ELOprofessional 9MEER ORDE EN STRUCTUUR.

KYOCERA SOLUTIONSELOprofessional 9

Tijd is geld. Toch verliezen bedrijven nog altijd zeeën van tijd door inefficiënt documentbeheer. Papieren documenten ver-dwijnen in hang-/archiefmappen, elektronische documenten stapelen zich op in e-mailpostvakken en bestandsservers

hebben doorgaans een ondoorzichtige structuur. ELO professional 9 schept de broodnodige orde en structuur in de dagelijkse stortvloed aan informatie.

EFFICIËNTE BEDRIJFSPROCESSEN

Een van de kernfuncties van ELO is het bijeenbrengen van uiteenlopende documenten in een gestandaardiseerde archief-structuur. ELO Professional 9 kan dan ook naadloos worden geïntegreerd in vrijwel alle gangbare bedrijfstoepassingen. Of het nu gaat om Microsoft Office-bestanden, e-mails, papieren documenten, technische tekeningen of ERP-records; met een druk op de knop of via een geautomatiseerd proces worden alle relevante documenten in het centrale ELO ECM-archief verzameld. ELO biedt u de mogelijkheid al uw bedrijfsprocessen conform uw beleid of de documentatieverplichtingen te auto-matiseren, gegevens op verschillende locaties op te vragen en uw bedrijfsprocessen transparanter te maken.

Van het eenvoudig vastleggen van gegevens tot complexe gegevensvoorbereiding via automatische classificatie; ELO professional is een op uw organisatie toegesneden oplossing waarmee u efficiënter en productiever kunt werken.

KENNIS IS MACHT

We worden elke dag overspoeld met informatie. ELOprofessio-nal helpt u deze informatie snel en georganiseerd te verwerken en op te slaan. Het maakt niet uit of het gaat om e-mails, notities, schetsen, facturen of offertes.

ELOprofessional vereenvoudigt het archiveren en ordenen ELOprofessional voert vele taken geautomatiseerd uit die

voorheen met de hand moesten worden gedaan; zoals het archiveren van e-mails tot het verwerken van geprinte offertes

ELOprofessional bespaart u dus tijd

RAZENDSNELLE TOEGANG TOT GEGEVENS Dankzij de huidige krachtige databasetechnologieën kunt u ongelooflijk snel naar gegevens zoeken. De hierop gebaseerde zoekmechanismen in ELO zorgen ervoor dat u overal in uw

bedrijf met één muisklik over alle benodigde gegevens kunt beschikken. Dit scheelt kostbare werktijd, helpt nieuwe kennis te vergaren, ook binnen bedrijfsprocessen, en draagt dus bij tot een langdurig succes van uw onderneming. EFFICIËNT ZOEKEN NAAR GEGEVENS ELO iSearch begeleidt u op een intelligente en begrijpelijke manier door uw zoekprocessen, zodat u snel over de benodigde gegevens kunt beschikken. ELO iSearch maakt gebruik van een groot aantal zoekfuncties waaronder automatisch aanvullen, automatisch corrigeren en intuïtief koppelen van zoektermen.Deze functies zorgen ervoor zorgen dat zoekopdrachten vlekkeloos worden uitgevoerd en doeltreffende zoekresultaten opleveren. UW GEGEVENS ZIJN VEILIG OPGEBORGEN Met ELO heeft u de mogelijkheid de levenscyclus van uw gege-vens conform de wettelijke en bedrijfsspecifieke voorwaarden te beheren. Onze diensten variëren van automatische index-ering tot geavanceerd autorisatiebeheer. Bovendien beschermt de archiefserver van ELOprofessional uw documenten tegen in-zage of bewerking door onbevoegden. Om gevoelige gegevens te beschermen kunt u in ELO geselecteerde archiefgedeelten met een veilige 128-bit sleutel coderen. Deze werkwijze vormt een effectieve beveiliging tegen onbevoegde toegang tot uw gegevens en beveiligt ook uw opslagmedia. Gegevens die u langdurig wilt archiveren, kunt u in ELOprofessional converteren naar indelingen als TIFF, PDF en PDF/A, die ook in de toekomst elektronisch leesbaar blijven. ELOprofessional ondersteunt ook een groot aantal back-upmogelijkheden. Zo is het mogelijk duurzame opslagmedia zoals jukeboxen, tapebibliotheken en op magnetische schijven gebaseerde media (zoals die van EMC, IBM of NetApp) te integreren. U kunt er ook voor kiezen de ser-verprocessen over meerdere hardwareplatforms te verdelen.

MEER INFORMATIE OVERELOprofessio-

nal 9www.kyoceradocumentsolutions.nl KYOCERA Document Solutions Nederland B.V. Beechavenue 25, 1119 RA Schiphol-Rijk - Tel +31 (0) 587 72 00 – Fax +31 (0) 20 587 72 90 www.kyoceradocumentsolutions.nl – informatie@dnl.kyocera.com

MULTI-CLIENTSTRATEGIE

Windows-client: standaardclient voor Windows-omgeving Java-client: platformonafhankelijke client voor Windows,

Linux, Mac OS ELO Web-Access: HTML-toegang via browser tot ELO-archief Microsoft Office-client: documentbeheer met Microsoft

Outlook, Microsoft Office Word en Microsoft Office Excel Explorer-client: ELO- toegang via Windows Explorer ELO Mobile voor notebooks: mobiel werken en synchroniseren

van documenten (optioneel) Smartphone-client: mobiel werken met alle populaire

smartphones Tablet-client: mobiel werken met een tablet-pc

ARCHIEF (onder andere)

Niet-manipuleerbare archivering van gegevens gedurende de voorgeschreven levenscyclus

Veilige opslag van documenten met hash-waarden en certificaten op alle gangbare opslagmedia

Gecertificeerde ondersteuning voor langdurige opslag van alle bekende aanbieders, zoals NetApp, IBM, EMC, HP, Hitachi en aanvullende duurzame opslagsystemen zoals WORM, UDO, DVD Jukebox

Parallel beheer van meerdere archieven en opslagpaden Uitgebreide rapportage- en auditfuncties voor alle archief-

functies DOCUMENTBEHEER (onder andere)

Vrij definieerbare classificatiestructuren Snel bladeren in documenten Rechtstreeks aanbrengen van memo‘s en stempels op

gerasterde beelden Koppeling van gerelateerde documenten via hyperlinks Controle op duplicaten ter voorkoming van meervoudige

archivering van documenten Gekleurde markering van verschillende documenten en

mappen In- en uitchecken voor transparant beheer van verschil-

lende documentversies Zelflerende opslagwizard Drag-and-dropfunctie voor e-mails en bijlagen rechtstreeks

vanuit Microsoft Outlook Geautomatiseerd beheer van versiegeschiedenis bij

wijziging van documenten

WORKFLOWFUNCTIES (onder andere)

Eigen geïntegreerde workflowserver Op formulieren gebaseerde workflow met editor Ad-hocworkflow voor spontane bedrijfsprocessen Grafische ontwerpmodule voor de definitie van standaard-

workflows Beheer van verschillende workflowmodellen en versies Delegeren van taken binnen een standaardworkflow Visuele bewaking van workflowprocessen Beheer van lopende en voltooide workflows Transparante verslaglegging van het gehele workflowproces Escalatiebeheer op meerdere niveaus bij overschrijding van

deadlines Vervangingsregelingen in geval van ziekte of verlof Bewaking van de maximale sessielengte van een work-

flowknooppunt Integratie van scriptuitbreidingen aan het begin en einde

van een workflowknooppunt

PAPIEREN DOCUMENTEN SCANNEN

Ondersteuning van alle gangbare document- en netwerk- scanners en multifunctionele printers (MFP)

Geïntegreerde scanfunctie Ondersteuning van standaardinterfaces (TWAIN) Scannen van een of meerdere pagina‘s

GEBRUIKERS- EN AUTORISATIEBEHEER

Toewijzing van bevoegdheden voor indexvelden en formu- lieren, documenten, mappen, gebruikers en groepen

Optionele definitie van subbeheerders Integratie met alle conventionele directory infrastructuren Verbergen van structuurelementen als er geen toegangs-

bevoegdheid is afgegeven Veilige 128-bit versleuteling voor archiefgedeeltes met

gevoelige gegevens Uitgebreide rapportagemogelijkheden