Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant

(BIZOB)

Praktijkvoorbeeld van een inkoopsamenwerking

voor gemeenten

22 juni 2010

www.bizob.nl 2

Introductie

Marcel Stuijts MSc,

directeur BIZOB

Ervaringen

– Directeur SIW(Inkoopbureau West-Brabant)

– Inkoopdirecteur gemeente Moerdijk

– Inkoopmanager gemeente Barendrecht

– Inkoopmanager Massive verlichtingen

www.bizob.nl 3

Overzicht Presentatie

• Algemene informatie

• Werkwijze BIZOB

• Inkoopplan

• Taken consultant BIZOB

• IT systeem

• Taken BIZOB bij aanbestedingen

• Inkoop- en aanbestedingsbeleid

• Opleiding en training

Strategisch Inkopen

Example?

1979 1994 2004

purchased goods 38% 60% 62%

personnel salaries 45% 22% 20%

miscellaneous costs 17% 18% 18%

(adapted from Lysons, 2006)

www.bizob.nl 5

Business case: verhouding grootte en professionaliteit

Gemeentegrootte Aantal % Aandeel

inkoopvolume

Naleving

100.000 en groter 25 6% 47% 60-70%

50.000 tot 100.000 41 9% 23% 30-40%

20.000 tot 50.000 188 42% 22% 20-30%

10.000 tot 20.000 136 31% 7% 0-10%

tot 10.000 53 12% 1% 0-10%

Totalen 443 100% 100%

www.bizob.nl 6

Wat is inkoopsamenwerking?

Het samen bundelen, en/of delen van

informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume

op het gebied van inkoop,

met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende

organisaties

(Murray et al., 2008)

www.bizob.nl 7

Onderzoek publieke sector (2004)

Aantal gezamenlijke activiteiten

Inte

nsiv

iteit

Meeliften- schaalvoordelen

- transactiekosten

- informatie delen

Carpoolen- schaalvoordelen

- transactiekosten

- informatie delen

- specialisatie

F1-team- schaalvoordelen

- transactiekosten

- informatie delen

- leren van elkaar

- standaardisatie

Konvooi- schaalvoordelen

- transactiekosten

- informatie delen

- leren van elkaar

Busdienst- schaalvoordelen

- transactiekosten

- informatie delen

Vormen van inkoopsamenwerking

weinig bepalende

deelnemers / bij

voorkeur gelijk

veel (verschillende)

deelnemers

gezamenlijk specs

bepalen

niet gezamenlijk

specs bepalen

Weinig Veel

Laag

Hoog

Schotanus, NEVI 2004

www.bizob.nl 8

Klassen (lage commitment)

Meeliften

– 1 organisatie bepaalt specs, anderen vrijblijvend meeliften (geen

invloed specs).

– Vaak bij grote verschillen in inwoneraantallen gemeenten (aan- en

afwezigheid expertise)

– Meestal grotere relatieve meeropbrengsten voor kleine gemeenten

– Kan ook op gebied van alleen informatie!

Busdienst

– Verschil: meer structureel meeliften (plannen voor lange termijn)

– Eventueel organisatie om de faciliteren (SSC of extern)

– Betaling bijdrage aan busrit (onkosten)

www.bizob.nl 9

Klassen (middel commitment)

Carpoolen

– Kartrekken door verschillende gemeenten per traject

– Aanstellen lead buyers voor trajecten (obv

kennis/beschikbaarheid)

– Intensiever, minder vrijblijvendheid: toerbeurt (spreiding)

– Regelmatiger overleg, meer structuur

– Minder organisaties kunnen deelnemen

www.bizob.nl 10

Klassen (commitment zwaar)

Konvooi

– Intensieve manier van eenmalig samenwerken

– Vaak groot project met veel potentieel

– Veel inspraak door meeste partijen

– Relatief veel structuur en overleg (ook voor doelstelling)

Formule 1 (BIZOB model)

– Meest intensieve vorm

– Alle organisaties inspraak

– Veel structuur en overleg

– Hoge mate van integratie procedures en inkoop

Bron: Van Weele / Rozenmeijer

www.bizob.nl 12

Algemene Informatie BIZOB

• Opgericht door de deelnemende gemeenten

• BIZOB is van en voor de gemeenten

• Combinatie van centrale en decentrale inkoop

• Inkoop en aanbestedingen voor 18 gemeenten

• BIZOB consultants werken bij de gemeenten

(kantoor op het gemeentehuis)

• Meer consultants in één gemeente

• Consultants werken voor meer dan 1 gemeente

Deelnemers

2004 2005 2006 2008

Asten Cranendonck Laarbeek Best

Bergeijk Gemert-Bakel

Bladel Heeze-Leende

Deurne Nuenen

Eersel

Oirschot

Reusel - De Mierden 2009 2010

Someren Veldhoven Geldrop - Mierlo

Son en Breugel

Waalre

www.bizob.nl 14

Waarom inkoopsamenwerking?

Continuïteit van professionele inkoop binnen de

organisatie

Massa is kassa door schaalvoordelen

Enkele gemeente te klein voor eigen inkoper

Veel startende inkopers verdwalen

Verlaging van de inkoopkosten

Verbetering van het inkooppproces, kenniscentrum

Gebruik maken van elkaars materiaalkennis

Bouw

gemeentehuis

Bouw-/ woonrijp

maken

Werken

SchoonmaakUitzendkrachtenDiensten

MeubilairRolstoelenLeveringen

Secundair/facilitair

Primair

Inkoopgebied Gemeente

www.bizob.nl 16

ORGANISATION SCHEDULE BIZOB

General Council34 members, two members of each municipality

Chairman: Mr. A.P.M. Veltman

Council 5 members of the General Council

BoardM.A.J. Stuijts MSc

www.bizob.nl 17

ORGANISATION SCHEDULE BIZOB

CEOM.A.J. Stuijts

Procurement

Manager B.v.Brunschot

Procurement

ManagerI. De Vos

Senior

Procurement

Consultant

Junior

Procurement

Consultant

etc

Senior

Procurement

Consultant

Junior

Procurement

Consultant

etc

Management

SupportSecretary

Procurement

ManagerH.C.A. Zwitserloot

Senior

Procurement

Consultant

Junior

Procurement

Consultant

etc

www.bizob.nl 18

Algemene informatie BIZOB

• Inkoopplan wordt in oktober gemaakt tussen BIZOB en gemeente

• Leveringen, diensten en werken worden in het jaar daarop aanbesteed

• Input komt uit alle afdelingen van de gemeente

• BIZOB inkoopmanager is verantwoordelijk voor het combineren van

gezamenlijke projecten

www.bizob.nl 19

Inhoud inkoopplan

• Individuele trajecten

• Gezamenlijke trajecten

• Seminars voor de deelnemende gemeenten

• Begin- en einddatum

• Benodigde capaciteit (dagen)

• Contactpersonen inkoop gemeente

• Contactpersoon BIZOB voor gezamenlijke

trajecten

• Budget

• Helpdesk (dagen)

www.bizob.nl 20

Inhoud inkoopplan (vervolg)

• Plan wordt goedgekeurd door College van B&W

• Plan is leidraad voor de inkoopadviseur en de ambtenaren van de gemeente

• Plan is houvast voor voortgang van de projecten

• Plan is een overzicht voor (financiële en kwalitatieve) resultaten

• Plan wordt maandelijks besproken door BIZOB

inkoopmanager en contactpersoon inkoop gemeente

• Eventuele aanpassingen worden besproken en goedgekeurd door BIZOB en

gemeente.

www.bizob.nl 21

Aandachtsgebied BIZOB

purchasing function

tactical / initial ordering/ operational

Sourcing Supply

Buying

Procurement

Internal

customerSupplierOrdering

Follow

up/

evaluation

Expediting

and

evaluation

Speci-

ficationContractingSelecting

Professioneel Aanbestedingsproces

NEEDS

Functional based

Scope

Purchase team AIM

Procurement

Strategie

1. Analyse procurement situation

2. Analyse the internall process

3. Financial analyse

4. Contract analyse

5. Marktet analyse

6. Portfolio analyse

Marktet consultation Specification awarding criteria

Selection

criteria

Publication

Questionary documation

Survey

TENDER

assessment

AWARDING

Profesional

Procurement

Using

the

market

www.bizob.nl 23

Taken inkoopadviseur

• Bewaken van het inkoopplan (projecten)

• Is project manager

• Het juiste multidisciplinaire inkoopteam samenbrengen

(extern)

• Verantwoordelijk voor juiste specificatie

• Verantwoordelijk dat specificatie klopt met richtlijnen

• Verantwoordelijk voor het inkoopproces en

de inkoopvoorwaarden

• Maakt het gedetailleerde aanbestedingsschema

• Controleert het budget (markt, spendview)

• Bewaakt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente (IAP)

• Voert het inkoop- en aanbestedingsbeleid uit

www.bizob.nl 24

Inkoopsysteem (WOA)

• WOA is het IT werkgebied van BIZOB

• WOA betekent Werken Op Afstand

• Internet is overal bereikbaar

• Het is een beveiligd systeem

• Grote database met alle informatie over:

• Uitgevoerde projecten en evaluaties

• Leveranciersinformatie

• Trainingen en opleidingen

• Aanbestedingsregels etc.

www.bizob.nl 25

WOA

www.bizob.nl 26

Taken BIZOB bij aanbestedingen

Voor Europese Aanbestedingen zonder

voorselectie 6 fasen1. Inkoopstrategie (startdocument)

a) Analyse van de huidige situatie en de bedrijfskolom

b) marktresearch

2. Voorbereiding

a) opzet aanbestedingsdossier, in het kader van transparantie,

wordt later door externe accountant gecontroleerd

b) gedetailleerd schema

c) beoordelingsmatrix (laagste prijs, EMVI)

d) schrijven van het aanbestedingsdocumenten

www.bizob.nl 27

Aanbestedingsschema

www.bizob.nl 28

Taken BIZOB bij aanbestedingen (2)

3. Aanbesteding

a) Publicatie van de aanbesteding (Internet, TED)

b) Publicatie van of versturen van Programma van Eisen

c) Beantwoorden van vragen uit de markt

d) Ontvangst van offertes.

4. Beoordeling

a) Officieel rapport van ontvangen offertes

b) Afwijzigingsbrieven van te laat ontvangen offertes

c) Beoordeling van ontvangen offertes

d) Beoordeling van presentaties

e) Officieel rapport van de beste offerte

www.bizob.nl 29

www.bizob.nl 30

www.bizob.nl 31

www.bizob.nl 32

Taken BIZOB bij aanbesteden (3)

5.Toewijzen van de order

a) Intentie van gunning

b) Afwijzigingsbrieven andere partijen

c) Contracteren

d) Publicatie van de gunning

6. Evaluatie en implementatie

www.bizob.nl 33

Aanbestedingsdossier (voorbereidende fase)

Nodig voor transparantie en voor controle door accountant

• inkoopstrategie, marktonderzoek en analyse bedrijfskolom

• planning

• budget

• programma van eisen met:

• afgesproken selectiecriteria

• afgesproken gunningscriteria

• Afgesproken wegingsfactoren

• publicatie

www.bizob.nl 34

Aanbestedingsdossier (voorbereidende fase)

• overzicht van ontvangen offertes, gunning, adviezen,

toewijzing, afwijzingen

• overzicht van ontvangen vragen en antwoorden

• leveranciersinformatie, offertes

• gunning, beoordeling matrix

• bewijs van inschrijving (KvK)

• contract

• evaluatie van de aanbesteding

www.bizob.nl 35

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeenten

• Aanbestedingsbeleid voor aanbestedingen onder

de drempelwaarde

• Geschreven door BIZOB

• Goedgekeurd door het college van B&W van elke

gemeente

• Aanbestedingsregels hoe om te gaan indien boven de

drempelwaarde

www.bizob.nl 36

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeenten

• Bepalen van de primaire doelstellingen van de gemeente

• Bereiken van duurzaamheid bij aanbesteden

• Beleid voor gezamenlijk inkopen

• Gebruik van raamovereenkomsten

• Beleid out- of insourcing, local sourcing

• Procedures en werkmethoden

• Aanbestedingsvoorwaarden van gemeente of leverancier

• Integriteitsbeleid

• Procedures voor verschillende producten en inkoopvolume

www.bizob.nl 37

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeenten

en uiteraard

Hoe om te gaan met de basisprincipes van aanbestedingen onder de

drempelwaarde voor wat betreft:

• gelijke behandeling

• Transparantie

• Proportionaliteit

www.bizob.nl 38

Inkoop- en aanbestedingsprocedure

- Procedure: werken leveringen en diensten

www.bizob.nl 39

Opleidingen, trainingen en netwerken

• Interne en externe netwerken

• Individueel, persoonlijk opleidingsschema (NEVI)

• Training inkopers (senior samen met junior)

• Intern iemand verantwoordelijk voor opleidingen

• Standaard documenten, kennisdatabase

• Externe gezamenlijke training (BIZOB,SIW)

• Presentaties van evaluaties tijdens inkoopoverleg

• Leveranciersbezoeken

www.bizob.nl 40

Financiële resultaten 2009

www.bizob.nl 41

Referenties

De Boer, L. Telgen, J., (1998), ‘Purchasing Practice in Dutch Municipalities’, International Journal of Purchasing and Materials Management, Vol 34, No 2, pp. 31-36.

Bizob, (2006 & 2007), Annual accounting report.

Dimitir, Piga, Spagnolo, (2006): Handbook of Procurement, pp.347-360 and pp. 3-142, Cambridge University Press.

Gelderman, C.J., Ghijsen P.W.Th, Brugman M.J, (2006), ‘Public procurement and EU tendering directive-explaining non-complience. International Journal of Public Sector Management; Volume: 19

Lysons, K., (2006),’Purchasing and Supply Chain Management’. Prentice Hall,fifth ed.

Monczka, R.M., Trent, R.J. ‘Global sourcing A Development approach’ , International Journal of Purchasing and Materials Management, (27:2), Spring 1991, pp. 2-8.

Murray, G., Rentell, J., Peter G., David Geere, (2008), ‘Procurement as a shared service in English local government’, International Journal of Public Sector Management, Vol 21, No. 5, pp. 540 – 555.

Schotanus, F., (2004), ‘Inkoopsamenwerking van theorie naar praktijk’, NPPP-publicatie, pp. 50.

Weele, van, A.J.(2005b), ‘How purchasing and supply management develops over time’, pp.92-98, Purchasing & Supply Chain management, Thomsom.

Vragen