek staat, volgt de gebruiker tochvaak weer de weg die voor hem het meest logisch lijkt, zeker als er tussen de verschillendezoekhandelingen een wat grotere tijd zit. Dit is gebleken uit een aantal gesprekken die ik voerde.

Om tegemoet te komen aan de logica van de gebruiker zou men elke naam van een folder waaropgeklikt wordt kunnen behandelen als een zoekterm in een iteratief zoekproces. De gebruiker zal namelijk op die folders klikken die voor hem het meest logisch lijken. De resultaten van dit zoekproceskunnen folders en bestanden zijn die op een compleet andere plek in de directorystructuur staan, maartoch relevant kunnen zijn voor de gebruiker. Als men de resultaten van dit zoekproces samen toont metde inhoud van de huidige directory, kan de gebruiker geholpen worden bij het zoeken naar een bepaaldbestand. Deze resultaten kunnen bijvoorbeeld in een andere kleur getoond worden, zoals te zien is inhet voorbeeld hieronder.


17

Fysieke subfolders en folders voortvloeiende uit het iteratief zoekproces worden op een onderscheidende manier weergegeven.

Door een combinatie te doen van fysieke stappen (het doorlopen van de fysieke structuur) enzoekstappen, kan een gebruiker waarschijnlijk sneller naar zijn doel worden geleid. Op deze manierbevindt het betreffende bestand zich ook op de meest logische "plaats" voor de gebruiker, bij eenherhaalde zoekopdracht kan het samengestelde pad opnieuw toegepast worden.

5.2.2 Sort actie

De volgorde van bestanden in elke folder (pile) moet naar behoefte van de grbruiker kunnen wordenaangepast, zoals nu ook mogelijk is op bijvoorbeeld de windows desktop of in depictogrammenweergave van een folder. Ook als een folder als lijst getoont wordt moet men de volgordenaar believen aan kunnen passen. Binnen het desktopgebied moet een pile bij een peek actie devolgorde binnen de map hanteren.

5.2.3 De kastweergave

De kast aan de linkerkant van het archiefgebied is een grafische voorstelling van de inhoud van deschijf. Elke schijf wordt voorgesteld door een plank in de kast, verwisselbare media die niet geladen zijneventueel door een lege plank (zie figuur). Verschillende files en folders kunnen worden onderscheidenop de volgende kenmerken:

SaturatieDe saturatie van de kleur van het icoon geeft de ouderdom van een document weer. Documentendie lang geleden voor het laatst zijn gewijzigd hebben een meer grijze kleur, documenten dierecent zijn gewijzigd zijn meer intens van kleur. Deze aanpak borduurt voort op het onderscheid in"hot", "warm" en "cold" documenten, [Sellen & Harper, 2002].

KleurtoonDe kleurtoon van het icoon geeft aan hoe diep een file in de boomstructuur zit. Dit is analoog aanhet kleurgebruik in het eerder genoemde programma Spacemonger.

GrootteDe grootte van het icoon geeft aan hoeveel bestanden of andere directory een bepaalde directorybevat. Dit is anders dan Spacemonger, die de grootte van het bestand gebruikt.


18

De kastweergave: elke schijf wordt voorgesteld door een aparte plank in de kast.

Door op de iconen te klikken kan worden genavigeerd in deze weergave. Zodra een folder wordtgeopend vult de inhoud van deze folder (de fysieke inhoud gecombineerd met het iteratievezoekresultaat) de gehele kast, analoog aan Spacemonger. Het explorervenster aan de rechterkant volgtde locatie van de kast. Ook in de kast kunnen peek acties worden uitgevoerd, zoals eerder beschreven(Peek actie):

Voorbeeld van een diepere view in de directorystructuur. Hier is ook een peek actie in de kast weergegeven.

In tegenstelling tot Spacemonger waar de layout van de weergave sterk afhankelijk is van de grootte enverhouding van het scherm, blijft de fysieke layout van de objecten in de kast altijd nagenoeg hetzelfde.Alleen als er iets veranderd aan de daadwerkelijke structuur wordt deze aangepast, maar wel zo minmogelijk. Dit om het herkennen van de fysieke locatie van de file in de kast te bevorderen.

In navolging van het onderscheid in "hot", "warm" en "cold" documenten ([Sellen & Harper, 2002], hoofdstuk 5, pagina 132 e.v.), waarin wordt gesteld dat "hot" documenten het makkelijkst voorhanden moeten zijn, krijgen deze documenten voorrang bij weergave op grote "diepte". Aangezien door de


19

beperkte ruimte wellicht niet alle files te tonen zijn, worden vanaf een bepaalde diepte files niet meer getoond. "Cold" en "warm" documenten zullen hierbij als eerste afvallen.


20

geslacht

leeftijdberoepbedrijf

6 APPENDIX

Hieronder is de enquete weergegeven zoals die is gebruikt in het onderzoek (zie enquete)

6.1 Enquete

Deze enquete heeft als doel een globaal beeld te geven van de werkbaarheid van bestandsbeheer. Mocht u om welke reden dan ook een bepaalde vraag niet kunnen of willen invullen, laat deze dan open.De resultaten van dit onderzoek zullen worden verwerkt in een scriptie.

Algemeenmanvrouw


21

janee

vaakregelmatig

zelden of nooit

vaakregelmatig

zelden of nooit

NeeJa, namelijk:

vaakregelmatig

zelden of nooit

vaakregelmatig

zelden of nooit

vaakregelmatig

zelden of nooit

Werkt u in uw werkomgeving met een gezamenlijk systeem om bestanden op te slaan(netwerkschijf, filserver)?

Werkt u regelmatig met bestanden van anderen?

Raakt u wel eens geirriteerd vanwege het met moeite kunnen vinden van de juiste bestanden (vanuzelf of van anderen)?

Werkt u met speciale filebeheer software? Zo ja, kunt u dan aangeven met welke software en voorwelke doelen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan fotobeheer

Vindt u het lastig om gegevens op een dusdanig geordende manier op te slaan zodat het voor u enuw collega's gemakkelijker is deze later terug te vinden?

Heeft u wel eens moeite met het kunnen vinden van de juiste bestanden (van uzelf of van anderen)?

Houdt u verschillende versies bij van uw eigen bestanden?

digitale werkomgeving


22

janee

vaakregelmatig

zelden of nooit

vaakregelmatig

zelden of nooit

NeeJa, namelijk:

vaakregelmatig

zelden of nooit

vaakregelmatig

zelden of nooit

vaakregelmatig

zelden of nooit

commentaar

Inzenden

Beschikt u over een centraal archief voor papieren documenten?

Werkt u regelmatig met papieren documenten van anderen?

Raakt u wel eens geirriteerd vanwege het met moeite kunnen vinden van de juiste papierendocumenten (van uzelf of van anderen)?

Werkt u met speciale documentbeheer software? Zo ja, kunt u dan aangeven met welke software envoor welke doelen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan inboeken van brieven

Vindt u het lastig om uw papierwerk op een dusdanig geordende manier te archiveren zodat het vooru en uw collega's gemakkelijker is deze later terug te vinden?

Heeft u wel eens moeite met het kunnen vinden van de juiste papieren (van uzelf of van anderen)?

Houdt u verschillende versies bij van uw eigen papierwerk?

papieren werkomgeving

Wilt u nog iets kwijt?Overig


23

7 REFERENTIES

[Bondarenko & Janssen, 2005]Bondarenko, Olha & Janssen, Ruud. Documents at Hand: LEarning from Paper to Improve DigitalTechnologies. CHI 2005, April 2-7, 2005, Portland, Oregon, USA. Copyright 2005 ACM.

[Eriksson & Penker, 1998]Eriksson, Hans-Erik & Penker, Magnus. UML Toolkit. John Wiley & Sons, Inc.

[Picard]Picard, R.W. What does it mean for a computer to "have" emotions? MIT Media Laboratory.

[Sellen & Harper, 2002]Sellen A, Harper R (2002). The Myth of the Paperless Office. MIT.

[Wickens & Hollands, 2000]Wickens, C. D. & Hollands, J.G. Engineering Psychology and Human Performance. Prentice-Hall Inc. 2000.


24

INDEX

B

browsen (Section-5.2.1)

C

Copernic Desktop Search (Section-3.3.2)

D

DMS (Document Management System) (Section-1)DMS (Document Management System) (Section-4)Desktops (Section-5.1)

H

"hot", "warm" en "cold" documenten (Section-3.2.1)

I

iteratief zoekproces (Section-5.2.1)

K

kast (Section-5.2.3)

O

overvolle piles (Section-5.1.1)

P

pile (Section-4)peek (Section-4)pile (Section-5.1.1)peek actie (Section-5.1.3)

S

Spacemonger (Section-3.3.1)

U

UML (Unified Modeling Language) (Section-1)use cases (Section-1)UML (Unified Modeling Language) (Section-4)use case diagram (Section-4)

Documentbeheer - onderzoek en oplossingen · 2005-08-22 · 3.3.2 Copernic desktop search 4...

Documents

Transcript of Documentbeheer - onderzoek en oplossingen · 2005-08-22 · 3.3.2 Copernic desktop search 4...