Beste relatie,

U hebt het wellicht al gemerkt: in september 2012 is de nieuwe versie CareCTRL 3.1 beschikbaar gekomen. Uitbreiding en optimalisatie van processen zijn in de ontwikkelingen ons uitgangspunt geweest. Minder administratielast en meer tijd voor kwaliteit. Eenvoudig in het gebruik, slim binnen het proces: dat is CareCTRL.

We zetten de 10 belangrijkste vernieuwingen voor u op een rij.

Vernieuwingen CareCTRL 3.1

1Release 3.1 van CareCTRL biedt uitgebreide functionaliteit voor Employee en Manager Self Service (ESS en MSS). Organisaties kunnen gebruikmaken van digitale formulieren voor onder andere het proces voor indienst- en uitdiensttreding, het overplaatsen van medewerkers en het registreren van jaargesprekken. Nieuwe digitale formulieren voor andere HR processen zijn eenvoudig toe te voegen.

Naast de registratie van de ziek- en betermeldingen kunnen managers nu ook het proces rond de Wet Verbetering Poortwachter op een eenvoudige wijze monitoren en up to date houden. Uitgevoerde acties worden direct bijgewerkt in het plan van aanpak. In release 3.1 zijn alle scenario’s gestandaardiseerd en deze kunnen op een eenvoudige manier worden geactiveerd. De implementatietijd wordt hierdoor verkort en zorgorganisaties kunnen CareCTRL daardoor snel in gebruik nemen.

Met versie 3.1 kan nu ook het volledige digitale personeelsdossier in CareCTRL worden opgenomen. HR-medewerkers hebben zo vanaf iedere locatie toegang tot personeelsgegevens en zijn hierdoor een stuk fl exibeler. Organisaties worden hierdoor breder

bediend en hebben steeds minder afzonderlijke oplossingen van verschillende leveranciers nodig. Wanneer alle HR-informatie in één systeem is opgenomen, wordt naast een reductie in kosten en tijd ook de kans op fouten kleiner.

CareCTRL HR

2Upgrade SRM 7.01. In deze release is er binnen SRM (de webshop) een technische upgrade doorgevoerd van de verouderde SAP versie 5.0 naar de nieuwere versie SRM 7.01.Belangrijke verbeterpunten zijn:

• Optimalisatie van de user interface, waarin schermen verbeterd zijn door o.a. het toepassen van tabbladen;

• De goedkeuringsemail, welke is verbeterd door de toevoeging van meer informatie en een internetlink naar de goedkeuringstaak;

• Invoering van de UWL (Universal Work List), waardoor alle goedkeuringstaken op één plek te vinden zijn;

• Invoering van de POWL (Personal Object Worklist), welke de gebruiker zicht geeft op de status van SRM documenten;

• Interne MDM Catalogus is verbeterd, waardoor het gebruiksgemak van het zoeken verhoogd is;

• Makkelijker navigeren door verfijnder zoeken, een betere weergave en een overzichtelijke startpagina;

• Extra transacties aanwezig voor de SRM administrator binnen de portal, zoals het beheren van vervangers en ‘goedkeurders’ binnen de webshop.

RetouraanvragenOok is er in SRM een nieuwe inkoopservice aanwezig: retouraanvragen. De gebruiker kan in SRM een retouraanvraag maken op basis van een referentiewinkelwagen of zonder referentie. De gebruiker kan aangeven in SRM dat er retour artikelen klaar liggen op de ophaalplaats en vervoerd kunnen worden naar het (retour) magazijn.

Verbeteringen in SRM

3 Binnen het domein inkoop en logistiek zijn er verbeteringen doorgevoerd zoals:

• Meesturen van externe bijlage (uit SRM-winkelwagen) naar de leverancier;

• Uitbreiding van de Fast Entry Tooling functionaliteit met onder andere het aanmaken van artikelgegevens en het aanmaken van inforecords;

• Uitbreiding van GHX cockpit met functionaliteit “artikelsynchronisatie”, waarmee een klant het verzoek kan doen aan GHX om de meeste actuele informatie over het betreffende artikel naar de klant toe te sturen. De wijzigingen in prijs, leverancierartikelnummer en EAN code zijn zichtbaar in de GHX cockpit en de klant kan kiezen welke artikelen en gegevens geüpdate moeten worden.

In CareCTRL is het DMS (Document Management Systeem) ingezet ter ondersteuning van Inkoop. Hieronder de aangeboden functionaliteiten.

• Per leverancier kan een dossier in DMS vastgelegd worden. Dit dossier bestaat uit verschillende soorten documenten die aan een leverancier in het DMS gekoppeld kunnen worden. Dit zijn documenten als mails, telefoonnotities, contracten, offertes, prijs & assortiment lijst, en leveranciersbeoordeling.

• Het DMS ondersteunt versiebeheer. Bij het aanpassen van een document wordt een nieuwe versie gemaakt.

• Het is mogelijk om 10 vrije velden in de artikelstam te defi niëren die gebruikt kunnen worden binnen het aanvraagportaal.

• E-mailnotifi catie na goederenontvangst: de aanvrager krijgt de mogelijkheid via mail geïnformeerd te worden over ontvangst bij een bestelling.

• Bij een backorder situatie wordt via mail een signaal aan de kostenplaats afgegeven met informatie over nieuwe levertermijn.

• Naast de datum is ook de tijd vast te leggen bij het scannen van decentrale barcodes.

• Spoedaanvragen kunnen geregistreerd worden middels een apart inkoopordersoort in de inkooporder, en hier kan op gerapporteerd worden.

• Het verlenen van rechten per medewerker in het magazijn

• Verbeteringen CareCTRL management informatie (inkoop/ logistiek).

CareCTRL Inkoop / logistiek

4 De inzet van CareCTRL Warehouse management is een belangrijke stap in de professionalisering van de goederenlogistiek. Hierdoor wordt de logistiek door effi ciënte strategieën aangestuurd. De focus is nu gelegd op de inslag en uitslag van de goederen bij de afdelingen goederenontvangst en het magazijn. Variabel locatiebeheer en paperless werken optimaliseren de inslag en uitslag van goederen. Door te werken met barcodescanners i.p.v. papieren documenten bent u altijd actueel met uw gegevens. Tevens maken deze barcodescanners het mogelijk om uw acties te verifi ëren. Zo zal CareCTRL een melding geven als u het verkeerde artikel pakt om in te ruimen. Ook als u een verkeerd artikel of een artikel van een verkeerde locatie pakt zal het systeem u hierop attenderen. Zo worden het aantal fouten dat gemaakt wordt tot een absoluut minimum beperkt. Vaak zien we ook extra controle stappen om deze fouten in een vroeg

stadium op te sporen. Ook hier valt een behoorlijke besparing te halen. Door gebruik te maken van Warehouse management verloopt het werken met batches en vervaldata beter en effi ciënter. Dit zorgt weer voor minder verspilling van producten die over een houdbaarheidsdatum gaan. Dit speelt vooral bij voedingsartikelen en steriele artikelen. Registratie van batchmanagement zal ook een veel betere ondersteuning geven bij het uitvoeren van een recall van de leverancier. Zo weet u precies waar deze artikelen nog op voorraad liggen of naar welke afdelingen deze zijn afgegeven.CareCTRL heeft in de release van 3.1. een stap gemaakt om de logistieke keten verder te automatiseren en de kwaliteit van het logistieke proces te optimaliseren. Voor CareCTRL Warehouse management zijn aanvullende CareCTRL licenties vereist.

Warehouse management

CareCTRL Milieu & Veiligheid is een nieuwe module binnen CareCTRL, welke toegespitst wordt op logistieke processen gerelateerd aan risico’s voor arbeid en milieu. Het direct beschikbaar hebben van veiligheidsbladen en aanvullende controles bij het bestelproces zijn belangrijke functionaliteiten binnen deze module. Met CareCTRL Milieu & Veiligheid werkt de zorgorganisatie concreet aan:

• Intern risicobeheer;• Vermindering van de versnippering van

risicobeheersmaatregelen;• Ondersteuning proces van aanvraag tot afvoer

met risico identifi catie;• Ondersteuning van professionals.

Milieu en Veiligheid wordt gefaseerd uitgeleverd vanaf CareCTRL 3.1. De eerste fase bevat de volgende functionaliteiten;

• Milieu & Veiligheid functionaliteit in de webshop (SRM), integratie met GHX e.d.

• Registratie van gevaarlijke stof • Uploaden van Veiligheidsinformatiebladen en

Werkinstructiekaart • Het raadplegen van de Veiligheidsinformatiebladen

en Werkinstructiekaarten

Voor deze module zijn aanvullende SAP- en CareCTRL licenties benodigd.6

CareCTRL Rapportages worden steeds verder uitgebreid naar verschillende functionele domeinen. Allereerst worden de informatie-kubussen beschikbaar gesteld met een beperkt aantal rapportages; op basis van deze rapportages kunt u nieuwe rapportages samenstellen toegespitst op uw organisatie. Enkele voorbeelden van

rapportages die binnen CareCTRL 3.1. zijn opgeleverd zijn:• Overzicht ATB’s;• Analyse overzicht goederenbewegingen;• Bestelwaarde per leverancier per maand;• Crediteurenanalyse openstaande postenlijst;• Crediteurenanalyse geregistreerde facturen;• Analyse facturen vs. inkooporders.

Rapportages

5 CareCTRL Milieu & Veiligheid

7CareCTRL is uitgebreid met een module om leningen te registeren. De module bevat allerlei signaleringsmomenten voor bijvoorbeeld rentevervaldata of afl ossingsmomenten. Voor deze module zijn aanvullende SAP licenties benodigd.

Leningenbeheer

Het debiteurenbeheer en het opvolgen van afspraken met debiteuren wordt binnen zorgorganisaties steeds belangrijker. Binnen CareCTRL was het al mogelijk om documenten zoals gespreksverslagen en betaalafspraken als bijlage toe te voegen bij debiteur- of factuurinformatie. Met de module dispute management is het mogelijk om contact momenten met

klanten vast te leggen, notities te maken, betalingsbeloften vast te leggen en disputen aan te maken. Binnen disputen worden dossiers onderhouden en eventuele afspraken met klanten vastgelegd en gemonitord. Voor deze module zijn aanvullende SAP-licenties benodigd.

10Met deze release komt investeringsmanagement beschikbaar. Dit proces ondersteunt het investeringsaanvraag- en beslissingsproces. Middels een formulier vanaf het CareCTRL webportaal kan iedere geautoriseerde medewerker een investeringsaanvraag registreren. Middels workfl ow is het mogelijk om de investeringsaanvraag te beoordelen op volledigheid; u kunt de manager van de aanvrager laten goedkeuren en uiteindelijk belandt de investeringsaanvraag bij de investeringsadviescommissie. De aanvrager wordt bij voortgang in de investeringsaanvraag of bij afwijzing steeds geïnformeerd.

Wanneer een investeringsaanvraag wordt goedgekeurd kan automatisch een project worden gecreëerd met de juiste parameters. Hierdoor voorkomt u dat u een nieuw project handmatig moet aanmaken. Vanuit het investeringsprogramma kunt u tevens de verschillende investeringsprojecten volgen en beoordelen. Daarnaast is het mogelijk om voor een project waarvoor geen budget meer beschikbaar is aanvullende budgetruimte aan te vragen.

Investment management

8We hebben de verbeteringen binnen CareCTRL Financiën & Controlling onder elkaar gezet.

• De uitwisseling van gegevens vindt voortaan in XML plaats.

• Gesloten logistieke periode/te verwerken facturen.• Meerdere orders kunnen ingeven vanuit het

factuurscanproces.• Het is mogelijk om een gescande

factuurafbeeldingen en de data op de factuur die gelezen is door Readsoft (zoals leverancier, factuurnummer, bedragen, orderregels) en toegevoegde data (zoals de naam van de behandelende medewerker en factuurtype) te importeren als factuur binnen het CareCTRL systeem.

•

• (Toekomstige) vaste activa afschrijvingslasten en project begrotingen kunnen automatisch in de algemene begroting worden opgenomen.

• Digitale opstelling van de eindafrekening van een project en digitale goedkeuring van de eindafrekening. Toelichting van de overschrijding van het budget en toestemming voor het blokkeren van het project.

• Rapportages (debiteuren/crediteuren, projecten, controlling).

• Kiezen van documentsoort en opgeven afwijkende periode in transactie /CCLCL/JPEX.

CareCTRL Financiën & Control

9Dispute management