Deioitte Deioitte Accountants B.V.Wilgenbos 43311 JX DordrechtPostbus 11653300 BD Dordrecht

Tel: (078)6112500Fax:(078)6112577www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraadvan de gemeente Schiedamt.a.v. mr. J. Gordijn, raadsgriffierPostbus 15013100 EA SCHIEDAM

Datum

12 januari 2009

Onderwerp

Rapport

Behandeld door Ons kenmerk

08R1714/ta/5501

Uw kenmerk

Geachte leden van de raad,

Hierbij ontvang u een afschrift van het rapport zoals gericht aan het college van uw gemeente.

ccountants B.V.

drs./R.M.J. vW Vugt RA

Op alle contractuele relaties van Deioitte zijn de algemene voorwaarden van Deioitte, welke zijngedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer84/2004 van toepassing.Deioitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel teRotterdam onder nummer 24362853.

Member ofDeioitte Touche Tohmatsu

Deloitte

Rapport

uitgebracht aan de gemeente Schiedam

Interim-controle 2008

Deloitte Deloitte Accountants B.V.Wilgenbos 43311 JX DordrechtPostbus 11653300 BD Dordrecht

Tel: (078) 6112500Fax:(078)6112577www.deloitte.nl

Aan burgemeester en wethoudersvan de gemeente Schiedamt.a.v. mevrouw drs. J.M.L. TolsmaPostbus 15013100 EA SCHIEDAM

Datum

12 januari 2009

Onderwerp

Rapportage interim-controle 2008

Behandeld door

drs. M.J. van GestelOns kenmerk

08R1714/MT/5501-3112173040Uw kenmerk

Geacht college,

Wij hebben de interim-controle 2008 van uw gemeente afgerond. In dit rapport brengen wij onzebevindingen onder uw aandacht. Wij hanteren hierbij de volgende indeling:

1. Inleiding2. Bevindingen interim-controle3. Rechtmatigheid4. Jaarrekening 2008

1. Inleiding

Ingevolge de controleverordening van uw gemeente maakt de raad jaarlijks afspraken met deaccountant over de exacte invulling van de accountantscontrole over dat jaar. Deze afsprakenzijn uitgewerkt in het door ons aan u in september 2008 verstrekte plan van aanpak. In dit planvan aanpak accountantscontrole zijn de afspraken vastgelegd die zijn gemaakt tussen degemeenteraad van de gemeente Schiedam en Deloitte Accountants B.V. over de specifiekeaspecten van de accountantscontrole 2008.

In ons plan van aanpak hebben wij rekening gehouden met:

• Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2008 van de gemeenteSchiedam, raadsbesluit d.d. 25 september 2008.

• De verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiëleorganisatie van de gemeente Schiedam vastgesteld door de gemeenteraad op18 december 2006.

• Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.

Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijngedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer84/2004 van toepassing.Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel teRotterdam onder nummer 24362853.

Member ofDeloitte Touche Tohmatsu

Deloitte

212januri200908R1714

Om voldoende zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid en rechtmatigheid van dejaarrekening als geheel testen wij jaarlijks alle gemeentelijke bedrijfsprocessen. Het belangrijkstedoel is vaststellen of terecht gesteund kan worden op de informatie die via deze processen wordtgegenereerd. Het merendeel van deze tests voeren wij uit tijdens de interim-controle en betreft deperiode januari tot en met oktober 2008. Bij de jaarrekeningcontrole in maart/april a.s. wordenvervolgens aanvullende tests uitgevoerd op de periode november tot en met december 2008 enop die onderdelen waarvan het efficiënter is om dit bij de jaarrekeningcontrole te doen.

De voor de jaarrekeningcontrole relevante processen hebben wij in onze controleaanpakgebundeld in tien hoofdprocessen. Deze processen worden vervolgens op basis van eenroulatieplan jaarlijks met normale aandacht of uitgebreide aandacht gecontroleerd. Jaarlijksbeoordelen wij daarnaast of er aanleiding is door bijvoorbeeld wijzigingen in de organisatie ofgebleken risico's om een proces alsnog met uitgebreide aandacht te testen.

Hieronder is per proces aangegeven of er met normale aandacht of uitgebreide aandacht wordtgetest.

Normale aandacht:• Administratie en verslaglegging• Gemeentelijke belastingen en heffingen• Investeringen• Kosten• Treasury• Overige opbrengsten• Subsidieverstrekkingen

Uitgebreide aandacht:• Personeel• Uitkeringen• Grondexploitatie

In paragraaf 2 gaan wij in op onze bevindingen. In paragraaf 3 noemen wij de stand van zakenrondom rechtmatigheid en in paragraaf 4 behandelen wij vervolgens diverse actie- enaandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole in het kader van de rechtmatigheid.

2. Algemeen kader, bevindingen interim-controle 2008

Uw gemeente is hard aan het bouwen aan een nieuwe organisatie. Wij vinden het positief dat deafgelopen maanden diverse acties en verbeterslagen zijn gemaakt. Het uitvoeren vanverbijzonderde interne controle, het herinrichten en optimaliseren van (financiële) processen,invoeren van proces eigenaarschap en invulling geven aan planmatige 213a onderzoeken zijndaadwerkelijk opgepakt.

Deloitte

312januri200908R1714

Om nauw aan te sluiten bij deze verbeterslagen hebben wij bij de aanpak en uitvoering van onzetussentijdse controle aangesloten bij het proceseigenaarschap. Dit om het verantwoordelijkheids-en bewustwordingsproces van de proceseigenaren te vergroten. Zoals uit de hierna volgendeparagraaf blijkt is nog niet ieder proces op gewenst niveau. Wij adviseren u hierop door tepakken om verder aan de nieuwe organisatie te bouwen.

2.1. Beeld van de verschillende processen

Bij onze bevindingen maken wij onderscheid tussen de opzet en de werking van het betreffendeproces en maken daarbij gebruik van kleuren om aan te geven wat de kwaliteit van het proces is.Groen (G) betekent dat wij geen opmerkingen hebben over het betreffende onderwerp. Hieroverzal in het tekstuele gedeelte in de regel geen verdere toelichting volgen. Oranje (O) betekent datwij aanbevelingen hebben over de opzet van de procedure of de werking daarvan. Rood (R)betekent dat wij risico's zien ten aanzien van de betrouwbare verantwoording en/of internebeheersing. Bij beide zal dan in de tekst een nadere toelichting volgen.

2.2. Algemeen beeld processen in Schiedam: er is ruimte voor verbetering

Wij hebben de interim-controle ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2008 vanuw gemeente afgerond. Met deze rapportage informeren wij u over onze bevindingen ophoofdlijnen. Onze focus ligt bij de interim-controle op de beheersmaatregelen binnen processendie de getrouwheid en rechtmatigheid borgen. Dit is het voorwerk ten behoeve van dejaarrekeningcontrole, welke in maart 2009 zal aanvangen. Hiertoe zal een gezamenlijk plan vanaanpak gemaakt worden ten einde de achterliggende processen zo goed mogelijk te stroomlijnen.

Uw gemeente is wat de financiële processen op hoofdlijnen 'in control'. De kernprocessen zoalstreasury, kosten, investeringen, gemeenlijke belastingen, vaste salarissen (dus exclusiefonkosten, overwerk), etc. kennen een adequate interne beheersing. Dit is echter geen statischbegrip. Voortdurend worden processen verbeterd en herzien door diverse invloeden. Hetafgelopen jaar is door deze herziening de interne beheersing binnen uw gemeente verderverbeterd maar nog niet voor alle processen op gewenst niveau. Intern is dit ook onderkend enzijn diverse verbeterprocessen ondernomen. In de diverse door ons getoeste processen hebbenwij de interne verbeteracties geconstateerd. De afgelopen twee jaar zijn ook de nodigeverbeteringen aangebracht naar aanleiding van de uitkomsten van de internerechtmatigheidscontroles (inkopen, subsidies, begrotingsrechtmatigheid). Ook op anderegebieden zijn verbeteringen doorgevoerd. Onder andere bij het team 'vastgoed' wordt hardgewerkt om het inzicht in de grondexploitaties aanzienlijk te verbeteren, waarbij afgelopen jaaractualisaties hebben plaatsgevonden en komende periode nog zullen plaatsvinden en risico'sinzichtelijker worden gemaakt. In het onderstaande schema 'procesoverzicht' wordt pergemeentelijk hoofdproces in kleuren weergegeven waar mogelijke risico's liggen.

Deloitte

12januri200908R1714

Overigeopbrengsten __——

Kosten -*^^k

Gemeentelijke •belastingen en •

heffingen •

___-

Treasury

Investeringen

procesoverzicht^yS Personeel

^ ^ ^ ^ ^ H Subsidie-

^ ^ ^ ^B^g^ , verstrekkingen

^^^^^^^^^T^ Uitkeringen

^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ H f e Administratie en^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ M / verslaglegging

^ S B m P I ^ ^ _ _ _ Grond-exploitatie

Uit deze interim-controle is gebleken dat ten aanzien van de processen: EU-aanbestedingen,Verslaggevingsregels (Besluit Begroting en Verantwoording; hierna: BBV),subsidieverstrekking en overige opbrengsten1 belangrijke rechtmatigheidsrisico's schuil gaan.Wanneer de geconstateerde en verwachte rechtmatigheidsfouten tezamen meer dan € 3 miljoenbeslaat zal dit consequenties hebben voor ons accountantsoordeel. Deze processen maken ookonderdeel uit van uw interne audits. Vooralsnog hebben wij geen signalen vanuit deze interneaudits ontvangen dat het geconstateerde bedrag aan fouten deze drempel overschrijdt. Inparagraaf 3 gaan wij dieper in op de rechtmatigheid bij uw gemeente.

Voor de getrouwheid zijn er ook enkele processen die intern aandacht behoeven in het licht vaneen optimale totstandkoming van uw gemeentelijke jaarrekening. Hierbij valt - niet limitatief- tedenken aan het opzetten van verbandscontroles (voor belastingen, tijdschrijven) om vast testellen dat alles in de boekhouding is verantwoord, het zichtbaar aansluiten van subadministraties(met name rondom belastingen en inningen van derden zoals van sport en recreatie en deonderhanden werken van bijvoorbeeld de ONS) met de gemeentelijke administratie, hetopschonen en specificeren van tussenrekeningen alsmede de naleving van het BBV.

Verder merken wij twee algemene punten op:

• Opvragen van stukken verloopt tijdrovend.

1 Onder het proces 'overige opbrengsten' wordt verstaan: secretarieleges, opbrengsten verhuur gemeentelijkeaccommodaties, opbrengsten zwembad en bouwleges

Deloitte

512januri200908R1714

• Weinig zichtbare interne controle binnen het proces van de vakafdelingen, waardooronvoldoende vaststaat of interne controle toereikend is uitgevoerd. Wel heeft er vanaf hetvoorjaar 2008 verbijzonderde IC achteraf plaatsgevonden.

Dergelijk zaken zijn vrij algemeen en zorgen er voor dat er bij de uitvoering van controles en hetsamenstellen van (tussentijdse) cijfers onevenredig veel tijd verloren gaat. Relatief eenvoudigecontroles hebben daardoor een doorlooptijd van enkele weken, voordat daadwerkelijk de juisteinformatie is verstrekt. Dit is in belangrijke mate ook onderkend en is onderdeel van deverbeteringen die worden doorgevoerd.

2.3. Interne audits

In het kader van de rechtmatigheid wordt jaarlijks een controleplan opgesteld, wat gebaseerd isop de voor financiële rechtmatigheid belangrijkste processen. Over 2007 bleek dat debelangrijkste risico's lagen op het gebied van EU-aanbesteden, subsidies, inkopen, enlegesopbrengsten. Met de uitkomsten hiervan is in 2008 rekening gehouden met het uitvoerenvan de interne audits.

Wij hebben de (voorlopige) uitkomsten van de interne audits in onze controle betrokken enconcluderen dat deze op een kwalitatief toereikend niveau worden uitgevoerd. Hierdoor is hetmogelijk de uitkomsten mee te nemen in onze verdere controleaanpak. Concreet betekent dit datonze controle efficiënter kan worden uitgevoerd. Overigens is het wel mogelijk dat aan debevindingen van de interne audits in onze controle een ander gewicht wordt gegeven, waardoorniet alle bevindingen in ons oordeel doorwerken.

2.4. Belangrijke bevindingen

Hieronder hebben wij onze belangrijkste bevindingen opgenomen:

• Binnen uw gemeente is er ruimte voor verbetering ten aanzien van het uitoefenen vanzichtbare controle. Als voorbeelden noemen wij de zichtbare controle op de naleving van wet-en regelgeving en zichtbare controle op de juistheid van toegepaste tarieven. Wij adviseren udit op te pakken.

• De interne beheersing van het financieel beheer zoals tussenrekeningen en aansluitingen isnog niet op gewenst niveau ten behoeve van de jaarrekening. Wij adviseren u de taken,verantwoordelijkheden en bevoegdheden van dit belangrijke financiële proces duidelijk teexpliciteren en structureel in te bedden.

• Naar aanleiding van de interimcontrole over 2006 (uitgevoerd in oktober/november 2006)heeft uw college van burgemeester en wethouders besloten een onderzoek in te stellen naar debeheersing van de grondexploitaties. Dit onderzoek is eind september 2007 afgerond. Naaraanleiding hiervan zijn een aanzienlijk aantal verbetermaatregelen ingevoerd. Met name in2008 is hard gewerkt aan het verbeteren van inzicht in de (financiële) situatie en de risico'svan diverse - eerder als risicovolle projecten betitelde - grondexploitaties.

Deloitte

612januri200908R1714

Ook in 2009 zal dit nog verder worden uitgewerkt, met name ook in het licht van deeconomische-, financiële- en vastgoedcrisis. Begin 2009 zullen ook de (financiële) effectenvan het verkregen inzicht en het geactualiseerde risicoprofiel van diverse grondexploitatiesduidelijker worden. Het ligt in de bedoeling deze effecten bij de jaarrekening 2008 nog mee tenemen. Een andere aspect dat bij het onderzoek van september 2007 naar voren kwam was dezwakke interne beheersing van de grondexploitaties. Doordat in 2008 prioriteit is gegeven aanhet verkrijgen van inzicht en door personele mutaties is de interne beheersing van degrondexploitaties over 2008 in opzet en werking nog zwak gebleven. De verbeterpuntenliggen op het gebied van het zichtbaar maken van controles, risicomanagement en archiveringvan belangrijke documentatie en het up-to-date houden van grondexploitaties.Wij adviseren udit voor 2009 hoge prioriteit te geven.

• Door het ontbreken van interne controlemaatregelen en verbijzonderde interne controle wordtde volledigheid van de overige opbrengsten niet gewaarborgd binnen uw gemeente. Wijadviseren u dit op te pakken.

• De interne beheersing van inhuur derden verdient nog de nodige aandacht omdat de borgingvan de procedures nog niet op gewenst niveau is.

• Onze conclusie is dat het personeelsproces voor verbetering vatbaar is. Met name bij devariabele salariscomponenten (onkosten, declaraties, overuren) loopt uw gemeente het risicodat onterechte betalingen worden verricht.

• Ten tijde van de interim-controle was de intern controleur nog volop bezig met het beoordelenvan de processen. Het is van belang dat vóór aanvang van de jaarrekeningcontrole allegedefinieerde 22 processen zijn beoordeeld, zodat er zekerheid is over de rechtmatigheid vande financiële beheershandelingen van uw gemeente.

• De gemeente ontvangt verschillende subsidies. Deze worden gemeentebreed aangevraagd bijverschillende subsidieverstrekkers (Stadsregio, Provincie, etc), waardoor centraal niet bekendis welke subsidies er feitelijk zijn aangevraagd en in welk jaar deze dienen te wordenontvangen en verantwoord. Het is van belang dat de gemeente in beeld heeft welke subsidieszij ieder jaar ontvangt en welke maatregelen zijn genomen om te waarborgen dat aan desubsidievoorwaarden wordt voldaan. Uw gemeente is bezig een procedure op te stellenspecifiek voor subsidiebaten.

• Over het jaar 2008 is vanuit het beschikbare werkdeelbudget van de Wet Werk en Bijstand ad€ 21,0 miljoen per november 2008 een bedrag van € 4,6 miljoen uitgegeven. Ons ismeegedeeld dat het grootste deel van de uitgaven gepland staan voor het eind van het jaar2008. Intern is aangegeven dat per ultimo 2008 naar verwachting in totaal € 10,9 miljoen zalzijn uitgegeven. Aangegeven is dat een actueel inzicht in de stand van de uitnutting van hetWWB-budget ontbreekt doordat vele externe partijen betrekkelijk laat facturen bij uwgemeente indienen. Dit is geen wenselijke situatie. Intern wordt gekeken naar mogelijkhedenom te borgen dat het WWB-budget maximaal uitgenut wordt. Overigens wordt interngerekend met het werkdeelbudget dat voor 2008 in de begroting is opgenomen. In de (actuele)begroting 2008 is op basis van de re-integratienota 2008/2009 opgenomen dat voor deuitvoering van taken een bedrag van € 13,8 miljoen nodig is.

Deloitte

712januri200908R1714

Dit betekent dat het beschikbare budget niet volledig wordt ingezet en er derhalve het(gecalculeerde) risico is dat een deel moet worden terugbetaald aan het Ministerie van SocialeZaken en Werkgelegenheid. Intern is eind 2008 becijferd dat het terug te betalen bedrag naarverwachting € 0,9 miljoen bedraagt. Daarnaast zal volgens de interne verwachting dewerkelijke besteding circa € 2,9 miljoen (€ 13,8 -/- € 10,9) achterblijven bij de begroting. Eenaanzienlijk deel van dit budgetoverschot (dat gedeelte dat niet aan het Ministerie van SocialeZaken en Werkgelegenheid moet worden terugbetaald) zal dus worden overgeheveld naar2009. Intern is aangegeven dat in 2009 de effecten van een aantal medio 2008 genomenmaatregelen zichtbaar zullen worden. In 2009 zal daarom naar verwachting een groter beslagop het werkdeel worden gedaan.

• Wij hebben het proces rondom de verhuur van accommodaties beoordeeld. Aandachtspuntenwaarin niet is voorzien zijn: formeel vastleggen van verstrekte kortingen, onvoldoendeafdekking van het risico dat beheerders van accommodaties direct afspraken maken metpotentiële huurders en het ontbreken van interne controle bij handmatige aansluiting tussengrootboek en verhuuradministratie.

3. Rechtmatigheid, stand van zaken ultimo 2008

Vanaf 2004 is zichtbare rechtmatigheid een onderdeel van het gemeentelijk beleid. Gebleken isdat landelijk de gemeenten het rechtmatigheidsbeheer niet in voldoende mate op orde hadden.Het gevolg was dat het overgrote deel van de gemeenten in 2004 en 2005 op dit onderdeel geengoedkeurende accountantsverklaring kreeg, evenals Schiedam. Gemeenten hebben vervolgensactie ondernomen om het rechtmatigheidsbeheer op orde te brengen. Om dit goed te doen,dienen een aantal belangrijke stappen te worden doorlopen. In de eerste plaats dienen hetnormen- en het toetsingskader vastgesteld te worden, dat wil zeggen welke regels vallen onderhet normenkader en wat dient hiervan getoetst te worden. Vervolgens dient de interneorganisatie, inclusief de interne controle hierop te worden ingericht. Deze stappen kunnen nietgelijktijdig worden gezet. De uitvoering van een goed plan om het rechtmatigheidsbeheer oporde te brengen neemt al gauw enkele jaren in beslag. Dit heeft wel als gevolg dat het voorgemeenten enkele jaren kan duren voordat zij een goedkeurende verklaring krijgen. Dit is geenprobleem als dit ingecalculeerd is in het plan van aanpak en de gemeente in de uitvoering van hetplan van aanpak op schema ligt.

Aan de hand van onderstaand stappenplan laten wij de stand van zaken met betrekking tot deimplementatie van rechtmatigheid binnen uw gemeente zien per ultimo 2008:

Stappenplan Stand van zakenSchiedam ultimo 2008

1. Onderzoek naar aanwezige kaders.

2. Inventarisatie wet- en regelgeving en actualiseringtoetsingskader.

Afgerond.

Afgerond.

Deloitte

812januri200908R1714

3. Risicobeoordeling/IC-plan

4. Voorbereiding van de interne controle

5. Uitvoering van de controle

6. Bijsturen en rapportage

7. Evaluatie

8. Externe toetsing interne rechtmatigheidscontrole

9. Rapportage aan de Raad

10. Decharge door de Raad

Afgerond.

Afgerond.

Afronding begin 2009verwacht.

Gepland le kwartaal 2009

Gepland le kwartaal 2009

Medio april 2009

Gepland le kwartaal 2009

Gepland 2e kwartaal 2009

De gemeente Schiedam heeft gekozen voor een groeimodel om zichtbaar "rechtmatig" teworden. Zoals het er nu uitziet wordt er over 2008 aan alle rechtmatigheidseisen voldaan. Dithoudt in dat de gemeente de stappen 5 tot en met 10 begin 2009 volledig uitvoert.

Op dit moment wordt hard gewerkt aan de verbijzonderde interne controle op rechtmatigheid.Naar verwachting zal dit begin 2009 afgerond zijn. Wij hebben inzicht verkregen in een deel vande (reguliere) rechtmatigheids bevindingen van de interne organisatie. Parallel hieraan wordenop dit moment de in deze managementletter weergegeven risicovolle processen oprechtmatigheid beoordeeld. Hierbij valt primair te denken aan subsidies, EU-aanbesteding enlegesopbrengsten. Wij hebben geconcludeerd dat uw gemeente veel energie heeft gestoken in hetrechtmatigheidsonderwerp. Uw gemeente moet de komende drie maanden nog wel doorpakkenom voor 2008 volledig aan de rechtmatigheidseisen te voldoen. Voor 2009 is van belang dat derechmatigheidscontroles zowel in de processen als de verbijzonderde interne controle structureelin de organisatie wordt ingebed.

4. Jaarrekening 2008

4.1. Wijzigingen BBV

De afgelopen periode heeft de commissie BBV een aantal belangrijke uitspraken gedaan over detoepassing van het BBV. Deze uitspraken zijn van toepassing op de jaarrekeningen vanaf hetboekjaar 2008 en zijn gedaan in de vorm van stellige uitspraken en aanbevelingen. De stelligeuitspraken moeten gevolgd worden bij de verslaglegging. Er mag slechts van worden afgewekenindien daarvoor goede gronden zijn. De afwijkingen en de gronden daarvoor moeten in debegroting en/of jaarstukken worden vermeld. Aanbevelingen kennen een meer vrijblijvendkarakter en dienen om steun en richting aan de praktijk te geven.

Deloitte

912januri200908R1714

Hiervan wordt het wenselijk geacht door de commissie om de beschreven lijn op te volgen. Decommissie BBV heeft inmiddels stellige uitspraken gedaan over rubriceren software, verwerkenboekwinst bij afstoten kapitaalgoederen, verwerken kosten van onderhoud en voorziening voorgroot onderhoud, wijzigingen artikel 44 lid 2 BBV, verwerken riolering en verwerkengrondexploitaties. Ook heeft de commissie een aantal aanbevelingen gepubliceerd die o.a.betrekking hebben op de bepalingen in de verordening ex artikel 212. Wij adviseren u deze meete nemen bij uw herzieningsproces van verordening ex artikel 212.

De commissie BBV heeft de bestaande vraag & antwoordrubriek BBV omgezet in notities en/ofrichtlijnen. Hiermee zal meer duidelijkheid gaan ontstaan over de mogelijke aanpassingen enconsequenties ten aanzien van de eerder genoemde thema's. In een notitie over een bepaaldonderwerp zal de commissie dan ook aangeven wat daarbij de stellige uitspraken enaanbevelingen van de commissie BBV zijn voor de juiste toepassing en uitvoering van het BBV.

Mogelijk dat de uitspraken van de commissie BBV aanleiding zijn om het bestaande beleid in deverordening 212 aan te passen, of dat de stellige uitspraken consequenties hebben voor dehuidige wijze van verantwoording. In verband met de rechtmatigheid is het van groot belang omeventuele raadsbesluiten, die nodig zijn om de mogelijke gevolgen van deze wijzigingen door tevoeren in de jaarrekening 2008, nog tot en met 31 december genomen kunnen worden.

Eind 2008 zullen wij overigens de belangrijkste algemene consequenties in beeld brengenmiddels het te actualiseren handboek 'jaarrekening gemeenten 2008'.

4.2. Toetsen aan het BBVDe toetsing aan het BBV vindt intern plaats bij het opstellen van de jaarrekening. Wij stellenhiervoor jaarlijks een werklijst BBV ter beschikking. Wij adviseren hier zichtbaar gebruik van temaken.

4.3. Evaluatie uitkomsten interne auditsWij adviseren u om de uitkomsten van de interne controles met het oog op dejaarrekeningcontrole 2008 te evalueren. Als bij de interne controles onrechtmatigheden wordengeconstateerd, is het van belang om de omvang van de onrechtmatigheden vast te stellen en na tegaan of de onrechtmatigheden nog kunnen worden hersteld. Als met deelwaarnemingen isgewerkt, kan het noodzakelijk zijn extra deelwaarnemingen te doen om de totale omvang van deonrechtmatigheden vast te stellen.

4.4. Voorbereidingen jaarrekening 2008

De planning voor het opstellen van de jaarrekening 2008 is inmiddels vervaardigd. U streeft ernaar de jaarrekening in de laatste week van april 2009 controle gereed te hebben.

Deloitte

1012januri200908R1714

Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2007 en de bevindingen in deze managementletterbrengen wij de volgende punten onder de aandacht die bij het opstellen van de jaarrekening 2008van belang zijn:

• Opstellen van een realistische planning voor de (nog) uit te voeren internecontrolewerkzaamheden alsmede het uitvoeren van interne controles gericht op getrouwheiden rechtmatigheid.

• Zichtbaar vaststellen dat aan de verslaggevingsvoorschriften uit het BBV wordt voldaan.Hiervoor kan gebruik gemaakt van een door ons te overleggen checklist BBV.

• Afschrijvingtermijnen op vaste activa in overeenstemming te brengen met de financiëleverordening.

• Beoordelen en onderbouwen juistheid en volledigheid van de voorzieningen en kortlopendeschulden op het bestaan van concrete (terugbetalings)verplichtingen.

• Aandacht besteden in de toelichting op de programmarekening aan de analyses vangeconstateerde verschillen.

• Beoordelen van de mate waarin de (restant)kredieten per ultimo van het boekjaar toereikendzijn om de investeringen af te kunnen ronden. In dit kader is de recent verschenen notitie'budgetoverhevelingen' van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG)van belang.

• Voorts adequate onderbouwing aanleveren voor de balansposten (hierbij valt te denken aan:aantonen juiste waardering debiteuren, opleveren volledige onderbouwing tussenrekeningen,onderbouwen mutaties in de reserves met raadsbesluiten).

Behalve voornoemde punten is het tevens van belang tijdig aandacht te besteden aan definanciële gevolgen van de ontvlechting van de ONS. Vanaf 1 september 2008 is hetingenieursbureau van de ONS ontmanteld en opgenomen in de gemeentelijke organisatie.Omdat dit een wezenlijke transactie betreft zullen wij hier bij de jaarrekeningcontrole dieper opingaan. Bij de controle hebben wij nog geen stukken ontvangen omtrent de financiëleverwerking. Wij vragen u om bij de start van de jaarrekeningcontrole 2008 de financiële stukkenrondom deze overgang en de gevolgen voor de gemeentelijke jaarrekening beschikbaar tehebben.

Wij vertrouwen erop u naar genoegen te hebben geïnformeerd.

Hoo§

Jeloitt<TAccountan\s B.V.